1. Généralités.

1.1. Objet et champ d'application de l'instruction.

La présente instruction définit dans le cadre des dispositions de l'article 6 du décret 75-396 du 13 mai 1975 (BOC, p. 2455) et de l' arrêté subséquent du 13 mai 1975 (BOC, p. 2274), notamment son article 11, les règles administratives et financières propres aux écoles du service de santé des armées de Bordeaux et de Lyon.

L'appellation réglementaire « écoles du service de santé des armées » (ou ESSA) utilisée dans la suite du texte concerne exclusivement les écoles de Bordeaux et de Lyon.

1.2. Mode et règles générales d'administration des écoles.

Les écoles du service de santé constituent des établissements rattachés directement au ministre de la défense (DCSSA) et régis selon les règles administratives précisées ci-après.

En l'absence de spécification particulière d'une règle administrative dans la présente instruction, les dispositions en vigueur dans les organismes du service de santé sont applicables.

Toutefois, lorsque des matériels, des biens et des services sont mis à la disposition des écoles par les services pourvoyeurs des armées et qu'il n'existe pas de dispositions administratives interarmées, c'est la réglementation particulière à chacun de ces services qui est opposable.

1.3. Surveillance administrative.

(Modifié : 5e modificatif.)

La surveillance administrative et la vérification des comptes sont assurées conformément aux dispositions de l'article 6 du décret précité du 13 mai 1975 par un officier du service de santé des armées désigné à cet effet par le directeur central du service de santé. Les attributions de cet officier, ainsi que les cas où la surveillance administrative et technique peut être exercée par d'autres autorités, sont fixés par une instruction particulière ⁽¹⁾.

2. Organisation administrative et financière des écoles.

2.1.

2.1.1. Attributions administratives du commandant de l'école.

(Modifié par : 7e modificatif.)

La direction de l'administration est assurée par le commandant de l'école. Elle s'exerce à l'égard des personnels, des finances et du matériel mis à la disposition de l'école.

Le commandant est ordonnateur secondaire, l'engagement, la liquidation et l'ordonnancement des dépenses de l'école s'effectuent sous sa responsabilité. La comptabilité administrative correspondante est tenue par le service de la gestion financière.

Il signe les marchés dans les limites de sa compétence ⁽²⁾.

Il dresse procès-verbal des pertes et avaries ou détérioration des matériels. Il décide des imputations dans les limites de valeur autorisées et soumet les autres cas d'imputation à la décision ministérielle.

Il prescrit les études nécessaires pour le renouvellement des matériels et l'amélioration de l'infrastructure.

Ses décisions importantes touchant aux responsabilités relatives à l'administration des écoles sont données par écrit et rassemblées dans le registre des actes administratifs (modèle N° 620-9*/13) (A).

Le commandant assure la responsabilité générale de la bonne exécution de l'administration de l'école, de l'application des lois et règlements, du fonctionnement des masses et de la comptabilité des fonds objet d'instructions particulières.

Il est assisté du chef des services administratifs pour diriger l'action, assurer le contrôle et la vérification de l'ensemble des services administratifs, le chef de chacun étant directement responsable de la partie du service qui lui est confiée dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957).

Il est logé par nécessité absolue de service ⁽³⁾.

2.2.

2.2.1. Attributions administratives du commandant en second.

Le commandant en second remplace le commandant de l'école absent. Il est à ce titre ordonnateur secondaire suppléant. Hors des attributions administratives qui résultent de la qualité de chef de corps au regard du règlement de discipline générale du commandant en second, celles qui lui sont éventuellement confiées font l'objet d'une inscription au registre des actes administratifs.

Il est logé par nécessité absolue de service (3) ⁽⁴⁾.

2.3.

2.3.1. Attributions du chef des services administratifs.

(Modifié par : 7e modificatif.)

Le chef des services administratifs relève directement du commandant de l'école dont il est le conseiller administratif et financier. Il est chargé de la gestion administrative et financière de l'école et dispose à cet effet de services administratifs dont il dirige, coordonne et contrôle l'action.

Il dirige et administre le personnel civil.

Il peut exercer sous l'autorité du commandant de l'école des fonctions d'encadrement à l'égard du personnel non officier du cadre de l'école.

Il fait tenir par les services administratifs les écritures relatives à la prise en charge des denrées et des matériels, des fonds et les comptes correspondants.

Il prépare le budget de l'école, en suit l'exécution et assure, dans le cadre des instructions du commandant, la planification des besoins en matériels et en travaux d'infrastructure.

Ses attributions en matière de gestion des masses et des fonds sont précisées dans les instructions particulières.

Il tient le registre des actes administratifs (modèle N° 620-9*/13) (A).

Il délivre la commission de vaguemestre (modèle N° 231-01).

Il est logé par nécessité absolue de service (3).

2.4.

