Préambule.

Archives publiques.

Les archives publiques d'un organisme sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par cet organisme dans l'exercice de son activité.

Elles font partie intégrante du patrimoine national et doivent être léguées aux générations futures dont elles constituent la mémoire.

Aussi, leur conservation est-elle organisée par la loi dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation et la recherche historiques.

Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir l'organisation de l'archivage, la gestion et le contrôle des archives des directions locales du service des travaux immobiliers et maritimes conformément à la réglementation applicable au ministère de la défense.

Domaine d'application de l'instruction.

Les dispositions de la présente instruction s'appliquent aux archives des directions locales du service des travaux immobiliers et maritimes.

Sont exclues de son domaine d'application :

• les archives de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes ;

• les archives du service des marchés ;

• les archives du service technique des travaux immobiliers et maritimes ;

• les archives de l'inspecteur des travaux immobiliers et maritimes ;

• les archives de l'école nationale des travaux maritimes ;

• les archives des directions mixtes de travaux ;

• les ouvrages de bibliothèques ;

• les publications périodiques reçues (journaux, revues, bulletins officiels…).

Organismes concernés par l'instruction.

Sont concernés par la présente instruction les organismes de la marine suivants :

• le service historique de la marine ;

• la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (dans la suite : direction centrale) ;

• les directions locales des travaux maritimes (dans la suite : directions).

1. Généralités sur les archives publiques.

1.1. Catégories d'archives.

Les documents constituent des archives au stade même de leur production ou de leur réception ; ce n'est donc pas l'âge qui leur confère la qualité d'archives.

En application du décret 79-1035 du 03 décembre 1979 (BOC, p. 4734) relatif aux archives de la défense, ils sont qualifiés :

• d'archives courantes, lorsqu'ils sont d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes ;

• d'archives intermédiaires, lorsque n'étant plus d'usage courant, ils doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques et ne peuvent faire l'objet de tris et d'éliminations ;

• d'archives définitives, lorsqu'ils ont subi les tris et éliminations nécessaires et qu'ils sont à conserver sans limitation de durée ; à ce stade, ils n'ont plus d'utilité administrative ou juridique mais ont seulement un intérêt historique.

1.2. Principes fondamentaux.

1.2.1. Inaliénabilité et imprescriptibilité.

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. Nul ne peut les détourner ou les détruire en dehors des dispositions législatives et réglementaires prévues à cet effet.

1.2.2. Responsabilité.

Tout agent public est responsable des archives publiques qu'il détient ; en conséquence :

• dans l'exercice de ses fonctions, il ne peut communiquer des documents qu'après s'être assuré de leur caractère effectivement communicable et de la mise en œuvre des éventuelles formalités devant précéder la communication ;

• à la cessation de ses fonctions, il ne peut conserver des documents, même sans intention frauduleuse, sous peine de voir sa responsabilité pénale engagée.

1.2.3. Finalité.

La gestion des archives publiques vise un triple objectif :

• permettre à un organisme de disposer en permanence et de manière efficace des informations nécessaires à l'exercice de son activité ;

• garantir l'existence des moyens de preuve en cas de contestation ;

• préserver les moyens documentaires et faciliter la recherche historique.

2. Acteurs de l'archivage des directions.

2.1. Désignation des acteurs.

2.1.1. Au niveau central.

Le directeur central désigne le coordonnateur central d'archives du service.

2.1.2. A l'échelon local.

Chaque directeur désigne :

• le correspondant d'archives de la direction ;

• les personnes responsables de l'archivage courant de la direction en précisant celles chargées du regroupement de certains dossiers détenus par des services différents ;

• les agents affectés aux dépôts d'archives intermédiaires de la direction, dépôts définis au 3.1 de la présente instruction.

2.2. Rôle des acteurs.

2.2.1. Au niveau central.

Le coordonnateur central d'archives du service, en liaison avec le service historique de la marine, propose au directeur central les mises à jour de la présente instruction ; pour ce faire ;

• il centralise les observations ou propositions émanant des directions ;

• il constitue et tient à jour une documentation sur la réglementation en matière d'archives.

2.2.2. A l'échelon local.

Le correspondant d'archives d'une direction, en liaison avec l'échelon du service historique de la marine concerné, veille à la mise en œuvre de la présente instruction ; pour ce faire :

• il recueille les observations ou propositions en vue de leur transmission au coordonnateur central d'archives du service ;

• il coordonne la gestion des archives courantes et des archives intermédiaires ;

• il encadre les agents affectés aux dépôts d'archives intermédiaires.

