Préambule.

Le système comptable des cercles de la marine est basé sur le plan comptable général (PCG). Les particularités relatives à l'activité et à la structure des cercles conduisent cependant, sur la base des comptes du plan comptable général, à l'établissement d'un plan professionnel adapté à ces organismes. Celui-ci se caractérise par la modification d'un certain nombre de comptes du PCG, voire par la création de comptes spécifiques.

Il s'applique aux cercles navals, cercles mixtes interarmées relevant de la marine, cercles d'officiers mariniers et cercles mixtes d'officiers et d'officiers mariniers situés en métropole et outre-mer, ainsi qu'aux autres organismes désignés par l'état-major de la marine ou la direction du personnel militaire de la marine.

Il a pour fonction de :

• saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;

• fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins des différents utilisateurs intéressés.

Ce système comptable est, en principe, tenu par moyens informatiques permettant l'enregistrement des opérations sur supports informatiques, la tenue de fichiers et l'édition automatisée des documents de synthèse ⁽¹⁾ et des livres de comptabilité.

Toutefois, pour ces derniers, la saisie manuscrite de certaines informations reste obligatoire.

Les documents doivent permettre les authentifications et certifications nécessaires.

L'homologation des logiciels relève d'une décision de la direction du personnel militaire de la marine - bureau « activités sociales et sportives » (DPMM/ASS), après visa de la direction centrale du commissariat de la marine, bureau « administration des unités » (DCCM/ADM/UNITES).

1. Dispositions générales.

1.1. Principes généraux.

I. OBJET DE LA COMPTABILITÉ.

Les informations comptables doivent donner au directeur du cercle et aux autres utilisateurs une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des opérations, événements et situations.

Elles sont enregistrées jour par jour pour être traitées en temps opportun.

II. PRINCIPES DE LA COMPTABILITÉ.

A l'effet de présenter des états reflétant une image fidèle de la situation et des opérations du cercle, la comptabilité doit satisfaire à des principes généraux.

Il s'agit pour l'essentiel de :

• la prudence, qui consiste en l'appréciation raisonnable des faits dans le but d'éviter de transférer dans l'avenir des incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats du cercle ;

• la régularité ou conformité aux règles et procédures en vigueur ;

• la sincérité ou souci de traduire la vérité, grâce à l'application de bonne foi des règles et procédures, en fonction de la connaissance de la réalité et de l'importance des opérations comptables, événements et situations.

D'autres principes, codifiés dans le plan comptable, doivent être observés, par exemple :

• la continuité de l'exploitation : l'arrêté des comptes présume que l'organisme continuera de fonctionner dans un avenir prévisible ;

• la non-compensation des opérations : il est interdit d'effectuer des compensations entre des postes d'actif et de passif et entre des postes de charges et de produits ;

• la permanence des méthodes : les modes d'évaluation ne peuvent être modifiés d'un exercice à l'autre, afin de garantir la cohérence des informations comptables au cours des périodes successives ; toute exception à ce principe doit être justifiée par la recherche d'une meilleure information.

1.2. Organisation générale de la comptabilité.

La comptabilité est organisée de telle sorte qu'elle permette :

• la saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;

• la disponibilité des informations élémentaires et l'établissement, en temps opportun, des états dont la production est prévue et requise ;

• le contrôle et l'exactitude des données et des procédures de traitement.

2. Le plan de comptes.

2.1. Classification.

La classification des comptes se caractérise par le choix d'un système décimal et l'adoption de critères de répartition des opérations.

I. LA CODIFICATION DES COMPTES.

Le numéro de code participe, avec l'intitulé du compte qui l'accompagne, à l'identification de l'opération enregistrée en comptabilité.

La codification permet :

• le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ;

• l'analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories, grâce à l'utilisation d'une structure décimale (conforme au plan comptable général et rappelée en annexe I).

Ces dispositions facilitent les regroupements, en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés.

II. LES CRITÈRES DE CLASSEMENT.

Les critères successifs de classement des opérations retenues dans le plan de comptes assurent l'homogénéité interne des classes et des comptes à deux chiffres en fonction de catégories économiques d'opérations qu'ils sont destinés à regrouper.

Indépendamment de cette cohérence interne du plan de comptes, l'établissement des documents de synthèse nécessite une répartition des opérations enregistrées en comptabilité selon des critères généraux de classement :

• au bilan : classement en fonction de la destination des biens dans le cercle (immobilisations, stocks...) ;

• dans le compte de résultat : classement en fonction de la nature des charges et des produits constitutifs du résultat de l'exercice.

2.2. Organisation du plan de comptes.

• I.  La liste complète des comptes résulte d'une part de la liste des comptes du plan comptable général et, d'autre part, de la liste des comptes modifiés, voire créés, pour les besoins de la gestion des cercles : il s'agit donc d'un plan professionnel des comptes.

  La présentation détaillée de ce plan professionnel des comptes fait l'objet de l'annexe III ci-après.

• II.  Le système normalement utilisé dans un cercle est le système de base. La codification et l'intitulé de ces comptes doivent être strictement respectés.

  Les comptes imprimés en caractères italiques permettent au directeur du cercle de détailler si nécessaire certaines opérations.

  Les comptes sont ouverts en tant que de besoin. L'ordre de classification des comptes doit dans tous les cas être respecté.

  Si certaines opérations ne peuvent être enregistrées dans aucun des comptes du plan de comptes, les comptes complémentaires ou supplémentaires sont ouverts.

  A l'inverse, si les comptes prévus sont trop détaillés pour les besoins du cercle, il est possible de regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau plus contracté, conformément aux possibilités ouvertes par le plan de comptes.

2.3. Tenue des comptes.

I. GÉNÉRALITÉS.

La comptabilité est tenue dans la monnaie qui a cours localement.

Les modalités de prise en compte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) font l'objet de l'article 7 et de l'annexe V.

Les écritures rappellent les numéros et (ou) intitulés des comptes. Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature.

II. RESPECT DU PLAN DE COMPTES.

Le plan de comptes décrit à l'article 4 ci-dessus doit être respecté. Il doit être suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations conformément aux normes comptables.

III. LES PIÈCES JUSTIFICATIVES.

Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, qui doit pouvoir être présentée à tout instant (facture, bon de caisse, relevé bancaire...) ou sur une inscription certifiée dont la référence est rappelée au livre journal. Toutes les pièces justificatives, à l'exception des relevés bancaires, doivent être certifiées par le directeur du cercle.

Les pièces justificatives sont numérotées chronologiquement dans une série annuelle et conservées dans un dossier particulier constitué à cet effet. Les relevés des comptes chèques postaux sont classés séparément.

Les factures doivent être certifiées et être revêtues, soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement portant référence du moyen de paiement. Le montant de la facture est arrêté en toutes lettres au moment du règlement.

Toute écriture comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque opération, ainsi que les références de la pièce qui la justifie. Ainsi, à tout moment, il sera possible, à partir de l'écriture comptable, de remonter à la pièce justificative. A l'inverse, les annotations figurant sur la pièce justificative (numéro de compte d'imputation) permettent de retrouver l'écriture concernée.

