CIRCULAIRE N° 916/MA/DSF/CG/1 relative aux contrôles et vérifications comptables effectués par des fonctionnaires du département des finances.
Du 26 janvier 1966NOR
Dans les services relevant de l'autorité du ministre des armées, des fonctionnaires du département des finances peuvent en vertu de textes réglementaires exercer le contrôle de la comptabilité administrative des ordonnateurs secondaires et de la gestion des régisseurs d'avances, des régisseurs de recettes, des sous-régisseurs d'avances et des sous-régisseurs de recettes.
Ce sont :
1. Les inspecteurs généraux et inspecteurs des finances désignés par le ministre des finances et des affaires économiques pour exercer le contrôle de la comptabilité des ordonnateurs secondaires relevant du ministre des armées (art. 2 du décret 48-1954 du 24 décembre 1948 (BO/G, p. 31) et art. 146 du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 (BOC/SC, 1965, p. 613).
2. Les membres de l'inspection générale des finances, les trésoriers-payeurs généraux ou leurs délégués appelés à procéder au contrôle sur place de la comptabilité des régisseurs d'avances, des régisseurs de recettes, des sous-régisseurs d'avances et des sous-régisseurs de recettes (art. 148 et 149 du décret 62-1587 du 29 décembre 1962 précité et 14 du décret no 64-486 du 28 mai 1964 (BO/G, p. 2424 ; BO/M, p. 2127 ; BO/A, p. 844) abrogé par le décret 92-681 du 20 juillet 1992 BOC, p. 3357.
La présente circulaire a pour but de rappeler aux ordonnateurs, régisseurs et sous-régisseurs les modalités, objets et limites des contrôles, ainsi que l'attitude à adopter à l'occasion des missions de contrôle qui peuvent être faites par les membres de l'inspection générale des finances ou par les inspecteurs du Trésor délégués des comptables assignataires.
1. Contrôle de la comptabilité administrative des ordonnateurs.
1.1. Modalités du contrôle
(art. 2 du décret du 24/12/1948 précité, et circulaire interministérielle no 91/SEA du 02/01/1953 BO/G, p. 349 ; BO/M, p. 247 ; BO/A, p. 175).Les membres de l'inspection générale des finances habilités à exercer le contrôle de la comptabilité administrative des ordonnateurs secondaires doivent être porteurs de documents d'accréditation, savoir :
1. Un ordre de mission individuel délivré par le ministre des finances ;
2. Un ordre de service délivré par le ministre des armées, sur lequel est apposée la photographie du titulaire.
Les ordres de mission et de service ci-dessus sont valables pour une durée de dix-huit mois.
Conformément à l'usage les inspecteurs des finances doivent se présenter avant toute vérification aux supérieurs hiérarchiques locaux des ordonnateurs secondaires : généraux commandant les régions, pour l'armée de terre et l'armée de l'air, préfets maritimes et commandants de la marine, pour la marine, et leur indiquer l'objet de leur mission.
1.2. Objet et limites des investigations des membres de l'inspection générale des finances
(art. 3 et 5 du décret du 24/12/1948 ; circulaire interministérielle no 91/SEA du 02/01/1953).Le contrôle des comptabilités administratives des ordonnateurs secondaires par les représentants du ministre des finances exclut toute demande de justification relative à l'opportunité des actes administratifs et doit se borner à la vérification de la régularité comptable des documents présentés ainsi que de la réalité matérielle des faits retracés dans ces pièces.
Les inspecteurs des finances peuvent examiner la comptabilité administrative des engagements de dépense, la liquidation et le mandatement des dépenses au point de vue de l'exactitude de l'imputation, de la disponibilité des crédits délégués, de l'application des dispositions d'ordre financier des lois et règlements, de l'exécution du budget en conformité du vote du Parlement.
La comptabilité administrative des ordonnateurs secondaires susceptible d'être communiquée aux inspecteurs des finances comprend l'enregistrement dans l'ordre chronologique par gestion et par compte budgétaire :
1. Des délégations d'autorisations d'engagement de dépenses ;
2. Des engagements de dépenses ;
3. Des délégations de crédits de paiement ;
4. Des mandatements,
ainsi que des annulations, réductions ou rectifications portant sur les sommes enregistrées.
Toutes facilités doivent être mises à la disposition des inspecteurs des finances pour qu'ils puissent consulter les documents comptables et constater sur place la matérialité des faits qu'ils retracent (1).