Les personnes responsables de l'archivage courant d'une direction :

• s'assurent que les dossiers d'archives courantes sont convenablement constitués au fur et à mesure de la production ou de la réception des documents et restent complets ;

• prennent toutes dispositions pour que les dossiers d'archives courantes soient transférés aux dépôts d'archives intermédiaires selon les règles édictées au 5.2 de la présente instruction ;

• veillent au respect des règles spécifiques d'archivage des documents classifiés pour la protection du secret, règles rappelées au 9.1 de la présente instruction.

Les agents affectés aux dépôts d'archives intermédiaires d'une direction :

• vérifient et réceptionnent les dossiers transférés aux dépôts d'archives intermédiaires ;

• enregistrent et ordonnent ces dossiers selon un plan de rangement défini localement ;

• effectuent les destructions et préparent les versements à l'échelon du service historique de la marine concerné, en application du tableau de conservation annexé à la présente instruction.

2.3. Formation des acteurs.

Les acteurs reçoivent une formation de base ou de perfectionnement délivrée par le service historique de la marine.

3. Dépôts d'archives des directions.

3.1. Locaux de conservation des archives.

Conformément à l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 (BOC, p. 1995) modifiée relative aux archives de la défense :

• les archives courantes sont réparties et conservées principalement dans les secrétariats généraux et les secrétariats de sections, services, bureaux, subdivisions éloignées ou dans des locaux annexes facilement accessibles des directions ; ce sont les dépôts d'archives courantes ;

• les archives intermédiaires sont centralisées et conservées dans des locaux spécifiques des directions : ce sont les dépôts d'archives intermédiaires ;

• les archives définitives sont regroupées et conservées dans les dépôts d'archives des services historiques de la défense compétents pour les recevoir et dont la liste est fixée par l'arrêté du 13 janvier 1981 (BOC, p. 523), abrogé le 15 novembre 1996, BOC, 1997, p. 1583.

Chaque directeur arrête la liste des dépôts d'archives courantes et des dépôts d'archives intermédiaires de sa direction.

3.2. Caractéristiques techniques des dépôts d'archives intermédiaires.

Schématiquement, un dépôt d'archives intermédiaires se compose d'une zone de conservation d'une zone de tri et d'une zone de consultation, de préférence distinctes. Dans toute la mesure du possible, tout dépôt doit être conçu et aménagé en tenant compte des recommandations de la direction des archives de France et, en particulier, de la note d'information du ministère de la culture n^o AD/2022/DE du 26 mars 1993 relative à la protection incendie des bâtiments d'archives.

Ainsi, tout dépôt doit :

3.2.1.

Respecter la réglementation de sécurité-incendie applicable aux lieux de travail.

3.2.2.

Présenter les conditions hygrothermiques suivantes :

• hygrométrie : inférieure à 60 p. 100 ce qui implique une bonne ventilation ou, le cas échéant, une déshumidification ;

• température : 16 à 20 °C, ce qui implique des dispositions visant à empêcher une trop forte élévation de température l'été (isolation thermique, ventilation, climatisation…) et, en métropole, au moins un chauffage.

3.2.3.

Être protégé :

• contre la prolifération de micro-organismes, ce qui rejoint les conditions hygrothermiques précédentes ;

• contre la lumière par la limitation des surfaces vitrées sur les façades ensoleillées ou par la mise en place de dispositifs de protection contre l'ensoleillement direct ;

• contre la poussière par mise en peinture des murs et, éventuellement, des sols, et par le contrôle des entrées d'air ;

• contre les insectes et les rongeurs ;

• enfin, contre le vol.

3.2.4.

Respecter les capacités portantes des planchers, à savoir :

• 1150 daN/m² pour un dépôt à rayonnages de type classique ;

• 1740 daN/m² pour un dépôt à rayonnages de type mobile.

3.3. Équipements des dépôts d'archives.

3.3.1. Dépôts d'archives courantes.

Les documents, ordonnés en dossiers, sont classés dans des chemises ou classeurs maintenus en bon état. Les dossiers sont rangés dans des armoires ou rayonnages accessibles facilement.

Les calques doivent être conservés horizontalement dans des meubles à tiroirs ou verticalement dans des meubles à tringles. La conservation en rouleaux sous tubes fermés dans des rayonnages à gouttières doit rester exceptionnelle.

3.3.2. Dépôts d'archives intermédiaires.

• a).  Boîtes d'archives.

  Les dossiers doivent être enfermés dans des boîtes en carton, d'un modèle agréé par le service historique de la marine, destinées à les protéger.

• b).  Meubles spéciaux.

  Des meubles spéciaux doivent être utilisés pour le stockage des documents particuliers tels que films, microfilms, disquettes…

• c).  Rayonnages.

  Les rayonnages sont en principe de type classique, c'est-à-dire disposés en épis parallèles laissant des allées de circulation de 0,80 m et de hauteur limitée à 2,20 m pour permettre l'accès sans échelle aux tablettes supérieures.

  Ils sont en matériaux incombustibles ou, dans le cas contraire, ignifugés.

