1. Contenu

GÉNÉRALITÉS

2.

La présente instruction a pour objet de fixer les dispositions selon lesquelles est assurée la gestion automatisée des officiers et aspirants de réserve du service de santé des armées, rayés des cadres à compter du 1^er janvier 1974.

Pour ses besoins, la direction centrale du service des armées tient un fichier où figurent, d'une part, les aspirants de réserve dégagés des obligations militaires, d'autre part, les officiers de réserve rayés des cadres, admis ou non à l'honorariat.

3.

Ce fichier est constitué par le centre de traitement de l'information médicale des armées (CETIMA).

Le CETIMA chargé de la réalisation et de la diffusion du fichier doit :

• rassembler les renseignements relatifs à l'identification et à la gestion de ces personnels ;

• enregistrer toutes les modifications affectant ces renseignements ;

• exploiter le fichier ainsi créé de façon à être en mesure de donner rapidement à la direction centrale du service de santé des armées les informations qui lui sont nécessaires.

LE FICHIER MODÈLEN° 621-5*/90

4.

Le fichier se présente sous la forme d'un annuaire alphabétique modèle N° 621-5*/90 édité par le CETIMA le 1^er janvier et le 1^er juillet de chaque année.

L'annuaire alphabétique comporte les rubriques suivantes :

• a).  Rubriques du fichier aspirants et officiers de réserve dans les cadres ⁽¹⁾ :

  • N^o 1 : Code au répertoire,

  • N^o 2 : Nom,

  • N^o 3 : Prénoms,

  • N^o 4 : Adresse,

  • N^o 6 : Date de naissance,

  • N^o 9 : Profession ou qualification professionnelle,

  • N^o 10 : Fonctions civiles exercées. Spécialité,

  • N^o 17 : Numéro matricule au recrutement,

  • N^o 19 : Corps,

  • N^o 20 : Armée d'origine,

  • N^o 21 : Origine,

  • N^o 22 : Position statutaire,

  • N^o 24 : Dernier organisme d'administration,

  • N^o 25 : Grade,

  • N^o 26 : Date de prise de rang,

  • N^o 33 : Récompenses EPOR (nombre),

  • N^o 34 : Légion d'honneur,

  • N^o 35 : Médaille militaire,

  • N^o 36 : Ordre national du mérite,

  • N^o 37 : Médaille d'honneur du service de santé des armées,

  • N^o 38 : Titres de guerre (nombre),

  • N^o 39 : Citations (nombre),

  • N^o 40 : Blessures de guerre (nombre) ;

• b).  Rubriques concernant le classement du dossier aux archives ⁽²⁾ :

  • N^o 45 : Organisme détenteur du dossier individuel,

  • N^o 46 : Numéro d'enregistrement de l'expédition du dossier ou numéro de classement dans l'organisme,

  • N^o 47 : Deux derniers chiffres du millésime de l'année de radiation des cadres,

  • N^o 48 : Date d'envoi aux archives du dossier individuel.

5.

Le fichier est constitué, d'une part, à partir des informations détenues dans le fichier des aspirants et officiers de réserve dans les cadres, au moment de leur radiation et, d'autre part, des informations communiquées au CETIMA par la direction centrale du service de santé des armées, après classement aux archives des dossiers des personnels, au moyen des imprimés :

• modèle N° 621-5*/91 (aspirants de réserve) ;

• modèle N° 621-5*/92 (officiers de réserve).

Les renseignements relatifs aux rubriques concernant le classement du dossier aux archives sont portés soit en code, soit en clair, soit en clair abrégé, conformément au répertoire des codes donnés en annexe A.

6.

Les informations concernant le classement du dossier aux archives sont portées à la connaissance des aspirants et officiers de réserve radiés. Pour cela, le CETIMA édite et diffuse les lettres d'avis (modèles N° 621-5*/93 et N° 621-5*/94).

Les lettres d'avis établies en deux exemplaires sont adressées au dernier organisme d'administration dont relevait l'aspirant ou l'officier de réserve au moment de sa radiation.

Le premier exemplaire est transmis à l'intéressé par l'organisme d'administration, le second étant conservé pendant trois années dans des classeurs à reliure latérale, puis détruit.

DISPOSITIONS DIVERSES

7.

Les organismes d'administration régionaux sont tenus de communiquer à la direction centrale du service de santé des armées toutes les modifications (dont ils ont connaissance), survenant après la radiation des cadres dans les rubriques n^o 2 à n^o 40 énumérées à l'article 3 ci-dessus.

La direction centrale du service de santé des armées signale au CETIMA les changements intervenus au moyen de l'imprimé modèle N° 621-5*/40.

8.

Les pièces ou documents individuels qui seraient en possession des organismes d'administration ou de la direction centrale du service de santé des armées après envoi du dossier peuvent être adressés directement aux organismes chargés de la conservation des dossiers en précisant la mention : « pour classement au dossier de » : (grade, nom, prénoms) et en rappelant :

• en ce qui concerne les aspirants de réserve : le numéro matricule au recrutement et les renseignements des rubriques n^o 46 et n^o 48 ;

• en ce qui concerne les officiers de réserve : le renseignement de la rubrique n^o 46.