La présente circulaire abroge la circulaire 9660 /DEF/CAB/SDBC/DECO/C/5 du 25 juin 1999 relative aux conditions et modalités de proposition dans la Légion d'honneur et l'ordre national du Mérite du personnel civil de la défense.

Elle fixe les conditions dans lesquelles doivent être établies les propositions de nomination ou de promotion dans les ordres nationaux au profit du personnel en activité oeuvrant pour la défense. Elle définit, par ailleurs, les modalités d'attribution des témoignages de satisfaction et lettres de félicitations au personnel civil de la défense en activité de service.

1. Légion d'honneur et ordre national du Mérite.

Les dispositions de la présente circulaire sont applicables à l'ensemble du personnel civil oeuvrant pour la défense : personnel du ministère (fonctionnaires, contractuels, ouvriers de l'État), de l'administration centrale et des services déconcentrés, personnel des industries d'armement (dirigeants, cadres, ingénieurs…), en activité.

Pour chaque ordre national, un contingent annuel de croix est mis à la disposition du ministre de la défense. Compte tenu de la modicité de ce contingent, les autorités concernées doivent veiller à ne proposer que des personnes possédant une indiscutable valeur, la vocation des ordres nationaux n'étant pas de récompenser une simple ancienneté de services mais des personnes qui s'acquittent de leur mission au-delà de ce que leur assignent leur statut (services de haute qualité rendus durablement, actes particuliers de dévouement accomplis sous le signe du désintéressement absolu).

Les autorités concernées par les propositions dans les ordres nationaux apportent le plus grand soin à leur établissement. Celles-ci doivent refléter la richesse des carrières et métiers offerts par le ministère de la défense sur l'ensemble du territoire national. Ces propositions peuvent également mettre en évidence les évolutions en matière d'emploi du personnel civil au sein des armées et services.

Afin que les propositions du ministre de la défense correspondent aux souhaits exprimés par les plus hautes autorités de l'État, les autorités destinataires doivent veiller à accorder aux candidatures féminines la place qui leur revient compte tenu de l'importance de leur action au bénéfice de la collectivité nationale.

Par ailleurs, le caractère universel des ordres nationaux, rappelé par ces hautes autorités, impose que les propositions effectuées soient équilibrées sur le plan géographique et donnent une image plus fidèle de la société française actuelle.

1.1. Conditions requises pour être proposable.

Il est précisé que les durées de services énoncées ci-après, peuvent être différentes de celles exigées par la réglementation. En effet, elles prennent en compte la jurisprudence de la grande chancellerie ou les minima observés au travers des dernières promotions. Ces temps de services varient selon la catégorie statutaire à laquelle la personne proposée peut être rattachée, le parcours professionnel (passé et potentiel) de celle-ci, l'importance des responsabilités assurées, l'existence d'activités syndicales, associatives…

Une même personne ne peut être proposée simultanément dans les deux ordres nationaux ; la récompense de ses mérites relève de l'un ou de l'autre. Il appartient donc à l'autorité chargée d'effectuer les propositions, d'orienter la candidature vers l'ordre national le plus approprié.

Le délai minimal requis entre deux ordres nationaux est le suivant :

• entre une nomination ou promotion dans la Légion d'honneur (LH) et une nomination ou promotion dans l'ordre national du Mérite (ONM) : trois ans ;

• entre une nomination ou promotion dans l'ordre national du Mérite et une promotion ou nomination dans la Légion d'honneur : deux ans.

Les personnes qui ont obtenu une distinction honorifique autre qu'un ordre national depuis moins de deux ans ne peuvent être présentées.

Pour un étranger admis à la nationalité française par naturalisation, le décompte des années de services exigées a comme point de départ la date de naturalisation.

L'ancienneté dans les ordres nationaux prend effet à compter de la date de réception dans l'ordre. La durée des services doit être arrêtée au 31 décembre de l'année au titre de laquelle la proposition est effectuée.