  Les rayonnages autoporteurs doivent être limités à trois niveaux.

4. Classement et conservation des archives des directions.

L' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 précitée rappelle que :

« Les archives de la défense contiennent des renseignements dont la perte peut nuire aux intérêts de l'État ou des particuliers. Il convient donc que les organismes de la défense conservent les archives dès leur constitution, dans des conditions qui permettent une exploitation rapide et efficace. Cela exige notamment :

• de leur appliquer un classement cohérent ;

• de les répertorier ;

• de les alléger périodiquement par des versements aux dépôts désignés.

Aucune élimination d'archives ne peut être effectuée sans l'autorisation du service historique de la marine, sous réserve de l'application des dispositions visant la protection, en cas d'urgence, du secret de défense et de celles de l'article 9.2 du décret 75-675 du 28 juillet 1975 (BOC, p. 2861) modifié portant règlement de discipline générale. Dans le cas d'archives à caractère répétitif, il peut être convenu entre l'administration et le service historique intéressé de fixer les documents à conserver et à détruire, éventuellement sous la forme d'un tableau de conservation. »

4.1. Documents.

La présente instruction distingue les documents probants des autres documents.

4.1.1. Documents probants.

Les documents probants produisent tous un effet direct dans les affaires traitées par les directions, que cela soit dans le cadre de leur fonctionnement, de leurs missions spécifiques ou en dehors de leurs missions spécifiques.

Leur perte peut nuire aux intérêts de l'État, de ses agents ou des particuliers ; ils sont donc, dès leur origine, ordonnés en dossiers d'affaire définis au 4.2 de la présente instruction. Ils peuvent être transférés d'archives courantes en archives intermédiaires, puis être versés en archives définitives.

4.1.2. Autres documents.

Les autres documents ne produisent aucun effet dans les affaires traitées par les directions ; ils ont une utilité immédiate mais ne servent pas à la compréhension a posteriori de ces affaires ; enfin, leur perte ne peut nuire aux intérêts de l'État, des particuliers et, notamment, des historiens.

Il s'agit, notamment :

• des documents de diffusion générale reçus dans les directions, documents dont les effets sont strictement limités dans le temps : fiches de postes, organisation de cérémonies, permissions des officiers des états-majors, organigrammes d'autres directions ou services, bulletins météorologiques, consultations interservices proposant du matériel disponible… ;

• les copies dites de « courtoisie » : documents reçus pour information sur une affaire extérieure à une direction… ;

• les copies de documents probants détenus dans les bureaux et rassemblés ou non en dossier de travail ;

• les copies de documents probants rassemblés en dossiers permanents dont certains sont définis au chapitre 10 de la présente instruction ;

• les documents d'information émanant des fournisseurs : catalogues, tarifs… ;

• les brouillons ;

• …

Ces documents ne sont pas incorporés aux dossiers d'affaire et sont éliminés dès qu'ils ont perdu toute utilité pratique. Ils ne doivent pas être transférés d'archives courantes en archives intermédiaires.

4.2. Dossiers d'affaire.

Un dossier d'affaire est l'ensemble des documents d'une direction traitant d'une même affaire ; fonctionnel et probatoire, rangé de façon à faciliter la compréhension de l'affaire par un successeur ou, plus tard, par un historien, il doit être conçu en application du plan de classement des documents probants annexé à la présente instruction.

On appelle :

• collection, un dossier d'affaire constitué de documents regroupés chronologiquement ; à titre d'exemples : collection des dotations budgétaires de l'année x ; collection du courrier départ de l'année y… : un tel dossier est ouvert pour une période déterminée, généralement annuelle ;

• dossier particulier, un dossier d'affaire constitué de documents regroupés pour conduire les procédures relatives :

  • à un projet : c'est un dossier d'opération ;

  • à des travaux : c'est un dossier de marché ou un dossier de commande ;

  • à un agent : c'est un dossier de carrière ;

  • …

  Un tel dossier est ouvert pour une période indéterminée mais de durée prévisible limitée ;

• dossier clos, un dossier d'affaire terminée ; à titre d'exemples ; collection arrivée au terme de sa période ou dossier particulier arrivé au terme de sa procédure.

Des pages de garde des collections et des principaux dossiers particuliers sont proposées dans la circulaire d'application de la présente instruction.

4.3. Plan de classement des documents probants.

Le plan de classement des documents probants (dans la suite : le plan de classement) a pour finalité d'organiser la constitution des dossiers d'affaire des directions. Il est fondé sur le principe fondamental suivant : « Il n'y a pas de document isolé ; tout document doit trouver sa place dans un dossier, lequel doit être cohérent et facilement identifiable ».

