INSTRUCTION N° 1645/DEF/DCCAT/AG/CT relative à l'organisation et au fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe.
Abrogé le 05 juin 2015 par : INSTRUCTION N° 11370/DEF/DCSCA/SDM/FIN portant organisation et fonctionnement des trésoreries et sous-trésoreries militaires du ministère de la défense. Du 12 novembre 1984NOR
1. Organisation et fonctionnement du service de la trésorerie.
1.1. Dispositions générales.
1.1.1. Objet de l'instruction.
1.1. Champ d'application.
La présente instruction fixe les règles d'organisation et de fonctionnement du service de la trésorerie dans les corps de troupe et toutes formations administrés comme tels, quel que soit leur lieu de stationnement.
Elle s'applique en toutes circonstances du temps de paix (1). La tenue de la comptabilité en procédure automatisée mise en œuvre par les bureaux de comptabilité, fait l'objet d'une instruction particulière (2).
1.2. Fondement juridique.
Cette instruction s'appuie sur les dispositions :
du décret du 08 janvier 1935 (BO/G, p. 107) modifié sur l'administration et la comptabilité des corps de troupe, pour les formations stationnées en métropole et aux forces françaises en Allemagne (FFA) ;
du décret du 20 décembre 1935 (BO/G, p. 4857 ) modifié portant règlement sur l'administration et la comptabilité des troupes de marine et des forces métropolitaines stationnées outre-mer.
1.1.2. Ressources en deniers du corps de troupe.
La trésorerie, ensemble des deniers (ou « fonds généraux ») dont il dispose, doit permettre au corps de troupe :
d'assurer le règlement de certains droits individuels acquis par les militaires du corps (solde, indemnités de déplacement, etc.) ;
de payer les dépenses engagées pour la satisfaction des besoins matériels de ces militaires ou des besoins collectifs du corps.
2.1. Origine des fonds.
A ce titre, le corps de troupe dispose, en complément des dotations budgétaires (3) :
de fonds en dépôt (cautionnements des fournisseurs par exemple) ;
de recettes diverses [produit de la vente des issues (4), pénalités infligées aux fournisseurs, etc.].
Ces fonds sont utilisés indistinctement par le corps pour acquitter toutes les dépenses lui incombant.
2.2. Catégories de fonds.
Les fonds du corps de troupe peuvent être classés en 2 catégories :
le numéraire et les valeurs de caisse, conservés selon la procédure décrite ci-après (5) ;
les fonds en dépôt sur un compte chèque postal ou un compte au Trésor.
1.1.3. Le service de la trésorerie.
Le service de la trésorerie assure la gestion des deniers mis à la disposition du corps de troupe.
Il s'agit d'un ensemble d'opérations visant à la fois :
la prise en compte de ces deniers (recettes) ;
leur conservation ;
leur utilisation (dépenses) ;
la tenue des écritures comptables.
3.1. Unité du service.
Il n'existe qu'un service de la trésorerie par corps de troupe : toutes les opérations de recettes et de dépenses, effectuées au profit du corps, sont enregistrées dans une comptabilité unique (comptabilité-deniers).
3.2. Règles générales de gestion.
La gestion du service de la trésorerie est confiée, pour l'ensemble du corps, à un officier ou à un sous-officier (6).
Les fonds utilisés sont rassemblés conformément à la règle de l'unité de caisse et confiés à un seul comptable.
Cependant ces fonds peuvent être fractionnés et répartis entre plusieurs caisses, à la disposition de détachements, dans le cas d'un corps divisé : les fonds de chaque détachement sont gérés par un officier ou par un sous-officier selon les règles édictées au présent article. Les résultats comptables de chaque détachement sont ensuite intégrés dans les comptes de la portion centrale du corps.
Seuls les comptables visés ci-dessus sont habilités à recevoir les fonds destinés au corps et à en donner quittance.
Les opérations de recettes et de dépenses réglementaires sont seules autorisées : elles doivent être effectuées sans compensation et enregistrées distinctement.
L'avoir-deniers du corps, et s'il y a lieu des détachements, doit pouvoir être déterminé à tout instant avec précision.
1.1.4. Principes.
L'établissement d'une comptabilité-deniers permet aux autorités responsables de l'administration d'un corps :
d'être renseignées sur la situation des fonds de cette formation ;
de rendre compte de la gestion de ces fonds en faisant ressortir, dans des documents écrits :
les droits acquis ;
la nature et l'importance des ressources perçues ;
l'emploi de ces ressources ;
les résultats obtenus.
Cette comptabilité permet également aux autorités extérieures au corps d'apprécier l'opportunité et la régularité des actes d'administration du chef de corps.
1.1.5. Bases de la comptabilité.
La comptabilité-deniers repose sur les éléments de base suivants :
les « écritures », qui ont pour objet d'enregistrer dans l'ordre chronologique toutes les opérations de recettes et de dépenses, et de permettre de connaître la situation générale des fonds ;
les « comptes », qui présentent méthodiquement ces mêmes opérations par catégories de droits et de ressources, et qui permettent, par leur balance, de faire apparaître le solde de chacun d'eux ;
les « pièces justificatives » qui appuient les écritures pour attester la réalité et la régularité des opérations.
Les imprimés figurant dans la présente instruction pour la tenue des écritures et des comptes sont exclusifs de tous autres documents créés à l'initiative des comptables.
17.1. Les écritures.
L'inscription au jour le jour de toutes les recettes et dépenses sur le registre de trésorerie (tableau no 2), constitue la règle fondamentale. Exceptionnellement, cette inscription peut être différée pour certaines dépenses limitativement énumérées (44) ; ces dépenses sont dites « non inscrites » (tableau no 1).
Avant de passer ces écritures, le trésorier vérifie, complète ou prépare les pièces justifiant les opérations qu'il effectue.
La description des principales opérations de recette et de dépense effectuées par le trésorier ainsi que des pièces qui les justifient, figure à l'annexe II de la présente instruction.
17.2. Les pièces justificatives.
La force probante des pièces justificatives repose essentiellement sur l'authenticité, la sincérité et l'exactitude de ces documents.
A cet effet, elles doivent :
être identifiées avec précision et porter notamment le numéro administratif du corps et le numéro d'inscription au registre de trésorerie (21) ;
mentionner pour chaque opération effectuée :
la décision particulière d'engagement qui l'a autorisée (45) ;
l'autorisation donnée par le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs de régler la dépense ; seules les dépenses de plein droit sont payées sans autorisation (46) ;
les émargements contradictoires du trésorier d'une part, du créancier ou du débiteur d'autre part, attestant la réalité de la recette ou de la dépense (47) ;
le cas échéant, la certification du service fait ou de la prise en charge du matériel dans la comptabilité-matières ;
porter le visa de vérification du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs (47) et l'empreinte de son timbre humide ;
ne comporter ni lacune, ni grattage, ni surcharge. Les rectifications doivent être approuvées par tous les signataires du document.
1.1.6. Le registre de trésorerie (48)
18.1. Inscription des opérations.
Les opérations de recettes et de dépenses sont inscrites au jour le jour au registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis.
Ce document, composé de deux tableaux, est formé d'un ensemble de feuillets distincts permettant :
tableau no 1 : enregistrement, dans l'ordre chronologique, par nature (solde, déplacement, menues dépenses, etc.) et par mode de réalisation (numéraire, compte chèque postal, compte au Trésor) de toutes les dépenses provisoirement non inscrites au journal des recettes et des dépenses (tableau no 2) ;
une première fois lorsqu'elles sont effectuées ;
une seconde fois par une écriture d'annulation, après report au journal ;
tableau no 2, intitulé journal des recettes et des dépenses : inscription, dans l'ordre chronologique, des recettes et des dépenses. Il présente la répartition des opérations d'après leur mode de réalisation (compte chèque postal, numéraire, compte au Trésor).
Ce tableau détermine, par l'indication d'un numéro de codification, la répartition des opérations par nature de fonds, telle qu'elle est suivie dans le registre des comptes.
Dans les corps divisés, le registre de trésorerie reçoit mensuellement l'enregistrement, sur une seule ligne (49), des totaux du dernier feuillet mensuel (49) du registre de trésorerie du détachement.
Lorsqu'un feuillet (49) du registre de trésorerie du corps est rempli, le duplicata est détaché et transmis, accompagné des pièces justificatives, au commissariat de rattachement, en vue de la vérification des comptes et, le cas échéant, de leur exploitation par le bureau de comptabilité.
Les tableaux nos 1 et 2 du registre de trésorerie sont arrêtés simultanément (totalisation avec balance) :
en fin de journée ;
à l'occasion des vérifications de caisse ;
lorsqu'un feuillet (tableau no 1 ou tableau no 2) est entièrement rempli.
La passation de service entre trésoriers nécessite un arrêté du registre de trésorerie émargé contradictoirement. Le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs appose ensuite son visa (47) (50).
18.2. Opérations « non inscrites ».
Le trésorier peut différer l'inscription au tableau no 2 de certaines dépenses ; elles sont enregistrées au tableau no 1.
Ces dépenses sont limitativement énumérées ci-après :
paiements effectués, au titre de la solde y compris les indemnités ;
paiements des frais de déplacement temporaire ;
menues dépenses financées à l'aide des ressources du budget de fonctionnement regroupées sur des bordereaux, imprimé N° 701-5 (51).
Ces dépenses peuvent être conservées en « non inscrit » pendant un délai maximum d'un mois.
Aucune recette ne doit être conservée en « non inscrit » sauf autorisation, accordée à titre exceptionnel, par le commissaire chargé de la surveillance administrative du corps.
1.1.7. Le carnet de situation de caisse (48).
La situation de la caisse, des comptes de dépôt (CCP, Trésor) ainsi que la vérification de la concordance entre les résultats de la comptabilité (avoir comptable) et l'avoir en caisse, au compte chèque postal et au compte de dépôt au Trésor (avoir réel) sont reportées sur le carnet de situation de caisse, imprimé N° 701-3 bis.
Le trésorier utilise ce carnet chaque fois qu'il juge nécessaire de garder trace d'une vérification (52), et ceci au moins une fois par semaine, ainsi qu'à l'occasion de l'arrêté de fin de mois du registre de trésorerie.
Le carnet de situation de caisse est par ailleurs utilisé par les autorités habilitées (53) à procéder à la vérification de la caisse (existence des fonds, exactitude et régularité des écritures).
A cet effet, le vérificateur :
reporte les résultats de l'arrêté du registre de trésorerie sur les lignes appropriées des colonnes « numéraire », « compte chèque postal », « compte de dépôt de fonds au Trésor » du carnet de situation de caisse ;
procède au décompte du numéraire et des valeurs de caisse ;
détermine (54) l'avoir réel du compte chèque postal et du compte au Trésor.
Le vérificateur (autre que le trésorier) appose sur le registre de trésorerie son visa et une mention de vérification certifiant :
soit la concordance des écritures et de l'avoir ;
soit l'existence d'une différence qui est portée immédiatement en recettes ou en dépenses au titre des fonds divers.
Le carnet de situation de caisse est revêtu de la signature de l'autorité qui établit la vérification (trésorier ou autorité habilitée).
1.1.8. Le registre des comptes.
Après inscription au registre de trésorerie, les opérations de recettes et de dépenses (**) sont immédiatement réparties dans des comptes particuliers dont l'ensemble constitue le registre des comptes, imprimé N° 701-4 bis.
Ce registre, composé de folios mobiles, présente, par nature de fonds, la répartition des opérations enregistrées chronologiquement au registre de trésorerie.
Il est divisé en fascicules et comptes :
fascicule no 1 : comptes de la solde, de l'alimentation, de la nourriture et de l'entretien des animaux ;
fascicule no 2 : comptes de recettes et de dépenses intéressant le budget de fonctionnement ;
fascicule no 3 : comptes des fonds divers ;
fascicule no 4 : comptes des ordinaires.
Dans les corps divisés, le registre des comptes tenu à la portion centrale reçoit mensuellement l'enregistrement, sur une seule ligne, du total de chacune des chemises-bordereaux, imprimés N° 701-7, N° 701-8 et N° 701-9 (55), accompagnant les pièces justificatives des recettes et des dépenses effectuées par les détachements.
Le dernier jour de chaque mois, les recettes et les dépenses enregistrées dans les divers comptes sont totalisées et balancées.
1.1.9.
Disponible.
1.1.10. Champ d'application.
Les corps de troupe, les détachements et formations s'administrant comme des corps peuvent, dans certaines circonstances, être appelés à effectuer tout ou partie de leurs opérations financières en monnaie étrangère.
Tel est le cas, notamment, des corps et formations appartenant à :
un corps expéditionnaire ou une force d'action rapide opérant hors de France métropolitaine (ou des DOM-TOM) ;
à des forces françaises stationnées sur le territoire d'Etats étrangers.
Les dispositions du présent titre fixent les règles d'exécution du service de la trésorerie et de la comptabilité-deniers appliquées dans tous les cas d'utilisation de monnaie étrangère.
1.1.11. Approvisionnement en monnaie étrangère.
L'approvisionnement de la caisse des corps et formations, à réaliser dans la/les monnaie(s) étrangère(s) devant être utilisée(s) dans le/les pays de destination, est assuré, lors de la mise sur pied ou de la mise en route des unités, dans les conditions fixées par instructions ministérielles particulières. Les approvisionnements ultérieurs sont assurés, suivant le cas, par les comptables du Trésor français, par les bureaux payeurs militaires ou, dans certains cas, par les services financiers de l'Etat sur le territoire duquel stationnent ou opèrent les formations.
1.2. Organisation du service de la trésorerie.
1.2.1. Principe.
L'organisation du service de la trésorerie du corps de troupe est différente selon qu'il s'agit :
d'un corps groupé ;
d'un corps fractionné ;
d'une unité formant corps.
1.2.2. Types de formations.
5.1. Corps groupé.
Dans un corps groupé, le service de la trésorerie est placé sous la direction et la surveillance du chef de corps sous l'autorité duquel :
le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs assure la direction effective ;
le trésorier (7) est chargé de l'exécution du service.
Lorsque le tableau d'effectifs du corps le prévoit, un adjoint peut être affecté auprès du trésorier : néanmoins ce dernier dispose seul de la qualité de gestionnaire de fonds.
5.2. Corps fractionné.
Dans un corps fractionné, le service de la trésorerie de la portion centrale conserve la même organisation que celle prévue au paragraphe précédent.
Dans chaque portion détachée fonctionne un élément du service de la trésorerie, sous la responsabilité du chef de détachement et dans la limite de la délégation accordée par le chef de corps.
Selon l'importance ou la situation du détachement, l'exécution du service est assurée :
soit par un officier chargé des détails (8) ;
soit par le commandant du détachement lui-même, lorsque cette fonction n'a pas été prévue au tableau d'effectifs. Le chef de détachement peut toutefois, dans ce cas, se faire aider par un officier ou un sous-officier pour l'exécution courante du service et la tenue des écritures ; mais ce concours ne dégage nullement sa responsabilité, ces personnels n'ayant pas la qualité de gestionnaires de fonds.
