Archivé DIRECTION CENTRALE DU MATERIEL DE L'ARMEE DE TERRE : Sous-Direction technique ; Bureau coordination

INSTRUCTION N° 9700/DEF/DCMAT/SDT/CO/S relative à la réalisation des équipements techniques mobiliers au profit des organismes du matériel.

Abrogé le 29 juin 2004 par : INSTRUCTION N° 9701/DEF/DCMAT/SDO/QIP relative au plan de réalisation des équipements techniques mobiliers des zones techniques des formations de l'armée de terre. Du 07 avril 1987
NOR D E F T 8 7 6 1 0 7 0 J

Précédent modificatif : 1er modificatif du 12 février 2001 (BOC, p. 1396) NOR DEFT0150243J.

Texte(s) abrogé(s) :

Dépêche n° 8700/DEF/DCMAT/SDT/CO/S/1 du 5 avril 1985 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM 460.1.2.

Référence de publication : BOC, p. 1692.

ABRÉVIATIONS UTILISÉES.

AIAT: Atelier d'impression de l'armée de terre.
ASF: Achat sur facture.
BIMa: Bataillon d'infanterie de marine.
CDM: Commandement et direction du matériel.
CDM-FFA: Commandement et direction du matériel des forces françaises en Allemagne.
CDMB: Commandement et direction du matériel et des bâtiments.
CRE: Centre de responsabilité élémentaire.
CRI: Centre de responsabilité intermédiaire.
CTMAT: Contrôle technique du matériel de l'armée de terre.
DCMAT: Direction centrale du matériel de l'armée de terre.
DCTMAT: Détachement du contrôle technique du matériel de l'armée de terre.
EMAT: Etat-major de l'armée de terre.
ERGM: Etablissement de réserve générale du matériel.
ERGMu: Etablissement de réserve générale des munitions.
ERM: Etablissement régional du matériel.
HST: Hygiène et sécurité du travail.
OS: Ordonnateur secondaire.
PRET: Plan de réalisation des équipements techniques.
SCA: Service central des approvisionnements.
SETM: Section d'études techniques du matériel.
TED: Tableau d'effectifs et de dotations.
TTC: Toutes taxes comprises.
UCL: Unité collective locale.

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

1.1. But de l'instruction.

La présente instruction a pour but de définir les modalités d'expression des besoins, de financement, d'acquisition, de renouvellement et de gestion des équipements techniques mobiliers.

1.2. Les équipements techniques mobiliers. Définition.

La réalisation des missions de soutien par les organismes du matériel nécessitent de les doter d'équipements mobiles divers, spécifiques, peu nombreux. Appelés « équipements techniques mobiliers » ils entrent dans la catégorie des articles techniques et ne figurent pas dans les tableaux d'effectifs et de dotations.

Ils sont réalisés par le matériel qui assure le financement des opérations correspondantes.

Lorsque leur mise en œuvre et leur installation nécessitent des travaux d'infrastructure ⁽¹⁾, ces derniers sont effectués par la main-d'œuvre des établissements ou formations bénéficiaires.

1.3. Domaine d'application.

Les dispositions de la présente instruction s'appliquent essentiellement aux outillages et équipements mobiles entrant dans la catégorie des équipements techniques mobiliers à l'exception :

31. Des équipements ressortissant :

à la direction des transmissions (équipements téléphoniques) ;
à la direction du génie ;
au commissariat de l'armée de terre (mobiliers communs, équipements de restauration…) ;
au service de santé des armées (matériels d'infirmerie).

32. Des matériels de dotation normalement mis en place au titre des tableaux d'effectifs et de dotation.

33. Des équipements dont l'installation et la mise en œuvre nécessitent des travaux d'infrastructure importants.

De plus ces dispositions ne concernent pas les équipements techniques mobiliers « … d'un coût unitaire inférieur ou égal à trois cent cinquante euros toutes taxes comprises (350 Ä TTC) ». Ces derniers sont réalisés localement, à l'initiative des centres de responsabilité élémentaire (Article 4) dans la limite des crédits consentis (titre III) et des allocations inscrites en programmes dans les budgets de gestion.

Une table de décision, donnée en annexe I, permet de classer les différents équipements et de connaître leur mode de réalisation.

