1. Contenu

Certains établissements du matériel, en particulier les magasins centraux de rechanges sont appelés à mettre à la disposition des soumissionnaires ou des titulaires de marchés des pièces échantillons dont il importe de faire assurer la restitution ou de recouvrer la valeur.

La présente circulaire a pour objet de fixer les modalités suivant lesquelles devront s'effectuer, désormais, la remise et la restitution de ces pièces ou le recouvrement de leur valeur.

2. Contenu

DESCRIPTION ET UTILISATION DU BULLETIN DE CONSIGNATION M 26.

3. Contenu

Figure 1. BULLETIN DE CONSIGNATION DE PIECE ECHANTILLON. M 26

 

 

Figure 2. BULLETIN DE CONSIGNATION DE PIECE ECHANTILLON. M 26

 

 

4. Dispositions d'ordre général.

• 1. La remise des pièces échantillons (ou de pièces modèles) aux soumissionnaires ou aux titulaires de marchés doit être strictement limitée aux cas où elle est réellement indispensable à l'étude et à l'établissement des offres, ou à l'exécution des marchés.

  Les appels d'offres doivent donner toutes précisions nécessaires sur les conditions dans lesquelles la remise à la restitution des pièces sont effectuées.

• 2. Pour réduire le plus possible le nombre des cas où la réintégration des pièces peut donner lieu à litiges (retard, non-restitution, détérioration, etc.), les dispositions à appliquer sont différentes selon qu'il s'agit :

  • a).  De pièces dont la non-restitution, en raison du niveau des stocks, ne présente aucun inconvénient pour le service, et dont le prix unitaire est en principe inférieur à 200 francs ⁽¹⁾, toute latitude étant laissée aux directeurs d'établissement de procéder, suivant les circonstances propres à chaque marché, à la cession de ces pièces ;

  • b).  De pièces autres que celles visées à l'alinéa a) précédent, dont la restitution est de règle.

5. Dispositions applicables aux pièces dont la non-restitution peut être envisagée.

• 1. Par mesure de simplification ces pièces sont cédées à titre onéreux aux soumissionnaires ou aux titulaires de marchés à qui elles sont remises : elles sont, par conséquent, définitivement sorties des comptes de l'établissement livrancier.

• 2. Le prix de cession est déterminé suivant les règles posées par l'article 9 de l' instruction 29910 /DCMAT/EA/1 du 16 juillet 1971 ⁽²⁾ modifiée, relative à l'exécution et au règlement des cessions et travaux à titre onéreux effectués par les établissements du matériel.

• 3. Le paiement est, obligatoirement, effectué préalablement à la livraison, soit en numéraire ou par la remise d'un chèque entre les mains du chef du service de la comptabilité finances de l'établissement livrancier, soit par virement au compte courant postal de cet établissement ⁽³⁾.

  Le cessionnaire, ou son représentant qualifié, donne récépissé sur la facture de cession au moment même de la remise des pièces, de façon à éviter toute correspondance ultérieure et à assurer une mise à jour immédiate et définitive de la comptabilité des matériels.

• 4. Il peut être dérogé aux dispositions qui précèdent lorsqu'une partie prenante fait valoir que la cession constitue pour elle une opération trop onéreuse et demande à restituer les pièces après utilisation ; dans ce cas, il lui est fait application des dispositions prévues au § III ci-après.

6. Dispositions applicables aux pièces dont la restitution est de règle.

• A.  Remise et réintégration des pièces.

  • 1. La remise des pièces donne lieu, dans tous les cas, à l'établissement d'un « Bulletin de consignation » du modèle M 26 ci-joint.

    Ce bulletin sert également à constater la réintégration (ou la non-réintégration) des pièces ainsi que l'imputation des sommes mises à la charge du consignataire lorsque celui-ci n'a pas rempli ses obligations.

  • 2. La description et le mode d'utilisation du « Bulletin de consignation M 26 » sont donnés en annexe à la présente circulaire.

