1. Introduction.

Une règle fondamentale doit être mise en lumière à savoir : que la constitution du dossier de pension du fonctionnaire ou de l'ouvrier doit être préparée tout au long de la carrière de l'intéressé. Si le dossier est ainsi progressivement établi, la liquidation et la mise en paiement de la pension interviendront plus rapidement. Il ne faut donc pas attendre le jour de la radiation des contrôles pour réunir les pièces nécessaires.

Il convient, en effet, d'éviter d'aggraver, par une liquidation tardive des pensions, les inconvénients, déjà nombreux, qui résultent du passage de l'activité à la retraite et que le paiement d'avances sur pension n'atténue qu'imparfaitement.

C'est d'ailleurs dans ce but qu'entre autres mesures, il a été procédé par décision 3487 /MA/SGA du 22 janvier 1969 ⁽¹⁾, à la création, dans chaque région militaire ou aérienne, d'un atelier (cellule) « Pensions civiles ». Ces organismes, dont les modalités de fonctionnement ont été définies par les circulaires n^o 12/T/5/S/INTdu 5 février 1969 ⁽²⁾ et n^o 1800/A/DCCA/1/2/P du 16 avril 1969 ⁽³⁾ ont notamment pour mission de procéder, pendant l'activité, à la vérification des dossiers administratifs des personnels civils intéressés, dans les domaines se rattachant au droit et à la liquidation des pensions.

Afin de faciliter cette tâche qui, dans l'avenir, doit concourir de manière très efficace à la liquidation rapide des pensions, un certain nombre de mesures doivent être prises.

2. Mesures préparatoires à prendre pendant l'activité du fonctionnaires ou de l'ouvrier.

2.1. Règle générale.

La préparation du dossier de pension doit se concrétiser matériellement d'une part par l'ouverture et la tenue à jour de l'état général des services et d'autre part par le rassemblement, dans une chemise qui prendra place à l'intérieur du dossier administratif de l'agent, de cet état des services et des différentes pièces destinées à entrer dans la composition du dossier de pension.

2.2. Etat général des services.

2.2.1. Définition.

L'état général des services constitue, actuellement, la pièce maîtresse du dossier de pension, les autres documents qui doivent être joints à celui-ci en vue de parfaire ce dossier étant surtout destinés à justifier les mentions et renseignements portés sur ce document.

Il retrace la carrière de l'agent et doit comporter toutes les indications susceptibles de permettre d'apprécier ses droits à pension et de procéder à la liquidation de celle-ci.

Deux modèles sont actuellement en service au sein du département de la défense nationale :

• pour les fonctionnaires civils : l'état général des services objet de la circulaire (non insérée) n^o 45100/MA/SPA/6 du 9 décembre 1968 ⁽⁴⁾ (modèle n^o 488 de l'Imprimerie nationale) ;

• pour les ouvriers : l'état général des services et bonifications (modèle 20 modifié) annexé à l'instruction la Caisse des dépôts et consignations de mai 1968 relative à l'application du décret 65-836 du 24 septembre 1965 ⁽⁵⁾ sur le régime des pensions des ouvriers des établissements industriels de l'Etat.

2.2.2. Ouverture.

Il doit être procédé par les établissements et services gestionnaires à l'ouverture de l'état général des services dès que l'agent devient tributaire, soit du régime spécial de retraite des fonctionnaires civils de l'Etat (code des pensions civiles et militaires de retraite), soit du régime spécial de retraite des ouvriers des établissements industriels de l'Etat, c'est-à-dire dès la titularisation, pour les fonctionnaires civils et dès l'affiliation du fonds spécial pour les ouvriers ⁽⁶⁾.

2.2.3. Tenue à jour.

Au début de chaque année, les établissements et services gestionnaires doivent procéder à la mise à jour de cet état, en particulier par l'indication des modifications survenues, au cours de l'année précédente, dans la situation du fonctionnaire ou de l'ouvrier, de telle sorte qu'en cas de radiation des contrôles inopinée de l'agent, ce document puisse être arrêté et exploité sans délai.

2.2.4. Vérification.

L'expérience démontre qu'il n'est pas inutile que les intéressés eux-mêmes soient appelés, en cours de carrière, à vérifier leur état général des services. Cette vérification est en effet de nature à éviter de multiples réclamations, souvent fondées, formulées après concession de la pension et justifiant une révision de celle-ci.

En conséquence, les vérifications périodiques incombant, aux termes des circulaires du 5 février 1969 du 16 avril 1969 (cf. repère I) aux intendants militaires ou aux commissaires de l'air devront être précédées d'une vérification par l'agent lui-même, qui aura ainsi la possibilité de formuler les observations ou réclamations qu'il pourrait juger utiles.

