Préambule.

Les copies des épreuves écrites des examens et concours organisés par le ministère de la défense, dont l'objet essentiel est de permettre la sélection des candidats, constituent en outre une source documentaire précieuse pour les études historiques et sociologiques. En effet, elles reflètent le niveau des connaissances générales et techniques des candidats, et sur un plan plus général les mentalités et le développement intellectuel d'une tranche de population à un instant donné.

Elles sont des archives dès leur production, et à ce titre obéissent aux règles fixées en la matière par les textes cités en référence. Cependant, il est impossible d'assurer totalement et indéfiniment leur conservation, car leur masse dépasserait les possibilités matérielles de stockage.

C'est donc seulement par le moyen d'un échantillon que cette conservation pourra être assurée, cet échantillonnage n'ayant d'ailleurs pas pour but de réunir les meilleures compositions, mais plutôt de donner une image du niveau moyen de culture et de connaissances des candidats.

La présente instruction a pour but de préciser, d'une part, la durée de conservation de ces archives par les organisateurs des examens et concours, d'autre part, les modalités d'échantillonnage de ces documents à appliquer par les responsables des dépôts, centres et services d'archives auxquels elles sont versées en totalité.

Ses dispositions s'appliquent à tous les examens et concours organisés à l'échelon national, qu'ils soient internes ou externes, et qu'ils concernent le personnel militaire ou le personnel civil.

Il est signalé que les documents collectifs relatifs à l'organisation et aux résultats des examens et concours (sujets, listes de candidats, comptes rendus des jury…) ne sont pas visés par la présente instruction ; ces documents suivent les règles générales d'archivage fixées, le cas échéant, par les états-majors, directions ou services chargés des épreuves.

1. Conservation.

Avant versement dans les services d'archives, les organisateurs des examens et concours conservent les copies. Celles-ci ne doivent pas être versées dans les dossiers du personnel.

La durée de conservation est laissée à l'appréciation des organisateurs des examens et concours. Elle doit être au minimum d'un an afin de permettre de répondre à toute demande de communication de copie par un candidat.

Elle peut être portée à cinq ans pour certains examens et concours des niveaux les plus élevés.

Le point de départ des délais de conservation est la date de publication des résultats et concours.

2. Échantillonnage.

(Modifié : erratum du 29/04/1987.)

Avant tout échantillonnage qui n'est effectué que sur les copies des candidats reçus, celles-ci sont classées par épreuve et par ordre de mérite selon la note obtenue.

2.1.

Concours d'accès aux grandes écoles ou examens et concours dont les épreuves sont d'un niveau égal ou supérieur à celui de fin de premier cycle de l'enseignement supérieur :

Sélection des copies des cinq premiers et des cinq derniers candidats, plus une copie toutes les dix à partir de la sixième, soit 10 p. 100 des copies restantes.

2.2.

Examens et concours dont les épreuves sont d'un niveau inférieur à celui fixé au paragraphe précédent :

Prélèvement d'une copie toutes les cinq ou dix copies suivant l'importance numérique des candidats, soit 10 ou 20 p. 100 des copies.

2.3.

Les pourcentages prévus aux paragraphes 2.1 et 2.2 ci-dessus peuvent être minorés lorsqu'il s'agit d'examens et concours visant à sélectionner un nombre de candidats particulièrement élevé, afin que le nombre de copies conservées n'excède pas la cinquantaine.

A l'inverse, pour les examens et concours qui suscitent peu de candidatures (concours de chef ou sous-chef de musique par exemple), toutes les copies peuvent être conservées.

2.4.

Les opérations (tris, éliminations) sont effectuées sous la responsabilité des chefs des dépôts, centres et services d'archives compétents à qui les organisateurs d'examens et concours versent l'ensemble des copies des épreuves.

Les documents non retenus comme échantillons sont détruits, ceux conservés sont considérés comme archives définitives.

3. Disposition dérogatoire.

Afin d'avoir une unicité du fonds documentaire, en ce qui concerne le concours unique externe organisé pour le recrutement des commissaires de chacune des trois armées, le service historique de la marine est habilité à recevoir en dépôt l'ensemble des copies sélectionnées des épreuves écrites de ce concours.

4. Apurement des archives anciennes.

Les copies d'épreuves dont les délais de conservation par les organisateurs des examens et concours sont expirés à la date de publication de la présente instruction sont versées aux dépôts, centres ou services d'archives responsables des opérations d'échantillonnage, en commençant par les plus anciennes, selon un calendrier établi par entente directe entre les autorités intéressées.

Cet apurement ne sera effectué que dans la mesure où l'état des copies le permettra.