1. Généralités. Définitions.

1.1. Objet de l'instruction.

Les lubrifiants, produits divers et emballages (LPDE), figurant en annexe I, nécessaires au fonctionnement des matériels en dotation dans les armées, sont approvisionnés, stockés et distribués par le service des essences des armées (SEA).

La présente instruction a pour objet de définir les responsabilités d'exploitation et de préciser les modalités suivant lesquelles sont exécutées les opérations :

• d'approvisionnement des sites supports centraux (SSC) du SEA ;

• de réassortiment des établissements du SEA ;

• de mise à disposition des parties prenantes ;

• de stockage ;

• de tarification ;

en matière de lubrifiants, produits divers et emballages.

1.2. Définitions.

• a).  Mise à disposition d'une partie prenante.

  C'est la sortie physique d'un établissement du SEA vers une partie prenante. Elle correspond à une cession en termes de comptabilité. Elle peut s'effectuer de deux manières :

  • perception ex-dépôt : perception par une partie prenante, dans un établissement du SEA, avec ses moyens de transport propres ou des moyens qu'elle affrète ;

  • livraison franco-destinataire : livraison chez une partie prenante, par le SEA, avec ses moyens de transport propres ou des moyens qu'il affrète (transport militaire ou transport civil)

• b).  Réassortiment.

  Cette opération consiste à entrer des matières dans un établissement du SEA. en provenance d'un autre, afin de réajuster son stock entre le minimum et le maximum. Il s'agit comptablement d'un transfert entre dépôts.

• c).  Approvisionnement.

  C'est une entrée physique et comptable de matières dans un établissement du SEA. (ou éventuellement chez une partie prenante), en provenance directe d'un fournisseur civil.

• d).  Classification des établissements du service des essences des armées.

  La chaîne de distribution s'appuie sur deux types d'établissements du SEA :

  • les « sites support centraux » (SSC) du SEA, dont la liste figure en annexe II ;

  • tous les autres établissements du SEA.

• e).  Classification des établissements du service des essences des armées.

  Les lubrifiants, produits divers et emballages (LPDE) sont classés selon deux niveaux de disponibilité (ANNEXE I) :

  	Types de produits.	Organismes stockeurs.
  Produits à disponibilité centralisée (PC)	Produits ou emballages de faible consommation, expérimentaux ou particuliers	SSC.
  Produits à disponibilité locale (PL)	Produits ou emballages de grande consommation	Autres établissements du SEA.

   

Seuls les SSC sont susceptibles d'entretenir des stocks de produits à disponibilité centrale (PC). Les autres dépôts n'en détiennent que pour leur propre consommation.

Les livraisons des PC aux parties prenantes se font exclusivement à partir des SSC. et ne doivent pas transiter ni physiquement, ni de manière comptable, par d'autres dépôts du SEA (exception faite des dépôts essences aéronavales (DEAN), pour les besoins propres des bases aéronavales).

Les établissements du SEA, autres que les SSC, n'entretiennent que les produits à disponibilité locale (PL) nécessaires à leurs parties prenantes de proximité.

2. Approvisionnement des sites supports centraux du service des essences des armées.

2.1. Généralités.

• a).  Le premier SSC figurant en annexe II est chargé d'assurer l'entretien des stocks centralisés livrés en direct par les fournisseurs civils. Il délivre à la fois les produits répertoriés au guide technique des produits (GTP), distribués par le SEA, ainsi que ceux à usage exclusif du SEA.

• b).  Les autres SSC sont des établissements de fabrication. Ils assurent également le stockage des produits nécessaires à la fabrication des produits finis.

  Ils sont susceptibles de détenir certains autres produits conditionnés, en fonction d'impératifs fixés par la DCSEA.

  Dans ce cadre, ces SSC sont en mesure de délivrer certains produits (voir liste en ANNEXE II)

2.2. Procédures d'approvisionnement.

L'approvisionnement de ces sites est placé sous la responsabilité de la DCSEA.

Les stocks entretenus se situent normalement entre trois et six mois de consommation.

Au vu de l'état des stocks et des consommations prévisibles, la DCSEA déclenche mensuellement des commandes auprès des fournisseurs.

