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Archivé DIRECTION CENTRALE DU SERVICE DES ESSENCES DES ARMÉES : sous-direction « administration » ; bureau « personnel »

INSTRUCTION N° 3138/DEF/DCSEA/SDA/2/ PM/RES relative à la notation du personnel militaire de réserve du service des essences des armées.

Abrogé le 12 février 2008 par : INSTRUCTION N° 785/DEF/DCSEA/SDA/2/PM/ADJ relative à la notation des officiers d'active et de la réserve opérationnelle du service des essences des armées. Du 13 mai 2004
NOR D E F E 0 4 5 1 1 4 2 J

Référence(s) :

Loi 72-662 du 13 juillet 1972 (BOC/SC, p. 784, BOC/G, p. 1001) modifiée.

Loi N° 99-894 du 22 octobre 1999 portant organisation de la réserve militaire et du service de défense (art. 1er à 44, art. 47, art. 49 à 56). Décret N° 2000-1170 du 01 décembre 2000 relatif aux conditions de recrutement, d'exercice d'activités, d'avancement, d'accès à l'honorariat et de radiation du personnel de la réserve militaire.

Pièce(s) jointe(s) : Trois annexes et trois appendices.

Texte(s) abrogé(s) :

Circulaire n° 2823/DEF/DCE/5/PERS/MIL/5232 du 3 avril 1981 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM 503.2.3.

Référence de publication :

Préambule.

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles doit être effectuée la notation du personnel militaire de réserve exerçant une activité au titre d'un engagement à servir dans la réserve opérationnelle du service des essences des armées (SEA) ou au titre de la disponibilité.

Elle s'applique aux catégories de personnel de réserve suivantes :

officiers du corps des ingénieurs militaires (IME) ;
officiers du corps technique et administratif (OCTA) ;
sous-officiers du SEA ;
sous-officiers « soutien pétrolier » du SEA ;
militaires du rang du SEA.

Elle ne concerne pas les officiers sous contrat qui sont notés dans les mêmes conditions que les officiers de carrière.

1. Généralités.

Aux termes des dispositions des articles 25 et 104-1 de la loi 72-662 du 13 juillet 1972 , portant statut général des militaires, les militaires sont notés une fois par an.

La notation du personnel militaire de réserve du SEA a pour objet d'apprécier les qualités morales, intellectuelles et professionnelles des intéressés afin de permettre aux autorités de leur attribuer des fonctions au sein de la réserve et d'établir à leur égard des propositions pour l'avancement et les récompenses.

2. Principes.

2.1.

Compte tenu du caractère bref et discontinu des activités effectuées par le personnel de réserve, les autorités d'emploi trouvent, de ce fait, peu d'occasions de porter sur lui un jugement objectif d'ensemble. C'est pourquoi il est indispensable que toutes les informations nécessaires à la prise des décisions soient recueillies périodiquement.

La notation doit être :

objective, pour rendre compte, sans rigorisme ni laxisme, des mérites et aptitudes de chacun ;
complète et précise, afin de fournir la source des éléments d'évaluation nécessaires aux décisions qui impliquent la manière de servir ;
relative, sélective et équitable, afin d'offrir les éléments de comparaison pour les choix de gestion.

2.2.

La notation se traduit par :

une grille d'analyse de la personnalité du noté ;
une grille d'évaluation du noté au regard des emplois exercés ;
une grille d'analyse des qualités militaires du noté.

3. Périodicité.

La notation du personnel militaire de réserve est établie une fois par an sur le bulletin individuel de notes (BIN) dont le modèle est joint en annexe I. L'année de notation recouvre une période d'évaluation comprise entre le 1er juillet de l'année civile précédente (année A — 1) et le 30 juin inclus de l'année civile en cours (année A).

4. Seuil annuel d'activités requis pour faire l'objet d'une notation.

Une période d'activités inférieure à cinq jours ne conduit pas à l'attribution d'un niveau relatif.

5. Procédure.

5.1. Généralités.

La responsabilité de la notation est partagée entre deux niveaux hiérarchiques :

un premier niveau, dit premier notateur (autorités d'emploi détenant les pouvoirs de l'autorité militaire de 1er niveau) ;
un second niveau, dit second notateur [autorité militaire de 1er niveau de la base pétrolière interarmées (BPIA)].

5.2. Établissement du bulletin individuel de notes.

Après avoir renseigné la partie administrative, la base pétrolière interarmées transmet aux autorités d'emploi concernées le bulletin individuel de notes du militaire remplissant les conditions mentionnées au point 4.

