(Document partiellement applicable aux autres stockages d'archives de l'îlot Saint-Germain relevant de services rattachés au service historique de l'armée).

Introduction.

La présente instruction, prise pour l'application de la décision ministérielle 5610 /MA/CC du 16 février 1967 (BOC, SC, p. 209) par laquelle le ministre des armées a créé le dépôt intermédiaire commun des archives de l'îlot Saint-Germain, comprend trois parties :

• 1. Caractéristiques, rôle et rattachement du dépôt intermédiaire commun.

• 2. Vocation à utiliser le dépôt intermédiaire commun. Notion d'organisme versant.

• 3. Exécution des opérations.

1. Caractéristiques, rôle et rattachement du dépôt intermédiaire commun

(modifié : 1er mod.)

Le dépôt intermédiaire commun est installé dans des locaux aménagés à cette fin, où les archives, versées suivant un rythme régulier, seront conservées dans des conditions d'ordre, de sécurité et d'hygiène adéquates, sous la surveillance d'un personnel spécialement désigné à cet effet et qui tiendra en outre les statistiques d'exploitation des archives déposées.

Le caractère commun du dépôt implique que le local sera unique et non partagé en salles propres à chacun des services.

La fonction du service historique de l'armée de terre (SHAT) service de rattachement est de pure surveillance et n'implique aucune responsabilité d'ordre comptable ; les archives ne cessent pas d'appartenir aux services qu'ils les ont produites.

Elles ne peuvent cependant être versées, consultées ou communiquées que suivant des formes appropriées, exposées ci-après, lesquelles sont obligatoires tout comme les règles concernant l'examen et l'inspection annuelle des archives par le service historique de l'armée.

En raison du caractère provisoire de la présente instruction, les dispositions du paragraphe V, 2e alinéa, de la décision ministérielle portant création du dépôt intermédiaire, pourront ne pas être appliquées strictement aux dépôts particuliers dont le ministre autoriserait éventuellement le maintien dans l'îlot Saint-Germain, à condition toutefois que les organismes concernés possèdent déjà une réglementation visant au même but et jugée satisfaisante après enquête.

2. Vocation à utiliser le dépôt intermédiaire commun. Notion d'organisme versant

(modifié : 1er mod.)

Tous les états-majors, directions ou services, au sens le plus large du terme, implantés dans l'îlot Saint-Germain, ont vocation, même s'ils relèvent d'un autre département ministériel, à utiliser le dépôt intermédiaire commun.

La plupart d'entre eux comprennent des subdivisions possédant un certain degré d'autonomie en matière de courrier et d'archives et qu'il y a souvent, de ce fait, intérêt à habiliter en vue de l'utilisation du dépôt commun. Chaque état-major, direction ou service fournira, en conséquence, au SHAT, la liste de ces subdivisions qui seront désignées du nom d'organismes versants.

Chaque organisme versant portera à la connaissance du SHAT, le nom de la personne responsable des archives et celui de son suppléant. Ces personnes auront seules qualité pour consulter (ou faire consulter) et se faire communiquer les archives déposées par l'organisme versant auquel elles appartiennent.

3. Exécution des opérations.

Les opérations comprennent : les versements, les consultations, les communications, les examens d'archives et l'inspection annuelle.

3.1. Versements.

3.1.1.

3.1.1.1. Contenu

En accord avec les états-majors, directions et services, le service de rattachement établit le calendrier des versements ; chaque état-major, directions ou service choisit une ou plusieurs périodes, autant que possible en dehors de ses points d'activité, de telle manière que le dépôt intermédiaire commun puisse fonctionner de façon continue en employant son personnel au mieux.

3.1.1.2. Contenu

Les représentants qualifiés des états-majors, direction, services et organismes versants ont accès au dépôt intermédiaire toutes les fois qu'ils le jugent utile.

3.1.2.

3.1.2.1. Contenu

Les versements ont lieu, en principe, dans des cartons remis aux organismes versants par le dépôt intermédiaire. Chacun de ces cartons est destiné à occuper dans une étagère une place bien déterminée et porte à cet effet un numéro de cote. Dans l'hypothèse où la dotation en cartons ne pourrait être réalisée que progressivement, on admettra la conservation des archives dans des chemises à sangles portant au dos l'indication très lisible de l'objet des dossiers inclus, ainsi que le numéro de cote ⁽¹⁾.

Pour chaque versement, les organismes versants établissent, selon l'imprimé N° 120-0*/1, un bordereau de versement en trois exemplaires respectivement destinés au dépôt intermédiaire, à l'organisme versant ⁽²⁾ et au service historique. Après vérification contradictoire sommaire, décharge est donnée sur les bulletins par le dépôt intermédiaire à l'organisme versant.

Les bordereaux, conservés distinctement par organisme versant, permettent aux services comme au dépôt intermédiaire de connaître la nature des versements, et les localiser et d'inscrire les éléments statistiques concernant l'exploitation des archives déposées. Pour atteindre ces buts, il est nécessaire que l'analyse du contenu des cartons soit tout à la fois précise et consiste ; selon la nature des dossiers, les services agiront au mieux.

Des instructions sur la rédaction des bordereaux de versement seront données aux représentants des organismes versants.

3.1.2.2. Contenu

A intervalles appropriés, des représentants du service historique de l'armée participent en cours d'année, de concert avec des représentants désignés à cet effet par les organismes versants, à l'examen des dossiers qui les concernent ; ces examens ont lieu sur la base de la réglementation progressivement mise au point ainsi que des éléments recueillis sur l'exploitation des archives.

L'inspection par le service historique est, en principe, annuelle. Elle a lieu en présence des représentants des organismes versants et donne lieu à un rapport faisant ressortir l'importance des opérations effectuées au cours de l'année, les remarques sur l'exécution du service ainsi que toutes propositions. Les remarques mettant en cause les services versants ou le fonctionnement du dépôt intermédiaire doivent avoir été portées à la connaissance des intéressés, dont les observations sont consignées et éventuellement discutées.

3.2. Consultations et communications.

Ces opérations donnent lieu à émission de bulletins de déplacement (du modèle N° 120-0*/2) destinés à accréditer les personnes se présentant au dépôt intermédiaire et à conserver trace de l'exploitation des archives.

Les bulletins sont établis manuellement au carbone en deux exemplaires de couleurs différentes à partir de carnets auxquels un troisième exemplaire, formant souche, reste attaché.

Les consultations ont lieu exclusivement sur place. Le responsable du dépôt intermédiaire :

• veille à ce que le dossier consulté soit remis en place et qu'un exemplaire du bulletin y reste joint ;

• enregistre la consultation sur le bordereau de versement ;

• a le droit de vérifier l'identité de la personne envoyée, ceci en vue d'éviter tout désordre ou indiscrétion.

Les communications donnent lieu en outre à la tenue d'un registre des dossiers communiqués (imprimé N° 120-0*/3) portant inscription de la date de remise, du nom et de la signature de la personne à laquelle le dossier a été remis.

Lors de la restitution du dossier, des formalités de même nature ont lieu.

3.3. Examens d'archives. Inspection.

3.3.1.

Les présidents des commissions rattachées au comité des archives des armées ont en permanence d'accès aux archives et participent de droit, s'ils le jugent utile, à toutes opérations d'examen d'archives ou d'inspection.