INSTRUCTION N° 1496/DN/19/INT pour l'application des règlements sur l'administration et la comptabilité intérieures des corps de troupe.
Du 10 janvier 1972NOR
1. Dispositions préliminaires.
1.1. Formation et dissolution des corps de troupe. Modifications apportées à leur composition.
Au regard de l'administration, le corps de troupe présente les caractères fondamentaux ci-après :
1. Sa création résulte obligatoirement d'une décision ministérielle.
2. L'administration du corps de troupe relève d'une autorité unique : le chef de corps.
3. C'est au titre du corps de troupe que prennent naissance les droits aux différentes allocations servant à la satisfaction des besoins collectifs, le corps de troupe ayant seulement, pour les droits individuels, un rôle de tuteur des intérêts des militaires qui le composent.
4. En vue de la satisfaction des besoins collectifs, tant en ce qui concerne la vie courante que les activités d'instruction et d'entraînement, le chef de corps dispose d'un budget de fonctionnement. Chaque corps de troupe est érigé à cet égard en centre de responsabilité élémentaire.
Le chef de corps est le seul responsable de l'élaboration et de l'exécution du budget de fonctionnement mis en œuvre pour l'utilisation des moyens qui lui sont consentis par le centre de responsabilité de niveau supérieur.
5. Pour la gestion des ressources financières mises à sa disposition, le corps de troupe dispose d'un service financier.
6. Pour la gestion de certains fonds ou matériels ayant un caractère privé (ordinaires, foyers…) le corps de troupe est doté, dans des limites déterminées, de la personnalité morale et peut ester en justice après autorisation du ministre.
Le corps de troupe peut comporter :
soit plusieurs unités élémentaires, telles que « compagnie », « escadron », « batterie », c'est la règle générale ;
soit une seule unité élémentaire, c'est le cas de l'unité formant corps.
Sa composition et son appellation sont fixées par la décision ministérielle portant sa création.
La création d'un corps de troupe donne lieu à revue d'effectifs et elle est constatée dans un acte authentique et solennel, le procès-verbal de création, rapporté par un commissaire, en présence d'un représentant du commandement.
Cet acte a pour effet de faire mettre à la disposition du corps de troupe, suivant son type de constitution, les moyens qui lui sont nécessaires (personnels, deniers, matières, etc.) et de lui donner le caractère de créancier de l'Etat aussi bien en deniers qu'en matières. Le procès-verbal attribue au nouveau corps un numéro matricule administratif dans les conditions précisées à l'annexe no 1 de la présente instruction.
Le corps de troupe vit jusqu'au jour où une décision ministérielle décide de sa dissolution, qui est constatée dans les mêmes formes et avec la même solennité que sa création.
Pendant son existence, le corps de troupe peut faire l'objet de modifications dont certaines sont organiques, d'autres nominales. Ces modifications ordonnées par le ministre, sont constatées également par un procès-verbal rapporté par un commissaire mais sans la présence d'un représentant du commandement.
Les dispositions de détail concernant :
la formation d'un corps de troupe ;
les modifications pouvant affecter sa composition ou sa dénomination ;
sa dissolution,
font l'objet de l'annexe no II à la présente instruction.
1.2. Fractionnement des corps de troupe.
Par suite des circonstances, un corps de troupe peut être divisé en plusieurs fractions, séparées temporairement ou de façon permanente, plus ou moins éloignées les unes des autres mais ne cessant pas d'appartenir à ce même corps.
Indépendamment de la notion de portion principale, telle qu'elle est définie à l'article 2 des décrets — portion commandée directement par le chef de corps — il convient de considérer la portion où se trouve le siège administratif du corps, c'est-à-dire, celle où est centralisée l'administration, où s'établissent les droits et où est tenue la comptabilité d'ensemble du corps. Cette portion prend le nom de portion centrale.
En règle générale, la portion principale et la portion centrale sont confondues. Les autres fractions du corps constituent des détachements. Si, dans certaines circonstances exceptionnelles, la portion principale est appelée à se détacher de la portion centrale, l'administration du corps continue à être assurée au siège administratif du corps. La portion principale s'administre alors comme un détachement.
Le fractionnement d'un corps de troupe et la constitution des détachements font l'objet, en principe, d'une décision ministérielle. Toutefois, dans certains cas, ce fractionnement peut intervenir à la suite d'une décision prise sur le plan local par le général commandant la région ou par le commandant supérieur des troupes, dans la limite de ses pouvoirs.
La constitution d'un détachement ne donne lieu, ni à revue d'effectif, ni à établissement d'un procès-verbal. Son existence est justifiée par la copie de la décision de fractionnement, transcrite au registre des actes administratifs du corps. La composition de son effectif est déterminée à partir des contrôles nominatifs des unités élémentaires ou, le cas échéant, du fichier d'effectif.
Le détachement reçoit un numéro matricule administratif qui est celui du corps complété par un indice dans les conditions définies par l'annexe no 1 à la présente instruction.
1.3. Mode d'administration des corps de troupe.
La direction de l'administration des corps de troupe est exercée par le chef de corps, seul responsable : elle comporte la mise en œuvre des budgets de fonctionnement conformément aux dispositions des instructions particulières édictées à ce sujet (annexe no VI).
Dans les corps fractionnés, le chef de corps dirige l'administration de la portion principale.
Lorsque, exceptionnellement, la portion principale est distincte de la portion centrale, le chef de corps exerce son action administrative par les instructions adressées à cette portion centrale. Il peut, en outre, déléguer, dans la mesure jugée utile, au chef des services administratifs, au chef des services techniques ou au commandant de la portion centrale, une partie de ses pouvoirs de signature, notamment pour ce qui concerne les pièces de comptabilité courante.
Le chef de corps exerce son action sur les détachements par des ordres et des instructions, fixant les limites de l'initiative laissée à leurs chefs.
Les pouvoirs délégués par le chef de corps, soit au chef des services administratifs, au chef des services techniques ou au commandant de la portion centrale, soit aux commandants de détachements, doivent faire obligatoirement l'objet d'une décision inscrite au registre des actes administratifs.
Les dispositions relatives à l'administration des corps de troupe déplacés hors de leur territoire normal de stationnement font l'objet de l'annexe no III à la présente instruction ; celles concernant les corps de troupe appelés à participer à l'envoi d'éléments hors de la métropole, font l'objet d'une circulaire destinée à adapter les dispositions de ladite instruction à la mission de ces formations.
1.4. Administration des détachements.
Un détachement peut bénéficier d'une indépendance plus ou moins marquée en ce qui concerne les actes de gestion. Ce degré d'indépendance administrative a sa répercussion dans une autonomie variable au point de vue de la comptabilité. En règle générale, les pouvoirs de gestion attribués au chef de détachement par délégation du chef de corps doivent être d'autant plus étendus que le détachement est davantage dans l'obligation de subvenir lui-même à son existence matérielle et, pour ce faire, de s'adresser directement aux organes pourvoyeurs locaux.
Les facilités des liaisons postales et des mouvements de fonds permettent, en général, au détachement de recevoir ses ressources en derniers de la portion centrale. Par contre, la perception des denrées et des matériels peut être largement décentralisée et s'accompagner d'une autonomie de gestion plus accentuée.
Il demeure que, dans tous les cas, les droits du détachement aux différentes allocations sont déterminés et décomptés au titre du corps, même dans le cas où, sur autorisation ministérielle, le détachement est autorisé à faire valoir lui-même ses droits à ces allocations et à percevoir les fonds correspondants. Lorsque la création du détachement résulte d'une décision ministérielle, celle-ci fixe, en principe, le degré d'autonomie qui doit être attribué au détachement.
Si ce degré d'autonomie n'est pas fixé par décision ministérielle ou lorsque le fractionnement intervient à la suite d'une décision prise par le général commandant la région ou par le commandant supérieur des troupes, dans la limite de ses pouvoirs, il appartient à ce dernier, après avis du directeur du commissariat, de décider du régime administratif à accorder au détachement.
Si le détachement doit percevoir directement des fonds de façon permanente par mandats des ordonnateurs locaux, l'autorisation ministérielle est dans tous les cas nécessaire. Pour un détachement de 1re catégorie cette autorisation est acquise de plein droit quand sa création résulte d'une décision ministérielle.
Les modalités particulières d'exécution des divers services à l'intérieur du détachement ou à son profit sont précisées à l'annexe no IV à la présente instruction.
1.5. La fonction administrative dans les corps de troupe.
Dans chaque corps de troupe, le chef des services administratifs assure sous l'autorité du chef de corps le fonctionnement des services administratifs du corps.
A cet effet, il dispose des personnels suivants :
un officier trésorier (1) ;
un officier chargé du matériel du commissariat ;
un chef du service des effectifs ;
un officier chargé du casernement (ou sous-officier faisant fonction) ;
un officier d'ordinaire ;
un vaguemestre (2).
Le chef des services administratifs assure, dans le cadre des directives données par le chef de corps, la préparation du budget de fonctionnement et la recherche des voies et moyens propres à son exécution.
Le commandant en second intervient le cas échéant à cet égard dans le cadre de ses attributions de coordination et de contrôle des activités mettant en jeu un ou plusieurs chefs de services du corps (3).
La comptabilité des matériels qui relèvent du service du commissariat et du service de santé est tenue par l'officier chargé du matériel du commissariat, qui doit par ailleurs assister le chef des services administratifs dans la préparation du budget de fonctionnement et des actes de gestion que comporte son exécution.
La comptabilité des matériels ressortissant au service du matériel de l'armée de terre et au service des essences des armées est tenue par un officier ou sous-officier spécialisé sous l'autorité du chef des services techniques. Ce dernier assiste le chef de corps dans la préparation du budget de fonctionnement, pour la partie activités et la partie vie courante de son domaine, et des actes de gestion que comporte son exécution.
La comptabilité des denrées est tenue par l'officier d'ordinaire.
1.6. Comptes tenus par les corps de troupe.
Les règles relatives à la tenue des comptes-deniers du corps de troupe font l'objet de l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans le corps de troupe..
En ce qui concerne les comptes des matériels, ils font l'objet des instructions propres à chaque service.
Les comptes des ordinaires sont traités par l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité des ordinaires.
2. Direction de l'administration du corps.
2.1. Attributions et responsabilités du chef de corps.
2.1.1.
Les modalités de détail concernant les attributions du chef de corps figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
L'action du chef de corps à l'égard des détachements est précisée dans l'annexe no IV à la présente instruction.
2.2. Attributions et responsabilités du chef des services administratifs.
2.2.1.
Les modalités de détail concernant les attributions du chef des services administratifs figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
Les conditions d'identification et d'authentification des pièces administratives établies par le corps, ainsi que les modalités de vérification des comptes et des écritures par le chef des services administratifs sont précisées dans l'annexe no V à la présente instruction.
Outre-mer, conformément aux dispositions de l'article 19 du décret du 20 décembre 1935 , le chef des services administratifs centralise toutes les mutations, que celles-ci résultent d'une décision ou découlent d'un fait.
A cet effet, il tient :
un registre des mutations modèle N° 700/16 constitué par des pages foliotées sur lesquelles sont collés les avis de mutations successifs ;
un répertoire ou fichier alphabétique des mutations, tenu éventuellement par catégorie de militaires (de statut général, du régime transitoire), qui permet de retrouver pour chaque militaire les mutations survenues au cours de l'année ;
un répertoire des militaires en position d'absence modèle N° 700/17.
Les mutations notifiées par le chef des services administratifs aux commandants d'unités élémentaires permettent notamment la tenue, au jour le jour, par ceux-ci, des situations administratives qui servent de base à la constatation des droits du corps :
pour la solde et les prestations d'alimentation des militaires à solde spéciale progressive, à solde forfaitaire et à solde spéciale ;
aux allocations de la vie courante pour l'ensemble des militaires non officiers.
Le chef des services administratifs vérifie les situations administratives avant leur envoi au commissariat.
3. Attributions des officiers comptables, agents divers remplissant des fonctions administratives ou commandants d'unités élémentaires.
3.1. Trésorier.
3.1.1.
Les modalités de détail concernant les attributions du trésorier figurent dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe et dans l'instruction sur le service de la solde.
3.2. Officiers comptablies du matériel.
3.2.1.
Les modalités de détail concernant les attributions des officiers chargés du matériel telles qu'elles sont définies aux articles 5 et 6 figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
3.3. Officiers chargés des détails. Officiers payeurs. Officiers chargés du matériel adjoints.
3.3.1.
Les modalités de détail concernant les attributions de ces différents personnels figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
3.4. Médecins et vétérinaires chefs de service. Officiers et vétérinaires chefs de service. Officiers chargés d'écoles ou de services comportant affectation de matériel. Officiers d'approvisionnement et de casernement. Chefs de musique. Sous-officier et autres militaires chargés de fonctions administratives et détenteurs à ce titre de deniers ou de matériel.
3.4.1.
Les modalités de détail concernant les attributions de ces différents personnels figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
3.5. Commandants d'unités élémentaires.
3.5.1.
Les modalités de détail concernant les attributions des commandants d'unités élémentaires figurent dans les diverses instructions relatives à l'exécution des services dans les corps de troupe.
4. Unités formant corps. Détachements.
4.1. Unités formant corps.
4.1.1. Attributions générales et responsabilités des commandants d'unités formant corps.
Les dispositions des décret du 08 janvier 1935 et décret du 20 décembre 1935 ainsi que celles de la présente instruction sont applicables dans leur ensemble aux unités formant corps, sous la seule réserve que les commandants de ces unités sont tenus de soumettre leurs projets de marchés à l'accord préalable du commissaire.
4.2. Détachements.
4.2.1. Attributions générales et responsabilités.
Les dispositions de détail figurent à l'annexe no IV à la présente instruction consacrée aux détachements.
5. Application des responsabilités pécuniaires. Recouvrement des imputations.
5.1. Application des responsabilités pécuniaires.
5.1.1.
1. Fondement de la responsabilité pécuniaire.
Toutes les personnes participant à l'activité administrative du corps de troupe sont responsables de leurs actes, négligences ou omissions.
Cette responsabilité est pécuniaire dans les cas suivants :
Faute de service.
La responsabilité pécuniaire pour faute de service peut, dans les conditions prévues par le décret 74-705 du 06 août 1974 (4) pris en application de l'article 17 de la loi du 13 juillet 1972 (4), être encourue dans les corps de troupe par :
les officiers (5) ou sous-officiers désignés pour exercer les fonctions de trésorier ;
les officiers désignés pour assurer le stockage et la garde de matériels en approvisionnement dans les formations suivantes dont la mission principale est d'assurer ces opérations (matériels ressortissant aux services du commissariat, du matériel de l'armée de terre, de santé des armées et des essences) :
les centres mobilisateurs ;
les annexes de centres mobilisateurs.
L'officier désigné pour assurer cette charge est responsable pécuniairement en cas de faute de service. A ce titre sont concernés :
les commandants de centres mobilisateurs ;
les commandants des annexes de centres mobilisateurs (s'ils sont officiers).
L'officier désigné pour assurer cette charge est responsable pécuniairement en cas de faute de service. A ce titre sont concernés :
les commandants de centres mobilisateurs ;
les commandants des annexes de centres mobilisateurs (s'ils sont officiers).
Dans les autres formations, pour lesquelles le stockage et la garde des matériels en approvisionnement ne constituent pas la mission principale, l'officier auquel sont confiées ces opérations n'est responsable pour faute de service que sur le plan disciplinaire.