Quand il n'existe pas de pièce justificative spécifique à une opération financière (par exemple : gratification offerte), un certificat administratif est établi sur le modèle de celui reproduit à l'annexe XVIII. Il est systématiquement certifié par le directeur du cercle. Il peut aussi servir de « feuille d'imputation », agrafée à la pièce justificative, pour former un document complet, facile à exploiter.

2.4. Traitements informatisés.

I. EXHAUSTIVITÉ DE LA SAISIE DES INFORMATIONS.

Le système de traitement doit établir, sur papier et sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toute insertion intercalaire ainsi que toute suppression ou addition ultérieure.

L'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit.

II. CONTRÔLE.

L'organisation du système de traitement doit rendre aisé tout contrôle éventuel.

Il doit être possible de reconstituer à tout moment, à partir des données définies ci-dessus, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à vérification ou, à partir de ceux-ci, de retrouver les données entrées (cf. article 32 ci-après).

Ainsi, tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède, à partir d'un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant l'identification des données correspondantes.

L'exercice de tout contrôle comporte un droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder notamment à des tests.

Le directeur de cercle doit conserver :

• l'ensemble de la documentation technique relative aux matériels utilisés (ordinateurs, logiciels, périphériques...) afin que le contrôleur trouve une traduction lisible des principes de fonctionnement de l'outil dans son ensemble ;

• la totalité des données d'archives sur supports papier et informatique.

2.5. Opérations particulières.

I. LA TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE .

La TVA comprend deux éléments distincts, ayant chacun leurs règles propres :

• l'un concerne, en amont, le régime de déductibilité de la TVA, TVA recouvrée sur le cercle (TVA sur charges et immobilisations), qui se décompose en :

  • TVA déductible ;

  • TVA non déductible.

• l'autre est relatif, en aval, au régime d'imposition de la TVA, TVA collectée par le cercle (sur les produits).

La TVA collectée d'une part, la TVA déductible d'autre part, ne doivent pas figurer dans les produits et les charges d'exploitation. S'agissant d'opérations effectuées d'ordre et pour le compte du Trésor public, elles sont enregistrées dans les comptes appropriés de la classe 4.

En revanche, la TVA non déductible afférente à un bien ou à un service doit être considérée comme un élément du coût de ce bien ou de ce service (coût d'achat ou coût de production enregistré toute taxe comprise).

L'annexe V détaille les règles de prise en compte de la TVA.

II. LES MARCHANDISES EN CONSIGNATION.

Exceptionnellement, après accord du conseil d'administration, le directeur de cercle peut passer des contrats de ventes en consignation.

Il convient, dans ce cas, d'exiger du fournisseur qu'il s'engage par écrit à supporter tous les risques quelle qu'en soit la nature (perte, destruction, détérioration, vol...). Mention en est portée au registre général.

Dans le cas du dépôt-vente, cette procédure ne peut s'appliquer qu'à un nombre restreint (et d'une valeur totale raisonnable) d'articles originaux destinés à apprécier la demande potentielle de la clientèle. La valeur totale des articles en dépôt-vente ne doit pas dépasser 10 p. 100 de la valeur totale du stock.

En ce qui concerne les enregistrements comptables, la qualité de mandataire implique obligatoirement que les opérations soient enregistrées dans le compte de la classe 4 correspondant au fournisseur et que seule la commission apparaisse dans les comptes de la classe 7 (706 « prestations de services », s'il s'agit d'une activité principale du cercle ; 708 « produits des activités annexes », si ces opérations revêtent un caractère accessoire ou occasionnel).

Sont concernées les marchandises vendues pour le compte de tiers : dépôt-vente, débit de tabacs, timbres fiscaux, presse...

Ces opérations sont détaillées dans l'annexe VI.

3. Les livres de comptabilité.

3.1. Dispositions générales.

Les livres de comptabilité constituent les documents comptables de base.

Ils sont ouverts, au 1er janvier de chaque année, par le directeur de cercle sous sa signature (à l'exception du registre général, renouvelé tous les 3 ans), et sont cotés et paraphés par l'administrateur délégué chargé du contrôle interne sous réserve des dispositions propres aux documents informatisés.

Les livres de comptabilité comprennent :

• le livre journal (LJ) et le grand livre (GL) ;

• le registre inventaire des stocks (RIS) ;

• le registre général (RG).

Ces livres sont établis soit manuellement (RG), soit par traitement informatique (LJ, GL et RIS).

Le RG est tenu à l'encre bleue ou noire sans surcharge ni rature. Les corrections éventuelles sont effectuées à l'encre rouge et émargées par le comptable. Il est présenté au visa du président du conseil d'administration au moins une fois par trimestre.

3.2. Le livre journal ; le grand livre.

Tout cercle tient par traitement informatique :

• un livre journal enregistrant les opérations du cercle jour par jour ;

• un grand livre, pour l'ouverture et le suivi des comptes en concordance avec les totaux des écritures du livre journal.

Dans un ordre propre à chacun d'eux, le livre journal et le grand livre (non reproduits en annexe car strictement conformes au PCG) classent un même ensemble d'écritures. Il y a relation d'égalité, constatée par la balance, entre les totaux des écritures du livre journal et les totaux des écritures du grand livre.

Ces documents sont produits par un logiciel de comptabilité homologué (cf. préambule) conférant un caractère d'authenticité aux écritures et compatibles avec les nécessités de contrôle de la comptabilité. Les première et dernière pages du listage informatique de chacun d'eux sont visées par le directeur du cercle.

Le livre journal peut être détaillé en autant de journaux auxiliaires que l'importance et les besoins du cercle l'exigent. Cette opération est subordonnée à l'autorisation du conseil d'administration, après avis de l'administrateur délégué chargé du contrôle interne.

3.3. Le registre inventaire des stocks.

Ce registre (cf. annexes VII et VIII) permet :

• le suivi des mouvements d'entrée et de sortie des stocks ;

• l'évaluation des stocks en fin de mois, à l'issue de l'inventaire ;

• la détermination de la valeur théorique des ventes.

Un registre inventaire des stocks est ouvert pour chaque stock déclaré au bilan. Il est tenu par moyen informatique homologué (cf. préambule) garantissant le traitement et la pérennité des informations. Des dispositions particulières sont prévues pour les registres inventaires des stocks du bar et de la cave (article 14 ci-après).

Les première et dernière pages du listage informatique sont visées par le directeur du cercle.

3.4. Le registre général.

Ce document unique et obligatoire est présenté en annexe IX. Il regroupe les informations essentielles relatives à l'organisation, au fonctionnement comptable et à la gestion du cercle. Il lui est annexé un ou plusieurs classeurs permettant de répertorier les éléments avec efficacité ⁽²⁾.