5.3. Rôle du premier notateur.

Dès la réception du bulletin individuel de notes, le premier notateur remplit le BIN selon les modalités prévues aux annexes II et III, et apprécie le militaire noté en utilisant les deux barèmes complémentaires suivants :

un barème relatif :
- au-dessus de la moyenne ;
- dans la moyenne ;
- en-dessous de la moyenne ;
un barème d'évolution individuelle :
- en progrès ;
- stable ;
- en baisse.

Le BIN est retourné à la BPIA pour le 1er août de l'année A au plus tard.

5.4. Rôle du second notateur.

Sur proposition du 1er notateur, le second notateur arrête la notation en attribuant un niveau relatif, exprimé suivant une échelle à 10 barreaux dans l'ordre décroissant des valeurs, de 1à 10.

5.5. Conditions d'attribution du niveau relatif.

5.5.1. Militaire noté pour la première fois.

Lors de la première notation, il ne peut lui être attribué que l'un des trois niveaux relatifs 4, 5 ou 6.

5.5.2. Militaire ne changeant pas de grade.

La variation du niveau relatif autorisée d'une année à la suivante est d'un barreau, en baisse ou en hausse. Dans des cas exceptionnels, la variation peut être de deux niveaux et doit alors être justifiée par un rapport particulier.

5.5.3. Militaire promu à un grade supérieur.

Le militaire est noté dans le grade détenu au 1er juillet de la période de notation.

L'accès au grade supérieur, qui voit le militaire s'intégrer dans une population de valeur globale plus élevée, doit s'accompagner d'une baisse relative de son niveau, même si dans l'absolu sa manière de servir ne s'est pas modifiée.

Le niveau relatif d'un militaire promu, noté pour la première fois dans son nouveau grade, est automatiquement abaissé de trois barreaux. Pratiquement, pour la notation dans le nouveau grade, le niveau relatif ainsi obtenu va servir de base pour la notation de l'année considérée. Cette notation est soit maintenue, soit modifiée. Aucune hausse ne doit avoir pour but de compenser le reclassement subi.

5.5.4. Ancien militaire d'active ou sous contrat.

L'ancien militaire d'active ou sous contrat qui souscrit un engagement à servir dans la réserve est reclassé, la première année de sa notation dans la réserve, au niveau relatif attribué lors de sa dernière notation dans l'active.

5.5.5. Mesures transitoires.

Pour la notation annuelle couvrant la période du 1er juillet 2003 au 30 juin 2004, le personnel militaire de réserve, ayant fait l'objet d'une précédente notation en application de la réglementation fixée par la circulaire abrogée, se verra attribuer le niveau relatif qui servira de base pour l'attribution du niveau relatif de l'année de notation en cours dans les conditions suivantes :

Ajouter le niveau attribué à la rubrique « Valeur technique » au niveau attribué à la rubrique « Qualités foncières ». (Ex. : valeur technique 2, qualités foncières 3, le niveau relatif qui servira de base sera le niveau 5.)

Pour la ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général, directeur central du service des essences des armées,

Michel SCHMITZ.

Annexes

ANNEXE I. Bulletin individuel de notes du personnel militaire de réserve du service des essences des armées.

Figure 1. Bulletin individuel de notes.

ANNEXE II. Guide pour la rédaction du bulletin individuel de notes.

1 Établissement de la partie « administrative »

(page 1 du BIN).

Cette partie est renseignée par le bureau « personnels réserves » de la BPIA.

Les indications qui doivent figurer dans les différentes rubriques sont détaillées dans l'appendice II.A ci-après.

2 Établissement de la partie « notation par le premier notateur »

(pages 2 et 3 du BIN).

Les différentes rubriques sont renseignées selon les indications de l'appendice II.B ci-après.

3 Établissement de la partie « attribution du niveau par l'autorité notant en dernier ressort »

(page 3 du BIN).

Les différents rubriques sont renseignées selon les indications de l'appendice II.C ci-après.

Le tableau indiquant les niveaux de notes attribués au noté par l'autorité notant en dernier ressort au cours des cinq années précédentes, est pré-renseigné par le bureau « personnels réserves » de la BPIA.

Appendice II.A. Guide pour l'établissement de la partie administrative (page 1 du bulletin individuel des notes).