5.3. Unité formant corps.
Dans une unité formant corps, le service de la trésorerie est, en principe, assuré par l'officier qui la commande. Celui-ci peut se faire assister dans les conditions indiquées au paragraphe précédent. Toutefois, dans les unités importantes, la mise en place d'un officier des détails peut être prévue.
1.2.3. Attributions et responsabilités des personnels.
6.1. Le chef de corps.
Le chef de corps est responsable de l'administration du corps de troupe dont il exerce la haute autorité. A ce titre :
il exprime les besoins réglementaires définis ;
il fixe les orientations générales et prend les décisions de conduite en cours de gestion ;
il s'assure du respect de ses directives.
Il lui appartient plus particulièrement de :
s'assurer que le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs exerce une action de surveillance active et constante de la gestion incombant au trésorier et aux officiers ou sous-officiers détenteurs de fonds ;
viser ou arrêter les comptes après constatation, par le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs, de la régularité des opérations effectuées ;
désigner le trésorier du corps, les comptables deniers des détachements, ainsi que leurs suppléants (9) ;
mettre à la disposition du trésorier les moyens en personnels, locaux et matériels nécessaires à l'exécution de son service ;
autoriser l'engagement des dépenses ;
constater, au moins une fois par trimestre, l'existence effective des fonds dans la caisse du corps et mentionner le résultat de ses vérifications sur le registre de trésorerie et sur le carnet de vérification de caisse ;
signer la correspondance concernant le service de la trésorerie. Il peut toutefois déléguer sa signature au commissaire du corps de troupe ou au chef des services administratifs (10) cette délégation est personnelle, annuelle et révocable.
Lorsque le corps est fractionné, le chef de corps exerce la direction et la surveillance de tous les détachements. Cependant, si les circonstances l'exigent, il peut déléguer aux commandants de détachements une partie de ses attributions.
Les décisions du chef de corps sont toujours formulées par écrit et immédiatement transcrites sur le registre des actes administratifs.
Concernant le service de la trésorerie du corps ou des détachements, le chef de corps est responsable des conséquences qu'entraînent :
toute mesure non réglementaire qu'il aurait prescrite ou autorisée et celles résultant de la non-exécution, sur son ordre, des dispositions réglementaires ;
toute carence qu'il aurait commise concernant les mesures à prendre pour faire cesser les irrégularités dont il aurait été avisé.
Sa responsabilité est seulement disciplinaire. Elle peut être mise en jeu, sur le plan pécuniaire, pour faute personnelle détachable de l'exécution du service.
6.2. Le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs.
Sous l'autorité du chef de corps, le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs dirige effectivement le service de la trésorerie. A cet effet il doit notamment :
organiser le fonctionnement du service, ainsi que les liaisons entre le trésorier et les autres services et unités du corps ;
s'assurer que le trésorier fait valoir en temps utile tous les droits du corps et perçoit toutes les ressources correspondantes ;
autoriser toutes les dépenses en deniers (11) et en viser les pièces justificatives ;
s'assurer que les écritures comptables sont tenues quotidiennement, sans erreur ni omission ;
contresigner les chèques émis par le trésorier ainsi que les souches du compte courant postal et les dépôts de fonds du compte au Trésor ;
fixer la répartition de l'avoir entre le numéraire et le compte chèque postal ou le compte au Trésor, le cas échéant ;
déterminer l'emploi des moyens mis à la disposition du trésorier pour garantir la sécurité des fonds (local, coffre, garde-caisse, etc.) ;
effectuer inopinément, au moins une fois par mois, une vérification de la caisse du trésorier, la mention des résultats devant être enregistrée sur le carnet de situation de caisse ;
rendre compte immédiatement au chef de corps des irrégularités qu'il constate et procéder s'il y a lieu aux redressements réglementaires des écritures ;
faire procéder, en cas d'absence du trésorier, à la remise contradictoire du service au successeur ou au remplaçant provisoire. Lorsque le trésorier est muté avant l'arrivée de son successeur, le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs désigne le suppléant comme trésorier intérimaire : ce dernier prend alors en charge le service. Le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs, à la suite de la passation de service entre le suppléant et le nouveau titulaire du poste de trésorier prend, le cas échéant, les mesures nécessaires au bon fonctionnement du service. Dans tous les cas de remise contradictoire de service entre trésorier, ou entre trésoriers et suppléants, le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs arrête (ou fait arrêter en sa présence) les écritures et établit la situation du service ;
déterminer l'importance des fonds à mettre à la disposition des détachements, en fonction des décisions du chef de corps ;
conseiller les commandants de détachements et s'assurer sur place de la régularité de leurs comptes.
Le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs peut déléguer au trésorier la signature de certains documents, exception faite des pièces comptables. Cette délégation, personnelle et toujours révocable, est mentionnée au registre des actes administratifs.
Le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs est responsable des erreurs ou irrégularités commises dans l'exécution des opérations réglementaires qui lui incombent, et dont il résulte un préjudice matériel pour l'Etat, le corps de troupe ou les personnes.
Sa responsabilité peut être engagée, conjointement avec celle du trésorier, pour les erreurs ou irrégularités commises par ce dernier ;
s'il les a autorisées, tolérées ou ignorées par manque de surveillance ;
si, les ayant connues, il a omis d'en avertir le chef de corps. Il est également responsable des conséquences des ordres non conformes au règlement donnés par le chef de corps, s'il n'a pas présenté de remarques écrites concernant leur régularité.
Sa responsabilité disciplinaire est seule susceptible d'être engagée. Il ne peut être rendu responsable pécuniairement que pour faute détachable de l'exécution du service.
6.3. Le trésorier.
Les fonctions de trésorier sont incompatibles avec toute autre fonction à caractère financier.
Le trésorier est chargé, sous l'autorité et la surveillance du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs :
de la conservation et du maniement des fonds ;
de la perception des recettes, pour lesquelles il doit donner quittance ;
du paiement des dépenses engagées de plein droit et de celles autorisées par le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs ;
de la tenue des pièces, écritures et comptes concernant les opérations qu'il effectue ;
de la signature de la correspondance pour laquelle il a reçu délégation du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs ;
de la détermination et du paiement de la solde spéciale.
Indépendamment des responsabilités qu'il encourt sur le plan disciplinaire, le trésorier est responsable pécuniairement en sa qualité de gestionnaire :
des fonds qu'il a reçus et de la justification de leur emploi ;
des pertes et déficits en deniers ;
des paiements irréguliers et des avances non autorisées par le chef de corps ;
de toutes opérations et omissions comptables ayant pour effet d'altérer ou de fausser l'avoir en deniers du corps.
La responsabilité pécuniaire du trésorier est toujours présumée sans qu'il soit nécessaire de déterminer s'il a commis ou non une faute personnelle ; il ne peut s'en dégager qu'en faisant la preuve que les actes et faits qui lui sont reprochés ne sont imputables ni à sa négligence, ni à son imprévoyance ou que le fait générateur du déficit constitue pour lui un cas de force majeure (12).
Dans tous les autres cas, sa responsabilité est uniquement disciplinaire.
6.4. L'officier chargé des détails.
Dans une portion détachée, l'officier chargé des détails dispose des mêmes attributions et responsabilités que le trésorier. Il est placé sous l'autorité du trésorier pour la partie de ses attributions relevant du service de la trésorerie.
6.5. Les commandants de détachement.
Les officiers commandants de détachements ont, dans la limite des responsabilités accordées par le chef de corps pour l'administration de ces détachements, les attributions et les responsabilités du chef de corps et du chef des services administratifs. Ils ont également celles de trésorier quand les portions détachées ne comprennent pas d'officier des détails.
6.6. Les commandants d'unités formant corps.
Les commandants d'unités administratives formant corps réunissent les attributions et les responsabilités du chef de corps, du chef des services administratifs et, s'ils ne disposent pas d'officier des détails, celles du trésorier.
6.7. Les autres détenteurs de fonds du corps.
Tous les détenteurs de fonds provenant de la caisse du corps tiennent, sous la surveillance du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs, les documents fixés par les instructions concernant l'emploi des fonds qui leur sont confiés.
1.3. Fonctionnement du service de la trésorerie.
1.3.1. Principes.
Le fonctionnement du service de la trésorerie consiste essentiellement dans la réalisation des recettes et l'exécution des dépenses.
Afin d'assurer la régularité et la sécurité des opérations relatives à la gestion des fonds, un comptable deniers ne peut gérer qu'une seule caisse (13).
1.3.2. Conservation et sécurité des fonds.
8.1. Fonds en dépôt.
Chaque corps de troupe (14) doit être titulaire d'un compte courant postal (CCP). Les fonds en excédent des besoins en numéraire sont obligatoirement déposés à ce compte ou sur un compte de dépôt au Trésor. Les règles de fonctionnement de chacun de ces comptes figurent à l'annexe no I de la présente instruction.
Les chèques bancaires ou postaux (15) et les mandats ordinaires sont adressés dès que possible au centre de chèques postaux, afin de réduire au minimum les délais d'opérations de crédit au profit du corps.
La valeur du numéraire à conserver au corps doit être limitée au montant présumé des paiements à effectuer entre deux opérations de retrait de fonds (CCP ou Trésor).
8.2. Sécurité des fonds.
Les consignes pour la protection de la caisse sont établies par le trésorier et soumises par le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs à l'approbation du chef de corps (16).
La totalité des fonds en numéraire et en valeurs de caisse doit être conservée dans un coffre-fort scellé au mur et installé dans un local choisi par le chef de corps (16).
Le trésorier détient en permanence la clef du coffre ; le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs (17) en conserve le double. Le trésorier est seul à connaître la combinaison permettant l'ouverture du coffre. Toutefois, une enveloppe cachetée contenant cette combinaison est détenue par le chef de corps.
Aucune somme ou valeur étrangère aux fonds généraux du corps ne doit être déposée dans le coffre pour quelque motif que ce soit.
Ces règles sont applicables aux détachements et à tous les détenteurs de fonds du corps.
1.3.3. Ressources.
9.1. Catégories de recettes.
Lors de sa création, le corps de troupe reçoit :
un fonds d'avance de solde et d'alimentation mandaté par le commissaire de l'armée de terre dont relève le corps ; ce fonds doit être exclusivement affecté au paiement des prestations qui le concernent ;
des allocations de premières mises relevant du budget de fonctionnement (18) ;
une réserve générale de l'alimentation (19).
Parmi les recettes encaissées par le corps figurent notamment celles relatives :
à la reconstitution du fonds d'avance (20) ;
aux allocations relevant du budget de fonctionnement ;
aux allocations accordées :
lors d'événements imprévisibles, sur la réserve de fonctionnement constituée au niveau régional ou territorial par décision du général exerçant les attributions de commandant de région militaire (21) ;
par le ministre (cas de sinistres ou d'accidents dont le dédommagement excède les capacités de la réserve régionale) ;
à l'ordinaire, sur décision du général exerçant les attributions de commandant de région militaire (21) pour prélèvement sur le fonds régional ;
à l'ordinaire, sur décision du ministre, par prélèvement sur le fonds ministériel ;
au remboursement des avances faites par le corps pour le compte de l'Etat et relatives notamment aux frais de déplacement et aux dépenses remboursables sur relevés (22) ;
aux imputations.
9.2. Utilisation des ressources.
Les recettes sont réalisées principalement par virement au CCP ou au compte au Trésor du corps, ou occasionnellement en numéraire auprès du trésorier, cette dernière procédure devant conserver un caractère exceptionnel.
Les retraits de fonds effectués au CCP ou au compte au Trésor du corps, ainsi que la perception auprès du Trésor de mandats ordonnancés au profit du corps, sont enregistrés sur le carnet de perception de fonds, imprimé N° 701-11. Chacune de ces opérations entraîne obligatoirement l'établissement, par le trésorier, d'une pièce de caisse, imprimé N° 701-20.
Les recettes doivent être effectuées dans les conditions fixées par les règlements, marchés ou conventions. Elles sont immédiatement enregistrées dans la comptabilité-deniers.
1.3.4. Dépenses.
10.1. Catégories de dépenses.
Il s'agit notamment :
du paiement aux militaires des droits individuels lorsqu'il incombe au corps (solde, indemnités et primes y afférentes, indemnités pour frais de déplacement, prime pour service en campagne, etc.) ;
du règlement à des tiers de créances concernant la fourniture de denrées, matières, matériels, travaux, services, etc. ;
des avances (23) octroyées aux militaires à solde mensuelle partant en manœuvre, effectuant des séjours dans les camps ou participant à des écoles à feu, et à certains militaires à solde spéciale progressive bénéficiaires de permissions ou de congés ;
de versements au Trésor et plus particulièrement :
reliquats des fonds d'avance non résorbés en fin d'année ;
trop-perçus à divers titres ;
sommes versées dans la caisse du corps au titre d'imputations et dont le recouvrement est effectué au profit de l'Etat ;
de versements à la caisse des dépôts et consignations :
successions des militaires décédés ;
créances revenant à des fournisseurs saisis ;
sommes dues par le corps mais faisant l'objet d'un refus d'encaissement de la part des créanciers ou encore ne pouvant être remises pour des cas fortuits ou de force majeure.
Dans ces deux derniers cas, les dépôts doivent toujours être accompagnés d'un extrait des oppositions ou des significations d'accepter les paiements adressés aux créanciers.
10.2. Engagement des dépenses.
10.2.1. Types de dépenses.
Les dépenses des corps de troupe peuvent être engagées :
de plein droit (notamment en ce qui concerne la solde) ;
sur décision du chef de corps ;
après autorisation du service gestionnaire, pour les dépenses remboursables sur relevés. Ces dernières ne peuvent être effectuées que pour couvrir les besoins du corps (exception faite d'organismes extérieurs). La réglementation propre à chaque service indique les conditions dans lesquelles les corps de troupe sont autorisés à engager des dépenses de cette nature ;
sur décision de l'autorité compétente, en ce qui concerne notamment les imputations mises à la charge du corps ou de l'Etat.
10.2.2. Procédure et modes de paiement.
Le paiement n'intervient (24) que sur présentation d'un titre de créance (facture, mémoire, ordre de versement au Trésor). Ce titre doit répondre aux conditions de forme et de fonds prévues par les règlements sur la comptabilité publique.
Les corps doivent exiger la production des factures ou des mémoires dans les délais fixés par les marchés et conventions.
Les titres de créance, dont le montant doit être payé par le corps, sont dispensés des droits de timbres de dimension et de quittance.
Les dépenses sont payées obligatoirement par virement à un compte postal, bancaire ou du Trésor :
d'une part, pour toutes les dépenses supérieures au montant fixé par le ministre de l'économie, des finances et du budget (25) ;
d'autre part, quel que soit le montant de la dépense, si le créancier le demande par écrit au comptable.