La première partie traite de l'organisation du cercle :

• prise de fonction et intérims du directeur ;

• composition du conseil d'administration ;

• réunions du conseil d'administration ;

• assurances souscrites ;

• conventions et contrats conclus ;

• autres décisions et constatations relatives à l'organisation et au fonctionnement (règlement intérieur, création ou abandon d'activités commerciales, délégations d'inventaires consenties à l'adjoint au directeur du cercle...).

La seconde partie traite du fonctionnement comptable et de la gestion du cercle :

• fixation des avances permanentes et du montant maximal des encaisses ;

• inventaire des immobilisations (non financières) ;

• inventaire du matériel non immobilisé appartenant au cercle ;

• autres décisions et constatations relatives à la gestion (condamnation, cession ou perte de matériel appartenant au cercle, créances irrécouvrables, vols, dépréciation de stock, placements financiers autorisés...) ;

• inventaire annuel ;

• date des audits.

4. Les comptabilités auxiliaires.

4.1. Organisation du système comptable : centralisation des informations comptables.

En principe, chaque point de vente est équipé d'une caisse enregistreuse permettant de connaître chaque jour le montant des recettes par catégories de prestations et de suivre les mouvements de trésorerie. Les informations ainsi recueillies sont centralisées et agrégées au moyen d'une caisse enregistreuse centrale puis transmises à la saisie comptable.

Ce système permet la mise en place d'une chaîne intégrée et continue des contrôles au niveau interne.

La fonction de caisse enregistreuse centrale peut être tenue par une caisse dédiée à une activité spécifique (réception). Elle doit être programmée pour les différents tarifs des tickets repas, pour les recettes du restaurant, de la cave, du bar et de la boutique, pour les recettes diverses de factures de réception, d'hôtel ou de téléphone et pour toutes les recettes et sorties de caisse.

A la fin de chaque service, les fonds et leurs pièces justificatives sont remis par les différents points de vente au préposé qui tient la caisse centrale. Celui-ci vérifie les informations transmises et passe tous les mouvements sur sa caisse. En fin de journée, il sort un état récapitulatif des ventes et le contrôle avec ses pièces justificatives. Il reporte l'ensemble des éléments sur une feuille journalière informatisée (brouillard de caisse) qu'il remet au comptable. Celui-ci contrôle le brouillard de caisse avec les pièces justificatives jointes et reporte les éléments sur une feuille de caisse qui est présentée à la signature du directeur.

Les cercles peuvent utiliser un logiciel homologué (cf. préambule) qui permet, grâce à une gestion multicaisses, de transférer automatiquement les données des points de vente vers le logiciel de comptabilité.

Une avance en numéraire peut être mise à la disposition des préposés des comptoirs de vente de certaines activités. Elle est consentie contre un reçu arrêté en toutes lettres et contresigné par le comptable et le préposé. Le directeur doit régulièrement contrôler en détail la consistance des avances accordées.

Les montants des avances consenties sont inscrits au tableau 2.1 du registre général.

4.2. La comptabilité de l'activité restauration.

La comptabilité de l'activité restauration a pour objet de dégager les éléments constitutifs de la gestion de cette activité.

Les documents utilisés à cette fin doivent conduire à :

• actualiser les stocks en fonction des denrées utilisées ;

• dénombrer les convives ;

• discerner les prix de revient par type de prestations et par plat entrant dans la composition des menus.

Dans le cadre d'une gestion prévisionnelle et analytique, les indications obtenues permettent de procéder à des corrections ou des adaptations sur les éléments significatifs.

I. COMPTABILITÉ DU STOCK DES DENRÉES.

La comptabilité des denrées du restaurant est tenue au moyen d'un logiciel de gestion des stocks (cf art. 10). L'application doit assurer un suivi mensuel de toutes les entrées et sorties de denrées, par fournisseurs et par famille d'articles. Elle doit également permettre de déterminer, en fin de mois, les quantités de chaque denrée consommée et le montant des factures par fournisseur.

Toutes les entrées sont portées en comptabilité dès la réception, même lorsque les produits doivent être utilisés immédiatement. Les denrées sont comptabilisées selon la méthode du prix moyen d'achat pondéré. Les denrées achetées à des prix différents constituent alors un seul article ; un prix moyen est pratiqué au prorata des denrées nouvellement approvisionnées.

Les factures produites par les fournisseurs du cercle sont centralisées par le directeur. Il s'assure de leur conformité avec le bon de commande et le bulletin de livraison. Le directeur du cercle règle directement avec le fournisseur les litiges ou les anomalies ayant pu se présenter. La mention de certification, apposée sur les factures, matérialise cette exploitation.

L'inventaire du stock de denrées est arrêté tous les mois par le personnel chargé des vivres et présenté à la signature du directeur du cercle. Le directeur effectue au moins une fois par trimestre, à l'issue de l'inventaire mensuel, un contrôle du stock de denrées pour s'assurer que celui-ci est tenu à jour et que les écritures correspondent aux existants.

Afin de prendre rapidement les mesures correctives nécessaires, des ratios présentant l'activité restauration par type de prestations (rapport entre les denrées consommées et le nombre de repas vendus) sont fournis au directeur tous les mois lors de l'arrêté mensuel de la comptabilité.

II. COMPTABILITÉ DES TICKETS DE RESTAURANT.

La tenue d'une comptabilité des tickets de restaurant est obligatoire lorsque le principe d'une vente de tickets par carnets est adopté. La comptabilité des tickets est arrêtée chaque mois.

Les tickets doivent être réalisés dans des séries distinctes correspondant soit à la catégorie des membres soit à la nature des prestations offertes.

La comptabilité des tickets permet de suivre quotidiennement :

• la catégorie à laquelle appartiennent les usagers au regard de la fiscalité (assujettissement ou non à la TVA) ;

• les ventes de tickets qui correspondent à l'acquisition par les usagers de créances sur le cercle ;

• les tickets honorés qui correspondent à l'annulation de ces créances par la prestation satisfaite (repas servis) ;

• le stock de tickets en circulation (tickets détenus par les usagers) ;

• le stock de tickets en réserve, conservé dans un coffre au même titre que le numéraire.

Le cercle doit utiliser une caisse enregistreuse qui délivre des tickets personnalisés et fournit en fin de journée le détail et la répartition par catégories des tickets vendus et les recettes correspondantes. Un rapprochement doit être effectué avec la feuille journalière des tickets récupérés en salle.

Les tickets en réserve sont déposés dans un coffre-fort selon les mêmes principes que l'avoir en deniers (art. 30). Les tickets récupérés sont annulés, archivés par journées, conservés sur un mois et, après contrôle du directeur, détruits.

III. LES SERVICES À LA CARTE ET LES SERVICES SPÉCIAUX.

Dans ce système, les consommateurs fixent leur choix d'après une carte proposée mentionnant les prix nets pratiqués.

Tous les plats et boissons avec leur prix de vente doivent être mémorisés dans une caisse enregistreuse. Des factures individuelles sont fournies par la caisse enregistreuse.

