INSTRUCTION N° 39100/DEF/GEND/MAT/AUTO sur la gestion technique et la comptabilité des carburants et ingrédients et de leurs moyens de stockage et de distribution dans les formations de gendarmerie.
Du 12 août 1977NOR
1. Objet de l'instruction.
La présente instruction a pour objet de fixer les règles :
de la gestion technique des moyens de stockage et de distribution des carburants et ingrédients ;
de la gestion technique des carburants et ingrédients ;
de la comptabilité des carburants et ingrédients ;
de la surveillance technique et administrative des carburants et ingrédients, ainsi que des moyens employés pour leur stockage et leur distribution.
2. Champ d'application.
Les dispositions de la présente instruction :
2.1. S'appliquent aux carburants et ingrédients utilisés pour la mise en œuvre :
des véhicules terrestres ;
des aéronefs ;
des embarcations ;
des groupes électrogènes.
Ne sont donc pas concernés :
les carburants utilisés pour le chauffage ;
les ingrédients et les produits spéciaux dont il est fait usage pour les travaux des ateliers.
2.2. S'appliquent aux matériels de stockage, de transport et de distribution :
appartenant en propre à la gendarmerie ;
mis en place par le service des essences des armées.
2.3. S'appliquent intégralement à toutes les unités de gendarmerie à l'exclusion de celles qui appartiennent :
à la gendarmerie des transports aériens ;
à la gendarmerie de l'air ;
à la gendarmerie maritime ;
à la gendarmerie de l'armement.
Pour les unités stationnées dans les départements ou territoires d'outre-mer où le service des essences des armées n'est pas représenté, le commandant des forces de gendarmerie outre-mer veille à ce que les dispositions de l'instruction soient appliquées en tenant compte des particularités locales, et notamment des modes d'approvisionnement en vigueur.
3. PREAMBULE.
4. Gestion technique des moyens de stockage, de distribution et de transport des carburants et ingrédients.
4.1. Les moyens de stockage fixes.
4.1.1. Stockage des carburants.
Le stockage des carburants se fait :
dans des citernes (4) ;
dans des soutes spécialement aménagées ;
exceptionnellement dans des locaux non prévus à cet effet, lorsque le volume des carburants n'excède pas une quantité réglementairement fixée.
4.1.2. Citernes.
L'installation des citernes doit être conforme :
dans les casernements domaniaux (domaine militaire de l'Etat), aux prescriptions de l'instruction de référence 6 ;
dans les autres casernements :
aux mêmes prescriptions, si le propriétaire accepte l'exécution des travaux ;
dans les autres cas, aux dispositions de la réglementation générale en vigueur.
Le renouvellement de l'épreuve hydraulique des citernes doit être provoqué en temps utile par le chef de corps.
4.1.3. Soutes.
Les soutes sont des locaux spécialement destinés à abriter des dépôts de produits pétroliers.
L'instruction de référence 6 :
indique, dans son article 4, la classification des dépôts pétroliers militaires ;
précise les règles auxquelles ils sont soumis :
dans son article 13, pour ceux de 1re et de 2e classe ;
dans ses articles 14 à 18, pour ceux de 3e classe.
4.1.4. Modes de stockage exceptionnels.
En cas de nécessité, et à défaut d'autres moyens (citernes ou soutes), les unités sont autorisées à stocker une quantité maximum de :
200 litres d'essence soit dans un garage, soit dans un local non prévu initialement à cet usage ; ce carburant est alors obligatoirement contenu dans des jerricanes ;
1 500 litres de gazole dans un local exclusivement réservé à cet usage.
Dans ces divers cas, les conditions de stockage doivent répondre aux prescriptions contenues respectivement dans les articles 73, 66 et 67 de l'instruction de référence 7.
4.2. Les moyens de distribution et de transport des carburants.
4.2.1. Distribution des carburants.
Normalement, la distribution des carburants est faite au moyen de pompes, électriques ou à main, à partir :
de citernes ;
de fûts ;
de camions-citernes.
Dans certains cas particuliers, elle peut également être faite à partir de jerricanes.
4.2.2. Pompes.
Les pompes électriques fixes, ou volucompteurs, sont mises en place, en même temps que les citernes par l'administration centrale dans les casernements domaniaux, et dans ceux appartenant à des collectivités locales lorsque les propriétaires refusent de prendre en charge l'achat et la mise en place de ces installations.
La responsabilité du maintien en bon état de ces pompes incombe aux corps détenteurs.
Sur le plan de la sécurité :
les pompes installées dans les casernes appartenant à l'Etat-gendarmerie sont soumises aux règles de l'instruction générale de référence 7 ;
les pompes installées dans les autres casernes sont soumises à la réglementation générale.
La réforme de ces pompes est prononcée par l'administration centrale sur production d'états des matériels à réformer, no 652-1*/019 ; la réforme entraîne automatiquement l'affectation, par les soins de l'administration centrale, de pompes de remplacement.
Les pompes à main sont réalisées par le service des essences des armées et mises à la disposition de la gendarmerie.
Aucun autre type de pompe à main n'est autorisé pour la distribution du carburant.
4.2.3. Transport des carburants.
Le transport des carburants est effectué par les unités de gendarmerie au moyen :
soit de véhicules spécialement aménagés (camions-citernes, véhicules avitailleurs d'hélicoptères) ;
soit de véhicules de servitude utilisés occasionnellement à cet effet.
Les véhicules transportant des carburants sont soumis aux dispositions réglementaires en vigueur.