2.4.1. Les services administratifs.

Les services administratifs comprennent :

• 1. Le secrétariat des services administratifs et le bureau du vaguemestre ou de l'agence postale.

• 2. Le bureau d'administration du personnel articulé en quatre sections :

  • section « personnel militaire » ;

  • section « élèves » ;

  • section « solde et déplacements » ;

  • section « personnels civils ».

• 3. Le bureau de la gestion financière.

• 4. Le bureau des moyens généraux.

• 5. Le service de l'alimentation.

• 6. Les bureaux et services divers qui comportent notamment :

  • le cercle des élèves ;

  • la bibliothèque ;

  • la protection contre l'incendie ;

  • etc.,

  sont rattachés à l'un des bureaux, services ou unités d'encadrement de l'école par décision du commandant de l'école inscrite au registre des actes administratifs. Leur fonctionnement administratif et financier est placé, s'il y a lieu, sous la surveillance du chef des services administratifs.

3. Fonctionnement administratif et financier.

3.1. Bureau d'administration du personnel.

3.1.1. Contenu

Le chef du bureau d'administration du personnel assure sous l'autorité du chef des services administratifs l'administration de l'ensemble des personnels, et établit les relations administratives nécessaires avec des unités dont peuvent dépendre certains personnels (unités, ports, etc.).

3.1.2. Section personnel militaire.

La section est chargée de l'administration des militaires masculins et féminins du cadre de l'école : officiers, personnels féminins, sous-officiers et officiers mariniers, hommes du rang d'active ou du contingent.

Elle conserve et tient à jour les dossiers de personnel à l'exception des documents confidentiels détenus, soit par le commandant ou le commandant en second pour les officiers, soit par le chef des services administratifs pour les sous-officiers, officiers mariniers et assimilés ⁽⁵⁾.

Elle tient un contrôle nominatif comportant l'enregistrement des mutations ⁽⁶⁾ et établit les états périodiques relatifs à ces personnels ainsi que bulletins de mutations, avis de changement de position.

Elle tient la comptabilité administrative relative à la gestion des personnels non officiers dans les conditions fixées par les armées ou services d'appartenance si ces personnels sont affectés à l'école.

Elle assure les relations nécessaires avec les corps supports si ces personnels ne sont qu'affectés « pour emploi ».

Elle instruit les demandes de toute nature présentées par les personnels administrés et prépare les documents concernant la notation, l'avancement et les décorations.

3.1.3. Section élèves.

La section « élèves » tient un registre d'incorporation des élèves (modèle N° 620-9*/23) par ordre chronologique des admissions à l'école.

Elle tient également un contrôle nominatif (modèle N° 620-9*/22) des élèves comportant l'enregistrement de toutes les mutations.

Elle constitue, conserve, met à jour et transmet les dossiers administratifs des élèves ⁽⁷⁾. Elle établit les situations périodiques d'effectifs, et les situations nécessaires au service de l'alimentation et de la gestion financière.

Elle fournit toutes les informations concernant la situation administrative des élèves aux organismes habilités à en connaître.

3.1.4. Section solde et déplacement.

La section « solde et déplacement » est chargée de l'établissement et du suivi des documents relatifs au service de la solde et des frais de déplacements, missions, stages, allocations logements, etc. Elle assure les relations avec les organismes centralisés de gestion. Elle perçoit et distribue le tabac et tient la comptabilité correspondante. Elle établit les « états exécutoires » demandés par la direction centrale du service de santé des armées.

3.1.5. Section personnels civils.

La section est chargée de la tenue des contrôles des personnels civils, de l'établissement des états périodiques concernant ces personnels, de la détermination des droits à rémunération et de la tenue des dossiers individuels ⁽⁸⁾.

Elle instruit les demandes de toute nature, prépare le travail d'avancement ainsi que les propositions de titularisation et de décoration.

Elle tient les registres d'embauchage.

Elle établit, instruit et transmet les dossiers relatifs aux accidents du travail, aux maladies professionnelles et aux pensions d'invalidité.

Elle fait assurer les contrôles médicaux prévus par la médecine du travail.

Elle tient le registre des P.-V. du comité d'hygiène et de sécurité et provoque les réunions de ce dernier.

D'une manière générale, elle veille à l'application des dispositions légales et réglementaires en matière de droit du travail et de droit social.

3.2. Bureau de la gestion financière.

3.2.1. Attributions et réglementations applicables.

  121. Le bureau de la gestion financière effectue toutes les opérations de recettes et dépenses de la formation, gère les crédits et tient les documents comptables qui s'y rapportent.

Il est placé sous l'autorité d'un officier « chargé de la gestion financière » dont la responsabilité et les indemnités qui y sont liées sont régies par le décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957).