Les approvisionnements sont réalisés essentiellement sur les SSC.

3. Réassortiment des établissements du service des essences des armées.

3.1. Origine des produits et emballages.

Les établissements du SEA sont réassortis par les sites supports centraux.

Les produits sont classés, suivant l'origine du réassortiment, en annexe II.

Un calendrier des commandes de réassortiment figure en annexe IV.

3.2. Établissements de métropole.

• a).  Lubrifiant, produits divers et emballages commandés trimestriellement.

  Les établissements du SEA de métropole émettent des commandes trimestrielles afin de réassortir leurs stocks. Ces commandes sont vérifiées par les DRSEA. Les bureaux exploitation des régions effectuent l'analyse de chaque commande locale en fonction du niveau des stocks, de l'ancienneté des lots et des consommations locales. Ceci doit permettre de programmer d'éventuels rééquilibrages de stocks (transferts), de moduler les besoins exprimés et de compléter à l'unité de palettisation ou de suremballage les commandes transmises aux SSC.

  Les commandes sont transmises par les établissements du SEA, pour les dates figurant à l'annexe IV aux DRSEA, qui les retransmettent avant les quinze jours qui suivent ces dates dans un message unique, adressé aux différents SSC pour action (modèle ANNEXE VI, appendice 1), avec copie pour information à la direction centrale. Ce message comporte trois parties, chacune dédiée aux besoins exprimés vers un SSC :

  PRIMO : pour SSC

  SECUNDO : pour SSC

  TERTIO : pour SSC

  Un état néant est indiqué en cas d'absence de besoin sur un ou plusieurs sites.

  Les SSC prennent leurs dispositions pour effectuer les livraisons, qui doivent intervenir dans les deux mois après les dates figurant à l'annexe IV.

  L'emploi de moyens de transport militaires (armée de terre, armée de l'air,…) est à privilégier.

• b).  Lubrifiant, produits divers et emballages commandés mensuellement.

  Antiglace S-1745 (vrac).

  Les établissements expriment leurs besoins en produits vrac auprès des directions régionales, qui adressent leurs commandes la première décade du mois M à la direction centrale.

  Les commandes sont libellées en volume unitaire de transport (précisé par la direction centrale), et sont satisfaites dans le mois M + 1 par des livraisons directes des fournisseurs.

  Tests de détection pour micro-organismes S-1752.

  Ce produit est soumis à une péremption de six mois, ce qui explique son approvisionnement mensuel.

  Les commandes de réassortiment des établissements du SEA sont transmises par les DRSEA à la DCSEA (pour action) et au SSC correspondant (pour information), la première décade du mois.

  En fonction des quantités, les livraisons sont réalisées soit par le fournisseur (10 boîtes minimum), soit par le SSC concerné.

  Procédure de commande.

  Le message de commandes mensuelles (ANNEXE VI, appendice 2) comprend une partie consacrée aux besoins en antiglace, et une seconde dédiée aux besoins en microtests (état néant signalé).

• c).  Lubrifiant, produits divers et emballages commandés à titre exceptionnel.

  Il est possible de passer à tout moment une commande afin de faire face à un besoin exceptionnel. Ces commandes sont transmises pour action (avec justifications), par les DRSEA à la DCSEA et au SSC correspondant. Le modèle est joint en annexe VI, appendice 3.

  Elles permettent de faire face à un incident qualitatif, à une rigueur particulière du climat ou à un besoin inopiné, mais ne doivent pas pallier des carences de planification des réassortiments.

3.3. Détachements de liaison outre-mer.

Pour les détachements d'outre-mer, et compte tenu de l'autorisation de stockage étendue à toutes les catégories de LPDE, aucune distinction n'est faite entre PL et PC.

Contrairement au cas de la métropole, les produits expédiés outre-mer pour réassortiment doivent appartenir aux lots les plus récents.

Les commandes élémentaires issues des dépôts sont regroupées et vérifiées par les responsables exploitation des détachements. Les commandes sont élaborées en examinant le niveau des stocks, la programmation des affrètements, l'ancienneté des lots, et les consommations usuelles.

Les détachements de liaison émettent deux types de commandes :

• a).  Réassortiments.

