Pour la mise en concurrence des marchés, les administrations établissent un dossier de consultation d'entreprise. Les annonces de marchés indiquent le lieu où ce dossier complet peut être consulté ainsi que les conditions dans lesquelles il peut être envoyé aux candidats.

Jusqu'ici la cession de ces dossiers s'effectuait soit à titre gratuit, soit à titre onéreux. Ce dernier procédé a donné lieu à des abus auxquels il importe de mettre un terme.

La cession à titre onéreux se justifie d'ailleurs d'autant moins que lorsque le maître de l'ouvrage lance une consultation il l'organise dans le but de réaliser un ouvrage destiné à ses besoins. Il est logique qu'il assure la prise en charge des frais entraînés par la mise en compétition de la prestation, comme il prend en charge les autres postes de dépenses de l'opération, tel celui des honoraires de l'homme de l'art.

D'ailleurs, les frais de dossiers sont toujours supportés par l'administration, qu'elle les mette gratuitement à la disposition des entreprises, ou que celles-ci les achètent mais en tiennent compte, d'une façon ou d'une autre, dans leurs prix.

Pour ces diverses raisons, il apparaît que la remise des dossiers à titre gratuit aux candidats est le système le meilleur. Il en est de même des frais de publicité qui doivent toujours être supportés par l'administration et jamais mis à la charge, d'une façon ou d'une autre, du titulaire du marché.

L'administration supportant alors directement les frais, elle est mieux à même d'estimer les coûts et donc d'agir sur leur réduction.

Cette action relève essentiellement du maître de l'ouvrage ou, sous la responsabilité de ce dernier, du maître d'œuvre.

Ils devront constamment rechercher la dépense minimum notamment par l'allégement de la composition des dossiers par une limitation rationnelle de la demande et par le contrôle du prix de revient de ces dossiers.

1. Composition des dossiers

L'allègement de la composition des dossiers peut être obtenu en limitant le nombre des pièces qui constituent le dossier de consultation, et lorsque le marché est divisé en lots, en composant judicieusement le dossier de chaque lot.

• a).  Allègement des dossiers.

  Le dossier de consultation contient seulement les pièces nécessaires et suffisantes pour consulter les entreprises selon la procédure choisie. La composition des dossiers est fonction de l'importance de la prestation mise en compétition, de sa nature, de sa complexité et du mode d'appel à la concurrence. Le dossier doit être très précis pour permettre aux candidats d'établir des offres correctes et au maître de l'ouvrage une comparaison aisée entre celles-ci.

  Pour les marchés de travaux publics, la composition des dossiers a été fixée par la directive interministérielle sur les marchés de travaux publics (chapitre J) annexée à la circulaire du 28 octobre 1970 (n.i. BO, n.i. JO) du Premier ministre. Un extrait de ce chapitre est donné en annexe. Ce texte qui concerne plus particulièrement les marchés de travaux publics passés au nom de l'État peut être utilisé comme référence pour les différentes catégories de marchés publics avec certains aménagements, en attendant une directive analogue pour les travaux de bâtiment.

  D'une façon générale les règles suivantes seront retenues.

  Au moment de la prospection des candidats il suffit d'indiquer à ceux-ci les données essentielles leur permettant de prendre la décision de participer à la mise en compétition. Le dossier doit donc être très souple. A cet égard, la directive du 28 octobre 1970précitée contient des indications en son chapitre K 1, de même que la notice n° 5 du recueil sur les formulaires des marchés de l'État.

  Le dossier de consultation proprement dit à remettre à tous les candidats en cas de procédures ouvertes ou aux seuls candidats retenus dans le cas de procédures restreintes ne doit pas comprendre les documents contractuels généraux auxquels se réfère dans tous les cas le cahier des prescriptions spéciales (CPS). Il en est ainsi du cahier des clauses administratives générales (CCAG) du cahier des prescriptions communes (CPC) et des fascicules particuliers qui le constituent. Bien que devant faire partie du marché, ces pièces sont généralement en la possession des candidats ; sinon ils peuvent se les procurer auprès de la direction des Journaux officiels. Le service mentionnera dans l'avis de publicité (affiches, lettres, avis d'appel d'offre) les références de leur publication et l'endroit où l'on peut se les procurer.

  Le CPS est souvent inutilement surchargé de mentions ou de dispositions contenues par ailleurs dans les CCAG ou le CPC. Les dérogations à ces documents généraux doivent rester exceptionnelles et doivent être visées au dernier article du CPS. Le CPS ne doit donc pas reproduire les clauses visées par d'autres documents contractuels généraux, cette mesure en permettant une meilleure rédaction des documents contractuels contribuera également à l'allégement des dossiers.

  Des pièces techniques entrent aussi dans la composition du dossier. Ces pièces doivent être conformes aux documents normalisés lorsque ceux-ci existent.

