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DIRECTION CENTRALE DU MATÉREIL DE L'ARMÉE DE TERRE : Bureau études administratives

INSTRUCTION N° 23500/DCMAT/EA/1 , sur la tenue de la comptabilité manuelle des matériels « en approvisionnement » et « en attente » dans les établissements et unités du service du matériel de l'armée de terre.

Du 20 juin 1973
NOR

Précédent modificatif :  1er modificatif du 15 octobre 1974 (BOC, p. 3173) ; , 2e modificatif du 29 mars 1978 (BOC, p. 1826).

Pièce(s) jointe(s) :     Six annexes.

Texte(s) abrogé(s) :

Instruction provisoire n° 48000/T/DCM/EA/1 du 3 novembre 1961 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  462.1.

Référence de publication : BOC/G, p. 465.

1. Dispositions préliminaires.

1.1. Objet et champ d'applicationde l'instruction.

  1.1. La présente instruction a pour objet de définir, dans le cadre des dispositions de l' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 (BOC, p. 929) modifiée :

  • les règles particulières à appliquer pour la tenue de la comptabilité des matériels et l'exécution des mouvements dans les établissements et unités non mécanisés du matériel de l'armée de terre ;

  • la contexture et les conditions d'utilisation des documents et imprimés spécialement adaptés à la procédure manuelle de gestion comptable des matériels, à l'exception des documents communs qui ont été cités et décrits dans l'instruction susvisée.

  1.2. Ses dispositions sont applicables à tous les matériels classés « en approvisionnement » et « en attente », tels qu'ils ont été définis à l'article premier de l'instruction précitée.

2. L'inventaire général des matériels «en approvisionnepent» et «en attente».

2.1. L'inventaire général : dispositions générales.

L'inventaire général des matériels « en approvisionnement » et « en attente » dans les organismes non mécanisés, de durée indéterminée, est constituée par des fiches de différents modèles, ouvertes dans les conditions définies à l'article 3 ci-après et tenues pour chaque article en compte.

Ces fiches sont adaptées à la nature des articles à suivre, aux positions qu'ils peuvent occuper et aux impératifs de réapprovisionnement de certains d'entre eux.

2.2. Constitution de l'inventaire général.

  3.1. L'inventaire général est constitué par :

  3.1.1. Des fiches comptables ouvertes et tenues pour tout article en compte dans la gestion ; ces fiches peuvent être de trois modèles :

  • la fiche M 1 stat. réservée aux articles suivis en statistique de commandement, généralement répartis entre les diverses positions « en approvisionnement » et « en attente » ;

  • la fiche M 1 A utilisée pour les articles non suivis en statistique de commandement mais qui sont susceptibles d'être répartis entre les diverses positions du classement « en approvisionnement » et « en attente » (par exemple, les articles figurant sur les listes ou catalogues des articles classés réparables) ;

  • la fiche M 1 B qui tient lieu à la fois de fiche comptable et de fiche « approvisionnement », ouverte pour tous les articles non suivis en statistique de commandement qui ne peuvent figurer que dans une seule position du classement « en approvisionnement » et éventuellement « en attente ».

  3.1.2. Des fiches auxiliaires dites « fiches de répartition », du modèle M 3 stat. ou M 3, pour suivre la répartition entre plusieurs détenteurs ou dans différentes positions des existants « en approvisionnement » ou « en attente » accusés par la fiche comptable correspondante.

  3.1.3. Des fiches « approvisionnement » du modèle M 2 destinées à l'enregistrement des « commandes » et des « dus » ainsi qu'à la centralisation des consommations ; exploitées conjointement avec les fiches comptables M 1 A elles permettent d'établir à tout moment la situation du stock au regard du réapprovisionnement et de déterminer les quantités à commander.

2.3. Organisation générale du fichier.

  4.1. Il est ouvert et tenu pour chaque article défini par un numéro de nomenclature, un « jeu » de fiches, dans les conditions exposées à l'article 3 susvisé.

Dans chaque jeu les fiches sont placées dans l'ordre suivant : en tête la fiche comptable suivie s'il y a lieu de la fiche approvisionnement et de la (ou des) fiche de répartition.

Les différentes fiches de répartition ouvertes pour un même article sont signalées sur la fiche comptable par l'inscription, dans la case appropriée, des positions pour lesquelles ces fiches sont ouvertes.

  4.2. Le fichier des articles « en approvisionnement » et « en attente » comprend deux divisions :

  • la première concerne les fiches relatives aux articles suivis en statistique de commandement ;

  • la seconde est constituée par les fiches se rapportant aux autres articles.

Dans chaque division, les fiches sont classées par genre de nomenclature et dans l'ordre croissant de leur numéro d'identification.

Lorsque pour des facilités d'exploitation ou pour d'autres raisons (de réapprovisionnement notamment), certaines fiches doivent être groupées à part, elles sont remplacées dans le fichier général, à la place que leur assigne leur numéro de nomenclature, par une fiche témoin qui indique l'endroit où l'on peut les trouver.

  4.3. Le fichier général est, selon l'importance de la gestion, contenu dans un ou plusieurs meubles classeurs ; le nombre de meubles à utiliser est déterminé d'après les conditions particulières d'exploitation, de façon à répartir judicieusement le travail entre les personnels préposés à la tenue du fichier.

2.4. Description et tenue des fiches comptables.

  5.1. Au moment de leur ouverture (la première fois ou lors du renouvellement) les fiches comptables sont paraphées par le comptable des matériels. Elles reçoivent en même temps, un numéro d'ordre destiné à repérer les fiches successives ouvertes pour un même article, de façon à permettre leur classement aux archives et à faciliter les recherches.

Les numéros d'ordre sont pris dans une série croissante allant de 1 à 100 ; au-delà la numérotation est reprise à 1.

Lorsqu'une fiche est complètement remplie et n'est plus utile pour l'exploitation du fichier, elle est retirée et classée aux archives d'après son numéro d'ordre.

  5.2. Les fiches comptables M 1 A et M 1 B doivent contenir toutes les informations nécessaires à l'exécution de certaines opérations de réapprovisionnement ; c'est ainsi qu'elles doivent comporter, selon le cas, l'indication :

  • du code classe ;

  • de l'échelon de distribution de l'article ;

  • du code de l'échelon de remise en état des articles classés réparables ;

  • du code d'appartenance et la catégorie du matériel identifié par ce code ;

  • de la mention « rayon AFP » ou « rayon EXP » pour ce qui concerne les articles qui constituent ces différents rayons ;

  • de la mention « AFP » ou « EXP » pour ce qui concerne les articles perçus au rayon « AFP » ou « EXP » de l'organisme de rattachement.

Ces renseignements sont également mentionnés sur la fiche « approvisionnement » M 2 correspondante.

  5.3. En fin d'année, les fiches comptables ne sont pas arrêtées. La séparation des écritures entre deux gestions est marquée par l'apposition, sur la première ligne qui suit l'inscription du dernier mouvement, du millésime de la nouvelle année, au moyen d'un timbre humide.

  5.4. La description, la tenue et les conditions particulières d'emploi des fiches inventaires et auxiliaires et des fiches « approvisionnement » utilisées dans les organismes non mécanisés du service du matériel font l'objet de l'annexe III à la présente instruction.

3. L'inventaire des magasins.

3.1. L'inventaire des magasins dans les établissements et annexes.

  6.1. Dans les établissements et annexes non mécanisés, les détenteurs dépositaires de matériels (1) « en approvisionnement » ou « en attente » stockés dans les magasins relevant de leur autorité tiennent l'inventaire desdits matériels au moyen d'étiquettes de magasin M 6, décrites en annexe IV.

L'étiquette est tenue par le magasinier qui y inscrit, au fur et à mesure qu'il les exécute, les mouvements qui modifient les existants ou la position du matériel stocké dans les magasins confiés à sa garde.

  6.2. L'étiquette M 6 est soit placée sur les matériels qu'elle identifie (cas des matériels volumineux ou encombrants) soit accrochée ou mise dans le casier dans lequel ils sont stockés, soit classée en bout d'étagère ou de travée.

L'étiquette M 6 est de couleur différente suivant la position du matériel qu'elle est destinée à identifier.

Lorsqu'une partie des matériels confiée à un magasinier se trouve stockée dans un ou plusieurs autres magasins, il est joint à l'étiquette M 6 de base une étiquette auxiliaire indiquant l'emplacement et les quantités stockées dans chacun des autres magasins.

3.2. Descriptions particulières aux unités du matériel.

  7.1. Dans les unités de réparation et les sections mobiles ayant une mission « approvisionnement », il n'est pas tenu d'étiquette de casier lorsque les matériels sont placés dans les camions ou semi-remorques ; dans ce cas un fichier emplacement est constitué dans chaque véhicule ; la fiche comptable conduit au numéro du véhicule dans lequel se trouve le rechange recherché ; la fiche emplacement indique le numéro de casier.

  7.2. Dans les sections mobiles non autonomes au regard de l'approvisionnement et se ravitaillant à la section « approvisionnement » de l'unité, le volant d'approvisionnement est tenu sur un fichier inventaire de « détenteur dépositaire » composé de fiches du modèle C 14.

Ce fichier permet la surveillance, le contrôle et le recomplètement des stocks. Il sert à la fois de fichier « dotation », de fichier « emplacement » et de fichier « substitution » et permet de déterminer facilement les existants réels en casier.

  7.3. La description et les conditions d'emploi de la fiche C 14 sont données en annexe VI à l'instruction no 260/EMAT/SOMA/M 4500/EMAT/4/P du 14 mai 1968 (2) modifiée ; les conditions particulières d'emploi au niveau des sections mobiles non autonomes sont précisées en annexe IV à la présente instruction.

4. Dispositions relatives aux mouvements de matériels.

4.1. Exécution et justification des mouvements.

  8.1. Les opérations de gestion qui entraînent une modification des existants « en approvisionnement » et « en attente » donnent lieu, sur le plan comptable, à l'exécution d'un mouvement dit « extérieur ».

Suivant les principes définis à l'article 22 de l' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée précitée, toute modification apportée aux existants de l'inventaire des matériels « en approvisionnement » et « en attente » donne lieu à l'établissement d'un ordre de mouvement et d'une pièce justificative.

Les mouvements ayant pour objet un changement de classification sont assimilables à des mouvements « extérieurs ».

  8.2. Dans un but de simplification, les mouvements ayant pour objet, à l'intérieur d'une même gestion :

  • d'opérer un changement de position à l'intérieur d'un classement « en approvisionnement » ou « en attente » ;

  • de faire passer un article d'une position « en approvisionnement » à une position « en service » ou « en attente » et vice versa, ne donnent pas lieu à la création d'une pièce justificative, s'agissant de « mouvements intérieurs » n'affectant pas l'existant global de la gestion.

Les perceptions et reversements de matériels de deuxième catégorie, qui continuent à figurer dans les comptes de l'organisme de soutien direct, sont assimilables à des mouvements « intérieurs ».

4.2. Principes de mise à jour de l'inventaire général.

  9.1. L'inventaire général des matériels « en approvisionnement » et « en attente » doit pouvoir renseigner en permanence les existants effectivement « disponibles » en magasin compte tenu des mouvements ordonnés et non exécutés.

Les « ordres de mouvement » doivent par conséquent être enregistrés, sur les fiches comptables, avant d'être transmis aux magasins chargés de les exécuter.

  9.2. Pour l'enregistrement de leurs mouvements à l'inventaire général et sur les étiquettes de magasin M 6, on utilise la méthode dite « des lignes ».

Cette méthode assure la mise à jour du fichier a priori et permet d'enregistrer les mouvements dans un ordre identique sur les fiches et les étiquettes de magasin.

Elle facilite le rapprochement entre l'existant annoncé par le fichiste (tel qu'il ressort de la fiche comptable) et celui accusé par l'étiquette de magasin et permet la vérification des existants en casier.

  9.3. La vérification permanente de la concordance entre le stock après mouvement annoncé par l'ordre de mouvement et le stock accusé par l'étiquette M 6 est assurée par le magasinier.

Bien que l'initiative de la vérification « physique » des existants n'incombe pas au magasinier, il lui appartient néanmoins de signaler au fichiste les différences qu'il peut être amené à constater, au cours de l'exécution d'un mouvement ou d'une opération de dénombrement, entre les écritures portées sur l'étiquette M 6 et les existants en casier.

  9.4. Les directives concernant :

  • la mise à jour du fichier avant l'exécution des ordres de mouvement ;

  • le passage des mouvements sur les étiquettes M 6, sont précisées en annexe V.

4.3. Caractéristiques et présentation des documents circulants.

  10.1. Les pièces nécessaires pour l'exécution des mouvements et leur justification dans la comptabilité sont toujours établies en une seule fois.

A cet effet les différents exemplaires des documents circulants sont superposables et réunis en liasse, de façon à pouvoir être établis par duplication.

Toutefois, afin d'éviter la multiplication des enregistrements au registre journal, les bons de mouvement (3) relatifs à des matériels consommables délivrés à (ou reversés par) la clientèle rattachée, sont regroupés journellement dans une pièce justificative distincte.

La composition de la liasse est différente suivant la nature du mouvement à effectuer. Les exemplaires constituant une même liasse portent un même numéro de foliotage préimprimé ; les duplicata et copies éventuellement établis doivent être complétés par le numéro de folio de la pièce originale.

Les liasses sont remises en carnet ou en bloc dont elles sont détachées au fur et à mesure des besoins. Elles doivent être rédigées très lisiblement sans surcharge ; les ratures doivent être approuvées par les signataires de l'imprimé.

  10.2. Les dispositions communes aux différents documents circulants, leurs conditions d'emploi ainsi que le graphique de circulation de chacun d'eux sont donnés en annexe V.

4.4. Les pièces justificatives.

  11.1. Les différentes pièces justificatives pouvant être créées par les organismes non mécanisés sont énumérées ci-après et leur objet est en même temps indiqué succinctement :

  • bordereau récapitulatif M 9 qui permet le regroupement journalier des sorties et des entrées de matériels consommables ordonnés par bon de mouvement MC 10 ou MC 10 U. Il permet également le regroupement des bons de distribution M 22 au niveau des organismes ne disposant pas de rayons AFP et EXP ;

  • extrait de procès-verbal de vente M 12 : utilisé pour la sortie des comptes des matériels vendus par l'intermédiaire de l'administration des domaines ;

  • bon de réception M 13 : utilisé pour la prise en charge de matériels provenant d'achats ou de cessions à titres onéreux consenties par les services du département des armées ;

  • facture M 14 : utilisée pour les livraisons, expéditions ou cessions de matériels à titre gratuit ou onéreux, exécutés au profit d'une autre gestion ou d'une partie prenante individuelle ;

  • bon de commande facture M 14 bis : utilisé par les organismes du service rattachés, sur le plan de l'approvisionnement, à un autre organisme non mécanisé ;

  • certificat M 16 : utilisé pour appuyer une entrée ou une sortie réelle à effectuer au titre de la gestion, dans les cas prévus par la réglementation.

  11.2. Les documents circulants ci-après, utilisés en particulier pour ordonner les mouvements de matériels consommables au profit des parties prenantes rattachées à la gestion, ne comportent pas de pièces justificatives. Ils ne sont donc pas enregistrés individuellement au registre journal ; seul le bordereau récapitulatif M 9, dans lequel ils sont récapitulés, fait l'objet d'une inscription audit registre :

  • bon de mouvement MC 10 à lignes multiples utilisé pour :

    • la perception de rechanges et matières (4) lorsque la partie prenante a l'assurance de trouver en magasin tous les articles demandés ;

    • les reversements de rechanges et matières ;

  • bon de mouvement MC 10 U à ligne unique pour :

    • la perception d'un rechange, objet ou matières (4) ;

    • la satisfaction des dus.

Les bons MC 10 et MC 10 U permettent, en outre, dans les cas particuliers et sous certaines conditions, de procéder au remplacement ou à l'échange nombre pour nombre de certains matériels ou de leurs composants.

  11.3. Les perceptions et reversements de matériels non consommables, ayant pour objet de faire passer un article d'une position « en approvisionnement » à une position « en service » ou vice versa, font l'objet d'un bon de mouvement M 11.

Lorsque ces mouvements portent sur des matériels suivis en statistique de commandement, l'ordre de mutation facture ST M 1 M peut se substituer au bon de mouvement M 11.

  11.4. Les changements de position autres que ceux visés au § 11.3 ci-dessus, qui affectent les matériels non suivis en statistique de commandement, font l'objet d'un état de changement de position M 15.

  11.5. La procédure d'échange des matériels reste soumise aux dispositions de la circulaire no 40955/DCMAT/EA/1 du 23 octobre 1972 relative aux modalités d'utilisation du bulletin de mise en réparation C 7 D(5).

  11.6. L'annexe V à la présente instruction donne pour chacune des pièces énumérées ci-dessus, les indications détaillées nécessaires pour leur établissement ; en outre, celles qui sont créées par les demandeurs font l'objet d'une instruction pratique d'emploi figurant en tête de chaque carnet ou bloc remis aux utilisateurs.

4.5. Mouvements relatifs aux matériels suivis en statistique de commandement.

  12.1. Suivant les principes définis à l'article 17 de l' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée précitée, les mouvements concernant les matériels suivis en statistique de commandement donnent lieu à la création des documents circulant ci-après :

  • ordre de mutation facture ST M 1 m, utilisé pour :

    • notifier les mouvements concernant les matériels suivis en statistique ordonnés par le commandement et direction régionale du matériel ou par la direction du matériel et des bâtiments du territoire ;

    • justifier les mouvements dans la comptabilité des organismes intéressés ;

  • compte rendu de mouvement ST M 2 m, utilisé pour signaler les mouvements qui n'ont pas fait l'objet d'ordre de mutation-facture. Lorsque ce compte rendu est crée par un établissement, il est utilisé comme état de changement de position.

  12.2. Les conditions d'utilisation et le mode de renseignement de chacun de ces documents sont précisés dans l'instruction relative à la statistique mécanographique des matériels ressortissant au service du matériel.

  12.3. Pour faciliter et accélérer les échanges et les remplacements de matériels détériorés, usagés ou perdus, certains matériels « non consommables » peuvent être placés en « dépôt de maintenance avancée » dans les unités de soutien direct.

Les matériels détenus à ce titre sont suivis en comptabilité et en statistique par les soins du comptable des matériels chef du détachement approvisionnement de l'unité.

Pour les matériels non placés en dépôt de maintenance avancée les unités du matériel peuvent, en outre, opérer comme transitaire entre l'organisme pourvoyeur et les corps de troupe.

Les matériels visés par le présent paragraphe sont d'une manière générale, mais sans que cette règle soit absolue, des articles dits de dotation (6) ou des constituants principaux de matériels électroniques.

Les dispositions pratiques à appliquer pour ces mouvements de matériels font l'objet de l'annexe VI à la présente instruction.

Pour le ministre des armées et par délégation :

L'administrateur civil hors classe, sous-directeur « administration »,

BABAULT.

