1. Généralités.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction précise le cadre général dans lequel est assurée la vérification des comptes dans les formations administratives de la marine.

1.2. Définition de la vérification des comptes.

  I. Aux termes du décret cité en annexe A, référence a), la vérification des comptes « a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires ».

Ainsi :

• le contrôle de la réalité des opérations comptables concerne la fidélité et la sincérité des comptabilités présentées par rapport à l'activité administrative de la formation qu'elles sont censées retracer ; cela touche notamment l'authenticité et l'exhaustivité des transactions figurant en comptabilité ;

• le contrôle de l'exactitude porte sur la justesse arithmétique des comptes ;

• enfin, le contrôle de conformité consiste en un contrôle normatif des opérations comptables.

  II. Par extension, sont inclus dans la vérification des comptes, les contrôles qui visent à s'assurer de l'intégrité et de la pérennité des informations comptables que celles-ci soient traitées de façon manuelle ou de façon informatisée.

  III. Entre autres, la vérification des comptes est le moyen privilégié pour s'assurer de la fiabilité du système d'information que constituent les comptabilités tenues dans les formations.

1.3. Domaines comptables concernés par la vérification des comptes.

  I. La vérification des comptes porte, en premier lieu, sur la vérification des opérations comptables qui retracent les dépenses publiques visées à l'article 112 du décret n^o 62-1587, portant règlement général sur la comptabilité publique (BOC/SC, p. 613) modifié.

Cette vérification porte notamment sur la satisfaction des droits financiers du personnel militaire, ainsi que sur l'administration financière et la comptabilité de l'unité.

  II. La vérification des comptes est étendue à l'administration et à la comptabilité du matériel en service dans les formations, composant le patrimoine de l'Etat-défense.

  III. Enfin, la vérification des comptes concerne les comptabilités des différents organismes à vocation sociale et culturelle créés par voie réglementaire ou par décision ministérielle, dotés ou non de la personnalité morale, existant au sein des formations (tables, mess, coopératives, foyers, …).

1.4. Rôle des services des commissariats.

La vérification des comptes est une responsabilité confiée par décret, aux services des commissariats des armées [cf. ANNEXE A, réf. c)].

Elle est exercée par des commissaires qui, pour cette mission particulière, sont responsables devant le ministre chargé des armées.

1.5. La vérification des comptes et les autres formes de contrôle.

(Modifié : 1er mod.)

La vérification des comptes se distingue :

• des vérifications accomplies sous la responsabilité du directeur local du commissariat en sa qualité d'ordonnateur secondaire des dépenses (contrôle des mandatements) ;

• de l'apurement, avec lequel elle présente cependant des liens étroits décrits à l'article 11 ci-après, car elle n'a pas pour finalité de donner aux commandants d'unité quitus de leur gestion.

• du contrôle de gestion, car elle ne constitue pas, en elle-même, un instrument de conduite de l'action administrative ;

• de la surveillance administrative car elle n'a pas pour finalité de porter un jugement sur l'efficacité de la gestion des formations.

Néanmoins, à l'occasion du concours apporté par le service du commissariat de la marine, tel qu'il est défini par l'instruction rappelée en annexe A, référence g), la vérification des comptes est conduite dans la perspective de la surveillance administrative, dont elle constitue le préalable.

2. Les acteurs de la vérification des comptes.

2.1. Le chef du service de la solde.

La planification et la répartition des moyens tant humains que matériels nécessaires à la vérification des comptes des unités incombent au chef du service de la solde.

Les procès-verbaux de vérification sont soumis au visa du chef du service de la solde.

Il s'assure en continu de la qualification et de l'aptitude du personnel à participer à la vérification des comptes.

Dans la présente instruction, les chefs de section administration générale au sein d'une direction locale du commissariat de la marine, quand ils sont chargés de la vérification des comptes, sont assimilés à des chefs de service de la solde.

Le chef du service de la solde est commissaire vérificateur.