Toutefois, en application d'une dérogation du secrétaire d'Etat aux transports (5), les unités de gendarmerie sont dispensées de signaler leurs transports de liquides inflammables de la classe III a), dans tous les cas où l'utilisation de la signalisation réglementaire est jugée inopportune : il s'agit essentiellement de situations particulières de maintien de l'ordre imposant la plus grande discrétion pour le ravitaillement en carburant de matériels aériens ou terrestres.
La décision d'user de cette dérogation est prise cas par cas par l'échelon de commandement compétent ; elle n'autorise nullement les véhicules transportant des carburants à emprunter les portions d'itinéraires interdites, passages souterrains notamment, aux transports de matières dangereuses ou inflammables.
Pour faciliter l'application de ces dispositions les panneaux signalant les transports de produits de la catégorie III a), sur les véhicules assurant ces transports (camions-citernes, camions plateaux, camionnettes), seront amovibles.
Tout incident ou accident concernant un véhicule de transport de carburant non signalé fera l'objet :
d'un message immédiat à l'administration centrale (6) ;
d'un compte rendu détaillé, transmis par la voie hiérarchique, qui devra parvenir à l'administration centrale (6) dans un délai maximum de quinze jours à compter de l'incident ou de l'accident.
4.3. Les matériels approvisionnés par le service des essences des armées.
4.3.1. Définitions.
Le service des essences des armées approvisionne les matériels d'exploitation des produits pétroliers et les met à la disposition de la gendarmerie pour l'équipement de ses unités.
Ces matériels comprennent :
des matériels « de dotation » qui figurent sur les tableaux de dotations en matériels sous la rubrique « matériel du service des essences » (jerricane, pompe à essence à main, pompe à huile monolitre, bec verseur, clé multiple pour bonde et bondillon de fût de 200 litres, etc.) ;
des fûts, autres que légers, qui font l'objet d'une dotation d'origine gratuite par le SEA ; cette dotation tient compte entre autres, des capacités de stockage en vrac (citerne) dont disposent les unités ;
des matériels « hors dotation » qui font l'objet, sur le plan local, de prêts aux unités de gendarmerie ; leur nombre est variable en fonction des besoins des unités ;
des emballages perdus (fûts légers, bidon à huile, boîte à graisse, etc.) ; ces emballages ne sont pas pris en compte par les unités ni suivis en comptabilité ; ils doivent être éliminés après utilisation de leur contenu.
4.3.2. Réalisation des dotations.
La première dotation des unités en matériels « essence-guerre » est assurée à titre gratuit par le service des essences des armées (art. 4 de l'instruction de référence 3).
Les corps adressent leurs demandes de perception (création, augmentation des dotations) et de reversement (diminution des dotations) en matériels « essences-guerre » à la direction régionale des essences ; ces opérations entraînent l'émission des documents indiqués à l'article 11 de l'instruction de référence 3.
4.3.3. Caractère inaliénable des matériels du SEA.
Les matériels du service des essences détenus à titre de dotation ou à titre de prêt restent la propriété du SEA et, de ce fait, ils ne peuvent en aucun cas être réformés par les corps ; s'ils sont en excédent des dotations ou des besoins (emballages faisant l'objet d'un prêt), ils doivent être reversés au SEA.
Le suivi des existants est assuré par l'officier comptable des matériels du corps, selon la réglementation de la comptabilité des matériels de la gendarmerie.
4.3.4. Maintien en condition.
Le renouvellement et l'entretien des matériels « essence-guerre » est assuré à titre onéreux dans les conditions fixées par l'instruction no 1352/DCE/3/F/CM/1/EG du 11 février 1959 (BO/G, p. 749 ; Abrogée le 4 janvier 1999, BOC, p. 596) modifié le 19 décembre 1961 (BO/G, 1962, p. 83).
Les matériels « essence-guerre » détériorés et inutilisables font l'objet d'une demande de renouvellement adressée au directeur régional des essences. Cette prestation est consentie à titre onéreux.
Aucun matériel analogue à un type ressortissant au service des essences des armées ne doit être acquis dans le secteur civil.
4.3.5. Mutation d'unité hors région.
Lorsqu'une unité est mutée d'une région militaire à une autre, elle n'emporte que les matériels de dotation ; les autres matériels (y compris les emballages) du SEA sont reversés avant le départ de l'établissement désigné par le directeur régional des essences.
A son arrivée dans sa nouvelle région, l'unité demande à la direction régionale des essences dont elle dépend le prêt des matériels qui lui sont nécessaires.
4.3.6. Dispositions particulières applicables aux formations outre-mer.
Outre-mer, les corps adressent leurs demandes de perception et de renouvellement au directeur du service du matériel et des bâtiments ou au chef de l'établissement d'approvisionnements multiservices, qui assurent la mise en place des matériels « essence-guerre » dans les formations, en fonction de leurs dotations.
Les corps implantés dans les départements et territoires d'outre-mer où il n'existe ni service du matériel et des bâtiments, ni d'établissement d'approvisionnements multiservices, adressent leurs demandes à l'administration centrale.
4.4. Protection contre l'incendie.
4.4.1. Mesures à appliquer.
Les mesures de protection contre l'incendie à appliquer sont celles édictées par l'instruction de référence 7, notamment par les articles 66, 73 et 103.
5. Gestion technique des carburants et ingrédients.
5.1.
5.1.1. Origine des produits.
Les produits nécessaires à la mise en œuvre des véhicules terrestres, des aéronefs et des embarcations proviennent :
soit du service des essences des armées ;
soit du secteur civil.
Ne peut être autorisée à s'approvisionner dans le secteur civil qu'une unité qui remplit l'une des deux conditions suivantes :
ne disposer ni de moyen de stockage réglementaire des carburants dans son casernement ni de dépôt militaire à sa résidence et être située plus près d'une station appartenant à l'une des sociétés pétrolières agréées que du dépôt militaire hors résidence le plus plus proche ;
être équipée de véhicules nécessitant l'emploi de supercarburant.
