1. Objet de l'instruction.

La présente instruction remplace, à compter du 1er janvier 1957, l'instruction provisoire n^o 2800/CC/CBC du 1^er janvier 1999 ⁽¹⁾ dont les dispositions avaient été mises à l'essai dans les organes et services de l'armée de terre en 1955 et 1956.

Ces dispositions avaient pour objet de rechercher une amélioration dans le fonctionnement et les conditions économiques des achats de fournitures courantes. Les essais prolongés pendant deux ans, ayant, dans leur ensemble, donné satisfaction, ces dispositions seront maintenues pour l'avenir, sous réserve des quelques aménagements que l'expérience a révélés nécessaires.

Par « fournitures courantes » il convient d'entendre les matières, denrées et matériels, en principe de type commercial ordinaire, utilisés par les corps, organes et services de l'armée de terre ⁽²⁾.

La réalisation des fournitures courantes visées dans l'annexe n° 1 à la présente instruction, comporte une centralisation inter-services qui pourra consister :

• soit dans un simple échange de renseignements entre organes réalisateurs ;

• soit dans une centralisation effective de la satisfaction des besoins par les soins d'un seul service.

2. Rôle du service pilote.

Pour l'exécution de la présente instruction, les fournitures courantes, énumérées dans l'annexe n° 1, sont rattachées à un des services de l'armée de terre qui devient à leur égard « service pilote ».

Le rôle du « service pilote » consiste :

• 1. A recueillir auprès des autres services (y compris les corps de troupe) tous les renseignements statistiques concernant la fourniture en cause : quantités annuelles achetées, répartition géographique et échelonnement dans le temps des achats, qualités ou normes recherchées, prix unitaires, conditions de vente et de livraison, etc. ; réciproquement, à fournir la documentation utile aux services demandeurs.

• 2. A devenir, auprès du ministère des affaires économiques, le correspondant du secrétariat d'Etat aux forces armées « terre » pour les échanges d'information et la coordination économique ⁽³⁾.

• 3. A devenir, pour certaines fournitures désignées dans l'annexe n° 1, le centralisateur unique pour l'ensemble des besoins de l'armée de terre.

Cette fonction implique :

• une prospection particulièrement poussée du marché national ;

• des contacts avec les départements civils ou les sociétés nationalisées utilisant des fournitures courantes similaires (PTT, SNCF…) ;

• le concours à la vérification, soit a priori, soit sur demande du service-client, de la qualité de la fourniture.

3. Formes de la centralisation.

La centralisation des achats par un « service pilote » visée à l'article 2, 3°, peut se présenter sous deux formes :

• à l'échelon supérieur (direction centrale du service), ce sera le cas, par exemple, pour des matériels de technique assez poussée, ayant un prix unitaire relativement élevé, produits par un petit nombre de fabricants (machine à écrire, par exemple) ;

• à l'échelon intermédiaire, la centralisation étant réalisée dans le cadre régional, soit pour l'ensemble de la région militaire, soit même par garnison — ce sera le cas des fournitures les plus courantes (papier et fournitures de bureau par exemple…).

La répartition entre les deux modes de centralisation figure à l'annexe n° 1 à titre indicatif et pourra être modifiée à la diligence du « service pilote » intéressé.

4. Modalités administratives et financières de la centralisation.

Les modalités administratives et financières de la centralisation pourront être variables suivant les cas.

Dans toute la mesure du possible, le « service pilote » devra s'efforcer d'utiliser la procédure du marché à commande ⁽⁴⁾ ouvert à tous les organes et services de la guerre, les prix spécifiés au marché devant être franco de port pour toute la circonscription territoriale à laquelle s'applique le marché (métropole, région, garnison).

Dans le cadre de cette procédure, on s'efforcera de prévoir, chaque fois que ce sera possible, un règlement financier direct entre fournisseur et client, de façon à éviter les lentes et pénibles opérations de rétablissement de crédits entre services.

A défaut de marché à commande ouvert, et à titre exceptionnel, notamment lorsqu'il s'agira de clients preneurs pour de faibles quantités, le « service pilote » pourra opérer selon la méthode classique des cessions remboursables, avec ou sans constitution de provisions, toutes précautions étant prises pour que le produit des cessions soit versé à une rubrique budgétaire reportable, afin d'éviter toutes difficultés de fonctionnement du système en fin d'année.

Le « service pilote » ne devra pas perdre de vue qu'il a été institué ès qualité, afin de venir en aide aux autres services et corps de troupe, en les déchargeant du souci de la fourniture la plus avantageuse.

Il devra donc faire preuve à l'égard de ses « clients » d'un libéralisme au moins égal à celui des industriels ou commerçants auxquels devaient s'adresser jusqu'ici les organes militaires acheteurs.