Ces paiements sont effectués selon les modes suivants :
par chèque de virement postal ;
par chèque tiré sur le compte de dépôt de fonds du Trésor ;
au moyen d'un titre de paiement ;
par prélèvement automatique sur le compte chèque postal.
Lorsque le règlement par virement n'est pas obligatoire, les dépenses sont payées en numéraire à la caisse du trésorier ou par chèque d'assignation.
10.2.3. Conditions de réalisation et justification des paiements.
Aucun paiement ne peut être effectué qu'au véritable créancier justifiant de ses droits, et pour l'acquittement d'une fourniture ou d'un service fait. Avant tout paiement, le trésorier doit donc :
vérifier la régularité et l'exactitude des pièces produites ;
contrôler la désignation du titulaire de la créance et celle du compte à créditer, en se conformant aux prescriptions de la réglementation financière et comptable (26)
Le titre de créance doit être revêtu soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement certifiée par le trésorier et portant référence au chèque émis, ou accompagné de toute preuve réglementaire de paiement.
10.3. Dépenses remboursables par l'Etat sur relevés.
Ces dépenses ne peuvent être engagées que sur autorisation du ministre ou d'un représentant habilité du service gestionnaire des crédits budgétaires en cause (27). L'autorisation fixe le montant maximum de la dépense.
Le trésorier procède au paiement du créancier à réception d'une facture dûment établie (28).
Après paiement, le trésorier :
inscrit immédiatement la dépense au registre de trésorerie et au registre des comptes (29) ;
établit en double expédition et par rubrique budgétaire les relevés, imprimé N° 701-6, auxquels sont jointes les pièces justificatives.
1.3.5. Excédents, pertes et déficits.
11.1. Excédents.
Tout excédent constaté par une autorité ayant qualité pour procéder à des vérifications de caisse doit faire l'objet d'un procès-verbal. Celui-ci est établi par le commissaire du corps de troupe ou à défaut, par le commissaire chargé de la surveillance administrative.
11.2. Constatation des pertes et déficits.
En cas de perte ou de déficit de fonds, le chef de corps prévient immédiatement le commissaire chargé de la surveillance administrative.
Le commissaire du corps de troupe ou à défaut celui chargé de la surveillance administrative doit :
effectuer les vérifications de caisse et de comptabilité en vue de déterminer le montant du déficit ;
prescrire de porter provisoirement en dépense le montant du déficit dans la comptabilité du corps ;
rapporter un procès-verbal de constatation relatant ;
la date et les circonstances de son intervention ;
le montant du déficit (par nature de fonds) ;
l'origine du déficit (causes constatées ou présumées) ;
les mesures prescrites (régularisation provisoire).
Dans le cas d'une affaire résultant d'une faute personnelle détachable du service quel qu'en soit le montant ou consécutive à un vol ou à un détournement dont le montant ne relève pas des délégations consenties au commandant de région militaire (30), une expédition de ce procès-verbal est adressée sans délai et directement par les soins du commissaire rapporteur (31) :
au contrôle général des armées (contrôle central) ;
à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale) ;
à l'état-major de la région militaire ;
à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre ;
à l'organisme concerné.
Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée :
à l'état-major de la région militaire ;
à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre ;
à l'organisme concerné.
Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le chef de corps doit immédiatement :
demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;
rendre compte au général exerçant les attributions de commandant de région militaire voir (21) de tout acte de procédure judiciaire.
11.3. Régularisations comptables.
11.3.1. Excédent de fonds.
Tout excédent constaté est immédiatement et provisoirement pris en recettes :
au registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis ;
au registre des comptes, imprimé N° 701-4 bis (21) fascicule no 3 : « fonds divers ».
Le commissaire chargé de la surveillance administrative adresse au corps un titre de perception au Trésor : le trésorier verse les fonds en excédent, puis les porte en dépenses au registre de trésorerie et au registre des comptes (21).
11.3.2. Perte ou déficit de fonds.
Le montant de la perte ou du déficit constaté dans le procès-verbal rapporté par le commissaire du corps de troupe ou à défaut par celui chargé de la surveillance administrative est provisoirement porté en dépense par le trésorier du corps :
au registre de trésorerie ;
sur un compte débiteur du registre des comptes (fascicule no 3).
Dès que la décision du ministre est notifiée au corps, la régularisation comptable peut être entreprise de la façon suivante :
1er cas. Le montant total de la perte ou du déficit est imputé au trésorier ou à un tiers : le règlement global, ou les règlements partiels et successifs sont, au fur et à mesure de leur versement dans la caisse du corps, portés en recette au registre de trésorerie et au registre des comptes (29), fascicule no 3.
2e cas. Une partie seulement de la perte ou du déficit est imputée au trésorier ou à un tiers, le solde demeurant à la charge de l'Etat ou du corps :
a). Le montant de l'imputation, versé en une ou plusieurs fois dans la caisse du trésorier, est porté en recette au registre de trésorerie et au registre des comptes (fascicule no 3) comme indiqué ci-dessus (1er cas) (29).
b). La différence entre le montant de la perte ou du déficit et le montant de l'imputation est régularisée conformément aux dispositions de la décision ministérielle. A cet effet, celle-ci doit indiquer (32) si la régularisation est à effectuer :
par remboursement au corps (imputation sur les crédits au chapitre intéressé) ;
par imputation au budget de fonctionnement ou à l'ordinaire.
3e cas. Le montant de la perte ou du déficit demeure entièrement à la charge de l'Etat ou du corps : la régularisation est poursuivie selon la procédure indiquée ci-dessus [2e cas, alinéa b)].
11.4. Mise en cause des responsabilités. (33)
Après établissement du procès-verbal, le commissaire chargé de la surveillance administrative procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre pour garantir les recours ultérieurs de l'Etat.
Le dossier constitué à cet effet doit comprendre notamment :
une copie du procès-verbal ;
le rapport du chef de corps ou du commandant du détachement indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;
le compte rendu établi par le commissaire du corps de troupe ou par le chef des services administratifs ;
le compte rendu du trésorier ;
les explications écrites des officiers, des sous-officiers ou de toutes autres personnes dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale se trouverait engagée en raison de leurs fonctions, et/ou des constatations faites ;
éventuellement, le rapport des officiers de police judiciaire (gendarmerie) ;
les avis successifs du commissaire chargé de la surveillance administrative, du directeur régional du commissariat de l'armée de terre et du général exerçant les attributions de commandant de région militaire (21). Ces avis doivent porter sur les responsabilités à mettre en cause, les sanctions à envisager, les régularisations définitives à prévoir et les mesures conservatoires à prendre.
Le général exerçant les attributions de commandant de région militaire (21) adresse au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) le dossier pour décision, dans les cas déterminés ci-après.
L'autorité compétente pour prendre la décision de mise à charge est déterminée par la nature et le montant des dommages.
Les décisions relatives aux affaires dans lesquelles la responsabilité pécuniaire du trésorier est engagée automatiquement (34) sont de la compétence du ministre (DCCAT).
Les décisions se rapportant aux affaires dans lesquelles la responsabilité pécuniaire d'un militaire est engagée pour faute personnelle sont de la compétence, en fonction des montants fixés par arrêté ministériel (35) :
soit de l'officier général exerçant les attributions de commandant militaire ou de son délégataire. Dans ce cas une copie de la décision doit être adressée au ministre ;
soit au ministre (direction de l'administration générale).
Dans l'hypothèse où aucune responsabilité pécuniaire ne peut être retenue, la décision incombe au ministre (DCCAT).
Les décisions prises sont à adresser aux corps de troupe qui procède, dès réception, aux régularisations prescrites.
Toute décision d'imputation doit faire l'objet d'une notification individuelle au militaire concerné.
Lorsque la responsabilité pécuniaire du trésorier est engagée, il y a lieu de faire connaître à l'intéressé les voies de recours possibles (33) (36).
Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.
11.5. Recouvrement des sommes mises à charge.
Le recouvrement des sommes mises à charge peut être effectué par :
versement direct dans la caisse du trésorier ;
retenues sur la solde (37) ;
versement au Trésor à la suite de l'émission par le commissaire chargé de la surveillance administrative d'un titre de perception rendu exécutoire, si besoin est.
La procédure exécutoire est utilisée à défaut de versement volontaire et quand le recouvrement par voie de retenue sur la solde ne peut être poursuivi (défaut ou insuffisance des allocations saisissables).
Si la perte ou le déficit de fonds est constaté après l'admission de son auteur à pension de retraite ou de réforme, il en est fait mention dans le dossier d'enquête administrative au ministre.
Les régularisations comptables concernant la sortie provisoire des comptes du montant de la perte ou du déficit, ainsi que la prise en recette du montant de l'imputation, sont effectuées dans les conditions susvisées (38).
1.4. Dispositions particulières aux détachement.
1.4.1. Principes.
L'importance du service de la trésorerie dans les détachements dépend essentiellement du degré d'autonomie accordé aux portions détachées (39) par les généraux exerçant les attributions de commandant de région militaire (21).
Ce degré d'autonomie crée, d'un détachement à l'autre, des situations différentes portant essentiellement sur les modalités de perception des fonds et, éventuellement, de détermination des droits, ainsi que sur l'engagement et le paiement des dépenses.
Les deux situations types sont analysées dans le tableau ci-après (39).
Les détachements créés outre-mer (40) sont classés dans l'une des catégories définies ci-dessus.
Catégories. | Perception des fonds et détermination des droits. | Engagement des dépenses. | Exécution des dépenses. |
|---|---|---|---|
| Perception des fonds : — partie à la portion centrale (fraction du fonds d'avance de solde et d'alimentation) ; | Engagement dans la limite des droits fixés par la portion centrale. | Le détachement acquitte ses dépenses. |
1 | — partie directement par remboursement des sommes correspondant à ses droits (solde, alimentation, services de la vie courante, etc.). Réévaluation de l'avance consentie en cas de variation sensible des besoins. | ||
| Perception des fonds entièrement à la portion centrale. | Engagement dans la limite des droits fixés par la portion centrale [cf. instruction 1496 /DN/19/INT du 10 janvier 1972 , annexe no IV (BOC/G, p. 347) modifiée. | Les dépenses sont acquittées pour la presque totalité par la portion centrale. |
2 | Possibilité de faire valoir certains droits sur place correspondant plus particulièrement au remboursement des dépenses pour le compte de l'Etat. |
1.4.2. Avance de trésorerie.
13.1. Constitution initiale de l'avance.
Quel que soit le degré d'autonomie du détachement, l'avance de trésorerie (41) est toujours fournie initialement par la portion centrale. Elle doit permettre au détachement de payer les dépenses pour lesquelles il a reçu autorisation. Son montant est fonction de l'effectif, du degré d'autonomie et des facilités plus ou moins grandes de reconstitution. Les fonds qui la constituent ne sont pas individualisés.
13.2. Reconstitution de l'avance de trésorerie et perception des fonds.
13.2.1. Détachement de 1re catégorie.
Le détachement fait valoir la totalité de ses droits (42) sans intervention de la portion centrale. Il perçoit directement de l'ordonnateur dont il relève les fonds correspondants : sa trésorerie se trouve ainsi automatiquement reconstituée. Le détachement reste toutefois débiteur de l'avance de trésorerie reçue au départ ; elle est restituée lors de la reddition des comptes.
L'autorisation de perception directe et permanente des fonds sur mandatement des ordonnateurs locaux émane du ministre, en raison :
de la mise en place des fonds nécessaires ;
des moyens en personnel que seul le ministre peut fixer et attribuer.
Cette autorisation est acquise de plein droit lorsque la création du détachement résulte d'une décision ministérielle. Dans le cas contraire, l'autorisation est demandée au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) par le général exerçant les attributions de commandant de région militaire (21), après avis du directeur régional du commissariat.
13.2.2. Détachement de 2e catégorie.
Le détachement peut être habilité à faire valoir, sur place auprès de l'ordonnateur dont il relève en partie, certains droits correspondant plus particulièrement au remboursement des dépenses qu'il a effectuées pour le compte de l'Etat.
Les autres dépenses sont acquittées sur les fonds reçus de la portion centrale qui, normalement, n'assure que la reconstitution de l'avance de trésorerie dans la limite correspondant aux droits qu'elle fait valoir.
13.3. Perception directe des recettes occasionnelles.
Les détachements de 1re et 2e catégories peuvent effectuer localement certaines recettes occasionnelles (allocations relatives au budget de fonctionnement ou aux ordinaires, remboursement des repas pris par les cadres autorisés à vivre à l'ordinaire, etc.).
1.4.3. Engagement et paiement des dépenses.
14.1. Détachement de 1re catégorie.
Le détachement de 1re catégorie étant autorisé à faire valoir la totalité de ses droits peut, en contrepartie, engager des dépenses dans la limite même de ses droits, sans autorisation préalable.
Il est possible qu'en raison des circonstances le chef de corps estime insuffisante l'autorisation de dépenses. Dans ce cas, il peut accorder des autorisations supplémentaires d'engagement de dépenses : le détachement reçoit alors de la portion centrale les fonds nécessaires à la reconstitution de sa trésorerie.
Les dépenses du détachement sont acquittées directement par ses soins.
14.2. Détachement de 2e catégorie.
Le détachement de 2e catégorie ne peut engager de dépenses que dans la limite (43) fixée par la portion centrale pour l'exécution de chaque service. Au-delà, ou pour les dépenses dont la nature n'a pas été prévue dans l'autorisation accordée, l'engagement ne peut être effectué que sur autorisation particulière du chef de corps.
Les dépenses du détachement sont acquittées par la portion centrale pour la presque totalité de leur montant.
1.4.4. Modalités d'exécution des recettes et des dépenses.
Les règles édictées pour les corps et concernant le mode d'exécution des recettes et des dépenses s'appliquent également aux détachements.
2. La comptabilité-deniers.
2.1. Dispositions spéciales aux détachements.
2.1.1. Principes.
L'importance de la comptabilité-deniers des détachements dépend du degré d'autonomie administrative de ces derniers (56).
Généralement tenue en procédure manuelle, elle est intégrée par le corps support dans sa propre comptabilité avant traitement automatisé le cas échéant.
Les éléments pris en considération pour accorder une certaine autonomie aux détachements conduisent, au double point de vue de la comptabilité et de la vérification des comptes :
à limiter au minimum les charges comptables, par la tenue d'une comptabilité simple, susceptible de s'insérer périodiquement dans les comptes de la portion centrale, sans accroître les tâches du corps ou de la portion détachée ;
à faire effectuer par les commissaires dont relèvent les détachements, en plus de la surveillance administrative, la vérification définitive des comptes de ces derniers.