La liste des unités ou services autorisés est arrêtée :
par les commandants régionaux de gendarmerie pour les unités de leur commandement ;
par le commandant des écoles pour les écoles et centres d'instruction ;
par le commandant du centre administratif et technique de gendarmerie nationale et par le commandant du groupement des services techniques de la gendarmerie nationale en ce qui concerne les organismes qui leur sont respectivement subordonnés.
Les formations autorisées peuvent percevoir dans le secteur civil :
normalement de l'essence ordinaire et, s'il y a lieu, du gazole ;
exceptionnellement, du supercarburant (pour les véhicules dont le rapport volumétrique du moteur l'exige).
La perception d'ingrédients auprès des stations civiles est interdite.
Les modalités d'approvisionnement dans le secteur civil font l'objet d'instructions particulières émanant de l'administration centrale.
5.1.2. Carburants.
Les carburants correspondant aux dotations initiales (7) doivent, en principe, être stockés en citernes.
En gendarmerie départementale, les dotations initiales des brigades non pourvues de citernes sont obligatoirement stockées à la compagnie si cette dernière en est équipée ; dans le cas contraire, elles sont stockées à la brigade en respectant les mesures de sécurité édictées par les articles 66 et 73 de l'instruction de référence 7.
En gendarmerie mobile, les dotations initiales des pelotons isolés ne peuvent être stockées à l'escadron que si les mesures de sécurité prévues par l'instruction de référence 7 ne sont pas réunies dans le casernement du peloton isolé.
Dans tous les cas où les dotations initiales sont stockées, en fûts, leur renouvellement doit s'effectuer dans chaque semestre, à l'occasion des perceptions de carburants du service courant.
Dans les unités où il existe plusieurs citernes pour un même carburant, il y aura lieu de les utiliser alternativement de façon à provoquer le renouvellement du carburant stocké.
Les dotations initiales sont maintenues à niveau au moyen des allocations normales ; elles ne peuvent être consommées sans l'autorisation de l'administration centrale.
En fonction des moyens de stockage dont disposent les unités, les carburants sont livrés par le service des essences ou perçus auprès de l'un de ses dépôts, de la façon la plus économique possible et selon des modalités à déterminer localement en accord avec les représentants du SEA.
5.1.3. Ingrédients.
Les unités doivent détenir les ingrédients correspondant :
aux dotations initiales ;
aux besoins du service courant ; toutefois, les quantités détenues à ce titre doivent correspondre aux allocations semestrielles de carburants en respectant le pourcentage ci-après :
2 p. 100 pour l'huile (moyenne à maintenir entre 2 et 3 p. 100) ;
0,06 p. 100 pour la graisse (moyenne à maintenir entre 0,06 et 0,2 p. 100).
Afin de ne pas laisser se périmer les produits, les ingrédients des lots les plus anciens doivent être consommés en priorité, y compris ceux des dotations initiales.
5.1.4. Unicité de stockage.
Quel que soit le titre auquel ils sont détenus, les produits en approvisionnement, carburants et ingrédients, ne font l'objet d'aucune distinction matérielle dans le stockage.
5.1.5. Stocks interdits.
Les carburants et ingrédients détenus dans les formations sont, sans exception, pris en charge sur le plan technique et comptabilisés selon les règles fixées par la présente instruction.
Les formations ne doivent en aucun cas, détenir à la disposition d'autorités ou de services extérieurs à la gendarmerie des stocks particuliers de carburants ou d'ingrédients qui ne seraient pas pris en charge dans la comptabilité réglementaire.
Seuls, l'administration centrale et les commandants régionaux de la gendarmerie peuvent autoriser des stockages de cette nature ; l'autorisation délivrée en pareil cas est toujours de durée limitée.
Hormis cette dérogation temporaire particulière, les unités ne doivent détenir que des carburants et des ingrédients correspondant à la mise en œuvre de leurs véhicules de dotation.
5.1.6. Surveillance administrative et technique.
La surveillance administrative des produits (carburants et ingrédients) et le contrôle technique des produits, des installations de stockage et de distribution, ainsi que des matériels essence-guerre et industriels ressortissant au service des essences des armées, sont exercés dans les conditions fixées par les articles 6 à 12 de l'instruction de référence 2.
5.1.7. Contrôle par les échelons hiérarchiques.
Le contrôle des carburants et ingrédients, ainsi que des moyens de stockage et de distribution, est exercé de façon permanente par toutes les autorités hiérarchiques sur les dépositaires et les utilisateurs qui leur sont subordonnés.
Ce contrôle porte notamment sur :
la régularité de la perception des produits, leur existence et leur consommation ;
la tenue à jour des documents comptables ;
le taux de consommation des carburants dans les véhicules ;
les quantités d'ingrédients en approvisionnement, afin de déceler les stocks insuffisants ou excessifs ;
la validité des ingrédients en stock (la référence des produits couverts par analyse peut être obtenue auprès des directions régionales des essences).
Les irrégularités ou les anomalies constatées doivent provoquer toutes enquêtes ou demandes d'explications utiles auprès des détenteurs-dépositaires et des détenteurs-utilisateurs responsables.
5.1.8. Responsabilités disciplinaires et pénales.
Quels que soient leur grade et leurs fonctions, toutes les personnes intervenant dans la direction du service, dans la détention, l'utilisation ou la consommation des carburants et ingrédients, et des matériels servant au stockage ou à la distribution de ces produits, assument les responsabilités et peuvent encourir les sanctions pénales, disciplinaires ou pécuniaires prévues par la loi 72-662 du 13 juillet 1972 (18), portant statut général des militaires, et par le décret d'application 74-705 du 06 août 1974 (BOC, p. 1957).
