INSTRUCTION N° 12540/DEF/SGA/DSF/SDRC/C/1 relative à la comptabilité des matériels informatiques et des logiciels.
Abrogé le 30 septembre 2014 par : INSTRUCTION N° 1401480/DEF/SGA/DAF/FFC2 portant abrogation d'un texte. Du 30 mai 1996NOR D E F F 9 6 5 5 0 0 2 J
VISÉ PAR LE CONTRÔLE FINANCIER LE 23 AVRIL 1996 SOUS LE No 3978.
Préambule.
La présente instruction, prise en application du décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels, fixe les règles de comptabilité applicables aux matériels informatiques et aux logiciels.
1. Généralités, définitions, nature et positions des matériels informatiques.
1.1. Généralités.
Sont concernés par la présente instruction, d'une part les : matériels informatiques proprement dits : ordinateurs, matériels périphériques associés, portables ou non, la documentation technique et d'autre part les logiciels et les progiciels. Cet ensemble de moyens concourt au traitement de l'information.
Les logiciels et les progiciels sont assimilés à des produits non consommables. Leur mise en œuvre est subordonnée à l'obtention préalable d'une concession de droit d'usage par leur utilisateur.
Les logiciels spécifiques ou les progiciels applicatifs, développés pour l'informatique opérationnelle ou industrielle, ne sont pas soumis aux dispositions de la présente instruction.
1.2. Définitions.
1.2.1. Système d'exploitation.
Le système d'exploitation, ou progiciel associé, est constitué par l'ensemble des programmes nécessaires au fonctionnement de l'ordinateur dont il fait partie intégrante.
1.2.2. Progiciel.
Un progiciel est un ensemble complet et documenté de programmes acquis dans le commerce, destiné à être fourni à plusieurs utilisateurs en vue de répondre à certaines fonctions : traitement de texte, comptabilité.
1.2.3. Logiciel.
Le logiciel est en revanche un programme spécifiquement conçu et réalisé pour les besoins de l'administration, en règle générale par une société de services. Il appartient à l'administration de juger du régime contractuel de la propriété intellectuelle à retenir dans chaque cas d'espèce.
Un logiciel peut également être conçu et réalisé par l'administration dont il est alors la propriété.
1.2.4.
Dans la suite du texte, les termes logiciels et progiciels sont regroupés sous le terme générique de « logiciels ».
1.2.5. Utilisateur.
Il s'agit de la personne qui est juridiquement autorisée par le titulaire des droits de propriété intellectuelle sur le logiciel, à utiliser ledit logiciel. Ce droit est concrétisé par une concession de droit d'usage : contrat de licence d'utilisation, licence d'utilisation ou encore contrat de concession.
Quand l'utilisation d'un logiciel sur plusieurs sites géographiques différents est envisagée, l'utilisateur peut négocier avec le fournisseur des accords cadre du type « licence mixte ». Cette technique contractuelle permet d'obtenir globalement la concession d'un droit d'usage pour un prix forfaitaire.
1.3. Nature des matériels informatiques.
Les matériels informatiques se répartissent comme tous les autres matériels de la défense en « matériels consommables » et en « matériels non consommables ».
Les matériels consommables sont ceux qui disparaissent par l'usage ou ceux dont la valeur unitaire est inférieure à un montant fixé par instruction particulière propre à chaque armée, direction ou service.
Les matériels non consommables sont tous les matériels qui n'entrent pas dans la catégorie des matériels consommables.
1.4. Positions des matériels informatiques.
Les matériels informatiques sont placés dans l'une des quatre positions administratives suivantes :
en approvisionnement ;
en service ;
à la disposition d'organismes extérieurs à la défense ;
en attente.
2. Suivi comptable des matériels informatiques et des logiciels.
2.1. Remarques générales.
Préalablement à leur admission et à leur prise en compte, les matériels informatiques et les logiciels doivent faire l'objet d'une vérification d'aptitude et d'une vérification de service régulier. La première a pour objet de constater qu'ils sont aptes, au plan technique, à remplir les fonctions pour lesquelles ils ont été acquis. La deuxième, de s'assurer qu'ils effectuent un service régulier dans des conditions normales d'exploitation.
Conformément aux dispositions de l'article 22 du décret cité en référence, et au même titre que les autres matériels de la défense, les matériels informatiques et les logiciels font l'objet d'un suivi dans les écritures du comptable et dans celles du détenteur-dépositaire.
Il est souhaitable que le détenteur-dépositaire soit préalablement informé à sa prise de fonction des particularités du suivi de ce type d'équipement, matériel et logiciel.
Toute mise à disposition de matériel informatique portable à un détenteur-usager donne lieu à l'établissement d'une attestation de prise en compte et de réintégration conforme au modèle indiqué en annexe.
Les matériels informatiques et les logiciels font l'objet d'une identification et d'une codification selon des dispositions propres à chaque armée, direction ou service.
2.2. Suivi comptable particulier des logiciels.
Il est rappelé qu'une concession de droit d'usage est nécessaire pour la mise en œuvre d'un logiciel qui n'est pas la propriété de l'administration. La copie de sauvegarde du logiciel est l'un des droits de l'utilisateur. Elle constitue, pour ce dernier, une sécurité et elle ne peut normalement être utilisée qu'en cas d'indisponibilité du programme d'ordinateur.
