L'instruction générale sur les régies de recettes de l'Etat et des établissements publics nationaux du 23 mars 1968 dispose, en son article 412-1, que, pour tous les encaissements effectués en numéraire, le régisseur est tenu de délivrer des quittances extraites d'un journal à souches numérotées.

Mais, avec l'accord préalable du département (direction de la comptabilité publique), des appareils enregistreurs peuvent être utilisés pour délivrer des tickets constatant le versement des recettes.

Antérieurement, les instruction n^o 62-133-M du 20 novembre 1962 et instruction n^o 64-64-R/6 du 14 mai 1964 (n.i. BO), ont fixé respectivement les dispositions particulières aux recouvrements effectués, à l'aide de caisses enregistreuses, par les régisseurs de recettes des départements, des communes et des établissements publics locaux et par ceux des services extérieurs de l'armée de terre et de certains services communs.

Depuis, il m'a été signalé que différents services avaient doté leur régies de recettes d'appareils enregistreurs, sans consultation préalable de la direction.

Aussi, a-t-il été décidé de confier, désormais, aux comptables supérieurs, chargés de vérifier les opérations des régies de recettes de l'Etat ou des établissements publics nationaux, le soin de donner — ou non — l'accord du département.

A cet effet, la présente instruction énumère les normes et règles à retenir pour apprécier si le modèle proposé offre les garanties minimales de sécurité et de contrôle qu'exige l'exécution correcte des opérations de recettes.

Les comptables supérieurs concernés sont invités à porter les termes de cette instruction à la connaissance des ordonnateurs secondaires auprès desquels sont instituées les régies de recettes.

1. Caractéristiques des appareils.

L'appareil enregistreur est mécanique ou électrique et doit, s'il est électrique, comporter un dispositif spécial permettant son utilisation en cas de coupure de courant.

Il doit comprendre essentiellement :

• un clavier numérique avec touches de ventilation permettant de distinguer la nature de l'opération de recettes et, accessoirement, de dépenses, ainsi que le mode de règlement ;

• un dispositif de délivrance de tickets datés et numérotés ;

• un dispositif d'impression permettant de revêtir les documents présentés de la mention de règlement ;

• un tiroir, solidaire du socle, contenant les espèces et les effets bancaires ou postaux ;

• un totalisateur général de toutes les opérations, en plus ou en moins ;

• des totalisateurs particuliers permettant de ventiler les opérations par nature et par mode de règlement.

Le modèle proposé doit être doté obligatoirement :

• d'une bande de contrôle sur laquelle sont inscrites, automatiquement, toutes les opérations ;

• d'une clé de sûreté ;

• d'une serrure dite de « consultation » ou de « lecture », permettant l'accès aux compteurs et totalisateurs ;

• d'un compteur de remboursements correspondant à la touche de correction.

2. Execution des opérations de recettes et de dépenses.

Les opérations de recettes donnent lieu à un règlement en espèces ou à la remise d'un effet postal ou bancaire.

Quel que soit le mode de règlement, la somme encaissée est composée au clavier et reproduite sur le ticket délivré par la machine.

Les opérations de dépenses qui demeurent exceptionnelles pour des régies de recettes et qui se limitent, le plus souvent, à des annulations ou à des remboursements, sont effectuées par l'opérateur sur présentation d'un « ordre » établi par le régisseur. Elles ne doivent, en aucun cas, donner lieu à compensation.

Il va de soi que, pour parer à toute défaillance de la machine, le régisseur doit détenir, en permanence, un registre à souches.

3. Contrôle des opérations.

Pour assurer le contrôle des opérations effectuées sur la machine, un minimum de règles doivent être observées.

3.1. Conservation des bandes de contrôle.

L'administration ou le régisseur doit conserver les bandes de contrôle en un endroit sûr, et, de préférence, dans un coffre.

Ces bandes sont remises par le régisseur à l'opérateur, ou au caissier, au fur et à mesure des besoins.

Le régisseur est tenu d'archiver la partie de la bande utilisée dans la journée.

3.2. Utilisation des dispositifs de sécurité de l'appareil.

La clé de sûreté détenue par le régisseur permet de mettre, à volonté, l'appareil en service ou hors de service.

La serrure, dite de « consultation » ou de « lecture », service par deux clés, permet de connaître les données enregistrées par la machine et de remettre les compteurs et totalisateurs à zéro.

Les annulations et remboursements sont enregistrés à un compteur spécial à voyant.

4. Procédure d'agrément des appareils.

Les ordonnateurs secondaires doivent demander aux comptables supérieurs, chargés de vérifier les opérations des régies de recettes, l'agrément de l'appareil dont ils envisagent l'acquisition.

Pour le cas où l'appareil proposé ne répondrait pas aux caractéristiques décrites par la présente instruction et que, par conséquent, l'agrément serait refusé, le comptable supérieur dresserait un procès-verbal à remettre à l'ordonnateur secondaire et à la direction, sous le timbre du bureau concerné.

L'usage de caisses enregistreuses doit, en principe, rester sans influence sur les modalités comptables du fonctionnement de la régie. Si, néanmoins, un problème de cet ordre venait à se poser, il conviendrait d'en saisir la direction sous le timbre du bureau compétent.