1. Objet.

L'article 14 du statut général des militaires impose la tenue d'un dossier individuel du militaire.

La présente instruction a pour objet de :

• définir la composition du dossier individuel du militaire appartenant indifféremment aux corps militaires de l'armement ainsi qu'au personnel servant en vertu d'un contrat ;

• fixer les règles de tenue de ce dossier.

2. Composition du dossier individuel.

Le dossier individuel est composé de l'ensemble des pièces nécessaires :

• à l'enregistrement de la carrière (acte ou contrat d'engagement en original, nomination, avancement de grade ou d'échelon, affectation, positions successives, diplômes, formation…) ;

• à la détermination des droits à rémunération ;

• à la détermination des droits à pension.

Le dossier individuel est constitué des parties suivantes :

1re partie : recrutement, état civil et documents divers.

2e partie : nomination, avancement.

3e partie : affectations.

4e partie : décorations, récompenses.

5e partie : notation, discipline.

6e partie : pension.

Le livret médical (disposé, le cas échéant, en fin de dossier) est détenu par le service médical dont relève le lieu d'affectation du militaire et mis à jour sous la responsabilité du médecin des armées, chef du service médical d'unité.

Chaque partie de dossier comporte un bordereau récapitulatif permettant à l'agent responsable de la tenue du dossier d'y enregistrer les pièces dans l'ordre chronologique de leur établissement.

Suivant l'épaisseur de chaque dossier, ce dernier peut être divisé en volumes numérotés 1/n à n/n. Des sous-chemises peuvent aussi regrouper les documents par nature au sein de chaque partie de dossier.

2.1. Contenu de la 1re partie « recrutement, état civil et documents divers ».

Pièces se rapportant à l'état civil et à l'état des personnes.

Acte ou contrat d'engagement en original (officier de carrière ou sous contrat, volontaire).

Pièces relatives aux changements de positions statutaires ou de situation administrative.

Pièces médicales diverses non confidentielles [certificats médico-administratifs d'aptitude notamment suivant l'instruction de référence d)].

Pièces relatives à la situation de l'intéressé avant son entrée dans le corps et celles qui concernent son admission dans ce corps (dossier de scolarité de formation initiale, dossier « concours »,…).

État signalétique et des services établi au vu de l'ensemble des pièces ci-avant (suivant ANNEXE I).

2.2. Contenu de la 2e partie « nomination, avancement ».

Pièces relatives à la nomination dans le corps (extrait du décret portant nomination).

Pièces relatives aux avancements (extraits des décrets portant promotion, extraits des décisions portant changement d'échelon).

2.3. Contenu de la 3e partie « affectations ».

Ordres de mutation et les décisions d'affectation.

Décisions d'envoi en stage ou cours.

2.4. Contenu de la 4e partie « décorations, récompenses ».

Extraits de décrets portant nomination ou avancement dans les ordres nationaux annotés par la mention des dates de réception ; dans ces ordres, extraits des arrêtés portant attribution de décorations.

Procès-verbaux de remise des insignes.

Copies des diplômes des médailles décernées.

Copies des témoignages de satisfaction, lettres de félicitations.

2.5. Contenu de la 5e partie « notation, discipline ».

Carnet de notes, constitué par la collection des fiches individuelles d'entretien annuel (conservées dans une pochette).

Décisions de sanction disciplinaire ou professionnelle.

Collection des photographies d'identité.

Habilitations.

2.6. Contenu de la 6e partie « pension ».

La partie « pension » est ouverte dès la nomination au premier grade d'officier et tenue à jour au vu de l'ensemble des pièces suivantes [suivant l'article D. 21.1 du texte de référence b)] :

• extrait d'acte de naissance de l'intéressé(e) ;

• le cas échéant, extrait d'acte de mariage, extrait de l'acte de naissance d'enfant(s) ; de façon générale, dernier acte à jour lié à l'état des personnes (spécialement, certificat de nationalité française pour les personnes nées à l'étranger) ;

• arrêtés de changement de position statutaire ou de situation administrative ;

• le cas échéant :

  • état des services civils ;

  • dossier de validation de services d'agent non titulaire ;

  • certificats de versement des retenues et contributions pour pension (détachement) ;

  • relevés individuels des services aériens et sous-marins commandés homologués ;

  • dossier de rachat d'années d'études ;

  • justificatifs des ordres de missions hors d'Europe et embarquements ;

  • documents ayant trait à l'ouverture et à la cessation des droits à une nouvelle bonification indiciaire ;

• état général des services (EGS) établi suivant le modèle en annexe II.

