1. Principes.

1.1.

 La surveillance administrative et technique a pour objet de s'assurer que les besoins des formations administratives sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires. Elle consiste à vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion de ces formations. Elle est de la responsabilité des autorités de commandement et des directeurs de service.

1.2.

 La présente instruction définit les modalités de l'exercice de la surveillance administrative et technique au sein du service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM). La surveillance administrative et technique recouvre toutes les activités du SHOM. Elle comporte le contrôle de la régularité et le contrôle de l'opportunité.

1.3.

 La surveillance administrative et technique est déclinée selon un principe hiérarchique, chaque niveau d'autorité s'assurant que ses subordonnés accomplissent tous les actes propres à l'exercice du contrôle. Le directeur du SHOM contrôle, avec le concours des bureaux de la direction du SHOM, l'action des commandants de formation administrative qui relèvent directement de lui : directeur de l'établissement principal du service hydrographique et océanographique de la marine (EPSHOM) et directeurs des missions [mission hydrographique de l'Atlantique (MHA), mission océanographique de l'Atlantique (MOA), mission océanographique du Pacifique (MOP)].

Les commandants des formations administratives d'exécution (EPSHOM, MHA, MOA et MOP) contrôlent l'action des entités qui leur sont directement subordonnées et rendent compte au directeur du SHOM des contrôles réalisés.

1.4.

 La distinction entre le contrôle de régularité et le contrôle d'opportunité se traduit par la mise en oeuvre de deux modes d'action différents :

• le contrôle de régularité porte sur la conformité des organisations, des équipements, des procédures et des actes aux lois et règlements en vigueur ; il repose sur un ensemble d'investigations conduites soit par les moyens du service, soit par d'autres organismes dans leur domaine de compétence, sur demande de la formation concernée ;

• le contrôle de l'opportunité porte sur la pertinence des décisions prises et des moyens utilisés ; il est réalisé par l'intermédiaire de la démarche de management par la qualité et du contrôle de gestion, qui permettent d'évaluer l'efficacité et l'efficience du service.

2. Le contrôle de régularité.

2.1. Domaines des contrôles de régularité.

Le contrôle de régularité porte sur l'ensemble des actes d'administration et des activités techniques. La nature des investigations à conduire résulte soit de prescriptions législatives et réglementaires à caractère général, soit d'instructions prises au sein du service.

Les contrôles réalisés au titre de la surveillance administrative et technique portent sur les domaines suivants :

• administration et logistique du matériel : contrôle du suivi comptable, et de la réalisation des inventaires du matériel en approvisionnement et du matériel en service, selon les modalités définies par la réglementation en vigueur ; contrôle du respect des seuils définis par la réglementation pour les procédures et les délégations ;

• réglementation des marchés : contrôle du respect des seuils définis par la réglementation pour les procédures et les délégations ; contrôle du respect des règles relatives à la liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures ;

• gestion des fonds de la régie d'avances de l'EPSHOM : contrôle des fonds détenus et de la régularité des opérations effectuées ;

• régularité des opérations financées sur crédits publics et des dépenses réalisées sur les fonds de prévoyance alloués aux missions ;

• santé et sécurité au travail : application de la réglementation relative à l'hygiène, à la sécurité, aux conditions de travail et à la prévention des accidents [pour le SHOM, instruction 138 /DEF/SHOM/DA du 08 juillet 2003 (BOC, p. 5677)] ;

• protection de l'environnement : réalisation et tenue à jour de tous les dossiers de déclaration et d'autorisation des installations classées pour la protection de l'environnement (ICPE) ; exécution des opérations qui incombent aux exploitants ;

• plongée : respect de la réglementation applicable à l'exercice de la plongée sous-marine et au contrôle des matériels de plongée ;

• systèmes d'information : prise par l'officier de sécurité des systèmes d'information (OSSI) ou les assistants pour la sécurité des systèmes d'information (ASSI) de toutes les dispositions qui leur incombent, notamment sur le plan de la protection du secret, de celle des informations et de leur sauvegarde, ainsi que de la confidentialité des données nominatives [commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)] ;

• sûreté et protection du secret.

2.2. Modalités d'exercice des contrôles de régularité.

Le directeur du SHOM s'assure, selon les modalités précisées en annexe I :

• que le directeur de l'EPSHOM s'est effectivement acquitté des contrôles auxquels il est tenu ;

• que les directeurs de mission (MHA, MOA et MOP) ont effectivement mis en oeuvre les dispositions de contrôle nécessaires au sein de leurs formations.

Le directeur de l'EPSHOM s'assure, selon les modalités qu'il définit par une instruction prise sous son timbre, que les chefs de centre, de service et le directeur des écoles qui lui sont subordonnés, ont mis en oeuvre les dispositions de contrôle au sein de leurs organismes.

Pour assurer cette fonction de contrôle de la régularité, le SHOM peut demander le concours de tout organisme compétent dans les domaines spécialisés concernés. Pour ce faire, des demandes de concours sont adressées ponctuellement aux directions de soutien compétentes, soit par le directeur du SHOM aux directeurs ou chefs de services centraux pour l'ensemble du SHOM, soit, pour le niveau local, par les commandants de formations administratives d'exécution (EPSHOM et missions) aux autorités locales compétentes.

3. Le contrôle d'opportunité.

3.1. Domaines des contrôles d'opportunité.

Le contrôle de l'opportunité s'exerce sur la totalité des activités des différentes composantes du service et porte plus particulièrement sur les domaines suivants :

• organisation du service et de ses composantes ;

• emploi des crédits de fonctionnement : opportunité des dépenses ;

• emploi des crédits d'investissement : opportunité des projets ;

• opportunité des dépenses réalisées par les missions sur les dotations accordées au titre des fonds de prévoyance ;

• délais de mandatement et versement d'intérêts moratoires ;

• opportunité et adaptation au besoin des procédures d'achats publics utilisées.

3.2. Modalités d'exercice des contrôles d'opportunité.

Les contrôles de l'opportunité sont réalisés :

• par l'analyse des indicateurs des tableaux de bord tenus à chaque échelon hiérarchique ;

• à l'occasion des réunions consacrées à l'étude de l'emploi des crédits d'études et d'acquisition d'équipements (ECEAE), au cours desquels les projets en cours ou prévus sont présentés et analysés ;

• à l'occasion des inspections et par l'analyse des rapports et comptes rendus prévus par la réglementation en vigueur ;

• lors des conseils de gestion et des réunions de concertation orientation avec l'état-major de la marine ;

• à l'occasion des revues de direction programmées dans le cadre du système de management de la qualité.