5.1.9. Application à la gendarmerie des textes de références.
Les textes de références, émanant respectivement de la direction centrale des essences et de la direction centrale du génie, sont applicables à la gendarmerie, sauf dispositions contraires incluses dans la présente instruction.
5.1.10. Mise en application.
La présente instruction entrera en vigueur le 1er janvier 1978.
6. Comptabilité des carburants et ingrédients.
6.1. Généralités.
6.1.1. But de la comptabilité.
La comptabilité des carburants et ingrédients constitue pour le commandement un moyen d'information et de contrôle ; elle est organisée en vue de permettre notamment :
le contrôle de l'emploi des produits et du suivi des consommations ;
la vérification systématique et permanente de la concordance entre les stocks et les écritures ;
la connaissance à tout moment des stocks, renseignement indispensable pour assurer un réapprovisionnement rationnel (8) ;
la fourniture rapide des renseignements actualisés d'ordre comptable et statistique ;
l'appréciation, le cas échéant, des responsabilités encourues dans l'utilisation ou la conservation des produits pétroliers.
6.1.2. Unicité de la comptabilité.
La répartition des allocations attribuées aux unités en fonction des missions (service courant, instruction, etc.) est du ressort exclusif du commandement et n'est pas suivie en comptabilité.
Les dotations initiales sont comprises dans les existants globaux des unités ; la détermination de leur volume et de leur maintien à niveau fait l'objet d'un texte particulier.
6.2. Écritures et documents comptables.
6.2.1. Principe.
Tout commandant d'unité doit être en permanence en mesure de justifier la provenance, l'existence et la consommation :
des titres de perception ;
des stocks de carburants et d'ingrédients mis à sa disposition (9)
A cet effet, il tient la comptabilité définie dans la présente instruction.
Cette comptabilité s'applique aux produits en approvisionnement, à l'exclusion de ceux distribués et non consommés (carburants contenus dans les réservoirs des véhicules,…).
6.2.2. Documents comptables.
Le document de base est le registre de comptabilité no 652-5/040.
Les documents énumérés ci-après servent à la justification des mouvements et sont à classer à l'appui des inscriptions faites sur le registre :
les avis de crédit no 652-5/045 ;
les états d'attribution de titres de perception dans le secteur civil (annexe VI) ;
les titres de perception dans le secteur civil (10) ;
les bons no 613-20/19 « Cessions de produits pétroliers — gendarmerie — » désignés sommairement sous l'appellation de « bons 19 gendarmerie » (annexe III) ;
les bons no 703-3*/E-3, désignés sommairement sous l'appellation de « bons E 3 » (imprimé N° 652-1/094) ;
les relevés des distributions no 652-5/046 ;
les rapports no 652-1/017 d'excédent ou de perte de carburants, d'ingrédients ou de bons modèle N° 19 (11) ;
les bulletins de remise définitive no 613-20/20, imprimés du service des essences des armées (annexe IV) ;
les comptes rendus de perte ou de destruction des titres civils ;
les procès-verbaux de recensement modèle N° 421-1/16.
Les documents mentionnés ci-après permettent de vérifier la réalité des distributions et de contrôler l'emploi et les consommations des produits :
carnets de bord imprimé N° 123*-2 (12) ;
feuilles de contrôle formule no 11 pour les aéronefs (13) (annexe V) ;
les carnets de contrôle de groupe électrogène no 652-1/082 (14).
6.2.3. Dépôt commun.
Dans les résidences où il existe un dépôt commun à plusieurs unités, la comptabilité globale est tenue par le commandant d'unité qui gère ce dépôt.
Les unités qui lui sont directement subordonnées peuvent tenir, à titre de contrôle propre, un registre de comptabilité leur permettant de suivre leurs consommations au regard des allocations qui leur ont été consenties par le commandement ; leurs perceptions, si elles sont nombreuses, peuvent être enregistrées sur des « relevés de distribution ».
Les autres unités rattachées au dépôt tiennent la comptabilité réglementaire ; leurs perceptions auprès du dépôt sont enregistrées sur des « relevés de distribution » ; en ce qui les concerne, le dépôt doit être considéré uniquement comme un lieu de stockage de leurs produits.
6.2.4. Corps répartiteurs.
Les corps répartiteurs sont des formations ou organismes ressortissant à l'une des trois armées, distribuant aux parties prenantes par avance sur leurs stocks (15).
Ils sont en mesure d'assurer le ravitaillement de toute partie prenante militaire en carburants routiers et produits associés, contre remise d'un bon modèle N° 19.
Les corps répartiteurs sont désignés par les commandants de régions militaires, en accord avec les directeurs régionaux des essences.
Ils figurent sur la liste des dépôts du service des essences des armées, périodiquement mise à jour et publiée par la direction centrale des essences des armées.
Les unités de gendarmerie désignées comme corps répartiteurs tiennent à ce titre une comptabilité séparée, conformément aux prescriptions de l'article 19 de l'instruction no 11000/EMA/4/RC du 8 décembre 1961 (16), relative à la comptabilité des carburants et ingrédients à tenir dans les formations et établissements consommateurs.
6.3. Fonctionnement de la comptabilité.
6.3.1. Principe.
Tout mouvement affectant les existants, soit en titres de crédit, soit en nature, fait l'objet d'une inscription sur le registre de comptabilité ou sur le relevé des distributions.
Chaque inscription est toujours appuyée par une pièce justificative ou par un émargement.