2.2. Les commissaires vérificateurs.

Les commissaires vérificateurs sont choisis parmi les commissaires affectés auprès d'une direction locale du commissariat chargée de la vérification des comptes des unités.

Ils sont désignés par le directeur central du commissariat de la marine sur proposition du directeur local.

Les commissaires vérificateurs exécutent leur mission conformément aux dispositions du chapitre 3 ci-après. Ils conservent, jusqu'au retour des procès-verbaux après réponse de l'unité, les éléments de preuves (documents de travail) destinés à justifier, le cas échéant, les constatations faites.

2.3. Les adjoints de vérification.

Pour l'exercice de leurs fonctions, les commissaires vérificateurs reçoivent le concours d'adjoints de vérification choisis en raison de leurs compétences parmi le personnel militaire (officiers d'autres corps, officiers mariniers) et parmi le personnel civil de la défense.

Les adjoints de vérification sont désignés par le chef du service de la solde.

Les adjoints de vérification sont responsables des contrôles accomplis, devant le commissaire vérificateur pour le compte duquel ils travaillent.

2.4. Déontologie.

Nul ne peut participer à la vérification des comptabilités dont il a été chargé de la tenue, de près ou de loin, lors d'une affectation précédente, pour les exercices comptables soumis à la vérification.

Cette règle concerne les commissaires vérificateurs ainsi que les adjoints de vérification.

Par ailleurs, le commissaire vérificateur doit s'assurer qu'il n'existe pas de situation susceptible de compromettre son indépendance et/ou celle de ses adjoints (subordination hiérarchique, lien de parenté, …).

3. Mise en œuvre de la vérification des comptes.

3.1. Généralités.

(Modifié : 1er mod.)

La vérification des comptes comporte d'une part, la vérification des comptabilités, à savoir le rapprochement entre les écritures comptables et les documents ayant généré ces écritures (pièces justificatives) et, d'autre part, la vérification de la conformité de ces documents comptables par rapport aux normes administratives (contrôle de forme) et la réalité (contrôle de fond).

La vérification des comptes est réalisée sur pièces et sur place, de façon programmée ou non programmée.

La vérification des comptes aboutit à un constat de conformité ou de non conformité des comptes présentés. En cas de non conformité, le commissaire vérificateur prescrit la régularisation des écritures comptables.

3.2. Vérification sur pièces. Vérification sur place.

  I. La vérification sur pièces concerne les comptabilités des formations qui sont adressées à la direction locale du commissariat du port comptable de l'unité en vue de l'apurement des comptes afin de donner quitus de leur gestion aux commandants d'unité.

Elle porte aussi sur toute comptabilité qu'il est plus commode de vérifier sur pièces.

Elle est conduite de façon exhaustive.

La vérification sur pièces suit les mêmes principes que ceux retenus pour la vérification sur place dont les modalités d'exercice sont décrites au chapitre 4 ci-après.

  II. La vérification sur place constitue :

• le premier niveau de contrôle des comptabilités soumises à apurement (comptabilité des dépenses faites sur fonds d'avances) ;

• le mode de vérification normal des comptabilités non soumises à apurement (en particulier la comptabilité du matériel).

La vérification sur place n'est pas astreinte à l'exhaustivité. Elle peut donc faire appel aux techniques de contrôle par sondages.

En revanche, lors d'une vérification sur place, certains contrôles ont lieu systématiquement (cf. ANNEXE C). D'autres sont facultatifs ; ils sont conduits en fonction des informations connues avant la mission (plan de vérification) ou selon les constats en cours de mission.

3.3. Vérifications programmées. Vérifications non programmées.

(Modifié : 1er mod.)

  I. Les vérifications programmées.

Dans toute la mesure du possible, les vérifications des comptes doivent être préparées et conduites de façon à gêner le moins possible l'activité administrative des unités (immobilisation minimale du personnel de l'unité et des documents comptables en service).