A l'issue de chaque service, le responsable édite les états récapitulatifs des sorties de stocks et des recettes. L'état récapitulatif des sorties de stocks est remis au caviste pour compléter son stock « restaurant » et inscrire les sorties en comptabilité. L'état récapitulatif des recettes est joint aux factures et à la recette qui sont remises en fin de journée au préposé qui tient la caisse centrale.

IV. REMARQUES.

La comptabilité du « restaurant » est entièrement distincte de celle du « bar ».

Les consommations (apéritifs, alcools) éventuellement servies à table sont fournies par le « bar », dont le préposé perçoit les recettes correspondantes. Le stock de boissons de table (vins, bières...) est pour sa part géré par le responsable du « restaurant » selon les règles applicables aux denrées, à moins qu'il ne soit constitué un stock particulier « cave ».

4.3. Les comptabilités des activités « bar et cave ».

En principe le bar est autonome de la cave. La gestion de ces activités est assurée par des préposés sous la responsabilité du directeur du cercle. Le fonctionnement du bar et de la cave est assuré à l'aide d'une avance en numéraire.

I. LA CAVE.

La cave assure l'approvisionnement et le stockage de toutes les boissons qui sont ensuite vendues dans certains points de vente (salles de restauration, bar …).

  1.  Délivrance en salle de restauration.

Les clients payent directement aux serveurs les boissons servies en salle. Les serveurs disposent d'une avance de caisse et règlent systématiquement les boissons délivrées au caviste. Une feuille journalière de cave récapitule les articles vendus.

  2.  Délivrances au bar.

Le bar étant autonome, toutes les délivrances doivent faire l'objet d'un bon de cession en double exemplaire :

• le premier exemplaire est conservé à l'appui de la comptabilité du bar ;

• le second exemplaire est conservé à l'appui de la comptabilité de la cave.

En fin de mois, le responsable de la cave totalise sur un état récapitulatif les bons de cession. Cet état signé par les deux parties est remis au comptable pour régularisation par jeu d'écriture.

  3.  Délivrance pour les réceptions, repas officiels ou cocktails.

Le maître d'hôtel responsable de la réception, du repas ou du cocktail demande au caviste de lui délivrer les quantités qu'il estime nécessaires. Un bon de cession en trois exemplaires est établi.

A l'issue de la réception, le maître d'hôtel indique sur les bons de cession les quantités réellement consommées et reverse au responsable de la cave les boissons non utilisées avec à l'appui un exemplaire du bon de cession indiquant les quantités consommées et reversées à la cave. Un autre exemplaire du bon de cession est remis au préposé chargé d'établir la facturation.

  4.  Tenue de la comptabilité.

Le caviste est responsable du stock de boissons. Il prépare les commandes et assure la réception et le rangement des boissons. Le stock de la cave est suivi grâce à un logiciel de gestion des stocks ou par tout autre moyen non informatique garantissant le traitement et la pérennité des informations. Le stock de la cave fait l'objet d'un inventaire mensuel.

Les recettes sont enregistrées le jour même au vu des bons de livraison. Les sorties sont enregistrées au vu de la feuille journalière de cave, des bons de cession au bar, pour les repas officiels ou cocktails, des procès-verbaux de perte ou de déficit. L'existant réel de chaque article doit en permanence correspondre à l'existant en écriture. L'existant au premier jour du mois est reporté au vu de l'inventaire réel.

La cave est équipée d'une caisse enregistreuse permettant de connaître chaque jour le montant des recettes et de suivre les mouvements de trésorerie. A chaque sortie, le caviste édite un ticket. A la fin de chaque service, il édite un état journalier (ticket « X ») qui récapitule tous les articles vendus ou cédés et un état qui récapitule les sommes perçues (ticket « Z »). Les quantités vendues ou cédées sont reportées dans la comptabilité du stock. Les recettes, accompagnées de l'état récapitulatif, sont remises en fin de journée au préposé de la caisse centrale.

II. LE BAR.

Le bar est équipé d'une caisse enregistreuse qui dispose des mêmes fonctionnalités que celle de la cave. Les recettes, accompagnées de l'état récapitulatif, sont remises en fin de journée au préposé de la caisse centrale.

Le préposé au bar effectue un inventaire quotidien des boissons. Il compare les sorties constatées avec le récapitulatif de la caisse enregistreuse et contrôle la recette remise à la caisse centrale. Les quantités sorties sont reportées dans la comptabilité du stock en distinguant les ventes des éventuelles cessions à d'autres points de vente.

Afin de recompléter son stock, le préposé au bar établit un bon de commande. Un exemplaire est mis à l'appui du registre inventaire de la cave, l'autre est joint à la comptabilité du bar.

En fin de mois, le caviste totalise sur un état récapitulatif les bons des cessions faites au bar. Cet état signé par les deux parties, est remis au comptable qui effectue la régularisation par jeu d'écriture.

4.4. Comptabilité de l'activité hôtellerie.

La comptabilité de l'hôtellerie a pour objet de contrôler le montant des recettes perçues au titre de cette fonction et constitue un élément d'appréciation de la gestion de cette activité. Elle est arrêtée mensuellement.

L'activité hôtellerie peut assurer un certain nombre de prestations accessoires (service de petits déjeuners …) dont l'exploitation est assurée par un point de vente disposant d'une avance.

Afin de tenir la comptabilité de l'hôtellerie, le cercle doit utiliser une caisse enregistreuse qui assure :

• la délivrance de factures ;

• l'arrêté en fin de journée faisant ressortir le nombre de nuitées payées et des prestations accessoires offertes ainsi que le montant des sommes perçues.

Un rapprochement entre les factures payées et le registre est effectué chaque jour. Un état récapitulatif est joint aux factures et à la recette qui sont remises en fin de journée à la caisse centrale.

Par ailleurs, le cercle doit tenir un registre qui indique :

• le numéro des chambres occupées ;

• le nom et la qualité du client ;

• le nombre de personnes ;

• la date d'arrivée et la date du départ ;

• le tarif et le nombre de nuitées ;

• le montant dû et le mode de paiement.

Le montant des avances, acomptes et paiements reçus doit être certifié par émargement de la partie versante ou par la référence du chèque reçu ou de la carte bancaire débitée.

4.5. Les autres comptabilités particulières.

I. LES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES.

Toute activité spécifique doit faire l'objet de documents de développement permettant de justifier les recettes. A cet effet, les éventuelles avances en numéraire accordées au titre de fonds de trésorerie, les recettes perçues dans la journée ainsi que les paiements que les responsables des activités sont autorisés à effectuer doivent être enregistrés dans ces documents.

Les préposés procèdent en fin de journée à l'édition d'un état récapitulatif des recettes encaissées et d'un état récapitulatif de tous les articles vendus. La recette, accompagnée de son état récapitulatif, est remise en fin de journée au préposé qui tient la caisse centrale.

II. LES AVANTAGES EN NATURE.

Un cahier récapitulant les éventuels cadeaux des fournisseurs et précisant leur origine doit être ouvert. Il est contresigné par le directeur du cercle. Ces cadeaux sont pris en compte au registre inventaire des stocks en « entrées exceptionnelles », sauf s'ils constituent du matériel durable, auquel cas ils sont inscrits sur une fiche inventaire du matériel non immobilisé.