L'EGS fait l'objet de vérifications périodiques contradictoires aux jalons suivants :

• lorsque l'officier atteint quinze ans de services militaires ;

• un an avant que l'officier atteigne vingt ans de services militaires ;

• deux ans avant la date de limite d'âge du grade détenu par l'officier.

Cette vérification est réalisée sur l'initiative du service chargé de l'administration du dossier central sur la base des pièces qu'il détient. L'état général des services est soumis à l'approbation du militaire.

3. Règles de tenue du dossier individuel.

Afin de garantir les droits des intéressés quelles que soient les circonstances, le dossier individuel est tenu en deux exemplaires : l'un dénommé dossier central (pièces originales), l'autre dossier local (copies).

Le dossier central et le dossier local sont ouverts par le service chargé de l'administration.

Les parties du dossier central et du dossier local sont composées conformément au point 2.

Le dossier local est dépourvu de la 6e partie.

En outre, un dossier de solde est tenu en parallèle du dossier individuel. Composé de tout ou partie des pièces du point 2 et augmenté des pièces nomenclaturées justificatives des dépenses de l'État, il comporte les bulletins de solde dans l'ordre chronologique de leur édition. Le dossier de solde est exclusivement tenu par le service chargé de la solde qui procède à son archivage selon les termes de la note de référence c).

Le dossier individuel local est envoyé à l'organisme de première affectation du militaire.

Les parties 1, 2, 3, 4 et 6 du dossier central sont tenues par le service chargé de l'administration.

La partie 5 du dossier central est tenue par le service chargé de la notation du personnel militaire de l'armement.

Le dossier local est tenu par les organismes d'affectation successifs.

Lors de chaque mutation, le dossier local doit être accompagné du livret médical de l'intéressé. À cet effet, il appartient à l'organisme cédant transférant le dossier local de réclamer le livret médical au médecin des armées, chef du service médical qui en assurait la tenue.

Dès réception du dossier local et du livret médical par le nouvel organisme d'affectation, il incombe à ce dernier de transmettre le livret médical au médecin des armées, chef du service médical du lieu d'affectation de l'intéressé.

Le dossier local des militaires radiés des cadres ou rayés des contrôles est adressé au service chargé de l'administration (avec information du service chargé des réserves) qui en assure l'archivage final, à l'issue d'un délai de cinq ans, après regroupement avec le dossier central, selon les termes de l'instruction de référence c).

Le dossier local des militaires placés dans l'une des positions ou situations suivantes :

• détachement ou hors cadres ;

• situation prévue à l'article 46, 2^o du statut général des militaires ;

• l'une des situations prévues à l'article 54, 5^o à 9^o, du statut général des militaires, fait l'objet d'un transfert par l'organisme d'affectation cédant au service chargé de la gestion des ressources humaines externes. Il en est de même pour leur livret médical. Une copie du certificat de visite préalable à la cessation temporaire d'activité [cf. instruction de référence e)] est adressée au service chargé de l'administration.

Lors du retour à la position d'activité, le dossier local est transféré à l'organisme d'affectation au vu de l'ordre de mutation ; il est accompagné du livret médical.

Le dossier central d'un officier général est transféré au bureau des officiers généraux (BOG) par le service chargé de l'administration qui conserve la partie « pension ». Le livret médical doit être adressé par l'organisme d'affectation au service chargé de la gestion des ressources humaines externes dans les cas des officiers généraux de la deuxième section, d'une part, et dans les cas des officiers généraux de la première section en détachement, d'autre part.

4. Dispositions finales.

Les services de la DGA qui ouvrent des dossiers relatifs au personnel à des fins autres que celles décrites par la présente instruction sont responsables de leur destruction, sauf à verser au dossier individuel central les originaux qui revêtiraient un intérêt particulier.

5. Texte abrogé.

L' instruction 384610 /DMA/DPAG/SPM/2 du 04 juillet 1975 relative à la composition et à la tenue des dossiers du personnel des ingénieurs de l'armement et des ingénieurs des études et techniques d'armement est abrogée.