1.4. Organismes bénéficiaires.

Tous les organismes du matériel peuvent prétendre à l'acquisition d'équipements techniques mobiliers. Cette possibilité peut être étendue à des formations où le matériel exerce des responsabilités techniques importantes (les bataillons d'infanterie de marine par exemple).

Selon leur niveau de responsabilité en matière de budget de gestion et de leur rôle dans l'établissement et l'exploitation des demandes, ces organismes sont classés de la façon suivante ⁽²⁾ :

41. Centres de responsabilité élémentaires (CRE) :

les régiments et unités du matériel (pour leurs besoins spécifiques du temps de paix) ;
les établissements régionaux du matériel ;
les établissements de réserve générale du matériel et les établissements de réserve générale des munitions ;
les centres régionaux d'administration du matériel ;
les bataillons d'infanterie de marine ;
les magasins centraux et la portion centrale du service central des approvisionnements ;
la librairie de l'armée ;
l'atelier d'impression de l'armée de terre n^o 5 ;
les établissements du matériel outre-mer ;
les détachements du contrôle technique du matériel de l'armée de terre ;
les écoles du matériel pour leurs besoins en équipements de soutien ne ressortissant pas à la fonction instruction ;
la section d'études techniques du matériel ;
le groupement des moyens généraux de la DCMAT.

42. Centres de responsabilité intermédiaire (CRI) :

les commandements et directions du matériel ;
le service central des approvisionnements ;
les commandements et directions du matériel et des bâtiments ;
la direction centrale du matériel de l'armée de terre (cabinet) ;
le contrôle technique du matériel de l'armée de terre.

2. MODALITÉS DE RÉALISATION DES ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES MOBILIERS.

2.1. Principe de base.

La réalisation des équipements techniques mobiliers fait l'objet d'un plan annuel appelé plan de réalisation des équipements techniques (PRET). Il est établi l'année N pour l'année N + 1 et comporte les prévisions des années N + 2 et N + 3. Sauf cas d'urgence dûment justifié (mission nouvelle, équipement rendu accidentellement inutilisable ou interdit d'emploi par la réglementation relative à l'hygiène et la sécurité du travail), les demandes formulées en dehors du plan ne sont pas prises en compte.

2.2. Classification des opérations.

En fonction de leur coût unitaire les opérations demandées au titre du PRET sont classées en deux catégories :

61. Les opérations déléguées d'un coût unitaire compris entre trois cent cinquante euros TTC et le montant autorisé des achats sur facture.

62. Les opérations individualisées, dont le coût unitaire est supérieur au montant autorisé des achats sur facture.

2.3. Elaboration des demandes.

L'expression initiale du besoin est à la charge de chaque CRE concerné. Les demandes correspondantes sont transmises aux CRI de rattachement qui en vérifient le bien-fondé, en effectuent le fusionnement et procèdent à leur envoi à la DCMAT.

Les règles à appliquer pour l'établissement des demandes font respectivement l'objet :

de l'annexe III pour les opérations déléguées ;
de l'annexe IV pour les opérations individualisées.

Une dépêche annuelle de lancement du plan, diffusée au cours du premier trimestre de l'année N pour l'année N + 1, précise les échéances de production des différents états.

Les acquisitions envisagées doivent être la concrétisation d'une politique d'investissement cohérente, basée sur la mise en œuvre d'équipements modernes et performants, permettant d'assurer le soutien des forces au moindre coût et avec efficacité. Dans l'ordre décroissant des priorités, les objectifs suivants doivent être systématiquement pris en compte :

amélioration de la productivité ;
modernisation des moyens de soutien ;
adaptation du patrimoine technique à la mission de soutien (avec prise en compte des actions d'élimination et de reversement) ;
économie financière par réduction des coûts de réparation.

Par ailleurs, pour tenir compte d'observations diverses relevées lors d'inspections ou de contrôles, la dépêche annuelle de lancement du plan définit les orientations à privilégier. Suivant ces directives, chaque CRI fixe des objectifs particuliers à ses CRE subordonnés. Une copie en est adressée à la DCMAT avant le 15 mai de l'année N pour l'année N + 1.