2.1.2. Les documents de la comptabilité.
Détachement de première catégorie. | Détachement de deuxième catégorie. |
|---|---|
Registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis. Carnet de situation de caisse, imprimé N° 701-3 bis. | Ces détachements ne tiennent pas de comptabilité pour une mission de très courte durée. |
Registre des comptes, imprimé N° 701-4 bis (dans ce cas il n'est pas tenu de chemises-bordereaux). Chemises-bordereaux, imprimés N° 701-7, N° 701-8, N° 701-9. Carnet de perception de fonds, imprimé N° 701-11. | Les pièces justificatives des menues dépenses qu'ils peuvent être autorisés à effectuer sont adressées à la portion centrale par bordereau-relevé, imprimé N° 701-10. Ces dépenses sont enregistrées individuellement dans la comptabilité du corps support. |
Carnet d'opérations de change, imprimé N° 701-16 (le cas échéant, détachement en pays étranger). |
|
23.1. Le registre de trésorerie.
Ce document est le même que celui tenu par les corps de troupe (57). Toutefois le détachement (58) renseigne les colonnes no 15 et no 16 (codification des opérations) s'il tient un registre des comptes.
Le registre de trésorerie reçoit l'inscription chronologique :
des recettes, qui comprennent :
les avances de trésorerie consenties, au départ, par la portion centrale ;
les recettes faites sur place ;
de toutes les dépenses effectuées par le détachement.
Il est arrêté à chaque fin de mois et les duplicata sont adressés à la portion centrale (59).
23.2. Le carnet de situation de caisse.
Le carnet de situation de caisse tenu par le détachement (58) est le même que celui utilisé par le corps (60).
23.3. Le registre des comptes.
Dans certains cas, le détachement (58) doit utiliser un registre des comptes (61) dans les mêmes conditions que le corps de troupe (62).
La comptabilité du détachement est intégrée dans celle du corps support au terme de la mission qui lui était impartie.
23.4. Les chemises-bordereaux.
Chaque détachement (63) tient mensuellement :
des chemises-bordereaux des pièces justificatives, imprimé N° 701-7, dont le nombre est fixé par le chef de corps ; chacune d'elles correspond à l'un des comptes tenus par le trésorier (64) (65) ;
une chemise-bordereau, imprimé N° 701-8, réservée au service de l'alimentation, qui groupe les pièces justificatives des recettes et des dépenses effectuées par l'(les) ordinaire(s) du détachement (65) ;
une chemise-bordereau, imprimé N° 701-9, récapitulative (mensuellement) des totaux de toutes les chemises-bordereaux est tenue en double exemplaire (par duplication) ; elle comporte la balance du total des recettes et du total des dépenses du mois, dont le résultat est reporté au registre des comptes du corps (compte particulier du détachement).
2.1.3. Arrêté des documents.
A la fin de chaque mois, l'officier des détails effectue la balance du registre de trésorerie et de la chemise-bordereau récapitulative (66).
Le commandant du détachement appose son visa de vérification sur ces documents.
2.1.4. Incorporation dans la comptabilité du corps.
Au début de chaque mois, le commandant du détachement adresse à la portion centrale, le duplicata :
du registre de trésorerie ;
des chemises-bordereaux (avec les pièces justificatives) ;
de la chemise-bordereau récapitulative.
Les originaux sont conservés par le détachement. Dès réception, le trésorier de la portion centrale incorpore sur une seule ligne :
au registre de trésorerie du corps : les totaux du registre de trésorerie du détachement ;
au registre des comptes et pour chaque compte intéressé : les totaux de chacune des chemises-bordereaux des pièces justificatives.
De plus, la balance de la chemise-bordereau récapitulative est portée au compte particulier du détachement au fascicule no 3 du registre des comptes.
Lorsque les folios du registre des comptes de la portion centrale du corps sont adressés au commissaire chargé de la surveillance administrative, ils doivent être accompagnés des chemises-bordereaux récapitulatives du détachement.
2.2. Action du commissaire chargé de la surveillance administrative.
2.2.1. Service de la trésorerie du corps de troupe.
L'action du commissaire chargé de la surveillance administrative sur le service de la trésorerie du corps s'étend aux domaines suivants :
vérification des comptes en deniers (attributions propres) ;
participation à la surveillance administrative (délégation permanente du commandement).
A ce double titre, le commissaire dispose de toute l'initiative nécessaire pour :
vérifier les recettes et les dépenses ;
procéder aux vérifications de caisse ;
prescrire les redressements et les rectifications qui s'imposent ;
s'assurer que l'emploi des fonds est conforme à la réglementation en vigueur.
Ces vérifications sont effectuées sur place, ou sur pièces.
26.1. Vérification sur place.
Au cours de ses vérifications sur place (une fois tous les six mois quand le corps ne dispose pas d'un commissaire et une fois par an pour les corps dont les fonctions administratives et financières de direction sont exercées par un commissaire), le commissaire chargé de la surveillance administrative :
effectue inopinément des vérifications de caisse (67) ;
s'assure notamment de la stricte observation des prescriptions concernant :
la conservation et l'importance des fonds en numéraire et des valeurs de caisse (68) ;
le nombre des opérations « non inscrites » (69) ;
se fait présenter, chaque fois qu'il le juge utile, les registres et les pièces qui les accompagnent.
26.2. Vérification sur pièces.
Les documents et les pièces de comptabilité sont adressés au commissaire chargé de la surveillance administrative dans les conditions suivantes.
26.2.1. Corps relevant d'un système de gestion autonome. (70)
Ces formations adressent, à la fin de chaque mois au commissariat de rattachement, les duplicata :
des feuillets du registre de trésorerie ainsi que toutes les pièces justificatives correspondantes ;
des folios du registre des comptes.
Après vérification de l'exactitude et de la régularité des inscriptions, les pièces justificatives revêtues du timbre d'annulation, sont renvoyées au corps.
26.2.2. Corps ne relevant pas d'un système de gestion autonome.
Les duplicata des feuillets du registre de trésorerie sont adressés avec les pièces justificatives au commissariat de rattachement dans les conditions et aux dates fixées par celui-ci.
26.3. Dépenses remboursables par l'Etat sur relevés.
Le commissaire chargé de la surveillance administrative vise, après vérification, les relevés et les pièces justificatives qui les accompagnent (71).
Les documents concernant des dépenses à rembourser sur des crédits dont le chapitre budgétaire n'est pas administré par le commissariat sont adressés, pour mandatement, à l'ordonnateur du service intéressé.
Les autres documents sont conservés par le commissaire pour mandatement.
Une des expéditions des relevés et les pièces justificatives appuient l'ordonnancement ; l'autre expédition est destinée à la liquidation.
2.2.2. Dispositions propres aux détachements.
Le commissaire, dans la circonscription administrative duquel stationne le détachement :
en vérifie intégralement la comptabilité ;
en assure la surveillance administrative.
Les feuilles de vérifications (comptabilité-deniers) sont adressées au commandant du détachement avec, si nécessaire, copie au chef de corps (par l'intermédiaire du commissaire chargé de la surveillance administrative de la portion centrale).
Cependant, si les irrégularités constatées par le commissaire chargé de la surveillance administrative du détachement intéressent le service de la trésorerie du corps, ou proviennent d'ordres ou d'instructions émanant du chef de corps ou du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs, les constatations faites sont transmises obligatoirement au commissaire chargé de la surveillance administrative du corps par l'intermédiaire, le cas échéant, des directeurs régionaux des commissariats où se trouvent respectivement installés le détachement et la portion centrale.
Le commissaire chargé de la surveillance administrative du corps saisi, recueille les explications complémentaires du chef de corps et poursuit dans la comptabilité du corps le redressement des erreurs ou irrégularités. Il peut par ailleurs réclamer directement au commissaire chargé de la surveillance administrative du détachement tous renseignements de nature à faciliter ou à compléter ses investigations.
En cas de perte, déficit, vol ou détournement de fonds, le commissaire chargé de la surveillance administrative du détachement applique les prescriptions de l'article 11 de la présente instruction. Il prévient immédiatement le chef de corps qu'il tient informé de son action, par l'intermédiaire du commissaire chargé de la surveillance administrative du corps. Ce dernier, le cas échéant, lui prête son concours pour poursuivre l'enquête au niveau de la portion centrale.
Le dossier constitué après l'enquête administrative est successivement transmis :
au directeur régional du commissariat dont il relève (72) par le commissaire chargé de la surveillance administrative du détachement ;
au général exerçant les attributions de commandant de région militaire ;
si nécessaire et pour avis, au général exerçant les attributions de commandant de région militaire (*) où se trouve la portion centrale ;
au ministre pour décision.
27.1. Vérification sur place.
La procédure est celle décrite à l'article 26.1 de la présente instruction.
27.2. Vérification sur pièces.
Dès réception des pièces (73), le commissaire chargé de la surveillance administrative :
relève les totaux des recettes et des dépenses portés au registre de trésorerie, afin de vérifier l'exactitude des reports faits par le détachement sur le premier feuillet concernant le mois suivant ;
contrôle la parfaite concordance des pièces justificatives avec les inscriptions figurant au registre de trésorerie et sur les chemises-bordereaux ;
s'assure :
de l'exactitude, de la régularité et de l'imputation des dépenses et en particulier, pour le budget de fonctionnement, que le montant des dépenses engagées ne dépasse pas le montant mensuel de l'autorisation permanente de dépense accordée par le chef de corps ;
de l'exactitude de la prise en compte et de la régularité des recettes.
27.3. Destination à donner aux pièces vérifiées par le commissaire chargé de la surveillance administrative.
Dépenses remboursées à l'échelon de la portion centrale : les chemises-bordereaux et les pièces justificatives correspondantes sont envoyées directement à la portion centrale. Les dépenses en cause sont remboursées à la diligence du trésorier, par le commissaire chargé de la surveillance administrative ou l'ordonnateur du service dont relève le corps.
Dépenses remboursables localement : le commissaire chargé de la surveillance administrative du détachement conserve (74)les pièces justificatives et porte sur la chemise-bordereau correspondante sa mention de vérification suivie de l'indication « remboursement poursuivi localement ». La chemise-bordereau est alors envoyée à la portion centrale.
3. Opérations en monnaies étrangères.
3.1. Fonctionnement du service de la trésorerie.
3.1.1. Engagement et exécution des dépenses.
L'engagement et l'exécution des dépenses sont effectués selon les règles fixées ci-dessus (75).
3.1.2. Justifications des dépenses.
Les justifications des dépenses effectuées sont recueillies dans les formes réglementaires (76).
Dans le cas contraire, le trésorier doit s'attacher à obtenir toute pièce justificative permettant d'établir la réalité et la sincérité de la dépense.
3.2. Comptabilité-deniers.
3.2.1. Enregistrement des opérations.
La comptabilité-deniers des corps de troupe, formations et détachements utilisant des monnaies étrangères est tenue, selon les dispositions du titre II de la présente instruction, au moyen du carnet d'opérations de change, imprimé N° 701-16.
Les corps de troupe et formations autonomes disposent également du registre des comptes, imprimé N° 701-4 bis, où sont ventilées les opérations au fur et à mesure de leur inscription au registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis (77).
Toutes les opérations de recettes et de dépenses réalisées dans une ou plusieurs monnaies autres que le franc français sont enregistrées dans la comptabilité générale pour un montant toujours exprimé en francs français (78).
Les pièces justificatives des recettes et des dépenses effectuées et libellées en monnaies étrangères doivent comporter une mention apposée à l'encre rouge, en tête du document, indiquant le montant de la recette ou de la dépense converti en francs français.
3.2.2. Le carnet d'opérations de change.
Le carnet d'opérations de change est destiné à suivre les opérations effectuées en monnaies étrangères.
Il est divisé en deux parties :
première partie : enregistrement et certification des opérations de change, quelle que soit la nature des monnaies ;
deuxième partie (79) : enregistrement des opérations de recettes et dépenses en monnaies étrangères.
Toutes les opérations sont inscrites en monnaies étrangères.
Dès l'inscription des opérations au carnet d'opérations de change, la conversion en francs français est faite sur la pièce justificative et l'inscription effectuée immédiatement au registre de trésorerie.
3.2.3. Modification du cours des monnaies étrangères.
34.1. Constatation.
Le chef de corps, le commandant de détachement ou de formation, doivent faire immédiatement constater par le commissaire du corps de troupe ou de rattachement, lors de chaque changement de cours, l'existence des monnaies étrangères détenues dans leur caisse.
Après arrêté du registre de trésorerie et du carnet d'opérations de change, le commissaire consigne sur un procès-verbal, imprimé N° 701-19, les différences constatées (80) et prescrit leur régularisation provisoire (inscription immédiate des gains en recettes et des pertes en dépenses).
Trois copies du procès-verbal reçoivent les destinations suivantes :
annexe au carnet d'opérations de change ;
pièce justificative à l'opération de régularisation provisoire inscrite au registre de trésorerie ;
annexe au registre des actes administratifs.
Dans les corps de troupe, détachements ou formations stationnés hors du lieu d'implantation du commissariat de rattachement, et ne disposant pas de commissaire de corps de troupe l'existence de monnaies étrangères est constatée par simple arrêté de caisse, effectué par l'autorité responsable ; le résultat, inscrit au carnet d'opérations de change donne lieu à régularisation au registre de trésorerie et à transcription au registre des actes administratifs (ou au document en tenant lieu). Ces constatations sont consignées, dès que possible, dans un procès-verbal, imprimé N° 701-19, rapporté par le commissaire de rattachement.
34.2. Régularisation.
Le montant des gains ou des pertes au change constaté dans les procès-verbaux rapportés par le commissaire du corps de troupe ou de rattachement est porté provisoirement en recettes ou en dépenses au registre de la trésorerie.
Si l'utilisateur de monnaies étrangères est un corps ou une formation autonome, ces opérations sont immédiatement ventilées dans un compte particulier ouvert au fascicule no 3 du registre de comptes.
S'il s'agit d'un détachement ou d'une formation temporaire dont la comptabilité-deniers doit être incorporée dans celle du corps de troupe dont il est issu, la transcription au registre de trésorerie et au registre des comptes du corps d'origine est faite lors de la régularisation de l'avance (81). Les procès-verbaux de gain ou de perte au change sont incorporés dans une chemise-bordereau (compte particulier fonds divers).
Dès le retour aux conditions normales, la balance du compte particulier ouvert au fascicule no 3 du registre des comptes au titre des gains et pertes au change, est effectuée. La régularisation définitive du solde positif ou négatif des comptes fait l'objet d'une décision particulière du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), prise sur propositions du directeur régional du commissariat.
4. Dispositions finales.
4.1. Textes abrogés.
L'instruction no 1355/T/19/INT du 21 décembre 1967 (n.i. BOC) modifiée (82) ainsi que la circulaire no 236/DEF/INT/AG/CT du 19 mai 1976 (n.i. BOC) sont abrogées à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente instruction.
4.2. Entrée en vigueur de l'instruction.
La présente instruction entrera en vigueur le 1er février 1985.
Notes
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général,
LAPOTRE.