1.1.1. Légion d'honneur.

Les services rendus par la personne qu'il est envisagé de proposer doivent pouvoir être qualifiés d'éminents. Par le terme « éminents », il faut entendre les actions ou séries d'actes dont le résultat intéresse l'ensemble du pays et contribue à sa défense, son développement ou son rayonnement. Tous les domaines (technique, juridique, économique…) sont concernés. La personne proposée doit être considérée comme une référence, un modèle dans son domaine.

Ancienneté de services requise.	Conditions de proposition.
Pour le grade de chevalier.
20 ans au moins de services effectifs.	Services éminents.
Pour le grade d'officier.
8 ans au moins d'ancienneté dans le grade de chevalier.	Se prévaloir de mérites nouveaux depuis l'admission dans l'ordre : — accès à un nouveau poste (depuis au moins une année) ; — accroissement significatif des responsabilités ; —action marquante.
Pour le grade de commandeur.
6 ans au moins d'ancienneté dans le grade d'officier.	Se prévaloir de mérites nouveaux depuis la promotion au grade d'officier.

 

1.1.2. Ordre national du Mérite.

Les services rendus par la personne qu'il est envisagé de proposer doivent pouvoir être qualifiés de distingués. Peut ainsi être récompensée la personne qui, depuis de nombreuses années, accomplit avec conscience et dévouement des actions au bénéfice de la collectivité.

Ancienneté de services requise.	Conditions de proposition.
Pour le grade de chevalier.
18 ans de services effectifs ramenés à 16 ans pour les candidatures présentant un caractère de haute valeur.	Services distingués.
Pour le grade d'officier.
7 ans au moins d'ancienneté dans le grade de chevalier.	Se prévaloir de mérites nouveaux depuis l'admission dans l'ordre.
Pour le grade de commandeur.
5 ans au moins d'ancienneté dans le grade d'officier.	Se prévaloir de mérites nouveaux depuis la promotion au grade d'officier.

 

1.2. Établissement des propositions.

1.2.1. Recensement des candidatures.

Sur la base des critères précédemment énoncés, il appartient au secrétaire général pour l'administration de recueillir les candidatures présentées par :

• les directions relevant de son autorité et organismes rattachés ;

• les états-majors et services communs ;

• la délégation générale pour l'armement (pour le personnel du ministère) ;

• la direction générale de la gendarmerie nationale.

1.2.1.1. Candidatures du personnel civil des états-majors, de la gendarmerie nationale et des services communs.

Il appartient aux états-majors de chaque armée, à la gendarmerie nationale et aux services communs de centraliser toutes les propositions établies par les échelons locaux placés sous leur autorité.

Pour mener à bien cette mission, le « responsable décorations » de chaque armée, de la gendarmerie nationale ou des services communs est chargé de coordonner les travaux de recensement des candidatures.

Les états-majors, la gendarmerie nationale et les services communs procèdent à un fusionnement national et à une sélection des candidatures. Les propositions dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré, font l'objet d'un classement unique.

Une fois établie, la liste préférentielle, accompagnée de l'état nominatif de propositions décrit un chapitre suivant, est adressée à la direction de la fonction militaire et du personnel civil.

1.2.1.2. Candidatures du personnel du ministère en fonction à la délégation générale pour l'armement.

Pour le personnel du ministère, il appartient à la délégation générale pour l'armement, direction des ressources humaines, de centraliser toutes les propositions établies par l'ensemble des services relevant de la délégation générale pour l'armement.

La direction des ressources humaines procède à un fusionnement national et à une sélection des candidatures. Les propositions dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré font l'objet d'un classement unique.

Une fois établie, la liste préférentielle, accompagnée de l'état nominatif de propositions, est adressée à la direction de la fonction militaire et du personnel civil avec copie à la sous-direction des bureaux des cabinets, bureau des décorations.

1.2.1.3. Candidatures de l'ensemble du personnel civil du ministère.

Pour l'ensemble du personnel civil du ministère, il appartient à la direction de la fonction militaire et du personnel civil de procéder, pour chaque ordre national, à un fusionnement et une sélection ultimes, conformément aux principes généraux énoncés en remarques préliminaires.