Les officiers appelés dans les corps de troupe, y compris les centres mobilisateurs et annexes de centres mobilisateurs, à assurer le stockage et la garde de certaines denrées en approvisionnement ne sont également responsables que disciplinairement de leurs fautes éventuelles de service.
Durant l'absence d'un officier ou d'un sous-officier responsable de la gestion de fonds et quel que soit le motif ou la durée de cette absence, l'officier ou le sous-officier désigné pour le remplacer assume la responsabilité de la caisse dès lors qu'il l'a prise en compte régulièrement. Il est responsable pécuniairement dans l'éventualité d'une faute de service.
En cas d'absence de courte durée résultant d'une mission, d'une maladie ou d'une permission, les officiers gestionnaires de matériels régulièrement désignés demeurent responsables pécuniairement pour faute de service. Leur suppléant n'est à cet égard responsable que disciplinairement.
Pour les autres absences, l'officier remplaçant régulièrement désigné est responsable pécuniairement en cas de faute de service.
Faute définie à l'article 17-2o de la loi du 13 juillet 1972 et à l'article 11 du décret du 6 août 1974.
Les dispositions de ces textes s'appliquent exclusivement à la destruction, à la perte ou à la mise hors service des effets d'habillement, ou d'équipement qui ont été remis et des matériels qui ont été confiés à titre de dotation personnelle, hors le cas où les critères de la faute personnelle visée ci-dessous sont réunis. Seuls les militaires à solde mensuelle peuvent être mis en cause pour ces infractions qui doivent s'être produites en dehors de l'exécution du service.
Faute personnelle.
Indépendamment de la responsabilité pour faute de service prévue par la loi pour des catégories déterminées de militaires et de la responsabilité liée à la faute définie à l'article 17-2o de la loi du 13 juillet 1972 , la responsabilité pécuniaire peut être encourue pour tout militaire, quels que soient son grade et ses fonctions, pour faute personnelle ayant entraîné une perte, dégradation ou déficit en deniers ou en matériels.
Les critères de la faute personnelle sont définis par l'article 149 de l'instruction générale no 670/MA/DAAJC/CX/3 du 2 décembre 1967 sur la réparation amiable ou judiciaire des dommages causés ou subis par les armées.
La responsabilité pécuniaire n'exclut pas les sanctions disciplinaires ou pénales qui doivent être prises conformément aux lois et règlements sur la justice et la discipline militaires.
2. Application des responsabilités pécuniaires.
Les responsabilités pécuniaires définies ci-dessus sont mises en jeu par des décisions d'imputation qui résultent des procédures prévues en matière de :
pertes ou déficits de fonds, aux articles 60 et 61 de la présente instruction ;
pertes ou dégradations de matériels, aux articles 108 à 111 de la présente instruction.
Aux officiers et sous-officiers qui à la suite d'une décision d'imputation pécuniaire pour faute de service ou faute prévue à l'article 17-2o de la loi du 13 juillet 1972 et à l'article 11 du décret du 06 août 1974 , désireraient présenter une demande en décharge de responsabilité dans les conditions définies à l'article 7 du décret précité, il est fait application des dispositions des paragraphes 6 et 7 de l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (4).
Les demandes formulées par les intéressés sont appuyées de tous éléments d'information et d'appréciation jugés nécessaires pour compléter le dossier initial et sont adressées à l'autorité compétente indiquée par l'instruction susvisée.
En ce qui concerne la responsabilité pécuniaire pour faute personnelle les militaires mis en cause qui contesteraient le bien-fondé de l'imputation prononcée à leur encontre ou désireraient faire valoir des faits ou circonstances, peuvent engager les recours indiqués ci-après.
Le militaire, dont la responsabilité pécuniaire est mise en jeu pour faute personnelle détachable de l'exécution du service peut toujours contester l'imputation prononcée à son encontre en s'adressant éventuellement par l'intermédiaire de son chef de corps à l'autorité qui a pris la décision ou à celle qui en a assuré la notification.
Complétée par les avis et propositions des autorités qui sont intervenues au cours de la procédure d'imputation, la requête est soumise, avec le dossier complet de l'affaire et de nouvelles propositions le cas échéant, au ministre (direction du service intéressé).
Le même recours est possible lorsque, la décision ayant été prise par le ministre, l'intéressé croit devoir en appeler au ministre « mieux informé ».
En cas de demande de révision ou de recours hiérarchique, la mise en œuvre de la procédure de recouvrement est différée jusqu'à nouvelle décision à intervenir.
5.2. Recouvrement des imputations.
5.2.1.
1. Recouvrement des imputations pour pertes ou déficits de fonds.
Le recouvrement de l'imputation est poursuivi par le corps sur le vu de la décision du ministre, prise dans les conditions fixées aux articles 60 et 61 de la présente instruction.
Le montant de l'imputation devant rentrer dans la caisse du corps qui a subi la perte ou le déficit de fonds, le recouvrement s'effectue normalement :
soit par versement direct dans la caisse du trésorier ;
soit par retenues sur la solde, dans les conditions et les proportions fixées par le règlement sur la solde (6).
Toutefois, lorsque le recouvrement par versement volontaire de l'intéressé ou par voie de retenues sur la solde ne peut être obtenu, notamment à défaut d'allocations saisissables ou en cas d'insuffisance de ces dernières, il s'effectue par versement au Trésor à la suite de l'émission, par le commissaire vérificateur des comptes du corps, d'un titre de perception rendu, si besoin est, exécutoire, ou à la suite d'un arrêté de débet pris par le ministre.
Les régularisations comptables concernant la sortie provisoire des comptes du montant de la perte ou du déficit, de même que la prise en recette de l'imputation sont effectuées dans les conditions indiquées à l'article 56 de l'instruction précitée sur le service des fonds.
2. Recouvrement des imputations pour pertes ou dégradations de matériels appartenant à l'Etat.
Le montant de l'imputation prononcée doit être rétabli au crédit du chapitre budgétaire qui a supporté la perte ou la dégradation.
La procédure de recouvrement de l'imputation est la suivante :
Dès que l'intéressé a renvoyé, revêtu de son acceptation, l'état d'imputation modèle N° 421/21 (7) (8) (cf. art. 108 à 111 de la présente instruction), le chef de corps fait parvenir cet état à l'autorité qui a rapporté le procès-verbal et qui a la charge de poursuivre le recouvrement savoir :
le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps, s'il s'agit de matériels ressortissant au service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service ;
le directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur, pour les autres matériels.
Le recouvrement s'effectue toujours au moyen d'un titre de perception établi à l'encontre de l'intéressé au titre des reversements de fonds sur les dépenses des ministères.
Il est tenu compte, dans toute la mesure compatible avec la réglementation en vigueur, des délais de paiement sollicités par le redevable.
Quand le recouvrement ne peut être effectué par la procédure amiable indiquée ci-dessus et qui est basée sur l'acceptation de l'intéressé, le dossier est transmis au ministre (direction du service intéressé) en vue du recouvrement par toutes voies de droit.
3. Recouvrement des imputations pour pertes ou dégradations de matériels au compte des services de la vie courante.
Le montant de l'imputation prononcée est versé par l'intéressé dans la caisse du corps au titre du service de la vie courante qui a la charge de la remise en état du matériel.
4. Demande de remise gracieuse.
Les débiteurs, à l'encontre desquels une imputation pécuniaire a été prononcée, peuvent, par mesure de bienveillance, bénéficier d'une remise partielle ou totale de leur dette, notamment dans les conditions prévues à l'article 7 du décret précité du 06 août 1974 lorsque l'imputation pécuniaire a été prononcée pour faute de service.
Ils doivent formuler, à cet effet, une demande de « remise gracieuse » fondée sur des motifs d'ordre personnel (situation de famille, ressources insuffisantes, état de santé, etc.).
Cette demande est adressée, suivant le cas :
s'il s'agit de pertes ou déficits de fonds ou de pertes ou dégradations de matériels au compte des masses, au ministre (direction centrale du commissariat), par l'intermédiaire du commissaire chargé de la vérification des comptes du corps ;
s'il s'agit de pertes ou dégradations de matériels appartenant à l'Etat, au ministre (direction du service intéressé) par l'intermédiaire du commissaire chargé de la vérification des comptes pour le matériel ressortissant au service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service, ou au directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur pour les autres matériels ;
s'il s'agit de pertes ou de détériorations de matériels résultant d'une faute personnelle, à l'autorité qui a prononcé la décision d'imputation ou à celle qui en a assuré la notification ; dans cette éventualité la procédure obéit aux dispositions prévues par les articles 287 et 288 de l'instruction générale no 670/MA/DAAJC/CX/3 du 2 décembre 1967 (abrogée le 16 janvier 1989, BOC, p. 4345).
Les conditions, dans lesquelles doivent être constitués les dossiers de demandes de remise gracieuse, sont fixées par instruction ministérielle prise sous le timbre de la direction des services financiers.
5. Particularités concernant le recouvrement des imputations pour pertes, déficits et détournements au préjudice de l'ordinaire.
Deux cas doivent être considérés :
50. Imputations à l'encontre d'officiers participant à la gestion de l'ordinaire.
Les dispositions du paragraphe premier ci-dessus sont applicables sans restriction.
51. Imputations à l'encontre de tiers. (9)
Le recouvrement est effectué par le chef de corps dans les conditions fixées par les premier et 2e alinéas du paragraphe premier ci-dessus.
En cas de contestation ou de difficultés de toute autre nature, le chef de corps peut demander au ministre (direction centrale du commissariat) l'autorisation d'introduire une action auprès de la juridiction civile.
6. Fonds.
6.1. Valeurs en caisse.
6.1.1.
Les dispositions de détail figurant dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe.
6.2. Valeurs en dépôt.
6.2.1.
Les dispositions de détail figurent dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe.
6.3. Opérations de trésorerie.
6.3.1.
Le montant des avances aux détachements est fixé par décision du chef de corps. Conformément aux dispositions de l'article 8 des décret du 08 janvier 1935 et décret du 20 décembre 1935 , ces décisions sont transcrites au registre des actes administratifs.
Toutes les autres dispositions de détail concernant les articles 56 à 59 du décret du 08 janvier 1935 et 57 à 60 du décret du 20 décembre 1935 figurent dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe.
6.4. Excédents, pertes ou déficits de fonds.
6.4.1.
Tout excédent de caisse est constaté dans le procès-verbal rapporté par le commissaire dont relève le corps considéré, soit sur le rapport du chef de corps, soit spontanément au cours de ses vérifications, soit à la demande d'une autorité ayant qualité pour procéder à des vérifications de caisse sans pouvoir établir le procès-verbal.
Le montant des excédents est pris en compte dans la comptabilité deniers du corps et reversé ensuite au Trésor (recette accidentelle) sur ordre du commissaire qui émet à cet effet un titre de perception.
En cas de perte ou de déficit de fonds, le chef de corps alerte immédiatement le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps.
Celui-ci procède ainsi qu'il suit :
1. Il effectue toutes les vérifications de caisse et de comptabilité nécessaires pour chiffrer le montant du déficit.
2. Il prescrit de porter provisoirement en dépense dans la comptabilité du corps le montant du déficit.
3. Il rapporte un procès-verbal constatant le déficit. Ce procès-verbal indique notamment :
la date et les circonstances de son intervention ;
les causes constatées ou présumées du déficit ;
le montant du déficit (le cas échéant par nature de fonds) ;
les régularisations provisoires prescrites.
Dans le cas d'une affaire résultant d'une faute personnelle détachable du service quel qu'en soit le montant ou consécutive à un vol ou à un détournement dont le montant ne relève pas des délégations consenties au commandant de région militaire (10), une expédition de ce procès-verbal est adressée sans délai et directement par les soins du commissaire rapporteur (11) ;
au contrôle général des armées (contrôle central) ;
à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale) ;
à l'état-major de la région militaire ;
à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre ;
à la formation concernée.
Dans les autres cas, une copie du procès-verbal est adressée :
à l'état-major de la région militaire ;
à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre ;
à l'organisme concerné.
S'il s'agit d'un acte répréhensible sur le plan pénal, commis sur le territoire de la République, le chef de corps demande aux officiers de police judiciaire de la gendarmerie de procéder à une enquête.
Hors du territoire de la République il est fait application de l'article 84 du code de justice militaire (A) ; le chef de corps doit rendre compte sans délai par la voie hiérarchique de tout acte de l'espèce à l'autorité militaire qui exerce les pouvoirs judiciaires sous l'autorité du ministre de la défense.
Après établissement du procès-verbal visé ci-dessus, le commissaire procède à une enquête administrative afin de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre en vue de garantir les recours ultérieurs de l'Etat.
A cet effet, il est adressé au commissaire un dossier comprenant notamment :
un rapport établi par le chef de corps indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;
le cas échéant, un compte rendu du chef des services administratifs ;
un compte rendu du trésorier ;
les explications écrites des officiers, des sous-officiers ou de toutes autres personnes dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale se trouverait engagée, soit en raison de leurs fonctions, soit en raison des constatations faites ;
éventuellement, le rapport des officiers de police judiciaire.
Le dossier ainsi constitué, complété par une copie du procès-verbal rapporté, est transmis au général commandant la région (12) revêtu de l'avis du commissaire vérificateur et du directeur du commissariat, indiquant en particulier :
les responsabilités à mettre en cause ;
les sanctions prévues ;
les régularisations définitives envisagées ;
les mesures conservatoires proposées à l'encontre des personnes dont la responsabilité pécuniaire est engagée.
Le général commandant la région (12), après avoir émis son avis, adresse au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre) le dossier de perte ou de déficit pour décision, dans les cas déterminés ci-après :
L'autorité compétente pour prendre la décision de mise en charge est déterminée par la nature et le montant des dommages.
Les décisions relatives aux affaires dans lesquelles la responsabilité pécuniaire du trésorier est engagée automatiquement (13) sont de la compétence du ministre (DCCAT).
Les décisions se rapportant aux affaires dans lesquelles la responsabilité pécuniaire d'un militaire est engagé pour faute personnelle sont de la compétence, en fonction des montants fixés par arrêtés ministériels (14) :
soit de l'officier général exerçant les attributions de commandant militaire ou de son délégataire. Dans ce cas, une copie de la décision doit être adressée au ministre ;
soit du ministre (direction de l'administration générale).
Dans l'hypothèse où aucune responsabilité pécuniaire ne peut être retenue, la décision incombe au ministre (DCCAT).
Les décisions prises sont à adresser au corps de troupe qui procède, dès réception, aux régularisations prescrites.
Toute décision d'imputation doit faire l'objet d'une notification individuelle au militaire concerné.
Lorsque l'affaire a été portée devant un tribunal, une copie intégrale du jugement devra compléter le dossier administratif déjà transmis.
7. Solde et allocations régularisées avec la solde , constatations des droits, paiement, ordonnancement, liquidation.
7.1.
Les dispositions de détail relatives :
à la solde et aux allocations régularisées avec la solde qui font l'objet du titre VII du décret du 08 janvier 1935 (art. 62 à 65 et 77) pour les troupes stationnées en métropole ;
à l'ordonnancement des dépenses, à la solde et aux allocations régularisées avec la solde, à la constatation des droits aux prestations en deniers et aux revues trimestrielles de liquidation objet respectivement des titres VII, VIII, IX et X du décret du 20 décembre 1935 (art. 63 à 95, 97 à 103 et 106 à 109) pour les troupes stationnées outre-mer, sont contenues dans l'instruction sur l'exécution du service de la solde.
