Art. 1er.

 

La présente instruction concerne les collections de musées, les documents d'archives administratives et historiques, les ouvrages de bibliothèques et ouvrages de documentation technique détenus par les établissements, écoles et formations militaires exclus de l'application (par les § A et B, art. 1er) de l'instruction n^o 8844 bis/D/N/G/SC/2/CBC du 21 octobre 1955 sur la comptabilité des matériels militaires (caducité du 24 janvier 1994, BOC, p. 4079).

Art. 2.

 

La comptabilité concernant les documents d'archives, les ouvrages des bibliothèques et les collections de musées est purement intérieure et n'a d'autre but que de veiller à l'ordre et à la sécurité des documents et objets ci-dessus énumérés.

Art. 3.

 

Il est tenu des catalogues méthodiques et descriptifs de tous les documents et objets qui composent les collections suivant les méthodes comptables particulières en usage dans chaque établissement ou formation.

Les inscriptions des documents et objets sur ces catalogues sont faites en principe selon les normes éditées par l'association française de normalisation (AFNOR) ⁽¹⁾.

Les catalogues peuvent être constitués par des fiches individuelles correspondant à chaque document et objet.

Art. 4.

 

Les entrées et sorties sont inscrites au jour le jour et dans l'ordre chronologique des faits sur un registre d'entrée ou de sortie du modèle annexé à la présente instruction et qui tient lieu de « répertoire général ».

Dans le cas où les objets auraient fait l'objet de dons gracieux, l'inscription est faite au répertoire et le nom du donateur est porté dans la colonne « Observations ».

Art. 5.

 

Les pièces justificatives des entrées et des sorties reçoivent un numéro d'ordre d'après leur rang d'inscription au répertoire. La série des numéros d'ordre se continue du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Les pièces sont classées dans un bordereau annuel et sont annexées au répertoire. Elles sont conservées pendant un délai de cinq années.

Art. 6.

 

La durée du répertoire est indéterminée. Il est arrêté et certifié par le comptable ou le détenteur le 31 décembre de chaque année et visé par le chef du service.

Art. 7.

 

Les catalogues, les fiches, les inventaires, etc., sont côtés et paraphés par l'officier ou le fonctionnaire chargé de la surveillance des documents et objets.

Le répertoire général est côté et paraphé par le directeur de l'établissement ou le chef de corps.

Art. 8.

 

Le matériel d'exploitation comprenant les objets mobiliers, l'ameublement, les appareils d'incendie, de chauffage, etc., fait l'objet d'écritures tenues conformément à celles prescrites par les règlements en vigueur sur la comptabilité des matériels militaires.

Contenu.

 

Désignation de l'établissement ou de la formation.

Figure 1. REGISTRE DES ENTRÉES ET DES SORTIES.