  122. Les principales dispositions de la réglementation administrative et comptable sont fixées par :

• la réglementation financière et comptable : dispositions générales (BOEM 410*) ;

• la réglementation financière et comptable : dispositions particulières aux armées (BOEM 411-0*) ;

• l' instruction 4360 /DEF/DCSSA/4 du 09 décembre 1975 (BOC, 1997, p. 2145.) relative au fonctionnement des masses ;

• l' instruction 4361 /DEF/DCSSA/4 du 09 décembre 1975 (BOC, 1997, p. 2167) relative à la comptabilité des fonds ;

• la présente instruction (art. 18 à 41) en ce qui concerne le fonctionnement du service de l'alimentation.

Dans l'éventualité où une régie d'avances et de recettes est ouverte, l'instruction générale sur les régies du 23 mars 1968 (mentionné BOC/SC, 1969, p. 439 ; abrogée par l' instruction 93-75-A-B-K-O-P-R du 29 juin 1993 mentionné BOC, p. 6220) et l'arrêté interministériel du 19 mars 1975 (BOC, p. 1279) ; abrogée par l' arrêté du 31 décembre 1993 (BOC, 1994, p. 147) et son modificatif du 4 mars 1976 (BOC, p. 909).

3.2.2. Modalités de fonctionnement.

Les moyens financiers sont mis à la disposition des écoles, soit :

• titre III : par délégation (ou notification) d'autorisation d'engagement (dépenses déconcentrées) et ordonnance de délégation de crédit de paiement ;

• titre V : par délégation (ou notification) d'autorisation de programme et ordonnance de délégation de crédit de paiement,

  soit, titre III, directement par ordonnance de délégation de crédit (dépenses à bon compte non déconcentrées).

  131. Dépenses déconcentrées.

Les dépenses déconcentrées font l'objet de délégation (ou notification) d'autorisation d'engagement modèle N° 411-1*/02-35 (titre III) ou de programme modèle N° 411-1*/02-36 (titre V).

Le contrôle des dépenses engagées s'effectue selon les dispositions prévues par le décret n^o 70-1049 du 13 novembre 1970 (BOC/SC, p. 1804) ; abrogé par le décret 96-629 du 16 juillet 1996 (BOC, p. 3194) et les textes pris pour son application, notamment la circulaire 1525 /DN/DSF/CG du 01 mars 1973 (BOC/SC, p. 320) et l' arrêté du ministre des finances du 13 janvier 1975 modifié (BOC, p. 91).

Les ordonnances de délégation de crédits correspondantes sont généralement collectives et s'appliquent à l'ensemble des DAE ou NAE, DAP ou NAP.

  132. Dépenses non déconcentrées.

Les crédits de paiement destinés à la couverture des dépenses à bon compte font l'objet d'engagement à l'échelon central et sont mis à la disposition de l'ordonnateur secondaire par ordonnance de délégation de l'ordonnateur principal.

  133. L'utilisation des moyens par les écoles s'effectue selon deux procédures :

• celle des dépenses donnant lieu à paiement direct des créanciers par mandat de l'ordonnateur secondaire (dépenses sur DAE) ;

• celle des dépenses « à bon compte » réglées sur les fonds généraux de la formation (FORSSA) et remboursées à cette dernière par mandat de l'ordonnateur secondaire.

3.2.3. Tenue des comptabilités.

  141. Opérations donnant lieu à ordonnancement.

La comptabilité de l'ordonnateur est tenue conformément aux dispositions de la réglementation financière et comptable (BOEM 411-0*, titre XI, chap. 11-1) et de l'instruction du ministre des finances et des affaires économiques (direction de la comptabilité publique, bureau C 3) du 18 septembre 1961 (BOEM 410*).

  142. Opérations au titre des dépenses « à bon compte ».

Ces opérations donnent lieu à la tenue de la comptabilité des fonds prévue par l' instruction du 09 décembre 1975 précitée.

Les dépenses non rattachables au fonctionnement des masses et qui doivent néanmoins donner réglementairement lieu à paiement préalable sans mise en place initiale de crédits à cet effet sont :

• réglées sur les moyens de trésorerie de l'école ;

• suivies dans les comptes de fonds divers ;

• récapitulées sur relevés modèle N° 620-9*/45 ou autres documents spécifiques (déplacements) ;

• régularisés par remboursement ou ordonnancement.

  143. Comptabilité des dépenses engagées.

Il est ouvert par chapitre et article :

• a).  Une fiche modèle N° 620-9*/24 sur laquelle sont inscrits :

  • les délégations ou (notifications) d'autorisations d'engagement ou de programmes reçues et leur cumul ;

  • les engagements juridiques effectués sur ces dotations.

• b).  Une fiche modèle N° 620-9*/25 sur laquelle sont inscrits :

  • les ordonnances de délégation de crédits reçues ;

  • les mandatements de dépenses à bon compte opérés.