D'une façon générale les vérifications sont annoncées avec un préavis de deux semaines (ou moins, avec l'accord du commandant de l'unité).

Pour les vérifications sur place, le chef du service de la solde arrête un calendrier prévisionnel trimestriel qui est adressé aux unités concernées. Une copie en est adressée à l'autorité responsable de la surveillance administrative et au directeur du commissariat du port d'affectation.

Pour les vérifications sur pièces, ainsi que pour les apurements, le service de la solde fixe par note-circulaire annuelle, la liste des documents à envoyer.

  II. Les vérifications non programmées.

Les vérifications ont lieu de façon non programmée dans les circonstances suivantes :

• à la demande des autorités judiciaires (enquête de police judiciaire, …) ;

• à la demande de l'autorité responsable de la surveillance administrative ;

• à l'initiative d'un commissaire vérificateur quand il suppute des irrégularités graves ou, quelques temps après une vérification aux conclusions défavorables, afin de s'assurer que les mesures correctives prescrites sont effectives. Il doit pour cela obtenir l'accord du chef du service de la solde qui en informe préalablement le directeur local du commissariat et l'autorité organique dont relève l'unité et, le cas échéant, le directeur du commissariat du port d'affectation.

  Dans le cas d'une demande de vérification par les autorités judiciaires, le directeur local du commissariat en informe la direction centrale du commissariat de la marine.

3.4. Règles concernant la répartition des compétences.

  I. Principe général.

La vérification des comptes est assurée par des commissaires vérificateurs du service de la solde du port comptable dont relève l'unité vérifiée.

  II. Cas des unités stationnées outre-mer, à terre comme à la mer.

La vérification de ces unités est assurée par la direction du commissariat de métropole désignée par le directeur central.

Cette vérification comprend des vérifications sur pièces et des missions de vérifications sur place.

Entre deux missions de vérification sur place, cette direction peut demander le concours de la direction du commissariat locale pour accomplir, ponctuellement des opérations de vérification portant sur des opérations élémentaires de gestion. Dans le cas d'unités rattachées navigantes, si ces unités risquent d'être absentes du port lors de la venue de la mission, le service de la solde peut demander au commissaire de l'unité de rattachement, de réaliser ponctuellement des vérifications sur des domaines comptables précis.

Par exception à ces principes, les unités de Polynésie et de Nouvelle-Calédonie sont vérifiées intégralement par la direction du commissariat de la marine à Papeete sous sa responsabilité.

  III. Cas des unités en opérations extérieures ou en missions extérieures de longue durée. (1)

Si les unités font partie d'une force navale, la vérification des comptes peut être assurée par le commissaire de la force.

Si les unités ne font pas partie d'une telle force, la vérification des comptes peut être assurée soit par un commissaire de la marine expressément désigné par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) pour cette tâche, soit par un commissaire de l'armée chargée du soutien administratif de l'opération.

Dans tous les cas les vérifications sont conduites pour le compte du chef du service de la solde du port de rattachement et à sa demande.

3.5. Fréquence des vérifications.

  I. Principe.

La fréquence des vérifications est fonction de la nature des comptabilités.

Toutes les comptabilités concernant les dépenses « à bon compte » visées par l'article 112 du décret n^o 62-1587 précité, à savoir les comptabilités relatives aux dépenses faites sur fonds d'avances et les dépenses faites sur fonds de masses, sont contrôlées de telle sorte que chaque exercice annuel soit intégralement vérifié.

Les autres catégories de comptabilité sauf instruction ministérielle particulière plus restrictive, sont vérifiées, au moins une fois tous les deux ans.

  II. Exceptions.

Par exception aux fréquences fixées au paragraphe ci-dessus, il est procédé à une vérification des comptes des unités dans les cas suivants :

• pour les bâtiments, à la fin des indisponibilités périodiques pour entretien et réparation, avant départ en mission de longue durée ou, à défaut, au retour ;

• pour toute unité, avant dissolution ou restructuration majeure.