4.3.1. Présentation du plan de classement.

Le plan de classement a été élaboré à partir du découpage de l'activité des directions en domaines divisés en secteurs et rubriques. Il n'est pas détaillé à l'excès de manière à supporter aussi bien les évolutions du service que les différences d'organisation d'une direction à l'autre.

Le plan de classement de chaque domaine comprend trois (3) colonnes :

• la colonne 1 pour repérer les secteurs, rubriques et, si nécessaire, les sous-rubriques ;

• la colonne 2 pour les définir ;

• la colonne 3 pour indiquer les modes de classement des documents probants.

4.3.2. Structure du plan de classement.

• a).  Domaines.

  Les douze (12) domaines du plan de classement, repérés par trois lettres latines majuscules, sont les suivants :

  Domaines liés au fonctionnement des directions, au nombre de cinq (5) :

  • Le domaine « Organisation » repéré par ORG ;

  • le domaine « Sûreté » repéré par SUR ;

  • le domaine « Gestion des ressources humaines » repéré par GRH ;

  • le domaine « Gestion des ressources financières » repéré par GRF ;

  • le domaine « Gestion des ressources logistiques » repéré par GRL.

  Domaines liés aux missions spécifiques des directions, au nombre de six (6) :

  • le domaine « Maîtrise d'ouvrage publique » repéré par MOP ;

  • le domaine « Maîtrise d'œuvre publique » repéré par MOE ;

  • le domaine « Gestion administrative du patrimoine » repéré par GAP ;

  • le domaine « Gestion technique du patrimoine » repéré par GTP ;

  • le domaine « Entretien et exploitation du patrimoine » repéré par EEP ;

  • le domaine « Logements » repéré par LGT.

  Domaine commun au fonctionnement et aux missions spécifiques des directions, à l'exception des domaines GAP et LGT :

  Le domaine « Marchés publics et autres contrats » repéré par MPC.

• b).  Secteurs.

  Chaque domaine est divisé en secteurs repérés par un chiffre de 0 à 9 placé à la suite du repère du domaine.

  Il est précisé :

  • que le secteur 0 (zéro) est systématiquement réservé, dans chaque domaine, aux textes d'application non publiés qui s'y rapportent (directives, rappels de la réglementation, notes explicatives…) ;

  • que les autres secteurs divisent les domaines en ensembles thématiques.

  Par exemple : le secteur GRF1 regroupe tous les documents relatifs à la comptabilité budgétaire.

• c).  Rubriques.

  Chaque secteur est divisé en rubriques repérées par un chiffre de 1 à 9 placé à la suite du repère du secteur.

  Par exemple : la rubrique MOP11 regroupe tous les documents relatifs aux programmes INFRA de la marine.

  Il est précisé :

  • que les rubriques divisent les secteurs en sous-ensembles thématiques à l'exception, parfois, de la dernière rubrique d'un secteur qui reçoit provisoirement la dénomination générique « Autres » ;

  • que les rubriques « Autres » ne sont pas destinées à recevoir des documents d'origines diverses mais des documents à regrouper par thèmes non détectés lors de l'élaboration de la présente instruction. Ces rubriques seront progressivement identifiées à l'aide des propositions faites par les directions au coordonnateur central d'archives du service, notamment pendant la période d'adaptation transitoire prévue au chapitre 11 de la présente instruction.

    Certaines rubriques sont divisées en sous-rubriques ; chaque sous-rubrique est repérée par un chiffre de 1 à 9 placé à la suite du repère de la rubrique et séparé de ce dernier par un tiret.

    Par exemple : la sous-rubrique GRH 14-4 regroupe tous les documents relatifs à la notation du personnel à statut ouvrier.

    La division des rubriques en sous-rubriques supplémentaires en fonction des besoins propres des directions est possible dans des limites raisonnables. Cette faculté a pour objectif de faciliter la constitution des dossiers mais ne doit pas aboutir à amplifier, à l'excès, le classement.

4.4. Tableau de conservation des dossiers clos.

Le tableau de conservation des dossiers clos (dans la suite : le tableau de conservation) a pour finalité d'organiser la conservation des dossiers d'affaire en archives courantes et en archives intermédiaires.

Il permet de fixer les durées de conservation des dossiers clos en fonction de leur utilité administrative ou juridique.

Le tableau de conservation de chaque domaine comprend quatre (4) colonnes :

• la colonne 5 pour préciser les types de dossiers clos : collections, dossiers particuliers… ;

• les colonnes 6 et 7 pour indiquer les durées de conservation, exprimées en années à compter de dates de référence, des dossiers clos, d'abord en archives courantes, ensuite en archives intermédiaires ;

• la colonne 8 pour fixer le sort final des dossiers clos ne présentant plus d'utilité administrative ou juridique, à savoir :

  • D : destruction des dossiers clos ;

  • V : versement des dossiers clos à l'échelon du service historique de la marine concerné.