8. Vie courante.
8.1.
Articles premier et 2
Objet et constitution.
(décret de 1971).
1. Les fonds attribués au titre de :
l'entretien des personnels et des dépenses diverses (EPDD) ;
le chauffage, l'éclairage, la fourniture de l'eau et de la force motrice (CEEFM) ;
l'entretien du casernement ;
l'entretien des matériels d'usage courant (EMUC),
constituent un des moyens financiers d'action mis à la disposition du corps de troupe pour assurer le fonctionnement de divers services nécessaires à la vie courante du corps.
2. Les dispositions particulières régissant l'utilisation des ressources de la vie courante figurent dans les règlements qui déterminent les conditions de fonctionnement des différents services à l'intérieur des corps de troupe [ circ. 6197 /DEF/EMAT/SOU/INT du 06 juin 1980 (BOC, p. 2255)].
Article 3
Allocations.
(décret de 1971).
L'attribution des premières mises fait l'objet de dispositions communes à tous les services relevant de la vie courante et définies à l'annexe no VII de la présente instruction.
Les allocations périodiques font l'objet d'un mandat appuyé :
soit d'un état de perception si ces allocations sont basées sur des effectifs ;
soit d'une décision de répartition s'il s'agit d'allocations globales.
Articles 4 et 5
Recettes et dépenses.
(décret de 1971).
Les recettes de la vie courante ainsi que leur mode d'utilisation et la nature des dépenses que le corps est autorisé à effectuer sont indiqués dans les règlements relatifs au fonctionnement des différents services à l'intérieur des corps de troupe.
Articles 6 et 7
Gestion des ressources.
(décret de 1971).
1. Action du chef de corps.
Le chef de corps est seul responsable de la gestion des ressources pour la vie courante de sa formation (portion principale et détachements).
Il a l'initiative de l'utilisation rationnelle de ces ressources, dans le cadre des instructions reçues du centre de responsabilité de niveau supérieur et en fonction des objectifs approuvés par celui-ci.
En tant que chef de centre de responsabilité élémentaire, il a l'obligation de veiller à ce que cette gestion soit suivie avec la plus grande économie.
Pour l'exécution du service particulier à chaque catégorie de dépenses, le chef de corps bénéficie du concours technique et des conseils des services du commissariat, du matériel de l'armée de terre, du génie ou de santé des armées.
Lorsque le corps est fractionné et selon le degré d'autonomie du détachement, le chef de corps fixe, pour chaque catégorie de dépenses, le montant que peut engager chaque chef de détachement en fonction des besoins de la fraction détachée.
2. Action du commandement.
Le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes, dans l'exercice de son rôle de chef du centre de responsabilité de niveau supérieur, contrôle la gestion des ressources.
Le directeur du commissariat et les directeurs des divers services intéressés examinent les programmes prévisionnels d'utilisation des ressources et les comptes rendus de gestion.
Articles 8 à 10
Fonds de compensation.
(décret de 1971).
Les fonds de compensation sont constitués au niveau régional, à la disposition du général commandant la région, et, à l'état-major de l'armée de terre, dans les conditions définies à l'annexe no VII.
Ces fonds constituent des réserves de fonctionnement utilisées au titre des ressources de la vie courante.
Articles 11 à 12.
Programme, compte rendu de gestion.
(décret de 1971).
Les programmes prévisionnels de dépenses et les comptes rendus d'utilisation des ressources sont établis au titre du budget de fonctionnement dans les conditions définies à l'annexe no VI de la présente instruction.
Les règles du suivi comptable des ressources et des dépenses relatives à l'exécution des différents services sont fixées par l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité de la trésorerie dans les corps de troupe.
9. Achats et marchés.
9.1. Objet des achats et marchés.
Les marchés, qui ont pour objet la fourniture aux corps de troupe de denrées ou matériels, dont la charge incombe normalement aux services pourvoyeurs de l'armée, sont passés, en principe, par les soins des représentants qualifiés de ces services.
D'autre part, pour assurer la satisfaction de certains besoins, tels l'entretien des effets d'habillement, de couchage et d'ameublement, etc., les marchés sont préparés par le service du commissariat ou des commissions locales, agissant comme mandataires des corps intéressés, chacun de ceux-ci passant ensuite un marché distinct avec le fournisseur ou l'entrepreneur dans les conditions générales acceptées par celui-ci.
Dans ces conditions, exception faite des marchés d'ordinaire passés suivant les règles fixées par le règlement sur les ordinaires, ce n'est que dans des circonstances exceptionnelles et sur décision spéciale du ministre (ou de son délégué) que les corps sont appelés à réaliser directement, par marchés ou, le cas échéant, par achats sur simple facture, les matières ou matériels qui leur sont nécessaires.
Ces réalisations concernent principalement certains matériels au compte des services de la vie courante. Dans ce cas, la réglementation qui leur propre précise les matériels pris obligatoirement dans les magasins administratifs et ceux que les corps ont la possibilité de se procurer dans le commerce.
La réception des matières, effets ou objets réalisés dans le commerce et comportant une prise en charge dans les comptes-matières est assurée par une commission instituée conformément à l'article 99 de la présente instruction.
9.2. Passation des marchés par les corps de troupe.
1. Caractère de ces marchés.
Les marchés passés par les corps de troupe ont le caractère d'actes sous seing privé lorsque leur validité n'est pas subordonnée à l'approbation d'un commissaire ou d'une autre autorité administrative.
Le contrat est alors formé dès sa signature par les parties. Le visa éventuellement apposé sur un tel contrat par le commissaire ou une autre autorité administrative, aux fins de vérification comptable et de régularisation, n'en modifie pas le caractère.
Par contre, tout marché dont la validité est subordonnée à l'approbation d'un commissaire ou d'une autre autorité administrative constitue un acte administratif.
2. Dispositions générales.
Les marchés sont dressés en autant d'originaux qu'il y a de parties ayant un intérêt distinct et chacun contient la mention du nombre d'originaux qui ont été établis (16).
Les corps se conforment, autant que possible, pour la préparation et la passation des marchés, aux règles et procédures prévues par les textes régissant les marchés de l'Etat, savoir :
a). En métropole et dans les départements d'outre-mer, code des marchés publics institué par le décret no 64-729 du 17 juillet 1964 (17) ;
b). Dans les territoires d'outre-mer et dans les Etats d'outre-mer où, dans le cadre d'accords de coopération, sont stationnées des troupes françaises, décret 49-500 du 11 avril 1949 , modifié et cahier des clauses et conditions générales approuvé par arrêté du 8 avril 1953 (18).
Il demeure entendu que :
les règles et procédures prévues par les textes réglementaires cités aux alinéas a) et b) ci-dessus ne doivent être appliquées que dans la mesure où elles sont compatibles avec les dispositions de la présente instruction et n'ont pas pour effet de dénaturer le caractère d'actes sous-seing privé que doivent conserver les marchés des corps de troupe ;
les contrats ainsi conclus par les corps de troupe ne doivent en aucun cas se référer aux textes réglementaires visés ci-dessus et en règle générale à aucun texte régissant les marchés de l'Etat.
3. Préparation des marchés.
a) Clauses techniques.
Lorsque les objets à fournir ne sont définis ni par un modèle type ni par un cahier des charges suffisamment précis, il convient de demander aux concurrents de produire des échantillons qui sont soumis à l'examen d'une commission composée, en principe, du chef des services administratifs, de l'officier chargé des matériels et d'un commandant d'unité. Ces échantillons peuvent, soit être simplement acceptés ou refusés, soit faire l'objet d'une appréciation qualitative se traduisant par des coefficients qui serviront au classement des offres.
b) Lotissement.
Pour permettre à la concurrence de jouer le plus efficacement possible, les lots ne doivent pas être trop importants. De plus, ils ne doivent comprendre que des objets de même nature ou ressortissant à la même industrie.
c) Délais de livraison.
Pour la même raison les délais doivent être assez longs. A cet effet, les appels à la concurrence doivent être lancés suffisamment tôt.
d) Frais de publicité.
Les frais de publicité sont à la charge de l'Etat si le marché est passé pour son compte ou à la charge du budget du corps si le marché est passé pour le compte du corps.
e) Concurrents.
Avant de traiter avec un industriel ou commerçant, les corps s'assurent qu'il n'est pas exclu des adjudications et marchés du département de la défense et, à cet effet, ils se font donner communications, à titre confidentiel, du répertoire des exclus, qui est tenu dans chaque place par l'autorité désignée par le général commandant de région (19).
f) Durée des marchés. (20)
Les marchés destinés à assurer des services ou des fournitures de façon continue (entretien, blanchissage, par exemple) sont, en principe, passés pour un an.
g) Limites de prix.
Les corps doivent se maintenir dans les limites de prix fixées par les diverses nomenclatures ou décisions ministérielles et par les arrêtés de fixation ou de blocage de prix. En cas d'impossibilité, le corps rend compte au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes, par l'intermédiaire du commissariat chargé de la vérification des comptes et du directeur du commissariat (ou du chef d'établissement et du directeur régional du service), en mentionnant les tentatives faites en vue d'assurer la fourniture.
Le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes, si ces tentatives lui paraissent suffisantes, donne l'autorisation de traiter ; il peut d'ailleurs déléguer, en totalité ou en partie, ses pouvoirs de décision au directeur du commissariat ou au directeur du service intéressé. Ce dernier peut également sous-déléguer le droit d'autorisation susvisé, mais seulement lorsque le montant de la dépense totale à engager ne dépasse pas la moitié du maximum fixé pour les achats sur simple facture par la réglementation relative aux marchés passés au nom de l'Etat (21).
4. Mode de passation.
a) Marchés passés directement par les corps.
En principe, les marchés des corps de troupe sont passés sur appels d'offres.
Il doit toujours être fait appel à la concurrence la plus large possible.
Les offres sont dépouillées et classées par une commission composée comme la commission d'examen des échantillons mentionnée ci-dessus (alinéa 3, a). Cette commission soumet les propositions au chef de corps qui décide.
Les marchés de gré à gré ne sont autorisés que dans les cas où il n'y a pas de concurrence possible.
b) Marchés régionaux ou locaux.
En vue d'assurer une gestion plus économique, le ministre peut prescrire, pour certaines fournitures (entretien des effets d'habillement, de couchage et d'ameublement, etc.) la passation de marchés par région, territoire ou par place de garnison.
Suivant le cas, ces marchés sont préparés par le service du commissariat ou par des commissions dans lesquelles les corps sont représentés.
La composition de ces commissions est, en principe, la suivante :
commandant d'armes ou son délégué ;
le commissaire ou son délégué ;
un officier représentant le corps (officier chargé des matériels, officier des ordinaires…) auquel se joint, le cas échéant, un représentant du service technique intéressé (génie, santé, etc.).
Sauf disposition contraire prévue par les instructions ministérielles ou par les documents régissant les marchés en cause, les commissaires ou les commissions, agissant comme mandataires des corps intéressés, procèdent aux différentes opérations : fractionnement des lots, publicité, réception et examen des offres, désignation du titulaire du marché.
Lorsque les limites de prix fixés n'ont pu être respectées, les résultats de la consultation doivent être approuvés par le ministre, s'il s'est réservé la décision, ou par le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes dans les conditions définies à l'alinéa 3, g).
Les marchés sont établis, pour chaque lot, au nom du corps principal traitant, en deux expéditions originales, l'une pour l'entrepreneur, l'autre pour le corps principal traitant, qui fait parvenir un extrait à chacun des autres corps intéressés.
Chaque corps est chargé de l'exécution du marché en ce qui le concerne. Il assure la réception des fournitures et en acquitte le montant. Il procède, en définitive, comme s'il avait traité directement avec l'adjudicataire.
Les cautionnements, lorsqu'il en est prévu, sont constitués en garantie de chaque marché particulier suivant l'une ou l'autre des deux procédures ci-après :
versement en numéraire dans la caisse de chacun des corps intéressés ou, chaque fois que cela est possible, dans la caisse du corps principal traitant ;
engagement d'une caution personnelle et solidaire dans les conditions fixées par les articles 132 et 144 à 152 du code des marchés publics (22).
5. Inscriptions relatives aux marchés et conventions.
Il est nécessaire que toutes les circonstances se rapportant à la passation des marchés et particulièrement celles dans lesquelles le fournisseur a été choisi et le marché passé, apparaissent en parfaite clarté.
Les documents tenus, à cet effet, sont notamment :
le registre de dépôt des plis contenant des offres (imprimé N° 700/20) (23)(24) ;
Le registre-répertoire des marchés et conventions modèle N° 700/18 ;
le dossier méthodique propre à chaque marché et convention.
Le registre-répertoire des marchés et conventions (modèle N° 700/18) reçoit :
1. Dans une première partie :
inscription des renseignements concernant les marchés et conventions passés par le corps ;
enregistrement des documents émis ou reçus par le corps et relatifs à ces marchés et conventions.
2. Dans une seconde partie : inscription des renseignements concernant les marchés et conventions passés par les services pourvoyeurs au profit du corps.
Le dossier méthodique propre à chaque marché ou convention reçoit pour classement les originaux ou copies des documents ayant fait l'objet d'une inscription au registre-répertoire des marchés et conventions, à savoir : un double de l'appel d'offres avec mention des fournisseurs contactés, le procès-verbal de la commission chargée des opérations d'ouverture des plus (imprimé N° 700/21) et éventuellement de la commission d'examen des échantillons, le contrat (marché ou convention) et ses avenants, éventuellement les engagements des cautions, etc.
6. Timbre et enregistrement.
Les marchés passés par les corps de troupe sont dispensés du droit de timbre et d'enregistrement.
Toutefois, dans les territoires d'outre-mer et dans les Etats d'outre-mer où, dans le cadre d'accords de coopération sont stationnées des troupes françaises, les marchés passés par les corps de troupe peuvent être soumis aux droits de timbre et d'enregistrement, conformément à la réglementation propre au territoire ou à l'Etat où ces marchés sont passés.
Les droits auxquels donnent lieu la passation des marchés sont à la charge de leurs titulaires. Une clause doit alors être insérée dans le marché, pour indiquer les délais dans lesquels celui-ci est à soumettre à la formalité de l'enregistrement et préciser l'obligation pour le titulaire d'en supporter les frais.
9.3. Achats sur simple facture.
Les achats sur simple facture peuvent être effectués par les corps :
1. En ce qui concerne les matériels des services de la vie courante, quand il n'a pu être passé de marché, avec ou sans concurrence ou quand il s'agit de menues fournitures à livrer immédiatement. Le maximum dans la limite duquel le chef de corps peut prescrire des achats sur simple facture, lorsque la dépense est imputée au budget du corps, est fixé à la moitié du maximum prévu pour les achats sur simple facture, par la réglementation relative aux marchés passés au nom de l'Etat (25).
2. En ce qui concerne les matériels à réaliser pour le compte de l'Etat, sur autorisation donnée par le commissaire ou le directeur de l'établissement, qui en réfèrent, s'il y a lieu, au directeur du service intéressé. Lorsque le chef de corps a été régulièrement autorisé, sa responsabilité est dégagée.
9.4. Achats et marchés dans les détachements.
Les dispositions applicables aux détachements sont indiquées à l'annexe no IV à la présente instruction.