2.4. Financement et réalisation des équipements.

Selon les ressources budgétaires mises à sa disposition, les priorités et les avis formulés par les autorités appelées à statuer sur les demandes, la DCMAT :

81. Délègue à chaque CRI le volume des crédits retenus pour le financement des opérations déléguées. La répartition entre chaque CRE concerné est à la charge des CRI.

82. Notifie à chaque CRI les autorisations de programme correspondant au financement des opérations individualisées retenues.

D'une manière générale l'ensemble des équipements relevant du PRET est réalisé sur le mode déconcentré. Il appartient donc aux ordonnateurs secondaires des différents CRI d'engager les procédures de passation des marchés et de demander les crédits de paiement nécessaires.

Toutefois, dans un but d'économie et de standardisation, certains équipements peuvent faire l'objet de marchés passés à l'échelon central. Ces dispositions sont alors mentionnées pour mémoire sur les dépêches déléguant ou notifiant les autorisations de programme.

Sur le territoire métropolitain ou pour les achats en métropole, le rattachement des centres de responsabilité aux ordonnateurs secondaires (OS) est donné en annexe II.

Outre-mer, pour les achats locaux, les centres de responsabilité sont rattachés à un ordonnateur secondaire relevant soit du commissariat de l'armée de terre, soit d'une ambassade.

Un compte rendu de réalisation est adressé à la DCMAT, conformément aux directives données en annexes III et IV ci-jointes.

2.5. Dispositions particulières au commandement et direction du matériel des forces françaises en Allemagne.

Le CDM-FFA, dès notification des crédits accordés au titre du PRET, adresse à la sous-direction administration de la DCMAT l'état prévisionnel des équipements à réaliser en devises.

2.6. Dispositions particulières aux écoles du matériel.

Les écoles du matériel expriment des besoins ne ressortissant qu'aux activités de soutien des forces ; la réalisation des moyens propres à la fonction instruction incombe au commandement des écoles de l'armée de terre ⁽³⁾. Le CDM 1 est leur CRI et leur OS.

2.7. Dispositions particulières aux commandements et directions du matériel et des bâtiments.

Les CDMB prennent en compte uniquement les besoins de leurs établissements du matériel pour le soutien des forces, l'équipement nécessaire aux organismes charges de l'entretien des bâtiments étant du ressort de la direction centrale du génie.

3. GESTION DES ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES MOBILIERS.

3.1. Dispositions générales.

Les équipements techniques mobiliers sont des matériels suivis en gestion et en comptabilité sous un numéro de code EMAT soit individuellement, soit dans une unité collective locale (UCL). Pour les équipements réalisés sur le mode déconcentré il appartient aux CRI de s'assurer que les bénéficiaires ⁽⁴⁾ ont bien accompli les modalités administratives réglementaires pour que ces dispositions soient respectées.

3.2. Codification.

Les équipements techniques mobiliers sont gérés et comptabilisés sous les numéros de code EMAT figurant au catalogue des matériels complets TTA 197 lorsque ces numéros permettent de les identifier de façon précise.

Si la codification existante n'offre pas cette possibilité, la création de numéros particuliers est demandée à la DCMAT, selon la procédure réglementaire en vigueur.

3.3. Particularités de gestion.

Les équipements techniques mobiliers ne doivent en aucun cas être attribués, par la voie normale de mise en place des matériels complets, aux organismes des armes et services autres que ceux définis à l'article 4. En effet :

ils ne figurent pas à leur TED ;
ils ont été financés à l'aide des crédits affectés au plan de réalisation en équipements techniques du matériel et constituent de ce fait une composante de son patrimoine technique.

S'ils deviennent sans emploi au niveau des détenteurs, leur réutilisation est à rechercher, en premier lieu, au niveau des établissements et formations du matériel de la région. Lorsqu'il n'existe pas de possibilité à cet échelon, ils sont proposés aux autres CRI définis à l'article 4, par l'intermédiaire de l'administration centrale (sous-direction technique de la DCMAT).

Enfin les équipements qui restent sans emploi au niveau national après ces prospections, sont proposés à l'état-major de l'armée de terre pour être cédés à des organismes appartenant soit à l'armée de terre, soit à d'autres armées, soit à d'autres administrations. Ceux restant sans acquéreur sont remis à l'administration des domaines pour aliénation.