• B.  Valeur de consignation des pièces.

  • 1. La non-restitution des pièces est génératrice de correspondances ou de litiges qui apportent à la fois dans le fonctionnement des établissements consignateurs un surcroît de travail et une gêne très sensibles.

    En outre, certaines des pièces remises n'existent souvent qu'en de rares exemplaires dans les approvisionnements et leur non-restitution peut créer de sérieuses difficultés au service.

    Dans ces conditions, la « cession » pure et simple ⁽⁴⁾ aux consignataires des pièces non restituées ne réparerait pas le préjudice subi par le service ; de plus, elle constituerait une mesure à peu près inopérante à l'égard des consignataires négligents ou de mauvaise foi.

  • 2. Pour se prémunir contre ces risques et couvrir le service des dépenses supplémentaires qu'entraîne pour lui la non-restitution des pièces, celles-ci sont consignées à une valeur en principe égale à :

    • trois fois leur prix de cession lorsque ce prix est inférieur à 200 francs ;

    • deux fois leur prix de cession lorsque ce prix est égal ou supérieur à 200 francs.

    Toutefois, pour les pièces dont la restitution est impérative, ces valeurs peuvent être majorées et être portées jusqu'à dix fois le prix de cession par décision des directeurs d'établissement.

  • 3. C'est à la valeur de consignation ainsi fixée que les pièces non restituées seront imputées aux consignataires. A noter que ceux-ci ont toujours la faculté de se procurer eux-mêmes, au mieux de leurs intérêts, une pièce identique à celle qui leur a été remise et de la rendre à l'établissement consignateur, sous la réserve :

    • qu'ils s'exécutent dans le délai fixé pour la restitution ;

    • que la pièce de remplacement soit reconnue conforme et soit acceptée par l'établissement.

• C.  Responsabilités et obligations générales du consignataire ⁽⁵⁾.

  • 1. Le consignataire est responsable, dans tous les cas de l'existence, de la bonne conservation et de l'emploi des pièces qui lui sont confiées ; il ne peut les utiliser à d'autres fins que celles pour lesquelles elles lui sont spécialement remises.

  • 2. Les pièces sont restituées au lieu de leur remise, dans l'état où elles ont été perçues et à la date fixée pour leur réintégration.

    Pour les soumissionnaires cette date est en principe celle qui a été fixée pour la remise des offres.

  • 3. En cas de non-restitution à la date fixée, le consignataire est mis en demeure de s'exécuter dans un délai déterminé ⁽⁶⁾ ; si cette mise en demeure reste sans effet, les pièces non restituées sont imputées au consignataire à leur valeur de consignation. Mention de cette imputation est faite sur le « Bulletin de consignation ».

  • 4. En cas de destruction ou de perte du matériel qui lui est confié, le consignataire est tenu de le remplacer à ses frais ou bien, après accord avec l'établissement, d'en rembourser la valeur de consignation, telle qu'elle a été fixée en application du § B-2 ci-dessus.

    Toutefois, lorsque la destruction ou la perte est la conséquence, d'un cas de force majeure dûment établi (à la diligence du consignataire), les sommes à rembourser sont déterminées d'après le prix de cession simple des pièces détruites ou perdues.

  • 5. Les pièces détériorées doivent, préalablement à leur restitution, être remises en état à la diligence du consignataire et à ses frais.

    Dans le cas où, exceptionnellement, l'établissement serait conduit à accepter la restitution des pièces détériorées et à procéder lui-même à leur remise en état, les frais engagés de ce chef seraient facturés au consignataire au moyen d'un mémoire de travaux.

  • 6. La restitution des pièces ayant subi des détériorations les rendant irréparables et entraînant leur mise hors service définitive n'est pas acceptée ; le consignataire est mis en demeure soit de les remplacer à ses frais dans le délai de dix jours, soit de les rembourser à leur valeur de consignation.

