INSTRUCTION N° 4360/DEF/DCSSA/4 pour l'application du régime des masses aux écoles du service de santé des armées, aux écoles d'application et à l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées (à jour de son premier modificatif).
Du 09 décembre 1975NOR
1.
Le régime des masses prévu par le décret 71-336 du 29 avril 1971 (1) est rendu applicable :
aux écoles du service de santé des armées de Bordeaux et de Lyon par l'article 4-II de l' arrêté du 13 mai 1975 (2) relatif au fonctionnement administratif des ESSA ;
aux écoles d'application et à l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées par l'article 4-II de l' arrêté du 13 mai 1975 relatif au fonctionnement administratif des écoles d'application et de l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées (2).
2.
Les masses susceptibles d'être constituées sont les quatre masses énumérées à l'article 2 du décret précité :
1. Masse d'entretien des personnels et dépenses diverses.
2. Chauffage, éclairage, eau, force motrice.
3. Casernement.
4. Entretien courant du matériel.
3.
Les taux des primes et des allocations allouées au titre de ces masses, les décisions d'application et leur date d'effet, feront l'objet des circulaires ministérielles. Il n'est pas constitué de fonds de compensation.
4.
La nomenclature des dépenses imputables aux rubriques arrêtées pour chaque masse est donnée en annexe I.
5.
Le programme d'action des commandants ou directeurs de formation doit, autant que possible, porter sur plusieurs années pour tout ce qui n'est pas la consommation courante habituelle, de manière à assurer l'emploi le plus efficace des fonds des masses au regard des missions incombant aux formations qu'ils dirigent. Il est traduit dans le programme d'emploi des masses 620-9*/54.
Dans la limite des ressources dont ils disposent, ils passent les commandes nécessaires en faisant le plus large appel à la concurrence. Toutefois, lorsque les dépenses à engager pour un ensemble de réalisation de même destination dépassent le montant fixé par la réglementation en vigueur (3), une procédure s'inspirant de celle des marchés de fournitures est à appliquer (4).
6.
Le commandant ou le directeur de la formation précise, dirige et contrôle l'emploi des masses. Il doit prendre les dispositions nécessaires pour que les besoins soient couverts tout au long de l'année. Le chef des services administratifs en assure la gestion.
7.
Une première mise, constituant une avance de trésorerie, est mise en place à la suite des décisions de création des masses et correspond aux besoins évalués forfaitairement pour le fonctionnement pendant un trimestre.
A la fin de chaque mois ou de chaque trimestre, la détermination des droits donne lieu à l'établissement d'un état des droits ouverts au titre des masses, modèle N° 620-9*/51, destiné à permettre à l'ordonnateur de procéder au mandatement.
Le mandatement des primes et allocations des masses est effectué par l'ordonnateur de rattachement de la formation sur production d'un état de perception modèle N° 620-9*/52 (quittance et déclaration de quittance).
8.
La comptabilité des fonds des masses est constituée par la tenue du deuxième fascicule du registre des comptes de la formation (5).
9.
Les matériels non consommables réalisés sur les ressources des masses sont suivis en comptabilité-matières et réformés dans les mêmes conditions que les matériels appartenant à l'Etat (6).
Toutefois, les documents utilisés sont surchargés d'une inscription au tampon « matériels des masses ».
Les matières et objets de consommation courante réalisés sur les crédits des masses sont suivis en comptabilité dans les conditions prévues par l'instruction indiquée en renvoi (7).
10.
La vérification des comptes des masses, la surveillance administrative de régularité des dépenses engagées sur les fonds des masses sont assurées dans les conditions prévues par les décrets précités portant organisation et fonctionnement des écoles du service de santé.
11.
Les modèles des documents comptables afférents au régime des masses et leur mode d'emploi font l'objet de l'annexe II.
Notes
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le médecin général inspecteur, directeur central du service de santé des armées,
DARBON.
Annexes
ANNEXE I. Nomenclature des dépenses imputables aux masses dans les écoles du service de santé des armées, les écoles d'application et l'institut de médecine tropicle de santé des armées.
(Nouvelle rédaction : 2e modificatif ; modifié : 3e modificatif.)
Table MASSE 1. Compte 21.Entretien des personnels et dépenses diverses.