Les engagements juridiques sont inscrits pour le montant de leur estimation. Si lors du règlement une différence apparaît entre le montant réel de la dépense et l'estimation initiale, une inscription rectificative corrige la différence.

Aux dates fixées par la réglementation du service de santé il est établi les situations des dépenses engagées prévues pour les dépenses des titres III et V du budget ⁽⁹⁾.

Ces documents permettent au ministre de suivre la consommation et les besoins en crédits, tant dans leur volume que dans leur affectation.

3.2.4. Masse individuelle des élèves étrangers.

  151. Les élèves étrangers versent à leur entrée à l'école, une somme dont le montant est fixé par le ministre (DCSSA), complétée éventuellement en cours de scolarité par des versements fixés par le commandant de l'école.

Ces versements sont destinés à supporter les imputations mises à leur charge en cas de pertes ou de détérioration des effets, livres, articles divers et matériels mis à leur disposition et de frais de remise en état des immeubles ou installations ayant subi des dégradations par leur fait.

Les sommes versées constituent une masse individuelle suivie comme les masses sur un compte particulier du registre des comptes (4e fascicule fonds divers).

  152. Les versements et les imputations donnent lieu à l'établissement de bordereaux N° 620-9*/50 dont le montant est périodiquement pris en compte au registre-journal, au registre des comptes et sur les fiches individuelles modèle N° 620-9*/26 tenues par élève.

Lorsque les élèves quittent définitivement l'école leur compte individuel est apuré par restitution du reliquat ou versements complémentaires enregistrés aux bordereaux N° 620-9*/50 correspondants.

3.2.5. Opérations diverses.

Les contributions des municipalités peuvent donner lieu à deux procédures distinctes :

• a).  Liquidation et paiement des dépenses de participation à l'entretien ou au fonctionnement de l'école effectués par les services financiers de ces municipalités.

• b).  Ouverture aux chapitres concernés gérés par la DCSSA des contributions des municipalités rétablies sous formes de fonds de concours :

  • attribution à l'école par mandat de l'ordonnateur secondaire des sommes ainsi versées ;

  • paiement par l'école des dépenses correspondantes sur les fonds des masses lorsqu'elles s'inscrivent dans leur objet.

3.2.6. Calcul du montant des frais de scolarité à rembourser par certains élèves et anciens élèves des écoles.

(Nouvelle rédaction : 10e modificatif.)

L'article 32 du décret 74-515 du 17 mai 1974 (BOC, p. 1677), modifié, portant statut particulier des corps militaires des médecins, des pharmaciens chimistes et des vétérinaires biologistes des armées modifié par le décret n^o 87-57 du 2 février 1987 (BOC, p. 516) et son erratum du 4 avril 1987 (BOC, p. 1562) prévoit les cas dans lesquels les frais supportés par l'Etat pour la formation des élèves doivent faire l'objet d'un remboursement.

A partir de l'année universitaire 1986/1987, le montant des remboursements est égal au montant des rémunérations perçues pendant toute la période de scolarité.

Toutefois, les rémunérations perçues par ces élèves avant la nomination au grade d'aspirant sont affectées du coefficient de majoration 2,7 fixé par arrêté interministériel du 13 février 1987 (BOC, p. 1806) pour tenir compte des frais de leur entretien.

3.3. Le service de l'alimentation.

3.3.1. Contenu

(Modifié : 11e et 12e modificatifs.)

Le fonctionnement du service de l'alimentation dans les écoles du service de santé des armées fait l'objet de l'instruction n^o 620/DEF/DCSSA/AAF/GF du 1er mars 1990 ⁽¹⁰⁾.

3.3.2.

Disponibles.

3.4. Le bureau des moyens généraux.

3.4.1. Dispositions générales.

Le bureau des moyens généraux est placé sous l'autorité d'un officier dont la responsabilité est régie par le décret 74-705 du 06 août 1974 précité.

Le service est chargé :

• 1. De recevoir, stocker, entretenir, distribuer le matériel et les objets et matières de consommation courante nécessaires aux divers services de l'école et à l'habillement des élèves.

• 2. D'assurer le stockage, la distribution, l'entretien, le blanchissage des effets et du linge.

• 3. D'assurer les travaux d'entretien du matériel nécessaires.

• 4. D'assurer le chauffage, l'éclairage, la distribution de l'eau, du gaz, la surveillance et l'entretien des appareils à vapeur, électriques et autres ainsi que des installations fixes, y compris éventuellement les installations téléphoniques et de sonorisation.

• 5. D'assurer le service des transports.

• 6. De tenir les différentes comptabilités relatives à ces opérations.

3.4.2. Section « approvisionnement et matériel ».

Le matériel et les objets et matières de consommation courante sont normalement approvisionnés dans les conditions prévues par la réglementation ⁽¹¹⁾.