La sélection ainsi effectuée sera, en dernier lieu, soumise à l'agrément du secrétaire général pour l'administration.

1.2.1.4. Candidatures du personnel des industries d'armement.

Pour le personnel des industries d'armement, il appartient à la délégation générale pour l'armement, direction des ressources humaines, de centraliser toutes les propositions établies par les industries d'armement.

La direction des ressources humaines procède à un fusionnement national et à une sélection des candidatures. Les propositions dans chaque ordre national et par grade dans l'ordre considéré font l'objet d'un classement unique.

Une fois établie, la liste préférentielle, accompagnée de l'état nominatif de propositions, est adressée directement à la sous-direction des bureaux des cabinets, bureau des décorations.

1.2.2. Rédaction des formulaires de propositions.

1.2.2.1. L'état nominatif de propositions.

L'état nominatif de propositions doit être conforme à l'imprimé 307*/45. Il doit être renseigné avec le plus grand soin.

La rédaction de l'exposé des motifs justifiant la proposition est concise mais précise. Elle décrit non seulement la carrière du postulant depuis ses débuts (différents postes occupés, leurs spécificités, les attributions et responsabilités qu'ils comportent) mais aussi ses qualités intrinsèques, ses éventuelles activités syndicales, associatives, ses mandats électifs…

La durée des services militaires et civils doit être précisément calculée et la durée des services civils « défense » expressément indiquée.

Unique élément d'appréciation par les échelons supérieurs à l'autorité d'emploi, ces précisions ont donc une importance déterminante quant au sort réservé à chaque candidature.

1.2.2.2. Le mémoire de proposition.

Le mémoire de proposition (imprimé n^o 307*/6 pour la LH et n^o 307*/7 pour l'ONM) doit être rédigé de façon précise et détaillée.

Toutes les rubriques sont dûment complétées. Une attention particulière est portée à la rédaction de l'exposé des services qui motivent la proposition. La carrière de l'intéressé est développée chronologiquement. Les services civils « défense » sont clairement indiqués.

L'accent est porté sur les responsabilités tenues dans les différents postes, l'évolution de la carrière de l'intéressé, ses qualités intrinsèques.

Les activités extra professionnelles (fonctions culturelles, associatives, électives…) constituent une plus-value. Cet aspect doit donc être également développé.

La proposition de promotion dans un ordre doit faire appel à des mérites nouveaux. Dès lors, la valeur des activités réalisées depuis la dernière promotion ou nomination doit être démontrée de manière exhaustive.

Dans un souci de clarté et de compréhension, la désignation des établissements employeurs figurent au moins une fois en toutes lettres.

Le mémoire de proposition dactylographié est établi en deux exemplaires, dont un dûment daté et signé par l'employeur.

1.3. Transmission des propositions.

Le délégué général pour l'armement et le secrétaire général pour l'administration transmettent leurs propositions respectives (liste de classement préférentiel et état nominatif de propositions) à la sous-direction des bureaux des cabinets, bureau des décorations, chargée de l'étude technique des candidatures permettant au ministre d'effectuer son choix.

Ces propositions sont adressées, au plus tard :

• le 15 septembre pour la Légion d'honneur ;

• le 15 décembre pour l'ordre national du Mérite.

Ces dates doivent impérativement être respectées ; la réception des propositions par la sous-direction des bureaux des cabinets marque le début d'une procédure comportant plusieurs phases successives (étude technique des propositions, demande des mémoires, sélection des candidats, transmission des propositions à la grande chancellerie de la Légion d'honneur). Elles se déroulent selon un calendrier précis dont il est impossible de s'affranchir.

Seuls les mémoires de proposition des candidats susceptibles d'être retenus sont adressés, sur demande expresse, à la sous-direction des bureaux des cabinets, bureau des décorations.