Mention de l'une et l'autre de ces vérifications sera faite sur un feuillet supplémentaire collé à l'état général des services et numéroté et paraphé par l'intendant militaire ou le commissaire de l'air.

Il est laissé aux ateliers (ou cellules) pensions civiles le soin de déterminer, en accord avec les organismes gestionnaires intéressés, d'une part, les modalités pratiques selon lesquelles ces diverses vérifications seront effectuées et matérialisées et d'autre part les conditions dans lesquelles le contrôle de l'exécution des observations ou recommandations éventuellement faites sera assuré.

2.3. Pièces justificatives.

Parallèlement à l'établissement et à la mise à jour de l'état général des services, il convient, au fur et à mesure du déroulement de la carrière de l'agent, de rassembler dans une chemise, outre cet état, les différentes pièces justificatives qui devront entrer dans la composition du dossier de pension, à l'exception, bien entendu, de celles qui ne peuvent ou ne doivent être établies ou produites qu'au moment de la radiation des cadres et qui ne seront jointes au dossier que lors de celle-ci.

Ces pièces seront autant que possible groupées par catégories dans des sous-chemises ou pochettes légères (état civil et nationalité, validation de services, services militaires et assimilés, services civils, etc…).

Elles devront toujours être communiquées, avec l'état général des services, aux intendants militaires ou aux commissaires de l'air lors des vérifications prévues par les circulaires du 5 février 1969 du 16 avril 1969 déjà citées.

En revanche, leur communication aux personnels intéressés ne s'impose pas a priori, hormis le cas de contestations relatives aux mentions portées sur l'état général des services, et est laissée à l'appréciation des chefs des services et établissements gestionnaires.

3. Mesures à prendre lors de la radiation des contrôles du fonctionnaire ou de l'ouvrier.

3.1. Etat général des services.

L'état général des services établi, tenu à jour et vérifié dans les conditions prévues au repère II, étant susceptible de comporter d'assez nombreuses rectifications, il n'est pas souhaitable qu'il soit joint tel quel au dossier de pension.

En outre, il est utile que ce document reste dans le dossier administratif du personnel en vue d'une exploitation ultérieure (par exemple : perte du dossier de pension).

En conséquence, lors de la radiation des contrôles, ou éventuellement en cours de carrière, cet état :

• servira à établir l'état général des services destiné à être joint, soit au dossier de pension, soit à tout autre dossier devant comprendre une telle pièce (allocation temporaire d'invalidité, par exemple) ; celui-ci ne comportera bien entendu ni les visas de vérification, ni les ratures figurant sur l'état original ;

• sera communiqué avec le dossier correspondant à l'atelier (cellule) pensions civiles qui, après exploitation, en fera retour à l'établissement ou service gestionnaire en vue d'être conservé au dossier administratif du fonctionnaire ou de l'ouvrier.

3.2. Pièces justificatives.

Aux pièces justificatives rassemblées pendant l'activité du fonctionnaire ou de l'ouvrier, dans les conditions prévues au repère 22, seront jointes celles qui ne peuvent être établies ou produites que lors de la radiation des contrôles, soit parce qu'elles doivent être de date récente (pièces d'état civil, par exemple) soit parce qu'il n'est pas possible de les établir antérieurement (certificat de cessation de paiement ou état de fin de carrière modèle 19 par exemple).

4. Dispositions transitoires.

Pour les fonctionnaires déjà titularisés, ainsi que pour les ouvriers déjà affiliés au fonds spécial lors de la publication de la présente circulaire, la préparation du dossier de pension telle qu'elle est définie ci-dessus au repère II sera effectuée progressivement et par tranches et en tout état de cause avant la première révision périodique susceptible d'être effectuée dans les conditions prévues par les circulaires du 6 février 1969 du 16 avril 1969 précitées.

5. Mesures à prendre par les établissements et services relevant de la délégation ministérielle pour l'armement et de la marine.

Bien que les prescriptions de la décision 3487 /MA/SGA du 22 janvier 1969 relative à la création d'ateliers régionaux pensions civiles ne leur soient pas applicables et qu'aucune mesure particulière analogue les concernant n'ait encore été prise, les établissements et services relevant de la délégation ministérielle pour l'armement, ainsi que ceux de la marine, sont invités, dans l'intérêt même de leurs agents, à s'inspirer des directives de la présente circulaire relatives à la préparation du dossier de pension pendant l'activité du fonctionnaire ou de l'ouvrier.