4.5. Connexion entre le plan de classement et le tableau de conservation.

Le plan de classement et le tableau de conservation sont connectés par la colonne 4 « Responsables conseillés pour l'archivage courant des documents probants ».

Cette colonne est remplie à titre indicatif, chaque directeur devant désigner, conformément au 2.1.2 de la présente instruction, les personnes responsables de l'archivage courant en précisant celles chargées du regroupement de certains dossiers.

Le plan de classement et le tableau de conservation constituent l'annexe à la présente instruction, intitulée « État de classement et de conservation ».

5. Étapes de l'archivage des directions.

A chaque étape de l'archivage, il convient de respecter un minimum de règles pratiques.

5.1. Archives courantes.

5.1.1. Ordre interne des dossiers d'affaire.

Chaque dossier d'affaire doit comporter un ordre interne qui est généralement chronologique. S'il comporte des sous-dossiers, ils sont eux-mêmes constitués de manière chronologique.

5.1.2. Identification des dossiers d'affaire.

Les dossiers et sous-dossiers d'affaire constitués individuellement à partir du plan de classement sont identifiés par le repère correspondant, complété le cas échéant par une mention d'archivage constituée :

• pour les dossiers relatifs à une entité précise (immeuble, opération, personne physique, organismes…), par le nom de cette entité ainsi que les dates extrêmes des pièces qu'ils contiennent. Par exemple : GAP 22 — Station radioélectrique … — Commune de … — Acquisition de … — 19… à 19… ;

• pour les autres dossiers par l'année (collection annuelle) ou les dates extrêmes.

5.1.3. Qualité des dossiers d'affaire.

Un dossier d'affaire de qualité ne doit contenir que des documents probants figurant en un seul exemplaire et distingués des autres documents, au moment de leur classement, par l'apposition d'un cachet « A », de couleur rouge, signifiant « Exemplaire ARCHIVES ».

Les documents inclus dans les dossiers doivent être maintenus en bon état. La reproduction est donc préférable à l'extraction trop fréquente des originaux.

5.2. Transfert des archives courantes aux archives intermédiaires.

Le transfert des archives courantes aux archives intermédiaires est une opération essentielle dont la préparation doit être faite avec soin et rigueur ; en effet, cette étape conditionne la qualité de la gestion ultérieure des archives.

5.2.1. Avant les transferts.

Les personnes responsables de l'archivage courant des directions :

• doivent vérifier le contenu de chaque dossier clos, ce dernier ne devant contenir que des documents revêtus de la mention « A » ;

• doivent contrôler la conformité du dossier vis-à-vis des règles relatives à la protection du secret.

5.2.2. Les transferts proprement dits.

Deux modes de transfert aux archives intermédiaires sont prévus :

• le transfert systématique de collections (ex. : ORG 7 — chronos ; GRF 11 — gestion des dotations budgétaires) ;

• le transfert occasionnel de dossiers particuliers (ex. : MPC 2 — dossiers de marché).

Les transferts sont effectués chaque année selon un calendrier établi par les correspondants d'archives des directions.

Chaque transfert est accompagné d'un bordereau, dont le modèle est annexé à la circulaire d'application de la présente instruction, rédigé par la personne responsable de l'archivage courant.

Le bordereau constitue à la fois l'instrument de transfert de responsabilité et l'outil de recherche ultérieure. Il est établi en deux (2) exemplaires, dont un est retourné après vérification à la personne responsable de l'archivage courant.

5.3. Archives intermédiaires.

La conservation des archives intermédiaires est organisée dans des conditions qui permettent l'exploitation rapide et efficace des documents conservés, ce qui nécessite :

• le conditionnement des dossiers dans des boîtes d'archives ;

• le rangement méthodique de ces boîtes :

  • par domaine du plan de classement lorsque les dossiers qu'elles contiennent relèvent des domaines ORG, GRH, GRF et GRL ;

  • par entité lorsque les dossiers qu'elles contiennent relèvent des domaines MOP, MOE, GTP, EEP, LGT et MPC ;

• la tenue de la collection des bordereaux de transfert ;

• la tenue de deux (2) registres dont les modèles sont annexés à la circulaire d'application de la présente instruction :

  • le registre de gestion des archives intermédiaires, qui récapitule les entrées, les sorties et les destructions ;

  • le registre des communications, dans lequel sont enregistrés les prêts.

Les registres peuvent être tenus sur support informatique.

5.4. Sort final des archives intermédiaires.

A l'issue des délais prescrits par le tableau de conservation, les archives intermédiaires sont :

• soit versées à l'échelon du service historique de la marine concerné ;

• soit détruites conformément au tableau de conservation ou à la procédure d'urgence rappelée en préambule du chapitre 4 de la présente instruction.