Rubrique. | Poste de dépense. | Libellé. |
|---|---|---|
1 |
| Habillement des élèves (à la charge de l'Etat). |
| 1 | Elèves officiers médecins et pharmaciens. |
| 2 | Elèves officiers d'administration. |
| 3 | Stagiaires étrangers. |
2 |
| Entretien de l'habillement, entretien renouvellement et achats du couchage et de l'ameublement. |
| 1 | Entretien de l'habillement. Entretien et réparations par le maître tailleur ou le maître cordonnier, lavage, repassage, entretien, désinfection des effets d'habillement. |
| 2 | Entretien renouvellement et achats du couchage. |
| 3 | Entretien renouvellement et achats de l'ameublement. |
| 4 | Achat d'ingrédients pour le fonctionnement de la buanderie, lessive, adoucissant, produit de trempage, etc… |
| 5 (1) | Achat de matériel et d'équipement pour le lavage et le repassage. |
3 |
| Fournitures de bureau. |
| 1 | Frais de documentation, publication et brochures à caractère administratif, reliures de BO, d'imprimés. |
| 2 | Petites fournitures de bureau (consommable) papier, stencils, enveloppes, crayons, corbeilles, règles, etc. |
| 3 (1) | Location de machines, machines à photocopier, etc. |
| 4 | Autres dépenses de bureau. |
4 |
| Télécommunications, taxes, correspondance. |
| 1 (2) | Abonnement, communications téléphoniques. |
| 2 | Taxes. Télégraphiques, taxes comptes chèques postaux, taxes pour délivrance de certains documents, etc. |
| 3 | Correspondance, frais d'envoi, affranchissement de la correspondance, frais d'envoi de colis, de matériel ou d'animaux. |
5 |
| Hygiène et confort. |
| 1 | Achat d'ingrédients et de matériels consommables destinés au nettoyage des locaux, pour les besoins du service général : garde, cérémonial militaire, drapeaux, frais de coiffeur, ingrédients et petit matériel destinés à l'hygiène des élèves, etc. |
| 2 | Nettoyage à l'entreprise. Contrats d'entretien passés avec une entreprise en vue d'assurer le nettoyage des locaux (vitres, sols…), travaux de désinfection, de désinsectisation, de dératisation confiés à une entreprise. |
| 3 | Infirmerie et cabinet dentaire. |
6 |
| Instruction. |
| 1 (1) | Moyens d'enseignement. a) Autres que laboratoires. Achat de matériels, accessoires et fournitures diverses, documentation d'instruction : livres, collections, achat, impression et remboursement de documents et polycopies, frais divers. b) Laboratoires. Achat de matériels, accessoires et fournitures diverses. |
| 2 | Droits de scolarité. Frais d'inscription et de scolarité. |
| 3 | Déplacements des élèves. Déplacements courants urbains. Déplacements et hébergement des élèves liés à l'instruction. |
| 4 | Réservé école du service de santé des armées de Lyon. Indemnité de déplacement à des membres civils à l'occasion des jurys, indemnité d'enseignement à des personnalités n'appartenant pas à l'armée active. |
| 5 | Sports et loisirs. Frais d'organisation des épreuves sportives. Achat d'accessoires d'éducation physique et sportive. Frais de location : piscine, stades, installations et équipements. Frais d'assurance pour activités sportives, achat de récompenses, de journaux, etc. |
| 6 (1) | Instruction militaire. Réalisation de matériels et fournitures diverses destinés à l'instruction militaire. |
| 7 | Frais de thèses et livres. Remboursement dans la limite du maximum autorisé périodiquement pour thèse d'élève. Remboursement d'un maximum de 50 francs/an aux médecins et pharmaciens. |
| 8 (1) | Matériels techniques pour médecins, pharmaciens et vétérinaires (dotation individuelle). |
7 |
| Dépenses diverses. |
| 1 | Législation du travail. Achat de vêtements et d'équipements de sécurité ; boissons hygiéniques. |
| 2 |
|
| 3 | Autres dépenses diverses. Insignes, drapeaux, photos d'identité, etc. |
| 4 (1) | Achat de matériels proprement dit d'exploitation autres que ceux déjà prévus aux rubriques précédentes. a) Matériels relevant de la masse 1. b) Matériels relevant de la masse 2. c) Matériels relevant de la masse 3. d) Matériels relevant de la masse 4. Achat d'objets et de matériels de consommation courante. |
Table MASSE 2. Compte 22.Chauffage, éclairage, eau, force motrice.