Les demandes concernant le matériel non prévu dans la réglementation précitée sont adressées à l'administration centrale (DCSSA/3/ER) pour le 1er novembre de chaque année.

  431. Comptabilité.

La comptabilité est tenue dans les conditions prévues par la réglementation applicable au service de santé ⁽¹²⁾.

Celle propre aux matériels ressortissant à d'autres services des armées est régie dans chaque cas par les instructions de ces services (mobilisation-armement, etc.).

  432. Les réparations et l'entretien donnent lieu à la tenue de la comptabilité prévue par l'IM n^o 740/DN/MAT/DCSSAdu 26 mars 1959 (BOC/G, p. 1990) ; abrogée par l' instruction 702 /DEF/DCSSA/OL/ER du 01 avril 1986 (BOC, p. 2833) applicable aux ateliers.

Les travaux d'infrastructure inscrits aux états N² et NC² sont suivis sur fiche N° 620-5*/54 dont un extrait (imprimé N° 620-5*/53) est adressé pour le 31 décembre de chaque année au ministre (DCSSA, bureau « infrastructure »).

Les états de prévisions de travaux N² et NC² sont adressés dans les conditions et aux dates fixées par les instructions en vigueur.

Les visites périodiques des appareils à vapeur, électriques et autres ainsi que des installations fixes, y compris éventuellement les installations téléphoniques et de sonorisation, sont effectuées et les résultats en sont consignés par le service du matériel dans les conditions prévues par les instructions particulières à chacune d'elle.

  433. Les matériels automobiles réalisés sur les crédits du budget du service de santé sont comptabilisés comme les autres matériels, ils font l'objet d'une fiche technique.

3.4.3. Section « habillement des élèves ».

(Modifié : 6e modificatif.)

  441. Objet du service.

Le service de l'habillement a pour objet :

• 1. La fourniture aux élèves des effets, objets et matériels d'habillement qui leur sont nécessaires.

• 2. L'entretien et le renouvellement de ces effets.

• 3. La gestion des ressources et la tenue des documents relatifs à ce service.

  442. Dotation et renouvellement.

La composition des trousseaux et l'échéancier de perception correspondant à la dotation annuelle des effets sont précisés dans les tableaux joints en annexe I.

Tableau A. Elèves officiers médecins, pharmaciens chimistes, vétérinaires biologistes, masculins.

Tableau B. Elèves officiers médecins, pharmaciens chimistes, vétérinaires biologistes féminins.

Tableau C. Elèves officiers masculins du corps technique et administratif.

Tableau D. Elèves officiers féminins du corps technique et administratif.

  443. Entretien des effets.

Les dépenses résultant des travaux de réparation et d'entretien des effets sont imputées à la rubrique 2/1 de la MEPDD qui reçoit à ce titre les allocations nécessaires prévues pour les élèves à solde forfaitaire.

  444. Indemnité en espèces.

Une indemnité forfaitaire est versée aux élèves officiers médecins, pharmaciens chimistes, vétérinaires biologistes féminins de la première à la septième année incluse pour la réalisation de certains effets ; le montant de cette indemnité est imputé à la rubrique 1 de la MEPDD. Cette indemnité est également versée aux élèves officiers féminins du corps technique et administratif du service de santé des armées de recrutement semi-direct de première année et aux élèves officiers féminins de recrutement direct de deuxième année.

  445. Distribution des effets aux élèves.

Les élèves médecins, pharmaciens chimistes et vétérinaires biologistes reçoivent le trousseau composant la première dotation prévue aux tableaux A, B, C et D de l'annexe I. Ils émargent le registre des situations d'effets imprimé N° 620-9*/36.

Les effets, constituant la deuxième dotation donnent lieu à un mode de distribution différent de celui appliqué à la première dotation. Cette procédure a pour but de mieux aménager les distributions aux besoins réels de chaque élève.

A cet effet, il est ouvert, pour chaque élève médecin, pharmacien chimiste, vétérinaire biologiste, officier du corps technique et administratif du service de santé des armées de recrutement direct, à l'époque de la scolarité donnant droit à l'attribution du trousseau, une carte individuelle d'habillement imprimé N° 620-9*/37 (ou N° 620-9*/37 bis) sur laquelle est inscrite la liste des effets, par année scolaire de perception, de chaque élève.

Cette carte est, par la suite, émargée par l'élève pour les effets perçus.

Les élèves sont tenus d'entretenir les effets distribués de manière à ce qu'ils ne présentent qu'un degré normal d'usure en fonction de la date de mise à leur service.

Ils peuvent être contraints, dans les conditions prévues par le décret du 06 août 1974 , au remplacement à titre onéreux auprès du magasin de l'école, des effets perdus, détériorés ou usés prématurément de leur fait.

  446. Destination des effets remis aux élèves.

Les élèves quittant l'école en fin de scolarité emportent les effets mis à leur disposition.