Annexes

ANNEXE I. Répoertoire des documents et imprimés.

utilisées pour la tenue manuelle de la comptabilité des matériels « en approvisionnement » et « en attente » dans les établissements et unités non mécanisés (à l'exception des documents communs qui ont été décrits dans l' instruction 27000 /T/DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée (BOC, p. 929)

  • 1. Documents et imprimés, propres au service du matériel de l'armée de terre, décrits dans la présente instruction.

    Nomenclature.

    Désignation du document ou de l'imprimé.

    Pages des modèles.

    Annexes dans lesquelles les modèles sont décrits.

    M 1 stat.

    Fiche comptable matériels suivis en statistique

     

    III

    M 1 A.

    Fiche comptable

     

    III

    M 1 B.

    Fiche comptable

     

    III

    M 2.

    Fiche approvisionnement

     

    III

    M 3 stat.

    Fiche de répartition matériels suivis en statistique

     

    III

    M 3.

    Fiche de répartition

     

    III

    M 6.

    Etiquette de magasin

     

    IV

    M 9.

    Bordereau récapitulatif

     

    V

    M 11.

    Bon de mouvement

     

    V

    M 12.

    Extrait de procès-verbal de vente

     

    V

    M 13.

    Bon de réception de matériels en provenance d'achats

     

    V

    M 14.

    Facture de livraison, d'expédition ou de cession

     

    V

    M 14 bis.

    Bon de commande-facture

     

    V

    M 15.

    Etat de changement de position

     

    V

    M 16.

    Certificat administratif

     

    V

     

    Ces documents et imprimés sont approvisionnés et distribués dans les conditions fixées par l'instruction no 14816/DCMAT/EA/2 du 19 avril 1968 (1) ; leurs modèles sont donnés dans l'annexe V.

  • 2. Imprimés propres au service du matériel de l'armée de terre, utilisés également pour la tenue de la comptabilité des matériels dans les corps de troupe et décrits dans le BOEM 703-1.

    Nomenclature.

    Désignation de l'imprimé.

    Annexes dans lesquelles sont précisées les modalités d'exploitation de l'imprimé.

    MC 10.

    Bon de mouvement

    V

    MC 10 U.

    Bon de mouvement à ligne unique

    V

    C 14.

    Fiche de magasin

    IV

     

    Ces imprimés sont approvisionnés dans les conditions définies au paragraphe 1 ci-dessus.

Notes

    1Abrogée par la décision n°77/DEF/DPMAT/SDA/MAR/RPA/1 du 2 janvier 1991 (BOC, p. 43).

ANNEXE II. Tableau résumant les principaux mouvements de matériels et précisant pour chacun d'eux le document utilisé.

Numéro repère.

Nature des mouvements.

Documents utilisés.

Observations.

I. Entrées réelles.

a

Achats dans le commerce (livraison unique ou partielle).

Bon de réception M 13 (1).

(1) A l'exemplaire « PJ » du bon M 13 est annexé un exemplaire de la facture du fournisseur.

b

Cessions à titre onéreux faites aux organismes du service du matériel par d'autres établissements ou services du département des armées ou par un service d'un autre département ministériel.

Bon de réception M 13 (1).

(1) A l'exemplaire « PJ » du bon M 13 est annexé un exemplaire de la facture de l'organisme cédant.

c

Cessions à titre gratuit faites aux organismes du service du matériel par d'autres services du département des armées ou par un service d'un autre département ministériel.

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Dans la mesure où le service cédant n'utilise pas de factures administratives du modèle de la réglementation générale.

A l'exemplaire « PJ » du certificat administratif est annexé la facture produite par le service cédant.

d

Réception de matériels en provenance d'organisme du service disposant :

 

(1) Sauf lorsque la facturation fait suite à une demande de réapprovisionnement formulée par bon de commande facture M 14 bis.

— d'une gestion non mécanisée

— d'une gestion mécanisée

Facture M 14 (1).

Facture M 14 ter U établie par l'organisme livrancier.

e

Réception de matériels en provenance d'une autre gestion lorsque l'organisme destinataire n'est pas en possession de la facture administrative au moment de la réception.

Certificat administratif M 16.

A l'exemplaire « PJ » du certificat administratif M 16 est annexé l'exemplaire « entrée » de la facture administrative.

f

Réception de matériels en provenance d'un organisme ravitailleur non mécanisé, consécutive à une demande de réapprovisionnement.

Bon de commande-facture M 14 bis établi par l'organisme demandeur.

 

g

Prise en charge d'excédents constatés en dehors ou à la suite d'un recensement de matériels en approvisionnement ou en attente.

Certificat administratif M 16.

La référence (date et numéro du procès-verbal) doit être mentionnée sur le certificat administratif.

h

Prise en charge des produits des polygones et terrains militaires lorsque ces produits doivent être utilisés par les établissements du service.

Certificat administratif M 16.

 

i

Prise en charge de produits finis, objets, outillages, mobiliers, confectionnés par les ateliers.

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Auquel est annexé l'exemplaire 2 de la demande de travail T 1.

j

Prise en charge de matériels, outillages, objets et matières hors d'usage non soumis à la procédure de réforme.

Certificat administratif M 16.

Prise en compte directement aux vieilles matières (au poids).

k

Pris en charge d'articles réparables reversés par les utilisateurs dans les magasins de la gestion soumis à la procédure de récupération décrite à l'annexe VI de l' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée, précitée.

Certificat administratif M 16 établi après examen et tri des articles.

Un certificat M 16 est établi distinctement :

— pour les articles à remettre en état ;

— pour les articles à proposer pour la réforme.

l

Prise en charge :

1° De matières premières ou rechanges perçus en excédent, c'est-à-dire perçus au titre d'un ordre de travail et non effectivement employés à ce travail et reversés par les ateliers aux magasins de la gestion ;

2° De produits de démolition ;

3° De produits de démontage (ensemble, sous-ensemble) reversés dans un magasin de la gestion ;

4° De matières et rechanges reversés par suite de réduction des volants d'ateliers, volants d'approvisionnement, liste R ;

5° D'un article réparable mis en réparation par un corps de troupe par bulletin C 7, et dont la remise en état ne peut être effectuée dans les délais voulus ou de manière rentable par l'organisme réparateur.

Bon de mouvement MC 10 ou MC 10 U établi au titre « reversement ».

Dans le cas n° 5 le bon MC 10 est établi par l'organisme réparateur.

m

Prise en charge de matériels provenant de réquisition.

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Auquel est annexé selon le cas :

— la feuille de « prise en compte ou de contrôle » détachée du carnet d'ordres et de reçus de réquisition (modèle n° 440-0/13 pour les matériels autres que les matériels auto-chars) ;

— l'état n° 440-2/11 établi par la commission de réquisition s'il s'agit de matériels auto-chars.

n

Perception d'articles « AFP » ou « EXP », auprès d'un organisme ravitailleurs de rattachement.

Bon de distribution M 22.

Cf. instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée.

II. Sorties réelles.

a

Cessions faites par les organismes du matériel :

— à d'autres départements ministériels ;

— à d'autres services du département des armées ;

— à des collectivités locales ou établissements publics ;

— à des parties prenantes isolées.

Facture M 14.

Les factures de cession sont toujours décomptées et arrêtées en valeur.

L'exemplaire n° 1 « sortie » est en outre revêtu de la mention de prise en charge du cessionnaire.

Lorsque la cession s'opère sur le plan central, l'exemplaire « duplicata » mis à l'appui des comptes matières de l'organisme cédant doit également être revêtu de la mention de prise en charge par le cessionnaire.

b

Livraisons et expéditions faites par les organismes du service du matériel à d'autres gestions relevant du département des armées (appartenant ou non au service du matériel).

Facture M 14.

L'exemplaire n° 1 « sortie » est revêtu de la mention de prise en charge du comptable réceptionnaire.

c

Sortie des comptes des matériels éliminés, faisant l'objet d'une décision autre que l'aliénation ou le classement aux vieilles matières (cas des matériels à enfouir, à immerger, à incinérer…).

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Cf. instruction no 43000/DCMAT/EA/1 du 18 décembre 1968 abrogée et remplacée par l' instruction 18600 /DEF/DCMAT/SDA/RPA/1 du 03 juillet 1987 modifiée (BOC, p. 4981).

Le CA M 16 comporte la référence du PV d'élimination.

d

Sortie du « compte particulier des matériels remis aux domaines » des matériels vendus.

Extrait de procès-verbal M 12 de « ventes par des domaines » (1).

(1) Comportant la signature du receveur des domaines.

e

Pertes, déficits et avaries concernant des matériels en approvisionnements ou en attente, et constatés à l'occasion ou en dehors d'un recensement.

Certificat administratif M 16.

La référence du procès-verbal de constatation est mentionnée sur le certificat administratif.

f

Distributions de matériels consommables faites par les magasins de la gestion aux ateliers, services et corps de troupe rattachés (ou aux sections mobiles non autonomes au regard de l'approvisionnement).

Bon MC 10 U (ou MC 10) établi au titre « perception ».

 

g

Distributions de composants d'unité collective manquant lors de la perception de l'UC.

Bon MC 10 U (ou MC 10) (établi par l'organisme de soutien direct).

Mention de la perception est à inscrire, sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.

h

Remplacement de composants d'unité collective « en service » perdus.

Bon MC 10 U (ou MC 10) établi au titre perception.

Mention de la perception est à inscrire, sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.

i

Recomplètement d'une unité collective en « approvisionnement » ou en « attente » incomplète au moment de sa constitution.

Certificat administratif M 16.

La référence du CA M 16 est à inscrire sur les fiches MC 4 et MC 4 bis correspondantes.

j

Satisfaction à un dû.

Bon MC 10 U.

 

k

Livraisons de matériels de 2e catégorie faites par un organisme du service à un corps de troupe ou service qui ne lui est pas rattaché.

Facture M 14 (1).

(1) Dont l'exemplaire n° 1 « sortie » est revêtu de la prise en charge du comptable de l'organisme de rattachement.

III. Mouvements intérieurs.

A. Entrées.

a

Réintégration :

— de matériels de 2e catégorie par un corps de troupe ou service rattaché ;

— de matériels non consommables par un service de l'établissement ;

— de matériels « d'exploitation » par un service d'un centre de réparation et d'approvisionnement (CRA) ou une section d'une unité du matériel.

Bon de mouvement M 11 établi au titre « reversement ».

Les mouvements visés ci-contre concernant des matériels suivis en statistique de commandement sont appuyés d'un exemplaire de l'ordre de mutation facture ST M 1 rendant superflu l'utilisation du bon M 11.

B. Sorties.

b

Distributions :

— de matériels de 2e catégorie à un corps de troupe ou service rattaché ;

— de matériels non consommables à un service de l'établissement ;

— de matériels « d'exploitation » à un service ;

— une annexe d'établissement autonome au regard de l'approvisionnement ou à une section d'une unité du matériel.

Bon de mouvement M 11 établi au titre « perception ».

Les mouvements visés ci-contre concernant des matériels sont appuyés d'un exemplaire de l'ordre de mutation facture ST M 1 rendant superflu l'utilisation du bon M 11.

IV. Entrées et sorties corrélatives.

a

Déclassement de matériels.

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Cf. instruction no 43000/DCMAT/EA/1 du 18 décembre 1968. Abrogée et remplacée par l' instruction 18600 /DEF/DCMAT/SDA/RPA/1 du 03 juillet 1987 (BOC, p. 4981) modifiée.

Le CA M 16 comporte la référence du PV de déclassement.

b

Sortie de l'inventaire général des matériels ayant fait l'objet d'une décision d'aliénation ou d'un classement aux vieilles matières et entrée corrélative au « compte des matériels remis aux domaines ».

Certificat administratif M 16 (1).

(1) Cf. instruction no 43000/DCMAT/EA/1 du 18 décembre 1968.

Le CA M 16 comporte la référence du PV d'élimination.

c

Prise en compte d'articles approvisionnés au bénéfice des rayons AFP et EXP.

Bon de réception M 13 s'il s'agit d'articles décentralisés.

Bon de distribution du magasin central s'il s'agit d'articles centralisés.

Ces articles sont portés corrélativement en entrée et en sortie par référence à l'un des documents visés ci-contre.

(Cf. instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée précitée.

d

Constitution de dislocation d'unité collective.

Redressement d'écritures.

Changement de classification.

Certificat administratif M 16.

 

e

Echange d'un matériel complet mis en réparation par un corps de troupe auprès d'un organisme de soutien direct et dont la remise en état ne peut être effectuée par cet organisme (qui procède à l'échange).

Mise en réparation (ou sortie de réparation) d'un matériel en attente.

Bulletin de mise en réparation C 7 tenant lieu d'état de changement de position (1).

(1) La régularisation statistique étant poursuivie parallèlement pour les matériels suivis en statistique de commandement.

f

Mise en réparation d'un matériel dans l'industrie.

Etat de changement de position M 15 (1).

(1) Comportant la référence de la demande A 1.

g

Sortie de réparation d'un matériel dans l'industrie.

Bon de réception M 13 tenant lieu d'état de changement de position (1).

(1) Dont l'exemplaire « pièce justificative » est détruit.

h

Sortie ou réintégration de matériels loués ou mis temporairement à la disposition de parties prenantes étrangères à l'armée par un organisme du matériel.

Bon de mouvement M 11 (1).

(1) Dont l'exemplaire 2 comporte l'acceptation de la prise en charge en quantité et en valeur de la partie prenante.

i

Changements de positions autres que ceux objets des numéros repère e, f, g et h.

Etat de changement de position M 15.

 

j

Remise en état d'ensembles, sous-ensembles et rechanges réparables, par un établissement relevant de la DTAT, expédiés par un établissement du service (autre qu'un MCR).

Facture M 14 (1) (facturation au MCR désigné pour la prise en charge).

(1) Cf. instruction no 35100/DCMAT/EA/1 66900/DTAT/AF/2 du 5 septembre 1969 (abrogée et remplacée par l' instruction 12700 /DEF/DCMAT/SDA/RPA 16600 /DAT/C du 11 mai 1987 (BOC, p. 2407).

k

Prise en charge par un organisme de soutien direct (doté d'une gestion non mécanisée) de matériels reçus d'un MCR au titre de la procédure d'urgence et destinés à un organisme demandeur.

Bon MC 10 U « PU » établi par l'organisme demandeur au titre de la procédure d'urgence.

L'article livré est porté corrélativement en entrée et en sortie au fichier inventaire par référence au bon MC 10 U « PU », ce dernier portant la mention : « Procédure d'urgence entrée et sortie corrélative ».

 

ANNEXE III. L'inventaire général des matériels« En approvisionnement » et « En attente ».

1 La fiche comptable M 1 stat.

1.1

La fiche comptable M 1 stat du format 42 × 27 est utilisée exclusivement par les établissements et les annexes d'établissements autonomes au regard de l'approvisionnement pour les matériels suivis en statistique de commandement susceptibles de se trouver dans une ou plusieurs positions des classements « en approvisionnement » ou « en attente ».

Dans les unités de soutien direct, la fiche M 1 stat, en raison de son format n'est pas utilisée et est remplacée par la fiche M 1 A.

1.2

Il est ouvert et tenu une fiche M 1 stat pour chaque article suivi en statistique sous un numéro de code EMAT.

Les fiches M 1 stat sont classées dans l'ordre croissant des numéros de code.

1.3

La fiche M 1 stat permet de suivre directement la répartition des existants entre les positions possibles du classement « en approvisionnement » et « en attente ».

Lorsque le matériel est, pour une position donnée, réparti entre plusieurs détenteurs ou lorsqu'il doit être suivi dans une position « affinée » il est ouvert et tenu, en tant que de besoins, une fiche de répartition M 3 stat (1) du format 42 × 27.

Le numéro de code des positions pour lesquelles une fiche de répartition est ouverte est inscrit dans la case 8.

Cependant, étant donné que toutes les positions ne sont pas nécessaires, et afin que la fiche puisse être utilisée pour suivre directement la répartition des existants entre les positions affinées du classement « en approvisionnement » et « en attente », sans recourir à l'ouverture d'une fiche de répartition M 3 stat, seul l'intitulé des positions non affinées a été imprimé ; les numéros de code affinés (à 3 chiffres) n'ont pas été imprimés sur la fiche, ces numéros étant complétés par les utilisateurs en fonction des besoins.

Si, néanmoins, le nombre des colonnes de la fiche demeure insuffisant il y aura lieu d'ouvrir une fiche de répartition M 3 stat pour l'ensemble des positions intéressées.

1.4

Les fiches M 1 stat sont à renseigner (cases 1 à 7) en se conformant à leur tracé, compte tenu des précisions ci-après :

  • le prix unitaire (case 2) est toujours porté au crayon ;

  • la case 6 dont l'intitulé a été laissé en blanc est à la disposition des établissements pour tous renseignements complémentaires.

1.5

Pour la tenue des fiches, il convient d'opérer différemment selon qu'il s'agit :

  • d'entrées ou de sorties « réelles » modifiant la situation globale des existants ;

  • de changement de position du matériel à l'intérieur de la gestion ne modifiant pas les existants totaux.

1.6

Entrées et sorties réelles.

Toute inscription faite dans les colonnes 4 à 6 entraîne obligatoirement une inscription correspondante dans les colonnes 7 à 37, savoir :

  • colonne 7 : répéter dans cette colonne la quantité inscrite dans l'une des colonnes 4 ou 5 ;

  • colonne 8 : porter dans cette colonne l'indicatif de la position dont l'existant augmente (cas d'une entrée) ;

  • colonne 9 : porter dans cette colonne l'indicatif de la position dont l'existant diminue (cas d'une sortie) ;

  • colonnes 10 à 37 : indiquer dans la colonne appropriée, le nouvel existant dans la position considérée, en fonction de la quantité faisant mouvement portée dans la colonne 7.

Nota.

Pour une même entrée ou une même sortie, les colonnes 8 et 9 ne sont jamais utilisées simultanément ; l'une ou l'autre de ces colonnes seulement est utilisée.

1.7

Changements de position du matériel à l'intérieur de la gestion.

Dans ce cas, aucune inscription n'est à faire dans les colonnes 4 et 5 ; on répète dans la colonne 6 l'existant précédent qui ne varie pas et, sur la même ligne, on renseigne les colonnes des deux positions intéressées par le mouvement en opérant comme il est indiqué au paragraphe 1.6 précédent.

Nota.

Contrairement à ce qui se passe pour une entrée ou une sortie réelle, le changement de position à l'intérieur de la gestion comporte toujours pour un même mouvement, l'utilisation simultanée des colonnes 8 et 9.

2 La fiche comptable M 1 A.

2.1

La fiche M 1 A du format 27 × 21 est tenue :

  • par les établissements et les centres de réparation et d'approvisionnement pour tout matériel non suivi en statistique de commandement, susceptible de se trouver dans plusieurs positions des classements « en approvisionnement » et « en attente » ;

  • par les unités de soutien direct :

    • pour les matériels suivis en statistique de commandement (2) placés en « dépôt de maintenance avancée » ou « en attente » ;

    • pour les autres articles classés réparables au MAT 3970.