9.5. Marchés passés avec les maîtres ouvriers.
Les travaux de confections effectués par les maîtres ouvriers pour le compte des corps dans les ateliers (régimentaires ou de garnison) font l'objet de conventions qui sont passées dans les conditions définies par une instruction particulière (BOEM 550).
10. Matériel.
10.1. Dispositions générales. (26)
10.1.1. APPROVISIONNEMENTS.
10.1.1.1. Détermination et formation des approvisionnements.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
10.1.1.2. Division des approvisionnements dont le corps a la gestion.
Les matériels appartenant à l'Etat, détenus par les corps de troupe, comprennent :
des matériels, dits de 1re catégorie, dont le corps est à la fois comptable et détenteur (27) ;
des matériels, dits de 2e catégorie, dont le corps est seulement détenteur dépositaire et dont les établissements pourvoyeurs restent comptables (27).
10.1.1.3. Entretien des approvisionnements.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
10.1.1.4. Approvisionnement de la réserve de guerre.
Les approvisionnements de la réserve de guerre constituent, aux termes du décret du 22 décembre 1952 et des instruction no 8844 bis/DN/SC/2/CBC du 21 octobre 1955 pour les troupes stationnées en métropole et instruction no 2256/CT/DC/AM/DSS du 22 juillet 1955 pour les troupes stationnées outre-mer, les approvisionnements de mobilisation.
10.1.2. CLASSEMENT DU MATERIEL.
10.1.2.1. Classement dans les écritures du corps.
Le matériel est classé, dans la comptabilité intérieure du corps, sous la désignation terminologique et le numéro qui l'identifient dans la nomenclature des matériels applicable dans le département des armées (28).
10.1.2.2. Matériel hors service.
Tout matériel, qui n'est plus susceptible d'une utilisation normale, est dit « hors service ».
Les conditions, dans lesquelles l'état « hors service » d'un matériel est constaté, sont fixées par les instructions propres à chaque service pourvoyeur.
10.2. Règles générales d'exécution des services du matériel.
10.2.1. MODE DE CONSTITUTION DES APPROVISIONNEMENTS.
10.2.1.1. Demandes de livraison de matériels.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
10.2.1.2. Transport de matériel.
Les expéditions faites par les magasins administratifs à destination des corps de troupe sont soumises au régime des transports administratifs.
Les manquants, pertes ou avaries survenus à l'occasion d'un transport sont constatés dans les formes et conditions définies à l'article 32 de l'instruction du 21 octobre 1955 sur la comptabilité des matériels militaires (BOEM/G 421) pour les troupes stationnées en métropole, à l'article 32 de l'instruction générale du 22 juillet 1955 et à l'annexe II de ladite instruction pour les troupes stationnées outre-mer (BOEM/G 472).
Deux cas peuvent se présenter :
1. Les manquants ou avaries sont constatés à l'arrivée à destination, dans les conditions prévues au paragraphe C de l'article 32 des instructions précitées.
En métropole le commissaire (ou son suppléant) chargé des transports au lieu d'arrivée rapporte un procès-verbal modèle 2 (29).
Outre-mer, le commissaire établit un procès-verbal modèle 24 fixé par l'instruction sur la comptabilité des matériels appartenant à l'Etat dans les départements et territoires d'outre-mer (30).
2. Les manquants ou avaries sont constatés dans les magasins du corps destinataire, alors que celui-ci a pris livraison des marchandises sans avoir fait de réserve à l'égard du transporteur.
Il est, dans ce cas, établi un procès-verbal modèle N° 421/17 (31) :
soit par le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps ;
soit par le directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur.
Outre-mer, ces constatations donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal modèle 24 visé à l'alinéa 1o) ci-dessus.
10.2.1.3. Réception des matières, effets ou objets.
1. Réception des matières, effets ou objets provenant des établissements de l'Etat ou d'autres corps.
La réception des matières, effets ou objets provenant des établissements de l'Etat ou d'autres corps de troupe et le règlement des contestations qui peuvent se produire à l'occasion de ces réceptions sont effectués :
en métropole, conformément aux dispositions du règlement sur la comptabilité des matériels militaires (31) et à celles des instructions sur le service des transports (32) ;
outre-mer, suivant les dispositions de l'instruction générale sur la comptabilité des matériels appartenant à l'Etat dans les départements et territoires d'outre-mer (30).
Les règlements spéciaux aux divers services en précisent les détails d'application.
2. Réception des matières, effets ou objets achetés dans le commerce et comportant une prise en charge dans les comptes-matières.
Les matières, effets ou objets achetés dans le commerce et comportant une prise en charge dans les comptes-matières au titre de l'Etat ou des services de la vie courante sont reçus par une commission de corps, dont la constitution, les attributions et le mode de fonctionnement sont fixés par les instructions particulières à chaque service.
10.2.2. EMMAGASINEMENT DU MATERIEL.
10.2.2.1. Dénomination des magasins.
Les dispositions de détail concernant cet article sont contenues dans les instructions propres à chaque service.
10.2.2.2. Dépôt en magasin des effets et objets dont les détenteurs s'absentent.
Il convient de se reporter, pour les instructions de détail concernant cet article, aux instructions propres à chaque service et en particulier pour les effets du paquetage, aux instructions sur le fonctionnement du service de l'habillement, du campement, du couchage et de l'ameublement dans les corps de troupe (33).
10.2.3. UTILISATION ET REFORME DU MATERIEL.
10.2.3.1. Mise en service du matériel. Réintégration en magasin.
Les dispositions de détail concernant cet article sont contenues dans les instructions propres à chaque service (BOEM 702, 703, 703-2, 703-3).
10.2.3.2. Réforme des matériels.
La procédure suivant laquelle sont réformés les matériels appartenant à l'Etat et ceux au compte des services de la vie courante, reconnus hors d'état d'être employés dans leur forme actuelle par suite d'usure normale ou de détérioration accidentelle les rendant irréparables, est définie par les règlements particuliers des divers services (34).
La réforme des matériels est prononcée par le ministre ou par les autorités régionales dans les limites des délégations et subdélégations de pouvoirs fixées par arrêté (35).
Les règlements et autres objets, auxquels la réforme n'est pas applicable, reçoivent, lorsqu'ils sont devenus sans emploi, la destination prévue à l'article 124 de la présente instruction pour les registres et documents du corps, qui cessent d'être utilisés.
10.2.3.3. Destination à donner au matériel réformé.
La remise à l'administration des domaines des matériels réformés dans les corps de troupe est constatée par un procès-verbal de remise de matériels à aliéner modèle N° 421/19 (36).
Ce procès-verbal est établi :
soit par le commissaire, chargé de la vérification des comptes du corps ;
soit par le directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur.
Les conditions de remise à l'administration des domaines des matériels réformés dans les corps de troupe sont fixées par les instructions propres à chaque service (37).
10.2.4. RECENSEMENT DU MATERIEL.
10.2.4.1. Autorités chargées des recensements.
L'existence des matériels est constatée par des recensements inopinés ou périodiques.
Ces recensements sont effectués dans les corps de troupe par les autorités ci-après :
le chef de corps, chaque fois qu'il le juge utile ;
le chef des services administratifs dans les conditions définies à l'article 20 du décret du 08 janvier 1935 et à l'article 21 du décret du 20 décembre 1935 pour les troupes stationnées outre-mer ;
le chef des services techniques ;
le commissaire, chargé de la vérification des comptes du corps ;
le directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur ;
les membres du corps du contrôle général des armées.
Les recensements effectués par les membres du corps du contrôle général des armées, le chef de corps, le chef des services administratifs ainsi que le chef des services techniques peuvent porter sur l'ensemble des matériels appartenant à l'état ou au compte des services de la vie courante, détenus par le corps de troupe.
Le commissaire, chargé de la vérification des comptes (38) est habilité à recenser les matériels appartenant à l'état ressortissant au service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service et les matériels au compte des services de la vie courante, conformément aux dispositions du titre XIII de la présente instruction.
Le directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur (38) chargé de la surveillance permanente et de la vérification de la comptabilité des autres matériels a vocation pour opérer leur recensement dans les corps de troupe.
Des instructions particulières à chaque service fixent le délai imparti aux autorités de surveillance, pour assurer le recensement intégral des matériels en service ou en magasin soumis à leur vérification.
10.2.4.2. Différences entre les écritures et les existants.
I. Matériels appartenant à l'Etat.
1. Les différences constatées par les autorités du corps font l'objet d'un rapport circonstancié dont la forme est fixée par les instructions particulières à chaque service.
Lorsqu'il n'est pas habilité à prendre une décision, le chef de corps complète le rapport par ses propres explications et son avis sur les responsabilités engagées et le transmet au commissaire ou au directeur de l'établissement de rattachement du service pourvoyeur.
Le commissaire ou le directeur d'établissement, suivant le cas, après enquête complémentaire s'il y a lieu, dresse procès-verbal des constatations relatées dans le rapport.
2. Les recensements effectués par les autorités extérieures au corps (cf. Article 105 ci-dessus) donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal lorsque la comparaison entre les écritures et les existants font ressortir des excédents ou des déficits.
3. Le procès-verbal de recensement, établi suivant le modèle N° 421/16 (39) (40) et comportant les conclusions du rapporteur, est transmis, éventuellement, en deux exemplaires au directeur régional du service intéressé (41).
Les autorités régionales statuent sur le procès-verbal de recensement dans les limites indiquées aux articles 108 à 111 de la présente instruction. Au-delà de ces limites le pouvoir de décision appartient au ministre.
4. Les excédents ou les déficits constatés sont immédiatement portés en entrée ou en sortie par l'officier chargé du matériel sans attendre qu'il ait été statué sur le procès-verbal par l'autorité compétente.
5. Les procès-verbaux établis par les membres du corps du contrôle général des armées sont adressés en minute au ministre ; une expédition en est remise, d'autre part, au commissariat pour les matériels ressortissant du service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service, ou au directeur d'établissement pour les autres matériels. Le commissaire ou le directeur d'établissement en transcrit les résultats sur un procès-verbal ainsi formulé :
« Nous …, vu le procès-verbal rapporté le … par M. … contrôleur des armées duquel il résulte …, etc… »
Le commissaire (ou le directeur d'établissement) fait porter immédiatement en entrée ou en sortie, par le corps, les différences constatées par le représentant du corps du contrôle général des armées.
II. Matériels au compte des services de la vie courante.
L'instruction sur la gestion et la comptabilité dans les corps de troupe des matériels ressortissant au service du commissariat détermine les formes et conditions dans lesquelles sont constatés et réglés les excédents ou manquants décelés à l'occasion de recensements de matériels au compte des services de la vie courante.
10.2.4.3. Recensement en cas de mutations de comptables.
Les remises et prises de service entre officiers réunissant, en raison de leurs fonctions, la double qualité de comptable et détenteur, s'effectuent, dans le cadre des dispositions de l'article 21 de l'instruction du 21 octobre 1955 sur la comptabilité des matériels militaires pour les troupes stationnées en métropole (42) ou de celles de l'article 21 de l'instruction générale du 22 juillet 1955 pour les troupes stationnées outre-mer (43) conformément aux instructions propres à chaque service.
10.3. Pertes, dégradations, imputations.
10.3.1.
1. Matériels appartenant à l'Etat.
A) Constatation des pertes et détériorations.
1.
Toute perte ou détérioration de matériels doit, quelle que soit sa cause (cas de force majeure, faute de service, faute personnelle, faute définie à l'article 17-2o de la loi du 13 juillet 1972 ), ou quelles que soient les circonstances dans lesquelles elle a été constatée (par le détenteur lui-même ou par les autorités dont il relève), donner lieu immédiatement à l'établissement d'un rapport dont le modèle est fixé par les instructions particulières à chaque service.
Ce rapport, qui doit comporter obligatoirement les explications du détenteur et une relation précise et sincère des faits et des circonstances de la perte ou de la détérioration, est transmis sans retard, revêtu de l'avis motivé des chefs hiérarchiques du détenteur (ou du responsable en cause) au chef de corps.
2.
La destination finale donnée au rapport dépend :
d'une part, de la cause de la perte ou de la détérioration ;
d'autre part, du montant du préjudice subi par l'Etat et des délégations et subdélégations de pouvoirs accordées au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes et aux autorités qui leur sont subordonnées conformément aux dispositions ;
des décrets du 27 juillet 1966, modifiés, relatifs aux délégations de pouvoirs et de signature : décret no 66-593 (44) pour la gestion des matériels des armées et décret no 66-594 (45) pour le règlement des dommages causés ou subis par les armées ;
des arrêtés fixant les limites de compétence prévues par les décrets ci-dessus.
B) Pouvoirs de décision.
3.
Les limites dans lesquelles les délégations et subdélégations de pouvoirs visées à l'alinéa 2 ci-dessus peuvent être accordées en vue de statuer sur les dossiers de pertes et de détériorations de matériels sont fixées par arrêtés ministériels pris en application des décret 66-593 du 27 juillet 1966 et décret 66-594 du 27 juillet 1966 (BOC/SC, p. 775) modifié.
C) Décision.
4.
Lorsque le chef de corps n'est pas habilité à prononcer la décision d'imputation, il adresse le rapport :
au commissaire chargé de la vérification des comptes du corps, s'il s'agit de matériels ressortissant au service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service ;
au directeur régional du service pourvoyeur s'il s'agit d'autres matériels sous couvert du directeur de l'établissement de rattachement.
1° Perte ou détérioration non consécutive à une faute personnelle.
5.
Le commissaire ou le directeur régional, suivant le service auquel ressortit le matériel, prend la décision dans les limites fixées par la subdélégation de pouvoirs éventuellement accordée par le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes, en application des dispositions du décret no 66-593 du 27 juillet 1966 et de l' arrêté du 27 juillet 1966 (BOC, 1979, p. 3407) modifié (11e modificatif du 27 décembre 1979 BOC, 1980, p. 161).
Au-delà de ces limites, le rapport, valant procès-verbal, est transmis au général commandant la région ou commandant supérieur des troupes.
Si le montant du préjudice subi par l'Etat dépasse la limite des délégations de pouvoirs qui lui sont accordées, le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes soumet le dossier à la décision du ministre (direction centrale du service pourvoyeur).
6.
Lorsque la décision d'imputation a été prise, un exemplaire du rapport valant procès-verbal est renvoyé, par l'intermédiaire du commissaire ou du directeur de l'établissement de rattachement, au chef de corps qui fait assurer l'exécution de la décision prononcée selon la procédure décrite aux paragraphes 10, 11 et 12 ci-après.
Si la décision d'imputation comporte la mise en jeu d'une responsabilité pécuniaire, le chef de corps établit un état d'imputation modèle N° 421/21 (46) (47) et le notifie à l'intéressé qui est invité à donner par écrit son acceptation ou, s'il estime ne pas devoir la donner, à exercer une demande de révision ou un recours comme il est indiqué aux articles 46 et 47 de la présente instruction. Mention de cette notification est portée sur le procès-verbal par le chef de corps.
L'état d'imputation, signé par l'intéressé, est envoyé par le chef de corps au commissaire ou au directeur de l'établissement de rattachement, chargé de poursuivre le recouvrement dans les conditions fixées aux articles 48, 49 et 50 (chapitre II) de la présente instruction.
2° Perte ou détérioration consécutive à une faute personnelle.
7.