Rubriques.	Explications.
1. Organisme d'emploi.	Organisme figurant sur la fiche d'expression des besoins (FEB).
2. Période.	Porter la période d'évaluation.
3. Corps d'appartenance.	Il s'agit du corps statutaire défini dans le préambule de l'instruction.
4. Nom.	À porter en lettres capitales.
Nom d'usage.	Nom du mari pour le personnel féminin.
5. Grade.	Inscrire le grade détenu au moment de l'établissement du BIN et la date de nomination après « rang du… ».
6. Brevets et diplômes civils.	Indiquer le diplôme obtenu le plus élevé. Exemple : BEP ou BAC.
7. Brevets et diplômes militaires.	Préciser l'année de leur obtention de la manière suivante en utilisant des abréviations telles que : CM 1 98 - BMP 2 99 - DT 95 - BT 99. Faire figurer les certificats militaires acquis (APEL, CMLE, CMLP) et préciser la langue, le degré et l'année.
8. Décorations.	Pour chaque décoration, préciser l'agrafe. Exemple : MDN ARG 1.1.96.
9. Citations, blessures de guerre, récompenses.	Pour les citations, indiquer le nombre de citations reçues à l'ordre : de l'armée ; du corps d'armée ; de la division ; de la brigade; du régiment. Exemple : 1 citation à l'ordre de la brigade. Pour les récompenses, préciser le nombre : de témoignages officiels de satisfaction ; de lettres de félicitations ; de remerciements, du ministre, en précisant l'année de leur obtention. Exemple : 1 lettre de félicitations du ministre (1980).
10. Profession et raison sociale de l'employeur.	Fournir ce renseignement avec le maximum de détails.
11. Activités.	Mentionner toutes les activités effectuées par le noté pendant la période de notation.

Appendice II.B. Guide pour l'établissement de la partie « notation par le 1er notateur » (page 2 et 3 du bulletin individuel de notes).

Rubriques.	Explications.
Analyse de la personnalité et des qualités professionnelles dans l'emploi, page 2.	Chacun des critères est apprécié à l'aide d'un barème comprenant les niveaux ci-après : HC : hors du commun. A : adapté. P : perfectible. Dans le cas où l'un de ces critères ne peut être apprécié, la mention NA (non apprécié) est utilisée. Aucune concordance systématique entre cette description analytique et l'évaluation du niveau relatif dans le grade ne doit être recherchée. Toute idée de classement numérique en fonction d'un total par addition de points est à écarter. Afin de guider le premier notateur, il est donné dans le tableau ci-joint, pour chacun des critères une définition générale ainsi que des exemples d'appréciation. Il est insisté sur le fait que c'est seulement à titre d'exemples que le tableau précité donne, pour chaque appréciation « HC, A, P » de chacun des critères, l'énumération d'un certain nombre d'appréciations. Les colonnes « HC, A » donnent une définition globale du niveau considéré alors que la colonne « P » énumère des insuffisances ou des défauts dont la possession de l'un d'entre eux est suffisante pour justifier un classement de l'intéressé au niveau « P ». L'appréciation est réalisée par apposition d'une croix dans la case appropriée. Les positions intermédiaires sont proscrites. Une mention libre doit être rédigée en regard de chaque groupe de critère pour synthétiser les points forts et/ou les points perfectibles dans la catégorie concernée, ou mettre en évidence un aspect particulier important.
Qualités militaires, page 2.	Cette rubrique n'est remplie par le premier notateur que dans le cas où cette autorité possède le statut militaire.
Appréciation générale, page 3.	À partir de l'analyse qu'il vient d'effectuer, le notateur doit, sous forme d'une synthèse précise et détaillée, caractériser la personnalité du noté et compléter l'ensemble des appréciations déjà portées, en faisant obligatoirement ressortir les points forts et les insuffisances de l'intéressé. Aucune contexture rigide n'est imposée pour la présentation de cette appréciation. Il y a toutefois lieu de noter les points suivants : le BIN ne doit contenir aucune mention des punitions encourues dans cette partie comme dans le reste du document. Néanmoins, le notateur doit impérativement faire les commentaires qu'appelle le comportement réel de l'intéressé ; les imprécisions ou omissions qui pourraient apparaître à la lecture des notes peuvent avoir une signification péjorative. La responsabilité du notateur est engagée, de ce fait, autant par ses silences que par ses commentaires ; l'appréciation d'ensemble doit être cohérente avec les autres parties du bulletin de notes.

Rubriques.

Explications.

Analyse de la personnalité et des qualités professionnelles dans l'emploi, page 2.

Chacun des critères est apprécié à l'aide d'un barème comprenant les niveaux ci-après :

HC : hors du commun.

A : adapté.

P : perfectible.

Dans le cas où l'un de ces critères ne peut être apprécié, la mention NA (non apprécié) est utilisée.

