Préambule.

Le suivi de l'activité des écoles dépendant de la direction du personnel militaire de la marine nécessite la prise en compte, à l'échelon central, de données multiples saisies par les écoles.

Ces données servent notamment à :

• déterminer les coûts de formation ;

• permettre le pilotage du plan de charge des écoles en fonction des programmes de formation ;

• justifier l'activité des écoles de la marine et le coût correspondant aux formations.

Elles complètent celles rassemblées dans les indicateurs de gestion entretenues par ailleurs.

Les données recueillies doivent être fiables, exploitables, régulièrement mises à jour, sans pour autant constituer une charge de travail trop conséquente pour les écoles.

1.

Pour répondre aux exigences présentées ci-dessus (à l'exception de la saisie des données financières extraites des comptes organiques), le bureau des écoles et de la formation de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM/FORM) dispose du logiciel BILFORM destiné à saisir les informations relatives au déroulement des sessions de formation.

Le bureau PM/FORM est responsable de la maintenance du logiciel avec le soutien du centre de traitement de l'information pour les ressources humaines (CTIRH/CIPM). Ce dernier, en relation avec l'industriel, fait procéder à toute modification technique, corrective ou évolutive de la base de données ou de l'exécutable. La garantie souscrite avec l'industriel couvre les opérations de maintenance corrective et les opérations complémentaires de maintenance courante (suivi du logiciel, gestion des environnements, maintien de la connaissance), de maintenance évolutive ou adaptative (optimisation technique, amélioration ergonomique, évolution de la réglementation, interfaçage avec d'autres logiciels, évolution du système d'exploitation ou de logiciels de base…).

Le CTIRH/CIPM est chargé du suivi du contrat de maintenance avec l'industriel.

2. Architecture du logiciel.

Le bureau PM/FORM met à jour les différentes bases de données nécessaires au bon fonctionnement du logiciel (notamment l'appellation des cours et stages) et gère les informations relatives aux bilans de formation.

Deux procédures sont adoptées pour la prise en compte des informations :

• les écoles possédant une liaison Intramar avec le serveur situé à Toulon saisissent leurs informations ;

• les écoles ne possédant pas cette liaison adressent leurs informations à PM/FORM selon les modèles joints en annexe I et II.

Les informations sont saisies suivant le calendrier suivant :

• avant le 1er mai pour les formations se terminant durant le 1er trimestre de l'année ;

• avant le 1er août pour les formations se terminant durant le 2e trimestre de l'année ;

• avant le 1er novembre pour les formations se terminant durant le 3e trimestre de l'année ;

• avant le 1er février pour les formations se terminant durant le 4e trimestre de l'année.

3. Catalogue des appellations.

La base de données « formations » est établie au vu d'un « catalogue des appellations » diffusé annuellement par la DPMM. Ce catalogue qui sert de base documentaire au bureau formation et de référence pour l'identification de l'ensemble des formations dispensées au sein des écoles de la marine, regroupe les informations suivantes :

• libellé court de la formation ;

• libellé long de la formation ;

• personnel concerné par l'instruction ;

• capacité maximale ;

• durée théorique.

Ce catalogue est mis à jour régulièrement, sur propositions des écoles formulées en octobre de chaque année et selon l'évolution des cours et stages. Toute modification au catalogue des appellations fait l'objet d'une fiche dont le modèle est donné en annexe III.

Les libellés courts des formations doivent être établis selon le canevas fixé en annexe IV.

4. Procédures de saisie des informations.

Les écoles ont la charge de saisir les informations relatives :

• à la session ;

• aux élèves ;

• aux instructeurs ;

• aux soutiens reçus et fournis par les sessions ;

• aux soutiens reçus et fournis par les écoles.

4.1. Informations relatives à la session.

Ces informations comportent :

• la date de début de la formation ;

• la date de fin de la formation. Pour les cours possédant des mises en branche, la date de fin de cours correspond à la date de fin de la branche se terminant la dernière ;

• le numéro annuel du BILFORM : ce numéro est à la charge de l'école ;

• la durée de la formation.

Lors de la validation de ces informations, le logiciel crée un numéro de session et calcule la présence réelle des élèves dans l'école durant la formation.