La destruction d'archives intermédiaires est effectuée par lacération ou incinération.

Les versements sont effectués, selon une périodicité annuelle, par chaque direction après concertation avec l'échelon du service historique de la marine concerné.

Chaque versement donne lieu à l'établissement d'un bordereau en trois (3) exemplaires répartis comme suit :

• deux (2) exemplaires sont destinés à l'échelon du service historique de la marine concerné dont l'un, transmis en retour, a valeur de reçu pour la direction ;

• le troisième est destiné au coordonnateur central d'archives du service, à titre de compte rendu.

6. Communication des archives des directions.

6.1. Communication interne.

Chaque agent consulte les archives dont il a besoin dans l'exercice de son activité.

6.1.1.

En archives courantes : les dossiers doivent être consultés sur place. Le prêt des documents originaux n'est pas souhaitable. Il est préférable de délivrer des copies.

6.1.2.

En archives intermédiaires : la préférence est donnée à la consultation sur place. Toutefois, lorsque le prêt s'avère indispensable, la communication obéit aux règles suivantes :

• le demandeur sélectionne les documents qui lui sont nécessaires ;

• une fiche de prêt est insérée dans le dossier ou à la place du dossier si celui-ci est communiqué en totalité ;

• les mouvements des documents sont enregistrés au registre des communications.

6.2. Communication au public.

Les modalités de communication au public des archives des directions résultent de l'application cumulée :

• de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public ;

• de la loi 79-18 du 03 janvier 1979 sur les archives ;

• du décret 79-1035 du 03 décembre 1979 relatif aux archives de la défense ;

• de l' arrêté du 17 novembre 1980 modifié pris pour l'application de l'article 6 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 précitée ;

• de l' instruction générale 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 modifiée relative à la communication des documents administratifs et de renseignements ;

• de l' instruction 954 /DEF/SGA du 13 septembre 1994 concernant l'application au ministère de la défense des dispositions de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

6.2.1. Principes généraux.

• a).  La communication au public des documents administratifs achevés, de caractère non nominatif, est libre sauf exceptions énoncées au 6.2.2 ci-dessous.

• b).  Les documents administratifs nominatifs, c'est-à-dire portant appréciation sur une personne nommément désignée, à l'exception de ceux couverts par le secret défense, sont communicables de plein droit à la personne nommément désignée concernée.

• c).  L'accès aux documents librement communicables s'exerce :

  • par la consultation gratuite sur place ;

  • par la délivrance de copies en un seul exemplaire, les frais de reproduction étant à la charge du demandeur.

6.2.2. Exceptions à la libre communication.

Sont exclues de la libre communication certaines catégories de documents limitativement énumérées par l'article 6 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 précitée. Il s'agit des documents dont la divulgation porterait atteinte notamment :

• au secret de la défense nationale, de la politique extérieure ;

• au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations préliminaires à ces procédures ;

• au secret de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux ;

• au secret en matière commerciale et industrielle ;

• ou, d'une façon générale, aux secrets protégés par la loi.

La liste des documents entrant dans ces catégories est, en ce qui concerne le ministère de la défense, fixée par l' arrêté du 17 novembre 1980 modifié précité. Sont notamment visés, les documents relatifs à l'infrastructure militaire, aux zones protégées et aux points sensibles, aux transmissions militaires.

6.2.3. Délais de communicabilité des documents non librement communicables.

Les délais de communicabilité des documents non librement communicables sont fixés par la loi 79-18 du 03 janvier 1979 et le décret 79-1035 du 03 décembre 1979 précités.

Ainsi :

• deviennent communicables à l'issue d'un délai de cent cinquante ans à compter de la date de naissance, les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical ;

• deviennent communicables à l'issue d'un délai de cent ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier, les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions ;

• deviennent communicables à l'issue d'un délai de soixante ans :

  • les documents classifiés « très secret » et « secret défense » et dont la classification a été maintenue ;

  • les dossiers, rapports et fiches de renseignements à caractère nominatif mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'État et la défense nationale ;

  • les dossiers ayant trait à la protection et à la sécurité de la défense ;

• deviennent communicables à l'issue d'un délai de trente (30) ans tous les autres documents non communicables en application de l'article 6 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 précitée (notamment les documents classifiés « confidentiel défense » dont la classification a été maintenue et les documents protégés par la mention diffusion restreinte).

Pour tous les cas particuliers, notamment dans le cas de documents contenant des informations soumises à des délais de communication différents et dans le cas de documents à caractère mixte, à la fois nominatifs et non nominatifs, il convient de se reporter à l' instruction générale 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 précitée ainsi qu'à la circulaire 44367 /DEF/CAB/SDBC/K du 28 décembre 1987 relative à la communication des documents d'archives contenant des renseignements soumis à des délais de communication différents.