1.3. Pièces justificatives exigibles à l'appui des-documents communiqués aux membres de l'inspection générale des finances
(art. 4 du décret du 24/12/1948).Les pièces justificatives exigibles à l'appui des inscriptions portées dans la comptabilité administrative consistent dans les documents ci-après ou dans une copie de ces documents :
1. Pour les autorisations d'engagement et les délégations de crédits de paiement les délégations d'autorisation d'engagement ou les extraits d'ordonnances de délégation qui les ont accordées ;
2. Pour les mandatements, les copies de mandats appuyées des copies des pièces justificatives de dépenses réglementaires ;
3. Pour les engagements de dépenses de personnel, les tableaux d'effectifs accompagnés des décisions d'où découlent les droits des intéressés ou de copies de celles de ces décisions qui n'auraient pas été publiées ;
4. Pour les dépenses de matériel résultant de marchés ou conventions quelconques, ces marchés ou conventions.
Pour les autres engagements de dépenses de matériel, la justification de l'engagement se confond avec celle du mandatement.
1.4. Contrôle de la comptabilité administrative tenue dans les ports
(art. 6 du décret du 24/12/1948).Dans les ports militaires où les directeurs locaux du commissariat de la marine sont ordonnateurs secondaires pour l'ensemble des dépenses du port, sans en connaître ni l'engagement ni la liquidation, les représentants du ministère des finances sont habilités à effectuer leurs investigations à la fois sur la comptabilité des engagements de dépenses tenue par les chefs de service et sur la comptabilité des mandatements tenue par l'ordonnateur secondaire.
1.5. Etablissement et communication des rapports des membres de l'inspection générale des finances
(circulaire interministérielle no 91/SEA du 02/01/1953).Les rapports doivent être établis contradictoirement, c'est-à-dire que toutes les observations relevées par les inspecteurs des finances doivent être communiquées aux personnes dont la comptabilité a fait l'objet de leurs vérifications ; celles-ci doivent, en réponse, formuler leurs propres observations qui doivent être transmises dans les meilleurs délais par l'intermédiaire des autorités hiérarchiques au ministre des armées, sous le timbre du cabinet du ministre.
Ces rapports doivent être accompagnés de comptes rendus établis en triple exemplaire, divisés, s'il y a lieu, en fascicules distincts par direction ou service intéressé.
2. Vérification de la comptabilité des régisseurs d'avances des régisseurs de recettes, des sous-régisseurs d'avances et des sous-régisseurs de recettes
(art. 14 du décret no 64-486 du 28/05/1964).2.1. Modalités des contrôles.
Les régisseurs d'avances et les régisseurs de recettes sont soumis aux contrôles de l'inspection générale des finances comme comptables de derniers publics.
En outre, les comptables assignataires peuvent, à tout moment, procéder au contrôle sur place de la gestion des régisseurs auxquels ils ont consenti des avances ainsi que de celle des régisseurs de recettes en résidence dans leur département. Ils peuvent se faire suppléer dans leur mission par un agent des services extérieurs du Trésor ayant au moins le grade d'inspecteur.
La vérification effectuée par les comptables et agents du Trésor ne peut s'exercer que sur les opérations de la régie proprement dite et non sur l'emploi des fonds de nature différente que les comptables militaires peuvent être appelés à manier à un autre titre (fonds de détachements militaires, dépôts de particuliers dans les hôpitaux, etc…).
Sous cette réserve, les comptables et agents du Trésor sont habilités à contrôler la perception, l'emploi et la justification des avances ainsi que la régularité des pièces justificatives produites et des paiements effectués.
Un contrôle peut également être exercé sur la régularité des recettes encaissées par les régisseurs de recettes ainsi que sur leur versement au Trésor et sur la régularisation mensuelle desdites recettes.
Les agents comptables des services dotés de budgets annexes sont habilités à procéder au contrôle de la gestion des régisseurs chargés pour leur compte du paiement des dépenses ou de l'encaissement des recettes imputables au budget dont ils assurent la gestion.
Les vérifications auxquelles sont soumises la comptabilité et la caisse des régisseurs d'avances et des régisseurs de recettes peuvent s'étendre éventuellement à la comptabilité et à la caisse des sous-régisseurs qui leur sont attachés.