Lorsqu'il s'agit de perte ou de détérioration consécutive à une faute personnelle, le rapport valant procès-verbal visé à l'alinéa 5 ci-dessus est adressé, par le directeur du service pourvoyeur, au bureau du contentieux et des dommages de la région ou du commandement supérieur des troupes (48). Ce bureau procède à l'instruction du dossier dans les conditions prévues par l'instruction générale no 670/MA/DAAJC/CX/3 du 2 décembre 1967 (49) et le transmet pour décision au ministre (DAJ) lorsque l'affaire dépasse la compétence de l'autorité régionale ou présente un aspect particulier.
8.
Une expédition du procès-verbal revêtue de la mention de la décision du ministre ou éventuellement de celle du général commandant la région est renvoyée à l'autorité qui a rapporté ledit procès-verbal.
La notification de la décision et le recouvrement de la créance de l'Etat sont assurés à la diligence du bureau du contentieux et des dommages dans les conditions fixées par l'instruction générale visée au paragraphe 7 ci-dessus.
Ces imputations peuvent faire l'objet d'une demande de révision, d'un recours hiérarchique, d'un recours contentieux ou d'une demande de remise gracieuse de dette.
9.
En cas de vol ou de détournement, le chef de corps ou le commandant de détachement se conforme sans délai aux prescriptions de l'article 88 du code de justice militaire pour qu'une enquête de police judiciaire soit effectuée à l'effet de constater le délit et d'en découvrir le ou les auteurs.
D) Mode de régularisation des pertes et détériorations.
1° Pertes et détériorations laissées à la charge de l'Etat.
10.
Lorsqu'il n'est pas établi de procès-verbal, les dépenses de remise en état des matériels détériorés effectuées par le corps lui sont remboursées, par l'Etat, sur présentation d'un relevé de dépenses appuyé d'une copie du rapport de détérioration, complétée par la décision prise par le chef de corps, au commissaire ou le directeur de l'établissement.
2° Pertes et détériorations imputables au corps.
11.
Lorsque les pertes et détériorations d'effets ou d'objets appartenant à l'Etat sont imputables au corps, leur montant est supporté par le service de la vie courante qui a la charge de l'entretien du matériel perdu ou détérioré.
3° Pertes et détériorations imputables à divers détenteurs du matériel.
12.
Les états relatifs aux imputations prononcées à l'encontre de militaires du corps, pour pertes ou détériorations provenant de leur fait, sont établis conformément aux prescriptions du paragraphe 7 ci-dessus.
II. Matériels au compte des services de la vie courante.
13.
Les formes et conditions dans lesquelles sont constatées et réglées les pertes ou détériorations de matériels au compte des services de la vie courante sont déterminées par l'instruction sur la gestion et la comptabilité dans les corps de troupe, des matériels ressortissant au service du commissariat (50).
14.
Le chef de corps statue sans limitation quand aucune responsabilité pécuniaire n'est engagée.
Lorsque les pertes ou détériorations sont susceptibles de donner lieu à réparation pécuniaire, la décision est prise dans les conditions et limites fixées au paragraphe I ci-dessus pour le matériel appartenant à l'Etat.
15.
Les régularisations sont effectuées dans les conditions fixées aux paragraphes 12 à 14 ci-dessus.
10.3.2. Pertes ou mises hors service et détériorations résultant de l'appel des hommes des réserves.
Pour les pertes ou mises hors service et détériorations résultant de l'appel des hommes des réserves, il est fait application des dispositions des articles 108 à 111 ci-dessus.
10.4. Comptabilité du matériel.
10.4.1.
Les comptes et écritures relatifs au matériel existant dans les corps de troupe sont tenus, dans le cadre de l'instruction du 21 octobre 1955 sur la comptabilité des matériels militaires (BOEM/G 421) pour les troupes stationnées en métropole et de l'instruction générale du 22 juillet 1955 pour les troupes stationnées outre-mer (BOEM/G 472).
10.5. Corps ou détachements gérants d'annexes pour d'autres corps ou service.
10.5.1. Attributions et responsabilités des gérants d'annexes.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
11. Disponibilité et réserves.
11.1. Disponibles et réservistes présents dans les unités actives.
11.1.1. Mode d'administration.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
11.2. Corps et unités de réserve.
11.2.1. Mode d'administration des corps de réserve formés en temps de paix.
Les corps de réserve constitués en temps de paix (convocation verticale des réservistes) n'ont pas d'administration propre. Il n'est pas dressé de procès-verbal de leur création et dissolution. Leur support administratif est assuré par un corps actif ou un centre mobilisateur, qui perçoit les fonds et matériels nécessaires, tient la comptabilité correspondante et assure la liquidation et la reddition des comptes.
Les dispositions relatives à l'exécution du service de la solde et de l'alimentation figurent dans l'instruction sur l'organisation et le fonctionnement du service de la solde en temps de paix (BOEM 527-0).
11.2.2. Administration des unités provisoires de réservistes créées dans les corps actifs.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
12. Registres et documents à tenir dans les corps de troupe.
12.1. Dispositions générales.
Les registres, carnets et contrôles, à tenir dans le corps et, en cas de fractionnement, dans chaque détachement, au titre de l'administration générale, par application de la présente instruction, sont indiqués dans le tableau suivant :
Titre des modèles. | Indication des registres, carnets et contrôles tenus dans | |
---|---|---|
chaque corps organisé sous le titre de : régiment, bataillon, groupe ou escadron, ou unité formant corps ou à la portion centrale de ce corps. | chaque détachement autre que la portion centrale. | |
Registre des actes administratifs | X | X (1) |
Registre des marchés | X | X (2) |
Registre des constatations | X | X |
Registre de correspondance (3) | X | X |
Catalogue des archives | X | X |
Registre matricule des chevaux et mulets appartenant à l'Etat | X (4) | X |
Registre des mutations (5) | X | X |
Registre des militaires en position d'absence (5) | X | X |
(1) Pour les détachements de 1re catégorie. (2) Pour les détachements autorisés à passer des marchés. (3) Pour mémoire, est remplacé par un encartage méthodique (dans l'ordre chronologique) des pièces de correspondance, obtenues par dactylographie ou par tout autre moyen de reproduction. (4) Dans le corps où sont immatriculés les chevaux d'officiers sans troupe, il est tenu un registre distinct pour l'inscription de ces chevaux. (5) Tenus par les troupes stationnées outre-mer. |
Les documents à tenir par les corps au titre de la comptabilité-deniers sont énumérés dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe.
En ce qui concerne ceux à tenir au titre de la comptabilité-matières, leur liste est donnée par les instructions particulières à chaque service.
12.2. Destination à donner aux registres et documents qui cessent d'être utilisés.
Les corps de troupe conservent les documents d'ordre administratif et comptable de l'année en cours et de l'année précédente. Ils les transmettent ensuite au dépôt central des archives administratives du commissariat à Crouelle (51) qui les tient à la disposition des CTAC de rattachement des formations (52). Ils informent de cette transmission le commissaire chargé de la vérification de leur comptes.
Les documents administratifs et comptables des corps dissous sont transmis :
corps stationnés en métropole : au CTAC de rattachement de ces corps — dès achèvement des opérations de liquidation par les détachements liquidateurs (cf. ANNEXE II, CHAPITRE III à la présente instruction) — qui les conserve jusqu'à l'achèvement des opérations de reddition des comptes, puis les verse au dépôt central des archives administratives du commissariat ;
corps stationnés outre-mer : directement au dépôt central des archives administratives du commissariat à Crouelle, après arrêté et production des procès-verbaux de reddition des comptes.
Le dépôt central des archives administratives du commissariat — ou le CTAC intéressé — vérifie, tant à l'occasion des versements d'archives (53) effectués par les corps de troupe, que lors de la réception d'archives provenant de corps dissous, qu'il n'existe pas dans ces archives d'autres documents que ceux dont la liste est donnée à l'annexe no VIII de la présente instruction, ainsi qu'à l'annexe no II de l' instruction du 22 mars 1983 précitée. Le cas échéant, le dépôt central des archives administratives du commissariat
ou le CTAC — donne aux documents dont la conservation ne lui incombe pas, la destination prévue par cette dernière instruction et en informe les corps ou organismes intéressés.
En ce qui concerne les troupes stationnées en métropole, le CTAC de rattachement est chargé d'effectuer éventuellement les opérations comptables de régularisation à la demande de l'administration militaire ou de tiers intéressés.
En ce qui concerne les troupes stationnées outre-mer, le dépôt central des archives administratives du commissariat a la charge d'effectuer, à la demande de l'administration militaire ou de tiers intéressés, les études relatives à la situation administrative des militaires ayant appartenu à des corps ou formations dissous outre-mer et aux régularisations de créances autres que celles résultant des droits individuels des militaires. Les opérations de décompte, ainsi que les opérations de recettes ou de dépenses qui peuvent s'imposer à la suite de ces études, sont effectuées par un CTAC de métropole désigné par le ministre (54).
Les archives sont conservées pendant dix ans.
A l'expiration de ce délai, et dans le cadre des dispositions de l' instruction du 22 mars 1983 susvisée (titre II, § 3), le dépôt central des archives administratives du commissariat dresse l'inventaire des archives à verser aux domaines, modèle N° 700/8. Cet état est transmis pour accord en trois exemplaires au service historique de l'armée de terre.
Un exemplaire est conservé par ce service ; les autres exemplaires, comportant mention des documents que le service historique désire récupérer, sont renvoyés au dépôt central des archives administratives du commissariat (55).
Les archives éliminées sont ensuite versées à l'administration des domaines (56) après approbation, par le commissariat, des deux exemplaires de l'inventaire visés par le service historique de l'armée de terre.
Par exception aux règles de versement indiquées au présent article :
les registres des actes administratifs et les contrôles nominatifs première partie sont adressés au service historique à l'expiration d'un délai de dix ans (55) ;
les documents administratifs et comptables concernant les personnels civils payés par les CTAC sont conservés par ces organismes pendant trente ans avant leur remise aux domaines (57).
13. Vérifications et régularisations des comptes. Surveillance administrative.
13.1. Vérifications et régularisations des comptes.
13.1.1. Action propres des commissaires.
Les dispositions des décrets n'appellent pas de précisions particulières.
13.1.2. Vérifications inopinées et vérifications périodiques.
Le commissaire procède à la vérification des documents de la comptabilité-deniers dans les conditions fixées par l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe.
Il assure la vérification de la comptabilité des matériels au compte des services de la vie courante, des matériels appartenant à l'Etat ressortissant au service du commissariat ou dont la surveillance de la gestion incombe à ce service. Cette vérification est effectuée conformément aux dispositions de l'instruction sur la gestion et la comptabilité des matériels ressortissant au service du commissariat.
Il consigne au registre des actes administratifs, après avoir recueilli les explications du chef de corps, les rectifications ou observations qu'il juge nécessaires.
A l'occasion de la vérification des comptes, ou d'une façon générale, des opérations ayant trait à la surveillance administrative, les commissaires correspondent avec les corps de troupe au moyen de feuilles d'observations, de feuilles de vérification ou de demandes de renseignements.
Les feuilles d'observations ont plus particulièrement pour objet de signaler les erreurs de principe, des dérogations aux règlements, des interprétations défectueuses de textes.
Les feuilles de vérification concernent des erreurs accidentelles de décompte ou de calcul, des inobservations de détail des règlements et instructions ministérielles.
Lorsque la vérification d'une même comptabilité donne lieu à la fois à des observations et au relevé d'erreurs accidentelles ou de calcul, il n'est établi pour l'ensemble de la comptabilité qu'une seule feuille qui est intitulée « feuille d'observations et de vérification » et dont les réponses sont soumises à la signature du chef de corps.
Toutes ces communications dont le libellé doit indiquer la nature sont adressées indistinctement au chef de corps, mais celui-ci n'est tenu de signer que les réponses aux feuilles d'observations et il peut déléguer au chef des services administratifs le soin de répondre aux feuilles de vérification et aux demandes de renseignements.
La vérification de la comptabilité des matériels appartenant à l'Etat ne ressortissant pas au service du commissariat est assurée suivant les instructions des services pourvoyeurs.
13.2. Surveillance administrative.
13.2.1. Objet de la surveillance administrative.
L'objet et les conditions d'exercice de la surveillance administrative et de l'action de conseil de gestion, qui se substitue à cette surveillance pendant l'exécution du budget de fonctionnement, sont définis par les circulaire no 11871/EMAT/4/P du 17 décembre 1963, circulaire no 2443/DEF/EMAT/SOU/SER du 30 mai 1978 et circulaire 4250 /DEF/EMAT/SOU/SER du 06 septembre 1974 , objet de l'annexe no IX à la présente instruction à laquelle il convient de se reporter.
13.2.2. Action du commandement.
Les généraux convoquent le commissaire chargé de la vérification des comptes, lorsqu'ils procèdent, dans les corps, à l'examen de l'administration, en présence du chef de corps, du chef des services administratifs et des officiers comptables.
Ils font effectuer, en leur présence, par ce commissaire, la vérification de la caisse du corps.
Ils se font présenter les valeurs existant dans la caisse ainsi que, le cas échéant, le livret de compte courant avec le Trésor et les récépissés de dépôt dont la conservation incombe au chef des services administratifs.
Ils s'assurent qu'il n'existe aucune masse occulte et qu'il n'est opéré aucune retenue illicite, même avec le consentement des intéressés.
Ils font procéder aux redressements qu'ils jugent nécessaires et prescrivent les réintégrations qu'il y a lieu de faire à la caisse ou aux magasins du corps.
13.2.3. Participation des commissaires à l'exercice de la surveillance administrative.
1. Les commissaires participent à l'exercice de la surveillance administrative par délégation des généraux commandants de région ou des commandants supérieurs des troupes.
La délégation est accordée par le général commandant la région ou par le commandant supérieur des troupes directement à chaque commissaire appelé à intervenir dans la surveillance administrative des corps de troupe. Elle est consentie nominativement à un commissaire directeur de service.
Aucune délégation n'est à prévoir au profit des commissaires, adjoints aux commissaires directeurs de service, quel que soit leur grade. En effet, lorsque les adjoints à un directeur de service effectuent dans les corps de troupe des opérations entrant dans le cadre de la surveillance administrative et technique, ils agissent pour le compte du commissaire directeur de service qui doit obligatoirement signer les feuilles d'observations par délégation du général commandant la région ou du commandant supérieur des troupes.
2. Lorsqu'une question d'ordre administratif ressortissant au service du commissariat est soulevée par un corps de troupe, le rapport ou la lettre du chef de corps exposant cette question doit être, préalablement à toute transmission, revêtu de l'avis du commissaire chargé de la vérification des comptes du corps.
Il en est de même lorsque le chef de corps croit devoir saisir le commandement d'une question de principe d'ordre administratif susceptible d'avoir des répercussions financières et pour laquelle il se trouve en désaccord avec le représentant compétent du service intéressé.
Le chef de corps transmet ensuite son rapport ou sa lettre par la voie hiérarchique pour être adressé au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes. Celui-ci statue ou soumet la demande au ministre avec ses avis et propositions.
Quand la question concerne deux fractions de corps stationnées dans deux régions, groupes de territoires ou territoires différents, la lettre ou le rapport doit être revêtu des avis et propositions des autorités hiérarchiques et administratives des deux régions, groupes de territoires ou territoires.
