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Archivé ÉTAT-MAJOR DE LA MARINE : cellule contrôle de gestion

CIRCULAIRE N° 127/DEF/EMM/CG relative au contrôle de gestion dans la marine nationale.

Abrogé le 16 novembre 2010 par : INSTRUCTION N° 0-50800-2010/DEF/EMM/PIL relative au dialogue de commandement au sein de la chaîne organique de la marine nationale. Du 17 septembre 2004
 NOR D E F B 0 4 5 2 4 9 5 C

Référence(s) :

Voir ANNEXE I

Pièce(s) jointe(s) :     Huit annexes.

Texte(s) abrogé(s) :

Directive n° 101/DEF/EMM/CG du 4 janvier 2001 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  140.3.8.

Référence de publication : BOC, 2004, p. 5428.

Compte tenu des échéances fixées pour la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), le contrôle de gestion, jusqu'alors limité au dialogue entre l'état-major de la marine (EMM) et les services d'une part, et la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) d'autre part, a été généralisé aux commandements organiques et territoriaux à la fin de l'année 2000. Après une phase d'appropriation, la démarche est aujourd'hui appliquée par l'ensemble des grands organismes de la marine.

Constituant l'un des piliers essentiels du management dans la fonction organique en cours de modernisation, cette méthode de direction permet de faire partager la stratégie en fixant des objectifs de performance négociés en commun, portant sur des points essentiels, d'organiser de manière rigoureuse le système d'information et de décision qui s'y trouve lié, et de structurer l'exercice des responsabilités.

L'appropriation de la démarche par tous les échelons concernés doit permettre un véritable pilotage des activités essentielles. Il est donc primordial de maintenir une implication forte et permanente aux différents niveaux afin que la culture « contrôle de gestion » ainsi acquise devienne un mode d'action au quotidien pour la marine.

À cet égard, une large participation aux formations dispensées par les organismes du ministère de la défense permet d'acquérir les bases élémentaires du contrôle de gestion.

Les principes d'organisation retenus pour mener à bien le contrôle de gestion reposent sur l'émission d'une directive annuelle de l'EMM à chacun des grands subordonnés et sur la tenue de réunions périodiques au cours desquelles est mesuré le degré d'atteinte des objectifs fixés.

Le système sera progressivement complété par la mise en place d'un tableau de bord puis d'une comptabilité analytique.

La présente circulaire précise :

  • les textes de référence (ANNEXE I) ;

  • les bases méthodologiques (ANNEXE II) ;

  • les modalités d'élaboration des directives annuelles (ANNEXE III) ;

  • l'organisation des réunions de concertation et d'orientation (ANNEXE IV) ;

  • l'organisation des conseils de gestion (ANNEXE V) ;

  • le calendrier annuel du dialogue de gestion (ANNEXE VI) ;

  • la désignation des bureaux pilotes et des bureaux coopérants de l'état-major de la marine pour le dialogue de gestion (ANNEXE VII) ;

  • l'explicitation de sigles des bureaux pilotes et des bureaux coopérants de l'état-major de la marine listés en ANNEXE VII (ANNEXE VIII).

La directive no 101/DEF/EMM/CG du 4 janvier 2001, relative au dialogue de gestion entre l'état-major de la marine et les directions et services, est abrogée.

Pour la ministre de la défense et par délégation :

Le vice-amiral d'escadre, major général de la marine,

Alain OUDOT DE DAINVILLE.

Annexes

ANNEXE I. Textes de référence.

ANNEXE II. Bases méthodologiques.

1 Définir la mission de l'organisme (service, direction du personnel militaire de la marine, commandant organique ou territorial).

Le contrôle de gestion s'appuie sur un modèle de fonctionnement de l'organisme dont l'activité s'analyse par rapport :

  • à ses « clients » ;

  • aux prestations qu'il leur fournit et à la prise en compte de leurs exigences ;

  • aux activités mises en œuvre ;

  • aux moyens spécifiques mobilisés ;

  • aux attentes des commanditaires ;

  • aux impacts sur le milieu ;

  • aux attentes du personnel.

Il s'agit ici de structurer les processus et les activités de l'organisme.