5. L'évaluation des actifs et des passifs du cercle.

5.1. Règles générales.

5.1.1. Règles générales.

La méthode retenue pour l'évaluation des éléments inscrits en comptabilité est la méthode des coûts historiques, fondée sur le coût d'acquisition des éléments.

I. ÉVALUATION À L'ENTRÉE DANS LE PATRIMOINE DU CERCLE.

A leur entrée dans le patrimoine du cercle, les biens sont comptabilisés conformément aux prescriptions suivantes :

• les biens acquis à titre onéreux à leur coût d'acquisition ;

• les biens acquis à titre gratuit à leur valeur vénale estimée.

Le coût d'acquisition d'un bien s'obtient en additionnant :

• le prix convenu, c'est-à-dire le montant résultant de l'accord entre les parties à la date de l'opération ;

• les frais accessoires, c'est-à-dire les charges directement ou indirectement liées à l'acquisition pour la mise en état d'utilisation du bien ou pour son entrée en comptoir de vente (par exemple : frais de transport, frais d'installation ou de montage).

Les charges financières, les frais d'administration générale en sont généralement exclus, sauf si les conditions spécifiques d'exploitation justifient leur prise en compte.

La valeur vénale d'un bien est le prix présumé qu'accepterait d'en donner un acquéreur éventuel dans l'état et le lieu où se trouve ledit bien. La valeur vénale doit être appréciée.

II. ÉVALUATION AU MOMENT DE L'INVENTAIRE.

Au moment de l'inventaire, le directeur du cercle procède au recensement exhaustif et à l'évaluation des éléments d'actif et de passif (évaluation à la valeur actuelle).

En ce qui concerne les immobilisations non financières, et pour autant que leur valeur actuelle ne soit pas jugée notablement inférieure à leur valeur nette comptable, cette valeur comptable est retenue comme valeur d'inventaire.

La valeur d'entrée est conservée en écritures en tant que valeur brute ; elle est comparée à la valeur actuelle des éléments d'actif et de passif. La valeur actuelle s'apprécie en fonction du marché et de l'utilité du bien pour le cercle. La valeur comptable des éléments d'actif et de passif, permettant l'établissement des documents de synthèse, est déterminée de la façon suivante :

• pour les éléments d'actif, les plus-values constatées par la comparaison entre valeur brute et valeur actuelle ne sont pas comptabilisées. En revanche, les moins-values sont constatées par un amortissement ou une provision ;

• en ce qui concerne les éléments du passif externe (dettes), une augmentation de dette est constatée en comptabilité si celle-ci est considérée comme irréversible et définitive. Dans le cas contraire, il s'agit d'une simple provision (cf. art. 22). Une diminution de valeur d'un élément du passif est comptabilisée comme une réduction de dette si elle est devenue irréversible.

5.1.2. Règles de détermination, d'établissement et de présentation.

I. RÈGLES DE DÉTERMINATION.

Un arrêté des opérations comptables est effectué une fois par mois.

Les arrêtés permettent d'estimer et de présenter l'activité réalisée au cours de la période considérée (comparaison avec le budget prévisionnel) et de vérifier le respect de l'équilibre financier.

Le résultat net, déterminé à la clôture de l'exercice, est théoriquement égal tant à la différence entre les produits et les charges qu'à la variation des capitaux propres entre le début et la fin de l'exercice.

Les produits comprennent les sommes reçues ou à recevoir :

• soit en contrepartie de la fourniture de biens et de services ;

• soit en vertu d'une obligation légale, liée à une convention entre le cercle et un tiers ;

• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Ils comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice : les reprises sur amortissements et provisions ⁽³⁾.

Les charges comprennent les sommes ou valeurs versées ou à verser :

• soit en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux, services consommés par le cercle ;

• soit en vertu d'une obligation légale que le cercle doit remplir ;

• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Elles comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice : les dotations aux amortissements et provisions :

• le prix des cessions des éléments d'actif cédés ;

• les transferts de charges ;

• la valeur comptable des éléments d'actif cédés, détruits ou disparus.

Pour le calcul du résultat, sont rattachés à l'exercice :

• les produits acquis de cet exercice, auxquels s'ajoutent éventuellement les produits acquis normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable ;

• les charges supportées par l'exercice, auxquelles s'ajoutent éventuellement les charges afférentes normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable ⁽⁴⁾ ;

• la valeur comptable des éléments d'actif cédés, détruits ou disparus.

II. RÈGLES D'ÉTABLISSEMENT ET DE PRÉSENTATION.

A chaque arrêté, il convient d'établir une balance globale avec comptes soldés et un grand livre global avec comptes soldés ainsi qu'un état de rapprochement bancaire, un état des chèques émis non débités et un état des chèques reçus non crédités.

Les documents de synthèse (du système de base) comprennent nécessairement :

• le bilan (cf. annexes XI, XII) ;

• le compte de résultat (cf. annexes XIII, XIV, XV) ;

• l'annexe (cf. annexe XVI).

Le bilan, établi en conformité avec le PCG, a pour objet de faire apparaître la situation patrimoniale du cercle à la fin de chaque mois.

Le compte de résultat, établi en conformité avec le PCG, regroupe les comptes de gestion mouvementés chaque mois.

A la clôture de l'exercice, une édition particulière restitue l'ensemble cumulé de ces mouvements.

Pour permettre une comparaison avec les éléments correspondants de la période précédente, la présentation du bilan et du compte de résultat doit être identique d'un exercice à l'autre.

L'annexe doit en outre mettre en évidence tout fait pouvant avoir une influence sur le jugement que les destinataires de l'information peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et les résultats du cercle (cf. annexe XVI).

Ces documents sont complétés par le budget prévisionnel annuel (cf. annexe XVII).

III. TRANSMISSION DES DOCUMENTS.

Le contrôle de tutelle est exercé par l'autorité maritime à compétence territoriale qui reçoit à cet effet les bilans et les comptes de résultats trimestriels des cercles, accompagnés des comptes rendus de l'administrateur délégué chargé du contrôle interne.

L'autorité maritime locale centralise les documents (bilan, compte de résultat, annexe) arrêtés au 31 décembre de l'année écoulée, ainsi que les budgets prévisionnels approuvés par le conseil d'administration, sur lesquels elle émet un avis avant transmission, pour le 1er avril à la direction du personnel militaire de la marine (bureau des activités sociales et sportives).

5.2. Modalités pratiques d'évaluation du patrimoine.

5.2.1. Les immobilisations.

Les immobilisations regroupent l'ensemble des biens appartenant au cercle acquis sur ses ressources ou par des subventions d'équipement.

I. L'AMORTISSEMENT.

L'amortissement est la constatation comptable de la dépréciation de la valeur d'un élément immobilisé résultant du temps, de l'usage ou de toute autre cause dont les effets sont jugés irréversibles.