Rubrique. | Poste de dépense. | Libellé. |
|---|---|---|
1 (2) |
| Chauffage, éclairage, eau, force motrice. |
| 1 | Charbon. |
| 2 | Fuei. |
| 3 | Gaz. |
| 4 | Electricité. |
| 5 | Chauffage urbain. |
| 6 | Eau, taxes accessoires. |
| 7 | Location et consigne de bouteilles de gaz. |
| 8 | Remboursement prestations. |
| 9 | Frais d'exploitation des chaufferies (combustibles exclu). |
Table MASSE 3. Compte 23.Casernement.
Rubrique | Poste de dépense. | Libellé. |
|---|---|---|
1 | 1 | Réparations locatives et aménagements en régie. Tous les achats de fournitures, matériaux et accessoires utilisés pour l'entretien, la réparation, l'amélioration et la modernisation des locaux (y compris les dépenses d'entretien des plantations). |
2 | 1 | Réparations locatives et aménagements à l'entreprise. Tous les travaux d'entretien, de réparation, d'amélioration ou de modernisation effectués par une entreprise ou un particulier dans le cadre des réparations locatives et aménagements (y compris les réparations et l'entretien des installations de chauffage, d'ascenseurs, les installations téléphoniques, les différentes vérifications périodiques des installations). |
3 | 1 | Contrats. |
4 | 1 | Dépenses diverses. |
Table MASSE 4. Compte 24.Entretien du matériel.
Rubrique. | Poste de dépense. | Libellé. |
|---|---|---|
1 |
| Entretien et réparations des matériels non prévus par les autres masses. |
| 1 | Achat de fournitures, articles de consommation courante destinés aux réparations. |
| 2 | Fluides pour des ateliers. |
2 | 1 | Frais de réparations par d'autres services des armées. |
3 | 1 | Entretien et réparations du matériel à l'entreprise dans le secteur privé (y compris les contrats d'entretien ou de vérification d'appareil à vapeur, machines à écrire, etc.). |
4 | 1 | Frais d'entretien du parc automobile. |
(1) Comptes 21-2-5, 21-3-3, 21-6-1, 21-6-6, 21-6-8, 21-7-4 : Seuls les achats de matériels sont prévus à ces comptes ; les dépenses relatives aux réparations et à l'entretien des matériels concernés sont à imputer à la masse 4. (2) Comptes 21-4-1 et 22-1 : Les dépenses relatives aux réparations et à l'entretien des installations de chauffage, d'ascenseur et téléphoniques sont prévues à la masse 3. | ||
ANNEXE II. Liste des documents comptables relatifs à l'emploi des masses et notice d'utilisation.
I Liste des modèles d'imprimés.
Désignation.
No 620-9*/43-B. Registre des comptes des masses :
Il est constitué par le 2e fascicule des comptes du registre des comptes. (Voir inst. 4361 /DEF/DCSSA/4 du 09 décembre 1975 sur la comptabilité des fonds dans les écoles du service de santé des armées, les écoles d'application et l'institut de médecine tropicale du service de santé des armées, insérée dans le présent volume.)
Il comprend des feuillets :
B. 1. Page de garde.
B. 2. Recettes.
B. 3. Dépenses.
B. 4. Récapitulation et arrêtés.
No 620-9*/50. Relevé auxiliaire d'opération des masses.*
No 620-9*/51. Etat des droits ouverts au titre des masses.
No 620-9*/52. Etat de perception des allocations acquises au titre des masses.
No 620-9*/53. Compte rendu trimestriel du fonctionnement des masses.
No 620-9*/53. Programme d'emploi des masses.
II Notice d'utilisation des modèles.
Les recettes et les dépenses concernant les masses sont inscrites chronologiquement au registre-journal de la formation avec indication du compte de la masse concernée (21 à 24).
1 Registre des comptes des masses modèle N° 620-9*/43 B.
a) Objet.
Contenu
Le registre a pour objet de permettre l'établissement du compte rendu trimestriel de fonctionnement des masses et d'enregistrer par rubriques prévues à l'annexe I l'emploi des moyens.
Contenu
Un relevé auxiliaire mensuel peut être ouvert pour chaque masse et comporter toutes ou seulement certaines rubriques de cette masse.
En effet, certaines dépenses et certains remboursements divers dont la fréquence est suffisamment importante peuvent ne pas être immédiatement portés au registre-journal mais faire l'objet d'inscriptions sur un relevé auxiliaire ouvert au début de chaque mois au titre d'une masse considérée.