En particulier, les modalités de règlement financier devront toujours être arrêtées par accord entre service pilote et service client, toutes mesures étant prises pour éviter le risque de non rétablissement de crédits avant la fin de l'année.

5. Mesures d'application.

Etant donné les délais nécessaires pour la préparation des marchés annuels de fournitures centralisées, les parties prenantes devront faire connaître au service pilote, au cours du 4e trimestre de l'année leurs prévisions de besoins pour l'année suivante (quantités minima et maxima, répartition géographique, échelonnement dans le temps).

Des instructions particulières de chaque service pilote préciseront cette date ainsi que les modalités selon lesquelles les besoins régionaux lui seront communiqués.

En cas d'urgence caractérisée notamment dans les zones opérationnelles, le service client aura la possibilité de déroger temporairement aux prescriptions ci-dessus, si possible après consultation du service pilote et en tout cas à charge de lui en rendre compte dans les plus brefs délais.

Les mesures prévues dans la présente instruction, doivent amener une diminution notable du nombre des petits marchés, des achats sur simples factures, et des frais de transport à la charge directe du département de la guerre.

Elles ne doivent entraîner aucune augmentation globale du personnel des services pilotes, ni une augmentation notable des stocks immobilisés dans le cas, où, à défaut de marché à commande ouvert, la distribution sera effectuée par les soins d'un établissement régional d'un service pilote.

6. Autres modes de centralisation à mettre en œuvre.

Conjointement avec la centralisation obligatoire inter-service, définie dans les articles précédents, il y a lieu d'utiliser et de développer dans toute la mesure du possible deux autres modes subsidiaires de centralisation :

• a).  Centralisation interne au sein de chaque service.

• b).  Centralisation locale dans les garnisons importantes où coexistent plusieurs corps, organes ou établissements ressortissant à des services différents (cas en particulier des chefs-lieux de région).

Dans les deux cas, la centralisation subsidiaire portera sur les fournitures courantes autres que celles figurant explicitement à l'annexe n° 1. Une liste, non limitative, figure à l'annexe n° 2.

Le premier mode est déjà pratiqué dans certains services, il convient donc simplement de le développer, et éventuellement, de faire bénéficier d'autres services des avantages procurés par les centralisations internes réalisées.

Le second mode, par contre, est une nouveauté qu'il convient d'expérimenter. A cet effet, il y a lieu de réunir à la diligence du commandant d'armes, dans les garnisons importantes, une commission de garnison, analogue dans son principe à la commission des ordinaires. Suivant les circonstances locales et suivant la nature des articles, la centralisation pourra être limitée à de simples échanges de renseignements, ou comportera une centralisation effective des achats, confiée en principe au service qui constitue localement la plus grosse partie prenante.

Il conviendra d'éviter les interférences entre ces deux modes subsidiaires de centralisation ; seule l'expérience montrera la méthode préférable pour la réalisation de tel ou tel article, mais en règle générale on considérera que les achats faisant déjà l'objet d'une centralisation interne ne pourront être assujettis à la centralisation locale.

7. Principes de base.

Quel que soit le mode de centralisation utilisé, on ne devra pas perdre de vue que les buts poursuivis par la centralisation sont essentiellement :

• d'obtenir, pour une qualité normale, le prix le plus avantageux pour l'usager final ;

• de soulager les échelons d'exécution, en évitant que de trop nombreux acheteurs de l'armée de terre procèdent simultanément à de longues et inutiles prospections pour un seul et même article et se concurrencent auprès des mêmes fournisseurs ;

• de confier dans toute la mesure du possible les achats au service techniquement le plus qualifié ;

• de développer les confrontations et contacts humains entre représentants des divers services, pour le bien commun de l'ensemble de l'armée.

8. Mise en vigueur et mise à jour de l'instruction.

Toutes instructions de détails seront données annuellement, tant par les directions centrales que par l'état-major de l'armée, 4e bureau ⁽⁵⁾ pour l'application des mesures prescrites ci-dessus ⁽⁶⁾.

Des comptes rendus seront fournis, sous le présent timbre, avant le 30 septembre de chaque année, sur les mesures adoptées, les résultats obtenus et les difficultés rencontrées :

• concernant la centralisation inter-services, par les directions centrales (services pilotes et services clients) ;

• concernant la centralisation interne, par chaque direction centrale, où elle est pratiquée ;

• concernant la centralisation locale de garnison, par les généraux commandants de région (par la voie de l'état-major de l'armée, 4e bureau).

Au vu des renseignements recueillis chaque année, il pourra être procédé à une mise à jour des textes (liste des fournitures courantes soumises à centralisation, modalités de celle-ci).

Le cas échéant, la commission qui a préparé la présente instruction pourra être convoquée au cours du 4e trimestre de l'année, pour procéder à cette mise à jour.