Il est apprécié de façon forfaitaire et consiste en l'étalement linéaire de la valeur d'acquisition des biens sur leur durée probable de vie. L'amortissement du matériel du cercle est de type linéaire et constant.

II. CONTRÔLES ET ARRÊTÉS.

Lors de l'établissement du bilan, le directeur du cercle passe les écritures d'amortissement et procède au rapprochement entre :

• les tableaux des immobilisations ;

• le plan d'amortissement des immobilisations ;

• les soldes comptables (valeur nette des immobilisations).

Afin de faciliter les rapprochements, chaque bien (ou ensemble de biens qui constitue en soi une immobilisation) est suivi sur une fiche d'immobilisation (cf. annexe XIX), quel que soit le système de gestion mis en place.

Cette fiche, qui vient à l'appui de la comptabilité, permet de suivre le calcul des annuités d'amortissement depuis la période d'acquisition jusqu'à celle du complet amortissement (une copie de la facture d'achat de l'immobilisation est annexée à la fiche).

Un bien reste suivi, même s'il est totalement amorti, jusqu'à sa cession, sa condamnation ou sa perte prononcée par le conseil d'administration. La liste des biens ainsi déclassés est présentée aux membres du conseil d'administration. Il est alors sorti de la comptabilité générale et la fiche d'immobilisation correspondante est clôturée et archivée.

Les immobilisations peuvent être suivies au moyen d'une application informatique assurant la gestion des immobilisations et de leurs amortissements. Les immobilisations non amortissables doivent également pouvoir être traitées. L'application utilisée doit garantir la sûreté de traitement et la pérennité des informations. Aussi les cercles ne doivent-ils utiliser que des applications ou logiciels homologués (cf. préambule).

5.2.2. Les stocks.

L'évaluation des stocks détenus par le cercle répond à la nécessité d'assurer un triple contrôle interne : physique, de valorisation et de gestion sur les mouvements affectant ces stocks :

• un contrôle physique, par des dénombrements périodiques ;

• un contrôle de valorisation, par la vérification de l'exactitude des calculs d'évaluation des stocks de fin de période ;

• un contrôle de gestion par l'évaluation au prix de vente des stocks écoulés, des sommes effectivement remises par les vendeurs et des sommes restant à percevoir sur cessions.

Les règles particulières, applicables à la gestion et à la valorisation des stocks du restaurant, du bar et de la cave, sont énoncées aux articles 13 et 14.

Pour la gestion des stocks de marchandises revendues en l'état (articles de bimbeloterie, télécartes …) il est fait application de la méthode de l'inventaire permanent (traitement automatisé) à partir de l'enregistrement en continu des mouvements d'entrée et de sortie permettant à tout moment de connaître et de vérifier les existants. Cette méthode ne permet pas de s'affranchir du contrôle physique mensuel.

I. CONTRÔLES ET ARRÊTÉS MENSUELS.

Les inventaires, correspondant aux arrêtés mensuels de la comptabilité, sont assurés personnellement par le directeur du cercle. Toutefois, cette tâche peut être confiée à l'adjoint du directeur, sur autorisation du conseil d'administration et sous la responsabilité du directeur. L'inventaire du mois de décembre permet de justifier le(s) stocks déclaré(s) au bilan de clôture de l'exercice comptable.

Ces inventaires donnent lieu à l'arrêté des registres inventaires des stocks (RIS), ainsi qu'aux opérations de vérification suivantes :

• conformité des comptes achats avec les postes « entrées articles » des RIS ;

• conformité des comptes de vente avec les postes « ventes théoriques » des RIS ;

• conformité des comptes de stocks avec les postes « stock final » des RIS.

L'évaluation des sorties et des stocks de marchandises revendues en l'état est obtenue en appliquant la méthode « premier entré, premier sorti » (PEPS). Les stocks sont alors suivis, non seulement par article mais également, pour chaque article, distinctement selon le prix d'achat unitaire. Un article dont le prix d'achat change donne lieu à l'ouverture d'une ligne de gestion distincte ; dans ce cas, les sorties constatées sur cet article sont imputées dans l'ordre décroissant d'ancienneté des lignes de gestion ouvertes ;

II. AUTRES CONTRÔLES DES STOCKS.

Des inventaires sont en outre effectués dès lors que, pour certaines opérations commerciales, se posent des problèmes de responsabilité de caisse. C'est le cas notamment pour les points de ventes ou le préposé vient à changer fréquemment ou pour lesquels les modalités de fonctionnement (approvisionnement à partir d'un stock principal, avance au prix d'achat ou au prix de vente) nécessitent une vérification qui permet au directeur, après évaluation des articles vendus par le préposé, de constater la somme reversée.

Ce contrôle peut être transcrit manuellement sur une feuille d'inventaire spéciale ou automatiquement par logiciel homologué (cf. préambule). Les documents produits sont conservés comme pièces justificatives.

III. RESPONSABILITÉ DE CAISSE.

D'une manière générale, les différences entre le produit global des ventes et les ventes théoriques du registre inventaire doivent rester minimes (erreur due à la manipulation des monnaies par exemple) ; les moins remis sont susceptibles d'engager la responsabilité disciplinaire des préposés, de provoquer leur remplacement, voire une enquête judiciaire. Les écarts sur ventes doivent être justifiés.

Toute différence doit d'abord être recherchée :

• dans les omissions ou erreurs commises à l'occasion de la prise en compte des entrées et sorties ;

• dans l'inexactitude des opérations matérielles d'inventaire.

En cas d'écart important, il est rendu compte sans délai au président du conseil d'administration.

IV. LES ENTRÉES ET SORTIES EXCEPTIONNELLES.

  1.  Les entrées exceptionnelles.

Ces entrées correspondent notamment aux articles retrouvés au cours d'un inventaire, aux articles offerts au cercle par les fournisseurs à titre de « geste commercial », aux articles réintégrés après vente en raison d'une défectuosité constatée par le client.

Le mouvement est enregistré, article par article, au registre inventaire.

Aucune écriture particulière n'est portée en comptabilité générale.

  2.  Les sorties exceptionnelles.

Ces sorties d'articles comprennent les pertes (sorties involontaires liées à l'activité), les consommations internes et les cessions onéreuses du cercle (sorties volontaires).

Les pertes (articles invendables, avariés, cassés) sont constatées, article par article et au prix d'achat, au registre inventaire et diminuent d'autant la quantité disponible à la vente.

Les pertes ne doivent en aucun cas affecter le calcul de la marge commerciale réelle. En conséquence, au même titre que les consommations internes, le montant des pertes donne lieu à imputation sur les comptes de gestion correspondants (transferts de charges). Il en est de même pour les vols constatés.

Les consommations internes correspondent aux articles sortis volontairement d'un stock sur ordre du directeur pour une utilisation répondant à un emploi particulier du cercle.

Les consommations internes sont prises en compte, article par article et au prix d'achat, au registre inventaire.

Les consommations internes n'ont pas d'incidence sur la marge commerciale. Elles donnent lieu à imputation sur les comptes de gestion correspondants (transferts de charge).