2.2

Dans le tableau de répartition des existants l'intitulé de plusieurs colonnes a été laissé en blanc ; ces colonnes sont à utiliser selon les besoins pour suivre directement la répartition des existants entre les positions intéressées sans recourir à l'ouverture d'une fiche M 3.

La fiche M 1 se prête ainsi pour suivre directement la répartition dans une même gestion des existants entre les positions possibles du classement « en approvisionnement » et « en attente », lorsque n'intervient qu'un seul et même détenteur ; sinon, il faut avoir recours, comme est dit pour la fiche M 1 stat, à des fiches de répartition M 3 dont la description et les modalités d'emploi sont données ci-après.

2.3

Les renseignements permanents à faire figurer sur les fiches M 1 A (cases 1 à 15) appellent les précisions suivantes :

  • Case 2 : code « réparation » : les codes « réparation » sont définis dans l'instruction sur le fonctionnement de l'approvisionnement des articles techniques.

  • Case 4 : code « appartenance » : c'est le code qui identifie le matériel sur lequel peut s'appliquer l'article considéré.

  • Case 8 : « prix unitaire » : il est à inscrire au crayon.

    Il est à noter que les codes « classe », « d'appartenance » et éventuellement de « réparation » ainsi que les prix unitaires, sont donnés pour chaque article centralisé par le catalogue MAT 3970.

  • Case 9 : « identification du matériel » : il s'agit du numéro de gestion ou du numéro « constructeur » pour les articles décentralisés.

  • Case 10 : « interchangeabilité » : inscrire dans cette case le numéro de nomenclature des matériels similaires qui peuvent être délivrés en substitution.

  • Case 11 : « stock à entretenir » :

    — lorsque le procédé de réapprovisionnement est basé sur un stock de commande (cas des articles non « AGI » des établissements et centres de réparation et d'approvisionnement), les cases « stock de commande » et « stock maximal » sont renseignées par les quantités correspondantes ;

    — lorsque le réapprovisionnement est effectué « à niveau constant » (cas des articles « AGI », des stocks détenus par les unités de réparation du service) la colonne « stock de commande » est seule renseignée.

  • Case 12 : cette case laissée en blanc est à la libre disposition des organismes ravitailleurs.

    Dans les unités du matériel, elle sera utilisée pour signaler les articles figurant dans le lot de chargement au moyen d'un timbre humide portant la mention « DOT LOT CHARG ».

    Dans ce cas cette case devra comporter également l'indication de la quantité d'articles prévus au lot de chargement et qui ont été « placés à terre ».

  • Case 14 : indiquer dans cette case la source normale d'approvisionnement : commerce, établissement, établissement ravitailleur principal régional (ERPR), magasin central ou autre provenance, en rayon la mention inutile et en identifiant l'organisme pourvoyeur.

2.4

Pour la tenue des fiches, on se conformera aux directives données à ce sujet pour la fiche M 1 stat, compte tenu des précisions ci-après :

Colonne 5 : « consommations normales » ; sont inscrites dans cette colonne, toutes les distributions faites aux corps, ateliers et services utilisateurs ou consommateurs.

Pour le maintien en condition des matériels à soutenir :

  • recomplètement des listes « V » et « R » des corps de troupe, des volants d'ateliers des établissements, des volants d'approvisionnement des ateliers détachés, de lots de chargement des unités du matériel, des volants d'approvisionnement des SMR ;

  • l'exécution des réparations autres que la révision générale et la reconstruction sur programme ministériel ;

  • les échanges nombre pour nombre ;

  • le remplacement des composants d'unité collective perdus ou détériorés.

Pour les besoins de fonctionnement des ateliers, services et magasins des établissements et unités.

Colonne 6 : « autres sorties » ; sont inscrites dans cette colonne toutes les sorties autres que celles visées ci-dessus notamment celles relatives aux :

  • facturations à une autre gestion ;

  • cession ;

  • pertes, déficits, éliminations ;

  • constitutions, dislocations de lots, dotations, unités collectives ;

  • mise en place d'une liste « V » ou « R », d'un volant d'atelier, d'un volant d'approvisionnement ;

  • augmentation de ces volants ;

  • constitution de lots de ravitaillement, de lots d'outillage et collections diverses ;

  • distributions faites suite à prescription d'un bulletin technique ;

  • recomplètement des unités collectives incomplètes au moment de leur mise en place.

2.5

Lorsqu'elles sont utilisées par les unités de soutien direct pour les matériels suivis en statistique de commandement, les fiches M 1 A sont tenues dans les mêmes conditions que celles qui ont été définies pour les fiches M 1 stat ; les renseignements objet des cases 1 à 50, 10, 11 et 14 et de la colonne 6 « autres sorties », devenant sans objet, ne sont pas mentionnés.

3 La fiche comptable M 1 B.

3.1

La fiche comptable M 1 B de format 27 × 21 est utilisée par les établissements, les annexes d'établissement autonomes au regard de l'approvisionnement et les unités de soutien direct, pour suivre les approvisionnements courants qui, d'une manière générale, se trouvent placés dans la position 510 « maintenance régionale paix » et exceptionnellement « en attente ».

3.2

La fiche M 1 B est tenue conformément à son tracé compte tenu des précisions ci-après :

En-tête (cases 1 à 15). L'en-tête de la fiche M 1 B étant identique à celle de la fiche M 1 A, les cases 1 à 15 sont renseignées dans les mêmes conditions que celles précisées au paragraphe 2.3 à l'occasion de l'ouverture des fiches M 1 A.

Tableau 18 : « détermination des quantités à commander ». Ce tableau est tenu au crayon. Chaque fois qu'il doit être établi une demande de réapprovisionnement, les quantités à commander sont déterminées après avoir renseigné ce tableau dans les conditions précisées par la fiche. Lorsque le réapprovisionnement s'effectue à niveau constant (cas des stocks détenus par les unités de réparation du service), la quantité à mentionner dans la colonne 1 « stock maximum » est celle indiquée dans la case 11 au titre du « stock de commande ».

Tableau 19 : « réapprovisionnement » :

Colonnes 1 à 3. Ces colonnes sont destinées à l'enregistrement chronologique des commandes de matériels auprès des organismes ravitailleurs ou des fournisseurs privés.

On y inscrit en particulier les commandes de réapprovisionnement des stocks à détenir par l'établissement ou l'unité pour le maintien en condition des matériels (bons de commande, demandes d'achat, etc.).

Colonnes 4 à 8. Ces colonnes sont utilisées pour suivre la suite donnée à chaque commande enregistrée dans les colonnes 1 à 3 ; on y inscrit les renseignements relatifs à la quantité allouée et éventuellement la quantité en dû, le total de ces deux quantités correspondant à ce qui sera réellement reçu lorsque la totalité de la commande aura été satisfaite. Ces renseignements sont donnés selon le cas :

  • par le bon de commande A 4 reçu de la section achat ;

  • par l'exemplaire du bon de commande, renvoyé par l'organisme ravitailleur (magasin central, compagnie d'approvisionnement en rechanges du matériel ou établissement de marque) ;

  • par la fiche d'exploitation de commande ou l'avis d'annulation ou de retard adressé par le SCA ;

  • par les ordres de prise en charge du modèle commande 4 pour les matériels mis en fabrication par l'administration centrale.

La colonne 4 est renseignée sous une forme abrégée par la nature du document reçu : par exemple A 4 pour « bon de commande A 4 », AR pour « avis de retard », etc.

Les colonnes 5, 6, 7 et 8 sont ensuite renseignées, en regard du document inscrit, étant précisé que la date à inscrire dans la colonne 6 est la date de réception effective du document par le groupement des approvisionnements (ou le détachement approvisionnement de l'unité).

Colonnes 9 et 10. Date de réception et quantité de fournitures effectivement reçues. Lorsqu'il est prévu une livraison fractionnée, des renseignements sont portés en interlignes afin de ménager la place nécessaire à l'enregistrement des réceptions ultérieures.

Colonne 11. Cette colonne est tenue au crayon. La quantité restant à recevoir, à inscrire dans cette colonne, est égale à la différence entre la quantité « en commande » (colonnes 7 + 8) et la (ou les) quantité déjà reçue portée dans la colonne 10.

Lorsque la satisfaction d'une commande entraîne exceptionnellement des opérations multiples et complexes s'échelonnant sur des délais assez longs, il est ouvert, en tant que de besoins, un dossier de commande comprenant, outre le bon de commande, tous les documents donnant les renseignements quant à la suite donnée à cette commande, tels que les avis de livraison, d'annulation ou de retard, les ordres d'expédition, les relances faites par l'établissement, etc.

L'ouverture d'un tel dossier est signalée sur la fiche par un astérisque de couleur rouge porté dans la colonne 1 en regard de la commande considérée.

Tableau 20 : « récapitulation des consommations ». Chaque mois, le total des matériels portés en sortie au titre des consommations normales est reporté au crayon dans les cases prévues pour le mois considéré. Les « autres sorties » n'étant pas prises en considération pour le calcul des stocks ne sont pas récapitulés.

La consommation moyenne annuelle (Cma) qui constitue l'un des éléments de calcul des stocks « de commande » et « maximum » est obtenue en faisant le total des consommations normales inscrites mensuellement. Dans les unités du matériel, le Cma est utilisée en particulier pour permettre la réévaluation du lot de chargement.

Tableau 21 : « enregistrement des dus ».

Ce tableau est entièrement tenu au crayon ; il est réservé à l'enregistrement des quantités « dues » à la clientèle ainsi que des quantités livrées au titre de ces « dus ».

Ces renseignements sont inscrits suivant le tracé des colonnes 1 à 5 au moyen des bons de mouvement MC 10 U de prise en dû.

A chaque livraison, le dû est effacé s'il est satisfait entièrement ou modifié s'il est satisfait partiellement.

3.3 Signalisation des articles à réapprovisionner.

Lorsque, au cours d'une inscription sur la fiche M 1 B, le fichiste constate que le niveau des approvisionnements atteint le stock de commande, il place immédiatement sur la fiche un cavalier de couleur destiné à signaler l'article à réapprovisionner.

3.4

Dans les établissements et les annexes d'établissement autonomes au regard de l'approvisionnement pourvus d'un rayon « AFP » ou « EXP » les fiches relatives aux articles constituant ces rayons ne font l'objet d'aucune inscription dans les tableaux 18, 19, 20 et 21.

4 La fiche approvisionnement M 2.

4.1

La fiche M 2 est ouverte et tenue pour tous les articles non suivis en statistique de commandement, inventoriés sur fiche M 1 A (3).

Elle peut exceptionnellement être utilisée pour les articles inventoriés sur fiche M 1 B (3) détenus par les établissements et annexes d'établissement autonomes au regard de l'approvisionnement, lorsque l'emplacement réservé sur cette fiche, à l'inscription des élus et des commandes de réapprovisionnement s'avère insuffisant.

4.2

La fiche M 2 comporte sur son bord supérieur une bande verte qui permet de la distinguer des autres fiches.

4.3

La fiche M 2 est renseignée conformément à son tracé ; elle comporte :

  • a).  Au recto :

    • un en-tête où sont inscrits les renseignements permanents de l'article ;

    • un tableau (numéroté 16) destiné aux inscriptions relatives au « réapprovisionnement » ;

    • un tableau (numéroté 17) destiné à l'enregistrement des « dus ».

  • b).  Au verso :

    • la suite des tableaux 16 et 17 précités ;

    • un tableau (numéroté 18) utilisé pour l'établissement des demandes de réapprovisionnement (détermination de la quantité à commander) ;

    • un tableau (numéroté 19 récapitulant les consommations.

4.4

Les renseignements permanents contenus dans l'en-tête de la fiche M 2 ne donnent lieu à aucune remarque particulière, ceux-ci étant identiques à ceux déjà portés sur l'en-tête de la fiche comptable M 1 A.

4.5

Le mode d'utilisation des tableaux 16, 17, 18 et 19 est identique à celui des tableaux correspondants de la fiche M 1 B.

4.6

La signalisation des fiches M 2 relatives aux articles à réapprovisionner s'opère ainsi qu'il a été précisé au paragraphe 3.3 pour les fiches M 1 B.

5 Les fiches de répartition M 3 stat. et M 3.

5.1

Il est ouvert et tenu, s'il y a lieu, à l'appui de chaque fiche comptable une ou plusieurs fiches de « répartition » pour suivre la répartition, entre plusieurs détenteurs ou dans les différentes positions, des existants « en approvisionnements » ou « en attente » accusés par la fiche comptable correspondante.

Les fiches de répartition sont du modèle :

  • M 3 stat., format 42 × 27, lorsqu'elles sont mises à l'appui des fiches M 1 stat. ;

  • M 3, format 27 × 21, lorsqu'elles sont mises à l'appui des fiches M 1 A ou M 1 B exceptionnellement.

5.2

Chaque fiche comporte en tête :

  • un tableau I « Désignation et indicatif des positions comptables et des détenteurs ».

Ce tableau est divisé en plusieurs colonnes qui sont renseignées conformément à leur tracé :

  • colonne 1 : numéro de code de la position ;

  • colonne 2 : désignation des positions pour les matériels « en attente de remise en état » ou « en cours de réparation », ou de l'emplacement pour les matériels placés dans les autres positions du classement « en approvisionnement » et « en attente » ;

  • colonne 3 : indicatif attribué à chaque détenteur ou à chaque position comptable.

    Ces indicatifs sont utilisés de telle façon qu'il puisse être réservé des espaces libres pour l'inscription éventuelle de nouveaux détenteurs ou emplacements, à la suite de ceux qui ont été ouverts au titre d'une position donnée.

    Lorsque pour ces mêmes matériels le nombre des détenteurs est supérieur au nombre de colonnes de la fiche, il est ouvert une ou plusieurs fiches M 3 supplémentaires dont les indicatifs sont dans ce cas, affectés d'un indice numérique, exemple : S 1, T 1 U 1 pour la première fiche auxiliaire ; S 2, T 2, U 2 pour la seconde fiche auxiliaire, etc. ;

  • colonne 4 : date de vérification des existants détenus par un détenteur ou au titre d'une position donnée ;

  • à droite de ce tableau sont aménagées deux cases destinées :

    • case 2 : à l'identification du matériel (désignation, genre de nomenclature, numéro de code EMAT ou numéro de nomenclature) ;

    • case 3 : numéro des fiches M 3 stat. (ou M 3) sous la forme d'une fraction : en numérateur le numéro d'ordre de la fiche, en dénominateur le nombre total.

Au-dessous du tableau I et des cases 2 et 3, la fiche comporte une série de colonnes renseignées conformément à leur tracé.

5.3

Les mouvements enregistrés sur les fiches M 3 stat. (ou M 3) sont de deux sortes :

  • ceux qui donnent lieu à l'enregistrement corrélatif sur la fiche comptable M 1 stat. ou M 1 A ; par exemple :

  • mouvement entraînant un changement de position à l'intérieur des positions 5, 6 ou 7 ;

  • mouvement entraînant la perception ou le reversement d'un matériel en service et qui par conséquent modifient l'existant total des articles « en approvisionnement » et « en attente » ;

  • ceux qui ne donnent lieu à aucune inscription sur la fiche comptable.

Il s'agit des mouvements effectués entre détenteurs, qui, d'une part, ne modifient par l'existant global de la gestion et d'autre part n'entraînent aucun changement de position ; de ce fait, ils ne donnent lieu à aucune inscription dans les colonnes 3 et 4 de la fiche de répartition, l'existant étant alors simplement reporté dans la colonne 5.

ANNEXE IV. L'inventaire des magasins.

1 Utilisation, description et tenue de l'étiquette de magasin M 6 dans les établissements et annexes du matériel.

1.1

Les étiquettes de magasin M 6, utilisées dans les conditions précisées à l'article 6 de l'instruction, sont, en général placées sur les matériels qu'elles identifient ou sur les casiers dans lesquels ils sont stockés.

1.2

L'étiquette M 6 est de couleur différente, suivant la position du matériel qu'elle est destinée à identifier, savoir :

  • grise pour les matériels de la maintenance régionale dont les établissements ont la libre disposition ;

  • rose pour les matériels en approvisionnement « courant » autres que les précédents ;

  • rouge pour les matériels en approvisionnement « réservé » ;

  • verte pour les matériels « en attente ».

Il ne doit être ouvert et tenu qu'une seule étiquette pour chacune des positions dans laquelle se trouve un matériel.

Cependant lorsqu'une partie du matériel se trouve stockée dans un ou plusieurs autres magasins, il est joint à l'étiquette M 6 de base une étiquette auxiliaire indiquant l'emplacement et les quantités stockées dans chacun des autres magasins.

1.3

Pour la tenue des étiquettes M 6, les précisions suivantes sont données :

  • case 4 : on inscrit dans cette case la quantité stockée éventuellement au titre des « approvisionnements réservés » ;

  • case 5 : « identification du matériel », telle qu'elle figure sur la fiche comptable ;

  • colonne 6 : « repère » utilisé pour synchroniser l'enregistrement d'un mouvement sur l'étiquette M 6 et sur la fiche comptable. Chaque mouvement enregistré sur étiquette M 6 est inscrit au même numéro de ligne que celui indiqué par le fichiste sur l'ordre de mouvement considéré ; le cas échéant les blancs nécessaires sont laissés si les mouvements correspondants à des numéros antérieurs n'ont pas encore été exécutés ;

  • colonne 11 « existant ». Cette colonne n'est renseignée que si tous les mouvements précédents ont déjà été enregistrés sur étiquette M 6 ;

  • colonne 12 « recensements ». Reçoit l'indication de la date des contrôles des existants.

1.4

Lorsqu'une étiquette est terminée, elle est classée aux archives par le garde-magasin dans un fichier approprié.

Elle est conservée dans ce fichier jusqu'au moment où elle est remplacée par l'étiquette suivante classée aux archives de telle sorte qu'il existe toujours pour un même matériel deux étiquettes :

  • l'une en cours d'enregistrement des mouvements ;

  • la précédente classée aux archives.

2 Utilisation, description et tenue de la « fiche C 14 » dans les sections mobiles des unités de réparation, non autonomes au regard de l'approvisionnement.

2.1

Le fichier général de gestion n'étant tenu qu'à l'échelon du détachement approvisionnement de l'unité, la section mobile non autonome au regard de l'approvisionnement doit néanmoins disposer d'un fichier lui permettant de procéder à la surveillance et au contrôle des stocks et de suivre le recomplètement des volants et les consommations. Pour réaliser ces opérations, il est tenu au niveau de la section mobile un fichier inventaire de « détenteur dépositaire » constitué par des fiches du modèle C 14 ; il sert à la fois de fichier « dotation », de fichier « emplacement » et permet de déterminer facilement les existants réels en casier.

2.2

Le fichier ainsi constitué peut faire l'objet de subdivisions correspondant aux genres de nomenclature utilisés ; ces subdivisions sont séparées par un intercalaire en carton fort, surmonté d'un index de signalisation.

2.3

Les approvisionnements suivis sur fiches C 14 par la section mobile sont uniquement ceux qui constituent son « volant d'approvisionnement ».

