Préambule.

Afin de faciliter le suivi de l'action administrative par les chefs d'établissements, ainsi que les opérations de surveillance administrative dans les écoles, établissements, hôpitaux et autres organismes du service de santé des armées, il est apparu nécessaire de disposer dans ces établissements d'un registre des actes administratifs.

La présente instruction a pour but de préciser les organismes concernés par la tenue de ce registre, de présenter sa contexture et de définir les modalités de la tenue de ce document.

1. Organismes du service de santé des armées concernés par la tenue du registre des actes administratifs.

Un registre des actes administratifs est créé dans tous les organismes suivants du service de santé des armées :

• écoles de formation et écoles d'application ;

• école nationale des officiers de réserve du service de santé des armées (ENORSSA) ;

• centre de recherche du service de santé des armées (CRSSA).

• établissements d'approvisionnement ou de ravitaillement sanitaire ;

• hôpitaux des armées et hôpitaux thermaux des armées ;

• centre de traitement de l'information médicale des armées ;

• service de protection radiologique des armées.

2. Contexture du registre.

Le registre des actes administratifs, imprimé N° 620-9*/13 joint (format 21 × 29,7) aura la contexture suivante :

• le recto de la page de garde comportera, outre la désignation de l'établissement concerné, les dates d'ouverture et de fermeture du registre ainsi que la signature du chef d'établissement attestant que ses feuillets ont été cotés et paraphés par lui ;

• le verso de la page de garde contiendra l'instruction pour la tenue du registre, reproduite sur le modèle d'imprimé ci-joint ;

• chacune des pages du registre, cotée, comprendra quatre colonnes :

  • Colonne 1 : numéro d'ordre chronologique et date de chaque inscription portée sur le registre.

  • Colonne 2 : référence, s'il y a lieu, des actes faisant l'objet d'une inscription (avec indication de leur numéro, de leur date d'émission et de leur origine).

  • Colonne 3 : indication sommaire de l'objet, suivie de l'énoncé des dispositions essentielles de la décision, instruction ou acte faisant l'objet de l'inscription (éventuellement, diffusion donnée à ce document).

  • Colonne 4 : visa daté du chef d'établissement, attestant qu'il a vérifié la tenue à jour du registre.

3. Modalités de la tenue du registre.

3.1. Contenu des inscriptions portées sur le registre.

Le registre des actes administratifs est destiné à conserver trace de tous les faits intéressant l'administration de l'établissement ; il concerne en particulier :

• toutes les décisions ou instructions de caractère administratif, prises par le chef d'établissement ;

• toutes les décisions ou instructions administratives concernant l'établissement et prises sous le timbre du ministre : création ou fermeture, modifications des structures ou des moyens, changements d'appellation, etc. ;

• les résultats des opérations de surveillance de l'administration interne faites par le chef d'établissement : vérifications de caisses, recensements de matériels et médicaments en approvisionnement, récolements des matériels en service, décisions de régularisation des erreurs, omissions ou irrégularités comptables constatées, etc. ;

• les résultats des visites de surveillance administrative faites par les autorités du service habilitées et les redressements prescrits à cette occasion ;

• les procès-verbaux de prise de fonction, de prise et de remise de service concernant, respectivement, le chef d'établissement, le chef des services administratifs, tout officier comptable de fonds ou de matériels et tout responsable de fonctions administratives importantes ;

• les délégations de signature données par le chef d'établissement ;

• les marchés passés par les établissements et écoles ;

• les avances de trésorerie prescrites par les commandants d'écoles disposant de masses ;

• les limites des sommes à conserver en numéraire au titre des masses ;

• les décisions des commandants d'écoles concernant l'emploi des masses ;

• les décisions relatives à l'exercice des fonctions de responsabilités administratives durant l'absence ou l'indisponibilité des titulaires de ces fonctions.

Cette énumération n'a pas de caractère limitatif.

Il importe de préciser que l'inscription au registre des actes administratifs prouve l'existence ou l'inexistence des décisions, instructions et actes administratifs et authentifie, notamment, les actes administratifs du chef d'établissement. En cas de contestation, les indications que contient le registre font seules foi.

3.2. Responsabilités concernant la tenue du registre.

Le registre des actes administratifs est tenu par le chef des services administratifs de l'établissement.

Il est vérifié périodiquement par le chef d'établissement qui s'assure de sa tenue à jour et veille à ce qu'il ne comporte ni omission ni inexactitude. A cet effet, il appose son visa daté, dans la colonne du registre prévue à cet effet, au regard des actes consignés.

3.3. Conservation des décisions, instructions et actes administratifs faisant l'objet d'une inscription sur le registre.

Les décisions, instructions et actes administratifs, portés sur le registre, sont conservés dans un classeur répertorié de forme libre, dans l'ordre correspondant au numéro d'ordre chronologique consigné sur ce registre.

4. Dispositions diverses.

4.1. Conservation des registres.

Les registres des actes administratifs ouverts successivement dans chaque établissement sont conservés par ce dernier durant une période de vingt ans minimum.

4.2. Présentation aux autorités d'inspection ou de contrôle.

Les chefs d'établissements sont tenus de présenter le registre des actes administratifs de leur établissement à toute autorité militaire ayant des attributions d'inspection générale ou de contrôle administratif sur leur formation.

4.3. Document abrogé.

La présente instruction abroge les dispositions visant la tenue du registre des actes administratifs, imprimé N° 621-1*/21, institué dans les écoles de formation du service de santé des armées par l' instruction 4362 /DEF/DCSSA/2 et 4 du 09 décembre 1975 relative au fonctionnement administratif et financier des écoles précitées (BOC, 1977, p. 2211).

4.4. Mise en application de la présente instruction.

La présente instruction prendra effet du jour de sa publication au Bulletin officiel des armées.