6.3.2. Comptabilité des titres de crédit et des produits perçus et distribués à la résidence.
29.1. Mouvements des titres de crédit.
29.11. Entrée.
L'entrée des quantités faisant l'objet du mouvement est justifiée :
soit par l'avis de crédit adressé par l'échelon supérieur. Sur cet avis figurent la nature et la quantité de chacun des produits alloués ;
soit par l'état d'attribution de titres de perception dans le secteur civil ;
soit par le bon no 613-20/19 remis par une unité de passage, de gendarmerie ou autre, à l'occasion d'un ravitaillement en nature.
29.12. Sortie.
Perception auprès du service des essences des armées :
Cette perception est effectuée contre remise d'un bon no 19 gendarmerie — cession sur budget de fonctionnement.
Elle donne lieu aux inscriptions simultanées, sur la même ligne, de la sortie en titre de crédit et de l'entrée de la même quantité en nature. Ces inscriptions sont justifiées par le même bon no 19 gendarmerie (4e feuillet).
Toutefois, les perceptions de produits livrés directement dans les réservoirs des véhicules ne donnent pas lieu à l'inscription d'un mouvement en nature, les produits perçus ne faisant plus partie des approvisionnements et étant considérés comme « distribués non consommés ».
Remise à une unité subordonnée : il s'agit d'une allocation. La sortie est justifiée par le feuillet rouge de l'avis de crédit (accusé de réception).
Perte : l'avis de crédit égaré est remplacé, à la charge de la formation qui l'a émis, par un nouvel avis de crédit valable pour les mêmes quantités, mais portant la mention :
DUPLICATA
Remplacement de l'avis de crédit
No … du …
Cette opération ne donne lieu à aucune inscription en comptabilité, le duplicata de l'avis de crédit — feuillet noir — est joint à cette dernière et remplace l'avis de crédit égaré.
Les dispositions à prendre en cas de perte, détournement ou vol de bon no 613-20/19 sont indiquées en annexe III.
Les bons no 19 gendarmerie, égarés postérieurement à leur émission sont remplacés par l'unité émettrice sur demande de l'unité bénéficiaire.
La demande de remplacement d'un bon no 613-20/19 remis par une unité extérieure à la gendarmerie et égaré est établie par le chef de corps et adressée au commandant de la formation à laquelle appartient la formation qui l'a émis.
Le bon no 613-20/19 égaré est inscrit en sortie titre de crédit — un exemplaire du compte rendu de perte sert de pièce justificative — et le bon no de remplacement est inscrit en entrée.
Les demandes de remplacement des bons no 613-20/19 égarés ne sont adressées qu'après application de la procédure indiquée en annexe III.
29.13. Avis de crédit rectificatif.
Il s'agit d'un avis de crédit par lequel une quantité donnée d'un produit est retirée de l'allocation consentie antérieurement et remplacée éventuellement par une certaine quantité d'un autre produit ; en même temps que l'entrée pour le deuxième produit, la sortie pour le premier est mentionnée au registre, chacune des inscriptions est faite sur le feuillet correspondant au produit, l'avis de crédit rectificatif justifie les deux inscriptions.
29.2. Mouvements de produit en nature.
29.21. Entrée.
Perceptions auprès du service des essences des armées : l'entrée des produits est inscrite comme il est dit au paragraphe 29.12.
Remboursement en nature en provenance d'un organisme civil : l'entrée des produits reçus, portée sur le registre, est justifiée par un bon no E 3 (exemplaire noir) établi par le bénéficiaire ; l'exemplaire rouge est remis à l'organisme civil à titre de décharge.
Excédents : l'entrée des produits en excédent est justifiée par un exemplaire du rapport no 652-1/017.
29.22. Sortie.
Distribution à un véhicule de l'unité : la sortie est justifiée par l'émargement du conducteur :
soit directement sur le registre de comptabilité (unités dans lesquelles le nombre de distributions est peu élevé) ;
soit sur le relevé des distributions tenu par le préposé. Une fois arrêté, le relevé des distributions justifie globalement la totalité des sorties qui y sont inscrites.
Distribution à une autre formation de gendarmerie : la sortie inscrite en comptabilité est justifiée par un bon no E 3 (exemple rouge) ou par un bon no 19 gendarmerie ; ce même bon no sert également à justifier l'entrée en titres de crédit comme il est dit au paragraphe 29.11.
Distribution à une formation des armées : exceptionnellement, une unité de gendarmerie peut être amenée à ravitailler une unité des armées ; cette distribution se fait contre remise, par l'unité ravitaillée, d'un bon no 613-20/19 qui justifie simultanément la sortie en nature et l'entrée en avis de crédit.
Reversement de produits au service des essences : ces réintégrations donnent lieu, de la part du dépôt du service des essences qui reçoit les produits, à l'établissement d'un bulletin de remise définitive 613-20/20 dont un exemplaire sert à justifier la sortie des produits sur le registre de comptabilité.
Déficit : la sortie des produits dont le déficit ou la perte viennent d'être constatés est justifiée par un exemplaire du rapport no 652-1/017.
6.3.3. Comptabilité relative aux produits perçus en cours de déplacement.
30.1. Véhicule isolé ou détachement de faible importance.
30.11. Dispositions générales.
Tout conducteur de véhicule isolé ou chef de détachement de faible importance qui effectue un déplacement de grande amplitude doit être muni avant son départ d'un carnet de bons no 19 gendarmerie (17).
La remise et la réintégration au retour de ce carnet donnent lieu respectivement sur le registre de comptabilité — feuillet no 652-5*/042 — aux inscriptions suivantes :
« Pièces justificatives Sorties » :
Colonne date : date de remise du carnet au conducteur ou au chef de détachement.
Colonne no : no du premier bon no à utiliser.