2 Définir les objectifs ou axes de progrès.

Le contrôle de gestion repose sur la définition d'objectifs :

  • une performance à maintenir de façon durable ;

  • des progrès à accomplir sur un ou plusieurs points clefs sur une période déterminée ;

  • établis en fonction de l'analyse d'une situation ;

  • établis en fonction de résultats qualifiés, d'échéances ;

  • traduits sous forme d'indicateurs ;

  • accompagnés de plans d'action.

Ces objectifs sont définis par les directives annuelles adressées aux services, à la DPMM, aux commandants organiques et aux commandants territoriaux. Ils sont ensuite déclinés en sous-ordre par l'autorité destinataire de la directive au sein même de l'organisme concerné ou en externe.

Comme précisé par ailleurs à l'article 10 du titre II du décret 91-671 du 14 juillet 1991 [cf. ANNEXE I, réf. ], la structuration du dialogue de gestion au niveau local constitue un objectif déterminant pour les parties prenantes dont il appartient aux commandements maritimes à compétence territoriale d'orienter et de coordonner toute action visant à la satisfaction des besoins des forces maritimes.

3 Définir le système ou référentiel de pilotage.

Il faut identifier les indicateurs de performance :

  • repérer les points clefs, les critères clefs de la performance : « à quoi peut-on dire que nous sommes performants ? » ;

  • trouver les paramètres de mesure des points clefs : « à quoi se mesure la performance ? » ;

  • sélectionner les indicateurs de performance : « quelles sont les mesures existantes les plus aptes à permettre le suivi de la performance ? ».

Il faut identifier les indicateurs de pilotage, identifier les leviers d'action :

  • quoi faire : « quelles actions doit-on mener ? » ;

  • avec qui : « quels sont les responsables concernés ? » ;

  • avec quels résultats : « avec quel niveau de résultat ? ».

4 Définir le tableau de bord.

Le contrôle de gestion se traduit par un système d'accès et de mise à disposition des informations essentielles au sein de tableaux de bord de pilotage.

ANNEXE III. Les directives annuelles.

1 Définition des objectifs.

Dans le cadre de ses attributions, chaque bureau pilote (pour les services et la DPMM) et la cellule « contrôle de gestion » de l'EMM (EMM/CG) (pour les commandements organiques et territoriaux), prépare, en étroite concertation avec l'organisme concerné tout en prenant l'attache des bureaux de l'état-major concernés (1) les objectifs à atteindre pour l'année suivante.

Limités à une dizaine par souci d'efficacité, ces objectifs, qui émanent d'une mission générale fixée par instruction, doivent s'accompagner d'indicateurs de résultat ou de performance qui permettront de mesurer et d'expliquer les écarts observés. Peuvent également apparaître des objectifs particuliers qui constituent des axes d'efforts de l'année dans le cadre de la mission générale ou de missions complémentaires qui donnent aussi lieu à des indicateurs.

Dans le souci d'inscrire ces objectifs dans le cadre plus général de la politique menée par l'état-major, la directive doit reprendre, dans son instruction, les éléments clés qui fondent cette politique.

Volontairement limités en nombre par souci d'efficacité et pour ne pas alourdir inconsidérément le processus, chacun des objectifs fixés, parce qu'il a été jugé pertinent par le chef d'état-major de la marine (CEMM), est d'égale importance et doit faire l'objet des mêmes soins.

2 Élaboration de la directive.

Un projet de directive est adressé pour visa aux bureaux de l'état-major intéressés.

Le projet est ensuite soumis à l'approbation du CEMM.

3 Calendrier.

Date.

Services et DPMM.

Commandants organiques.

Commandants territoriaux.

Septembre/octobre.

RCQ (2) - 30 jours.

RCO.

Les bureaux pilotes et la cellule EMM/CG soumettent les propositions de directive pour l'année « n + 1 »

Octobre/novembre.

RCO.

Au cours du 4e trimestre

Discussions et décisions sur le projet de directive

Avant le 31 décembre.

Diffusion de la directive pour l'année « n + 1 » arrêtée par le CEMM

 

Notes

    2Réunion de concertation et d'orientation.

ANNEXE IV. Les réunions de concertation et d'orientation.