Toutefois, le remboursement du trousseau par les élèves médecins et pharmaciens chimistes intervient dans les cas et conditions prévus par le décret 74-515 du 17 mai 1974 , article 32.

  447. Dispositions concernant la tenue des écritures relatives à l'habillement des élèves.

Le compte « habillement » (rubrique 1 de la MEPDD) est crédité de la valeur de chaque trousseau et renouvellement d'effets distribués. La valeur de ces effets est déterminée à l'aide du bordereau-tarif N° 620-9*/38 donnant le coût des effets par élève, appliqué au nombre des élèves à doter. Les bordereaux tarifs sont transmis chaque année au ministre (DCSSA) pour approbation.

Une première mise, destinée à constituer un fonds de roulement de magasin, égale à 25 % des besoins annuels, est mise en place à titre d'avance au moment de l'application du présent régime et entretenue par la suite.

La demande de crédit donne lieu à l'établissement d'un état des droits ouverts au titre des masses (imprimé N° 620-9*/51) permettant à l'ordonnateur d'établir l'état de perception des allocations acquises (imprimé N° 620-9*/52). Les recettes correspondantes sont prises en charge dans les fonds de l'école au compte de la MEPDD.

Les réalisations d'effets auprès des magasins administratifs de l'intendance ou des commissariats s'effectuent selon les procédures propres à ces services.

Les factures de cessions de ces services ainsi que les factures concernant les réalisations effectuées dans le commerce sont portées en dépenses dans les fonds de l'école et au compte de la MEPDD, rubrique 1.

Les cessions d'effets à titre onéreux aux diverses parties prenantes donnent lieu à l'établissement d'un bordereau de recettes, dont le montant est inscrit en recettes dans les fonds du corps et au compte de la MEPDD.

Les effets et matériels d'habillement réalisés et distribués donnent lieu à la tenue des fiches inventaires imprimé N° 623-102 ⁽¹³⁾ où sont inscrits : les entrées, les sorties et distributions et les restants en magasins.

Les réparations et l'entretien des effets par les maîtres tailleurs et cordonniers donnent lieu à la tenue des documents en vigueur dans l'armée à laquelle ils appartiennent.

Le lavage des effets en régie ou à l'entreprise donne lieu à la tenue des documents en usage dans les hôpitaux des armées.

3.4.4. Section transports.

Le service automobile.

Lorsque l'importance du parc automobile le nécessite, il peut être créé un service particulier pour l'exploitation des transports.

Ce service assure l'encadrement du personnel d'exécution, règle le trafic, tient la comptabilité des véhicules et des accessoires correspondants, veille à l'entretien des véhicules, fait effectuer les réparations nécessaires par les organismes désignés, établit les dossiers d'accidents éventuels et tient la comptabilité réglementaire de l'essence et des ingrédients ⁽¹⁴⁾.

Il rassemble les éléments nécessaires à l'évaluation des coûts à enregistrer dans l'état du prix de revient annuel.

3.5. Services et activités diverses.

3.5.1.

Les dispositions d'ordre administratif relatives aux bureaux et services divers sont fixées aux articles suivants. Elles concernent :

• le cercle des élèves ;

• la bibliothèque ;

• la protection contre l'incendie ;

• le vaguemestre.

Les responsables de ces bureaux et services sont désignés par le commandant de l'école dans les conditions prévues à l'article 7 ci-dessus.

3.5.2. Cercle des élèves.

3.5.2.1. Régime juridique et règles particulières de fonctionnement.

  471. L'article 8 de l' arrêté précité du 13 mai 1975 prévoit que lorsqu'un cercle des élèves fonctionne dans les écoles, le régime juridique applicable est celui prévu à l'article premier du décret-loi du 19 octobre 1939 (BO/G, p. 5275). Il constitue alors un organisme administratif spécial doté de la personnalité morale et dépendant du service de santé des armées.

Les règles de constitution, d'organisation, de fonctionnement et de comptabilité sont, sous les réserves indiquées ci-après, celles prévues pour les foyers militaires des corps de troupe par l'instruction d'application, modifié ⁽¹⁵⁾, n^o 107-63/ASA/ED/1 du 4 décembre 1963 (BO/G, p. 4474 ; abrogée par l'instruction n^o 1631/DEF/DCCAT/AG/AFCF du 5 janvier 1993 (BOC, p. 1907) du décret-loi du 19 octobre 1939 (BO/G, p. 5275).

  472. Par dérogation aux prescriptions de l'instruction visée ci-dessus, les dispositions suivantes seront appliquées :

• 1. Les écoles étant des formations directement rattachées au ministre (DCSSA), leurs cercles d'élèves sont également directement rattachés à cette autorité.

• 2. Ces cercles effectuent au fonds ministériel d'entraide les versements qui, dans les foyers, sont effectués au fonds régional.