Les cessions éventuelles sont effectuées le plus fréquemment à titre gratuit. Cette procédure n'implique pas pour le matériel l'obligation par la suite d'assurer l'entretien et le renouvellement des matériels concernés.

Notes

4Ou l'organisme comptable désigné par le CRI lorsque le bénéficiaire n'a pas cette qualité.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le colonel, chargé de la sous-direction technique,

HERIQUE.

Annexes

ANNEXE I. Équipements utilisés dans les organismes du matériel.

Table de décision.

Pour accomplir leur mission de soutien, les établissements du matériel utilisent des équipements divers. En fonction de leurs caractéristiques, la table de décision ci-dessous permet de connaître leur mode de réalisation ou de financement.

Caractéristiques.		Programme à mettre en œuvre.						Observations.
Cas.	L'équipement demandé est :	Inscription au budget de gestion (BG) l'organisme.	Inscription au PRET.	Equipements techniques immobiliers (ETI).	Demande à la DCMAT/GEPC/BSI (voie hiérarchique).	Demande à la DCMAT/SDT/COORD (voie hiérarchique).	Demande d'ouverture de dotation (voie hiérarchique).	Observations.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Répertorié au TTA 197 avec code EMAT 6 à la lettre R ou S, code emploi T, gestion non nominative.		X
2	Répertorié au TTA 197 avec des caractéristiques différentes du cas 1.						X	Cf. DM n^o22390/DEF/DCMAT/ORG/INFRA du 29 juin 1983 (n.i. BO) et DM particulières suivant le type de matériel.
3	Répertorié au MAT 3970 (composants d'UC codifiées).						X pour complément de dotation.	Pour entretien, commande au SCA.
4	Justiciable d'une implantation nécessitant des travaux importants le rendant solidaire de l'infrastructure.			X				Cf. DM n^o12762/DEF/DCMAT/ORG/INFRA du 23 mai 1984 (n.i. BO).
5	"Un matériel d'entretien des espaces verts (non codifiés) d'un coût unitaire supérieur à 350 euros TTC."		X uniquement organisme en budget de gestion.					Pour les régiments et unités (budget de fonctionnement) se référer à la DM 11709/DEF/EMAT/DIV/LOG/EQUIP/GEN du 22 décembre 1981 (n.i. BO).
6	Un mobilier de bureau (articles à centralisation obligatoire ou non).	X crédits de fonctionnement.						Cf. DM n^o2606/DN/CGAC/CC/RM du 30 décembre 1984 (n.i. BO).
7	Un équipement de bureau.						X	Cf. DM n^o24556/DCMAT/SDT/ASA du 27 juillet 1981 (n.i. BO) ou DM n^o11378/DEF/DCMAT/SDT/ASA du 08 mars 1983 (n.i. BO) pour l'outre-mer.
8	Un matériel de bureautique (non doté de possibilités de télécommunications).					X		Avec avis du CDM.
9	Nécessaire au fonctionnement du site informatique (une armoire ignifugée par exemple) ou équipement bureautique (avec possibilités de télécommunications) ou d'informatique.				X			Instruction n^o 400 abrogée le 31 décembre 1992 400 BOC, 1993, p. 226. Cf. instruction n^o400/DEF/EMAT/BOMA/0 du 5 mai 1982 (BOC, p. 1845) et DM n^o23522/DEF/DCMAT/GEPC/BSI du 27 septembre 1984(n.i. BO)..
10	Un matériel d'impression non codifié.					X		Avec avis du CDM.
11	Un matériel de mesure non codifié.					X		Avec avis du CDM.
12	« Nécessaire à l'exécution de la mission de soutien et n'entre dans aucun cas ci-dessus (coût unitaire supérieur à 350 euros TTC). »		X					Outillage, équipements non codifiés, éléments gerbables de stockage (EGS), établis, matériels HST liés à la réparation.
13	« D'un coût unitaire TTC inférieur ou égal à 350 euros TTC. »	X						Sur avis favorable ou délégation du CDM.
14	Nécessaire au fonctionnement interne ou à une autre mission de l'organisme ou n'entre dans aucun cas ci-dessus.	X						Sur avis favorable du CDM.