4.2. Informations relatives aux élèves.

Les élèves sont regroupés par grade et par situation. Les informations suivantes sont saisies :

• grade : en cas de changement de grade durant la formation, le dernier grade détenu sera saisi ;

• code unité de l'élève : pour les cours, le code unité correspond au code unité de la formation ; pour les stages et les unités de valeur, le code unité correspond à l'unité d'origine du stagiaire ;

• situation : terre, embarqué, volant ou sous-marin ;

• statut : qualifié ou non qualifié selon l'obtention du diplôme ou non à l'issue de la formation ;

• motif : doit être saisi pour tout élève non qualifié ;

• nombre d'élèves dans le grade saisi ou dans la situation définie.

La durée exacte de formation suivie par les élèves et le nombre de jours/élèves sont calculés automatiquement par le logiciel.

Pour les élèves qui ne terminent pas la formation (élimination, inaptitude) la durée de présence dans l'école doit être modifiée en utilisant le bouton « Présences ». Il suffit alors de modifier la date de fin du cours pour ces élèves.

Pour les formations possédant des mises en branche, il faut modifier de la même manière la date de fin du cours pour les élèves dont la branche s'achève avant la date saisie précédemment.

4.3. Informations relatives aux instructeurs.

Comme pour les élèves, les instructeurs sont regroupés par grade et par situation. Les informations suivantes sont saisies :

• grade ;

• code unité : ce code doit correspondre au code unité de l'école. Le libellé apparaît automatiquement lors de la validation de l'onglet ;

• situation ;

• nombre d'unités d'instruction dispensées par le groupe de grade.

Dans le cas où plusieurs instructeurs interviennent durant la même unité d'instruction (UI), celle-ci est comptabilisée pour chaque instructeur.

Dans le cas où plusieurs formations suivent la même UI, délivrée par le même instructeur, l'UI et l'instructeur sont attribués à la formation comprenant le plus grand nombre d'élèves.

4.4. Informations relatives aux soutiens reçus par les sessions.

On distingue les soutiens reçus « en homme » et les soutiens reçus « en engins ».

Les soutiens reçus « en homme » correspondent à toute intervention extérieure à l'école pour dispenser la formation (ex. : conférenciers, militaires provenant d'une autre unité). Ces soutiens sont saisis en jours entiers.

Le soutiens reçus « en engins » correspondent à la mise en oeuvre de matériel n'appartenant pas aux écoles (aéronef ou bâtiment). On distingue les heures exclusivement au bénéfice de la formation (HE) et les heures non exclusivement au bénéfice de la formation (HNE). Une saisie d'au moins une des deux rubriques est obligatoire dès qu'un engin a été utilisé.

4.5. Informations relatives aux soutiens fournis par les sessions.

Les soutiens fournis par les sessions correspondent à toute participation des élèves lors de manifestations officielles (défilés, cérémonies, commémorations, coquetèle, etc.).

Ils sont saisis en jours.

4.6. Informations relatives aux soutiens reçus et fournis par les écoles.

Contrairement aux soutiens reçus et fournis par les sessions, ces informations doivent être saisies à la fin de l'année calendaire.

Elles correspondent aux soutiens reçus et fournis par l'école : mises pour emploi de personnel pour une longue durée, participation du personnel instructeur aux manifestations officielles…

5. Attributions du bureau PM/FORM.

Le bureau PM/FORM est chargé de mettre à jour les différentes bases de données :

• formations ;

• unités ;

• grades ;

• spécialités ;

• engins ;

• situations ;

• motifs ;

• sanctions.

Il valide toutes les informations BILFORM saisies par les écoles.

Il diffuse, en relation avec le bureau « finances » de l'état-major de la marine, les coûts de formation vers la direction des affaires financières et en retour vers les écoles, prenant en compte :

• les comptes organiques ;

• les coûts standards du personnel ;

• les coûts horaires des engins ;

• les plans d'armement des écoles ;

• les informations saisies par les écoles.

6.

L' instruction 329 /DEF/DPMM/FORM du 14 juin 1999 , relative aux bilans de formation, est abrogée.