Il n'est jamais ouvert de fiches pour les articles ne figurant pas dans ce volant, la section mobile agissant en ce cas comme intermédiaire entre le corps de troupe et le détachement approvisionnement de l'unité. Toutefois, pour faciliter la révision de la composition du volant d'approvisionnement, les consommations d'articles non compris dans ce volant seront récapitulées semestriellement ; ces consommations pourront être suivies au moyen d'écritures élémentaires sur des fiches C 14 distinctes des précédentes.

2.4 Tenue de la fiche C 14.

2.4.1 Description de la fiche.

La fiche modèle C 14 comporte des cases et des colonnes numérotées dont les en-têtes précisent la destination ; des indications complémentaires sont données ci-après :

  • les cases :

    • 1 « identification du matériel » ;

    • 2 « désignation » et « prix » ;

    • 5 « catégorie ou type de matériel » ;

    • 6 « interchangeabilité »,

      constituant les constantes de l'article sont renseignées dans les mêmes conditions que celles qui ont été définies lors de l'ouverture des fiches M 1 A et M 1 B.

  • case 3 « dotation » : sert à indiquer la dotation fixée au volant d'approvisionnement pour l'article considéré. Cette case doit également comporter la date de fixation des stocks ;

  • colonne 1 « date » : l'indication du mois est portée au début de chaque mois et n'est pas répétée ; cette indication permet de déterminer les consommations mensuelles en vue de la révision éventuelle du volant d'atelier ;

  • colonne 5 « numéro du bon » : il s'agit du numéro du bon de mouvement MC 10 U présenté par le client (corps de troupe, atelier de la section, etc.) ;

  • colonne 2 « entrée » et colonne 3 « sortie » : en regard du numéro de folio du bon MC 10 U remis par le client, le fichiste de la section mobile porte en sortie dans la colonne 3, la quantité d'articles délivrés ; ultérieurement, il portera en colonne 2, la quantité globale sur laquelle porte le réapprovisionnement ;

  • colonne 4 « existants » : la quantité existante doit toujours être égale à la dotation diminuée des quantités restant à délivrer (bons à recompléter + dus).

2.4.2 Conditions d'emploi de la fiche C 14 lors du réapprovisionnement de la section mobile.

Lors du réapprovisionnement de la section mobile effectué au moyen des bons de mouvement émis par les clients, le fichiste renseigne la fiche de la façon suivante :

  • a).  Si le détachement approvisionnement a recomplété entièrement le bon de mouvement, la quantité délivrée est portée en colonne 2 en même temps que sont rayées, en colonne 3, les quantités recomplétées ; aucune inscription n'est faite au tableau 8 « enregistrement des dus » ;

  • b).  Si faute de ressources suffisantes le réapprovisionnement n'est pas assuré ou n'est que partiel, les quantités « dues » sont enregistrées au tableau 8 de la façon suivante :

    • colonne 6 : indication du mois d'établissement du bon ;

    • colonne 7 : numéro du bon ;

    • colonne 8 : quantité due.

    Les quantités sur lesquelles portent les bons non satisfaits, sont rayées du tableau 7 (colonne 3), avant que ne soient inscrites au tableau 8 les quantités prises en dû.

    Lorsqu'il est donné satisfaction aux dus les quantités perçues sont portées en entrée au tableau 7 et le tableau 8 est renseigné comme suit :

    • colonne 9 : quantité reçue ;

    • colonne 10 : quantité restant due.

    Les colonnes 11 et 12 ne sont utilisées que dans le cas où les dus n'ont été satisfaits que partiellement.

ANNEXE V. Description, établissement et utilisation des pièces relatives aux mouvements de matériels (ART. 9 ET 10).

1 Dispositions communes à toutes les pièces.

1.1

Les pièces nécessaires pour l'exécution des mouvements et leur justification dans la comptabilité des matériels sont toujours établies en une seule fois.

A cet effet, les différents exemplaires destinés à ordonner et à justifier un mouvement sont superposables et réunis en « liasse » de façon à pouvoir être établis par duplication.

Ce principe souffre pourtant deux exceptions :

  • a).  Les bons de mouvement de matériels consommables sont regroupés journellement dans une pièce justificative distincte, ceci dans le but d'éviter la multiplication des enregistrements au registre journal.

  • b).  Les exemplaires « copie » et « duplicata » de pièces sont toujours créés séparément sur des liasses distinctes non foliotées.

1.2

La composition de la « liasse » est différente suivant la nature du mouvement à effectuer ; elle est indiquée, dans la présente annexe, pour chacun des modèles d'imprimés utilisés.

Les liasses présentent toutefois, entre-elles, des caractéristiques communes ; c'est ainsi que les différents exemplaires d'une même liasse :

  • sont, suivant le nombre composant la liasse, numérotés 1, 2, 3 et 4 dans le coin inférieur droit ;

  • sont tous imprimés sur papier blanc, mais pour les distinguer plus facilement l'un de l'autre, leur couleur d'impression est différente, savoir :

    • noire pour la souche ;

    • bleue pour l'exemplaire devant faire retour au demandeur ;

    • verte pour l'exemplaire « ordre de mouvement » ;

    • sépia pour l'exemplaire « pièce justificative » ;

  • portent un même numéro de foliotage imprimé, utilisé comme ordre de mouvement ; les numéros de folio attribués à certains modèles d'imprimés peuvent être compris dans des séries caractéristiques.

1.3

Les liasses sont réunies en carnets ou en blocs dont elles sont détachées au fur et à mesure des besoins ; les exemplaires constituant chaque liasse détachée restent assemblés par un collage qui les maintient exactement superposés, de façon à en permettre l'établissement par duplication. Un pointillé perforé permet de séparer les exemplaires au moment voulu.

1.4

Tous les exemplaires de la liasse doivent être rédigés très lisiblement ; toute modification apportée à un exemplaire doit être répétée sur les autres exemplaires. Les surcharges sont interdites ; toute rectification apportée aux quantités doit être énoncée en toutes lettres et approuvées par les signataires de l'imprimé.

Enfin, pour éviter toute addition d'article les lignes de l'imprimé non utilisées sont annulées par un trait tiré en diagonale dans la partie laissée en blanc.

1.5

Pour l'établissement des copies et des duplicata de pièces, nécessaires dans certains cas, il est prévu des imprimés non foliotés ; ceux-ci sont complétés, au fur et à mesure de leur utilisation, par le numéro de folio de la pièce originale.

Par ailleurs, certains modèles d'imprimés étant, dans de nombreux cas, insuffisants en feuilles simples pour l'inscription de tous les articles compris dans un même mouvement, il a été créé pour chacun de ces modèles, des liasses intercalaires ; celles-ci ne portent pas de numéro de folio imprimé ; on y reproduit celui de la liasse initiale.

Le nombre de feuillets intercalaires utilisés est indiqué sur la liasse de tête, dans la case réservée à cet effet.

1.6

Les indications données dans le présent chapitre sont complétées pour chacun des modèles de pièce utilisé, par un graphique de circulation placé à la fin du texte concernant chaque modèle.

Les numéros portés sur le texte, en marge et en regard des opérations décrites, correspondent aux numéros « d'opération » figurant au graphique de circulation.

2 Directives générales pour le passage des mouvements au fichier et sur l'étiquette M 6 (art. 9).

2.1

L'enregistrement des mouvements à l'inventaire général et sur les étiquettes de magasin M 6 est effectué suivant la méthode dite « des lignes » dans les conditions exposées ci-après.

2.1.1

Le fichiste procède à l'enregistrement complet et à l'encre du mouvement avant l'envoi de l'ordre de mouvement au magasin, de telle sorte que l'existant accusé par la fiche représente bien le disponible réel sur lequel on peut compter pour ordonner les mouvements suivants.

Le numéro de la ligne de la fiche comptable sur laquelle a été passé le mouvement est reporté sur l'ordre de mouvement :

  • dans la colonne 30 « numéro de ligne » du bon MC 10 .

  • dans la case 18 « stock après mouvement » de l'ordre de mouvement « entrée » des bons de distribution M 31 U reçus des organismes du matériel dotés d'un système de gestion unifiée (sous la forme d'une facture stock après mouvement/numéro de ligne) ;

  • dans la première des deux colonnes « lignes » en ce qui concerne les « ordres de mouvements » des autres documents.

Le fichiste indique ensuite le stock après mouvement dans la colonne prévue de l'ordre de mouvement.

2.1.2

Le magasinier passe le mouvement sur l'étiquette M 6 au même numéro de ligne utilisé et indiqué par le fichiste en laissant, le cas échéant, les blancs nécessaires si les mouvements antérieurs n'ont pas encore été exécutés.

Il vérifie systématiquement la concordance entre le stock annoncé par le fichiste sur l'ordre de mouvement et le stock accusé après mouvement par l'étiquette M 6.

Dans le cas où tous les mouvements antérieurs ont été exécutés :

  • s'il y a concordance, il porte une croix au crayon rouge en regard du stock annoncé par le fichiste sur l'ordre de mouvement ;

  • s'il y a discordance, il inscrit sur l'ordre de mouvement le stock en casier et le numéro de ligne correspondante.

Ces renseignements sont consignés de la manière suivante :

  • 1. S'il s'agit du bon MC 10 : sous la forme d'une fraction (stock en casier/numéro de ligne correspondant de l'étiquette M 6) dans la colonne 31 « observations ».

  • 2. S'il s'agit d'un bon de distribution M 31 U : sous la forme de cette même fraction, dans la case « code transaction » de l'ordre de mouvement entrée (case 19).

  • 3. Pour ce qui concerne les autres documents comptables, l'indication du numéro de ligne et celle du stock correspondant sont indiquées respectivement dans la seconde colonne « ligne » disponible et dans la colonne « balance ».

Dans le cas où les mouvements antérieurs n'ont pas tous été exécutés il porte sur l'ordre de mouvement, en regard du stock annoncé par le fichiste, un tiret au crayon bleu indiquant que le stock n'a pu être vérifié par le magasinier.

2.1.3

Les articles pour lesquels il a été relevé, au cours de la passation des écritures de la veille des discordances entre les existants en fichier et les existants en casier sont inscrits systématiquement en tête de la feuille de recensement M 17.

2.2 Repérage des lignes sur les fiches inventaires.

Pour un matériel et une position déterminée, les lignes utilisées pour l'inscription des mouvements sur la fiche comptable et sur l'étiquette correspondante sont repérées par un numéro d'ordre pris dans une série annuelle allant de 1 à n.

Cette énumération est portée, au fur et à mesure de l'inscription des mouvements, sur les fiches comptables en haut et à droite de la quantité (nouvel existant) inscrite dans la colonne affectée à la position dont l'existence varie, exemple :

Quantités

Répartition.

Entrées.

Sorties.

Existant total.

Quantités faisant mouvement.

Position dont l'existant varie.

En approvisionnement.

51

52

Maintenance régionale paix.

Maintenance centrale paix.

520

522

 

528

 

 

+

-

Non affinée.

Déléguée.

 

Matériels complets neufs ou reconstruits.

 

 

30

 

30

30

51

 

301

 

 

 

 

 

 

60

 

90

60

528

 

 

 

 

 

601

 

 

20

 

110

20

522

 

 

 

201

 

 

 

 

6

 

116

6

522

 

 

 

262

 

 

 

 

20

 

136

20

51

 

502

 

 

 

 

 

 

 

20

116

20

 

528

 

 

 

 

402

 

 

 

Ainsi qu'il ressort des exemples donnés ci-dessus, chaque position a sa série annuelle allant de 1 à n.

La même numérotation est portée sur les étiquettes de magasin « M 6 » par le magasinier dans la colonne « repère ».

3 Le bon MC 10 (art. 11).

3.1

Les bons MC 10 sont établis et utilisés conformément à l'instruction pratique placée en tête de chaque carnet. Cette instruction est reproduite dans le volume 703-1, en-tête du modèle de l'imprimé N° MC 10.

Les indications données dans le § 3.2 ci-après, sur le circuit du bon, concernent le cas d'une « perception » auprès d'un organisme non mécanisé. Les opérations de reversement, compte tenu de leur caractère exceptionnel, ne seront pas traitées ; elles se déduisent d'ailleurs aisément de celles qui sont indiquées pour les perceptions.

Les indications nécessaires au traitement du bon MC 10 par un organisme mécanisé font l'objet de dispositions particulières.

3.2 Détail des opérations.

Dès réception les deux exemplaires, non séparés, du bon sont remis au poste technique de vérification.

  • 1. Le technicien de ce poste examine le bon en présence du représentant de la partie prenante afin de s'assurer qu'il comporte tous les renseignements nécessaires à son exploitation et qu'il ne comporte aucune erreur grossière ni exagération flagrante dans la nature et la quantité des articles demandés ; après vérification et correction éventuelle, il date et vise l'exemplaire 1 (case 7) puis transmet (1) la liasse au fichiste intéressé.

  • 2. Le fichiste recherche la fiche intéressée :

    • s'assure que :

      • le numéro de nomenclature et la désignation portés sur le bon sont exacts ;

      • l'article demandé est autorisé à l'échelon du demandeur ;

    • renvoie éventuellement le bon au PTV dans le cas où :

      • les indications sont erronées ou inexploitables ;

      • l'article demandé n'est pas autorisé ;

      • la commande ne peut être immédiatement satisfaite ;

      • la fiche comptable n'est pas ouverte.

    Si les articles peuvent être immédiatement délivrés, le fichiste :

    • renseigne la fiche comptable intéressée selon les directives précisées au titre II de la présente annexe ;

    • complète en même temps :

    • a).  Les deux exemplaires du bon par les indications suivantes :

      • colonne 22 : quantité allouée ;

      • colonne 25 : prix unitaire ;

      • colonne 26 : mode d'approvisionnement.

    L'exemplaire 1, seulement, par :

    • colonne 28 : l'emplacement du matériel ;

    • colonne 29 : le stock après mouvement ;

    • colonne 30 : le numéro de ligne.

    Date et signe l'exemplaire 1 (case 8).

    Avise le client de la suite donnée à sa commande en lui adressant l'avis de livraison qu'il détache de l'exemplaire 2.

    Transmet les deux exemplaires au chef du fichier si la totalité de la commande peut être satisfaite.

    Si la totalité ou une partie (2) des articles demandés ne peut être délivrée, le fichiste procède aux opérations suivantes :

    • inscrit sur les deux exemplaires du bon (colonne 23) les quantités ne pouvant pas être délivrées ;

    • crée, au fur et à mesure, pour chaque article intéressé un bon de mouvement MC 10 U de satisfaction à dû ;

    • mentionne sur le bon MC 10 en regard de chaque article, le numéro de folio du bon MC 10 correspondant et réciproquement, mentionne sur ce dernier bon le numéro du bon MC 10 original et le numéro de repère affecté à l'article en cause sur ce même bon ;

    • enregistre les dus au moyen des bons MC 10 U nouvellement créés, sur les fiches M 2 intéressées (ou sur la fiche M 1 B) ;

    • avise le client de la suite donnée à sa commande en lui adressant l'avis de « livraison et d'inscription en dû » qu'il détache de l'exemplaire 2 ;

    • classe en attente les bons MC 10 U dans un classeur ouvert au nom du client intéressé ;

    • transmet les deux exemplaires du MC 10 au chef du fichier.

    Il sera donné satisfaction aux dus dans les conditions ci-après : au fur et à mesure de l'enregistrement des entrées sur fiche comptable, le fichiste :

    • consulte la fiche M 2 correspondante (ou la partie « enregistrement des dus » de la fiche M 1 B) ;

    • sort des dossiers « clients » intéressés les bons MC 10 U (de satisfaction à dû) correspondants ;

    • complète les deux exemplaires de chaque bon par les renseignements suivants :

      • colonne 9 : quantité pouvant être délivrée ;

      • colonne 10 : éventuellement, quantité restant due ;

      • crée éventuellement un nouveau bon MC 10 U pour les quantités restant en dû et classe ce bon dans le dossier du « client » après avoir mis à jour la fiche M 2 (ou M 1 B) correspondante ;

      • renseigne ensuite le bon MC 10 U de la même façon que le MC 10 d'origine dont il emprunte le même circuit.

  • 3. Le chef du fichier (ou tout autre représentant du comptable des matériels dûment qualifié) :

    • complète l'exemplaire 1 du bon par la mention d'autorisation de mouvement apposée dans la case 35, au moyen d'un composteur dateur ;

    • adresse les deux exemplaires du bon au groupe des postes divers.

  • 4. Le préposé au décompte (du groupe des postes divers) :

    • complète les exemplaires 1 et 2 (3) (case 34) par le montant des articles centralisés et celui des articles décentralisés délivrés ;

    • remet les exemplaires 1 et 2 au magasinier.

  • 5. Le magasinier au reçu des exemplaires 1 et 2 :

    • sort le matériel du casier et le fait placer dans le box de distribution aménagé dans le magasin pour chaque client ;

    • renseigne si nécessaire une étiquette de pièce autocollante M 7 pour chaque ligne du bon et la fixe sur un de ces articles.

    Au fur et à mesure que le matériel est retiré des casiers, le magasinier :

    • procède aux opérations définies au § 2.1.2 ci-dessus ;

    • date et vise l'exemplaire 1 (case 11) ;

    • classe en attente les exemplaires 1 et 2 du bon.

  • 6. Au jour fixé pour la perception le représentant qualifié du demandeur se présente au magasin :

    • prend livraison du matériel et réserve éventuellement les articles usagés (cas des articles classés réparables) ;

    • date et signe les deux exemplaires du bon MC 10 (case 33) ;

    • retire l'exemplaire 2 du bon MC 10 au verso duquel le garde-magasin a éventuellement donné décharge des rechanges reversés.

    Le magasinier :

    • renvoie au fichiste, l'exemplaire 1 du bon ;

    • conserve éventuellement en attente l'exemplaire 2 du bon dans le cas où le reversement de l'article usagé et la perception ne sont pas simultanés. Ce n'est qu'au moment de la restitution que le garde-magasin rend cet exemplaire au représentant du corps et donne décharge des rechanges reversés au verso du bon.

  • 7. Le fichiste :

    • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au § 2.1.3 de la présente annexe ;

    • transmet l'ordre de mouvement au groupe des postes divers.

  • 8. L'employé à la tenue du registre-journal (du groupe des postes divers) :

    • inscrit en fin de journée sur le bordereau récapitulatif journalier modèle 9 le numéro de folio du bon MC 10 ainsi qu'il est précisé au § IV ci-après ;

    • annexe l'exemplaire 1 au BRM 9 qu'il soumet à la signature du comptable des matériels ;

    • reporte sur l'exemplaire 1 du bon (case 5) le numéro d'inscription au registre-journal du BRM 9 ;

    • après signature, transmet le bordereau récapitulatif M 9 et les ordres de mouvement correspondants au groupe des postes divers.

  • 9. L'employé du groupe des postes divers met à jour :

    • le compte d'entretien M 18 pour ce qui concerne les distributions faites aux corps de troupe (4) ;

    • les relevés modèle 19 pour ce qui concerne les rechanges et matières délivrés pour le fonctionnement général de l'établissement et les divers organismes qui lui sont rattachés (4) ;

    • date et vise dans la case 16 de l'exemplaire 1 du bon ;

    • transmet cet exemplaire à l'employé chargé de la statistique et de l'archivage (du groupe des postes divers).