La mise à jour d'un logiciel ne constitue pas un mouvement comptable mais elle intéresse le détenteur-dépositaire, s'agissant de la tenue à jour qualitative de ses écritures. Le détenteur-dépositaire doit ainsi actualiser le répertoire des logiciels dont il a la charge. Le document indique dans toute la mesure du possible les titres et les caractéristiques des logiciels, les numéros de version, le nom de l'utilisateur ou de l'administrateur de réseau en cas d'utilisateurs multiples. A l'appui du répertoire sont jointes les concessions de droit d'usage des logiciels que le détenteur-dépositaire doit pouvoir produire à tout moment.
En fin d'année, le comptable renseigne ses documents des mouvements qualitatifs précités qui lui ont été communiqués par le détenteur-dépositaire.
2.3. Vérifications, récolements et recensements.
La nature, les modalités d'exécution des opérations de contrôle des matériels informatiques et des logiciels sont déterminées par instruction particulière propre à chaque armée, direction ou service.
2.4. Prix d'inventaire.
Un prix unique est affecté à chaque matériel informatique et à chaque logiciel. Ce prix d'inventaire est défini par les dispositions de l'article 1.2 de l'instruction générale citée en référence.
2.5. Elimination des matériels informatiques.
2.5.1. Mesures préalables.
Lorsqu'un service utilisateur n'a plus l'utilisation d'un équipement informatique il doit s'assurer qu'il ne peut en être fait usage dans un autre organisme. Les procédures à mettre en œuvre sont définies par la circulaire 2665 /DEF/DAG/SDI du 13 juillet 1991 (BOC, p. 2466) modifiée.
2.5.2. Réforme technique.
Les matériels informatiques usagés, jugés irréparables ou dont le coût de remise en état est estimé économiquement trop élevé peuvent faire l'objet d'une réforme technique.
2.5.3. Réforme de commandement.
A l'instar des autres matériels de la défense et notamment pour des raisons opérationnelles ou techniques, les matériels informatiques peuvent être éliminés suite à une réforme de commandement.
2.5.4. Retrait des approvisionnements.
Les matériels informatiques neufs ou en bon état mais devenus périmés, sans emploi ou en excédent des besoins peuvent être éliminés au titre du retrait des approvisionnements.
2.6. Remise des matériels et des logiciels à l'administration des domaines.
Sur décision de l'autorité compétente, les matériels informatiques ayant fait l'objet d'une élimination comme indiqué au paragraphe 2.5 peuvent être détruits après récupération éventuelle des composants. Dans le cas contraire, ils sont remis à l'administration des domaines, aux fins de vente.
Tout support ayant contenu des informations classifiées est détruit au préalable.
Les logiciels spécifiquement mis au point pour un service dépendant du ministère de la défense seront réutilisés ou détruits. Les progiciels du commerce pourront éventuellement être remis à l'administration des domaines en même temps que les matériels informatiques.
2.7. Destruction, détérioration, perte de matériels informatiques ou de logiciels.
Les matériels informatiques détruits, détériorés ou perdus sont sortis des comptes selon les procédures énumérées à l'article 3.1.3 de l'instruction générale de référence.
Dans le cas particulier de vol de matériels informatiques ou de logiciels une enquête de gendarmerie est diligentée selon les directives propres à chaque armée, direction ou service.
3. Responsabilités.
3.1. Responsabilités.
En application de l'article 3.2 de l' instruction 14700 /DEF/DSF/CC/1 du 17 novembre 1992 (BOC, p. 4192) relative au mode de désignation des détenteurs et des comptables, l'attribution nominative d'un matériel et notamment d'un matériel portable, à un détenteur-usager, entraîne un transfert de responsabilités du détenteur-dépositaire au détenteur-usager.
Les détenteurs-dépositaires et les détenteurs-usagers sont responsables des mouvements qui leur incombent, de la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés, conformément aux dispositions des articles 9, 10 et 11 du décret cité en référence.
La responsabilité pécuniaire des détenteurs-dépositaires peut être engagée dans les conditions prévues par le décret 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957) pris en application de l'article 17 de la loi 72-662 du 13 juillet 1972 (BOC/SC, p. 784, BOC/G, p. 1001, BOC/M, p. 950, BOC/A, p. 595) portant statut général des militaires et relatif à la responsabilité pécuniaire de certains militaires.
La responsabilité pécuniaire des détenteurs-usagers peut être engagée lorsqu'en dehors de l'exécution du service ils ont occasionné la destruction, la perte ou la mise hors service des matériels informatiques ou des logiciels qui leur ont été confiés.
La responsabilité disciplinaire d'un utilisateur de logiciels peut être engagée en cas de reproduction sans autorisation prévue par la concession de droit d'usage ou tout autre document contractuel.
3.2. Entrée en vigueur.
La présente instruction abroge et remplace, dès sa publication, toutes dispositions contraires figurant dans les instructions et circulaires spécifiques du ministère de la défense.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le secrétaire général pour l'administration,
François ROUSSELY.