  Des commandes de réassortiment (modèle ANNEXE VI, appendice 4), en un seul message scindé en trois parties (PRIMO, SECUNDO, TERTIO) récapitulant les besoins exprimés pour chaque SSC. Une copie est adressée à la DCSEA.

  Ces demandes doivent mettre à profit la planification annuelle des navires affrétés.

  Les commandes sont émises trimestriellement, suivant un calendrier adressé par DCSEA chaque fin d'année. Elles précèdent de deux mois la date de départ prévue du navire, le SSC concerné étant alors chargé de faire mettre en place le produit en temps utile pour permettre le chargement à bord.

  Les livraisons interviennent suivant la périodicité des navettes maritimes. La fréquence des commandes varie selon les destinations et les planifications annuelles de transport maritime.

  Nota.

  Dans un soucis de rationalisation des moyens, les commandes de faible volume peuvent faire l'objet d'un regroupement. Dans ce cas, les produits concernés sont commandés au 1er SSC figurant en annexe II (paragraphe PRIMO dans le message).

• b).  Commandes exceptionnelles.

  Les commandes exceptionnelles (modèle annexe VI, appendice 5) sont traitées de façon identique à celles employées pour les parties prenantes en métropole. La DCSEA décide des moyens de transport à mettre en oeuvre en fonction de l'urgence de la demande.

3.4. Détachements opérationnels.

Les détachements opérationnels n'émettent qu'un type de commande de réassortiment, adressé à la DCSEA. Leur fréquence est déterminée en fonction des besoins et de la disponibilité des moyens de transport. Les commandes ne font aucune distinction entre PL et PC.

La mise en place initiale des LPDE est assurée par la DCSEA en mettant à contribution les sites support de métropole les plus aptes à assurer la mission.

Les produits expédiés vers les détachements opérationnels pour réassortiment doivent appartenir aux lots les plus récents.

Les commandes issues des dépôts sont regroupées et vérifiées par les chefs de détachement en examinant le niveau des stocks et l'ancienneté des lots.

Lorsque les opérations perdurent, sur décision de la DCSEA, la procédure des commandes devient identique à celle des détachements de liaison outre-mer.

Les chefs de détachement doivent apporter une attention particulière aux délais importants s'écoulant entre commande et livraison, propices aux doubles commandes. La transmission des archives et le suivi d'exécution doivent être des plus rigoureux.

Un état qualitatif et quantitatif des stocks de LPDE est adressé mensuellement à DCSEA.

4. Commande des parties prenante de métropole.

Le processus de commande des LPDE varie en fonction du type de perception, et de la catégorie des produits délivrés. La procédure est résumée en annexe III appendice 1.

Le calendrier des commandes et les modalités de distribution figurent en annexe III appendice 2.

4.1. Produits à disponibilité locale et en perception ex-dépôt.

• a).  Commande.

  La partie prenante de métropole (y compris Corse et forces françaises stationnées en Allemagne) passe commande auprès de son dépôt SEA de rattachement.

  Cette commande peut être faite à tous moments.

• b).  Perception.

  En règle générale, la partie prenante perçoit sa commande à partir du lendemain aux heures normales d'ouverture, dans son établissement du SEA de rattachement.

  Un contact préalable entre la partie prenante et l'établissement du SEA concerné est nécessaire.

  Le paiement est réalisé par bons modèle 19 lors de la perception des produits.

4.2. Produits à disponibilité centralisée et en perception ex-dépôt.

• a).  Commande.

  La partie prenante de métropole (y compris Corse et forces françaises stationnées en Allemagne) passe commande de ces produits directement auprès du site support central détenteur des produits (voir ANNEXE II).

  Une partie prenante désirant percevoir des PC doit préalablement prendre contact avec le SSC correspondant.

• b).  Perception.

  Les produits sont disponibles généralement à compter du surlendemain du contact pris avec le ou les sites supports centraux concernés.

  Le paiement est réalisé par bons modèle n^o 19 lors de la perception des produits.

4.3. Produits à disponibilité locale et en perception franco-destinataire.

• a).  Commande.