ANNEXE II. Rattachement sur le territoire métropolitain des centres de responsabilité aux ordonnateurs secondaires.

Centre de responsabilité.	Ordonnateurs secondaires de rattachement.
CDM.	CDM.
CDMB Antilles-Guyane.	CDM 2.
CDMB Nouvelle-Calédonie.	CDM 2.
CDMB Djibouti.	CDM 5.
CDMB la Réunion.	CDM 5.
BIMa.	CDM 4.
ALAT 5.	SCA.
SCA.	SCA.
SETM.	SCA.
CTMAT.	SCA.
DCMAT.	SCA.
Ecoles du matériel.	CDM 1.

ANNEXE III. Réalisation des opérations déléguées.

1 Modalités du ressort des CRE.

Au titre de sa mission de soutien, chaque CRE :

prépare pour les trois années à venir la liste chiffrée ⁽¹⁾ des réalisations souhaitables d'un coût unitaire supérieur à trois cent cinquante euros… inférieur ou égal au montant des achats autorisés sur facture, en vérifiant pour chaque poste que le rapport coût-efficacité est favorable ;
s'assure que les articles demandés répondent strictement à la bonne procédure de la table de choix de l'annexe I (cas 1, 5 et 12 uniquement) ;
remplit et adresse au CRI de rattachement un état récapitulatif ⁽²⁾ classant les réalisations par :
- fonction (atelier, stockage, …) en précisant dans chaque cas les équipements prévus au titre de l'hygiène et la sécurité du travail ;
- type d'acquisition (réalisations nouvelles, renouvellement, poursuite d'un programme d'équipement) ;
- finalité (réparation ou autre activité de soutien).

2 Modalités du ressort des CRI.

Le CRI dès réception du PRET de chaque CRE :

apprécie l'opportunité des réalisations envisagées en fonction des objectifs fixés ;
vérifie l'exactitude de la procédure (cas 1, 5 et 12 de la table de choix de l'annexe I) ;
pour les régiments et unités, s'assure que les équipements demandés ne sont pas de nature à entraver leur caractère opérationnel et ne peuvent être obtenus au titre de leur dotation organique ;
satisfait les besoins les plus urgents sur des crédits délégués éventuellement disponibles (reliquat des plans précédents) ⁽³⁾ ;
arrête le volume budgétaire prévisionnel des réalisations retenues, par CRE ;
classe les besoins retenus en équipements destinés soit à la réparation soit à l'exploitation ;
exprime globalement les besoins budgétaires dans un « tableau récapitulatif régional des besoins budgétaires pour les réalisations déléguées », dont le modèle est donné en annexe VI (document 1). Ces besoins, ne doivent pas dépasser le volume de crédits accordés au titre du plan en cours (tolérance de 10 p. 100), sauf raison exceptionnelle dûment explicitée sur fiche annexée à ce tableau ;
ventile ces besoins régionaux dans les lignes appropriées du « tableau récapitulatif des besoins régionaux en autorisations de programme » (document 2 de l'annexe VI), en y incluant les besoins résultant des réalisations individualisées comme indiqué dans l'annexe IV ;
adresse à la DCMAT (bureau coordination) les tableaux ci-dessus avec les documents définis en annexe IV, dans les délais fixés par la dépêche annuelle ;
dès la mise en place des crédits du chapitre 53-71 article 91, fait réaliser les équipements qu'il a retenu pour les CRE relevant de son autorité.

3 Compte rendu d'execution.

Pour le 15 janvier de l'année N + 1, les CRI adressent à la DCMAT (bureau coordination) un compte rendu d'exécution du plan de l'année N (modèle défini en annexe VI document 3), en séparant les établissements des régiments et unités du matériel.

Ce document appelle les remarques suivantes :

31 Repère.

Les repères de la colonne 1 sont quantifiés de 1 à n.

32 Fonction.

La fonction (colonnes 7, 8 et 9) est indiquée par une croix dans la colonne appropriée :

A : équipement d'atelier.
H : équipement lié à l'hygiène et à la sécurité du travail.
S : équipement destiné aux autres activités de soutien.