• b).  Fractionnement des dossiers par lots.

  Lorsque la consultation est organisée entre entreprises générales, chacune reçoit la totalité du dossier. Si des groupements d'entreprises interviennent la totalité du dossier n'est envoyée qu'en un seul exemplaire au groupement.

  Si au contraire (ce qui doit rester assez exceptionnel dans le domaine du bâtiment) la consultation a lieu par lots séparés, le dossier doit être subdivisé en sous-dossiers correspondant chacun à un lot déterminé. Un tableau indiquant les pièces écrites et les plans qui constitueront le dossier de chaque lot sera établi sous la responsabilité du maître de l'ouvrage et envoyé à chaque candidat en même temps que le sous-dossier le concernant. La décomposition du dossier d'ensemble en sous-dossiers judicieusement composés pour répondre aux besoins des différentes entreprises appelées à soumissionner est de nature à entraîner une réduction appréciable du coût de la consultation.

  Cela ne doit pas empêcher les candidats de consulter — ou éventuellement d'obtenir — d'autres documents visés au tableau qui leur paraissent indispensables pour l'établissement de leurs propositions. Cette latitude est nécessaire pour écarter l'intégralité du dossier d'appel à la concurrence. Celui-ci doit rester toujours tenu à leur disposition soit auprès du maître de l'ouvrage, soit auprès du service constructeur.

2. Cession des dossiers

Dans tous les cas, les candidats doivent pouvoir à leur choix, soit retirer sur place les dossiers, soit se les faire envoyer par poste. Les dossiers doivent alors être rapidement expédiés de façon que les candidats en disposent suffisamment à temps pour mener à bien les études aboutissant à leurs soumissions ou offres et puissent être en mesure de les adresser au service dans les délais fixés lors de l'appel à la concurrence.

Les dossiers doivent pouvoir être établis en nombre suffisant, pour satisfaire à toutes les demandes, mais en prenant les dispositions nécessaires pour que le système de la gratuité ne conduise pas à des demandes abusives et donc coûteuses pour l'administration.

Dans le cas des consultations restreintes, le risque d'abus est nécessairement limité puisque le service ne s'adresse qu'aux seules entreprises choisies par lui. Après la prospection des candidats consultés sur un dossier sommaire comme indiqué au chapitre I, a), le dossier complet n'est expédié qu'aux seules entreprises qui ont exprimé le désir de participer à la consultation et qui ont été retenues (formulaire n° MPE 6 du recueil des formulaires sur les marchés de l'État).

Les consultations ouvertes portent souvent sur des prestations plus simples que celles du paragraphe précédent ; les dossiers correspondants sont donc moins coûteux pour l'administration, même si le nombre des demandes à satisfaire est plus important que dans le premier type d'appel à la concurrence.

• a).  Nombre d'exemplaires à délivrer.

  L'administration délivre un exemplaire du dossier de participation à tous les candidats qui se sont manifestés ou qui ont été retenus. Éventuellement et dans la mesure de ses possibilités, elle peut en délivrer d'autres exemplaires lorsque des candidats en font la demande.

• b).  Coût des dossiers, imputation des dépenses.

  La remise des dossiers étant faite à titre gratuit ⁽¹⁾, les dépenses correspondantes sont imputées soit sur les crédits de fonctionnement du service, soit sur les crédits affectés à la réalisation de l'ouvrage.

  Lorsque l'impression est confiée à une entreprise de reprographie, le maître de l'ouvrage doit s'assurer que le prix de cession des dossiers à l'administration est celui des tarifs syndicaux des héliographes. Il est d'ailleurs recommandé, chaque fois que cela apparaît possible et notamment lorsque le nombre des marchés relevant d'un service pour une période donnée le justifie, de mettre en concurrence les entreprises de reprographie de manière à obtenir le meilleur prix.

  Pour respecter la règle du secret de la consultation telle qu'elle est explicitée par exemple dans la directive sur les marchés de travaux publics (K 2 et K 3) il est recommandé de ne pas laisser aux entreprises de reprographie le soin d'expédier les dossiers aux candidats. Cette tâche appartient au maître d'ouvrage ou au maître d'œuvre.

  Si la constitution et l'expédition des dossiers est confiée à l'architecte, le contrat passé avec celui-ci doit prévoir les conditions d'exécution et de rémunération de cette mission. Les dépenses que l'administration supportera à ce titre ne doivent pas, pour la partie reproduction des dossiers, dépasser les montants résultant de l'application des tarifs syndicaux de la chambre syndicale de reprographie, majorés au maximum de 20 % pour frais de manipulation, de stockage et de répartition.

  Les dispositions du contrat reprendront les règles énoncées en I et II ci-dessus quant à la composition la plus économique des dossiers, à la limitation de leur nombre et à leur envoi.