2.2. Comptes rendus des vérifications effectuées au siège des régies par les comptables assignataires ou par les inspecteurs du Trésor délégués et des contrôles opérés éventuellement par les inspecteurs des finances.
Sauf instructions contraires de la direction centrale intéressée, les régisseurs ne sont pas tenus d'aviser sur-le-champ l'administration centrale de l'arrivée d'un inspecteur du Trésor au siège de leur régie. Il leur suffit, à ce stade de la vérification, d'en informer immédiatement le directeur de l'établissement et l'ordonnateur du service.
Le compte rendu ne doit être rédigé qu'une fois la vérification de caisse terminée et doit revêtir la forme d'une copie intégrale du procès-verbal de vérification communiqué par l'inspecteur du Trésor complété par la teneur des réponses faites par le régisseur. Cette copie doit être adressée en deux exemplaires à l'administration centrale, l'une à la direction des services financiers (service de la comptabilité générale), l'autre à la direction centrale du service intéressée ; cet envoi est effectué par l'intermédiaire du commandement régional, à moins qu'il ne s'agisse d'un établissement dépendant directement du ministre.
Cependant, si la vérification fait apparaître de graves irrégularités dans la gestion du régisseur ou si cette vérification a donné lieu à de sérieux incidents, un compte rendu doit immédiatement être envoyé par l'ordonnateur (2) à l'administration centrale, en deux exemplaires, sous les timbres indiqués à l'alinéa précédent, par l'intermédiaire du commandement régional, s'il y a lieu.
Les contrôles auxquels peuvent procéder les inspecteurs des finances au siège des régies et sous-régies sont, en général, le prolongement des contrôles qu'ils opèrent dans la comptabilité des trésoriers-payeurs généraux. Il appartient seulement au régisseur d'adresser un compte rendu de ces visites à l'ordonnateur des dépenses ou des recettes de son service (3).
3. Prescriptions communes à tous les contrôles ou vérifications opérés par des fonctionnaires du ministère des finances.
3.1. Vérification des pouvoirs des inspecteurs.
Les membres de l'inspection générale des finances ainsi que les comptables assignataires ou leurs représentants doivent se conformer aux formalités courantes concernant l'entrée dans les établissements et services des armées.
Pour des raisons évidentes de sécurité, les autorités et comptables auxquels se présentent des inspecteurs des finances ou des inspecteurs du Trésor représentant le comptable assignataire doivent demander à ces fonctionnaires, avec toute la courtoisie désirable, de faire la preuve de leur identité et de leurs pouvoirs d'investigation.
Les ordonnateurs et le cas échéant, en ce qui concerne la marine, les directeurs de service — doivent, en particulier, à l'occasion des contrôles opérés en vertu du décret du 24 décembre 1948 , s'assurer sous leur responsabilité que les inspecteurs des finances sont bien porteurs des ordres de mission et ordres de service non périmés prévus au paragraphe I, A ci-dessus.
Les régisseurs ont, par ailleurs, l'obligation d'exiger des inspecteurs du Trésor la présentation de la commission qui les habilite à procéder à la vérification de leur caisse.
3.2. Attitude à observer au cours des inspections.
Les autorités ou comptables qui reçoivent la visite d'inspecteurs des finances ou d'inspecteurs du Trésor doivent faire preuve de discernement dans les explications qu'ils sont amenés à donner à ces fonctionnaires. Il leur appartient notamment, pour toute question qui leur semble délicate, de demander à l'inspecteur de formuler sa demande par écrit et de répondre par la même voie, afin d'éviter une interprétation erronée des questions comme des réponses.
En tout état de cause, les ordonnateurs et régisseurs doivent s'abstenir de répondre à des questions qui leur paraissent dépasser le cadre des investigations autorisées.
Ils doivent veiller, d'autre part, à prendre soigneusement note de toutes les questions qui leur sont posées et de toutes les réponses qu'ils y font.
Les personnels des services locaux pouvant manquer d'information sur les buts d'ensemble de leur service, doivent s'abtenir, sous peine de voir leur responsabilité gravement engagée, de mettre en cause leurs supérieurs ou l'administration centrale à l'occasion de faits dont la véritable raison leur échappe et sur lesquels ils risquent de porter, et par suite de communiquer un jugement inexact.
Le secrétaire général pour l'administration du ministère des armées,
B. TRICOT.