Il appartient au comptable deniers de faire la discrimination entre les opérations à inscrire directement et celles qui sont à inscrire sur le relevé auxiliaire. De toutes manières, ce relevé ne peut concerner que les opérations effectuées en numéraire, celles effectuées par l'intermédiaire du compte courant postal ou du compte au Trésor devant être obligatoirement inscrites pour le montant des titres de paiement dans les comptes de disponibilité du registre-journal.
Contenu
L'état des droits ouverts permet au chef du service de la gestion financière de demander à l'ordonnateur de rattachement les crédits qui sont dus à la formation :
soit, mensuellement ou trimestriellement au titre des primes des masses ou d'allocations forfaitaires, en fonction des taux fixés par l'administration centrale ;
soit, au titre d'allocations complémentaires sur décision particulière de l'administration centrale.
Contenu
Rassembler les éléments statistiques de comparaison entre les prévisions et les réalisations pour la période écoulée et chiffrer les prévisions de la gestion suivante.
b) Tenue du registre.
Le registre est constitué de feuillets mobiles B. 1, 2, 3, 4 permettant de totaliser à tout moment les recettes et les dépenses. Sa durée est annuelle.
c Inscription des opérations.
Le numéro d'ordre, la nature et le montant des opérations relevées au registre-journal sont reportés sur le registre des comptes des masses.
Opérations de recettes.
Les recettes sont inscrites au compte recettes de chaque masse concernée (feuillet modèle no B. 2) dans la colonne « recettes cumulées ». Elles sont réparties par nature de recettes sur le même document. Les recettes provenant de remboursement ou de cessions sont inscrites dans la colonne « recettes diverses ».
En cours de gestion, les virements de fonds, de masse à masse, qui s'avéreraient exceptionnellement indispensables, doivent être autorisés par l'officier chargé d'assurer la surveillance administrative. Ces transferts donnent lieu « pour mémoire » à une écriture au registre-journal.
Opérations de dépenses.
Les dépenses sont inscrites au compte dépenses de chaque masse concernée (feuillet modèle no B. 3) dans la colonne « dépenses cumulées ». Elles sont ventilées par rubriques et postes de dépenses prévus dans la nomenclature, objet de l'annexe I à l'instruction, une colonne étant ouverte pour chaque poste de dépenses utilisé.
Récapitulation.
A chaque fin de trimestre, les recettes et les dépenses des masses sont récapitulées sur feuillets modèle no B. 4, certifiées par l'officier chargé de la gestion financière vérifiées par le chef des services administratifs et l'officier chargé de la surveillance administrative des écoles.
En fin de gestion, l'avoir de l'ensemble des masses à reporter sur la gestion suivante peut, à l'initiative du responsable de la formation, recevoir une répartition par masse différente de celle qui résulte de la balance de fin de gestion dans la limite fixée à l'article 7, avant-dernier alinéa du décret du 29 avril 1971 .
Elle donne lieu à une décision du commandant ou directeur d'établissement après autorisation de l'officier chargé d'assurer la surveillance administrative et donne lieu aux mêmes formalités que celles indiquées en 1/C, troisième alinéa ci-dessus.
2 Relevé auxiliaire d'opérations des masses, modèle N° 620-9*/50.
b) Tenue.
Le relevé auxiliaire des opérations des masses ne comprend que les opérations affectant une seule masse. Sa durée est limitée à un mois.
3 Etat des droits ouverts au titre des masses, modèle N° 620-9*/51.
b) Etablissement.
Cet état, établi par chapitre et article budgétaire, est adressé pour le 5 de chaque mois ou du premier mois de chaque trimestre (renseigné avec les éléments du mois ou du trimestre précédent) à l'ordonnateur de rattachement en vue du mandatement en ce qui concerne les primes journalières et occasionnellement pour les allocations complémentaires éventuelles accordées à la formation.
Dans l'éventualité où le taux des primes est modifié en cours de trimestre, il est établi un état par taux.
Un exemplaire de cet état est adressé à titre de compte rendu à la DCSSA (bureau enseignement).
Nota. — Lors de la constitution des masses, le même état est utilisé pour demander la mise en place des moyens forfaitaires correspondant à un trimestre de fonctionnement, à titre de première mise.
4 Etat de perception des allocations acquises au titre des masses, modèle N° 620-9*/52.
L'ordonnateur de rattachement, après exploitation des états des droits ouverts au titre des masses, établit et adresse au payeur un état de perception des allocations acquises au titre des masses, destiné à mettre à la disposition de la formation les fonds des masses.