3. Le rôle des commissaires en matière de conseil de gestion est exercé dans les conditions définies dans la circulaire précitée du 6 septembre 1974 insérée en annexe no IX à la présente instruction.
13.3. Vérification des comptes et surveillance administrative dans les corps divisés.
13.3.1. Action des commissaires à la portion principale et dans les détachements.
Lorsque le commissaire chargé de la vérification des comptes et délégué pour la surveillance administrative d'un détachement y constate des irrégularités concernant exclusivement l'administration de ce détachement, il en poursuit le redressement, auprès du commandant régional ou local, dans les conditions prévues à l'article 129. Il en donne toutefois avis au chef de corps, par l'intermédiaire de son collègue chargé de vérifier les comptes de la portion principale.
Si, au contraire, les irrégularités constatées intéressent l'administration de l'ensemble du corps ou proviennent d'ordres ou d'instructions émanant du chef de corps ou du chef des services administratifs, les constatations faites, accompagnées des explications des officiers intéressés, sont transmises, au commissaire chargé de la vérification des comptes du corps par l'intermédiaire des directeurs régionaux du commissariat, des régions, groupes de territoires ou territoires, où se trouvent respectivement le détachement et la portion principale.
Le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps, ainsi saisi, recueille les explications complémentaires du chef de corps et poursuit, suivant la procédure habituelle, le redressement des erreurs ou irrégularités. Il peut d'ailleurs, en tout temps, réclamer directement à ses collègues chargés de la vérification des comptes des détachements tous renseignements de nature à faciliter ou à compléter ses investigations.
Les dispositions du présent article s'appliquent à tous les détachements : le commissaire, sur le territoire administratif duquel est stationné un détachement, doit vérifier dans les conditions prévues à l'article 126 la comptabilité-deniers et matières de ce détachement.
14. Dispositions concernant le temps de guerre et les corps expéditionnaires.
14.1.
Les dispositions de la présente instruction sont applicables aux troupes en campagne, aux troupes faisant partie d'un corps expéditionnaire et aux éléments d'intervention, sous réserve des instructions particulières les concernant.
15. Dispositions finales.
15.1. Exécution de la présente instruction et abrogation des dispositions antérieures.
La présente instruction entrera en vigueur à compter du 1er juillet 1972.
Elle abroge :
l'instruction du 25 août 1938 (BO/G, p. 3466 et BOEM/G 1 quater) ;
la circulaire no 2954/DN/IN/G/15/INT du 22 novembre 1955 (BO/G, p. 6024) ;
l'instruction du 21 mars 1956 (BO/G, p. 4219 et BOEM/G 700) et ses modificatif no 1 du 23 novembre 1956 (BO/G, p. 4674), incorporé au BOEM/G 700) ; modificatif no 2 du 21 décembre 1957 (BO/G, p. 5602, incorporé au BOEM/G 700) ; modificatif no 3 du 29 avril 1960 (BO/G, p. 1603) ; modificatif no 4 du 18 août 1960 (BO/G, p. 3257) ; modificatif no 5 du 8 mars 1961 (BO/G, p. 1371) ; modificatif no 6 du 31 mars 1962 (BO/G, p. 1864) ; modificatif no7 du 1er avril 1964 (BO/G, p. 1404) ; modificatif no 8 du 14 avril 1967 (BOC/G, p. 294) ; modificatif no 9 du 1 avril 1969 (BOC/G, p. 728) ; modificatif no 10 du 6 avril 1970 (BOC/G, p. 339) ; modificatif no 11 du 9 octobre 1970 (BOC/G, p. 906).
Pour le ministre d'Etat chargé de la défense nationale et par délégation :
L'intendant général de 1re classe, directeur central de l'intendance,
BADOY.
Annexes
ANNEXE I. Attribution d'un numéro matricule administratif aux corps de troupe ou organismes assimilés.
I Principe.
1.
Les corps de troupe ou organisme assimilés sont dotés d'un numéro matricule administratif.
Ce numéro comporte quatre chiffres.
II Attribution du numéro matricule administratif.
2.
Le numéro matricule est attribué par l'administration centrale, direction centrale du commissariat, lors de la création du corps, sur demande t légraphique du directeur régional du commissariat dans la circonscription duquel le corps est créé.
III Utilisation du numéro matricule administratif.
3.
Le numéro matricule administratif doit figurer obligatoirement dans les procès-verbaux de création, de changement de dénomination (1) et de dissolution du corps de troupe.
Il est également apposé, à l'aide d'un timbre en caoutchouc à gros caractères, sur tous les documents comptables concernant le corps.
4.
Dans les corps fractionnés, chaque fraction est identifiée par adjonction de deux chiffres placés à droite du numéro matricule.
Ces deux chiffres supplémentaires sont séparés du numéro matricule administratif proprement dit par un tiret.
Ils sont choisis dans la série ininterrompue de 00 à 99 selon la règle suivante :
la portion centrale du corps est dotée des deux chiffres supplémentaires : 00 ;
les détachements sont dotés dans l'ordre de leur création des chiffres : 01, puis 02, etc.
Exemple :
Numéro matricule du corps : 4237.
Numéro matricule de la portion centrale de ce corps : 4237-00.
Numéro du premier détachement : 4237-01, etc.
Les deux chiffres destinés à identifier les fractions du corps sont donnés par décision du chef de corps. Mention de cette décision figure au registre des actes administratifs.
Ce numéro à six chiffres ainsi attribué est apposé sur tous les documents comptables établis par la fraction de corps intéressée.
IV Situation quadrimestrielle.
5.
Le directeur régional du commissariat de chaque région, territoire ou groupe de territoires adresse, sous le timbre de la direction centrale du commissariat, pour le 15 du premier mois de chaque quadrimestre, un état (imprimé N° 700/7), présentant les modifications ayant affecté, au cours du quadrimestre précédent, les corps de troupe de sa circonscription administrative.
ANNEXE II. Formation et dissolution des corps de troupe et modifications apportées à leur composition.
CHAPITRE PREMIER Opérations qui affectent l'existence d'un corps de troupe.
1
Les opérations qui affectent l'existence d'un corps de troupe comprennent :
la formation ;
les modifications, dont certaines sont organiques et d'autres nominales ;
la dissolution.
CHAPITRE II Formation d'un corps de troupe.
2 Autorité responsable de la création d'un corps.
La formation d'un corps de troupe est décidée par le ministre. La décision ministérielle indique l'appellation du corps, la date de sa création et fixe ses effectifs théoriques (tableau d'effectifs : officiers, sous-officiers et militaires du rang).
Lors de la création du corps, il lui est attribué un numéro matricule administratif, dans les conditions définies à l'annexe no I à l'instruction.
3 Autorités qualifiées pour constater la formation d'un corps.
La formation d'un corps de troupe est constatée en présence d'un représentant du commandement par un commissaire qui en dresse procès-verbal.
Le représentant du commandement est un officier général ou supérieur désigné par le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes (en principe, le général de brigade ou l'officier supérieur sous les ordres duquel doit se trouver le corps).
Le commissaire est, en principe, le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps formé. En cas d'impossibilité, le directeur régional du commissariat désigne un autre commissaire.
4 Procédure de constatation administrative de la formation.
La décision de formation d'un corps de troupe est notifiée :
à l'organisme chargé de mettre sur pied le corps ;
aux autorités qui doivent constater la création.
Ces autorités fixent la date à laquelle sera constatée la création ; cette date est notifiée au corps de troupe en cause par le représentant du commandement, au moins vingt-quatre heures à l'avance, afin que les mesures nécessaires puissent être prises en temps utile.
5 La revue d'effectifs.
Le commissaire, en présence du représentant du commandement, passe la revue à l'aide des contrôles nominatifs et par appel des hommes pourvus de leurs livrets matricules. Il est tenu au courant par le chef de corps des militaires absents et se fait justifier leur situation.
Le résultat de cette revue est présenté sous forme de tableau (modèle N° 700/2) sur lequel les officiers seuls sont inscrits nominativement.
L'effectif y est décomposé par grade, chaque unité étant inscrite successivement.
Les hommes et les animaux en position d'absence y sont mentionnés, numériquement, pour mémoire, dans chacune des catégories auxquelles ils appartiennent.
Un résumé récapitulatif indique, en outre, l'origine des effectifs s'il s'agit d'une création ou leur destination s'il s'agit d'une dissolution. Cette indication est, en ce qui concerne les officiers, portée en regard de leur nom.
Le tableau présentant les résultats de la revue d'effectifs est inclus dans le procès-verbal de formation que rapporte le commissaire désigné pour passer la revue.
6 Indications portées sur le procès-verbal de formation modèle N° 700/2.
Le procès-verbal de formation doit contenir dans son texte ou en annexe les indications ci-après :
1. Le numéro matricule administratif du corps ;
2. Les résultats de la revue d'effectifs ;
3. Le montant des ressources en deniers attribuées au corps à titre de première dotation (fonds d'avance) ;
4. Le montant des allocations de démarrage attribuées au titre des services de la vie courante ;
5. La perception par le corps des matériels attribués à titre de dotation (1) ;
6. La date à partir de laquelle le corps doit entrer en jouissance des allocations réglementaires ;
7. Le nombre et la première dotation des ordinaires initialement constitués.
Le procès-verbal de formation est signé dès son établissement par :
le représentant du commandement ;
le commissaire rapporteur.
Il est enregistré au registre des actes administratifs du corps.
7 Destination à donner aux exemplaires du procès-verbal de formation.
Le procès-verbal est dressé en un seul original qui reste entre les mains du commissaire rapporteur.
Il en est établi cinq copies certifiées conformes qui reçoivent les destinations suivantes :
les deux premières sont adressées au ministre suivant la voie hiérarchique, l'une par le commandement à l'état-major de l'armée de terre, l'autre par le commissaire à la direction centrale du commissariat ;
la troisième est déposée dans les archives du corps ;
la quatrième est adressée au centre territorial d'administration et de comptabilité de rattachement (2) ;
la cinquième est adressée au bureau central d'archives administratives militaires (caserne Bernadotte à Pau).
Les exemplaires destinés à l'administration centrale doivent parvenir dans un délai maximum de quinze jours après l'établissement du procès-verbal.
CHAPITRE III Dissolution d'un corps de troupe.
8 Autorité responsable de la dissolution.
La dissolution d'un corps de troupe est décidée par le ministre.
Cette décision est notifiée :
au corps de troupe en cause ;
aux autorités qui doivent constater la dissolution.
9 Autorités qualifiées pour constater la dissolution.
Ce sont les mêmes que celles qui ont qualité pour constater la formation d'un corps de troupe.
10 Procédure de constatation de la dissolution.
La dissolution est précédée d'une revue d'effectifs. Elle est constatée par un procès-verbal qui fixe la destination à donner aux personnels, aux animaux, aux denrées et aux matériels.
11 Revue d'effectifs.
A la date fixée pour la dissolution a lieu la dispersion de l'effectif des unités élémentaires. La revue d'effectifs est passée dans les mêmes conditions que pour la formation d'un corps de troupe.
12 Indications portées sur le procès-verbal de dissolution (modèle N° 700/3 ) :
1. Numéro matricule administratif du corps de troupe ;
2. Résultats de la revue d'effectifs ;
3. Date à compter de laquelle les droits aux allocations et aux primes cessent d'être ouverts au corps ;
4. Situation de l'avoir en deniers du corps (caisse, compte courant postal, dépôt au Trésor) ;
5. Situation de l'avoir en deniers des services de la vie courante et destination à donner aux ressources au titre du budget de fonctionnement.
6. Situation du boni d'ordinaire ;
7. Destination à donner aux différents fonds après apurement des comptes (3) ;
8. Destination à donner aux matériels ;
9. Destination à donner aux avoirs deniers et matières des divers organismes (foyers, cercle, etc.) ;
10. Composition du détachement chargé de la liquidation des comptes ;
11. Destination à donner aux archives ;
12. Constatation de l'envoi au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes de la demande de suppression des abonnements au Journal officiel et aux Bulletins officiels des armées (4).
Le procès-verbal de dissolution est signé dès son établissement par :
le représentant du commandement ;
le commissaire rapporteur.
Il est enregistré au registre des actes administratifs du corps.
13 Destination donnée aux exemplaires du procès-verbal.
Même destination que pour les exemplaires du procès-verbal de formation (cf. 7).
14
Liquidation et reddition des comptes du corps dissous.
La liquidation des comptes du corps dissous est assurée, sous la direction et le contrôle du chef des services administratifs, par un détachement liquidateur dont la composition est fixée par le procès-verbal de dissolution. Le détachement liquidateur effectue toutes les opérations d'ordre administratif et comptable qu'entraîne la dissolution : radiation des contrôles de tous les personnels et balance à zéro des comptes-deniers et matières. Ces opérations doivent être conduites avec grande célérité dans le délai maximum d'un mois.
15 Personnels.
Les personnels sont rayés des contrôles du corps et mis en route sur leur nouvelle affectation suivant les instructions données par le commandement.
16 Deniers.
Le détachement liquidateur fait les recettes qui restent à effectuer, règle les dépenses engagées, verse l'avoir au CTAC de rattachement (5).
17 Matériels.
Le détachement liquidateur donne aux divers matériels la destination prescrite. Il arrête la comptabilité des matériels de 1re catégorie appartenant à l'Etat et des matériels au compte des services de la vie courante. Les excédents, s'il en existe, sont pris en compte et les déficits sortis des comptes sur procès-verbal dressé par le commissaire chargé de la vérification des comptes du corps. La comptabilité est ensuite soumise à la vérification du commissaire.
Le chef du détachement liquidateur doit s'assurer que la demande de suppression des abonnements au Journal officiel et aux Bulletins officiels des armées a été adressée au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes et que la résiliation des abonnements aux publications officielles souscrits à titre onéreux par le corps a été provoquée. S'il s'avère que ces formalités n'ont pas été accomplies, il lui appartient de les effectuer.
18
Après avoir été vérifiées par le commissaire, les comptabilités-deniers et matières sont remises par le chef du détachement liquidateur au CTAC de rattachement (5). Le commandant du CTAC de rattachement (5) examine les documents qui lui sont remis et se fait donner toutes les indications nécessaires à la poursuite de l'apurement des comptes. Pour les opérations importantes restées en suspens, il demande au chef de détachement d'établir une note exposant l'origine, le développement et l'état actuel de l'affaire, ainsi que les mesures restant à prendre pour la mener à son terme définitif. Le CTAC de rattachement (5) poursuit ensuite, pour le compte du corps dissous, la complète reddition des comptes.
19
Les opérations qu'entraîne la reddition des comptes sont suivies par le commissaire, chargé de la vérification des comptes du CTAC (6) qui en constate l'achèvement dans un procès-verbal (modèle N° 700/4). Ce procès-verbal est transcrit sur le registre des actes administratifs du corps, une copie est adressée au ministre (direction centrale du commissariat).
CHAPITRE IV Modifications (organique ou nominale) à la composition d'un corps de troupe.
20
Le corps de troupe peut subir :
1. Des modifications, dites organiques, qui ont pour effet d'augmenter ou de diminuer le nombre des unités élémentaires composant le corps, sans que ce dernier change de dénomination ;
2. Des modifications dites nominales constituant simplement changement de dénomination.
Ces modifications sont ordonnées par le ministre.
21 Autorité qualifiée pour constater les modifications.
Les modifications apportées à la composition d'un corps de troupe sont constatées en forme authentique par un commissaire désigné dans les conditions prévues au paragraphe 3 de la présente annexe.