Colonne destination : signature du conducteur ou du chef de détachement.
Colonne observations : grade et nom du conducteur ou du chef de détachement.
« Pièces justificatives Entrées » :
Colonne date : date de réintégration.
Colonne no : no du premier bon no à utiliser.
Colonne origine : signature du conducteur ou du chef de détachement.
30.12. Procédures de perception.
Perception auprès du service des essences des armées : cette perception s'effectue contre remise d'un bon no 19 gendarmerie.
Perception auprès d'une unité de gendarmerie : cette perception peut se faire :
soit contre remise d'un bon no 19 gendarmerie ;
soit au moyen d'un bon no E 3, si le conducteur ou chef de détachement ne dispose pas de bon no 19. La régularisation intervient au retour à la résidence par l'envoi d'un bon no 19 gendarmerie pour les quantités mentionnées au bon no E 3, l'exemplaire noir de ce bon no est agrafé au 4e feuillet du bon no 19, qui constitue la pièce justificative.
Perception auprès d'une formation extérieure à la gendarmerie : exceptionnellement, si une unité de gendarmerie est amenée à percevoir des produits auprès d'une formation des armées, cette perception s'effectue contre remise d'un bon no 19 gendarmerie.
30.13. Inscriptions comptables.
Dans tous les cas, les inscriptions comptables auxquelles il y a lieu de procéder sont celles indiquées au paragraphe 29.12.
Ces inscriptions sont faites dès le retour à la résidence.
30.2. Unité complète ou détachement important (minimum = peloton de gendarmerie mobile, peloton de gendarmerie de réserve ministérielle) en déplacement.
30.21. Documents à tenir.
Les documents à tenir sont ceux prévus à l'article 25. Toutefois, le registre de comptabilité no 652-5/040 est appelé « Registre de comptabilité déplacement » et sa couverture est rayée en diagonale d'un trait rouge. Sa validité est annuelle.
Lorsque plusieurs détachements importants d'une même unité sont en déplacement simultanément dans des lieux différents, chaque détachement tient une comptabilité « déplacement ».
30.22. Tenue de la comptabilité.
30.221. Dispositions générales.
Dès qu'une unité ou un détachement important est désigné pour effectuer un déplacement, les quantités de produits en avis de crédit ou en nature que le commandant d'unité estime devoir emporter ou remettre au chef de détachement sont inscrites simultanément en sortie au registre de la comptabilité ordinaire, qui reste au dépôt, et en entrée au registre « Déplacement ».
En fin de déplacement, le registre « Déplacement » est balancé à zéro, les ingrédients en nature et les quantités d'avis de crédit non utilisés sont repris dans la comptabilité ordinaire de l'unité.
Tous ces mouvements sont justifiés par l'émargement du commandant d'unité ou du chef de détachement.
Les carnets de bons no 19 emportés donnent lieu à l'inscription indiquée au paragraphe 30.11.
La comptabilité « Déplacement » est tenue suivant les dispositions de l'article 29.
30.222. Procédures de perception.
Perceptions auprès d'un dépôt du service des essences des armées ou d'une formation des armées : ces perceptions se font contre remise de bons no 19 gendarmerie.
Perceptions auprès d'une unité de gendarmerie : ces perceptions se font :
soit, pour les déplacements prévus de courte durée, au moyen de bons no E 3 ;
soit, pour les déplacements prévus de longue durée, au moyen d'un relevé des distributions ouvert par l'unité ravitailleuse pour chaque unité déplacée.
A l'issue du déplacement, l'unité déplacée remet à l'unité ravitailleuse un bon no 19 gendarmerie pour la totalité des produits perçus.
Afin de faciliter ses réapprovisionnements, il sera remis à l'unité ravitailleuse un bon no 19 pour chaque catégorie de produit perçu.
30.23. Cas particulier.
Les unités et détachements importants opérant à proximité de leur résidence et se ravitaillant à leur dépôt habituel n'ouvrent pas de comptabilité « Déplacement ».
6.3.4. Règlement des cessions.
Le règlement des cessions de carburants et ingrédients destinés à la mise en œuvre des véhicules terrestres, des aéronefs, des embarcations et des groupes électrogènes, se fait toujours au moyen de bons no 19 gendarmerie — cession sur budget de fonctionnement ; ces bons no sont des pièces comptables engageant une dépense et entraînant une facturation, dont le montant est imputé sur la provision constituée à l'établissement central des essences au titre du corps par l'administration centrale.
Les perceptions de produits destinés à d'autres usages que ceux indiqués ci-dessus se font au moyen de bons no 19 « cession à titre remboursable ».
7. Surveillance. Responsabilités.
8. Dispositions d'ordre divers.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le général de division, directeur adjoint de la gendarmerie et de la justice militaire,
LEPOIVRE.
Annexes
ANNEXE I. Mise en place des allocations de carburants et d'ingrédients.
1 Dotations budgétaires. Evaluation des allocations prévisibles.
Le montant des crédits affectés à l'achat des carburants et ingrédients est fixé par l'autorité attributaire d'un budget de fonctionnement dans le cadre de l'enveloppe annuelle accordée par l'administration centrale.
A partir de la somme affectée et du tarif en vigueur ou prévisionnel, l'autorité attributaire d'un budget de fonctionnement fixe, pour chacun des produits, les quantités à consommer au cours de l'année budgétaire considérée.
Toute modification positive ou négative de la somme affectée, ainsi que tout changement de tarif en cours de gestion, donne lieu à une nouvelle répartition par l'autorité attributaire d'un budget de fonctionnement.