33 Type d'acquisition.

Le type d'acquisition (colonnes 10, 11 et 12) est indiqué par une croix dans la colonne appropriée :

D : acquisition nouvelle (dotation).
R : renouvellement d'un équipement hors service.
C : continuation d'un programme d'équipement.

34 Finalité.

La finalité (colonnes 13 et 14) est indiquée par une croix dans la colonne appropriée :

R : réparation.
S : autre activité de soutien.

35 Observations du CDM.

Les références des procès-verbaux de réforme des matériels remplacés par ceux classés R (type d'acquisition défini ci-dessus) sont indiquées en observation.

Cet état est signé par le responsable du CRI.

ANNEXE IV. Réalisations des opérations individualisées.

1 Modalités du ressort des CRE.

11 Tableau des réalisations individualisées.

Pour les demandes éventuelles entrant dans cette catégorie, les CRE établissent un « tableau des réalisations individualisées », du modèle donné en annexe VI (document 4).

Ce document est renseigné de la façon suivante :

colonne 1 : numéro de nomenclature ou code EMAT indiquer ce numéro, sinon « SN » (sans numéro) ;
colonne 2 : désignation à renseigner aussi complètement que possible, notamment pour les équipements non codifiés ;
colonne 3 : numéro d'ordre (pour l'année N + 1 seulement) à renseigner par une numérotation croissante de 1 à n, sans omission ni répétition. Cet ordre correspond à celui des priorités affectées à ces réalisations.

Lorsqu'un équipement a été demandé dans un plan précédent sans avoir été retenu, adjoindre à ce numéro d'ordre une lettre pour :

A : non retenu au PRET N.

B : non retenu au PRET N et N - 1.

C : non retenu au PRET N - 1 et N - 2 :

colonne 4 : quantité demandée pour l'année N + 1 ;
colonne 5 : indiquer le coût estimé au 1er juillet de l'année N + 1. Cette évaluation doit être aussi précise que possible, afin d'éviter des demandes complémentaires ou des restitutions de crédits ;
colonnes 6 et 7, 8 et 9 : remplir ces colonnes pour les prévisions relatives au PRET des années N + 2 et N + 3, avec les mêmes indications que dans les colonnes 4 et 5 ;
colonne 10 : motif.
Indiquer le motif de la réalisation par une ou deux lettres.
D : dotation relative à un besoin nouveau.
R : renouvellement d'un équipement usé, détérioré non réparable ou présentant des dangers d'utilisation sur le plan de l'HST [voir (⁽¹⁾) ci-dessous].
S : substitution d'un équipement mal adapté mais en bon état de marche [voir (⁽²⁾) ci-dessous].
T : cette lettre est adjointe à l'une des trois ci-dessus dans le cas ou la réalisation est tributaire de travaux d'infrastructure, demandés par ailleurs. Dans ce cas mentionner dans la colonne « Observations » les références de cette demande ;
colonnes 11 et 12 : avis et numéro d'ordre DCM. Ces colonnes ne sont pas remplies par les CRE ;
colonne 13 : observations. Pour chaque ligne de l'année N + 1, indiquer le dossier justificatif d'emploi (document 7 annexe VI), obligatoirement joint.

Nota.

Les mentions « transmis pour avis à » situées en bas du tableau sont remplies suivant les indications du CRI (cf. 13).

12 Constitution des dossiers justificatifs.

Pour chaque réalisation individualisée un dossier justificatif est constitué (document 7, annexe VI).

13 Transmission des demandes.

Les demandes (tableaux des réalisations individualisées) et les dossiers justificatifs sont, suivant les directives des CRI transmis par les CRE soit à l'organisme habilité à émettre un avis technique (colonne 11) soit directement au CRI. Dans ce cas cette colonne n'est pas remplie.

Les organismes pouvant émettre un avis technique sont les suivants :

Organismes demandeurs.	Organismes pouvant émettre un avis.	Destination à donner aux dossiers après avis.
ERM, ERGM, ERGMu.	DCTMAT.	CDM.
Régiments et unités du matériel.	COM.MAT organique (avis obligatoire DCTMAT).	CDM.
Organismes stationnés outre-mer.	CTMAT.	DCMAT/SDT/COORD.
Ecoles du matériel.	DCTMAT.	CDM 1.
SCA magasin central de rechange (MCR).	DCTMAT.	SCA.
Autres organismes.	DCTMAT.	DCMAT/SDT/COORD.