Ceci est indépendant de la faculté permanente de procéder à tout moment à toute vérification des comptes en fonction des risques inhérents constatés ou supputés présentés par telle ou telle comptabilité.

4. Modalités particulières d'exercice de la vérification sur place.

4.1. Organisation des vérifications sur place.

Les vérifications sur place sont organisées en mission placée sous l'autorité d'un commissaire vérificateur, chef de mission.

C'est à lui qu'il appartient d'organiser et de planifier préalablement la mission en fonction des moyens dont il dispose et des objectifs fixés et d'apporter, en cours de mission, les correctifs nécessaires.

Quand le chef de mission s'absente, il désigne parmi les adjoints de vérification, commissaire vérificateur ou non, la personne chargée d'assurer l'intérim de la direction de l'équipe.

4.2. Préparation d'une mission de vérification sur place.

(Modifié : 1er mod.)

  I. L'examen du dossier de l'unité.

Avant toute mission de vérification, le commissaire vérificateur et ses adjoints doivent acquérir la connaissance de l'unité à vérifier afin d'orienter la vérification et d'appréhender les domaines administratifs les plus sensibles de l'unité.

A cette fin, ils examinent le dossier de l'unité dont la composition est donnée en annexe B.

Au vu de ces renseignements, le commissaire vérificateur dresse une esquisse de la mission et des domaines à vérifier.

  II. La visite préliminaire de l'unité.

Dans toute la mesure du possible, pour les unités autonomes proches, le commissaire vérificateur rend une visite préliminaire au commandant et au commissaire de l'unité afin d'organiser la vérification.

  III. L'évaluation du contrôle interne.

Le commissaire vérificateur évalue la réalité et la qualité des contrôles effectués, sous la responsabilité du commandant, au titre de la surveillance de l'administration intérieure, sur la base du catalogue des procédures de contrôle interne prévu par circulaire rappelée en annexe A, référence h).

A l'issue, il choisit parmi les contrôles, ceux sur lesquels il souhaite s'appuyer pour la vérification.

4.3. Planification de la mission.

En fonction des résultats de la phase préparatoire, le commissaire vérificateur oriente et planifie la mission de vérification.

4.4. Réalisation de la mission.

  I. Tout au long de la mission, le commissaire vérificateur s'assure de la collecte méthodique des informations nécessaires pour fonder et justifier son opinion sur les comptes examinés.

A cet effet, il met en œuvre diverses techniques de contrôle, notamment :

• les contrôles sur pièces ;

• les contrôles de cohérence (croisement d'informations de sources différentes) ;

• l'observation physique (visites, inventaires,…) ;

• la confirmation directe (interrogation des fournisseurs extérieurs à la défense et des services de soutien administratif et logistique) ;

• l'examen analytique des comptes (graphiques, extraction de comptes,…).

Les éléments probants nécessaires, accompagnés des copies de documents comptables, sont regroupés dans des dossiers de travail qui seront archivés avec les résultats des vérifications.

Les documents comptables vérifiés font l'objet d'un marquage adéquat (cachet du service de la solde).

  II. Le personnel assurant des vérifications réalise les contrôles en appliquant les règles de progression définies par un manuel méthodologique ou par des fiches de tâches constitués à leur intention.

4.5. Réunion d'évaluation finale.

A la fin de la vérification, le commissaire vérificateur, lors d'un entretien, expose au commissaire les résultats de la vérification afin de commencer à valider auprès de lui la pertinence des observations formulées. A l'issue, il rend visite au commandant de l'unité.

5. Formalisation du résultat des vérifications.

5.1. Procès-verbal de vérification.

(Modifié : 1er mod.)

  I. Un procès-verbal de vérification distinct est établi pour chaque domaine comptable vérifié.

Les erreurs, omissions ou irrégularités constatées sont inscrites au procès-verbal ; elles sont assorties de la prescription des mesures correctives exécutoires.