Aucune concordance systématique entre cette description analytique et l'évaluation du niveau relatif dans le grade ne doit être recherchée. Toute idée de classement numérique en fonction d'un total par addition de points est à écarter.

Afin de guider le premier notateur, il est donné dans le tableau ci-joint, pour chacun des critères une définition générale ainsi que des exemples d'appréciation.

Il est insisté sur le fait que c'est seulement à titre d'exemples que le tableau précité donne, pour chaque appréciation « HC, A, P » de chacun des critères, l'énumération d'un certain nombre d'appréciations.

Les colonnes « HC, A » donnent une définition globale du niveau considéré alors que la colonne « P » énumère des insuffisances ou des défauts dont la possession de l'un d'entre eux est suffisante pour justifier un classement de l'intéressé au niveau « P ».

L'appréciation est réalisée par apposition d'une croix dans la case appropriée. Les positions intermédiaires sont proscrites.

Une mention libre doit être rédigée en regard de chaque groupe de critère pour synthétiser les points forts et/ou les points perfectibles dans la catégorie concernée, ou mettre en évidence un aspect particulier important.

Qualités militaires, page 2.

Cette rubrique n'est remplie par le premier notateur que dans le cas où cette autorité possède le statut militaire.

Appréciation générale, page 3.

À partir de l'analyse qu'il vient d'effectuer, le notateur doit, sous forme d'une synthèse précise et détaillée, caractériser la personnalité du noté et compléter l'ensemble des appréciations déjà portées, en faisant obligatoirement ressortir les points forts et les insuffisances de l'intéressé.

Aucune contexture rigide n'est imposée pour la présentation de cette appréciation.

Il y a toutefois lieu de noter les points suivants :

le BIN ne doit contenir aucune mention des punitions encourues dans cette partie comme dans le reste du document. Néanmoins, le notateur doit impérativement faire les commentaires qu'appelle le comportement réel de l'intéressé ;
les imprécisions ou omissions qui pourraient apparaître à la lecture des notes peuvent avoir une signification péjorative. La responsabilité du notateur est engagée, de ce fait, autant par ses silences que par ses commentaires ;
l'appréciation d'ensemble doit être cohérente avec les autres parties du bulletin de notes.

Appendice II.C. Guide pour l'établissement de la partie notation par l'autorité notant en dernier ressort (page 3 du bulletin individuel de notes).

Rubriques.	Explications.
Niveau relatif.	Le tableau concernant le niveau des années précédentes est complété par le bureau « personnels réserves » de la BPIA. Le niveau relatif s'exprime selon une échelle à dix barreaux. Les conditions dans lesquelles ce niveau est attribué sont précisées au paragraphe 5.5 de l'instruction.

Rubriques.

Explications.

Niveau relatif.

Le tableau concernant le niveau des années précédentes est complété par le bureau « personnels réserves » de la BPIA.

Le niveau relatif s'exprime selon une échelle à dix barreaux.

Les conditions dans lesquelles ce niveau est attribué sont précisées au paragraphe 5.5 de l'instruction.

ANNEXE III. Définitions des critères d'appréciation.

1 Référentiel des appréciations.

Les grilles d'analyse sont au nombre de trois et concernent :

l'analyse de la personnalité ;
les qualités professionnelles dans l'emploi ;
les qualités militaires.

Les appréciations dans l'une des colonnes « hors du commun, adapté, perfectible ou non apprécié » sont portées relativement à la période de notation dans l'emploi (ou les emplois) tenu(s).

a). Ainsi, les appréciations portées sur l'analyse de la personnalité et sur les qualités militaires le sont dans le cadre de l'emploi tenu, mais ne sont pas obligatoirement intrinsèques à cet emploi, car elles peuvent avoir une portée plus large.
b). En revanche, les appréciations portées sur les qualités professionnelles dans l'emploi sont strictement intrinsèques à cet emploi et sont plus sensibles à un changement de ce dernier.

2 Définition des niveaux d'appréciation.

Le niveau « adapté » doit être appréhendé relativement à l'emploi tenu, en ce sens que, pour une qualité considérée, le niveau d'exigence pour être « adapté » à l'emploi peut être sensiblement différent d'un emploi à l'autre. Ce terme mesure donc un niveau qualitatif croissant lorsque l'on progresse dans l'échelle des emplois et couvre, de ce fait, une exigence évolutive.

Les niveaux « hors du commun » et « perfectible » sont utilisés selon les mêmes règles d'emploi que le niveau « adapté », mais sont suffisamment explicites pour ne pas nécessiter d'explications complémentaires.