Annexes
ANNEXE I. Fonctionnement et utilisation des comptes chèques postaux, des comptes de dépôt de fonds au trésor, utilisation des titres de paiement et du prélèvement automatique..
Contenu
Les corps de troupe et organismes s'administrant comme tels sont obligatoirement titulaires d'un compte courant postal. Ils peuvent disposer en outre d'un compte de dépôt de fonds au Trésor.
Contenu
PREMIERE PARTIE Dispositions générales.
Article premier Champ d'application.
Les présentes dispositions sont applicables aux organismes visés à l'article 2 ci-après, stationnés en France métropolitaine, et dans les départements et territoires d'outre-mer, à l'exclusion des formations des armées pour lesquelles des dispositions particulières précisent, s'il y a lieu, les modalités de fonctionnement des comptes chèques qu'elles peuvent être appelées à utiliser.
Article 2 Titulaires des comptes chèques.
I. Doivent obligatoirement être pourvus d'un compte courant postal et peuvent en outre disposer d'un compte au Trésor (1) :
a). Les corps de troupe (portion centrale et détachements de catégories 1 et 2), ainsi que les organismes administrés comme tels ;
b). Les formations (centres territoriaux d'administration et de comptabilité, centres mobilisateurs).
II. Il ne peut être ouvert qu'un seul compte courant postal et un seul compte au Trésor pour chacun des organismes énumérés au paragraphe I ci-dessus (2).
III. Terminologie.
Dans la présente instruction :
le mot « corps » désigne les organes visés au paragraphe I, a) ci-dessus ;
le mot « formation » désigne ceux visés au paragraphe I, b) ;
le mot « organisme » désigne à la fois les « corps » et les « formations ».
Article 3 Responsabilités.
3.1. Principes.
Le chef de corps, le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs, le trésorier, les commandants de détachement dans les corps de troupe, le commandant et son adjoint chargé des comptes-deniers dans les formations, conservent, à l'égard des opérations effectuées par l'intermédiaire du compte chèque postal et du compte au Trésor toutes les responsabilités prévues par la réglementation générale ou par le règlement qui leur est propre, en ce qui concerne l'avoir en numéraire.
Dans tous les cas, la signature des titres de paiement en blanc est formellement interdite.
Il appartient au responsable de verser au compte courant postal ou au compte au Trésor de l'organisme les sommes en numéraire dont il n'a pas l'emploi immédiat (3).
3.2. Conservation des formules.
Les carnets de chèques postaux, de chèques sur le Trésor, ou toutes autres formules sont conservés par le trésorier du corps, le commandant de détachement ou de formation, dans les mêmes conditions que l'encaisse en numéraire.
Ces derniers vérifient, aussi souvent que possible, l'intégralité des carnets neufs et la présence des formules non utilisées dans les carnets en cours d'usage.
Ils enregistrent sur un cahier les numéros des formules, carnet par carnet. Cette opération permet, en cas de perte ou de vol de chèques ou de chéquiers de faire opposition auprès du centre de chèques postaux ou du comptable du Trésor.
3.3. Dispositions à prendre en cas de perte ou de vol de chèques ou de carnets de chèques.
Immédiatement après la constatation de la disparition ou de la perte de formules ou de carnets de chèques, le chef de corps ou son adjoint (ou le commandant de détachement ou le commandant de la formation) :
fait procéder auprès du centre de chèques postaux ou du comptable du Trésor, par téléphone ou par télégramme, à une demande d'opposition aux paiements présentés. Il confirme sa demande par lettre en précisant les numéros des formules manquantes (4) ;
demande aux officiers de police judiciaire de la gendarmerie de procéder à une enquête ;
établit un rapport donnant son avis sur les responsabilités encourues et l'adresse au commissaire chargé de la surveillance administrative, accompagné le cas échéant, d'un compte rendu :
du commissaire du corps de troupe ou du chef des services administratifs, ou de l'officier des détails ;
du trésorier.
Le centre de chèques postaux (ou le comptable du Trésor) adresse à l'organisme une lettre accusant réception de la demande d'opposition et comportant toutes les indications utiles ainsi que les dispositions à prendre (5).
Dans le cas d'une affaire complexe, le chef de corps (6) peut demander la clôture du compte chèque postal et l'ouverture d'un nouveau compte (7).
3.4. Provisions.
Aucun chèque ne doit être émis si son montant dépasse l'avoir net disponible au compte.
Les autorités signataires doivent donc s'assurer sous leur responsabilité, préalablement à toute émission, de l'existence d'une provision suffisante. A cet égard, tout chèque doit être considéré comme débité dès son établissement.
Article 4 Contrôle.
Les commissaires chargés de la surveillance administrative doivent s'assurer de la stricte application des présentes dispositions par les organismes qui leur sont rattachés.
Ils ont qualité pour demander au comptable du Trésor ou au centre de chèques postaux, s'ils le jugent utile, des états de mouvement de fonds du compte au Trésor ou des relevés des opérations inscrites au compte chèque postal (8).
Article 5 Paiements par virement, par chèques barrés et par chèques postaux d'assignation. (9)
1. Sont obligatoirement payés par virement postal ou par chèques barrés (10) : les soldes, traitements, salaires ainsi que toutes les dépenses de loyers, transports, services, fournitures, travaux ou acquisitions quelconques, lorsque leur montant est supérieur aux plafonds fixés par décret pour les paiements en numéraire.
2. Peuvent être payées par virement postal sur demande du créancier, toutes les autres dépenses, quel qu'en soit le montant (11).
3. Les créances non payées par virement peuvent être réglées par chèque postal d'assignation :
lorsque ce mode de paiement est formellement prévu par instructions particulières ;
sur demande des intéressés, les frais demeurant à leur charge.
4. L'obligation du paiement par virement ou par chèque n'est pas applicable aux créances ci-après :
créances dont les titulaires sont décédés (12) ;
créances indivises ;
soldes, traitements et accessoires dues aux militaires ou aux fonctionnaires quittant le territoire métropolitain pour des raisons de service ;
créances pour lesquelles l'organisme ne serait pas libéré valablement par le virement au seul compte du titulaire ou de son représentant légal ou par l'acquit de ceux-ci ;
créance dont les titulaires ne peuvent légalement se faire ouvrir un compte en banque ou un compte chèque postal.
5. La facilité de paiement par chèque postal d'assignation n'est pas applicable aux créances faisant l'objet du paragraphe 4, à l'exception de celle visée au dernier alinéa.
DEUXIEME PARTIE Les comptes chèques postaux.
TITRE PREMIER Généralités.
CHAPITRE PREMIER Dispositions réglementaires.
Article 6 Fonctionnement du service des comptes chèques postaux.
Le fonctionnement des comptes chèques postaux est réglementé par l'instruction sur le service des postes et télécommunications (13).
Article 7 Dispositions spéciales aux comptables publics (2). (14)
Le fonctionnement des comptes chèques postaux ouverts à des comptables publics est régi par :
le décret 64-345 du 18 avril 1964 relatif aux comptes postaux des comptables publics et des régisseurs de recettes et de dépenses (15) ;
la lettre commune du ministre des finances et des affaires économiques no CD/4377/L/C/54/M du 30 octobre 1964 (16).
CHAPITRE II Ouverture de comptes chèques postaux.
Article 8 Domiciliation du compte chèque postal.
En principe, l'ouverture du compte est demandée au centre de chèques postaux le plus proche.
Toutefois, le compte peut être ouvert auprès du centre qui détient déjà le compte chèque du trésorier-payeur général assignataire des mandats émis habituellement au profit de l'organisme et détenteur du compte de dépôt de fonds au Trésor (17).
Article 9 Procédure d'ouverture d'un compte chèque postal.
La demande d'ouverture d'un compte chèque postal est dirigée sur un formulaire délivré par le service des PTT(18).
Il doit être complété et signé par l'autorité appelée à effectuer normalement les opérations sur le compte (19).
Lorsque les chèques doivent être signés par deux autorités (20), celles-ci présentent et signent conjointement la demande d'ouverture de compte portant mention explicite de l'obligation de double signature sur les chèques tirés.
La demande présente l'indication :
de l'intitulé du compte (21) (à l'exclusion des noms de personnels et des sigles) ;
du nom des personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte courant, de façon permanente en l'absence des titulaires ;
de l'interdiction d'emploi de chèques libellés « au porteur » (mention de cette interdiction est portée à l'encre rouge sur la demande d'ouverture) (22).
La demande d'ouverture est, pour les corps de troupe ne disposant pas d'un commissaire :
a). Transmise au visa du commissaire chargé de la surveillance administrative (avec copie des décisions portant création de la formation du corps ou du détachement et désignant le titulaire du poste comptable).
b). Puis adressée au bureau de poste le plus proche ; ce dernier :
notifie à la formation (qui en adresse copie au commissaire) l'avis d'ouverture du CCP et le numéro de compte ;
lui fait parvenir des imprimés (23) qui, revêtus de la signature des personnels habilités et de celle du commissaire chargé de la surveillance administrative doivent être adressés le plus rapidement possible au centre de chèques postaux (24).
Article 10 Personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte chèque postal.
Dans les corps de troupe (portion principale), tous les chèques sont signés conjointement par le trésorier et le commissaire du corps de troupe (ou le chef des services administratifs) qui, en cas d'absence ou d'empêchement, sont suppléés par des officiers désignés à l'avance (25).
Dans les unités formant corps, les détachements ou les formations (26), les chèques sont signés uniquement par le commandant de l'unité formant corps, de la formation ou du détachement qui désigne et fait accréditer auprès du centre de chèques postaux l'officier chargé de le suppléer.
Article 11 Avoir en numéraire.
En principe, l'avoir en caisse ne doit pas être supérieur aux dépenses à couvrir entre deux retraits de fonds (CCP ou Trésor).
Par mesure de sécurité, l'excédent doit être versé au compte chèque postal (27).
Article 12 Publicité à donner à l'existence du compte.
La plus large diffusion doit être assurée à l'existence du compte chèque postal.
Le numéro de ce compte et sa domiciliation doivent, en principe, figurer sur les documents de comptabilité et de correspondance administrative et, en particulier, sur toute demande de règlement au profit de l'organisme.
L'existence du compte chèque postal doit, en outre, être portée à la connaissance de tous les organismes, créanciers et débiteurs en relation habituelle avec le titulaire du compte.
CHAPITRE III Fonctionnement des comptes chèques postaux.
Article 13 Catégories d'opérations autorisées.
Les titulaires des comptes chèques postaux sont autorisés à émettre des chèques pour :
transférer une somme de leur compte à un autre compte chèque postal (chèque de virement) (28) ;
transférer une somme de leur compte au compte d'un créancier ouvert dans une banque ;
payer des créanciers non titulaires d'un CCP lorsque ces paiements ne sont pas assujettis à l'obligation de virement (chèque d'assignation) (28) ;
retirer des fonds à leur profit (chèque de retrait).
Article 14 Formules à employer.
Les formules à employer pour l'émission des chèques d'assignation, de virement ou de retrait sont obligatoirement celles fournies par les services postaux (29).
Il en est de même, en principe, lorsque ces titres sont collectifs (30).
Les formules fournies par les services postaux ne peuvent en aucun cas être modifiées.
Article 15 Rédaction des titres.
Les chèques et mandats doivent être établis très lisiblement (à l'encre ou à la machine à écrire) et l'indication du bénéficiaire (31) doit toujours figurer sur les titres ; l'usage de chèques « au porteur » est interdit.
Le tireur ne doit pas omettre d'inscrire sur le coupon réservé à la correspondance tous renseignements (32) devant permettre au bénéficiaire du versement d'identifier exactement la somme qui lui est payée.
Au moment de l'émission, le tireur porte sur la souche et le volet « avis de débit » correspondants :
la date ;
le montant ;
l'identité du bénéficiaire ;
l'objet du virement ou la référence de la pièce justificative (aux lieu et place des deux derniers renseignements).
Les autorités qualifiées pour signer les chèques (33) apposent également leur visa sur la souche.
Les grattages, surcharges ou ratures, même approuvés, sont interdits sur les chèques et entraînent la nullité du titre altéré.
La formule inutilisable est, dans ce cas, annulée sur le champ par le signataire et laissée attenante à la souche correspondante, également annulée.
Article 16 Modification dans l'intitulé du compte, mutation ; empêchement ou absence momentanée des autorités qualifiées pour signer les chèques.
Sont immédiatement signalés au centre de chèques postaux :
le changement de dénomination de l'organisme ;
le changement de garnison (même lorsqu'il n'entraîne pas le transfert du compte dans un autre centre de chèques postaux) (34) ;
le remplacement des personnels habilités (commissaires du corps de troupe ou chef des services administratifs, trésorier ou de l'officier ayant signé la demande d'ouverture du compte) ou la constitution d'un intérim : dans ce cas, le remplaçant établit une nouvelle demande qui est soumise au visa du commissaire local (35).
Ce document, précisant que le signataire remplace l'officier sortant dans l'habitation à effectuer des opérations sur le compte, est transmis au centre de chèques postaux.
Toute modification intervenant dans la désignation du suppléant doit faire l'objet d'une demande nouvelle du titulaire du compte approuvée par le commissaire du corps de troupe ou à défaut par celui chargé de la surveillance administrative.
En cas d'urgence, ce dernier prend toutes dispositions pour notifier au centre de chèques postaux les signataires provisoirement accrédités pour les opérations du compte chèque.
Article 17 Relève d'un détachement par une autre unité du même corps.
Dans ce cas, le nouveau détachement reprend le compte chèque du détachement qui le précède. L'avoir du compte est arrêté au jour de la relève et transféré par l'ancien au nouveau détachement.
L'accréditation des nouvelles signatures est faite sans délais auprès du centre de chèques postaux dans les conditions prévues à l'article 16 ci-dessus.
CHAPITRE IV Transfert et clôture du compte chèque postal.
Article 18 Transfert du compte chèque postal.
Lorsque le changement de garnison d'un corps (d'un détachement ou d'une formation) ne permet plus de conserver des relations faciles avec le centre de chèques postaux habituel, le transfert du compte est demandé à ce dernier. A cet effet, le chef de corps (de détachement ou de formation) adresse une demande, visée par le commissaire du nouveau lieu de stationnement, portant l'indication du centre choisi et, s'il y a lieu, du nouvel intitulé à donner au compte (36). Dans le cas où un commissaire exerce les fonctions administratives et financières de direction, celui-ci peut procéder lui-même à cette démarche.
Article 19 Clôture du compte chèque postal.