    Toutefois, si la mise hors de service résulte d'un cas de force majeure dûment établi (à la diligence du consignataire), les pièces considérées sont remboursées à leur prix de cession simple.

  • 7. Sont également remboursées au prix de cession simple les pièces qui, pour les besoins d'essais ou d'études, ont subi des traitements, prélèvements, découpages, ect… les rendant inutilisables, à condition toutefois que le consignataire ait obtenu à ce sujet l'accord préalable de l'établissement.

  • 8. Les frais (de transports et autres) se rapportant à l'enlèvement et à la restitution des pièces, sont à la charge des consignataires.

• D.  Garanties à exiger des consignataires.

  • 1. En principe, il n'est pas exigé de garanties spéciales des titulaires de marché pour les pièces échantillons qui leur sont remises au titre du marché qu'ils ont à exécuter.

    Le contrat doit préciser, dans tous les cas, les conditions de remise, d'emploi et de restitution des pièces, ces conditions étant, sauf stipulations particulières, celles qui sont imprimées sur le bulletin de consignation.

    Aucun dépôt de garantie ou cautionnement n'est exigé des soumissionnaires auxquels les pièces échantillons sont remises.

  • 2. Toute remise de pièce comporte, pour le consignataire, l'engagement formel de :

    • rembourser, à leur valeur de consignation — sauf cas de force majeure dûment justifié où il sera fait application du prix de cession simple — les pièces non restituées ⁽⁷⁾ dans le délai fixé, quelle que soit la cause de non-restitution (destruction, perte ou refus de l'établissement de recevoir les pièces reconnues définitivement hors de service) ;

    • rembourser les frais éventuellement engagés par l'établissement pour la remise en état des pièces restituées en mauvais état ;

    • s'acquitter, dans le délai qui lui sera imparti, des sommes mises à sa charge, par virement au CCP de l'établissement, sous peine de voir émis à son encontre un ordre de versement au Trésor dont le recouvrement sera poursuivi, le cas échéant, par toutes voies de droit.

    Cet engagement résulte de la signature du « Bulletin de consignation M 26 » établi obligatoirement pour la remise des pièces.

  • 3. Toute imputation faite à un consignataire lui est notifiée par une mise en demeure donnant le motif de l'imputation ainsi que le délai de la somme imputée ⁽⁸⁾, et fixant le délai dans lequel cette somme doit être versée au CCP de l'établissement.

    Cette mise en demeure est faite à la diligence du chef du service des approvisionnements qui en adresse une copie au chef du service de la comptabilité finances et du personnel.

    Si à l'expiration du délai fixé, elle est restée sans réponse ou sans effet, ce dernier chef de service provoque immédiatement l'émission d'un ordre de versement ⁽⁹⁾.

    Les sommes versées au CCP de l'établissement sont considérées comme des produits de cessions ou de travaux et sont réservées au Trésor dans les conditions habituelles (9).

• E.  Dispositions relatives à la comptabilité des pièces remises.

  • 1. Les pièces remises aux soumissionnaires ou aux titulaires de marchés continuent à figurer dans les comptes de l'établissement livrancier.

    Au moment de leur perception elles sont placées dans la position « en attente » par « Etat de changement de position M 15 » ; à leur intégration le mouvement est également effectué par état M 15, la pièce étant replacée « en approvisionnement », ou, le cas échéant, laissée dans la position en attente jusqu'à sa remise en état.

  • 2. Les pièces non restituées sont sorties des comptes par un certificat administratif M 16 complété par la mention de paiement des sommes imputées au consignataire.

  • 3. Les « Bulletins de consignation M 26 », classés comme il est indiqué en annexe, permettent de suivre les pièces remises et d'en établir à tout moment la situation exacte ; aucun autre registre ou document ayant le même objet ne doit en conséquence être tenu.

  • 4. Sauf cas particulier et valable, explicité clairement sur le bulletin de consignation, toute pièce échantillon qui figure dans la position en attente depuis plus de deux mois, constitue une situation anormale ; toutes dispositions doivent en conséquence être prises pour que la régularisation de cette situation intervienne dans le moindre délai.