Les cessions onéreuses correspondent aux articles qui sont vendus à un prix différent du prix de vente normal et aux articles délivrés par le vendeur mais qui ne font pas l'objet d'un règlement au comptant (ces types de ventes sont nécessairement soumis à l'autorisation expresse du directeur de cercle).

5.2.3. Les créances et les dettes.

A la fin de chaque période, le directeur de cercle procède à l'examen de tous les comptes de dettes et de créances pour s'assurer :

• de la concordance des soldes avec les montants réels restant dus ;

• du respect des échéances.

5.2.4. Les avoirs en deniers.

L'avoir en deniers du cercle est constitué par l'avoir en caisse, les fonds déposés au centre des chèques postaux ou à la banque ainsi que ceux placés au titre de placements divers.

Le directeur du cercle s'assure de la concordance entre les soldes des comptes de trésorerie d'une part et le montant des espèces et les relevés bancaires ou postaux d'autre part.

A la fin de chaque mois, le directeur du cercle estime la valeur des placements financiers.

Les cercles ont en premier lieu la possibilité de placer leurs avoirs financiers sur un livret de caisse nationale d'épargne.

Par ailleurs, les dépôts ne demandant pas une disponibilité immédiate peuvent être convertis, sur décision du conseil d'administration, en valeurs mobilières de placement garantissant le capital. Ces opérations doivent être effectuées en respectant le régime fiscal auquel sont soumis les cercles.

6. Les documents de synthèse.

6.1. Les documents.

6.1.1. Le bilan.

Le bilan (cf. annexes XI, XII) reproduit, mensuellement, l'état des éléments d'actif et de passif. Il présente à la date de son établissement une situation des droits et obligations du cercle.

La première et la dernière page du listage informatique sont visées par le directeur du cercle.

6.1.2. Le compte de résultat.

Le compte de résultat (cf. annexes XIII, XIV, XV) comporte trois niveaux : exploitation, financier, exceptionnel. Il rend compte des produits et des charges d'un exercice. Les comptes des classes 6 et 7 qui le composent sont soldés en fin d'exercice par le compte « résultat ».

La première et la dernière page du listage informatique sont visées par le directeur du cercle.

6.1.3. L'annexe.

L'annexe (cf. annexe XVI) est un état annuel comportant les explications nécessaires à une meilleure compréhension des documents de synthèse. Elle complète en tant que de besoin ou présente sous une autre forme, les informations qu'ils contiennent.

En principe, aucune inscription dans l'annexe ne peut se substituer à une inscription normalement prévue dans un autre document de synthèse par le PCG.

6.1.4. Le budget prévisionnel.

Le budget prévisionnel de l'année (cf. annexe XVII) est établi en janvier. Il est constitué par l'ensemble des recettes et des dépenses permettant de prévoir un résultat de nature à autoriser l'autofinancement des actions concourant à la mission du cercle.

Dans les formes prévues à l'annexe XVII, le directeur du cercle soumet le budget prévisionnel à l'approbation du conseil d'administration.

7. La comptabilité analytique.

7.1. Principes.

L'enregistrement des opérations par nature en comptabilité générale ne permet pas d'obtenir les marges et les coûts de certaines activités.

Ces informations sont obligatoirement obtenues par une comptabilité de gestion, propre au cercle et séparée de la comptabilité générale, appelée comptabilité analytique.

Par opposition à la comptabilité générale, elle ne répond à aucune norme extérieure au cercle. Elle doit s'adapter à la structure du cercle et elle peut avoir des périodicités différentes de la comptabilité générale. Elle n'est tenue qu'à des fins internes de gestion.

D'une manière générale, elle doit fournir au directeur du cercle tous les éléments de nature à éclairer les prises de décision.

7.2. Objectifs.

Les objectifs essentiels sont :

D'une part :

• connaître les marges et les coûts des différentes activités assumées par le cercle ;

• expliquer le résultat net en calculant les coûts des secteurs d'analyse.

D'autre part :

• établir les prévisions de charges et de produits courants ;

• en constater la réalisation et expliquer les écarts qui en résultent.

7.3. Organisation.

Les secteurs d'analyse sont repérés par des codes organisés sur le modèle de ceux indiqués en annexe IV (mentionnés à titre d'exemple).

Ils doivent permettre :

• d'obtenir les données de gestion suivantes :

  • les coûts de fonctionnement de chaque secteur ;

  • les marges des activités ;

  • les résultats complets des activités ;

  • le coût des loisirs ;

• la sectorisation fiscale, conformément aux textes en vigueur (TVA) ;

• la détermination du coût de certaines activités de loisirs ponctuelles (arbre de Noël...). Dans ce cas, ce coût est additionné aux coûts des loisirs.

8. Dispositions particulières.

8.1. Protection des fonds, formulaires et valeurs.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds sont élaborées par le directeur du cercle qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent préciser :

• le montant maximum :

  • des fonds que le directeur est autorisé à conserver dans son coffre-fort ;

  • des sommes que le directeur peut laisser à la disposition des responsables des activités (restauration, hôtellerie, bar, etc.).

• les mesures à prendre pour mettre en sûreté les recettes journalières encaissées par les responsables des activités.

Les mesures relatives à la conservation du numéraire sont notamment applicables aux formules vierges de chèques, aux chèques remis en paiement en attente d'expédition et aux tickets repas.

8.2. La gestion du matériel.

Le matériel en service dans les cercles comprend :

• le matériel mis à leur disposition par la marine ;

• le matériel acquis par les cercles et immobilisé ;

• le matériel acquis par les cercles et non immobilisé.

Le matériel mis à la disposition des cercles suit les règles de comptabilité et de gestion applicables au matériel en service dans les unités de la marine.

Le matériel acquis par le cercle est suivi grâce à l'application informatique assurant la gestion des immobilisations (cf. article 18). Si tel n'est pas le cas, il est suivi sur fiches inventaires d'un modèle particulier :

• la fiche d'immobilisation, pour le matériel immobilisé (cf. annexe XIX) ;

• la fiche inventaire pour le matériel non immobilisé (cf. annexe XX).

Le matériel acquis par le cercle est déclassé ou cédé par décision du conseil d'administration, prise sur proposition du directeur de cercle. L'autorité de tutelle peut fixer un plafond au-delà duquel toute opération de déclassement ou de cession est soumise à son approbation.

8.3. La conservation des documents.

L'annexe XXI précise les durées de conservation des documents par le directeur de cercle. Les documents sont ensuite remis au service de la solde pour versement aux archives du port.

Toutes les données enregistrées par moyen informatique doivent pouvoir être restituées à partir de disquettes ou de disques de sauvegarde pendant la durée requise par les différentes administrations concernées [union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), services fiscaux...]. Les sauvegardes journalières de la comptabilité générale et des inventaires informatisés sont obligatoires, de même que des sauvegardes des arrêtés de comptabilité mensuels et annuels.