2 Notification des allocations.
Après avoir déterminé les allocations annuelles par produit, l'autorité attributaire d'un budget de fonctionnement notifie aux commandants d'unité qui lui sont directement subordonnés, au moyen d'avis de crédit et d'états d'attribution de titres de perception dans le secteur civil, les quantités respectives des produits qui leur sont attribuées ; ces autorités notifient, selon une procédure identique, à chacun des commandants d'unité relevant de leur commandement, les quantités qui leur sont allouées. Ces derniers agissent de la même manière, si c'est nécessaire, vis-à-vis de leurs subordonnés.
Les avis de crédit nécessaires pour couvrir les besoins du service courant sont émis en principe pour le semestre.
ANNEXE II. (Modifiée : 1er mod.)
Contenu
Remboursement des produits consommés au maintien de l'ordre et à l'occasion de services spéciaux.
Contenu
Les produits consommés au maintien de l'ordre et à l'occasion des services spéciaux prescrits par l'administration centrale sont remboursés selon la procédure indiquée ci-après :
1 Demandes de remboursement.
Maintien de l'ordre.
Le commandant de l'unité déplacée établit un état no 652-5/049 des quantités de carburants consommées pour l'exécution de l'ensemble du service, trajet aller et retour inclus, et l'adresse à sa légion d'appartenance. Cette dernière vérifie l'exactitude des renseignements portés, établit une demande no 652-5/048 et la transmet directement à l'administration centrale, bureau exécution du budget, dans les conditions fixées par la circulaire relative à la comptabilité financière des carburants.
Services spéciaux.
Le commandant de l'unité déplacée établit : un état no 652-5/049 des quantités de carburants consommées pour l'exécution de l'ensemble du service, trajet aller et retour inclus, et l'adresse à son corps ; ce dernier vérifie l'exactitude des renseignements portés.
Les demandes de remboursement consécutives aux états no 652-5/048 et no 652-5/049 reçus, sont établies et transmises par le corps à l'administration centrale, bureau exécution du budget, dans les conditions fixées par la circulaire relative à la comptabilité financière des carburants.
2 Notification des remboursements.
L'administration centrale rembourse les corps par atténuation de dépenses sur les produits facturés à leur compte en valeur « carburants ».
Le remboursement des produits consommés au maintien de l'ordre et à l'occasion de services spéciaux est notifié aux unités par le chef de corps au moyen d'avis de crédit ou d'états d'attribution de titres de perception dans le secteur civil.
ANNEXE III. Bon n° 613-20/19.
I Contexture. Utilisation. Approvisionnement.
La contexture, l'utilisation et la procédure d'approvisionnement des bons no 613-20/19 figurent dans l' instruction 7900 /DCE/1/SD du 15 octobre 1970 (1) concernant les procédures de perception des produits distribués par le service des essences.
II Inscriptions comptables.
2.1 Au feuillet n° 652-5/042.
Tous les détenteurs de carnets de bons no 19 doivent en tenir un contrôle strict afin d'éviter tout emploi frauduleux.
Les mises en place se font au moyen de bordereaux d'envoi en double exemplaire, portant les numéros des bons, afin qu'il soit possible d'identifier les bons éventuellement perdus ou détournés, en vue de leur interdiction d'emploi :
le premier exemplaire du bordereau est joint à la comptabilité de l'unité destinataire et justifie les entrées ;
le deuxième, portant la mention de l'accusé de réception, est joint à la comptabilité de l'unité expéditrice et justifie les sorties.
Lorsqu'un carnet est utilisé par l'unité détentrice, sur la ligne correspondante, dans la rubrique « Pièces justificatives Sorties » sont portées les mentions suivantes :
colonne « Date » : la date d'émission du premier bon du carnet ;
colonne « Numéro » : la date d'émission du dernier bon du carnet ;
colonne « Destination » : en service.
Les pertes, détournements ou vols de bons modèle N° 19 constatés par les détenteurs ou les organismes de commandement sont immédiatement signalés à la direction centrale des essences des armées à Paris, par message comportant obligatoirement les renseignements suivants :
numéros et type des bons ;
date à laquelle la perte, le détournement ou le vol ont été constatés.
Le message est confirmé par écrit dans les meilleurs délais.
Le rapport de perte no 652-1/017 est adressé au directeur régional des essences ; un exemplaire de ce rapport est joint à la comptabilité et sert à justifier la sortie des bons disparus (2).
2.2 Au feuillet n° 652-5/043.
Les bons no 19 constituent le moyen de règlement des cessions des carburants et ingrédients.
Toute émission de bons no 19 et toute remise de bons par une autre unité en contrepartie de produits perçus modifient les existants « Titres de crédit » et doivent de ce fait faire l'objet d'une inscription au feuillet no 652-5/043 correspondant :
les bons no 19 émis par l'unité sont inscrits en sortie ;
les bons no 19 reçus d'une autre unité sont inscrits en entrée ; ils font l'objet d'une nouvelle inscription, cette fois-ci en sortie, lorsqu'ils sont remis par l'unité en règlement d'une cession.
III Dispositions diverses.
Les bons no 19 (feuillets nos 1, 2 et 3) reçus des autres unités sont, jusqu'à leur remise en règlement d'une cession, conservés à l'appui de la comptabilité.
Le règlement d'une cession peut s'effectuer au moyen de plusieurs bons no 19 remis par d'autres formations et éventuellement complétés par un bon no 19 de l'unité, le total des quantités mentionnées sur les bons no 19 devant correspondre à la quantité totale faisant l'objet de la cession à régler.
Les bons no 19 émis n'ont aucune date limite de validité ; toutefois, tous les bons no 19 reçus des autres formations doivent être remis dès que possible en règlement de cessions et en tout cas avant l'expiration de l'année en cours.