• 3. Les attributions du général commandant la région en matière de foyer, sont exercées par le ministre (DCSSA).

• 4. La vérification des comptes et la surveillance administrative prévues à l'extérieur du corps sont effectuées par des autorités recevant à cet effet délégation du ministre (DCSSA) qui est rendu destinataire des situations mensuelles de gestion n^o 642/07 en deux exemplaires sous le timbre : sous-direction ou bureau chargé de l'enseignement (1 ex.) et sous-direction des affaires administratives et financières — bureau gestion financière (1 ex.).

• 5. L'article 15 est remplacé par le suivant :

  « Il est constitué une commission d'administration comprenant le directeur du cercle, le chef des services administratifs et des représentants des élèves pour délibérer sur toutes les questions concernant l'organisation et le fonctionnement du cercle. Ces délibérations sont inscrites sur un registre des délibérations et soumises à l'approbation du commandant de l'école. »

3.5.3. Bibliothèque.

3.5.3.1. Règles générales.

Une bibliothèque scientifique et culturelle peut être mise à la disposition des élèves et des personnels de l'encadrement. L'article 9 de l' arrêté précité du 13 mai 1975 en constitue le support réglementaire.

Son organisation définie dans le règlement intérieur de l'école comprend un officier responsable de son fonctionnement, un bibliothécaire et une commission, dont la composition est fixée par le commandant de l'école.

La bibliothèque assure la gestion :

• des ouvrages techniques et scientifiques ;

• des livres et ouvrages de bibliothèques ;

• des manuels, notices et règlements ;

• des revues et périodiques ;

• des cours polycopiés.

3.5.3.2. Administration de la bibliothèque.

L'administration de la bibliothèque est confiée à la commission visée à l'article précédent qui détermine dans la limite des crédits attribués :

• les ouvrages et revues à réaliser ;

• la composition des trousseaux « livres » à remettre aux élèves ;

• le retrait de livres périmés ou usagés qu'elle propose à la réforme ou au classement en archives.

Ses délibérations font l'objet d'un procès-verbal visé par le commandant de l'école et classé dans un dossier avec répertoire.

Les opérations financières relatives aux achats, reliures et réparations sont effectuées par le service de la gestion financière.

Enregistrement. Répertoire et comptabilité.

3.5.3.3. Ouvrages.

Les commandes d'ouvrages font l'objet d'un bon de commande/reçu (imprimé N° 620-5*/70).

Les ouvrages reçus quelle que soit l'origine : achat, dons, cessions gratuites, etc., sont inscrits sur le registre inventaire (imprimé N° 620-9*/59).

Chaque ouvrage est ensuite répertorié sur les fiches d'un modèle standard (12,5 × 7,5) dans les conditions suivantes :

Ouvrages scientifiques :

Fiche rose pour fichier méthodique, imprimé N° 620-9*/60.

Fiche verte pour fichier matière, imprimé N° 620-9*/60 bis.

Fiche blanche pour fichier d'auteur, imprimé N° 620-9*/60 ter.

Ouvrages littéraires :

Fiche rose pour fichier méthodique, imprimé N° 620-9*/60.

Fiche blanche pour fichier d'auteur, imprimé N° 620-9*/60 ter.

3.5.3.4. Périodiques.

Les périodiques dont l'abonnement a été passé donnent lieu au fur et à mesure de leur arrivée à enregistrement sur un fichier alphabétique (imprimé N° 620-9*/61) puis, en fin d'année, sont reliés, enregistrés sur un livre inventaire (imprimé N° 620-9*/63) et cotés.

Chaque revue reliée est répertoriée sur des fiches blanches (format 12,5 × 7,5) :

Fiche méthodique, imprimé N° 620-9*/62.

Fiche par titre, imprimé N° 621-0*/62 bis.

Fiche par article pris dans certaines revues, imprimé N° 620-9*/62 ter.

3.5.3.5. Prêt des ouvrages et revues.

Chaque prêt fait l'objet d'un bulletin de prêt établi en 2 exemplaires par duplication (imprimé N° 620-9*/64).

L'un d'eux est rangé à la place de l'ouvrage prêté, l'autre dans un fichier classé par nom d'emprunteur.

3.5.3.6. Collection des ouvrages pour études délivrés à titre de prêt.

Les ouvrages destinés à être prêtés aux élèves pour leurs études sont enregistrés sur des fiches particulières par titre (imprimé N° 620-9*/65). Ils ne sont pas cotés mais portent un numéro d'ordre par matière.

Les ouvrages prêtés donnent lieu à l'établissement d'une fiche individuelle (cette fiche peut, éventuellement, servir simultanément à enregistrer le prêt d'autres éléments — petit matériel, par exemple —).