  • 10. Le préposé à la statistique :

    • conserve en attente l'exemplaire 1 en vue d'établir globalement les relevés journaliers prévus pour la statistique des « mouvements effectués » et des « demandes de la clientèle » ;

    • date et vise (case 15) après exploitation statistique ;

    • classe l'exemplaire 1 au répertoire des ordres de mouvements ;

    • classe le bordereau récapitulatif M 9 avec les pièces justificatives.

      Figure 1.  

       image_13637.png
       

4 Le bon MC 10 U (art. 11).

4.1

Les indications données ci-dessus pour l'exploitation du bon MC 10 restent valables pour le bon MC 10 U.

Les différentes opérations que comporte, au niveau des organismes du matériel, l'exploitation du bon MC 10 U ne sont pas traitées dans la présente annexe ; seules sont précisées les conditions particulières d'emploi de ce document au niveau des unités du matériel.

4.2

Conditions particulières d'emploi du bon de mouvement MC 10 U dans les unités du matériel comprenant une ou plusieurs sections mobiles non autonomes au regard de l'approvisionnement.

Lorsque le bon MC 10 U doit être exploité à la fois par la section mobile et par le détachement approvisionnement – cas du bon servi par la section mobile et transmis au détachement approvisionnement pour recomplètement du volant – certaines colonnes doivent être renseignées par chacun des deux échelons intéressés.

A cet effet, les colonnes 5 à 18 du bon MC 10 U sont séparées en deux cases dans le sens horizontal :

  • la case supérieure est utilisée par la section mobile ;

  • la case inférieure est utilisée par le détachement approvisionnement.

Dès qu'il reçoit un bon MC 10 U, le chef du groupe approvisionnement de la section mobile fait procéder aux opérations suivantes :

  • enregistrement du bon sur la fiche C 14 intéressée ;

  • report sur le bon (colonne 9) de la quantité livrée et, éventuellement de la quantité restant due (colonne 10) ;

  • indication (colonne 15) de l'emplacement du matériel à l'intérieur du magasin ; aucune inscription n'est faite dans les colonnes 22 à 26 réservées à la section approvisionnement.

Le bon (liasse de 2 exemplaires) est ensuite remis au magasinier intéressé.

Le magasinier délivre à la partie prenante les matériels demandés, contre reçu donné sur chacun des deux exemplaires (case 21).

Il remet à la partie prenante l'exemplaire 2 et transmet l'exemplaire 1 au chef du groupe approvisionnement.

Les bons MC 10 U reçus au détachement approvisionnement, provenant des sections mobiles sont traités comme ceux remis par ses propres clients, dans les conditions précisées au paragraphe 22 ci-dessus, compte tenu des particularités ci-après :

  • le prix unitaire n'est indiqué dans la case inférieure que s'il diffère de celui porté par la section mobile dans la case supérieure ; dans ce cas, la section mobile doit procéder à la mise à jour de sa fiche inventaire lorsque l'ordre de mouvement lui parvient en retour ;

  • au moment de la remise du matériel au représentant de la section mobile, ce dernier donne décharge des matériels reçus en signant dans la case inférieure droite inutilisée de l'exemplaire 1.

La section mobile n'agissant qu'en qualité d'intermédiaire chargé de « négocier » les bons de distribution, celle-ci ne conserve aucune justification à l'appui des écritures élémentaires portées sur les fiches C 14.

Les contrôles portant sur la régularité de ces écritures sont opérés à partir des ordres de mouvement détenus par la section approvisionnement.

5 Bordereau récapitulatif M 9 (cf. Article 10 et Article 11 de l'instruction).

5.1

Le bordereau récapitulatif M 9 (BR M 9) permet le regroupement journalier :

  • des bons de mouvement MC 10 et MC 10 U relatifs aux entrées et sorties de matériels consommables ;

  • des bons de distribution M 22 « entrée » au niveau des organismes ne disposant pas de rayon AFP et EXP.

5.2

Dans le but de faciliter la tenue du compte d'entretien des corps de troupe M 18 et celle des relevés en valeur M 19, il est ouvert :

  • un bordereau pour les bons concernant les mouvements imputables au compte d'entretien des corps de troupe (toutefois un bordereau distinct peut être établi par corps de troupe important si la fréquence des mouvements le justifie) ;

  • un bordereau pour les distributions effectuées au titre du fonctionnement général du service ;

  • un bordereau pour les distributions effectuées au profit des ateliers de l'établissement ;

  • un bordereau pour le regroupement des bons de distribution M 22.

5.3

Le bordereau M 9 est ouvert au début de chaque journée et arrêté en fin de journée. Dès son ouverture, il est enregistré au registre journal ; le numéro d'enregistrement est aussitôt inscrit dans la case 3 du bordereau. Au moment de cet enregistrement la colonne « ordre de mouvement » du registre journal reçoit la mention « BR » (bordereau récapitulatif).

5.4

En fin de journée, les numéros de folio des ordres de mouvement sont reportés sur les bordereaux les contenant.

Il est d'abord procédé à l'inscription des numéros se rapportant à des sorties puis ensuite à ceux concernant les entrées. Dans chacune de ces deux parties, les numéros de folio sont reportés dans un ordre quelconque.

Les inscriptions afférentes aux bons portant sur des entrées de matériels doivent être séparées des précédentes par un trait.

Simultanément, le numéro d'inscription au registre journal de chaque bordereau est reporté sur les ordres de mouvement qui s'y rapportent.

Les bordereaux sont ensuite présentés à la signature du comptable des matériels.

Après signature, les bordereaux sont remis avec les bons correspondants, au groupe des postes divers :

  • les bordereaux récapitulatifs M 9 sont classés avec les pièces justificatives d'après leur rang d'inscription au registre journal ;

  • les ordres de mouvement concernant les distributions au profit des ateliers de l'établissement (émis au titre d'un ordre de travail ou du volant d'atelier), ainsi que les bons de distribution M 22 sont classés au répertoire des ordres de mouvement ;

  • les ordres de mouvement devant faire l'objet d'une inscription sur les relevés en valeur sont conservés en attente.

Périodiquement (et au moins une fois par semaine), en vue de leur inscription sur ces relevés (5), les bons sont triés et regroupés suivant le sigle du compte d'entretien ou l'indicatif du relevé de consommation. La totalisation des bons afférents à une même rubrique peut être effectuée avec une machine à calculer imprimante, de façon à ne procéder qu'à des inscriptions globales, en fonction des nécessités imposées par la tenue des différents relevés en valeur. Cette procédure évite de reporter sur les relevés M 18 ou M 19 chacun des bons de mouvement exploités dans la journée considérée. Après exploitation les ordres de mouvement sont classés d'après leur numéro de foliotage.

6 Le bon de mouvement M 11.

6.1

Les bons de mouvement M 11 sont établis et utilisés conformément à l'instruction pratique placée en tête de chaque carnet.

6.2

L'utilisation des bons M 11 est limitée aux mouvements de matériels non consommables, intérieurs à la gestion, c'est-à-dire aux mouvements de matériels entre les magasins et les détenteurs relevant d'une même gestion ; les mouvements de l'espèce ne modifient jamais les existants globaux de la gestion ; toutefois :

  • les mouvements de matériels de 2e catégorie non suivis en statistique de commandement bien que notifiés par bon de mouvement M 11 restent justiciables des dispositions prévues à l'annexe IX de l'instruction no 260/EMAT/SOMA/M 4500/EMAT/4/P du 14 mai 1968 (6) modifiée ;

  • les échanges nombre pour nombre de matériels non consommables font l'objet des dispositions prévues à l'article 14 de l' instruction 27000 /DCMAT/EA/1 du 03 juillet 1972 modifiée précitée (bulletin mise en réparation échange C 7) ;

  • les mouvements « intérieurs » concernant les matériels suivis en statistique de commandement sont appuyés, dans l'inventaire des détenteurs, d'un exemplaire de l'ordre de mutation facture ST M 1, l'utilisation du bon M 11 étant superflue en pareil cas (7).

6.3 Circuit du bon M 11.

Les indications données ci-après sur le circuit du bon M 11 concernent le cas d'une perception de matériel dans un magasin de l'établissement, les opérations à effectuer dans le cas d'un « reversement » pouvant facilement se déduire des indications données pour les perceptions.

Dès réception, les deux exemplaires du bon non séparés sont remis au poste technique de vérification.

  • 1. Le technicien de ce poste vérifie le bon, le complète éventuellement par le numéro de nomenclature et le corrige si nécessaire :

    • date et vise (case 24), l'exemplaire 2 ;

    • transmet la liasse au fichiste.

  • 2. Le fichiste recherche les fiches intéressées :

    Porte en sortie la quantité délivrée sur la fiche M 1 A (ou M 1 stat) selon les directives précisées au titre II de la présente annexe.

    Porte cette même quantité en entrée sur la fiche C 1.

    Complète le bon par les indications suivantes :

    Sur les deux exemplaires :

    • colonne 9 : quantité à livrer ;

    • colonne 11 : prix unitaire.

    Sur l'exemplaire 2 :

    • colonne 13 : position du matériel à délivrer ;

    • colonne 14 : numéro de ligne ;

    • colonne 15 : emplacement du matériel ;

    • colonne 17 : stock après mouvement.

    Transmet les deux exemplaires au groupe des postes divers.

  • 3. Le préposé au décompte (du groupe des postes divers) :

    • porte l'indication du décompte sur les exemplaires 1 et 2 (colonne 12) ;

    • transmet les exemplaires 1 et 2 au comptable des matériels.

  • 4. Le comptable des matériels (ou son représentant qualifié) :

    • complète l'exemplaire 1 du bon par la mention d'autorisation de mouvement (case 23) et appose sa signature ;

    • adresse l'exemplaire 2 du bon au magasinier ;

    • remet l'exemplaire 1 au poste technique de vérification.

  • 5. Le magasinier au reçu de l'exemplaire 2 :

    • sort le matériel du casier et le fait placer dans le box de distribution en attendant sa remise au client ;

    • met à jour les étiquettes M 6 correspondantes au fur et à mesure que le matériel est retiré des approvisionnements ;

    • s'assure de la correspondance entre le stock annoncé sur l'exemplaire 2 et celui donné par l'étiquette de casier ;

    • renseigne l'exemplaire 2 dans les conditions précisées au paragraphe 2.12 ci-dessus ;

    • date et vise l'exemplaire 2 (case 26) qu'il classe en attente.

  • 6. Au jour fixé pour la perception, le représentant qualifié du demandeur se présente au poste technique de vérification où il lui est remis l'exemplaire 1 du bon :

    • remet l'exemplaire 1 au magasinier qui reconstitue la liasse ;

    • prend livraison du matériel ;

    • date et signe les deux exemplaires du bon (case 22) ;

    • retire l'exemplaire 1, l'exemplaire 2 étant renvoyé au fichiste par le magasinier.

  • 7. Le fichiste :

    • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au paragraphe 2.13 de la présente annexe ;

    • procède à l'enregistrement du mouvement sur la fiche de répartition C 2 ; au fur et à mesure des inscriptions une croix est portée dans la colonne 19 du bon ;

    • s'assure de la concordance entre les existants accusés par la fiche C 2 et ceux annoncés par le détenteur dans la colonne 5 du bon ;

    • date et vise l'exemplaire 2 (case 27) ;

    • transmet cet exemplaire au préposé à la tenue des relevés en valeur des distributions.

  • 8. L'employé chargé de la tenue de ces relevés :

    • met à jour le relevé M 19 correspondant (8) ;

    • date et vise dans la case 28 de l'exemplaire 2 ;

    • transmet à l'employé chargé de l'archivage qui classe l'exemplaire 2.

6.4 Dispositions particulières aux matériels loués ou mis temporairement à la disposition de parties prenantes étrangères à l'armée.

6.4.1

Les matériels loués ou mis temporairement à la disposition des parties prenantes étrangères à l'armée sont placés « en attente » (position 700) au moyen d'un bon de mouvement M 11.

Figure 2.  

 image_13638.png
 

Le garde-magasin opère comme il est dit au paragraphe 6.3 ci-dessus.

Les exemplaires 1 et 2 doivent comporter (case 22) l'acceptation en qualité et en valeur de la partie prenante (ou son représentant qualifié) qui inscrit de sa main et en toutes lettres, la valeur des matériels qui lui sont remis.

6.4.2

Lorsqu'ils sont réintégrés à l'établissement qui les a livrés, les matériels sont placés, soit dans la position qu'ils occupaient initialement avant d'être remis à la partie prenante s'ils sont en bon état, soit dans l'une des positions appropriées du matériel « en attente » dans le cas contraire.

Ces mouvements s'effectuent au moyen d'un bon de mouvement M 11.

Les matériels réintégrés sont soigneusement vérifiés en présence de la partie prenante.

Si cette vérification ne donne lieu à aucune constatation de perte ou de détérioration, le représentant de l'établissement donne décharge (case 22) des matériels réintégrés sur les exemplaires 1 et 2 du bon M 11 de reversement, l'exemplaire 1 étant remis à la suite prenante.

Sinon, il est établi un procès-verbal du modèle n° 421-17 pour les pertes ou les détériorations constatées, comportant l'acceptation de la partie prenante. Dans ce cas, le représentant de l'établissement donne décharge sur les exemplaires 1 et 2 (case 24) pour la quantité réintégrée et l'état des matériels.

Le recouvrement des imputations éventuelles est poursuivi dans les conditions fixées par la réglementation générale.

7 Extrait de procès-verbal M 12.

7.1

L'extrait de procès-verbal M 12 est utilisé par le groupement des approvisionnements pour la sortie des comptes des matériels vendus par les domaines.

Il est établi distinctement pour les matériels « réformés » et pour les matériels « classés sans emploi ».

Il se présente sous la forme d'une liasse comprenant deux exemplaires :

  • un exemplaire « pièce justificative » portant le n° 1 ;

  • un exemplaire « ordre de mouvement » portant le n° 2.

7.2 Détail des opérations.

  • 1. L'extrait de procès-verbal M 12 est établi par le groupe des postes divers.

    Les renseignements suivants sont portés sur les exemplaires 1 et 2 :

    • case 2 : motif de la création : inscrire dans cette case la mention « matériels réformés » ou « matériels classés sans emplois », complétée par la référence (numéro et date) du procès-verbal de remise aux domaines M 43 ;

    • colonne 5 : rubrique statistique d'appartenance du matériel vendu ;

    • colonne 6 : catégorie du matériel, complété par la désignation dans le cas où le matériel est suivi « au nombre » au compte particulier des matériels remis aux domaines ;

    • colonne 7 : nombre (ou poids) des matériels vendus ;

    • colonne 8 : produit de la vente.

    L'extrait de procès-verbal M 12 est ensuite transmis au fichiste.

  • 2. Le fichiste :

    • recherche dans le « compte particulier des matériels remis aux domaines » la (ou les) fiche correspondant à la (ou aux) rubrique statistique concernée ;

    • renseigne la fiche intéressée suivant les directives précisées dans l'instruction sur le déclassement et l'élimination des matériels ;

    • renseigne l'exemplaire 2 en ce qui concerne :

      • l'emplacement du matériel (colonne 10) ;

      • le stock après mouvement (colonne 12) en nombre ou en poids suivant la rubrique concernée ;

      • date et vise, l'exemplaire 2 (case 19) ;

      • transmet les 2 exemplaires au comptable des matériels (ou son représentant qualifié).

        Figure 3.  

         image_13639.png
         

  • 3. Le comptable des matériels :

    • complète l'exemplaire 2 par la mention d'autorisation de mouvement (case 15) ;

    • transmet les exemplaires 1 et 2 au magasinier.

  • 4. Le magasinier :

    • met à jour l'étiquette de magasin ;

    • s'assure de la concordance entre le stock annoncé sur l'exemplaire 2 et celui donné par l'étiquette de casier, après mouvement ;

    • renseigne l'exemplaire 2 dans les conditions précisées au paragraphe 2.12 ci-dessus ;

    • date et vise l'exemplaire 2 (case 18) ;

    • transmet les exemplaires 1 et 2 au fichiste.

  • 5. Le fichiste :

    • procède au rapprochement des existants accusés respectivement par la fiche inventaire et l'étiquette de magasin ;

    • transmet les exemplaires 1 et 2 au groupe des postes divers.

  • 6. Le préposé à la tenue du registre-journal (du groupe des postes divers) :

    • procède à l'enregistrement de la pièce justificative au registre-journal et reporte dans la case 4 de chaque exemplaire ;

    • adresse l'exemplaire « pièce justificative » à l'administration des domaines pour être complété par :

      • le montant de la vente (case 18) ;

      • la signature du représentant des domaines ;

    • porte la mention de cet envoi dans la case 20 de l'exemplaire 2 ;

    • adresse l'exemplaire 2 à l'archiviste pour classement.

  • 7. Au reçu de l'exemplaire 1 de l'administration des domaines, le préposé à l'archivage :

    • fait mention de cette réception sur l'exemplaire 2 (case 21) et découpe en même temps, suivant le pointillé, le coin inférieur droit de cet exemplaire ;

    • transmet l'exemplaire 1 au comptable des matériels.

  • 8. Le comptable des matériels :

    • signe l'exemplaire 1 (case 15) et soumet cette pièce au visa du directeur d'établissement (case 19) ;

    • après signature transmet cet exemplaire au préposé à l'archivage qui le classe avec les pièces justificatives.

8 Le bon de réception M 13.

8.1

Le bon de réception M 13 est utilisé pour la prise en charge, dès son acceptation par la commission de réception, du matériel provenant d'achats à prendre en charge dans la comptabilité des matériels, qu'il s'agisse d'une livraison unique ou d'une livraison partielle.

Il est utilisé également pour la prise en charge du matériel cédé à titre onéreux soit par un établissement ou service du département des armées, soit par un service d'un autre département ministériel ou tout autre organisme.

Enfin il peut être utilisé pour la réception de rechanges sortant de réparation dans l'industrie privée ; la pièce justificative sans objet est alors annulée.

Il est établi en trois exemplaires :

  • l'exemplaire numéroté 1 est la pièce justificative ;

  • l'exemplaire numéroté 2 est l'ordre de mouvement ;

  • l'exemplaire numéroté 3 est le procès-verbal de réception.

8.2 Détails des opérations.

Le bon de réception est créé par le préposé au magasin de réception (9), d'après le bon de livraison du fournisseur ou la copie des bons de commande A 4 qui lui ont été adressés par la section achat.

Au moment de sa création, les renseignements suivants sont portés sur le bon :

  • cases 2 à 9 colonnes 11 et 12 : à remplir à la demande de l'intitulé de ces cases et colonnes ;

  • colonne 13 : unité de réception (c'est-à-dire unité de compte en usage dans le commerce pour certaines fournitures), parfois différente de l'unité de compte prévue par la nomenclature ;

  • colonne 14 : la quantité reçue (en unité de réception) ;

  • case 26 : le préposé indique dans cette case si la livraison solde ou ne solde pas la commande (en biffant la mention inutile).

Le bon de réception est ensuite daté et signé par le préposé (case 29).