La présence d'un représentant du commandement n'est pas requise.
22 Constatation de l'effectif.
Dans le cas de modification organique, il n'est pas passé de revue d'effectifs.
Le procès-verbal rapporté par le commissaire constate, après contrôle sur les pièces détenues par le corps, les modifications apportées à l'effectif du corps ; sur le tableau annexé au procès-verbal on ne détaille que les formations créées ou supprimées en y mentionnant leur origine ou leur destination (modèle N° 700/5).
23
Dans le cas de modification nominale d'un corps de troupe, le procès-verbal fait seulement ressortir la nouvelle dénomination prise par le corps et les appellations nouvelles des unités élémentaires entrant dans sa composition (modèle N° 700/6).
Qu'il s'agisse d'une modification organique ou nominale, le procès-verbal est enregistré au registre des actes administratifs.
24 Indications portées sur le procès-verbal de modification organique modèle N° 700/5 :
1. Numéro matricule administratif du corps ;
2. Résultats du contrôle d'effectifs ;
3. Date à partir de laquelle la modification organique doit entrer en application ;
4. Constatation de l'envoi au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes de la demande de modification de l'abonnement au Journal officiel et aux Bulletins officiels des armées.
25 Indications portées sur le procès-verbal de modification nominale modèle N° 700/6.
1. Numéro matricule administratif du corps ;
2. Désignation du corps et des unités sous leur nouvelle dénomination ;
3. Date à partir de laquelle la modification nominale entre en application ;
4. Date de versement des archives collectives et médicales au bureau central d'archives administratives militaires ;
5. Constatation de l'envoi au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes de la demande de modification de l'abonnement au Journal officiel et aux Bulletins officiels des armées.
26 Destination à donner aux exemplaires du procès-verbal.
La même que les exemplaires du procès-verbal de formation.
ANNEXE III. Administration des corps de troupe changeant de lieu de stationnement.
I Trésorerie.
2.
Les corps de troupe conservent l'ensemble des fonds généraux et notamment les fonds d'avance « solde » et « alimentation » qu'ils avaient au moment du départ. Lorsque le déplacement entraîne changement de circonscription administrative, le commissaire chargé de la vérification de leurs comptes leur remet, au départ, dans la forme prévue par l'instruction sur l'exécution du service de la solde , un relevé de leur situation au regard de ces fonds d'avance. Ce relevé, qui vaut « certificat de cessation de paiement collectif » est remis au commissaire chargé de la vérification des comptes du corps au nouveau lieu de stationnement.
3.
Dès leur arrivée à destination, les corps se font ouvrir un compte courant postal au centre de chèques postaux auquel ils sont rattachés. Etant donné que l'ouverture d'un tel compte peut demander un certain délai susceptible de retarder le transfert de leurs fonds disponibles, les corps emportent avec eux soit sous la forme d'un chèque nominatif, soit sous la forme d'un mandat modèle 10, les fonds qui leur sont nécessaires pour assurer leurs premiers besoins à l'arrivée à destination. Quand le nouveau compte courant postal est ouvert, les corps y font transférer les fonds disponibles à leur ancien compte et demandent la clôture de ce dernier.
II Matériels.
4.
La réglementation propre à chaque service pourvoyeur ou, à défaut, la décision qui prescrit le mouvement fixent les matériels appartenant à l'Etat qui doivent être emportés par les corps de troupe et ceux qui doivent être laissés sur place. La dotation des corps est reconstituée dans le nouveau lieu de stationnement.
5.
Sauf exceptions prévues par la décision qui prescrit le mouvement ou par la réglementation propre à chaque service, les corps de troupe emportent le matériel qu'ils détiennent au compte des services de la vie courante. Lorsqu'il leur a été prescrit de reverser tout ou partie de ces matériels dans les magasins administratifs, leurs ressources sont reconstituées dans le nouveau lieu de stationnement par des attributions en nature ou en deniers.
III Régime des service de la vie courante.
6.
Les corps sont rattachés aux fonds de compensation régionaux du nouveau territoire de stationnement, à compter du premier jour du mois au cours duquel s'est effectué le déplacement.
IV Comptabilité.
7.
Le déplacement d'un lieu de stationnement à un autre n'entraîne pas l'ouverture d'une nouvelle comptabilité.
Les corps de troupe continuent à tenir sans interruption leurs comptes-deniers et leurs comptes-matières.
ANNEXE IV. Administration des détachements.
Article premier Dispositions générales concernant l'administration du détachement.
A) Situations dans lesquelles un détachement peut se trouver placé.
1.
Différents facteurs conditionnent les modalités d'administration d'un détachement : son importance, sa composition, son éloignement de la portion centrale du corps de troupe, sa durée, son genre de vie et la nature de ses missions.
Parmi ces facteurs, l'éloignement du détachement par rapport à sa portion centrale est le plus déterminant en raison des conséquences qu'il entraîne dans le mode de perception des fonds et des matériels, l'engagement et le paiement des dépenses et la comptabilité.
Cette situation peut obliger le détachement à subvenir lui-même dans une plus ou moins large mesure à son existence matérielle : il perçoit, achète, consomme, entretient ou fait entretenir, remplace lui-même les matériels, l'habillement ou les denrées qui lui sont nécessaires. En effet, les services généraux de la portion centrale ne peuvent, dans ce cas, assurer la satisfaction de l'ensemble de ses besoins dans les délais voulus.
Le détachement doit ainsi être pourvu de fonds et être habilité à dépenser et à consommer dans une limite fixée par le chef de corps, cette limite pouvant être celle équivalente à ses droits ou toute autre limite déterminée en fonction de la situation dans laquelle il se trouve placé.
Un tel détachement doit, dans ces conditions, être doté, suivant les circonstances, d'une autonomie administrative plus ou moins étendue.
2.
Compte tenu des considérations générales exposées à l'article précédent, un détachement peut se trouver placé dans l'une des deux catégories analysées ci-après :
21. 1re catégorie.
Le détachement bénéficie d'une large autonomie. Il reçoit de la portion centrale, lors de sa constitution, un fonds de trésorerie composé :
d'une part, d'une fraction du fonds d'avance de solde et d'alimentation, évaluée en prenant pour base les effectifs administrés ;
d'autre part, d'une avance en deniers pour lui permettre de régler les dépenses autorisées par le chef de corps.
Il perçoit directement des ordonnateurs dont il relève les fonds correspondant à ses droits (solde, alimentation, vie courante, etc…).
Il engage les dépenses dans la limite de ses droits. Pour le surplus, il doit demander l'autorisation de la portion centrale.
L'avance en deniers qui lui a été consentie à sa création peut être réévaluée par le corps en cas de variation sensible de ses besoins.
Par ailleurs, le détachement dispose d'un magasin, il se ravitaille directement aussi bien pour le matériel appartenant à l'Etat que pour le matériel au compte des services de la vie courante, dans les magasins administratifs, sans passer par l'intermédiaire du corps.
Dans les mêmes conditions, il réalise directement dans le commerce le matériel au compte des services de la vie courante dont il a besoin.
Son autonomie est toutefois restreinte, en ce qui concerne la réalisation des matériels au compte des services de la vie courante et des matériels appartenant à l'Etat soumis à un régime de renouvellement, par l'obligation de respecter les limites fixées par le chef de corps.
Lorsque cesse le fractionnement ou en cas de changement de catégorie de la fraction détachée, le détachement reverse à la portion centrale le reliquat du fonds de trésorerie, à charge pour le corps d'assurer la régularisation des opérations en instance. De la même manière les avoirs matières sont inclus dans l'avoir du corps.
La situation décrite ci-dessus correspond habituellement à celle d'un détachement important, très éloigné de sa portion centrale avec laquelle les relations sont difficiles.
C'est le cas, entre autres, d'unités appartenant à des corps de troupe stationnés en métropole et appelées à séjourner temporairement outre-mer ou d'unités appartenant à des corps de troupe stationnés outre-mer et appelées à séjourner temporairement en métropole ou dans un territoire dépendant d'un grand commandement outre-mer différent de celui du lieu de provenance.
Le commandement supérieur des troupes ou le général commandant la région fixe, sur proposition du directeur régional du commissariat, le soutien que doivent accorder les formations locales à ces détachements en vue d'alléger au maximum leurs charges administratives.
22. 2e catégorie.
Le détachement reçoit lors de sa constitution une avance de trésorerie, prélevée sur les fonds généraux du corps, pour lui permettre de payer les dépenses qu'il est autorisé à effectuer.
Ces dépenses sont engagées dans les limites fixées par la portion centrale. Si ces limites doivent être dépassées, l'autorisation préalable du chef de corps est nécessaire.
Le chef de détachement peut être habilité à faire valoir sur place certains droits correspondant plus particulièrement au remboursement des dépenses qu'il a effectuées pour le compte de l'Etat.
Il en résulte que la portion centrale n'assurera normalement que le recomplètement de l'avance de trésorerie correspondant aux droits qu'elle fait elle-même valoir.
Par ailleurs, le détachement fait effectuer certaines recettes (allocations à la vie courante, remboursement des repas pris par les cadres autorisés à vivre à l'ordinaire, etc.…).
Pour ce qui est des actes de gestion concernant les matériels (Etat ou services de la vie courante) le commandant de détachement possède des pouvoirs limités en ce sens qu'il dispose d'un magasin sur les ressources duquel il assure la satisfaction des besoins des militaires sous ses ordres. Il ne peut cependant réaliser directement dans le commerce des matériels au compte des services de la vie courante que sur autorisation spéciale du chef de corps et pour des articles d'importance généralement minime.
Il provoque le recomplètement des approvisionnements de son magasin au moyen de demandes qu'il adresse périodiquement à son corps, qui donne satisfaction ou intervient pour que satisfaction soit donnée par un magasin administratif.
Il peut être autorisé dans certains cas exceptionnels à se ravitailler directement auprès des magasins administratifs sans passer par l'intermédiaire du corps.
B) Décision fixant le degré d'autonomie du détachement.
3.
Ainsi qu'il a été spécifié à l'article 4 de l'instruction, le degré d'autonomie administrative accordé à un détachement est fixé, lors de sa création, par le ministre, ou, en l'absence d'une décision ministérielle par le général commandant la région ou par le général commandant supérieur des troupes sur avis du directeur régional du commissariat. Si le détachement doit appartenir à la première catégorie, la perception directe des fonds sur le plan local doit faire l'objet d'une autorisation du ministre (direction centrale du commissariat), étant toutefois rappelé que cette autorisation est acquise de plein droit quand la création d'un détachement de cette catégorie résulte d'une décision ministérielle.
4.
La décision du ministre, du général commandant la région ou du commandant supérieur des troupes fixe le régime administratif du détachement par référence aux situations définies au paragraphe 2 ci-dessus. Dans le cadre de cette décision, le chef de corps établit, par nature de ressources, les délégations qu'il peut consentir au commandant de détachement. Ces délégations sont obligatoirement consignées au registre des actes administratifs du corps.
Article 2 Dispositions particulières relatives à l'exécution de certains services à l'intérieur du détachement, action et attributions des différentes autorités intervenant dans l'administration du détachement.
A) Principes sur lesquels repose l'administration des détachements.
1.
L'administration des détachements repose sur les principes généraux suivants :
1. Le chef de corps reste chargé de la direction générale de l'administration des détachements de 1re et de 2e catégorie.
Ses attributions à cet égard ainsi que celles des différentes autorités du corps ou extérieures au corps sont précisées aux alinéas B à E ci-après.
2. Les comptes deniers des détachements de 2o catégorie et, sauf cas exceptionnels, leurs comptes matières doivent venir se fusionner dans la comptabilité d'ensemble de la portion centrale.
3. Le commissaire local correspondant au lieu de stationnement du détachement intervient dans la vérification de la comptabilité de ce dernier en même temps qu'il assure la surveillance administrative dans les conditions fixées à l'article 130 de l'instruction.
Son rôle à l'égard du détachement est défini aux paragraphes 34 à 36.
2.
Les règles concernant la comptabilité à tenir par les détachements figurent :
d'une part, dans l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans le corps de troupe (BOEM 701), en ce qui concerne la comptabilité deniers ;
d'autre part, dans l'instruction sur la gestion et la comptabilité dans les corps de troupe des matériels ressortissant au service du commissariat (BOEM 702) et dans les instructions propres aux autres services pourvoyeurs, en ce qui concerne la comptabilité matières.
B) Budget de fonctionnement.
3.
Seuls les détachements de 1re catégorie érigés en centres de responsabilité élémentaire sont dotés d'un budget de fonctionnement qui leur est propre. Les dispositions définies à l'annexe no VI ci-après leur sont applicables.
4.
Pour les autres détachements de 1re catégorie et pour les détachements de 2e catégorie le chef de corps fixe les limites dans lesquelles se situe l'action du chef de détachement responsable de la gestion de la fraction du budget de fonctionnement allouée par la portion centrale.
C) Ordinaires.
5.
Au moment de la création du détachement le chef de corps lui attribue une quote-part du boni du corps. Il fixe, d'autre part, au commandant de détachement les limites que ce dernier doit respecter pour ses dépenses d'alimentation. Cette limitation correspond, en règle générale, au montant de la prime d'alimentation journalière et des suppléments journaliers à cette prime pour tous les personnels du détachement ouvrant droit à ces prestations.
En outre, pour adapter les ressources du détachement aux conditions particulières dans lesquelles il se trouve placé, le chef de corps peut accorder au commandant du détachement, chaque mois, un complément prélevé sur le boni du corps.
Par ailleurs, quand la portion centrale perçoit un secours attribué par le fonds régional ou le fonds ministériel à un détachement du corps, le détachement doit bénéficier intégralement de ce secours.
6.
Vis-à-vis de la portion centrale, il n'existe qu'un seul ordinaire par détachement, même dans le cas où, pour des raisons de stationnement, de casernement ou d'emploi de la formation, il est nécessaire de créer, à l'intérieur du détachement, plusieurs ordinaires dits « ordinaires secondaires ».
La création de ces « ordinaires secondaires » est décidée par le commandant de détachement, qui indique à chacun des officiers d'ordinaire, les dépenses d'alimentation qu'il autorise.
7.
Toutes les opérations effectuées par ces « ordinaires secondaires » sont obligatoirement fusionnées à l'échelon du détachement. De même, un seul bilan doit être établi au titre du détachement. La situation de ce dernier à l'égard de la portion centrale est donc identique à celle d'un autre ordinaire du corps.
8.
Les détachements séjournant outre-mer et dont les corps d'origine sont stationnés en métropole ou dans un territoire dépendant d'un autre grand commandement outre-mer prennent droit aux prestations journalières d'alimentation en vigueur dans leur nouveau lieu de stationnement quel que soit le type auquel ils appartiennent.
La même règle est appliquée pour les détachements séjournant en métropole et dont les corps d'origine sont stationnés outre-mer.
D) Achats et marchés.
9.
Le chef de corps détermine les conditions dans lesquelles le commandant de détachement peut passer des marchés ou effectuer des achats sur simple facture sans son autorisation préalable ; il lui notifie, le cas échéant, la délégation permanente ou limitée, en vertu de laquelle le commandant de détachement approuve, en son nom, les marchés concernant les détachements.
Il est rendu compte au chef de corps des marchés passés ou des achats effectués pour lesquels, en raison de l'urgence, les limites fixées par ses délégations n'auraient pu être observées.