Elle est adaptée aux diverses catégories d'élèves et à la composition des collections :

Médecins, fiche N° 620-9*/66.

Pharmaciens, fiche N° 620-9*/66 bis.

Officiers d'administration, fiche N° 620-9*/66 ter.

Les ouvrages et le matériel sont restitués en fin d'études.

3.5.3.7. Cours polycopiés.

Les cours polycopiés achetés par l'école sont distribués aux élèves au fur et à mesure de leur parution et hormis les documents nécessaires aux commandes et au paiement, ils ne sont pas suivis dans les écritures de la bibliothèque.

3.5.3.8. Travaux de reliure, réparation.

Périodiquement, le bibliothécaire soumet à la décision de la commission les états indiquant les travaux de reliure devant être exécutés, les réparations jugées nécessaires, les mesures dépenses à engager pour le bon entretien des ouvrages. Les dépenses correspondantes sont réglées par le service de la gestion financière.

3.5.3.9. Recensement.

Les recensements sont opérés à la diligence du responsable de la bibliothèque selon un programme fixé par le commandant de l'école de manière que la totalité des ouvrages puisse être recensée au moins tous les dix ans.

Les manquants et les excédents donnent lieu à l'établissement d'un rapport complété par les explications du bibliothécaire et transmis, pour décision, au commandant de l'école.

Lorsque des responsabilités pécuniaires sont engagées, le commandant de l'école prononce les imputations qui en sont la sanction. Dans ce cas, il fait établir un état d'imputation qu'il notifie aux intéressés pour émargement. L'état est ensuite transmis au service de la gestion financière pour recouvrement.

3.5.3.10. Perte et dégradation.

Toute perte et dégradation susceptible de mettre en jeu la responsabilité du détenteur d'un ouvrage donne lieu à l'établissement par le bibliothécaire d'un rapport qui, accompagné de la déclaration du détenteur, reçoit une suite identique à celle prévue à l'article précédent.

3.5.3.11. Modalités de recouvrement.

Le recouvrement du montant des imputations poursuivi par le service de la gestion financière s'effectue selon la même procédure que celle prévue pour les imputations au titre des masses.

3.5.4. Protection contre l'incendie et autres sinistres.

3.5.4.1. Protection contre l'incendie.

Un officier responsable de la protection contre l'incendie est désigné par le commandant de l'école. Son rôle consiste :

• à établir et mettre en place les consignes à appliquer en cas d'incendie ;

• à faire disposer le matériel de lutte jugé nécessaire dans les divers locaux et à en surveiller le maintien en bon état de fonctionnement par des visites périodiques ;

• à dispenser l'instruction de prévention et de lutte contre les incendies à tout le personnel et à procéder aux exercices nécessaires ;

• à établir un plan d'évacuation des locaux en cas de besoin.

Il se conforme dans cette fonction aux instructions de lutte contre l'incendie émanant du service responsable de la garnison et des autorités civiles. Il tient le registre d'incendie prévu par la réglementation en vigueur dans les armées.

3.5.4.2. Autres sinistres.

En cas de rupture de canalisation, de fuites, d'inondations, ou de sinistres divers, l'officier responsable applique les consignes prévues et prend, le cas échéant, les dispositions qui s'avèrent indispensables.

3.5.4.3. Le service du vaguemestre.

Le vaguemestre assure toutes les opérations postales intéressant le personnel en service à l'école en se conformant aux règles des P et T. Eventuellement une agence postale peut être ouverte à l'école. Il utilise les registres A et B prévus par la réglementation générale et se conforme aux instructions concernant leur emploi.

3.6. Dispositions particulières à chaque école.

3.6.1.

L'encadrement sous-officier et hommes du rang ainsi que l'exécution du service de la solde étant assurés par des armées différentes :

• marine pour Bordeaux ;

• armée de terre pour Lyon,

les dispositions prévues aux articles 6, 8, 10 sont complétées par les éléments particuliers ci-après :

  621. Ecole du service de santé de Bordeaux.

L'unité administrative « école du service de santé de Bordeaux » est placée sous l'autorité du commandant de l'école, elle est rattachée au port de Brest. Outre ses attributions spécifiques, cette unité exerce les fonctions prévues à l'article 11 pour la section solde et déplacements à l'exclusion de l'établissement des états exécutoires à la charge du bureau « gestion financière ».

Une succursale de la CNE pour l'école peut y être rattachée ⁽¹⁶⁾.

  622. Ecole du service de santé de Lyon.

Les sous-officiers, hommes du rang et assimilés du cadre de l'école sont affectés à l'école où ils constituent un détachement (ex. : petit état-major).

Sous l'autorité du commandant de l'école, le chef des services administratifs assure à l'égard de ce détachement les fonctions de commandement et d'administration dévolues aux commandants de compagnie par les règlements sur l'administration et la comptabilité des corps de troupe.