Lorsque le nombre de lignes du bon est insuffisant pour l'inscription de tous les articles livrés par un même fournisseur, il est utilisé des feuillets intercalaires, qui sont ensuite agrafés au bon de réception. Dans ce cas, le nombre de feuillets intercalaires utilisés est indiqué dans la case 33.

  • 1. La réception des fournitures est effectuée soit par la commission de réception de l'établissement soit par le technicien qualifié désigné par le directeur d'établissement, dans les conditions précisées par l'instruction sur la réalisation des achats, travaux et services dans les établissements du service du matériel de l'armée de terre (10).

    Elle donne lieu aux opérations ci-après :

    Exemplaires 1, 2 et 3 :

    • colonne 15 : quantité rebutée ;

    • colonne 16 : quantité acceptée.

    Exemplaire 3 seulement (procès-verbal de réception) :

    • case 34 : observation de la commission ou de technicien désigné (le cas échéant) ; dans cette case est également porté le nom des idoines consultés ;

    • colonne 18 : date des opérations de réception, signature du président et des membres de la commission.

    Lorsque le matériel provient d'un établissement relevant de la délégation générale pour l'armement et doit être effectivement réceptionné par l'établissement du matériel destinataire, il est opéré comme pour un achat dans le commerce (11). S'il n'y a pas réception par l'établissement (cas des matériels déjà réceptionnés par un établissement spécialisé ou spécialement désigné), la référence du procès-verbal ou celle de la décision d'admission est mentionnée sur le bon de réception (case 34) de la façon suivante :

    « Le matériel énuméré ci-dessus a fait l'objet du procès-verbal de recette n° … en date du … de la commission de …

    L'exemplaire 3 est ensuite détaché de la liasse et conservé en attente par le préposé à la réception ; les exemplaires 1 et 2 sont immédiatement remis par ses soins à la section comptabilité (fichiste).

  • 2. Le fichiste :

    • complète les exemplaires 1 et 2 du bon par les renseignements suivants :

      • colonne 18 : position dans laquelle le matériel doit être pris en compte ;

      • colonne 19 : unité d'emploi réglementaire suivant laquelle le matériel doit être pris en charge ;

      • colonne 20 : quantité à prendre en charge d'après l'unité d'emploi ;

    • renseigne la fiche comptable dans les conditions précisées au titre II de la présente annexe ainsi que la fiche M 2 correspondante (ou la partie « réapprovisionnement » de la fiche M 1 B) ;

    • complète l'exemplaire 2 par les indications suivantes :

      • colonne 21 : numéro de ligne ;

      • colonne 22 : emplacement, dans le cas où il existe déjà du matériel identique en magasin ;

      • colonne 24 : stock après mouvement.

    Renseignement sur le prix unitaire (colonne 17).

    Lorsque le prix unitaire indiqué sur la fiche comptable n'a fait l'objet d'aucune révision de prix durant une période voisine ou supérieure à douze mois et qu'il est par conséquent nécessaire de procéder au contrôle du prix de base en vue d'une révision éventuelle, le fichiste reporte sur l'exemplaire 2 (colonne 17) le prix unitaire en regard de l'article considéré.

    Lorsque la réception concerne des articles approvisionnés pour la première fois, pour lesquels aucune fiche comptable n'a été ouverte, le fichiste, en regard de ces articles, porte au crayon en colonne 17 de l'exemplaire 2, un point d'interrogation, de façon que le prix unitaire de chacun d'eux puisse être déterminé ultérieurement au reçu de la facture du fournisseur :

    • date et vise case 31 ;

    • adresse les exemplaires 1 et 2 au comptable des matériels (ou à son représentant qualifié).

  • 3. Le comptable des matériels :

    • complète l'exemplaire 2 du bon par la mention d'autorisation de mouvement apposée dans la case 27 ;

    • adresse les exemplaires 1 et 2 au magasinier.

  • 4. Le magasinier :

    — prend livraison des fournitures auprès du préposé au magasin de réception et en donne reçu sur l'exemplaire 3 (case 27) qui est aussitôt adressé à la section achat.

  • 5. 
    • met à jour les étiquettes de magasin M 6 correspondantes, au fur et à mesure du rangement du matériel ;

    • s'assure de la concordance entre le stock annoncé sur l'exemplaire 2 et celui donné par l'étiquette de casier (dans le cas où il existe déjà du matériel identique en magasin) ;

    • renseigne l'exemplaire 2 dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.2 de la présente annexe, en y précisant si besoin est l'emplacement du matériel dans le magasin (s'il s'agit d'un matériel nouveau) ;

    • date et vise case 30 ;

    • adresse les exemplaires 1 et 2 à la section comptabilité (fichier).

  • 6. Le fichiste :

    • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au paragraphe 2.1.3. de la présente annexe ;

    • transmet les exemplaires 1 et 2 au groupe des postes divers.

  • 7. Le préposé à la tenue du registre-journal (du groupe des postes divers) :

    • procède à l'enregistrement de l'exemplaire 1 « pièce justificative » au registre-journal et reporte le numéro d'inscription sur les exemplaires 1 et 2 (case 7) ;

    • présente les exemplaires 1 et 2 au comptable des matériels.

  • 8. Le comptable des matériels :

    • certifie la prise en charge des matériels dans la case 27 de l'exemplaire 1 « pièce justificative » ;

    • fait placer en attente au groupe des postes divers les exemplaires 1 et 2 du bon jusqu'à réception de l'exemplaire 3 et de la facture du fournisseur.

  • 9. A la réception de l'exemplaire 3 « procès-verbal de réception », la section achat :

    • indique sur cet exemplaire la date de réception du document par la section et vise (case 30) ;

    • porte dans la case 28, après vérification du titre de créance, la référence et la date de la facture du fournisseur ;

    • adresse à la section comptabilité des matériels (groupe des postes divers) les 2 exemplaires de la facture du fournisseur auxquels il joint l'exemplaire 3 du bon « procès-verbal de réception ».

    Dans le cas où la facture correspond à plusieurs livraisons pour lesquelles il a été établi, chaque fois, un bon de livraison, le chef de la section « achats » joint à la facture du fournisseur tous les procès-verbaux correspondants :

    — date et signe cet envoi dans la case 31 du (ou des) procès-verbal.

  • 10. Le groupe des postes divers, à la réception de l'exemplaire 3 du bon et des deux exemplaires de la facture du fournisseur :

    — complète l'exemplaire 1 du bon par l'indication du numéro, de la date et du montant de la facture du fournisseur (case 34).

    Renseignements sur le prix unitaire :

    • détermine, compte tenu du prix de facturation de la quantité facturée et de l'unité de distribution ;

    • le prix unitaire des articles réalisés pour la première fois (repérés par un point d'interrogation dans la colonne 17 de l'exemplaire 2) ;

    • le nouveau prix unitaire des articles susceptibles d'avoir atteint le seuil de révision de prix (ces articles sont repérés par l'indication de leur ancien prix en colonne 17 de l'exemplaire 2) ;

    • indique le prix unitaire de ces seuls articles dans la colonne 17 de l'exemplaire 1 « pièce justificative » du bon ;

    • transmet dans cette dernière éventualité, au fichiste intéressé, l'exemplaire 1 pour transcription ou rectification du prix unitaire sur la fiche comptable et éventuellement sur la fiche approvisionnement ; l'indication de cette mise à jour est portée dans la colonne 31 de l'exemplaire 1.

    Renseignements sur les prix unitaires des articles mis en place aux rayons « AFP » et « EXP » :

    La procédure de contrôle des prix des articles mis en place aux rayons « AFP » et « EXP » intervient dans les mêmes conditions que précédemment.

    Le montant des articles à prendre en considération pour la tenue des relevés M 19 est pris dans la case 34 de l'exemplaire 1 :

    — revêt les deux exemplaires de la facture de la mention de prise en charge. Cette prise en charge. Cette prise en charge « pour ordre » ne donne lieu à aucun enregistrement : elle reproduit uniquement le numéro et la date d'enregistrement au registre-journal du (ou des) bon de réception correspondant.

  • 11. Soumet les deux exemplaires de la facture ainsi revêtus, à la signature du comptable des matériels.

    Transmet un exemplaire de la facture à la section achats qui l'adresse selon le cas soit au groupe personnels sous régie si elle peut être réglée à cet échelon, soit au CRAM ou au CDM si elle doit faire l'objet d'un règlement sur régie d'avances ou par mandatement.

    Porte mention de cette transmission dans la case 32 du procès-verbal de réception.

    Transmet les exemplaires 1, 2 et 3 du bon de réception et un exemplaire de la facture du fournisseur à l'employé chargé de l'archivage qui classe :

    • l'exemplaire 1 du bon avec les pièces justificatives (auquel il joint un exemplaire de la facture du fournisseur) ;

    • l'exemplaire 2 avec les ordres de mouvements ;

    • l'exemplaire 3 dans le classeur formant le registre des procès-verbaux de la commission de réception.

8.3 Dispositions particulières aux rechanges ou matières provenant d'achats, remis directement à un atelier.

8.3.1

Lorsque, dans des cas urgents, des rechanges ou des matières achetés spécialement pour l'exécution d'un travail déterminé doivent être remis directement à l'atelier qui doit les utiliser, il est procédé comme il suit :

  • le « bon de réception » est établi comme il a été indiqué dans le paragraphe 8.1 et le préposé au magasin de réception prévient immédiatement le chef du service des ateliers de la livraison du matériel ;

  • le chef du service des ateliers fait procéder, sous sa responsabilité, à la reconnaissance qualitative des rechanges ou matières livrés et, s'ils satisfont aux conditions requises, à leur réception provisoire ; mention de l'acceptation du matériel est portée au verso de l'exemplaire 3 du bon de réception par le technicien idoine qui a examiné le matériel ;

  • l'atelier intéressé prend livraison des rechanges contre remise d'un bon de mouvement MC 10 (12) ; le représentant de l'atelier donne « reçu » du matériel dans la case 27 de l'exemplaire 3 du bon de réception.

Le préposé reporte, dans la case 10 des trois exemplaires du bon de réception, le numéro du bon de mouvement MC 10 qui lui a été remis par l'atelier.

La réception définitive du matériel est prononcée a posteriori par la commission de réception ; elle donne lieu aux opérations qui ont été décrites au paragraphe 8.2. Dès que ces opérations sont terminées, le préposé au magasin de réception transmet :

  • l'exemplaire 3 du bon de réception à la section achats ;

  • les exemplaires 1 et 2 du bon de réception et le bon de mouvement MC 10 à la section « comptabilité des matériels ».

Cette dernière section procède à la mise à jour de ses écritures par la prise en charge et la sortie simultanée du matériel, sans qu'il soit besoin de faire intervenir, pour ordre, un magasin.

La suite des opérations se déroule comme il est indiqué au § 8.2 ci-dessus.

8.3.2

L'achat occasionnel de rechange ou de matières consommables, qui n'ont pas à être normalement approvisionnés en raison de leur usage tout à fait exclusif, conduit à l'ouverture de fiches comptables qui viennent inutilement gonfler les fichiers ; dans ce cas, en effet :

  • la quantité achetée correspond exactement au besoin accidentel du moment ;

  • l'entrée et la sortie sont simultanées, portent sur la même quantité et aboutissent par conséquent à un existant après mouvement toujours égal à zéro ;

  • la même pièce ou matière ne sera probablement pas approvisionnée avant longtemps ou peut-être même jamais plus.

Pour réduire le travail du service, et éviter l'encombrement des fichiers par des fiches qui ne servent pratiquement plus après une seule inscription, les établissements et unités de réparation du matériel pourront exceptionnellement et seulement dans le cas défini ci-dessus, appliquer les dispositions suivantes :

  • il ne sera pas ouvert de fiches comptables pour les rechanges et matières considérées ;

  • les cases 30, 31 et 32 des exemplaires 1 « pièce justificative » et 2 « ordre de mouvement » du bon de réception M 13 recevront ; au moyen d'un timbre humide de dimensions appropriées, la mention suivante :

     

    Besoin accidentel :

    matériel à ne pas approvisionner

    N'a pas donné lieu à l'ouverture d'une fiche comptable.

     

Le matériel acheté est remis directement et en totalité au service utilisateur contre remise d'un bon MC 10 dont le numéro et la date sont reportés dans la case 10 des trois exemplaires du bon de réception.

Il appartient au chef du groupement des approvisionnements ainsi qu'au directeur de l'organisme concerné de veiller à ce qu'il ne soit fait application de cette procédure que dans le cas précis pour lequel elle est exceptionnellement autorisée.

Tout abus constaté dans ce domaine engage leur responsabilité.

Figure 4.  

 image_13640.png
 

9 Facture M 14.

9.1 Dispositions générales.

9.1.1

La facture M 14 est utilisée pour les livraisons, expéditions ou cessions de matériels non suivis en statistique de commandement, faites à une autre gestion ou à une partie prenante individuelle.

9.1.2

Elle est établie en quatre exemplaires par le groupement des approvisionnements de l'établissement (ou le détachement approvisionnement de l'unité de réparation) qui livre, expédie ou cède le matériel :

  • une « facture sortie » portant le n° 1 destinée à justifier la sortie du matériel dans les comptes de l'établissement livrancier ;

  • une « facture entrée » portant le n° 2, destinée à justifier l'entrée du matériel dans les comptes du destinataire ;

  • un « ordre de mouvement » portant le n° 3 pour l'établissement livrancier ;

  • un « état récapitulatif du matériel expédié ou remis » portant le n° 4, adressé ou remis au destinataire pour lui permettre de procéder à la reconnaissance du matériel à l'arrivée ; cet état est, en même temps, utilisé par le comptable de l'établissement destinataire comme « ordre de mouvement ».

Lorsque la facture est utilisée dans le cadre d'une cession à titre onéreux donnant lieu à remboursement sur le plan central, l'exemplaire n° 1 « pièce justificative sortie » revêtue de la mention de prise en charge est transmise à l'administration centrale sous bordereau Cn 1.

Dans ce cas, un exemplaire « duplicata » de la facture M 14 revêtu de la mention de prise en charge par le concessionnaire est mis à l'appui des comptes matières de l'organisme cédant.

9.2 Détail des opérations.

9.2.1

Les opérations qui sont détaillées ci-après se rapportent aux cas les plus courants de livraisons et d'expéditions à titre gratuit.

Les opérations relatives aux cessions à titre onéreux sont identiques ; les établissements se conforment en outre, pour le règlement des cessions, aux dispositions contenues dans l' instruction 29910 /DCMAT/EA/1 du 16 juillet 1971 (13) modifiée, relative à l'exécution et au règlement des cessions et travaux effectués à titre onéreux par les établissements du matériel.

Il n'est pas possible, en effet, sans développement excessif, de prévoir tous les cas et d'indiquer pour chacun d'eux le détail des opérations à effectuer.

9.2.2 Opérations effectuées par l'organisme expéditeur.

Au moment de son établissement, les renseignements suivants sont portés au recto de la facture :

— cases 2 à 6, colonnes 7 à 12 : à remplir à la demande de l'intitulé de ces cases et colonnes.

Lorsque la facture est insuffisante pour l'inscription de tous les articles à facturer, il est utilisé, suivant les besoins, un ou plusieurs intercalaires ; dans ce cas, le verso de la facture constituant la feuille de tête est annulé par un trait en diagonale.

Cet intercalaire comporte :

  • au recto, une série de colonnes identiques à celles du recto de la facture ;

  • au verso, les mêmes renseignements que ceux figurant au verso de la facture.

Ce verso est utilisé au lieu et place du verso de la facture proprement dite, annulé comme il est dit ci-dessus.

Après création, la liasse est transmise au fichiste intéressé ; l'ordre des opérations s'établit comme suit :

  • 1. Le fichiste :

    Renseigne à l'aide de l'exemplaire 3 « ordre de mouvement », les fiches comptables intéressées selon les directives précisées au titre II de la présente annexe.

    Complète cet exemplaire par les indications suivantes :

    • colonne 14 : n° de ligne ;

    • colonne 15 : emplacement ;

    • colonne 17 : stock après mouvement.

    Date et vise dans la case 22.

    Transmet la liasse au groupe des postes divers.

  • 2. Le préposé au décompte du groupe des postes divers :

    • porte l'indication du décompte dans la case 25 des exemplaires 1, 2 et 3 en différenciant le montant des articles centralisés de celui des articles décentralisés ;

    • remet la liasse au comptable des matériels.

  • 3. Le comptable des matériels (ou son représentant qualifié) :

    • complète l'exemplaire 3 par la mention d'autorisation de mouvement et vise (case 27) ;

    • transmet la liasse au magasinier.

  • 4. Le magasinier :

    • sort le matériel des casiers ;

    • met à jour les étiquettes M 6 correspondantes au fur et à mesure que le matériel est retiré des approvisionnements ;

    • renseigne l'exemplaire 3 dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.2. de la présente annexe ;

    • date et vise l'exemplaire 3 (case 21) ;

    • remet le matériel au préposé aux livraisons ou aux expéditions.

    Pour la suite des opérations à effectuer, deux cas sont à considérer suivant le mode d'enlèvement du matériel :

    • A.  Le matériel est enlevé à l'organisme livrancier par le destinataire ou son représentant qualifié.

      Le magasinier :

      • 1. Si le matériel est emballé :

        • complète au verso des exemplaires 3 et 4, la case 1 par le nom et la qualité de la partie prenante ;

        • établit pour chaque caisse ou colis une « fiche d'encaissage M 23 » en trois exemplaires sur laquelle il énumère notamment les matériels emballés (désignation et numéro de nomenclature) et pour chacun d'eux les quantités livrées ; pour les matériels complets, il mentionne, en outre, les numéros matricules de ces matériels, puis date et signe la fiche d'encaissage dans la case réservée à cet effet ;

        • place un exemplaire de la fiche d'encaissage à l'intérieur ou sur l'emballage (sous cache inventaire) ;

        • conserve un exemplaire en archives, pendant un an ; passé ce délai, cet exemplaire est détruit ;

        • complète le tableau 5 (verso), des exemplaires 3 et 4 relatif au conditionnement des colis ; il raye ensuite la mention a) (case 1) et fait signer la partie prenante à laquelle il remet l'exemplaire 4 ;

        • transmet les exemplaires 1, 2 et 3 à la section comptabilité.

      • 2. Si le matériel est livré non emballé, le magasinier :

        • biffe dans la case 1 des exemplaires 3 et 4 la mention b) relative à la livraison en colis ;

        • date et fait signer les exemplaires 3 et 4 par la partie prenante à laquelle il remet l'exemplaire 4 ;

        • transmet les exemplaires 1, 2 et 3 à la section comptabilité.

    • B.  Le matériel est expédié.

      Les explications données ci-après s'appliquent à une expédition par voie ferrée.

      Le magasinier (préposé aux expéditions) :

      • renseigne le tableau 5 (verso) des exemplaires 3 et 4 par les indications relatives au conditionnement des colis ;

      • adresse les exemplaires 1 et 2 à la section comptabilité (groupe des postes divers) ;

      • remet les exemplaires 3 et 4 ainsi renseignés, les colis et un exemplaire des fiches d'encaissage au service des transports.