Nota.

1. Sur demande des CRI la SETM peut également donner un avis technique.
2. Si elle le juge nécessaire, pour un équipement donné dont l'acquisition est projetée, la DCMAT peut demander une étude particulière au CTMAT ou à la SETM.

Les organismes mentionnés ci-dessus se prononcent sur l'opportunité des réalisations projetées en tenant compte :

de l'adaptation de l'équipement demandé à l'emploi auquel le destine le demandeur ;
de l'existence d'équipements similaires au sein de l'organisme demandeur ou dans un organisme proche permettant d'envisager une sous-traitance ;
du mode de traitement actuel des opérations à effectuer avec l'équipement demandé ;
de la rentabilité de la réalisation envisagée évaluée en gain de personnel ou de temps.

Cet avis technique (porté colonne 11) est codifié de la façon suivante :

I = indispensable.
U = utile.
S = superflu.

2 Modalités du ressort du CRI.

Dès réception des demandes, le CRI les classe et leur attribue un numéro d'ordre de priorité (colonne 12 : « numéro d'ordre CDM »). Cette numérotation doit constituer une série unique pour un plan régional, croissant de 1 à n, sans omission ni répétition.

En cas de rejet d'une demande, le CRI inscrit la lettre R dans le colonne 12 sans toutefois la supprimer du fusionnement régional.

Le CRI transmet ensuite à la DCMAT (bureau coordination) l'ensemble des documents ayant trait aux opérations individualisées (conjointement à ceux relatifs aux opérations déléguées) dans les délais fixés par la dépêche annuelle.

3 Compte rendu d'exécution.

En fin d'année N les organismes concernés adressent à leur CRI de rattachement un compte rendu d'exécution de leur plan, du modèle donnée en annexe VI (document 6).

Après vérification, le CRI adresse ces documents (conjointement à ceux des opérations déléguées) à la DCMAT (bureau coordination pour le 15 janvier de l'année N + 1.

Nota.

1. Les notifications d'autorisation de programme des opérations individualisées ne peuvent être utilisées pour des acquisitions autres que celles définies initialement. En cas de modification du besoin, il y a lieu de procéder au reversement des crédits correspondants à la demande devenue caduque. Le financement de l'équipement redéfini est à demander de façon exceptionnelle, si le besoin est urgent, au titre du PRET de l'année suivante dans le cas contraire.
2. Les reliquats des notifications d'autorisation de programme sont à reverser systématiquement. Toute utilisation à d'autres fins (financement d'opérations déléguées notamment) est rigoureusement interdite et engage la responsabilité pénale des contrevenants.

ANNEXE V. Récapitulatif des documents constituant le pret d'un CRI.

1 Élaboration des demandes.

A une date fixée par la dépêche annuelle, chaque CRI adresse son PRET à la DCMAT (bureau coordination). L'envoi est constitué des documents suivants :

11

Tableau récapitulatif des besoins budgétaires du CRI pour les opérations déléguées (document 1 annexe VI).

12

Tableau récapitulatif des crédits demandés par les CRI et répartition aux différents programmes du budget de gestion (document 2, annexe VI).

13

Tableaux des réalisations individualisées (par organisme) (document 4, annexe VI).

14

Dossiers justificatifs des réalisations individualisées (1 par réalisation) (document 7, annexe VI).

15

Eventuellement, fiche descriptive d'équipement excédentaire (document 5, annexe VI).

2 Compte rendu d'exécution.

Pour le 15 janvier de l'année N + 1, chaque CRI adresse à la DCMAT (bureau coordination) un compte rendu d'exécution du PRET de l'année N, composé des documents suivants :

21

Liste d'acquisition d'équipements d'un prix unitaire inférieur ou égal au montant autorisé des achats sur facture (document 3, annexe VI).

22

Liste d'acquisition d'équipements d'un prix unitaire supérieur au montant des achats sur facture (document 6, annexe VI).

23

Fiche facultative des remarques relatives à la réalisation du plan de l'année N.

ANNEXE VI. Documents utilisés.