La clôture du compte chèque postal est demandée :
en cas de dissolution d'un corps, suppression d'un détachement, d'une formation. La demande, établie par l'organe liquidateur ou par l'autorité chargée de la reddition des comptes du corps, mentionne la destination à donner au solde créditeur. Après visa du commissaire chargé de la surveillance administrative lorsque le corps de troupe ne dispose pas de commissaire, cette demande est transmise au centre de chèques postaux. Le compte n'est clos qu'à la fin des opérations de liquidation ;
lorsqu'un détachement dont le compte chèque postal est alimenté par virement du compte chèque postal de la portion centrale est supprimé. Le commandant du détachement demande la clôture du compte dans les mêmes conditions que ci-dessus. Le solde créditeur est viré au compte chèque postal de la portion centrale du corps.
Article 20 Dispositions communes.
Lors de transfert ou de clôture de compte chèque postal, les carnets de chèques non utilisés et les formules vierges sont restitués contre reçu au centre de chèques postaux.
Toutes ces formules sont au préalable annulées sous la responsabilité de l'autorité ayant demandé la clôture du compte. Cette dernière doit veiller à ce que le centre de chèques postaux porte la mention « Compte clôturé » sur le dernier relevé établi après le transfert ou la clôture.
Le commissaire chargé de la reddition des comptes du corps s'assure, après consultation éventuelle du centre de chèques postaux, que la clôture du compte a été effectuée, et consigne cette constatation au procès-verbal de reddition des comptes (modèle no 700-4) lorsque la clôture du compte résulte de la dissolution du corps (de la formation ou du détachement) qui en était titulaire.
CHAPITRE V Dépenses de fonctionnement des comptes chèques postaux.
Article 21 Correspondance avec le centre de chèques postaux.
La franchise postale s'applique à toutes les correspondances et pièces diverses échangées entre le titulaire et le centre de chèques postaux.
Article 22 Imprimés, taxes, frais divers.
22.1. Imprimés.
Les imprimés d'usage général nécessaires au service de chèques postaux dans les organismes militaires sont délivrés gratuitement par le centre de chèques postaux sur demande du titulaire du compte.
Par contre, les imprimés spéciaux dont l'emploi serait ultérieurement prescrit, avec l'accord de l'administration des postes et télécommunications, sont réalisés localement.
22.2. Taxes et droits divers.
Les taxes et droits divers perçus par l'administration des PTT sont mis à la charge du titulaire par inscription au débit de son compte.
Ce sont notamment :
la taxe relative à l'émission des chèques d'assignation et de retrait ;
le droit de commission afférent au recouvrement de certains chèques bancaires remis par les débiteurs ;
les droits perçus pour relevés de compte, notification d'avoirs ou modification de l'intitulé du compte ;
la taxe relative au transfert de compte chèque ;
la commission de tenue de compte prélevée annuellement (cette commission n'est pas perçue l'année de l'ouverture du compte).
Article 23 Imputation des dépenses.
Les taxes (37), les droits divers perçus par le service des chèques postaux et toutes les dépenses résultant du fonctionnement du compte chèque postal sont à la charge du budget de fonctionnement des formations (fonctionnement général).
CHAPITRE PREMIER Dispositions générales.
Article 33 Utilisation des comptes de dépôt de fonds au Trésor.
Les comptes au Trésor permettent :
de retirer aux PTT l'exécution de certaines opérations incombant normalement aux comptables du Trésor ;
de diminuer de façon conséquente le nombre d'opérations nécessitées par le virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit de l'organisme et, dans la même proportion, les délais de perception en numéraire de leur montant.
Ce moyen doit être utilisé par priorité lorsqu'il s'agit de percevoir des fonds destinés au paiement des soldes, traitements ou salaires, dont le montant doit être versé directement en espèces aux intéressés.
Le corps ou la formation doit pouvoir disposer du compte au Trésor comme d'une réserve au moyen de laquelle il peut alimenter, suivant ses besoins, sa caisse et son compte chèque postal.
En conséquence, ce compte ne doit être utilisé qu'exceptionnellement au paiement de créanciers privés et, en particulier, lorsque ces derniers, non titulaires d'un compte chèque postal, détiennent un compte bancaire ou un compte de fonds particulier chez un comptable du Trésor.
L'usage du chèque est interdit pour les règlements entre organismes dotés d'un compte chèque postal, à l'exception toutefois des mouvements de fonds entre la portion centrale et les détachements (68).
Article 61 Principes.
Le titre de paiement (TP) est un mode d'encaissement qui permet aux organismes utilisant des ordinateurs pour mettre en recouvrement leurs créances, d'automatiser à la fois l'opération de paiement et le contrôle des encaissements effectués pour leur compte par mandat ou virement postal. Parallèlement, il offre au débiteur la possibilité de choisir (99) le type de règlement qui lui convient le mieux.
Article 62 Modalités d'utilisation.
Personnels habilités à signer les titres de paiement (TP).
Les TP sont adressés par les organismes créanciers aux corps de troupe débiteurs qui ne doivent employer ces formules que comme ordre de virement (cf. Article 61).
Le carnet de chèques n'est pas utilisé. La formule TP doit être complété par les références du CCP du corps (100), daté et signé suivant les dispositions fixées à l'article 10 supra de la présente annexe pour ce qui concerne les opérations effectuées sur le compte chèque postal.
L'avis d'échéance ou la facture, revêtu de la mention prévue en annexe II infra (101), ainsi que le talon du TP sont joints à la pièce de caisse.
Sur l'extrait de compte envoyé au corps par le centre de chèque postaux figurent, à côté de la somme débitée, la mention TP et le sigle de l'organisme destinataire (créancier).
CHAPITRE II Ouverture des comptes de dépôt de fonds au trésor.
Article 34 Relations avec le comptable du Trésor.
Les comptes au Trésor sont tenus par un trésorier-payeur général ou un receveur des finances.
L'organisme doit choisir le comptable du Trésor le plus proche de son lieu de stationnement, ou encore le comptable assignataire des mandats émis à son profit.
Le titulaire du compte peut toutefois obtenir, sur sa demande, la facilité d'effectuer ses versements et retraits de fonds (à l'exclusion de toute autre opération) par l'intermédiaire d'un percepteur désigné par le trésorier-payeur général.
Article 35 Procédure d'ouverture du compte.
35.1. Demande d'ouverture.
La demande d'ouverture du compte est signée conjointement par le commissaire du corps de troupe ou le chef des services administratifs et le trésorier (ou par le commandant de détachement ou de formation) qui, après visa du commissaire chargé de la surveillance administrative lorsque la formation ne dispose pas de commissaire, l'adressent au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) choisi pour la tenue du compte.
Cette demande présente l'intitulé que les demandeurs désirent donner à leur compte et indique, s'il y a lieu, l'adresse du percepteur le plus proche (69).
Le commissaire chargé de la surveillance administrative mentionne à l'encre rouge, sur les demandes établies par le corps de troupe, que tous les titres émis par ceux-ci doivent porter deux signatures.
Par ailleurs, le verso de la demande doit comporter l'indication des autorités qualifiées pour effectuer des opérations sur le compte et de leurs suppléants, avec les spécimens de leur signature.
Les spécimens des signatures sont également apposés sur la fiche cartonnée établie en double exemplaire, communiquée par le comptable du Trésor chargé de la tenue du compte.
35.2. Notification de l'ouverture du compte au demandeur.
Le trésorier-payeur général (ou le receveur des finances) notifie l'ouverture du compte de dépôt de fonds au signataire de la demande avec l'indication du numéro qui lui est affecté et, s'il y a lieu, du percepteur chargé des fonctions d'intermédiaire.
Une copie de cette notification est adressée par le titulaire au commissaire chargé de la surveillance administrative.
Article 36 Personnels habilités à effectuer les opérations sur le compte.
Les personnels habilités à effectuer des opérations sur le compte au Trésor sont les mêmes que pour les comptes chèques postaux, à savoir :
dans les corps de troupe (portion centrale) : conjointement, le trésorier et le commissaire de corps de troupe ou le chef des services administratifs et leurs suppléants ;
dans les unités formant corps, les détachements et les formations : le commandant de l'unité, du détachement ou de la formation et leurs suppléants (A).
Article 37 Publicité à donner à l'existence du compte.
A l'exception des notifications prévues ci-dessus (70), aucune publicité particulière n'est à donner à l'existence du compte au Trésor.
CHAPITRE III Fonctionnement des comptes de dépôt de fonds au trésor.
Article 38 Forme des opérations.
38.1. En recette.
Les sommes portées par le comptable du Trésor au crédit du compte de dépôt de fonds peuvent provenir :
de mandats émis au profit de l'organisme ;
de versements effectués par le titulaire, en espèces, par virement ou par chèque (71) ;
de versements effectués par des tiers.
38.2. En dépense.
La seule forme des opérations en dépense est l'émission de chèques.
Ces chèques peuvent être tirés au profit, soit :
du titulaire lui-même (retraits de fonds) ;
d'un créancier privé, en particulier lorsque celui-ci, non titulaire d'un compte chèque postal, possède un compte ouvert dans une banque ou chez un comptable du Trésor (72) ;
du comptable du Trésor détenteur du compte de dépôt de fonds lorsque le titulaire désire alimenter son compte chèque postal.
Article 39 Imprimés et formules à utiliser.
Les carnets de chèques à utiliser sont obligatoirement ceux fournis par le comptable du Trésor auprès duquel est ouvert le compte de dépôt de fonds. Les autres formules nécessaires au fonctionnement de ce compte sont conformes aux modèles figurant en annexe à la présente instruction.
Article 40 Rédaction des titres.
Les chèques sont établis très lisiblement à l'encre ou à la machine à écrire. Ils doivent toujours indiquer le bénéficiaire ; l'usage du chèque « au porteur » est interdit.
Au moment de l'émission du chèque, le tireur en porte sommairement les caractéristiques sur la souche correspondante. Les autorités habilitées à signer les chèques apposent obligatoirement leur visa sur celle-ci.
Lorsqu'il n'est pas émis en vue d'un retrait de fonds, le chèque est toujours accompagné d'une lettre d'envoi, imprimé N° 701-12, rappelant les caractéristiques du titre et comportant tous renseignements devant permettre au bénéficiaire d'identifier exactement la somme qui lui est versée. Il n'y a pas lieu d'établir une lettre d'envoi lorsque le chèque est remis en mains propres.
Aucune mention ou inscription quelconque ne doit être portée au verso du chèque, réservé aux endos successifs ou à l'acquit.
Les règles concernant l'interdiction de toute altération des chèques et des modalités d'annulation des titres inutilisables valables pour les chèques postaux (73), sont applicables dans les mêmes conditions aux chèques tirés sur le compte au Trésor.
Article 41 Changement dans l'intitulé du compte, mutation ou absence momentanée des personnels habilités à signer les titres. Relève de détachement.
Les directives en la matière concernant le fonctionnement des comptes chèques postaux sont valables pour les comptes au Trésor, sous réserve que les notifications soient, en ce qui concerne ces derniers comptes, adressées au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) auprès duquel le compte est ouvert.
Les spécimens des signatures des personnels habilités à signer les chèques sont donnés sur de nouvelles fiches cartonnées établies en double exemplaire (74).
Ces nouvelles fiches annulent et remplacent les précédentes. Elles doivent donc comporter toutes les signatures accréditées, celles données antérieurement conservant leur validité.
CHAPITRE IV Transfert et clôture des comptes de dépôt de fonds au trésor.
Article 42 Transfert.
Lorsque le changement de garnison d'un corps ou d'une formation nécessite le transfert de son compte au Trésor, les opérations de transfert du compte sont effectuées de la façon suivante :
1er cas. Les opérations sont effectuées directement à la caisse du trésorier-payeur général ou du receveur des finances.
Au moment de l'installation dans la nouvelle résidence, le corps ou le détachement demande l'ouverture d'un nouveau compte (75).
Dès réception de la notification d'ouverture de compte, le corps demande la clôture de l'ancien compte par lettre (76) adressée au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) qui le détenait. Cette lettre, accompagnée d'un chèque émis au profit de ce comptable pour le solde du compte, doit demander le virement de cette somme au crédit du nouveau compte.
2e cas. Les opérations sont effectuées par l'intermédiaire d'un percepteur.
Si la nouvelle garnison est située dans le même département que l'ancienne, il suffit au corps ou à la formation de demander au trésorier-payeur général, au moyen d'une lettre visée par le commissaire du corps de troupe ou à défaut celui chargé de la surveillance administrative, d'autoriser le percepteur de la nouvelle résidence à effectuer les opérations de dépôt et de retrait pour son compte aux lieu et place de l'ancien comptable.
Si la nouvelle garnison est située hors du ressort du trésorier-payeur général qui détient le compte, le transfert de ce compte est effectué dans les mêmes conditions que ci-dessus (1er cas). La demande de clôture du compte est toutefois transmise par l'intermédiaire du percepteur.
Article 43 Clôture définitive du compte.
La clôture du compte est demandée par lettre visée par le commissaire du corps de troupe, ou à défaut celui chargé de la surveillance administrative, dans les circonstances et conditions prévues ci-dessus (77), au trésorier-payeur général (ou au receveur des finances) qui tient le compte.
Cette lettre est toujours accompagnée d'un chèque d'un montant égal au solde créditeur du compte, émis au profit du trésorier-payeur général (ou du receveur des finances). Elle mentionne, en outre, la destination à donner à cette somme selon les directives de la décision de dissolution.
Les soldes des comptes ouverts aux détachements dont le compte de dépôt est alimenté par celui de la portion centrale doivent être portés à ce dernier compte par le comptable du Trésor, s'il en détient lui-même la gestion. Dans le cas contraire, ils sont transférés au compte au Trésor ouvert par la portion centrale auprès d'un autre comptable.
La demande de clôture est transmise, s'il y a lieu, par l'intermédiaire du percepteur auprès duquel les opérations de versement et de retrait sont effectuées.
Article 44 Dispositions communes.
Lors de transfert ou de clôture de compte au Trésor, les carnets de chèques non utilisés et les formules vierges sont restitués contre reçu au comptable du Trésor qui tenait le compte.
Dans les cas visés ci-dessus (78), il est demandé au trésorier-payeur général (ou au comptable des finances) de porter la mention « compte clôturé » sur la dernière situation de compte adressée après l'exécution des mouvements prescrits sur la demande de transfert ou de clôture.
Le commissaire du corps de troupe, ou à défaut celui chargé de la surveillance administrative s'assure, après consultation éventuelle du comptable du Trésor, que la clôture du compte a été effectuée, et consigne cette constatation au procès-verbal de reddition des comptes (modèle no 700-4) quand la clôture du compte résulte de la dissolution du corps (de la formation ou du détachement) qui en était titulaire.
CHAPITRE V Dépenses de fonctionnement.
Article 45 Correspondance avec l'agent du Trésor.
Les titulaires de comptes au Trésor ne disposent pas de la franchise postale pour les correspondances qu'ils adressent aux comptables du Trésor qui tiennent les comptes.
Art. 46
46.1. Imprimés.
Les carnets de chèques sont délivrés gratuitement par le trésorier-payeur général ou le receveur des finances.
Les autres imprimés utilisés pour le service des comptes au Trésor ou dont l'usage pourrait être prescrit sont réalisés localement.