1 Généralités.

Les RCO se déroulent selon le calendrier défini en annexe VI de la présente circulaire. Elles permettent d'analyser les perspectives de réalisation des objectifs à la lumière de la loi de finances et des orientations budgétaires et à tirer les enseignements du conseil de gestion. La faisabilité des objectifs fixés dans la directive de gestion y est également examinée, et, le cas échéant, certains objectifs sont mis à jour par le MGM.

2 Programme de travail.

L'organisme concerné présente au cours de ces réunions :

  • les indicateurs et la liste des objectifs assignés précisant leur degré de réalisation, accompagnés d'un commentaire succinct en cas de difficulté ;

  • les conséquences des nouvelles orientations budgétaires sur la réalisation des objectifs afin de les réactualiser ;

  • le projet de directives prévu pour l'année « n + 1 ».

3 Organisation.

3.1 Préparation des réunions.

Les modalités de préparation des RCO doivent respecter la chronologie suivante :

  Le plus tôt possible.

Après consultation des agendas du MGM, des directeurs et chefs de services, des commandants organiques et territoriaux, la date de la réunion est arrêtée par la cellule EMM/CG.

  J — 15 jours calendaires.

L'organisme concerné adresse au bureau pilote (services et DPMM) et à la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) un dossier de présentation en trois exemplaires, précisant l'état de réalisation de la directive annuelle.

  J — 7 jours calendaires.

Le bureau pilote (services et DPMM) adresse au MGM (cellule EMM/CG en copie) un des dossiers de présentation accompagné de sa fiche de synthèse.

La cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) lui adresse un des dossiers de présentation accompagné des fiches de synthèse remises par les bureaux coopérants.

La cellule EMM/CG rédige et diffuse, en accord avec le bureau pilote (services et DPMM), la note d'organisation comprenant :

  • l'ordre du jour (approuvé par le MGM) ;

  • une annexe détaillant la liste des participants à la réunion ;

  • une annexe détaillant les directives à arrêter pour l'année « n + 1 ».

Des copies de la fiche de synthèse sont adressées par le bureau pilote (services et DPMM) et la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) vers l'organisme, les divisions et les bureaux concernés de l'état-major, sans omettre les bureaux EMM/RH/PRH, EMM/PL/FIN, EMM/PL/ORA (1) et EMM/PL/INFRA (2).

3.2 Déroulement des réunions.

Les RCO doivent s'en tenir strictement à l'ordre du jour et ne pas excéder une heure et demie :

  • première partie : examen des indicateurs liés aux objectifs ;

  • seconde partie : informations d'ordre général sur des sujets entraînant une discussion ;

  • troisième partie : discussions et décisions sur le projet de directives pour l'année « n + 1 » (RCO de fin d'année).

Le bureau pilote veillera à ce que la participation d'experts ne soit pas excessive.

4 Comptes rendus de réunion.

  J + 30 jours calendaires au plus tard après la réunion.

La cellule EMM/CG diffuse sous son timbre, signé par le MGM, le compte rendu de la réunion.

Les comptes rendus sont adressés à l'organisme concerné (copies MGM, divisions de l'état-major et bureaux concernés, sans omettre les bureaux EMM/RH/PRH, EMM/PL/FIN, EMM/PL/ORA et EMM/PL/INFRA).

ANNEXE V. Les conseils de gestion.

1 Généralités.

Les conseils de gestion se déroulent selon le calendrier défini en annexe VI de la présente instruction. Ils sont le moment privilégié pour analyser les résultats obtenus par le service, la DPMM, le commandant organique ou territorial au cours de l'exercice écoulé au vu des objectifs qui lui avaient été fixés dans les directives annuelles de l'année passée.

Afin d'optimiser au cours de la même journée la présence à l'EMM des membres de l'organisme concerné par le conseil de gestion, le bureau des affaires générales du major général de la marine (EMM/MG/AG) organise et pilote à son profit une réunion complémentaire traitant des affaires sensibles n'entrant pas dans le cadre du contrôle de gestion.

2 Organisation.

2.1 Préparation des réunions.

  J — 2 mois.

Le bureau pilote (services et DPMM) et la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) organise une réunion préparatoire avec le contrôleur de gestion de l'organisme concerné.

Cette réunion permet de rédiger la note d'organisation qui précise :

  • l'ordre du jour ;

  • les indicateurs qui seront présentés lors du conseil de gestion ;

  • la liste des documents constituant le dossier des participants.