  Les commandes sont trimestrielles. La partie prenante adresse sa commande au plus tard aux dates figurant en annexe III appendice 2, à la direction régionale de rattachement. La DRSEA active un établissement du SEA de son ressort, qui prend alors ses dispositions pour effectuer la livraison.

• b).  Livraison.

  La livraison, à la charge du SEA, doit s'opérer dans le mois suivant la date limite d'émission de la commande par la partie prenante.

  Le respect des délais de livraison est prioritaire. Pour ce faire, les livraisons franco-destinataire chez les parties prenantes sont effectuées par moyens civils (marché de sous-traitance des transports), ou par des moyens militaires si les délais de livraison sont respectés.

  A la réception de la commande, la partie prenante expédie au(x) dépôt(s) livrancier(s), les bons modèle n^o 19 permettant l'émission de la facture.

4.4. Produits à disponibilité centralisée et en perception franco-destinataire.

• a).  Commande.

  Les commandes sont trimestrielles. La partie prenante adresse sa commande au plus tard aux dates figurant en annexe III, appendice 2auprès de sa direction régionale du SEA de rattachement.

  La DRSEA retransmet la commande au travers d'un message unique par partie prenante, vers les trois SSC en précisant les besoins exprimés pour chaque SSC, avec copie à la direction centrale (voir modèle de message en annexe VI, appendice 1.

• b).  Livraison.

  Le respect des délais de livraison est prioritaire. Pour ce faire, les livraisons franco-destinataire chez les parties prenantes sont effectuées par moyens civils (marché de sous-traitance des transports), ou par des moyens militaires si les délais de livraison sont respectés.

  A la réception de la commande, la partie prenante expédie au(x) dépôt(s) livrancier(s), les bons modèle 19 permettant l'émission de la facture.

  Remarques valables pour toute commande.

  Lorsque le produit commandé se présente en caisses carton, la partie prenante est incitée à commander par caisse complète.

  Les conditionnements disponibles figurent en annexe V.

  Le groupement dans une même commande de PL et PC est recommandé. Les délais de disponibilité sont identiques aux commandes de PC.

4.5. Cas particuliers.

• a).  Commandes exceptionnelles.

  Il est possible de passer à tout moment une commande exceptionnelle afin de faire face à un besoin du même ordre. Ces commandes sont transmises par les DRSEA pour action, à la direction centrale du SEA (DCSEA) et au SSC correspondant (modèle annexe VI appendice 3).

  Elles permettent de prévenir ou de faire face à un incident qualitatif, à une rigueur particulière du climat ou à un besoin inopiné. Elles ne revêtent pas un caractère systématique. Toute demande doit être justifiée.

  Cas particulier. Les livraisons des tests de détection pour micro-organismes S-1752 sont réalisées soit par le fournisseur (10 boîtes minimum), soit par le SSC concerné.

• b).  Produits à usage saisonnier.

  Les DRSEA adressent chaque année pour le 1er octobre à la DCSEA, une commande globale pour les clients de leur zone de responsabilité (exemples de produits : liquide de déverglaçage XS-76, liquide de dégivrage S-742).

  Des commandes ponctuelles peuvent être passées par la suite en fonction des rigueurs du climat. La procédure utilisée est alors celle des commandes exceptionnelles.

5. Stockage.

5.1. Gestion des stocks.

• a).  Stocks centraux.

  La gestion des stocks centraux (des SSC) est placée sous la responsabilité de la DCSEA. Le volume de stocks à entretenir par les SSC est défini une fois par an.

• b).  Stocks régionaux.

  La gestion des stocks régionaux est placée sous la responsabilité des :

  • directeurs régionaux pour la métropole ;

  • chefs de détachement de liaison pour l'outre-mer ;

  • chefs de détachement pour les opérations extérieures.

  Leur autorité s'exerce au plan quantitatif par le respect du volume des stocks et leur réactualisation, et au plan qualitatif par le contrôle de l'épuisement des lots anciens.

  Les DEAN, les détachements de liaison du SEA outre-mer et les détachements opérationnels sont autorisés à stocker les PC .

5.2. Ecoulement des lots.

Une attention particulière doit être apportée à l'écoulement des lots anciens. Les produits doivent être distribués dans l'ordre d'ancienneté des lots (et non pas en fonction des dates de validité des analyses périodiques de type B 2), et en fonction de critères de priorité définis ponctuellement par la DCSEA.