6.2.4. Conduite à tenir en cas de demande de communication.

La conduite à tenir en cas de demande de communication est définie par l' instruction 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 précitée.

7. Contrôle des archives des directions.

7.1. Contrôle interne.

7.1.1. Responsables.

Le contrôle interne de la gestion des archives des directions incombe :

• aux correspondants d'archives des directions ;

• aux directeurs ;

• aux autorités du service à l'occasion de leurs inspections et visites.

7.1.2. Modalités d'exercice.

Les correspondants d'archives des directions procèdent :

• au moins une fois par an, au contrôle de la tenue des différents registres ; la trace du contrôle est gardée sur le registre par la mention en marge « vu et contrôlé le… date, grade et signature » ;

• tous les cinq (5) ans au récolement des archives intermédiaires.

Ils s'assurent du respect des délais fixés par le tableau de conservation.

Les directeurs contrôlent par sondage la bonne tenue de leurs dépôts d'archives courantes et intermédiaires.

7.2. Contrôle externe.

Le service historique de la marine est chargé, par l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 précitée, d'assurer le contrôle de la conversation des archives courantes et intermédiaires.

Ce contrôle s'exerce :

• par les chefs des échelons locaux du service historique de la marine dans les conditions prévues au titre III de l' instruction 94 /DEF/EMM/PL/ORA du 29 octobre 1993 relative à l'organisation et au fonctionnement du service historique de la marine ;

• au cours d'inspections techniques d'archives par le chef historique de la marine ou par les conservateurs relevant de son autorité selon les modalités et dans les conditions prévues au titre premier de l' instruction 109 /EMM/PL/MTA du 21 mai 1982 relative aux archives de la marine.

8. Archives courantes ou intermédiaires constituées sur supports particuliers.

8.1. Plans sur papier calque.

Les plans sur papier calque ne sont pas des documents probants ; ils n'ont pas vocation à être transférés d'archives courantes en archives intermédiaires. Des tirages papier sont alors réalisés et insérés dans les dossiers d'affaire dont ils font partie intégrante.

Les plans sur papier calque relatifs aux immeubles ou ouvrages, démolis ou aliénés, sont détruits.

8.2. Archives photographiques.

Les archives photographiques sont constituées de documents sur support papier (tirages) ou films (négatifs, diapositives). Des tirages sont insérés dans les dossiers d'affaire dont ils font partie intégrante.

Les reportages photographiques relatifs au patrimoine immobiliers (bâti ou non bâti) géré par une direction sont conservés en archives intermédiaires. Les tirages sont conservés en archives courantes par le service responsable de la gestion administrative du patrimoine et insérés dans les dossiers d'affaire sont ils font partie intégrante.

Les reportages photographiques réalisés lors de chantiers sont conservés en archives intermédiaires. Des tirages sont insérés dans les dossiers d'affaire dont ils font partie intégrante.

Le sort final de ces films est fixé en accord avec l'échelon du service historique de la marine concerné.

8.3. Archives informatiques.

Conformément à l' instruction technique 11340 /DEF/DFAJ/AA du 27 décembre 1984 relative aux archives informatiques, il n'est pas constitué d'archives définitives sur supports magnétiques.

Des tirages papier issus des systèmes informatiques sont intégrés dans les dossiers d'affaire auxquels ils se rapportent.

Chaque direction gère ses archives courantes sur supports magnétiques selon des modalités qui lui sont propres.

9. Archives courantes ou intermédiaires soumises à une réglementation particulière.

9.1. Documents classifiés pour la protection du secret.

Les documents classifiés pour la protection du secret n'échappent pas aux règles applicables aux archives publiques. Cependant, tant qu'ils demeurent classifiés, il ne sont pas incorporés aux dossiers d'affaire et sont conservés dans des conditions adaptées au degré de protection. Chaque année, à l'occasion du transfert en archives intermédiaires, un inventaire des documents classifiés de chaque direction doit être effectué. Il convient à cette occasion d'examiner la justification du maintien de la classification.

9.1.1. Documents « secret défense » et « confidentiel défense ».

Ces documents sont déclassifiés au terme d'un délai précisé par l'émetteur sur le document ou, en l'absence de délai, de manière systématique, dix ans après la date d'émission pour les documents « secret défense » et cinq ans pour les documents « confidentiel défense ».

A la date fixée, la direction procède, selon le formalisme édicté, à leur destruction ou à leur déclassification pour en effectuer le transfert aux archives intermédiaires ou le versement à l'échelon du service historique concerné en application du tableau de conservation.

9.1.2. Documents « de confidentialité spécifique ».

Les documents « confidentiel médical », « confidentiel protection de personnel », « confidentiel industrie »…, sont déclassifiés au terme d'un délai précisé par l'émetteur ou en l'absence de délai dès que la direction juge que leur classification ne se justifie plus.