46.2. Taxes et frais divers.
Aucune taxe n'est perçue par les comptables du Trésor à l'occasion des opérations effectuées sur le compte au Trésor.
En outre, ces opérations, de même que celles affectant le compte chèque postal, ne donnent pas lieu à la formalité du timbre-quittance (79).
Les frais comprennent notamment le prix de reliures et timbres spéciaux dont l'achat dans le commerce serait nécessaire au fonctionnement du compte, ainsi que l'affranchissement des correspondances échangées avec le comptable du Trésor (80).
Article 47 Imputation des dépenses.
Les frais de correspondance engagés pour le service du compte au Trésor dans les corps, formations et organismes assimilés, ainsi que toutes les autres dépenses (imprimés et frais divers), sont supportés par le budget de fonctionnement (81).
TITRE II Opérations effectuées sur le compte chèque postal..
CHAPITRE PREMIER Nature des opérations.
Article 24 Règle générale.
Les comptes chèques postaux sont utilisés obligatoirement pour tous les règlements entre les organismes militaires titulaires de comptes chèques postaux et de comptes de dépôt de fonds au Trésor (38).
Il est interdit d'utiliser le compte chèque postal du corps (du détachement ou de la formation) pour des opérations privées.
De même, il est interdit à tout chef de corps, commissaire du corps de troupe, ou chef des services administratifs, trésorier, commandant de formation ou de détachement, d'utiliser son compte chèque postal personnel pour la réalisation d'opérations administratives.
Article 25 Principales opérations effectuées sur le compte chèque postal.
25.1. Recettes.
1. Virements effectués par débit au compte au Trésor (39).
2. Virements effectués par des débiteurs titulaires d'un compte chèque postal.
3. Virements effectués par mandats-cartes no 1418 A (40), par des débiteurs non titulaires de comptes chèques postaux.
4. Montant des mandats-cartes postaux no 1406 (40) adressés à l'organisme par un débiteur.
Une demande est déposée au bureau de poste local afin que tous les mandats de l'espèce soient dirigés sur le centre de chèques postaux de domiciliation du compte de la formation.
5. Montant des mandats ordinaires reçus par correspondance.
Ces titres, complétés dans le cadre prévu à cet effet, par l'indication du compte à créditer, sont transmis non acquittés au centre de chèques postaux, accompagnés d'un bordereau de paiement des mandats no 1443 (40).
Selon les relations dans lesquelles ils sont échangés, les mandats appartiennent au régime intérieur, au régime E (41) ou au régime international (42).
6. Montant des chèques tirés sur une banque et reçus en paiement d'un débiteur privé (43).
Ces titres, qui doivent désigner clairement le bénéficiaire (au recto ou en endos) sont barrés par celui-ci dès réception, si nécessaire.
Ils sont transmis immédiatement au centre de chèques postaux avec un bordereau d'encaissement (44) après endos (45).
7. Montant des chèques postaux d'assignation (46) et des chèques de virement (40) remis directement au trésorier ou au gestionnaire des fonds de la formation.
Ces chèques sont complétés par le numéro du compte chèque postal de l'organisme et revêtus de la mention « Bénéficiaire », apposée dans le cadre réservé à cet usage au verso.
Ils sont ensuite transmis au centre de chèques postaux pour être portés au crédit du compte de l'organisme (47).
8. Montant des chèques de virement ou d'assignation émis par le titulaire du compte n'ayant pu être virés ou payés aux bénéficiaires.
9. Versements effectués par le titulaire du compte lui-même au moyen d'un mandat de versement no 1418 (40)(48).
Les titres visés aux paragraphes 4o, 5o et 6o ci-dessus ne doivent en aucun cas être encaissés directement en numéraire par le chef de corps, le commissaire du corps de troupe ou chef des services administratifs, le trésorier, le commandant de formation ou de détachement.
25.2. Dépenses.
1. Virement au profit de créanciers militaires ou civils titulaires d'un compte chèque postal.
2. Versements par chèques d'assignation au profit de créanciers ayant demandé le règlement de leurs créances par mandats-cartes, lorsque le montant de ces créances est inférieur au plafond fixé pour les paiements en numéraire (49).
3. Retraits pour alimenter la caisse du corps.
4. Virement au profit de certains organismes (50) effectué au moyen du titre universel de paiement (TUP) utilisé comme ordre de virement.
Article 48 Règle générale.
Les comptes au Trésor peuvent :
recevoir en dépôt les fonds dont l'emploi n'est pas immédiat ;
être utilisés par les corps de troupe et formations pour alimenter, soit le compte chèque postal, soit, en numéraire, la caisse du trésorier ;
servir exceptionnellement au règlement de créances (82).
Il est interdit d'employer le compte au Trésor du corps (du détachement ou de formation) pour la réalisation d'opérations privées. De même, il est interdit à tout chef de corps, commissaire du corps de troupe ou chef des services administratifs, trésorier, commandant de formation ou de détachement, d'utiliser son compte personnel ouvert auprès d'un comptable du Trésor, au titre du « service des fonds particuliers », pour effectuer des opérations administratives. La même interdiction s'applique à l'utilisation d'un compte personnel ouvert dans une banque.
Article 49 Principales opérations effectuées sur le compte au Trésor.
49.1. En recette.
1. Montant des mandats émis par l'ordonnateur au profit de l'organisme.
2. Montant des virements en provenance du compte chèque postal de l'organisme, effectués sur ordre du titulaire.
3. Dépôt en numéraire effectué par le titulaire du compte de dépôt à la caisse d'un agent du Trésor.
4. Montant des chèques tirés sur un compte de fonds particuliers ouvert chez un comptable du Trésor et remis au trésorier par des débiteurs privés.
Ces titres sont encaissés dans les conditions fixées ci-dessus (83) ; ils sont adressés au comptable du Trésor qui tient le compte de dépôt de l'organisme après l'endossement à son profit.
5. Versements de tiers.
49.2. En dépense.
1. Chèque émis à l'ordre du titulaire du compte de dépôt lui-même (retraits de fonds).
2. Chèque émis au nom d'un comptable du Trésor pour règlement d'une dette envers l'Etat ou en vue de faire alimenter son compte chèque postal (84).
3. Chèque émis au profit d'un créancier privé de l'Etat (85).
CHAPITRE II Prescriptions particulières.
Article 26 Paiements par chèques d'assignation.
L'envoi de fonds au moyen de mandats-cartes ou de mandats ordinaires comportant versement de numéraire aux guichets d'un bureau de poste est formellement interdit aux titulaires militaires de compte chèque postal (51).
En conséquence, lorsque le paiement par mandat-carte est demandé par le créancier, et à condition que ce paiement ne dépasse pas les limites autorisées, il est procédé à l'émission d'un chèque d'assignation (52) qui, après inscription au débit du compte chèque, ne diffère en rien du mandat-carte ordinaire.
Article 27 Récupération du montant des taxes. Retenues diverses.
Les taxes perçues par l'administration des PTT pour les chèques d'assignation sont à la charge des usagers qui ont demandé ce moyen de paiement : leur montant est déduit de la somme due, le chèque étant émis pour la somme nette. La même procédure est utilisée lorsque le tireur du chèque opère des retenues à d'autres titres (opposition, pénalités, cotisations, etc.).
Le total du chèque et des retenues, dont le détail doit figurer sur le coupon du chèque réservé à la correspondance ou au verso de l'avis de virement destiné au créancier, doit être égal au montant des droits.
Article 28 Chèques bancaires reçus en paiement. (53)
28.1. Conditions d'acceptation des chèques.
Aucun chèque d'un montant égal ou supérieur au plafond fixé par la réglementation ne doit être accepté s'il n'a, au préalable, été certifié par la banque sur laquelle il a été tiré (54).
Aux termes des dispositions de la loi (55), les chèques doivent être présentés au paiement dans les huit jours de l'envoi (56). S'ils ont été certifiés, la provision est conservée pendant le même temps à la disposition des porteurs.
Passé ce délai, les chèques peuvent néanmoins être présentés au paiement, mais aucun recours ne peut alors être exercé contre le tireur pour défaut de provision.
Les trésoriers doivent donc se conformer aux indications ci-après :
les chèques sont obligatoirement barrés et ne doivent être acceptés que s'ils sont datés du jour ou de la veille du jour de leur remise ou de leur expédition par la poste ;
les chèques endossés sont remis ou doivent parvenir par la poste au plus tard le troisième jour suivant celui de leur création ;
le nom du trésorier ne doit pas figurer sur les titres qui lui sont remis ;
les chèques sont encaissés par l'intermédiaire du compte chèque postal (57).
28.2. Remise d'un chèque sans provision au trésorier.
Lorsqu'un chèque bancaire, un chèque tiré sur un compte ouvert chez un comptable du Trésor, ou un chèque postal remis dans les conditions prévues ci-dessus (58) est retourné par le centre de chèques postaux ou par le comptable du Trésor pour défaut de provision, les écritures du trésorier sont immédiatement régularisées.
Le débiteur défaillant (59) doit être mis sur le champ en demeure, par pli recommandé avec accusé de réception postal, de se libérer dans les cinq jours suivant la réception du pli recommandé sous peine de poursuites.
Si le débiteur désintéresse le corps ou la formation dans les cinq jours, le chèque impayé lui est restitué.
Dans le cas contraire, le commissaire du corps de troupe ou à défaut celui chargé de la surveillance administrative, informé du non-paiement, intervient comme conseiller juridique du chef de corps ; ce dernier adresse une plainte (60), avec si nécessaire constitution de partie civile, au procureur de la République du lieu d'implantation du corps ou de la formation.
L'original du chèque (dont copies certifiées sont prises) est joint à la plainte.
Lorsque l'effet non payé est un chèque tiré sur une banque ou un comptable du Trésor, la plainte déposée est portée par le même courrier à la connaissance du directeur de l'enregistrement, des domaines et du timbre, aux fins d'application de l'amende fiscale (61).
CHAPITRE III Formes des opérations.
Article 29 Généralités.
Les corps, détachements ou formations effectuent, en principe, les opérations sur le compte chèque postal, dans les formes communes à tous les titulaires de comptes chèques.
CHAPITRE IV Justification, enregistrement et contrôle des opérations.
Article 30 Justification des opérations.
30.1. Documents fournis par le service des chèques postaux.
Les différentes opérations inscrites au crédit ou au débit du compte chèque postal sont constatées au moyen des avis de crédit ou de débit (62) transmis par le service des chèques postaux à l'appui de chacun des relevés de compte.
Les avis de crédit et de débit (62) sont joints aux relevés auxquels ils se rapportent.
Ces derniers, qui donnent le détail des opérations et l'indication du nouvel avoir, sont adressés au titulaire du compte à la fin de chaque journée au cours de laquelle le compte a été mouvementé.
Les corps ou formations titulaires de comptes chèques postaux doivent conserver, classés dans l'ordre chronologique, les relevés adressés par le centre des chèques postaux.
30.2. Constatation sur les pièces justificatives de recettes et de dépenses.
Les expéditions ou copies de pièces justificatives sont complétées par la mention :
s'il s'agit d'une recette :
« Crédité au compte chèque postal suivant avis du …. »
s'il s'agit d'une dépense :
« Montant net réglé par chèque postal de virement (ou d'assignation) no … de francs :
En date du …
(Signature) ».
30.3. Incidents de paiement ou de virement.
Les deux causes principales de rejet des chèques sont le fait :
d'erreurs matérielles dans l'indication du numéro de compte ou du bénéficiaire ;
de la rédaction des titres sous le libellé abrégé, en ce qui concerne les sociétés ayant un intitulé particulièrement long de leur raison sociale.
En conséquence, le trésorier doit :
apporter un soin particulier à l'établissement des titres de paiement ;
s'abstenir d'émettre un chèque au nom du gérant ou du directeur de la société créancière ;
veiller à se faire communiquer l'intitulé véritable du compte courant postal du créancier.
Lorsqu'un chèque n'a pu être payé au bénéficiaire ou viré à son compte, le centre de chèques postaux en rétablit le montant au crédit du compte débiteur.
A réception de l'avis de crédit, le trésorier régularise immédiatement l'opération dans ses écritures et procède, dès que possible, à l'émission d'un nouveau chèque.
Lorsqu'il s'agit d'un paiement par chèque d'assignation, le montant des taxes afférentes au chèque non payé reste à la charge du créancier, si le non-paiement résulte de l'erreur ou de l'omission de celui-ci.
Ces frais sont supportés par le budget de fonctionnement des formations (fonctionnement général) dans tous les autres cas de non-paiement.
Article 31 Enregistrement des opérations.
Toutes les opérations au crédit ou au débit du compte chèque postal sont inscrites au registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis.
Les frais demeurant à la charge du budget de fonctionnement (63) peuvent être inscrits provisoirement au tableau 1 du registre de trésorerie (64).
Article 32 Contrôle des opérations.
Le trésorier, dès réception du relevé des opérations accompagné des avis de crédit et de débit (62), s'assure de l'exactitude de ces documents et compare le solde inscrit sur le relevé avec la balance des opérations consignées sur son registre de trésorerie.
Les souches des chèques de virement et d'assignation, revêtues de la mention « Débité » et complétées de la date réelle du débit, sont conservées dans les archives du titulaire du compte au même titre que les autres pièces de comptabilité.
Le supérieur hiérarchique du trésorier (de la formation ou du détachement), l'autorité chargée de la surveillance administrative, ainsi que les membres du corps du contrôle général des armées (65) peuvent obtenir gratuitement :
douze fois au maximum chaque année, l'indication du solde du compte chèque postal à une date déterminée ;
quatre fois au maximum chaque année, copie du relevé du compte journalier pour une période de dix jours.
En outre, il est toujours possible au trésorier ou à l'autorité supérieure d'obtenir à titre onéreux des communications supplémentaires des renseignements visés ci-dessus (66). Le montant des redevances correspondantes, porté au débit du compte chèque postal, est imputé définitivement au budget de fonctionnement (fonctionnement général) (67).
Article 55 Justification des opérations.
55.1. Pièces délivrées par les agents du Trésor.
Les opérations effectuées sur le compte du Trésor donnent lieu à remise des pièces suivantes au titulaire du compte :
avis de crédit, transmis par le comptable du Trésor, à l'occasion du virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit de l'organisme ;
reçus délivrés lors de l'encaissement des chèques ou de versements en espèces ;
relevé mensuel détaillé des opérations effectuées pendant le mois écoulé, indiquant la date, la nature et le montant de chaque opération. Dans le cas où le nombre des opérations faites par le corps ou la formation le justifierait, un envoi plus fréquent de ces relevés peut être demandé au comptable du Trésor ;
situation semestrielle de compte faisant apparaître, à une date déterminée, le solde du compte et le montant des opérations de crédit et de débit. Les autorités qualifiées pour effectuer les opérations sur le compte au Trésor (92) doivent certifier l'exactitude de cette situation qui est ensuite renvoyée au comptable du Trésor.
