I.  Aux termes de l'article 3 du décret n^o 71-570 du 13 juillet 1971⁽¹⁾ décret 98-752 du 27 août 1998 (BOC, p. 3226) portant création de la commission de coordination de la documentation administrative : « Chaque ministre désigne, pour être son représentant auprès de la commission, un haut fonctionnaire de rang égal à celui du directeur d'administration centrale ou de chef de service, lequel pourra se faire suppléer par un agent de son administration désigné spécialement à cet effet. Le nom du titulaire et celui de son suppléant sont notifiés au secrétariat de la commission. Le représentant de chaque ministre tient la commission informée des projets ou études élaborés au sein de son administration en matière d'organisation documentaire et de création de périodiques. Il est invité par le président à participer aux délibérations sur les sujets qui relèvent de sa compétence. »

Ainsi, le principe est posé que, dans le cadre de l'organisation des services de chaque département ministériel qui relève de décrets et d'arrêtés particuliers, les actions d'ensemble de documentation et d'information puissent, dans chaque administration, être connues, suivies et si possible coordonnées par un fonctionnaire de niveau élevé qui représente son administration auprès de la commission de coordination de la documentation administrative.

II.  Après plus de trois ans de fonctionnement, il me semble possible de dégager pour tous les ministères les règles ci-après qu'il vous appartiendra d'adapter aux données propres de votre administration.

Pour pouvoir assumer ces tâches, ce fonctionnaire est accrédité auprès de toutes les directions de son administration, et auprès des établissements publics en dépendant.

Il doit avoir une connaissance globale et précise de l'organisation documentaire de l'ensemble du ministère et être habilité à obtenir de tous les services toutes informations nécessaires aux travaux de la commission.

Qu'il s'agisse d'inventaires (services de documentation, publications, activités audiovisuelles) aussi bien que d'enquêtes (telles que celles qui peuvent être menées tant sur le plan des personnels que des matériels) intéressant les groupes de travail actuellement existants (par exemple : formation des personnels, besoins des usagers ou reprographie, ou ceux qui viendraient à être créés, le représentant du ministre et son suppléant doivent être investis d'une autorité complète et réelle pour assumer valablement la représentation de leur ministère auprès de la commission de coordination de la documentation administrative.

Ce fonctionnaire informe la commission de coordination de la documentation administrative des projets et études élaborés au sein de son administration, et des établissements publics en dépendant, en matière d'organisation documentaire et en matière de publications.

Il est invité aux séances où sont traitées des questions concernant son administration.

Il est destinataire de la correspondance de la commission concernant son administration et les établissements publics en dépendant, et veille à ce qu'il y soit répondu.

En ce qui concerne les publications, ce fonctionnaire doit être mis en mesure de suivre effectivement l'application, dans l'ensemble du département ministériel, des recommandations de la commission.

Ces directives visent en particulier à l'heure actuelle :

• le respect des règles du dépôt légal ;

• l'organisation plus rationnelle de la circulation et de la diffusion des publications ;

• le développement de l'information des responsables de publications sur les finalités, la normalisation, les conditions techniques et les règles de gestion des publications administratives ;

• le contrôle systématique des diffusions gratuites ;

• le contrôle de la création des publications.

A ce dernier titre le représentant doit veiller à ce que soit strictement respectée la procédure d'avis instituée par le décret du 13 juillet 1971. Notamment cette demande d'avis qui doit être formulée par le service intéressé avant le « bon à tirer » doit être accompagnée des observations personnelles des représentants lesquelles tiendront compte de l'ensemble des éditions déjà réalisées par l'administration dont il s'agit.

III.  A son niveau, la commission de coordination de la documentation administrative ne peut travailler efficacement qu'avec des organismes eux-mêmes coordonnés. Pour ce faire, il peut y avoir lieu, dans certains ministères dont les services sont dispersés et indépendants, de créer un comité de coordination placé sous l'autorité du représentant et dont les membres seraient eux-mêmes chargés de faire parvenir à tous les agents intéressés les demandes et directives de la commission, de fournir les éléments de réponse et d'assurer l'application des mesures.