Ces documents sont alors traités comme des documents ordinaires.

Il est précisé que, sauf dans les cas des documents classifiés « très secret défense », il convient d'effectuer le versement systématique, à l'échelon du service historique concerné, des documents dépourvus d'utilité administrative ou juridique, présentant un intérêt historique et dont la classification est maintenue ou simplement abaissée. Ils font l'objet en liaison avec le service précité d'un versement spécifique selon un formalisme particulier.

Les documents classifiés « très secret défense » obéissent aux règles de conservation fixées par directive particulière du Premier ministre.

9.2. Documents centralisés.

Les documents centralisés échappent à la règle commune de gestion des archives. Ils obéissent à une réglementation spécifique dont seules les personnes habilitées ont à connaître.

9.3. Copies des épreuves écrites d'examens et concours.

En application de l' instruction générale 12292 /DEF/DAG/AA/4/ARC du 06 avril 1987 relative à la conservation des copies des épreuves écrites des examens et concours organisés par le ministère de la défense, les copies des essais professionnels et de toutes les épreuves écrites préliminaires à une nomination ou un avancement, sont conservées en archives courantes par le service chargé de la gestion des ressources humaines de la direction organisatrice des examens et concours.

Les copies sont classées par épreuve et par ordre de mérite selon la note obtenue. Elles ne doivent pas être classées dans les dossiers de carrière.

La durée de conservation doit être au minimum d'un an à partir de la publication des résultats afin de permettre de répondre à toute demande de communication de copies par un candidat.

Seul un échantillonnage, tel que prévu par l'instruction précitée, est versé à l'échelon du service historique de la marine concerné.

10. Archives courantes soumises à une gestion particulière.

L'exécution des missions à caractère technique du service nécessite de disposer d'une documentation spécifique relative à la connaissance de l'environnement, du sol et des ouvrages.

Cette documentation, à caractère opérationnel permanent, est constituée à partir de copies de documents probants conservés dans les dossiers d'affaire.

10.1. Dossier protection de l'environnement.

Un dossier protection de l'environnement est tenu et mis à jour au sein de chaque direction sous la responsabilité d'un ingénieur « environnement » désigné par le directeur.

Ce dossier comprend, notamment :

• un inventaire des installations classées pour la protection de l'environnement et de celles définies en application de la loi 92-3 du 03 janvier 1992 (BOC, p. 255 ) modifiée sur l'eau dont la direction assume les responsabilités d'exploitation ;

• la collection des bilans annuels « environnement » détaillant les actions menées par la direction en matière de protection de l'environnement.

10.2. Dossier géotechnique.

Un dossier géotechnique est tenu et mis à jour au sein de chaque direction sous la responsabilité d'un ingénieur désigné par le directeur.

Ce dossier comprend, notamment, la collection des rapports géotechniques et le dossier des fondations.

L'essentiel des informations contenu dans les rapports géotechniques est reporté sur des plants de synthèse tenus régulièrement à jour de tous les renseignements collectés.

Le dossier des fondations est destiné à attirer l'attention sur les problèmes particuliers susceptibles d'être rencontrés à l'occasion de nouveaux chantiers. Il est composé de plans de repérage des vestiges abandonnés dans le sol (fondations d'anciens ouvrages, de bâtiments et de fortifications aujourd'hui disparus…).

10.3. Dossiers d'ouvrage.

Les dossiers d'ouvrage sont tenus et mis à jour au sein de chaque direction sous la responsabilité d'un ingénieur désigné par le directeur.

Ces dossiers sont définis dans une instruction relative à la surveillance des ouvrages.

A la destruction d'un ouvrage, les plans des vestiges abandonnés dans le sol sont transférés du dossier d'ouvrage concerné au dossier géotechnique.

11. Entrée en vigueur.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables aux dossiers à ouvrir à compter de sa date de publication.

Les dossiers existants en archives courantes seront progressivement restructurés en conformité avec les nouvelles dispositions pour respecter le plan de classement au moment de leur transfert en archives intermédiaires.

Les archives intermédiaires existantes seront progressivement versées ou allégées en application du tableau de conservation, en accord avec le service historique de la marine.

Pour combler les oublis et permettre l'adaptation dans le temps de la présente instruction, il est demandé aux directeurs d'adresser au coordonnateur central d'archives du service :

• pendant la période transitoire expirant le 31 décembre 1997, toutes observations sur les difficultés d'application rencontrées, accompagnées de propositions et d'un échantillonnage des documents dont le classement est incertain ou problématique ;

• à l'issue de la période transitoire, toutes propositions de modification jugées nécessaires pour suivre l'évolution du service.

L'instruction n^o 2274/DEF/TM/0 du 28 septembre 1982 sur la tenue des archives « travaux » est abrogée.