2. Témoignages de satisfaction et lettres de félicitations.

2.1. Règles d'attribution.

Les témoignages de satisfaction (TS) et lettres de félicitations (LF) permettent de rendre hommage aux personnes qui font preuve d'initiative, de créativité et dont la conscience professionnelle les conduit à aller au-delà des tâches normalement dévolues au titulaire de leur poste.

C'est le degré d'exemplarité des services rendus par la personne qui détermine le niveau de l'autorité signataire et le choix entre témoignage de satisfaction « récompense d'un rang plus élevé dans la hiérarchie des distinctions » et lettre de félicitations.

2.1.1. Témoignage de satisfaction.

Le témoignage de satisfaction peut être attribué au personnel civil en activité qui accomplit des actes ou travaux exceptionnels.

Les autorités habilitées à le décerner sont mentionnées en annexe de la présente circulaire.

Dans le cas d'actes ou travaux sortant du cadre habituel des attributions normalement dévolues à leur auteur ou ayant eu un retentissement significatif, les autorités précitées peuvent demander l'attribution d'un témoignage de satisfaction du ministre de la défense.

2.1.2. Lettre de félicitations.

Une lettre de félicitations peut être adressée par les autorités mentionnées en annexe de la présente circulaire à un agent en activité, en cas d'efficacité particulièrement exemplaire dans l'accomplissement de ses fonctions mais ne justifiant pas toutefois l'attribution d'un témoignage de satisfaction.

Dans les cas exceptionnels, une lettre de félicitations du ministre de la défense peut être proposée par les autorités précitées.

2.1.3. Témoignages de satisfaction et lettre de félicitations à titre collectif.

Des témoignages de satisfaction et lettres de félicitations peuvent être décernés collectivement à une formation (atelier, section, bureau…) par le ministre ou par les autorités de 3e et 4e niveau indiquées en annexe.

2.1.4. Délégations.

À l'exclusion du ministre de la défense, les autorités mentionnées en annexe ne peuvent déléguer ni leur signature, ni leurs pouvoirs en la matière.

Seules les personnes qui exercent provisoirement ou par suppléance les fonctions des autorités habilitées sont investies des mêmes pouvoirs concernant la délivrance des récompenses.

2.2. Procédure d'établissement des propositions.

Établies par l'autorité d'emploi, les propositions de récompenses sont adressées à l'autorité signataire, accompagnées des avis hiérarchiques.

La proposition pour un témoignage de satisfaction ou une lettre de félicitations du ministre de la défense doit être établie sur une notice individuelle (imprimé 307*/33 bis) rappelant les renseignements d'état civil et la situation administrative du candidat.

Cette notice doit être accompagnée d'un rapport détaillé sur les circonstances et la nature des services rendus ou des travaux effectués et comporter, selon le cas, soit un projet de témoignage de satisfaction, soit un projet de lettre de félicitations.

Si l'autorité destinataire est le ministre, la demande est transmise à toute époque de l'année à la sous-direction des bureaux des cabinets, bureau des décorations.

2.3. Présentation des témoignages de satisfaction et des lettres de félicitations.

Les témoignages de satisfaction et les lettres de félicitations du ministre sont établis sur les imprimé 307*/36 bis et imprimé 307*/37 bis.

Pour les autres niveaux d'attribution de récompenses, des imprimés d'un modèle similaire peuvent être utilisés.

Dans tous les cas, doivent apparaître avant le libellé relatant les faits, les grade, nom, prénoms et organisme d'appartenance du personnel concerné.

2.4. Publication et inscription au dossier individuel.

Les noms des personnes faisant l'objet d'un témoignage de satisfaction ou d'une lettre de félicitations du ministre sont publiés au Bulletin officiel des armées.

Quelle que soit l'autorité qui a délivré la récompense, une copie du témoignage de satisfaction ou de la lettre de félicitations est adressée au service gestionnaire de l'agent pour inscription sur l'état des services et insertion au dossier individuel du personnel concerné.

Les récompenses collectives peuvent donner lieu à des transcriptions au dossier individuel du personnel des formations distinguées.