En fin du procès-verbal sont résumés les points forts et les points faibles de la comptabilité.

  II. Les procès-verbaux de vérification sont signés par le commissaire vérificateur et visés par le chef du service de la solde avant d'être adressés à l'unité.

L'unité vérifiée exécute les régularisations demandées. Puis elle retourne au commissaire vérificateur le procès-verbal complété de ses réponses, au plus tard dans les deux mois qui suivent la réception du procès-verbal.

Une fois les régularisations effectuées, le directeur local du commissariat de la marine vise le procès-verbal et en adresse copie à l'autorité responsable de la surveillance administrative, à la direction du commissariat du port comptable de rattachement et, le cas échéant, le directeur du commissariat du port d'affectation.

Lorsqu'un commissaire vérificateur d'une direction du commissariat outre-mer (DICOM) d'une autre armée effectue des opérations de vérification relatives à une formation de la marine, le procès-verbal de vérification qu'il rédige est exploité selon le schéma décrit en annexe D.

Les procès-verbaux, et si nécessaire les éléments de preuve, sont conservés pendant cinq ans par le service de la solde de rattachement.

5.2. Lettre de synthèse.

Chaque vérification (ou série de vérifications) donne lieu à une lettre de synthèse adressée par le chef du service de la solde, au commandant de l'unité qui vient d'être vérifiée. Ce document est destiné à appréhender, dans sa globalité, la qualité des comptes vérifiés de la formation en se bornant à mettre l'accent sur les erreurs les plus significatives.

5.3. Rapport particulier.

Toute irrégularité comptable constatée par le commissaire vérificateur, qui est susceptible de mettre en cause la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale d'un militaire, donne lieu à la rédaction d'un rapport confidentiel particulier.

Ce rapport est adressé au commandant de l'unité. Une copie est remise au directeur local du commissariat qui l'adresse, avec ses observations, à l'autorité chargée de la surveillance administrative et, le cas échéant, au directeur du commissariat du port d'affectation.

S'il le juge utile, le directeur local du commissariat en tient informée, la direction centrale du commissariat de la marine.

Si la situation l'exige, il appartient à l'autorité organique de saisir l'autorité judiciaire et de rendre compte à l'état-major de la marine, conformément aux instructions relatives à la conduite à tenir en cas d'événement grave ou important.

5.4. Synthèse semestrielle des vérifications.

(Modifié : 1er mod.)

Chaque semestre, les chefs de service de la solde dressent la synthèse des actions de vérifications du semestre écoulé afin de faire ressortir, par domaine comptable, les erreurs, omissions et irrégularités répétitives constatées et de formuler des propositions pour y remédier.

La synthèse est accompagnée d'indicateurs normalisés sur l'activité concernant la vérification des comptes et les opérations de surveillance administrative, dont la forme est prévue en annexe E. Les directions qui effectuent la vérification des comptes et la surveillance administrative d'unités relevant soit d'une autre armée que la marine, soit d'une autre direction que la direction centrale du commissariat de la marine, complètent l'appendice E 2 en tenant un tableau des vérifications effectuées par armée et par direction, et en adaptant les rubriques de ce tableau à la terminologie propre à chaque armée.

Les directeurs locaux du commissariat de la marine transmettent ces synthèses avec leurs observations à la direction centrale du commissariat de la marine qui les exploite afin, le cas échéant, d'orienter les vérifications futures et de proposer ou de décider toutes les mesures d'adaptation nécessaires.

Cette exploitation prend la forme d'une « revue annuelle des synthèses de vérification » diffusée à toutes les directions locales du commissariat de la marine.

5.5. Dispositions finales.

La présente instruction entre en vigueur le 1er septembre 1996, date à laquelle l'instruction provisoire n^o 201/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 21 juillet 1993 relative à la vérification des comptes des unités de la marine sera abrogée.