Un « cahier des sauvegardes » indiquant la date et la référence du dernier mouvement enregistré est ouvert à cet effet.

Le cercle a la possibilité d'utiliser tous les moyens informatiques existant sur le marché pour la conservation et l'archivage des données annuelles. En tout état de cause, le directeur de cercle doit s'assurer de la possibilité de restituer ainsi immédiatement l'ensemble des informations.

8.4. Passation de suite et intérim du directeur.

I. PASSATION DE SUITE.

Lors de la prise de fonctions du directeur de cercle, un procès-verbal de passation de suite entre le directeur quittant et le directeur prenant est établi, conformément au modèle de l'annexe X.

Les documents de synthèse sont établis et signés contradictoirement par les deux parties. Ils font l'objet d'une analyse conjointe de la part du directeur prenant et du directeur quittant.

Un inventaire du stock des denrées est réalisé ; les résultats de cet inventaire sont consignés dans le procès-verbal de passation de suite.

La présence de l'administrateur délégué chargé du contrôle interne peut être requise par le président du conseil d'administration pour superviser tout ou partie des opérations de passation de suite.

Le procès-verbal de passation de suite est ensuite adressé au président du conseil d'administration.

La date de prise de fonctions, qui fait par ailleurs l'objet d'un ordre du président du conseil d'administration, est mentionnée au registre général (annexe IV, tableau 1.1).

II. INTÉRIM.

En cas d'absence temporaire du titulaire du poste, l'autorité de tutelle désigne un directeur par intérim.

8.5. Le contrôle de la comptabilité et de la gestion.

Le contrôle de la comptabilité et de la gestion est assuré a posteriori. Il comprend le contrôle interne et le contrôle externe.

I. LE CONTRÔLE INTERNE.

Le contrôle interne est assuré pour le compte du conseil d'administration et sous la responsabilité de son président.

Il est réalisé chaque mois par l'administrateur délégué qui en rend compte au président du conseil d'administration.

L'administrateur chargé du contrôle interne bénéficie en tant que de besoin des avis techniques de la direction du commissariat de la marine (service de la solde) ou de la direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) géographiquement compétent.

Le contrôle porte notamment sur :

• la régularité et la sincérité des opérations retracées en comptabilité ;

• la régularité des décisions prises par le conseil d'administration ou par le directeur du cercle ;

• les garanties entourant la mise en œuvre des règles internes d'organisation et de fonctionnement du cercle.

Complété par une analyse des résultats de la gestion, le contrôle interne fait l'objet d'au moins un compte rendu annuel adressé à chaque membre du conseil d'administration ainsi qu'au service de la solde ou à la DICOM compétent.

II. LE CONTRÔLE EXTERNE.

  1.  Audit.

Les investigations de surveillance administrative sont assurées par le service de la solde ou la DICOM dans le cadre d'un audit, pour le compte des autorités territoriales compétentes, au moins une fois tous les deux ans selon un calendrier prévisionnel.

L'audit s'effectue normalement sur place ; cependant, l'auditeur peut préciser la liste et la périodicité d'envoi des documents dont il entend assurer le contrôle sur pièces.

L'auditeur :

• s'assure que le contrôle interne est correctement réalisé ;

• analyse les documents de synthèse ;

• procède à un contrôle :

  • de régularité comptable comprenant un arrêté des caisses, des comptes financiers et des comptes de tiers et la vérification par sondage (depuis la dernière certification par l'expert comptable) des comptes du compte de résultats et des pièces justificatives ;

  • de régularité des autres normes : vérification des normes relatives aux procédures d'achats, au droit social, au droit des assurances et au droit fiscal ;

  • d'efficacité et d'opportunité : analyse des indicateurs de gestion élaborés par les cercles.

Par ailleurs, les services de la solde et les directions des commissariats d'outre-mer (DICOM) sont chargés de l'exploitation des indicateurs de gestion établis par les cercles conformément à l'instruction citée en référence e).

Un compte rendu des opérations de surveillance administrative est rédigé à l'issue de la mission. Il est transmis à l'autorité maritime locale, responsable de la surveillance administrative, au président du conseil d'administration et à la DPMM (PM/ASS). L'autorité responsable de la surveillance administrative décide de la mise en œuvre de mesures correctives ou préventives.

Des contrôles inopinés peuvent être réalisés dans les cas suivants :

• à la demande de l'autorité délégataire de la tutelle du ministre chargé des armées ;

• à la demande du président du conseil d'administration du cercle.

Le service de la solde ou la DICOM assure le suivi des dispositions légales et réglementaires en vigueur auprès des services de l'État dans le domaine social, fiscal et du droit des assurances. Il est le conseiller technique des directeurs de cercle en la matière.

  2.  Concours demandés aux cabinets d'expertise comptable.

Des contrats de prestations de service sont passés avec des cabinets d'expertise comptable par les directions du commissariat de la marine et les DICOM concernées.

Pour les cercles dont le chiffre d'affaires est supérieur ou égal à 150 000 euros, le cabinet d'expertise comptable doit procéder à un contrôle de niveau 2 : examen des comptes annuels permettant à l'expert comptable d'attester, sauf difficultés particulières, qu'il n'a pas relevé d'éléments remettant en cause la régularité et la sincérité des comptes annuels, ni l'image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du cercle à la fin de l'exercice.

Les vérifications ont normalement lieu sur place, en présence du directeur du cercle et si possible d'un représentant des services de la solde ou de la DICOM.

Des contrôles peuvent également avoir lieu inopinément à la demande du service de la solde y compris pour les organismes dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 150 000 euros.

Un compte rendu des opérations effectuées est transmis par le cabinet d'expertise comptable à l'autorité maritime locale, au président du conseil d'administration et au service de la solde ou à la DICOM.

Si le besoin s'en fait sentir, les directeurs de cercles, peuvent, après autorisation du service de la solde ou de la DICOM, faire appel en cours d'exercice au concours du cabinet d'expertise comptable.

  3.  Les indicateurs de gestion

Conformément à l'instruction de référence e), des indicateurs de gestion sont arrêtés au 31 mars, au 30 juin, au 30 septembre et au 31 décembre de chaque exercice comptable. Ils sont envoyés par le directeur de cercle au plus tard dans les 30 jours suivant leur établissement, au président du conseil d'administration et à l'autorité de tutelle. Une copie en est adressée à la direction du personnel militaire de la marine (bureau des activités sociales et sportives) et au service de la solde ou à la DICOM chargé de l'audit de l'organisme concerné.

  4.  Les autres contrôles.

Compte tenu de leurs activités, les cercles peuvent être en outre contrôlés par des organismes extérieurs à la marine, notamment : la Cour des comptes, le contrôle général des armées, l'union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), les services fiscaux.

9. Dispositions diverses.

9.1. Texte abrogé.

La présente instruction est applicable à compter du 1er janvier 2002, date à laquelle le règlement 450 /SF/2 du 27 juin 1956 , relatif à la gestion et à la comptabilité des cercles navals et des cercles d'officiers mariniers est abrogé.