55.2. Constatation des opérations en recette et en dépense.
Le virement des mandats émis par l'ordonnateur au profit du corps ou de la formation, les versements en espèces effectués par celui-ci à son compte et les chèques encaissés par le comptable du Trésor sont justifiés respectivement par l'avis de crédit ou le reçu délivré.
Les autres recettes, notamment en cas de transfert de fonds du compte chèque postal au compte au Trésor, font l'objet d'un certificat de recette (imprimé N° 701-13), signé par le trésorier.
Les pièces de dépense (factures, mémoires, quittances, etc.) qui, exceptionnellement, sont réglées par chèque, reçoivent, au moment du règlement, l'apposition de la mention :
« Montant net réglé par chèque sur le Trésor no… de francs : … en date du … (avis de débit du …).
(Signature.) »
Cette mention est complétée, s'il y a lieu, par le détail des retenues diverses précomptées sur le montant des sommes dues au créancier (93).
55.3. Chèques annulés.
Le montant des chèques qui sont annulés après émission et visa, est rétabli au crédit du compte par le trésorier-payeur général (ou le receveur des finances), sur présentation du chèque par le trésorier au comptable du Trésor.
Les écritures sont régularisées dans les conditions prévues (94) pour le service des comptes chèques postaux, et les mentions portées sur les pièces justificatives de la dépense sont annulées.
Article 56 Enregistrement des opérations.
Toutes les opérations effectuées au crédit ou au débit du compte au Trésor sont inscrites au registre de trésorerie.
Les frais laissés à la charge du budget de fonctionnement des formations (95) peuvent être inscrits provisoirement au tableau 1 du registre de trésorerie (96)
Article 57 Contrôle des opérations.
A la fin de chaque journée, le trésorier compare les indications consignées sur son registre de trésorerie avec les documents en recette et en dépense qu'il détient (avis de crédit, reçus, certificats de recettes, souches des chèques émis) et fait ressortir le solde créditeur du compte.
Les titulaires de comptes de dépôt peuvent obtenir, autant de fois qu'ils le jugent nécessaire, confirmation verbale du solde figurant au crédit du compte.
Les souches des chèques sont conservées dans les archives du titulaire du compte comme les autres pièces de comptabilité.
De même, les documents appuyant les recettes, ainsi que les situations de compte, classés par journée et dans l'ordre chronologique, sont conservés à la disposition des autorités de contrôle.
Pour faciliter la vérification et le contrôle des opérations comptables effectuées dans les corps et formations, le commissaire chargé de la surveillance administrative peut obtenir, douze fois par compte et par année, communication du solde, et, quatre fois par compte et par année, le relevé des opérations figurant au compte pour une période de dix jours.
De même, les membres du corps du contrôle général des armées peuvent obtenir tous renseignements ou copies de comptes sans limitation d'objet ni d'étendue.
Les indications de solde et relevés de compte sont, dans tous les cas, délivrés gratuitement par les comptables du Trésor.
TROISIEME PARTIE Les comptes de dépôt de fonds au trésor.
TITRE II Opérations effectuées sur le compte au trésor.
CHAPITRE II Exécution des opérations.
Article 50 Opérations en recettes.
Les mandats émis au profit des corps de troupe ou formations titulaires d'un compte au Trésor doivent, en vue de leur inscription au crédit du compte, être revêtus par l'ordonnateur de l'indication du comptable du Trésor détenteur du compte et du numéro de celui-ci.
Ils sont accompagnés de l'avis de crédit réglementaire comportant ordre de virement.
Simultanément, l'ordonnateur avise directement le corps ou la formation bénéficiaire de l'émission du titre de paiement. Cet avis peut révêtir la forme d'un deuxième exemplaire de l'avis de crédit portant la mention « Duplicata adressé pour information ».
Les sommes versées en numéraire à la caisse du trésorier-payeur général, du receveur des finances ou du percepteur désigné comme intermédiaire, donnent lieu à la délivrance d'un reçu par ces comptables.
Article 51 Opérations en dépenses.
Les retraits de fonds sont effectués sur le compte au Trésor, au moyen d'un chèque émis au nom du tireur (86) et présenté à la caisse du trésorier-payeur général (ou du receveur des finances) détenteur du compte ou du percepteur agréé comme intermédiaire.
Ces comptables doivent être avisés au moins quarante-huit heures à l'avance des paiements qu'ils auront à assurer lorsque les décaissements prévus sont supérieurs à un montant fixé d'un commun accord.
Le règlement de créances d'un montant supérieur au plafond fixé pour les paiements en numéraire peut être effectué exceptionnellement (87) au moyen d'un chèque barré sur le Trésor.
Le règlement par chèque sur le Trésor ne donnant lieu à aucune perception de taxe, ce titre est émis pour le montant exact des droits (88).
Les chèques tirés sur le compte au Trésor accompagnés de la lettre d'envoi, imprimé N° 701-12 (89), sont transmis directement au bénéficiaire du titre par lettre recommandée ou remis en mains propres contre récépissé.
La lettre d'envoi accompagnant le chèque émis au profit du comptable du Trésor dans le but d'alimenter le compte chèque postal ou de régler une dette envers l'Etat doit indiquer la destination à donner au montant du chèque.
Lorsque le nombre des parties prenantes titulaires d'un compte ouvert chez un comptable du Trésor le justifie, les règlements peuvent être exécutés par émission d'un seul chèque collectif au nom du comptable du Trésor, détenteur du compte de dépôt du corps ou de la formation, accompagné d'un relevé des virements à réaliser par ce comptable.
CHAPITRE III Dispositions particulières.
Article 52 Récupération de frais. Retenues diverses.
Lorsque le titulaire d'un compte au Trésor doit effectuer diverses retenues sur le montant de la créance réglée au moyen d'un chèque (retenues pour oppositions, pénalité, secours mutuels, etc.), le montant de ces retenues est déduit de la somme due, le chèque étant émis pour la somme nette. Le détail des retenues doit figurer sur la lettre d'envoi adressée au créancier en même temps que le chèque.
Les frais d'affranchissement de cet envoi sont, de même, à la charge du destinataire.
Article 53 Fonds de certains détachements.
Lorsque le détachement ne peut, en raison de son éloignement, percevoir les fonds en numéraire à la caisse de la portion centrale, il les reçoit au moyen d'un chèque tiré sur le compte au Trésor de la portion centrale.
En cas d'impossibilité de percevoir le montant du chèque directement à la caisse du comptable du Trésor, ce dernier vise ce chèque avant envoi par le trésorier de l'organisme émetteur en indiquant la caisse où le paiement doit être effectué.
Article 54 Compte de fonds particulier.
Les chèques tirés sur un compte de fonds particulier ouvert chez un comptable du Trésor, et remis au trésorier par un débiteur privé, doivent, pour être acceptés et encaissés, remplir les conditions indiquées ci-dessus (90).
La conduite à tenir en cas de défaut de provision est la même que pour les chèques bancaires (91).
TITRE III Dispositions particulères applicables aux troupes stationnées outre-mer.
Article 58 Généralités.
L'organisation administrative de certains territoires d'outre-mer et les règles particulières d'exécution du service dans les trésoreries des départements et territoires d'outre-mer peuvent faire obstacle à l'application intégrale des dispositions des titres I et II ci-dessus, notamment en ce qui concerne le fonctionnement des comptes de dépôt de fonds au Trésor et l'exécution des opérations sur ces comptes.
Il en est ainsi, en particulier, quand les dépenses autorisées ne peuvent être effectuées par émission de chèques et quand le règlement intérieur du service du Trésor ne prévoit pas l'établissement de relevés mensuels des opérations.
Les titulaires d'un compte doivent alors effectuer leurs opérations de dépenses à l'aide de mandats (imprimé N° 701-17). La situation de leur compte est suivie sur un livret de compte courant avec le Trésor (imprimé N° 701-18).
Article 59 Règlement des dépenses par mandats sur le Trésor.
Le corps de troupe ou la formation titulaire d'un compte de dépôt au Trésor a la possibilité d'effectuer par mandats sur le Trésor, les opérations de dépenses autorisées (97).
A cet effet, il doit adresser au comptable du Trésor chargé de la tenue de son compte une demande de mandats sur le Trésor (imprimé N° 701-17), signée par le commissaire du corps de troupe ou à défaut par le chef des services administratifs ou le commandant du détachement.
Le trésorier-payeur (ou le receveur particulier) lui remet une déclaration d'émission de mandat portant l'empreinte de son timbre. Cette déclaration, faisant office de pièce justificative à l'appui de l'inscription au registre de trésorerie, imprimé N° 701-1 bis, doit être ultérieurement complétée par l'accusé de réception du destinataire.
Article 60 Tenue du livret de compte chèque avec le Trésor.
Dans le cas visé ci-dessus (98), les mouvements de fonds sur le compte au Trésor sont suivis sur un livret de compte courant avec le Trésor (imprimé N° 701-18) coté et paraphé par le commissaire du corps de troupe ou à défaut par celui chargé de la surveillance administrative et conservé par le commissaire du corps de troupe ou par le chef des services administratifs.
Ces mouvements de fonds sont inscrits par les agents des finances, sous leur responsabilité. Les mentions ainsi apposées sont signées par ces agents (ou leur fondé de pouvoir) et appuyées de l'empreinte de leur timbre.
Lors de chaque opération est également porté le montant des chèques payés depuis le dernier mouvement.
Dans la dernière colonne du livret, le trésorier du corps mentionne les chèques et les mandats délivrés pour lesquels les agents du Trésor inscrivent en regard la date du paiement.
QUATRIEME PARTIE Les titres de paiement.
CINQUIEME PARTIE Le prélèvement automatique.
Article 63 Dispositions générales.
Le prélèvement automatique peut être utilisé pour le paiement de factures, mémoires, relevés émis par les services ou organismes publics.
L'autorisation de retrait automatique est donnée par le chef de corps, après accord du commissariat chargé de la surveillance administrative.
Certaines garanties doivent être exigées des créanciers notamment :
un délai de dix jours minimum entre la date de production de la facture et celle du retrait ;
la possibilité de s'opposer au retrait en cas d'erreur manifeste ;
la possibilité de résilier l'autorisation à tout moment.
Article 64 Dispositions comptables.
A la réception du titre de créance le trésorier doit :
vérifier son existence, son exactitude et son exigibilité ;
inscrire le montant au registre de trésorerie, sans retard et avant échéance ; cette opération est à considérer comme un « chèque émis non débité » jusqu'au prélèvement.
ANNEXE II. Principales opération motivant des écritures en recette ou en dépense et indication des pièces justificatives correspondantes.
Ecritures. | Pièces justificatives. | |
|---|---|---|
I. EN RECETTE. | ||
Perception des allocations de solde ordonnancées par le commissaire de rattachement. | Pièce de caisse (1) (2) portant référence au bordereau récapitulatif de solde (BRS). | |
| ou | |
| Pièce de caisse (1) portant référence au carnet de perception de fonds en cas de perception directe en numéraire au Trésor. | |
Prestations d'alimentation ordonnancées par le commissaire de rattachement. | Pièce de caisse (1) (2) portant référence au bordereau récapitulatif d'alimentation. | |
| ou | |
| Pièce de caisse (1) portant référence au carnet de perception de fonds en cas de perception directe en numéraire au Trésor. | |
Allocations accordées pour l'alimentation des militaires du rang par le général commandant la région. Allocations reçues au titre du BF. Montant des imputations pour dommages causés aux matériels réalisés sur les ressources du BF. Pénalités infligées aux fournisseurs ou entrepreneurs. Produit de la vente des issues. Remboursement de dépenses avancées par le corps à l'Etat. Montant des indemnités de déplacements remboursées au corps par les organismes du commissariat de l'armée de terre (CAT — CARAT). | Copie de la décision (2). Pièce de caisse (1) (2). Etats d'imputation (2) (ou pièce de caisse revêtue de la signature des intéressés). Etat de pénalités, certifié par la partie versante ou complété par la mention visée au renvoi) (2). Etat décompté des sommes dues mensuellement et reconnues exactes par l'entrepreneur. Pièce de caisse (1) portant référence du « relevé » des dépenses (2). Pièce de caisse (1) portant référence de la chemise-bordereau (2) ou du bordereau des paiements. | |
II. EN DEPENSE. | ||
Paiement de la solde des militaires de la disponibilité et des réserves. Paiement de la solde spéciale. Paiement des prestations d'alimentation aux ordinaires. Paiement des « menues dépenses » effectuées à l'aide des ressources du BF. Achats de matériels, exécution de travaux, etc. | Bordereau récapitulatif de solde. Bordereau récapitulatif de solde. Bordereau récapitulatif d'alimentation. Bordereaux mensuels appuyés des PJ. Factures, mémoires, revêtus de l'acquit du créancier ou complétés par la mention visée au renvoi (3). | |
Achats de denrées. Allocations spéciales dues aux militaires autorisés à vivre au prêt franc. Paiement des dépenses diverses remboursables par l'Etat. Indemnités de déplacements pour le mois écoulé. Envois de fonds aux détachements. Paiement effectué au moyen de TP utilisé comme ordre de virement. | Factures des fournisseurs. Etat émargé. Un exemplaire du « relevé » des dépenses revêtu du visa de vérification. Chemise-bordereau. Pièce de caisse (1) (3). Pièce de caisse (1), avis d'échéance (4) ou facture (4), talon du TP. | |
III. EN RECETTE ET EN DEPENSE. | ||
Dépôts de fonds au CCP (ou à un compte au Trésor). [Inscription simultanée en dépense (numéraire) et en recette (compte chèque)]. | Pièce de caisse (1) appuyée du reçu de la poste, puis complétée par la mention visée au renvoi (2) (appuyée du reçu du Trésor). | |
Retrait de fonds du compte chèque postal (ou du compte au Trésor). [Inscription simultanée en recette (numéraire) et en dépense (compte chèque)]. | Pièce de caisse (1) portant référence du carnet de perception de fonds. | |
Virement entre le CCP et le compte au Trésor. (Inscription simultanée.) | Pièce de caisse (1) complétée par les mentions visées aux renvois (2) et (3). | |
Régularisation d'une erreur dans le montant de l'opération inscrite. | Pièce de caisse (1) certifiée par le trésorier. | |
Régularisation d'une erreur dans l'indication du compte d'imputation au registre des comptes. | Pièce de caisse (1) certifiée par le trésorier. | |
(1) Imprimé N° 701-20. (2) Document complété par la mention : « Crédité au compte chèque postal suivant avis du | ||
| (Signature). » | |
(3) Document complété par la mention : « Montant net réglé par chèque postal de virement (ou d'assignation) no de francs : en date du | ||
| (Signature). » | |
(4) Document complété par la mention : « Montant réglé par TP de francs : en date du | ||
| (Signature). » | |