Un duplicata de cet état à la liquidation des dépenses.
5 Compte rendu trimestriel de fonctionnement des masses, modèle N° 620-9*/53.
Cet état est établi et adressé le 5 du premier mois de chaque trimestre à l'officier chargé de la surveillance administrative qui le transmet à la DCSSA, sous-direction ou bureau chargé de l'enseignement, avec, en cas de besoin, les observations que nécessite la situation.
Il a pour objet, d'une part, de suivre l'évolution des dépenses des formations, d'autre part, de renseigner sur l'évolution de la trésorerie des masses.
Les renseignements à faire figurer sur le compte rendu sont les suivants :
I Les recettes.
Elles sont indiquées globalement par masse pour la période considérée dans la colonne 3 et cumulées depuis le 1er janvier de l'année dans la colonne 5.
La colonne 4 enregistre les droits ouverts qui n'ont pas encore été perçus bien que s'appliquant à la période considérée.
II Les dépenses
sont suivies par masses et par rubriques en colonne 3 les dépenses effectives de la période, en colonne 4 les commandes passées n'ayant pas encore donné lieu à paiement, en colonne 5 le cumul des dépenses réelles depuis le 1er janvier.
La ligne A situation de la trésorerie fait apparaître la différence existant entre le total I colonne 5 « Recettes » et le total II colonne 5 « Dépenses » ; elle donne l'avoir réel de la trésorerie.
La ligne B cumule les résultats de la ligne A avec le total I colonne 4 « Recettes » et donne la situation qui serait celle obtenue après perception des recettes attendues.
La ligne C enregistre le résultat de la ligne B auquel sont retranchées les commandes passées non payées (total II, colonne 4) et donne le net disponible.
Les éléments de recettes et de dépenses doivent correspondre à ceux inscrits à la récapitulation des comptes du 2e fascicule pour la période considérée.
6 Programme d'emploi des masses, modèle N° 620-9*/54.
b) Etablissement de l'Etat.
Tableau A.
Il enregistre colonne 1 l'énumération des dépenses par rubrique de chaque masse et un total par masse.
Dans la colonne 2 sont reportées les prévisions de l'année précédente par rubrique et masse.
La colonne 3 est renseignée en cumulant les chiffres des colonnes 4 et 5 du tableau II du compte rendu trimestriel du 4e trimestre.
Les colonnes 4 et 5 enregistrent les prévisions par masse et rubrique, les commentaires étant donnés aux tableaux suivants. Sont indiquées en colonne 4 les dépenses inéluctables indispensables au fonctionnement minimal de la formation, en colonne 5 celles supplémentaires pour atteindre le niveau souhaitable.
Tableau B.
L'avoir net au 31 décembre est relevé sur la ligne C du compte rendu trimestriel des masses du 4e trimestre.
Lorsque des stocks significatifs existent en fin d'année, leur valeur estimée est indiquée pour mémoire.
Tableau C.
Dépenses moyennes par masse. Ces éléments permettent de comparer les réalisations avec le taux des primes en vigueur.
Tableau D.
Sont indiqués sommairement les problèmes qui se posent, les insuffisances ou, au contraire, la situation satisfaisante des moyens existants.
Tableau E.
La gestion des masses nécessite pour toutes les réalisations importantes, l'établissement d'un plan sur cinq ans de manière à ce qu'en fonction des moyens existants la formation puisse atteindre progressivement les objectifs qui ont été retenus après les études appropriées. Il s'agit notamment des matériels et de leur remplacement.
Le tableau E enregistre la tranche de ce plan prévue pour la gestion suivante.
Tableau F.
L'exposé général du programme d'emploi donne l'axe d'effort retenu compte tenu des moyens et résultats obtenus antérieurement. Les prévisions pouvant être modifiées par rapport à celles inscrites au tableau E, soit que les moyens disponibles s'avèrent insuffisants, soit, au contraire, qu'ils permettent d'aller plus loin, soit, enfin, que les réalisations diffèrent pour s'adapter à l'évolution enregistrée dans les différents domaines.
Ce tableau est complété par l'expression de toute observation qui ne trouverait pas sa place dans les rubriques précédentes.
Le programme d'emploi des masses est adressé à l'administration centrale (DCSSA) en deux exemplaires en même temps que le compte rendu trimestriel du fonctionnement des masses du 4e trimestre de l'année.