  J — 1 mois.

La cellule EMM/CG adresse aux participants la note d'organisation accompagnée des documents les plus utiles.

L'organisme transmet le dossier de présentation au CEMM et au bureau pilote (services et DPMM) et à la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux). Les services l'adressent également aux participants extérieurs prévus par l' arrêté du 23 mai 1990 [ANNEXE I, réf. ].

  J — 3 semaines.

Après avoir recueilli les avis de l'organisme concerné et des différents bureaux de l'état-major intéressés, le bureau pilote (services et DPMM) et la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) soumet au MGM et au CEMM la proposition d'ordre du jour.

Le bureau pilote (services et DPMM) et la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) recueillis auprès des autres bureaux de l'état-major les éléments constitutifs du dossier d'analyse qui accompagnera le dossier de présentation remis par ailleurs au CEMM par l'organisme concerné.

  J — 15 jours calendaires.

Le bureau pilote (services et DPMM) et la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) met au point avec l'organisme concerné le canevas des présentations conformément à l'ordre du jour approuvé par le CEMM.

La cellule EMM/CG adresse aux participants extérieurs à la marine l'ordre du jour et la liste des autorités de la marine participant au conseil en veillant à ce que la participation d'experts ne soit pas excessive.

  J — 7 jours calendaires.

Le CEMM reçoit le dossier d'analyse rédigé par le bureau pilote (services et DPMM) et par la cellule EMM/CG (commandements organiques et territoriaux) les fiches d'analyse rédigées par les bureaux coopérants.

La cellule EMM/CG remet au cabinet du CEMM et au bureau EMM/MG/AG la liste des participants.

Le cabinet du CEMM fixe le plan de table de la réunion.

2.2 Déroulement des réunions.

Les conseils de gestion doivent s'en tenir strictement à l'ordre du jour et ne pas excéder deux heures :

  • première partie : ouverture du conseil par le CEMM ou le MGM ;

  • seconde partie : présentation faite par l'organisme concerné ;

  • troisième partie : bilan à mi-parcours des objectifs fixés pour l'année en cours ;

  • quatrième partie : tour de table.

3 Compte rendu.

  J + 8 jours calendaires.

La cellule EMM/CG achève la rédaction d'un premier état de compte rendu qu'elle transmet au bureau pilote (services et DPMM), aux bureaux coopérants et à l'organisme concerné pour compléments techniques de rédaction et visas.

  J + 30 jours calendaires.

La cellule EMM/CG propose à la signature du CEMM, après visa du MGM, le compte rendu du conseil de gestion adressé au ministre pour les services et à leurs autorités respectives pour la DPMM, les forces maritimes et les commandements maritimes à compétence territoriale.

ANNEXE VI. Calendrier annuel du dialogue de gestion.

Date.

Services et DPMM.

Forces maritimes.

Commandements maritimes à compétence territoriale.

Février/mars.

 

Conseil de gestion.

Mai/juin.

Conseil de gestion.

 

Septembre/octobre.

 

Réunion de concertation et d'orientation.

Octobre/novembre.

Réunion de concertation et d'orientation.

 

Avant le 31 décembre.

Diffusion de la directive pour l'année « n + 1 ».

 

ANNEXE VII. Désignation des bureaux pilotes et des bureaux coopérants de l'état-major de la marine pour le dialogue de gestion avec les services, la direction du personnel militaire de la marine, les forces maritimes et les commandements maritimes à compétence territ

Services et DPMM.

Bureau pilote.

Bureaux coopérants.

DPMM.

RH/PRH.

PL/FIN.

SSF.

OPL/STN.

RH/PRH, PL/FIN.

SCM.

OPL/STN.

RH/PRH, RH/PC et PL/FIN.

PL/INFRA (restauration).

PL/AEM (action de l'état en mer).

Bureaux de PROG (pour la logistique de certains types de matériels).

S/AERO.

OPL/STA.

PL/FIN.

SERSIM.

EMM/OMI.

PL/FIN.

STIM.

PL/INFRA.

PL/FIN.

SHOM.

OPL/DRE/HOM.

PL/EPG pour les orientations à long terme et le suivi de la cohérence (schéma directeur).

PROG/SURF pour les programmes METOC.

PROG/PFLI pour la flotte hydrographique.