  • 5. Le préposé aux transports (lorsque le matériel est expédié) :

    Complète le tableau 5 (verso) des exemplaires 3 et 4 par :

    • les mentions relatives aux numéros et marques des wagons et au plombage (éventuellement) ;

    • le numéro et la date de la déclaration d'expédition.

    Date et signe le tableau 5.

    Remet les matériels au transporteur.

    Adresse l'exemplaire 4 « état récapitulatif » et l'exemplaire 2 de la fiche d'encaissage au destinataire, à l'appui de l'avis d'expédition, le jour même de la remise du matériel au transporteur (gare).

    Transmet l'exemplaire 3 à la section comptabilité (fichier).

  • 6. Le fichiste :

    • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au paragraphe 2.1.3 de la présente annexe ;

    • transmet l'exemplaire 3 au groupe des postes divers.

  • 7. Le préposé à la tenue du registre-journal (du groupe des postes divers) :

    Enregistre la pièce justificative au registre-journal.

    Reporte le numéro de cet enregistrement au recto des exemplaires 1, 2 et 3 (case 3).

    Complète la case 2 du verso des exemplaires 1 et 2 (au moyen de l'ordre de mouvement) par l'indication :

    • du mode de livraison ;

    • du nom de la personne à laquelle le matériel a été remis (cas du matériel livré) ou du numéro et de la date d'expédition (cas du matériel expédié).

    Transmet les exemplaires 1, 2 et 3 au comptable des matériels.

  • 8. Le comptable des matériels :

    Signe dans la case 1 du verso des pièces justificatives (exemplaires 1 et 2) qu'il fait adresser immédiatement au comptable destinataire ; mention de cet envoi est faite :

    • dans la case 23 de l'exemplaire 3 « ordre de mouvement » ;

    • dans la case 21 des exemplaires 1 et 2.

    Transmet l'exemplaire 3 au préposé à la tenue des relevés en valeur des distributions (du groupe des postes divers).

  • 9. L'employé chargé de la tenue de ces relevés :

    • met à jour le relevé M 19 en fonction de la nature des approvisionnements distribués ;

    • date et vise dans la case 2 du recto de l'exemplaire 3 (case « observation ») ;

    • classe l'exemplaire 3 au répertoire des ordres de mouvement.

9.2.3 Opérations effectuées par l'établissement destinataire.

Au reçu de l'état récapitulatif, le groupement des approvisionnements (section comptabilité) mentionne dans la case 28 « observations » du recto le magasin auquel doivent être livrés les matériels.

L'état récapitulatif est ensuite remis à la section « manutention, transports ».

10  Le préposé aux transports :

Vérifie au moment de l'enlèvement du matériel en gare, le nombre et le poids des colis et indique le poids reconnu pour chacun d'eux dans la colonne du tableau 5 (au verso de l'état récapitulatif), entourée d'un trait fort ; il complète, ensuite, la case 2 de ce document par :

  • la date et l'heure de réception ; cette formalité doit être rigoureusement observée afin de permettre le contrôle des « délais » qui s'écoulent entre la date de passation d'une commande et la date de réception effective des fournitures ;

  • ses observations en indiquant, le cas échéant, les réserves faites auprès du transporteur.

Ces opérations terminées, le préposé aux transports signe dans cette même case 2 et remet les colis de l'état récapitulatif au préposé à la réception.

11  Le préposé à la réception, à l'arrivée du matériel et au reçu de l'état récapitulatif :

Procède à l'ouverture des colis et à la reconnaissance détaillée de leur contenu sauf pour certains matériels qui, en raison de leur conditionnement spécial, des nécessités de leur conservation ou de leur distribution, doivent être stockés sans être déballés. Dans ce cas le magasinier ne procède pas à l'ouverture des colis ; la reconnaissance ne porte que sur les quantités indiquées sur les fiches d'encaissage ou autres documents analogues (14).

Dans le cas où le matériel doit entrer dans les comptes du destinataire dans une position différente de celle qu'il occupait chez l'expéditeur, cette position est indiquée par le fichiste à l'encre rouge dans la colonne 8 « position » (au recto de l'état récapitulatif).

Complète l'état récapitulatif par les renseignements suivants :

  • colonne 13 : quantité reconnue ;

  • colonne 14 : numéro du colis d'où le matériel a été retiré.

Date et vise case 28.

Transmet l'état récapitulatif à la section comptabilité des matériels (fichier).

12  Le fichiste :

Procède aussitôt à la mise à jour des fiches comptables intéressées selon les directives précisées au titre II de la présente annexe ; les quantités prises en compte correspondent aux quantités effectivement reconnues.

Complète l'état récapitulatif par les indications suivantes :

  • colonne 15 : numéro de ligne ;

  • colonne 16 : emplacement ; s'il s'agit d'un matériel nouveau, l'emplacement est donné par le magasinier ;

  • colonne 18 : stock après mouvement.

Date et vise case 21.

Transmet l'état récapitulatif au comptable des matériels.

13  Le comptable des matériels (ou son représentant, dûment qualifié) :

  • complète l'état récapitulatif par la mention d'autorisation de mouvement et vise (case 3 du verso de l'imprimé) ;

  • transmet au magasinier.

14  Le magasinier, au reçu de l'état récapitulatif et au fur et à mesure du rangement du matériel :

  • met à jour les étiquettes M 6 ;

  • renseigne cet exemplaire dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.2 de la présente annexe ;

  • indique l'emplacement du matériel (colonne 16) si cette mention n'a pas été portée initialement par la section comptabilité ;

  • date et vise case 22 ;

  • transmet l'état récapitulatif à la section comptabilité des matériels (fichier).

15  Le fichiste dès réception de l'état récapitulatif :

  • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.3 de la présente annexe ;

  • transmet l'exemplaire 4 au groupe des postes divers.

16  Le groupe des postes divers (employé au registre-journal) :

  • regroupe l'exemplaire 4 avec les exemplaires 1 et 2 (pièces justificatives) reçues de l'organisme expéditeur ;

  • inscrit à l'encre rouge dans la colonne « observations » de la pièce justificative « entrée » la position dans laquelle est placé le matériel reçu (dans le cas seulement où cette position est différente de celle indiquée par l'expéditeur) ;

  • enregistre la pièce justificative « entrée » au registre-journal et reporte le numéro d'inscription au recto des trois exemplaires (case 3) ;

  • transmet les exemplaires 1, 2 et 4 au comptable des matériels.

17  Le comptable des matériels :

  • signe la mention de prise en charge portée dans la case 3 du verso des exemplaires 1 et 2 ;

  • renvoie immédiatement, et au plus tard dans les cinq jours qui suivent la réception du matériel l'exemplaire 1 « pièce justificative sortie » à l'organisme expéditeur ; la date de cet envoi est portée dans la case 23 des exemplaires 1 et 2.

    En cas de litige à l'arrivée, l'exemplaire 1 est conservé en attente jusqu'au règlement du différend ;

  • transmet à l'employé chargé de l'archivage qui classe l'exemplaire 2 avec les pièces justificatives et l'exemplaire 4 avec les ordres de mouvements.

9.2.4 Opérations effectuées par l'organisme expéditeur.

Dès réception de l'exemplaire 1 revêtu de la prise en charge du comptable destinataire, la section comptabilité (préposée à l'archivage) de l'organisme expéditeur :

  • porte la date de cette réception au recto de l'exemplaire 3 (case 24) ;

  • découpe le coin inférieur droit de l'exemplaire 3.

    Tous les ordres de mouvement classés (provenant d'une liasse facture) dont les coins n'ont pas été coupés indiquent que les factures correspondantes n'ont pas été renvoyées par le destinataire ; cette signalisation permet d'adresser une réclamation au destinataire lorsque les délais impartis pour le renvoi de ces pièces sont dépassés ;

  • classe l'exemplaire 1 avec les pièces justificatives.

Figure 5.  

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10 Le bon de commande facture M 14 bis.

10.1 Dispositions générales.

Le bon de commande facture M 14bis est utilisé pour le réapprovisionnement (15) de certains organismes du matériel dotés d'une gestion comptable, auprès de leur organisme ravitailleur de rattachement lorsque ceux-ci ne disposent pas d'une gestion mécanisée (16).

Il sert à la fois :

  • au demandeur, pour passer sa commande auprès de l'organisme ravitailleur intéressé ;

  • à l'organisme ravitailleur pour facturer le matériel livré ou expédié et le sortir de ses comptes sans avoir à établir un nouveau document.

Le bon de commande facture M 14 bis est établi au moyen d'une « liasse » comprenant une souche conservée par le demandeur et quatre exemplaires.

La numérotation, l'appellation et la destination données à ces exemplaires sont identiques à celles des différents exemplaires de la facture M 14.

Chaque bon est identifié par un numéro de folio imprimé sur les quatre exemplaires et sur la souche.

Pour des commodités d'exploitation, des bons séparés sont établis pour chacune des subdivisions du fichier de l'organisme ravitailleur ; ce dernier donne toutes instructions utiles aux organismes qu'il est chargé d'approvisionner (en principe par catégorie de matériel et s'il y a lieu dans chaque catégorie par modèle, marque, type, etc.).

La liasse M 14 bis comporte des carbones préintercalés permettant de renseigner simultanément les quatre exemplaires et la souche.

Pour faciliter l'exploitation du bon par l'organisme ravitailleur, il doit être laissé une ligne en blanc entre chaque désignation d'article.

Le bon de commande facture M 14 bis ne comporte pas d'intercalaire. Il est utilisé suivant les besoins, deux ou plusieurs liasses ; chaque liasse constitue une commande distincte identifiée par son numéro de folio ; elle doit en conséquence être datée et signée.

Les quatre exemplaires du bon M 14 bis non séparés sont adressés au groupement des approvisionnements de l'organisme ravitailleur où ils sont exploités successivement par le poste technique de vérification, les fichistes et les magasins intéressés.

10.2 Détail des opérations.

10.2.1 Opérations effectuées par l'organisme demandeur.

1  Au moment de la création du bon, l'organisme demandeur (PTV) :

  • remplit soigneusement la partie du bon encadrée par un trait fort en se conformant au tracé de l'imprimé et aux indications qui y sont données, compte tenu des précisions ci-après ;

  • colonnes 9 et 10 « énumérations des articles » : ceux-ci doivent être classés dans l'ordre croissant de leur numéro d'identification ;

  • colonne 12 « quantité demandée ». Cette quantité doit en principe correspondre aux recomplètement du stock maximal ;

  • enregistre la commande sur la fiche comptable M 1 B (tableau 19) ou sur la fiche approvisionnement M 2 (tableau 16) ;

  • remet la liasse au chef du groupement des approvisionnements (17).

2  Le chef du groupement des approvisionnements (14) [ou son délégué] signe (case 20) les quatre exemplaires du bon de commande qu'il fait adresser à l'organisme ravitailleur.

10.2.2 Opérations effectués par l'organisme ravitailleur.

Ces opérations n'ont pas été traitées en totalité, les indications données au titre IX de la présente annexe pour l'exploitation de la facture M 14 restant valables pour le bon de commande M 14 bis, et ce, à partir de l'exploitation de ce bon par le magasinier de l'organisme ravitailleur.

Dès réception, les quatre exemplaires non séparés du bon sont remis au poste technique de vérification.

3  Le technicien de ce poste examine le bon afin de s'assurer qu'il comporte tous les renseignements nécessaires à son exploitation et qu'il ne comporte aucune erreur grossière ni exagération flagrante dans la nature et la quantité des articles demandés.

Après vérification et correction éventuelle, il date et vise l'exemplaire 3 (case 21) puis transmet la liasse au fichiste intéressé.

4  Le fichiste :

Recherche la fiche intéressée.

S'assure que le numéro de nomenclature et la désignation portés sur le bon sont exacts.

Renvoie éventuellement le bon au PTV dans le cas où :

  • les indications sont erronées ou inexploitables ;

  • la commande ne peut être immédiatement satisfaite ;

  • la fiche comptable n'est pas ouverte.

Si les articles peuvent être immédiatement délivrés, le fichiste :

  • renseigne la fiche comptable intéressée selon les directives précisées au titre II de la présente annexe ;

  • complète en même temps :

  • a).  Les quatre exemplaires du bon de commande par les indications suivantes :

    • colonne 13 : quantité allouée ;

    • colonne 15 : prix unitaire.

  • b).  L'exemplaire 3 par :

    • colonne 16 : l'emplacement du matériel ;

    • colonne 17 : stock après mouvement/numéro de ligne (sous forme de fraction) ;

    • date et vise l'exemplaire 3 (case 22) ;

    • transmet la liasse au groupe des postes divers.

Si la totalité ou une partie des articles demandés ne peut être délivrée, le fichiste :

  • inscrit en dû (colonne 14) les quantités ne pouvant être délivrées ;

  • établi au fur et à mesure une facture M 14 de satisfaction à dû ;

  • mentionne sur le bon M 14 bis, en regard de chaque article non servi, le numéro de folio de la facture M 14 et, réciproquement, mentionne sur cette facture le numéro de folio du bon M 14 bis original et le numéro de repère affecté à l'article en cause sur ce même bon ;

  • enregistre les dus au moyen de la facture M 14 nouvellement créée, sur les fiches M 2 intéressées (ou M 1 B) ;

  • classe en attente la facture M 14 dans un classeur ouvert au nom du client intéressé ;

  • transmet les quatre exemplaires (non séparés) du bon M 14 bis au groupe des postes divers.

Il sera donné satisfaction au dû dans les conditions ci-après ; au fur et à mesure de l'enregistrement des entrées sur la fiche comptable, le fichiste :

  • consulte la fiche M 2 correspondante (ou la partie « enregistrement des du » de la fiche M 1 B) ;

  • sort du dossier « client » intéressé la (ou les) factures M 14 correspondantes ;

  • crée éventuellement une nouvelle facture M 14 pour les quantités restant encore en dû et classe cette facture dans le dossier « client » après avoir mis à jour la fiche M 2 (ou M 1 B) correspondante ;

  • renseigne ensuite la facture M 14, laquelle emprunte ensuite le circuit défini au titre IX de la présente annexe.

5  Le préposé au décompte (du groupe des postes divers) :

  • procède au décompte et porte l'indication du montant des articles délivrés dans la case inférieure (non numérotée) des exemplaires 1, 2 et 3 du bon de commande, en différenciant le montant des articles centralisés et celui des articles décentralisés.

    L'imprimé ne comportant pas de colonnes décompte, ce dernier pourra être effectué avec une machine à calculer imprimante, la bande imprimée étant agrafée à l'exemplaire 3 ;

  • date et vise l'exemplaire 3 (dans la case visée ci-dessus) ;

  • remet la liasse au comptable des matériels.

6  Le comptable des matériels (ou son représentant qualifié) :

  • complète l'exemplaire 3 par la mention d'autorisation de mouvement et vise (case 35) ;

  • transmet la liasse au magasinier.

.................... 

La suite des opérations afférentes à l'exploitation du bon de commande facture M 14 bis ne sera pas traitée, ce document parcourant, à partir de ce moment, le même circuit que celui emprunté par la facture M 14 (cf. § 9.14 à 9.16 ; opérations 4 à 17).

Figure 6.  

 image_13642.png
 

11 Etat de changement de position M 15.

11.1

L'état de changement de position M 15 est utilisé dans tous les cas où le matériel change de position sans donner lieu à l'établissement d'une autre pièce.

Chaque état M 15 comporte un exemplaire détachable et une souche. L'état de changement de position M 15 est créé par le groupement des approvisionnements.

Il est précisé :

— que les changements de position résultant de la remise en état d'un matériel en attente :

  • a).  Dans un atelier du service du matériel, donnent lieu à la procédure définie par l'instruction no 40955/DCMAT/EA/1 du 23 octobre 1972 [abrogée par la décision d'abrogation du 16 décembre 1983 (BOC, p. 7672)] ;

  • b).  Dans le secteur privé, sont effectuées :

    • par état de changement de position au moment de la mise en réparation ;

    • par référence au bon de réception M 13 au moment de la sortie de réparation ;

    — que le matériel « en service » dans un organisme du service du matériel, mis en réparation dans un atelier de ce même organisme qui doit le restituer au détenteur après remise en état, reste dans la position « en service ».

11.2 Détail des opérations.

  • 1. L'état de changement de position M 15 est établi, conformément au tracé de l'imprimé par le groupe des postes divers.

    Après création, l'ordre de mouvement est transmis au fichiste intéressé.

  • 2. Le fichiste :

    Renseigne à l'aide de l'exemplaire 1 « ordre de mouvement » la fiche comptable intéressée, selon les directives précisées au titre II de la présente annexe ;

    Complète cet exemplaire par les indications suivantes :

    • colonnes 8 et 13 : numéros de ligne ;

    • colonnes 9 et 15 : emplacements (dans le cas où il s'agit de mouvements de matériels dont les

       image_13643.png
       

      emplacements dans les magasins sont connus du groupement des approvisionnements) ;

    • colonnes 11 et 17 : stocks après mouvements ;

    Date et vise case 23 ;

    Remet l'ordre de mouvement au chef du groupement des approvisionnements.

  • 3. Le chef du groupement des approvisionnements (ou son délégué) :

    • notifie le mouvement pour exécution en datant et en signant case 19 ;

    • fait adresser l'ordre de mouvement au garde-magasin intéressé, la souche étant conservée par le groupement des approvisionnements.

  • 4. Le garde-magasin :

    • effectue le changement de position prescrit et met à jour les étiquettes M 6 ;

    • s'assure de la concordance entre le stock annoncé sur l'ordre de mouvement et celui donné par l'étiquette de magasin ;

    • renseigne l'ordre de mouvement dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.2. de la présente annexe ;

    • date et vise dans les cases 21 et 22 (dans le cas où le matériel change de position sans changer de magasin) ;

    • adresse l'ordre de mouvement au fichiste.

    Nota.

    Si le matériel change à la fois de position et de magasin, le garde-magasin, après avoir inscrit le mouvement « sortie » sur l'étiquette M 6, renseigne l'état M 15 comme indiqué ci-dessus, date et vise ce document case 21 et le remet, avec le matériel, au garde-magasin auquel il est destiné. Ce dernier inscrit le mouvement « entrée » sur l'étiquette M 6, complète en même temps l'état M 15 comme indiqué ci-dessus date et vise ce document case 22.

  • 5. Le fichiste procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au paragraphe 2.1.3 de la présente annexe.

    L'état de changement de position M 15 est ensuite classé au répertoire des ordres de mouvement par le préposé à l'archivage.

12 Certificat administratif M 16.

12.1 Dispositions générales.

12.1.1

Le certificat administratif M 16 est utilisé pour justifier une entrée ou une sortie réelle de matériel dans les comptes, dans tous les cas où ce mouvement ne peut être justifié par une autre pièce ; il en est ainsi notamment :

  • a).  Des mouvements consécutifs :

    • aux transformations de matériels (sortie des écritures des matériels à transformer, prise en charge des mêmes matériels après transformation) ;

    • aux manquants, pertes ou excédents de matériels en approvisionnement ou en attente, constatés à l'occasion ou en dehors d'un recensement ;

    • à la prise en charge après examen et tri des rechanges reversés par les utilisateurs dans les magasins de l'établissement ;

    • à la récupération de matériels ;

    • à une décision d'élimination.