A la réception des situations périodiques, les DRSEA s'assurent que les lots anciens pourront être écoulés dans des délais raisonnables et prennent toute les mesures nécessaires pour accélérer leur distribution, au besoin en prescrivant des transferts internes. En cas d'impossibilité, elles rendent compte à la DCSEA.

Un SSC détient également des PL. Par conséquent, le stock qu'il entretient comprend la part de stock central et la part de stock régional.

Les stocks à entretenir dans les divers établissements sont bornés par le stock minimum et le stock maximum.

5.3. Volume des stocks.

• a).  Stocks minimum.

  Le stock minimum est le niveau de précaution prévu afin de pallier les difficultés d'approvisionnement ou de réassortiment de toute origine.

  Il représente le volume de stock sous lequel l'établissement ne doit pas descendre, et est normalement atteint :

  • par les SSC après sorties des matières (mise à disposition des parties prenantes, réassortiment des établissements du SEA) et avant réception des commandes passées auprès des fournisseurs civils ;

  • par les autres établissements du SEA en fin de trimestre avant réception des réassortiments provenant des SSC.

  Les stocks minimums sont fixés à:

  • trois mois de distribution pour les établissements du SEA en métropole ;

  • six mois de distribution pour les établissements du SEA outre-mer.

  Nota.

  Les stocks minimum des sites situés en opérateurs extérieures (OPEX) sont fixés au cas par cas, par la DCSEA.

• b).  Stocks maximum.

  Le stock maximum est le niveau déterminé afin d'éviter les réserves pléthoriques, source de vieillissement des produits.

  Il représente le volume de stock au-dessus duquel l'établissement ne doit pas monter, et est normalement approché :

  • par les SSC lors de la réception des commandes passées auprès des fournisseurs civils ;

  • par les autres établissements SEA lors de la réception des réapprovisionnements provenant des SSC.

  Les règles de stockage maximum sont fixées à :

  • six mois de distribution pour les établissements du SEA en métropole ;

  • neuf mois de distribution pour les établissements du SEA outre-mer.

  Nota.

  Les stocks maximum des sites OPEX sont fixés au cas par cas, par la DCSEA.

5.4. Recensement des stocks.

Une fois par an, les stocks de produits sont recensés de la façon suivante :

• les sites supports centraux : par la DCSEA, avec participation éventuelle des DRSEA ;

• Les autres établissements : par les DRSEA ou DLSEA.

Il appartient aux DRSEA et DLSEA de vérifier à cette occasion que les niveaux de stock des établissements recensés sont bien bornés par les stocks minimum et maximum.

5.5. Régime douanier.

Les LPDE sont stockés dédouanés dans tous les établissements du SEA, à l'exception du SSC (site de fabrication des huiles, pour la majorité des produits) et de ceux stockés dans un CRE limitrophe à l'Allemagne (provenance de ce SSC), pour délivrance aux forces françaises stationnées en Allemagne.

Les expéditions à partir de ce SSC sont réalisées :

• sous douane à destination des dépôts outre-mer, des sites OPEX, du CRE assurant la délivrance aux forces françaises stationnées en Allemagne ;

• en acquitté dans tous les autres cas.

6. Tarifs de cession.

Chaque année, l'établissement administratif et technique du SEA diffuse à l'ensemble des parties prenantes les tarifs de cession applicables pour une durée d'un an.

Plusieurs tarifs sont diffusés, en fonction de la localisation des parties prenantes, mais également de leur appartenance au ministère de la défense, au service public ou au domaine privé.

Par conséquent, apparaissent dans les tarifs de cession, les valeurs suivantes :

• tarif hors taxe (pour les produits délivrés en HT) ;

• tarif TTC pour les parties prenantes de la défense en métropole et Corse ;

• tarif TTC pour les parties prenantes hors défense en métropole et Corse ;

• tarif TTC pour toutes les parties prenantes (défense et hors défense) en outre-mer et OPEX.

La délivrance de produits du SEA n'est réalisable que pour des parties prenantes codifiées par le service des essences.