1.

La pratique des recours aux sociétés de service en organisation ou en informatique s'étant considérablement développée, il apparaît nécessaire d'entreprendre une action de coordination et de conseil visant les objectifs suivants :

• Eviter qu'il y ait double emploi dans les projets présentés par les divers services du ministère de la défense, en vue de recours aux sociétés de service.

• Conseiller les organismes qui se proposent de faire appel à l'aide du secteur privé pour réaliser des travaux d'organisation et/ou d'informatique, afin de les aider à choisir les solutions les mieux adaptées à leurs problèmes.

• Faire connaître aux services intéressés les caractéristiques des interventions réalisées au profit du ministère de la défense et les résultats auxquels elles ont abouti.

  La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de cette action.

2. Organisme chargé des tâches de coordination et de conseil.

(Modifiée : 1er mod. du 16/05/1978.)

Ces tâches entrent dans les compétences d'un groupe de coordination formé par la réunion de spécialistes appartenant notamment au centre électronique de l'armement (CELAR) et à la section centrale d'organisation et méthodes et d'informatique (SCOMI).

Pour certaines affaires, en particulier pour les recours en vue de réaliser des travaux d'organisation ne mettant pas en jeu la technique informatique, ce groupe pourra faire appel à des spécialistes compétents dans le domaine concerné.

Le groupe a pour mission de fournir aux services demandeurs :

• l'historique des recours déjà effectués ou en cours de développement dans des domaines similaires ;

• un avis sur la liste des sociétés de service dont la consultation est envisagée ;

• des conseils sur la rédaction des clauses techniques des contrats et sur le choix des sociétés contractantes.

Eventuellement, dans la mesure de ses moyens, le groupe peut assister les services demandeurs dépourvus de personnels compétents.

3. Domaine de compétence du groupe de coordination.

Le groupe de coordination exerce son action à l'occasion des recours qui seront soumis aux comités techniques, à la commission de l'informatique ou au comité central de modernisation administrative, lorsqu'ils ont pour objet :

• les études d'organisation sans composante informatique ;

• les études d'automatisation comportant ou non une phase d'organisation ;

• les études visant à la définition et/ou au choix des matériels de saisie des données ou de traitement automatisé de l'information ;

• les études portant sur la réalisation de logiciels d'usage général ou spécifiques d'applications de gestion ;

• l'achat, la location, le développement ou la maintenance de logiciels ;

• les travaux à façon concernant la saisie de données ou le traitement automatisé de l'information.

4. Relations des services avec le groupe de coordination.

(Modifié : 1er mod. du 16/05/1978.)

Les relations entre les services et le groupe de coordination s'établissent par l'intermédiaire :

• du CELAR ⁽¹⁾, pour les organismes de la délégation générale pour l'armement ;

• de la SCOMI, pour les autres organismes.

Dans la suite du texte, le terme « groupe de coordination » sous-entend l'un ou l'autre de ces organismes, selon le cas.

5. Modalités d'intervention du groupe de coordination.

5.1. Action de coordination.

5.1.1.

Afin d'éviter tout retard dans la procédure d'examen des dossiers, les premiers contacts avec le groupe de coordination peuvent utilement être pris dès le stade de l'étude préalable.

Dans ce cas, le groupe est en mesure d'exercer son action de coordination lors même de l'établissement du cahier des charges et du dossier de présentation : il formule son avis à ce stade de la procédure.

5.1.2.

Les dossiers de recours établis sans la participation du groupe de coordination, lui sont transmis pour avis. Ce dernier demande éventuellement au service toutes explications complémentaires nécessaires à la bonne compréhension du dossier.

5.1.3.

La fiche d'avis établie par le groupe de coordination est transmise au service demandeur pour être jointe au dossier soumis à l'examen des comités ou commission.

5.1.4.

A la demande des comités ou commission, le groupe de coordination peut effectuer des enquêtes complémentaires ou faire des exposés en séance sur certains dossiers de recours.

5.1.5.

Pour les recours approuvés, le service demandeur fait parvenir au groupe de coordination :

• une copie du marché, dès sa notification ;

• une copie du procès-verbal de recette de la fourniture ;

5.2. Action d'assistance.

A l'occasion des recours aux sociétés de service, lorsque les directions intéressées sont dépourvues de personnels compétents, le groupe de coordination peut, dans la mesure de ses moyens, apporter l'assistance suivante :

• réalisation d'une étude situant le besoin exprimé par rapport aux études et réalisations déjà effectuées ou en cours ;

• aide à la formulation des besoins et à la rédaction d'un cahier des charges ;

• remise d'une liste des sociétés de service ou constructeurs susceptibles d'être consultés ;

• remise d'une liste de programmes-produits couvrant les besoins exprimés et déjà utilisés par des organismes du ministère de la défense.

• aide à la rédaction du contrat ;

• aide à la conception et/ou à l'exécution de la recette faisant suite au contrat.