  • b).  Des mouvements d'ordre résultant :

    • de la constitution ou de la dislocation d'unités collectives ;

    • du recomplètement d'unités collectives en approvisionnement ou en attente ;

    • de redressements d'écritures ;

    • de changements de classification…

Le certificat administratif se rapporte par conséquent :

  • soit à une sortie ou à une entrée ;

  • soit à une sortie et à une entrée corrélatives.

12.1.2

Le certificat administratif M 16 est établi en deux exemplaires :

  • un exemplaire « pièce justificative » portant le n° 1 ;

  • un exemplaire « ordre de mouvement » portant le n° 2.

Des copies ou duplicata de l'exemplaire 1 « pièce justificative » sont, le cas échéant, établis en autant d'exemplaires qu'il est nécessaire ; ces imprimés ne portent pas de numéro de folio, on y reproduit celui de la liasse originale.

12.2 Détail des opérations.

Le certificat M 16 est créé par le groupement des approvisionnements en se conformant au tracé de l'imprimé.

Les inscriptions afférentes aux matériels à porter en sortie sont effectuées en premier ; sur la ligne suivante, il est tracé un trait de façon à séparer nettement ces inscriptions de celles concernant les matériels à porter en entrée.

Lorsque le certificat est insuffisant pour l'inscription de tous les articles, il est utilisé des feuillets intercalaires qui sont ensuite agrafés au certificat administratif. Dans ce cas, le nombre de feuillets intercalaires est indiqué dans la case 16.

Le préposé à la création date et vise dans la case 17 et remet le document au fichiste intéressé.

  • 1. Le fichiste :

    • procède à la mise à jour des fiches comptables selon les directives précisées au titre II de la présente annexe ;

    • complète le certificat M 16 par les indications suivantes (en regard des matériels à porter en entrée et en sortie) :

    Sur l'exemplaire n° 1 :

    — colonne 9, prix unitaire.

    Sur l'exemplaire n° 2 :

    • colonne 9 : position du matériel ;

    • colonne 10 : numéro de ligne ;

    • colonne 11 : emplacement ;

    • colonne 13 : stock après mouvement ;

    • date et vise dans la case 19 ;

    • transmet la liasse au groupe des postes divers.

  • 2. Le préposé au décompte (du groupe des postes divers) :

    • porte l'indication du décompte dans la colonne 10 de l'exemplaire 1 ;

    • date et vise dans la case 18 de cet exemplaire ;

    • remet la liasse au comptable des matériels.

  • 3. Le comptable des matériels (ou son représentant qualifié) :

    • complète l'exemplaire 2 par la mention d'autorisation de mouvement et signe (case 15) ;

    • transmet la liasse au magasinier.

  • 4. Le magasinier :

    • procède à l'inscription du mouvement sur les étiquettes M 6 ;

    • renseigne l'exemplaire 2 dans les conditions précisées au paragraphe 2.1.2 de la présente annexe ;

    • date et vise l'exemplaire 2 (case 18) ;

    • remet la liasse au fichiste.

    Nota.

    Lorsque le mouvement affecte deux magasins (entrée et sortie corrélatives), ces opérations sont effectuées par chacun des garde-magasins intéressés.

  • 5. Le fichiste :

    • procède au contrôle de l'exécution du mouvement dans les conditions définies au paragraphe 2.1.3 de la présente annexe ;

    • transmet la liasse au groupe des postes divers.

  • 6. Le préposé à la tenue du registre-journal (du groupe des postes divers) :

    • enregistre la pièce justificative au registre-journal ;

    • reporte le numéro de cet enregistrement sur les exemplaires 1 et 2 (case 4) ;

    • transmet la liasse au comptable des matériels.

  • 7. Le comptable des matériels certifie la sortie et l'entrée du matériel sur l'exemplaire 1 (case 15) et soumet cette pièce au visa du directeur de l'établissement (18).

    Après mise à jour éventuelle des relevés M 19, l'exemplaire 1 est classé avec les pièces justificatives, l'exemplaire 2 avec les ordres de mouvement.

    Dans ce cas, qui ne comporte aucune opération financière, les cases 20 et 21 de l'ordre de mouvement sont biffées comme étant sans objet, et le coin « à découper au retour de la pièce justificative » est également découpé.

12.3 Régularisation des pertes, déficits excédents de matériels en approvisionnement ou en attente, constatés à l'occasion ou en dehors d'un recensement.

Tout certificat administratif M 16 établi pour régulariser les pertes, déficits ou excédents de matériels en approvisionnement ou en attente, constatés à l'occasion ou en dehors d'un recensement doit, dès le retour du procès-verbal approuvé par l'autorité compétente, être complété dans la case 19 de l'exemplaire 1 par la décision d'imputation.

Dans ce cas l'ordre de mouvement et la pièce justificative sont, en fin de circuit, provisoirement classés jusqu'au retour du procès-verbal revêtu de la décision. Après report de la décision sur la pièce justificative, le coin droit de l'ordre de mouvement est découpé et les deux exemplaires sont définitivement classés.

Lorsqu'une imputation a été prononcée à l'égard d'une personne responsable, l'exemplaire 1 « pièce justificative » est complété (case 20) par la mention de paiement.

Dans les établissements du matériel cette mention est portée par le sous-régisseur : dans ce cas, la date d'envoi de l'exemplaire 1 au groupe personnels sous-régie (GPSR) est portée dans la case 20 de l'exemplaire 2.

Au retour de la pièce justificative revêtue de la mention de paiement, la date de réception de cette pièce est portée dans la case 21 de l'exemplaire 2 dont le coin inférieur est alors découpé.

L'exemplaire 1 est ensuite définitivement classé avec les pièces justificatives.

12.4 Prise en charge de matériels confectionnés ayant fait l'objet d'une demande de travail T 1, mais dont les versements aux magasins de la gestion sont échelonnés sur une durée assez longue.

Il est établi un certificat administratif M 16 pour chaque versement partiel des produits finis.

La demande de travail T 1 (exemplaire 2) est mise à l'appui du certificat administratif correspondant au dernier versement qui solde la commande.

Ce certificat administratif est, en outre, complété dans la case 2 par la référence des certificats administratifs qui ont servi à la prise en charge des versements partiels effectués au titre de la commande considérée.

Figure 7.  

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ANNEXE VI. Dispositions d'ordre comptable et statistique à observer pour l'exécution des mouvements de matériel effectués par l'intermédiaire des unités du matériel au titre de la constitution ou du recomplètement des dotations des corps de troupe..

1 Dispositions générales.

1.1

Les matériels de maintenance avancée sont initialement pris en compte par le comptable au moyen des ordres de mutation facture STM 1 émis par la direction régionale lors de la mise en place des matériels en maintenance avancée.

Ils sont suivis en comptabilité par les soins du comptable des matériels de l'unité de soutien au moyen des fiches comptables M 1 A (ou M 1 stat), permettant de répartir et de suivre les existants dans les différentes positions appropriées.

1.2

Les maintenances avancées mises en place dans les unités de soutien direct sont en principe maintenues à niveau constant.

1.3

Les augmentations ou les diminutions modifiant les dotations des maintenances avancées sont décidées par le commandant et directeur régional du matériel ; ces modifications donnent lieu à la création par la direction régionale d'un ordre de mutation-facture STM 1.

1.4

Les mouvements concernant les matériels complets ou les constituants principaux des matériels électroniques détenus au titre des maintenances avancées, entrant dans le cadre de l'entretien des dotations (échanges) des corps de troupe, sont opérés en principe à l'initiative de l'unité de soutien ; celle-ci opère parallèlement les changements de position dans sa comptabilité ainsi que les régularisations statistiques correspondantes.

1.5

Le recomplètement de la maintenance avancée de l'unité de soutien direct s'opère le plus souvent :

Pour les matériels complets :

  • périodiquement par la direction régionale du matériel au vu des CR STM 2 émis par les unités lors des échanges.

    Pour les constituants principaux des matériels électroniques :

  • par l'établissement de marque, à la réception des constituants principaux usagés, reversés par l'unité de soutien et dont le remplacement est demandé.

1.6

Les matériels complets (ou constituants principaux) remplacés aux corps de troupe ne sont prélevés sur la maintenance avancée que dans les cas suivants :

Remplacement de matériel usé ou détérioré.

Remplacement de matériel perdu ou détruit lorsque celui-ci :

  • est un constituant principal d'un matériel électronique ;

  • fait partie d'une unité collective ;

  • est d'une valeur inférieure ou égale à 150 francs.

Par contre, les mouvements :

  • motivés par un changement de dotation ;

  • concernant le remplacement d'un matériel perdu (non inclus dans une unité collective), d'une valeur supérieure à 150 francs, sont toujours ordonnés par la direction régionale du matériel l'unité de soutien direct n'agissant, dans la livraison du matériel qu'en tant que transitaire du matériel délivré par l'organisme de rattachement au profit du corps de troupe.

1.7

Les conditions d'exécution de chacun de ces mouvements, sur les plans comptables et statistique, sont précisées dans les paragraphes ci-après.

2 Remplacement des matériels usés ou détériorés.

Les opérations comptables de remplacement de matériels détériorés ou usés sont différentes suivant que le matériel peut être remplacé immédiatement ou non.

2.1 Le matériel peut être remplacé par prélèvement sur la maintenance avancée.

Dans ce cas :

Le corps qui a simplement établi un « bulletin de mise en réparation-échange C 7 » n'effectue aucune écriture dans les inventaires du corps et de l'unité, autre que la rectification éventuelle des contrôles nominatifs.

L'unité de soutien à l'aide du bulletin C 7 :

— procède à l'échange des matériels (décharge contradictoire sur les exemplaires 1 et 2) ;

Restitue l'exemplaire 1 au corps en même temps que le matériel.

Effectue (avec l'exemplaire 3) dans sa comptabilité, les changements de position correspondants :

  • entrée, en position « en attente » des quantités de matériels usés ou détériorés ;

  • sortie, de la position « en approvisionnement » des quantités de matériels délivrés.

Provoque l'acheminement des matériels au soutien différé ou déclenche les opérations de procédure de réforme.

Procède à la régularisation statistique par émission d'un compte rendu STM 2.

Demande périodiquement le recomplètement de sa maintenance avancée.

Ce recomplètement est effectué :

  • a).  Pour les matériels complets : périodiquement par la DRM par ordre de mutation-facture STM 1, au vu des STM 2 émis par l'unité de soutien direct à l'occasion des échanges (1) au profit des corps.

  • b).  Pour les constituants principaux : par l'établissement de marque, à la réception par ce dernier, des constituants qui lui sont reversés par l'unité de soutien direct pour remise en état. Dans ce cas :

    • la facture d'expédition M 14 établie par l'unité de soutien est revêtue de la mention « remplacement demandé » ;

    • la régularisation statistique est poursuivie par l'unité de soutien par émission d'un compte rendu STM 2.

2.2

Le matériel ne peut être remplacé par prélèvement sur la maintenance avancée de l'unité, mais l'organisme de rattachement peut procéder à l'échange.

Que l'échange soit immédiat ou différé, il est fait application des dispositions du § 2.3.3 de l'instruction no 40955/DCMAT/EA/1 du 23 octobre 1972. Abrogé par la décision d'abrogation du 16 décembre 1983 (BOC, p. 7672).

3 Remplacements de matériels perdus ou détruits.

3.1

Le matériel fait partie d'une unité collective ou est d'une valeur inférieure ou égale à 150 francs ou est un constituant principal d'un matériel électronique.

Dans ce cas :

3.1.1 L'organisme détenteur établit :

  • un rapport simplifié C 5 bis (éventuellement un rapport C 5) mais ne sort pas le matériel des comptes ;

  • un bon de distribution MC 10 U 5, portant en référence le numéro d'enregistrement du C 5 bis ou du C 5 au carnet permanent C 6.

3.1.2 L'unité de soutien :

  • a).  Si elle détient le matériel, le délivre, le sort des comptes à l'aide du bon MC 10 U 5 :

    • procède à la régularisation statistique par l'émission d'un CR STM 2 ;

    • demande le recomplètement de sa maintenance.

    Ce recomplètement est effectué :

    • pour les matériels complets : dans les conditions indiquées au § 2.1 a) ci-dessus ;

    • pour les constituants principaux des matériels électroniques : par bon de commande-facture M 14 bis.

  • b).  Si elle ne détient pas le matériel, transmet le bon MC 10 U 5 à l'organisme pourvoyeur pour satisfaction.

3.1.3

L'organisme pourvoyeur (organisme de rattachement ou établissement de marque pour les composants principaux) doit recompléter la maintenance avancée de l'unité de soutien qui a délivré le matériel ou bien délivrer lui-même les matériels au détenteur.

  • a).  L'organisme pourvoyeur est en mesure de recompléter la maintenance avancée de l'unité de soutien qui a délivré le matériel.

    Le recomplètement s'opère :

    • soit au vu de l'ordre de mutation-facture STM 1 créé par la DRM (cas des matériels complets) ;

    • soit par la facture M 14 bis (cas des constituants principaux).

    Dans ce cas la régularisation statistique est poursuivie tant au niveau de l'unité de soutien qu'à celui de l'organisme pourvoyeur, par émission d'un compte rendu STM 2.

  • b).  L'article ne peut être délivré par l'unité de soutien mais est perçu auprès de l'organisme pourvoyeur.

    Ce dernier sort le matériel des comptes à l'aide du bon MC 10 U 5 et régularise sur le plan statistique par émission d'un CR STM 2.

  • c).  L'organisme pourvoyeur n'est pas à même de délivrer le matériel :

    • il demande la mise en place d'approvisionnement au commandement et direction régionale ;

    • il conserve le bon MC 10 U 5 en attente pour une distribution ultérieure.

3.2

Le matériel ne fait pas partie d'une unité collective, n'est pas un constituant principal ou est d'une valeur supérieure à 150 francs.

Le matériel est sorti des comptes de l'organisme détenteur à l'aide du rapport simplifié C 5 bis ou du rapport complémentaire C 5.

La régularisation statistique de cette perte et le remplacement du matériel incombe au commandement et direction régionale du matériel qui émet :

  • un compte rendu STM 2 pour la sortie ;

  • un ordre de mutation-facture STM 1, pour la mise en place du matériel de remplacement.

L'unité de soutien intervient simplement :

  • dans la transmission du rapport simplifié C 5 bis, ou du rapport complémentaire C 5 qui doit s'effectuer sans délai ;

  • dans la livraison du matériel comme transitaire dans les conditions fixées au paragraphe 4.3.

4 Mouvements motivés par un changement de dotation.

4.1

Les mouvements de l'espèce sont toujours ordonnés par le directeur régional du matériel au moyen d'un ordre de mutation-facture STM 1 qui comporte deux copies supplémentaires :

  • l'une est adressée au directeur du matériel de la division ;

  • l'autre est adressée à l'unité de soutien.

4.2

Ces mouvements, pour lesquels l'unité de soutien n'agit que comme transitaire entre le corps de troupe et l'établissement, ne donnent lieu à aucune écriture dans la comptabilité de l'unité.

Cependant il est nécessaire que l'unité de soutien conserve trace des mouvements effectués, par son intermédiaire, entre l'établissement et les corps de troupe de façon à permettre de justifier les livraisons et leurs délais, de répondre aux réclamations ou aux demandes de renseignements, etc.

Il est fait usage à cet effet, de l'exemplaire « copie » de l'ordre de mutation STM 1 qui lui a été adressé par le directeur régional du matériel ; sur cet exemplaire le destinataire donne décharge du matériel perçu.

4.3 Affectation de matériel à un corps.

4.3.1

Dès réception de l'ordre de mutation-facture (exemplaires 3-1 et 2) le comptable des matériels de l'établissement livrancier met à jour ses écritures (matériels sortie de la position « en approvisionnement ») et signe la mention de « sortie » sur les exemplaires 1 et 2 « pièces justificatives » de la facture (case 23).

4.3.2

Le représentant de l'unité de soutien, sur présentation à l'établissement de l'exemplaire « copie » de l'ordre de mutation perçoit les matériels et en donne reçu en signant l'exemplaire 3 de cet ordre (case 22).

Les exemplaires 1 et 2 de l'ordre de mutation-facture sont envoyés directement par l'établissement, au corps intéressé, qui est ainsi prévenu que les matériels affectés peuvent être perçus à l'unité de soutien.

4.3.3

Sur présentation de l'exemplaire 4 de l'ordre de mutation-facture les matériels sont remis au représentant du corps qui en donne reçu sur l'exemplaire 4 (case 22) et sur la copie conservée par l'unité de soutien puis :

  • l'exemplaire 4 est restitué au corps ;

  • la copie est classée par l'unité de soutien qui détache, au préalable, l'avis d'exécution et le transmet à la direction du matériel de la division.

4.3.4

Le comptable des matériels du corps procède à la prise en charge des matériels et renvoie directement à l'établissement l'exemplaire 1 de la facture revêtu de sa signature.

4.4 Reversement de matériel par un corps.

4.4.1

Le comptable du corps, dès réception de l'ordre de mutation-facture (ex. 3-1 et 2) :

  • met à jour ses écritures en portant le matériel en sortie dans sa comptabilité ;

  • reverse les matériels à l'unité de soutien et dépose, simultanément les exemplaires 3-1 et 2 de l'ordre de mutation-facture.

4.4.2 L'unité de soutien :

  • donne décharge du matériel reçu sur l'exemplaire 3 qui est restitué aussitôt au corps (cet exemplaire appuiera provisoirement la sortie du matériel reversé, en attendant le retour de l'exemplaire 2 de la facture revêtu de la prise en charge du comptable de l'établissement destinataire) ;

  • reverse les matériels à l'établissement et remet, en même temps, les exemplaires 1 et 2 de l'ordre de mutation-facture ;

  • présente l'exemplaire « copie » de l'ordre de mutation au comptable de l'établissement qui lui donne décharge du matériel remis ;

  • détache l'avis d'exécution de l'exemplaire « copie » et l'envoie à la direction du matériel de la division ;

  • classe cet exemplaire dans les archives.

4.4.3 L'établissement destinataire :

  • prend en compte les matériels reçus ;

  • renvoie directement au corps intéressé l'exemplaire 2 (PJ sortie) de l'ordre de mutation-facture.

Figure 8. M1 stat

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Figure 9. M1A

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Figure 10. M1B

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Figure 11. M2

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Figure 12. M3 STAT

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Figure 13. M3

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Figure 14. ETIQUETTE DE MAGASIN M 6

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Figure 15. PROCES-VERBAL DE RECEPTION

BON DE RECEPTION M 13

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Figure 16. ORDRE DE MOUVEMENT

FACTURE M 14

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Figure 17. BON DE COMMANDEFACTUREM 14 bis

ORDRE DE MOUVEMENT

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Figure 18. ETAT DE CHANGEMENT DE POSITIONM 15

ORDRE DE MOUVEMENT

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