 

Forces maritimes.

Élaboration des directives.

Bureaux coopérants.

ALFAN.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PROG/SURF, PROG/SAE, PROG/PFLI, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/DRE.

ALFOST.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

NUC/ENV/HSCT, RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PROG/SOUM, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/DRE.

ALAVIA.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PROG/AERO, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/STA, OPL/DRE.

ALFUSCO.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PROG/SAE, PROG/PFLI, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/DRE.

 

Commandements maritimes à compétences territoriale.

Élaboration des directives.

Bureaux coopérants.

CECLANT.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

NUC/ENV/HSCT, RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PL/INFRA, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/STA, OPL/DRE.

CECMED.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

NUC/ENV/HSCT, RH/PRH, PL/EPG, PL/FIN, PL/INFRA, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/STA, OPL/DRE.

COMAR Cherbourg.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

NUC/ENV/HSCT, RH/PRH, PL/FIN, PL/INFRA, OPL/EMO, OPL/STN, OPL/DRE.

COMAR Paris.

EMM/CG avec soutien des bureaux coopérants.

RH/PRH, PL/FIN, PL/INFRA, OPL/STN, OPL/DRE.

 

ANNEXE VIII. Explication des sigles des bureaux pilotes et des bureaux coopérants de l'état-major de la marine listés en annexe VII.

SERVICES ET DPMM.

DPMM.

Direction du personnel de la marine.

SSF.

Service de soutien de la flotte.

SCM.

Service du commissariat de la marine.

S/AERO.

Service de l'aéronautique navale.

SERSIM.

Service des systèmes d'information de la marine.

STIM.

Service des travaux immobiliers de la marine.

SHOM.

Service hydrographique et océanographique de la marine.

 

COMMANDANTS DE FORCES MARITIMES.

ALFAN.

Amiral commandant la force d'action navale.

ALFOST.

Amiral commandant les forces sous-marines et la force océanique stratégique.

ALAVIA.

Amiral commandant l'aviation navale.

ALFUSCO.

Amiral commandant la force maritime des fusiliers marins et commandos.

 

COMMANDANTS MARITIMES À COMPÉTENCE TERRITORIALE.

CECLANT.

Amiral commandant la zone maritime Atlantique et la région maritime Atlantique.

CECMED.

Amiral commandant la zone maritime Méditerranée et la région maritime Méditerranée.

COMAR Cherbourg.

Amiral commandant la zone maritime Manche/Mer du Nord et l'arrondissement maritime Cherbourg.

COMAR Paris.

Commandant de la marine à Paris.

 

DIVISIONS ET BUREAUX DE L'ÉTAT-MAJOR DE LA MARINE (EMM).

EMM/OMI.

Officier chargé des questions relatives à la maîtrise de l'information.

NUC/ENV/HSCT.

Bureau chargé des affaires nucléaires et des questions relatives à l'environnement et à l'hygiène et à la sécurité du travail.

 

EMM/RH.

Division « ressources humaines » de l'EMM.

RH/PRH.

Bureau « politique des ressources humaines ».

RH/PC.

Bureau « personnel civil ».

 

EMM/PLANS.

Division « plans » de l'EMM.

PL/EPG.

Bureau « études et plans généraux ».

PL/FIN.

Bureau « finances ».

PL/ORA.

Bureau « organisation-réglementation-administration ».

PL/INFRA.

Bureau « infrastructure ».

PL/AEM.

Bureau « action de l'état en mer ».

 

EMM/PROG.

Division « programmes » de l'EMM.

PROG/SOUM.

Bureau « programmes sous-marins ».

PROG/SURF.

Bureau « programmes bâtiments de surface .

PROG/SAE.

Bureau « programmes des systèmes d'armes et d'équipements ».

PROG/PFLI.

Bureau « programmes plates-formes et logistique initiale ».

 

EMM/OPL.

Division « opérations-logistique » de l'EMM.

OPL/EMO.

État-major opérations.

OPL/STN.

Bureau « soutien des bâtiments et formations à terre ».

OPL/STA.

Bureau « soutien des aéronefs ».

OPL/DRE.

Bureau « doctrine-retour d'expérience ».

OPL/DRE/HOM.

Bureau « hydrologie-océanologie-météorologie ».