Les administrateurs s'adressent, pour organiser ou réaliser les actions de formation à l'intention de leurs agents, à des établissements publics de formation, qu'ils dépendent du ministère de l'éducation, du secrétariat d'État aux universités ou d'autres départements ministériels (école nationale d'administration, instituts régionaux d'administration, par exemple, qui relèvent des services du Premier ministre).

La procédure à utiliser dans ce cas est celle de la convention. Vous trouverez ci-joint un modèle de convention-type entre une administration et un établissement public.

Cette convention se compose de cinq articles :

L'article premier stipule le nombre prévu d'agents concernés par l'action de formation, le lieu et les dates de cette action ainsi qu'une description sommaire de l'objet de la formation concernée.

L'article 2 renvoie au programme et au devis qui doivent figurer à l'appui de la convention.

Le devis devra comprendre quatre rubriques :

• frais de rémunérations d'enseignants, de conférenciers ou d'animateurs et charges sociales afférentes à ces dépenses ;

• frais de fonctionnement (locaux, documentation, reproduction de documents, utilisation de matériels, etc.) ;

• frais d'hébergement (au cas où l'action aurait lieu sous forme résidentielle) ;

• frais généraux de l'établissement (secrétariat, amortissement de matériel au cas où ce poste n'aurait pas été inclus dans la rubrique « Frais de fonctionnement », etc).

L'article 3 précise les modalités de paiement.

Deux cas peuvent se présenter :

• a).  Si l'action de formation se déroule sur une période de temps inférieure à un mois, le paiement se fera à l'issue de l'action sur présentation :

  • soit d'un mémoire signé du directeur de l'établissement faisant apparaître les dépenses suivant les mêmes rubriques que le devis ;

  • soit d'un mémoire signé par le directeur de l'établissement avec une récapitulation des pièces des dépenses à régler par l'établissement et appuyé des copies certifiées desdites pièces ;

  • soit d'un état récapitulatif des dépenses effectuées (au cas où l'établissement aura pu régler ces sommes), état dressé par nature succinte des dépenses en mentionnant les périodes, les références des factures et les références des mandats. Un tel état, outre la signature du directeur de l'établissement, devra être visé par l'agent comptable dudit établissement.

  Le mémoire ou l'état récapitulatif devra être accompagné de la liste des stagiaires.

  Le mémoire ou l'état récapitulatif sera revêtu de la mention de service fait et de l'arrêté liquidatif de la dépense par le service ordonnateur.

• b).  Si l'action de formation se déroule sur une période de temps supérieure à un mois, le paiement pourra se faire sur justification du service fait comme précédemment. Mais il pourra être préférable, compte tenu de la durée de l'action, de prévoir une ou plusieurs avances pour que l'établissement puisse régler les dépenses au fur et à mesure. Le paiement à l'avance de la totalité de la somme pourra être prévu.

  Dans le cas de paiements d'avances, il convient de liquider la dépense soit sous la forme d'une décision, soit sous la forme d'un certificat pour paiement visant la convention et comportant une évaluation des dépenses à effectuer au titre de chacune des rubriques du devis.

  Au cas où la totalité de la somme prévue serait payée à l'avance, en une fois, cette liquidation pourra se faire sous la forme d'un deuxième exemplaire du devis revêtu de l'arrêté liquidatif.

  Quel que soit le mode de règlement, il convient de rappeler que le paiement ne pourra être effectué qu'au vu du programme de l'action, de la liste des conférenciers, enseignants et animateurs, et du devis. La liste des stagiaires est nécessaire en cas de paiement à l'issue de la session.

  Cet article doit, en outre, comprendre le numéro de compte (postal ou trésorerie générale) de l'agent comptable et il doit mentionner également l'ordonnateur et le comptable assignataire.

L'article 4 stipule que les pièces justificatives afférentes à l'utilisation de tout ou partie de la somme prévue et, en particulier, la liste des stagiaires seront annexées au compte de gestion de l'agent comptable.

L'article 5 précise que l'établissement devra remettre un compte rendu sur le déroulement de l'action.

Au cas où la somme aura été versée avant que l'action se soit entièrement déroulée (action se déroulant sur plus d'un mois), un décompte financier, visé par l'agent comptable, sera présenté par l'établissement au service ordonnateur de l'administration contractante. Le trop-perçu éventuellement constaté fera l'objet d'un ordre de reversement de la part de ce service.

Il convient de signaler tout particulièrement cette clause.

Ce modèle de convention est destiné à simplifier la tâche des services ordonnateurs et comptables et à mettre à la disposition des établissement publics de formation les moyens nécessaires à la réalisation des actions dans les meilleures conditions financières.

Vous voudrez bien, en conséquence, faire connaître ce modèle de convention et la procédure définie pour son utilisation, d'une part, aux services qui, dans votre administration, sont chargés d'organiser la formation des agents de votre département, d'autre part, aux établissements publics placés sous votre tutelle et susceptibles d'intervenir dans la formation des agents de l'État.