E) Action du chef de corps.
10.
Le chef de corps, seul responsable de l'administration générale de sa formation, exerce son action sur le détachement par des ordres et des instructions fixant les limites de l'initiative laissée à son chef dans le cadre du régime administratif arrêté par la décision du ministre, du général commandant la région ou du commandant supérieur des troupes (cf. Article premier, § 4 ci-dessus).
Toutes les instructions données par le chef de corps en matière d'administration d'un détachement sont inscrites au registre des actes administratifs du corps.
11.
Le chef de corps doit s'assurer de l'exécution dans le détachement des prescriptions administratives réglementaires et de ses instructions particulières.
S'il constate des erreurs ou négligences dans l'administration du détachement, il prescrit les mesures qu'il juge utile pour y remédier.
Le chef de corps se rend périodiquement dans le détachement pour y inspecter les services qui y sont réunis.
12.
Lorsqu'un corps de troupe stationné dans la métropole possède un détachement outre-mer, ou inversement, les inspections du chef de corps sont subordonnées à une autorisation du ministre.
F) Action du chef des services administratifs.
13.
Le chef des services administratifs possède, à l'égard du détachement les mêmes attributions d'ordre général que vis-à-vis des unités et services de la portion centrale.
Il exerce son action de surveillance par l'examen des rapports, comptes rendus, demandes, établis par le détachement, et en faisant donner à ces différents documents la suite qu'ils comportent.
Il procède à des vérifications de la comptabilité sur pièces.
Il visite périodiquement le détachement soit pour étude de questions particulières, soit pour des vérifications à opérer sur place (caisse, recensements, etc…).
Toutefois, ses déplacements sont soumis à l'autorisation du chef de corps ou du ministre dans les conditions fixées à l'article précédent.
G) Action du commandant de détachement.
14.
Ainsi qu'il est spécifié aux articles 45 du décret du 08 janvier 1935 (BO/G, p. 107) et 46 du décret du 20 décembre 1935 (BO/G, p. 4857) le commandant de détachement, lorsqu'il est officier, réunit, dans la mesure de l'initiative qui lui est consentie pour l'administration de son détachement, les attributions et les responsabilités de chef de corps et de chef des services administratifs.
H) Comptables du détachement.
15.
Les détachements, quelle que soit la catégorie à laquelle ils appartiennent, peuvent disposer de comptables.
Si ces comptables sont au nombre de deux, l'un d'eux faisant fonction de trésorier prend le nom d'« officier payeur », celui faisant fonction de comptable-matières prend le nom d'« officier chargé des matériels adjoint ».
Si le détachement ne dispose que d'un comptable, celui-ci a les attributions du trésorier et de l'officier chargé des matériels et prend le nom d'« officier des détails ».
16.
Lorsque le commandant de détachement ne dispose pas de comptable, il en assume lui-même les attributions et responsabilités. Il peut se faire aider par un officier ou des sous-officiers pour l'exécution courante du service et la tenue des écritures, mais ce concours ne dégage nullement sa responsabilité.
17.
Pour leur gestion et la tenue des écritures, les comptables du détachement sont soumis à l'autorité des comptables du corps.
I) Rôle du commissaire chargé de la vérification des comptes du détachement.
18.
La vérification de la comptabilité-deniers et matières du détachement incombe, en règle générale, au commissaire de la circonscription dans laquelle ce détachement se trouve implanté ou au commissaire de la grande unité si le détachement y est incorporé. Pour le détachement de 2e catégorie cependant, le fait que cette comptabilité soit intégrée dans celle de la portion centrale, implique une certaine intervention du commissaire chargé de la vérification des comptes de la portion centrale.
19.
Les conditions dans lesquelles ces deux commissaires concourent à la vérification de la comptabilité du détachement sont précisées, suivant les différents catégories :
en ce qui concerne les deniers, par l'instruction sur l'organisation, le fonctionnement et la comptabilité du service des fonds dans les corps de troupe (BOEM 701) ;
en ce qui concerne les matériels, par l'instruction sur la gestion et la comptabilité dans les corps de troupe des matériels ressortissant au service du commissariat (BOEM 702).
20.
Dans tous les cas, les opérations qui incombent au commissaire chargé de la vérification des comptes du détachement sont les suivantes :
a). Vérification sur place de la caisse du détachement ;
b). Vérification de la totalité des pièces de recettes et de dépenses au triple point de vue de l'opportunité, de la régularité et de l'imputation. Cette vérification ne doit pas en principe être reprise par le commissaire chargé de la vérification des comptes de la portion centrale ;
c). Vérification de l'inventaire du matériel du détachement et recensements ;
d). Vérification des opérations de l'ordinaire.
ANNEXE V. Signature des pièces comptables, timbres et cachets du corps, vérification des comptes et des écritures par le chef des services administratifs.
I Signature des pièces comptables, timbres et cachets.
1.
Les signatures doivent être apposées lisiblement sur les pièces comptables.
L'usage des griffes est interdit.
2.
Le chef de corps (1), le chef des services administratifs, le chef des services techniques, le trésorier, l'officier chargé du matériel, l'officier des détails, le médecin-chef, les commandants de détachements, sont pourvus d'un timbre humide en cuivre, de forme ronde, portant pour type la figure de la Liberté (2) dit timbre officiel.
Ce timbre porte en exergue l'indication du corps de troupe complétée, suivant la fonction de l'attributaire, par l'une des mentions suivantes : le colonel (ou le commandant), le chef des services administratifs, le chef des services techniques, le trésorier, l'officier chargé du matériel, l'officier des détails, le médecin-chef, le commandant de détachement.
Les corps et détachements sont également pourvus d'un timbre à cacheter à la cire du même type que celui défini ci-dessus et ne portant en exergue que l'indication du corps de troupe.
3.
Les timbres humides et les timbres à cacheter à la cire sont fournis à titre onéreux, sur demande adressée au ministre de la défense sous le timbre de la direction de l'administration générale. Les conditions d'expédition et de paiement son indiquées dans l'instruction relative à la fourniture et à l'emploi des timbres officiels (3).
4.
Chaque officier qui, en raison de ses fonctions, détient un timbre officiel est responsable de sa conservation et de son apposition sur les documents.
Les timbres à cacheter à la cire sont conservés dans les corps de troupe par le chef des services administratifs et dans les détachements par le commandant du détachement.
Lorsqu'une pièce doit être signée par plusieurs officiers, le timbre qui y est apposé est celui de l'officier du grade le plus élevé.
5.
Certains officiers qui n'ont pas qualité pour utiliser le timbre humide de forme ronde, les commandants d'unités élémentaires notamment, peuvent être autorisés, par le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes, à faire usage d'un timbre en caoutchouc de forme ovale du modèle fixé par l'instruction citée au paragraphe 3 ci-dessus. Ce timbre est réalisé localement par le corps.
6.
Les frais résultant de la réalisation des timbres officiels définis au paragraphe 2 ci-dessus et des timbres ovales en caoutchouc sont supportés par les allocations attribuées à la formation au titre du budget de fonctionnement vie courante.
7.
A la dissolution du corps de troupe ou de la formation, les timbres officiels et les timbres ovales en caoutchouc sont détruits par le commandant du détachement liquidateur. Cette destruction est consignée dans un procès-verbal dont un exemplaire est adressé :
au général commandant la région ou au commandant supérieur des troupes.
II Vérification des comptes et des écritures par le chef des services administratifs.
8.
Le chef des services administratifs vérifie l'exactitude des registres et de toutes les pièces établies par les officiers comptables et les autres agents chargés de fonctions administratives, qu'il a pour mission spéciale de rapprocher des écritures générales du corps.
Toute vérification du chef des services administratifs est constatée par un visa.
9.
Pour les pièces de recettes et de dépenses, d'entrées et de sorties, ce visa est indispensable à leur validité. Il est libellé, suivant le cas, ainsi qu'il suit :
« Vu et vérifié et autorisé le paiement, la recette, l'entrée, la sortie, la distribution, la réintégration, l'expédition, etc… »
10.
Pour exercer la surveillance qui lui incombe sur l'administration des détachements, le chef des services administratifs peut toujours se faire envoyer les registres avec les pièces à l'appui ; le renvoi en est fait dans le plus bref délai et, au plus tard, dans les huit jours. Il peut également se rendre dans les détachements pour vérifier la comptabilité et pour opérer des recensements, sous réserve de l'autorisation préalable du chef de corps.
11.
Le chef des services administratifs ou, en son absence, l'officier qui en remplit les fonctions, ne peut effectuer de vérifications sur place qu'en ce qui concerne l'administration ou la comptabilité des commandants d'unités ou des chefs de service de grade inférieur au sein ou, à égalité de grade, d'ancienneté moindre que la sienne ; les vérifications qui, pour cette raison ne pourraient être faites par le chef des services administratifs, incombent au chef de corps.
12.
Les redressements qui seraient nécessaires à la suite d'une vérification sur pièces du chef des services administratifs, sont prescrits par le chef de corps.
ANNEXE VII. Fonds de compensation du budget vie courante et attribution des premières mises à la création des corps de troupe.
Article premier Fonds de compensation du budget vie courante.
1. Dispositions générales.
Les fonds de compensation sont créés à deux niveaux : ministériel et régional (1). Ils constituent la réserve de fonctionnement du budget vie courante, respectivement de l'état-major de l'armée de terre et du général commandant la région.
La gestion des fonds régionaux incombe au général commandant de région.
Les fonds de compensation constitués outre-mer sont à la disposition du commandant supérieur. Leur gestion est identique à celle des fonds régionaux.
Les écoles et centres d'instruction nationaux (CIN) ne sont pas rattachés aux fonds régionaux. Le fonds de compensation correspondant dont ils relèvent est à la disposition du commandement des écoles de l'armée de terre, agissant vis-à-vis de ces organismes en tant que centre de responsabilité de niveau supérieur.
Un centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) est désigné par le ministre comme dépositaire du fonds de compensation ministériel et du fonds de compensation des écoles et CIN (2).
Les fonds régionaux sont placés en dépôt dans un CTAC désigné par le ministre lorsqu'il existe plusieurs organismes de cette nature sur le territoire d'une même région militaire.
Outre-mer, les fonds de compensation sont détenus par un corps de troupe désigné par le commandant supérieur.
2. Recettes des fonds de compensation.
Les fonds de compensation sont alimentés (3) :
au niveau ministériel : directement par les soins de l'administration centrale ;
au niveau régional (4) : par une quote-part prélevée sur les allocations accordées à chaque CRS.
En ce qui concerne le commandement des écoles de l'armée de terre, le prélèvement est effectué au niveau central sur demande adressée par ce CRS à la direction centrale du commissariat.
Le fonds de compensation ministériel fait en principe recette de l'avoir en deniers des services de la vie courante des corps dissous (5) après apurement de leurs comptes.
Article 2 Attribution des premières mises.
L'attribution en deniers, des allocations de premières mises au titre des services de la vie courante fait l'objet de la procédure exposée ci-après :
1. Dès la création d'un corps de troupe, un état de proposition modèle N° 700/12 est adressé, pour décision, au général commandant la région ou commandant supérieur des troupes par l'intermédiaire du commissaire chargé de la vérification des comptes du corps.
2. La décision d'attribution prise, pour le ministre, par le général commandant la région ou le commandant supérieur des troupes est notifiée :
au commissaire vérificateur des comptes du corps ;
au CTAC ou au corps de troupe détenteur du fonds de compensation régional ;
au CTAC détenteur du fonds de compensation ministériel.
3. Les premières mises allouées au corps de troupe nouvellement créé lui sont payées par prélèvement sur le fonds de compensation régional qui intervient provisoirement aux lieux et place du fonds de compensation ministériel appelé à supporter, en définitive, la dépense.
La dépense ainsi supportée temporairement par le fonds de compensation régional est régularisée par déduction du montant des premières mises allouées aux corps créés, des sommes à verser au fonds de compensation ministériel, par le fonds de compensation régional.
4. La première mise attribuée lors de la création d'un corps de troupe représente dix jours de fonctionnement. Le coût de la journée est déterminé par le général commandant la région sur proposition du directeur régional du commissariat.
Notes
ANNEXE VIII. Rattachement des corps de troupe pour la conservation et l'exploitation de leurs archives. (1)
1. Les corps de troupe relèvent :
du dépôt central des archives administratives du commissariat (Crouelle, 63035 Clermont-Ferrand) pour le classement et la conservation de leurs archives administratives et comptables ;
du centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) du chef-lieu de région ou du territoire de stationnement de la portion centrale pour l'exploitation de ces archives (2).
2. Les mouvements de caractère temporaire n'entraînent pas de changement de CTAC.
3. Les corps de troupe quittant définitivement une région ou un territoire relèvent, dès le début du quadrimestre suivant, du CTAC de la nouvelle région ou du nouveau territoire de stationnement.
4. Lors de la dissolution de corps de troupe, des détachements liquidateurs poursuivent, sous la surveillance du commissaire chargé de la vérification des comptes du corps, le règlement des opérations d'ordre administratif et comptable qu'entraîne cette dissolution.
Le CTAC achève, le cas échéant, le règlement comptable de ces opérations et assure la reddition des comptes des corps dissous.
5. Les archives administratives et comptables des corps de troupe sont conservées pendant dix ans et sont tenues, par le dépôt central des archives administratives du commissariat, à la disposition des CTAC chargés d'effectuer éventuellement, pour lesdits corps, les opérations comptables de régularisation à la demande de l'administration militaire ou des tiers intéressés.
Par archives administratives et comptables, il faut entendre notamment :
registre des actes administratifs ;
registres de la comptabilité deniers du corps et des organismes d'intérêt privé (cercles, foyers), avec les pièces justificatives ;
carnet de perception des fonds ;
contrôles nominatifs, fiches-contrôles de solde et pièces justificatives ;
documents de la comptabilité des ordinaires ;
registres et carnets de vaguemestre ;
documents de la comptabilité-matières, et toutes archives à caractère administratif, se rapportant aux opérations de comptabilité-deniers ou matières effectuées par les corps dissous, en particulier la liste exhaustive des engagements.
Ces archives sont classées sous inventaire :
par année ;
par corps de troupe.
6. Tous les deux ans (3) les archives administratives et comptables des corps de troupe sont transférées au dépôt central des archives administratives du commissariat. L'exécution des transferts s'effectue ainsi :
les corps de troupe procèdent avant toute expédition, au tri et à l'inventaire des archives administratives et comptables destinées au dépôt central ;
les archives administratives et comptables concernées par ce transfert sont exclusivement celles qui sont analysées dans la présente annexe ;
chaque formation n'effectue qu'une expédition tous les deux ans en utilisant le bordereau de versement d'archives (4) ;
les indications utiles (désignation du corps, de l'année, etc.) sont portées visiblement sur les paquets de documents et chaque caisse ou colis doit comprendre un inventaire détaillé de son contenu ;
une copie de cet inventaire est adressée, préalablement au transfert, au commandant du dépôt d'archives ;
les expéditions ne peuvent être faites qu'après accord du commandant de ce dépôt ;
les formations expéditrices adressent au commandant du dépôt, le jour du départ, une note-express comportant les renseignements relatifs à la désignation des archives expédiées, au nombre de colis et à leur volume total. Une copie de cette note-express est transmise pour information au commissaire chargé de la vérification des comptes du corps.