Contenu

Numéro.	Désignation.	Utilisateur.		Observations.
Numéro.	Désignation.	CRE.	CRI.	Observations.
1	Tableau récapitulatif régional des besoins budgétaires pour les réalisations déléguées (PU <= montant autorisé des achats sur facture).		X
2	Tableau récapitulatif des besoins régionaux en autorisations de programme.		X
3	Réalisations déléguées. CR d'exécution.		X
4	Tableau des réalisations individualisées. Expression des besoins.	X	X
5	Fiche descriptive d'équipement excédentaire.	X
6	Réalisations individualisées. CR d'exécution.		X
7	Dossier justificatif de réalisation individualisée.	X

Figure DOCUMENT N° 1.TABLEAU RECAPITULATIF REGIONAL DES BESOINS BUDGETAIRES POUR LES REALISATIONS DELEGUEES.

Figure DOCUMENT N° 2.TABLEAU RECAPITULATIF DES CREDITS DEMANDES.

Figure DOCUMENT N° 3.PRET REALISATIONS DELEGUEES. CR D'EXECUTION.

Figure DOCUMENT N° 4.TABLEAU DES REALISATIONS INDIVIDUALISEES.

Figure DOCUMENT N° 5.FICHE DESCRIPTIVE D'EQUIPEMENT EXCEDENTAIRE.

Figure DOCUMENT N° 6.PRET DE L'ANNEE 19 . REALISATIONS INDIVIDUALISEES.

Contenu

DOCUMENT N^o 7. PRET REALISATIONS INDIVIDUALISEES.

Dossier justificatif.

Contenu

Le dossier justificatif, établi pour chaque réalisation individualisée comprend 4 pièces :

pièce 1 : fiche de présentation ;
pièce 2 : fiche technique ;
pièce 3 : fiche financière ;
pièce 4 : documentation descriptive et technique (documentation commerciale).

Les 3 canevas ci-dessous sont à suivre intégralement et lorsque la rubrique ne concerne pas l'équipement, indiquer « sans objet » sous le titre du paragraphe.

1 Canevas de la pièce 1 « fiche de présentation ».

11

Désignation de l'équipement.

12

But de la réalisation demandée.

13

Rapport coût-efficacité.

14

Courbe d'amortissement.

15

Solution de remplacement :

actuelle ;
année N + 1 si cette réalisation n'est pas effectuée.

16

Indication d'urgence et signature du responsable du CRE (indispensable cette année, utile, début ou continuation d'un programme, le définir).

17

Place régionale de cet équipement (à remplir par le CRI) (unique, existe déjà ailleurs, l'indiquer).

18

Rôle dans le soutien central et/ou régional.

19

Avis et signature du responsable du CRI (cohérent avec l'ordre de priorité CDM du tableau donné en annexe VI, document 4).

20

Avis éventuel du service du génie sur les modifications de l'infrastructure.

2 Canevas de la pièce 2 « fiche technique ».

21

Identification de l'équipement (code, désignation, marque, type, degré de francisation).

22

Caractéristiques :

énergie, carburant, ingrédients, liquides utilisés ;
masse, dimensions ;
capacités de travail (machines — outils).

23

Emploi (détailler les produits obtenus, les services rendus).

24

Taux d'utilisation (en heures par an) (si supérieur à 1 500 heures par an, préciser l'organisation du travail).

25

HST nécessaire à cet équipement.

26

Rejets (effluents, vapeurs de gaz…).

27

Branchements nécessaires (électrique, gaz, eau…).

28

Entretien.

29

Options (non retenues, retenues, à envisager ultérieurement).

3 Canevas de la pièce 3 « fiche financière ».

31

Coût TTC au 1er juillet de l'année N + 1.

32

Coût des frais d'installation et HST.

33

Coût des aménagements d'infrastructure et mode de réalisation (par entreprise privée ou par main-d'œuvre établissement).

34

Coût du fonctionnement (énergie, ingrédients, gaz, liquides…).

35

Coût d'entretien (contrat ou entretien par l'organisme).

36

Coût pédagogique (stage, formation continue…).

37

Ventilation budgétaire de ces coûts (titre III, titre V).

38

Couverture de ces coûts (où et quand ?).

39

Economies réalisées.