En case no 12 des bons modèle N° 19, il y a lieu d'inscrire impérativement la date de la perception par la partie prenante, soit dans un dépôt SEA, soit dans un corps répartiteur, soit dans une unité ravitailleuse.
ANNEXE IV.
ANNEXE V.
ANNEXE VI. États d'attribution de titres de perception dans le secteur civil.
Les titres de perception permettant le ravitaillement auprès des stations de certaines sociétés pétrolières sont adressés aux unités au moyen d'états d'attribution de titres de perception dans le secteur civil.
Ces états d'attribution, dont la forme est à adapter au système de bons propre à chaque société pétrolière, sont établis en 2 exemplaires :
le 1er est conservé par la formation bénéficiaire ;
le 2e est retourné à la formation émettrice par la formation bénéficiaire, après qu'elle y ait mentionné l'accusé de réception.
Annexe Registre de comptabilité n° 652-5/040.
I Le registre de comptabilité n° 652-5/040, de format 29,7 × 21 est le document de base de la comptabilité des carburants et ingrédients ; sa validité est annuelle.
Il est constitué par :
une couverture cartonnée no 652-5/040 ;
un ou plusieurs feuillets « Situation comptable des produits pétroliers » no 652-5/041 ;
un ou plusieurs feuillets de « Comptabilité des bons modèle N° 19 » N° 652-5/042 ;
des feuillets « Mouvements des produits » no 652-5/043 ;
des feuillets de « Vérifications effectuées », no 652-5/044.
II Au début de l'année, le registre est constitué, en fonction des inscriptions prévisibles, d'un certain nombre de feuillets de chaque modèle :
les feuillets no 652-5/041 ne sont tenus que par les formations gestionnaires de crédits ;
les feuillets no 652-5/042 sont tenus par tous les échelons détenteurs de bons modèle N° 19 en stock ou en cours d'emploi ;
les feuillets no 652-5/043 sont tenus à raison d'un ou plusieurs par catégorie de produits, origine de produits (SEA ou secteur civil) et par fournisseur (pour les produits en provenance du secteur civil).
Les feuillets sont numérotés, sans discontinuité, du premier feuillet 041 jusqu'au dernier feuillet 044, dans un ordre croissant, et paraphés par l'autorité immédiatement supérieure.
S'il est nécessaire d'introduire en cours d'année des feuillets supplémentaires, ceux-ci prennent le numéro du feuillet précédent, affecté d'un indice croissant.
La contexture des feuillets donne toutes indications sur les renseignements à y faire figurer. Toutefois, sur le feuillet no 652-5/042, à certains échelons, afin d'éviter des inscriptions trop nombreuses, les carnets de bons 19 pourront être groupés en entrée par 5, voire par 10, sous réserve que la sortie vers les échelons subordonnés se fasse dans les mêmes conditions.
Le registre et les pièces justificatives de l'année écoulée sont conservés en archives pendant 5 ans.
III
Ce document est utilisé pour l'enregistrement chronologique des entrées et sorties et fait apparaître après chaque mouvement les existants en titres de crédit et en nature pour chaque produit. Il est tenu rigoureusement à jour et permet à tout moment le contrôle des existants.
Toutes les vérifications opérées sont mentionnées sur le feuillet prévu à cet effet.
Annexe AVIS DE CREDITS N° 652-5/045.
Contenu
Contenu
Les allocations de carburants et d'ingrédients sont notifiées aux unités au moyen d'avis de crédit no 652-5/045 ou d'états d'attribution de titres de perception dans le secteur civil (annexe VI).
Avis de crédit.
Les avis de crédit sont groupés en carnets de 25.
Chaque avis de crédit est constitué de 3 feuillets de 21 x 14,8 cm.
La couverture est en papier cartonné.
Les avis de crédit sont établis par la formation notifiant les allocations.
Le 1er feuillet est joint à la comptabilité de l'unité destinataire, le 2e à la comptabilité de l'unité émettrice.
Case 1. Indiquer le numéro de l'avis de crédit.
La numérotation est annuelle, elle est faite par la formation émettrice dans l'ordre croissant des numéros.
Case 3. Indiquer le motif de l'avis de crédit : allocation, remboursement, …
Case 4. Indiquer les dates de validité de l'avis de crédit.
La date de départ ne peut être antérieure au 1er janvier de l'année au titre de laquelle est émis l'avis de crédit, ni la date limite postérieure au 31 décembre de cette même année.
Case 5. Indiquer la nature exacte des produits.
Case 6. Indiquer les quantités allouées en chiffres suivis dans la colonne 4 de l'abréviation l (litre) ou kg (kilogramme) suivant le cas.
Case 7. Indiquer le lieu et la date d'émission.
En dessous, sont apposés le cachet et la signature du commandant de la formation émettrice.
Case 8. Indiquer le lieu et la date de réception. En dessous sont apposés le cachet et la signature du commandant de la formation destinataire.
Les quantités mentionnées sur les avis de crédit doivent être perçues avant la date d'expiration de validité ; en cas d'impossibilité, il en est rendu compte sans tarder au commandant de la formation émettrice, qui :
Envoie à l'unité bénéficiaire un avis de crédit rectificatif libellé comme suit dans les cases 4 et 5 :
Référence : Avis de crédit no
Au lieu de : Nature du produit — Quantité (indications initiales).
Lire… : Nature du produit — Quantité (attributions nouvelles).
La quantité ainsi libérée est inscrite au feuillet no 652-5/043 :
en entrée à la formation émettrice ;
en sortie à la formation destinataire.
Attribue la quantité ainsi libérée à une autre formation.
L'avis de crédit rectificatif peut être également employé pour échanger une quantité donnée d'un produit contre une autre quantité d'un autre produit.