7.

La remise de pièces échantillons (ou de pièces modèles) aux soumissionnaires ou aux titulaires de marchés donne lieu, obligatoirement à la création d'une liasse « Bulletin de consignation M 26 ».

8.

La liasse « Bulletin de consignation M 26 » comprend deux exemplaires qui reçoivent la destination suivante :

• exemple 1 = conservé par le service des approvisionnements ;

• exemple 2 = remis au consignataire.

Il est créé, en principe, une liasse distincte par modèle de pièce remise.

9.

Au moment de sa création, les deux exemplaires de la liasse sont, par duplication, renseignés comme il suit :

• Case 1. Timbre de l'établissement livrancier.

• Case 2. Millésime de l'année et numéro d'ordre du bulletin. Il est utilisé, à cet effet, une série annuelle de numéros.

• Case 3. Désignation (sur la première ligne) du consignataire : raison sociale, adresse complète, suivie (sur la seconde ligne) des nom, prénoms et qualité de la personne qui a été habilitée par le consignataire à percevoir les pièces et à signer valablement le bulletin.

• Case 4. Références de la décision, de l'appel d'offres ou du contrat en vertu duquel la remise est faite.

• Case 5. Porter dans cette case : le numéro d'identification de la pièce (1re colonne), sa désignation complète (américaine et française) (2e colonne) ; le nombre de pièces remises (3e colonne) ; le prix unitaire de cession (4e colonne) ; la valeur de consignation (5e colonne).

  La valeur totale de consignation des pièces remises est mentionnée ensuite, dans le cadre réservé à cet effet, dans la partie inférieure de la case 5.

• Case 6. Cette case porte imprimées, dans une première partie, les conditions générales de remise et de réintégration des pièces.

  Les stipulations particulières telles que, par exemple, l'autorisation pour le consignataire de faire subir aux pièces des traitements, prélèvements, découpages, sont mentionnées dans la deuxième partie laissée en blanc.

  Lorsque le consignataire est titulaire d'un marché, et que des stipulations particulières sont prévues au contrat, il en est fait mention sur le bulletin, dans cette même deuxième partie.

• Case 7. Date à laquelle les pièces doivent être réintégrées ; pour le soumissionnaire cette date doit correspondre, en principe, à la date prescrite pour le dépôt des offres.

Lorsque la remise est faite au titre d'un marché, la date à mentionner doit être celle prévue au contrat.

10.

Simultanément, le service des approvisionnements crée un « Etat de changement de position M 15 » et complète la case 10 du bulletin de consignation par la référence de cet état (numéro et date).

Le chef du service des approvisionnements signe, dans la case 8, la mention « Vu, bon à délivrer » et fait signer au consignataire (ou à son représentant désigné dans la case 3) la mention portée dans la case 9. Le signataire du bulletin doit écrire de sa main, en toutes lettres, la valeur de consignation des pièces.

Le premier exemplaire du bulletin est conservé par le service des approvisionnements.

Le second est remis avec l'état de changement de position M 15, au consignataire qui se rend au magasin désigné et perçoit la pièce.

L'exemplaire 2 du bulletin est conservé par le consignataire ; l'état de changement de position est utilisé par le garde-magasin pour mettre à jour ses écritures comme le prescrit la réglementation sur les comptes-matières.

11.

L'exemplaire 1 du bulletin de consignation classé au service des approvisionnements est utilisé pour la constatation de la réintégration ou de la non-réintégration des pièces ; il reçoit, le cas échéant, mention des sommes mises à la charge du consignataire.

La correspondance échangée avec le consignataire (relance pour la réintégration des pièces, mise en demeure, etc.) est mentionnée au verso du bulletin (case 15).

12.

Les opérations auxquelles peuvent donner lieu la réintégration (ou la non-réintégration) des pièces sont précisées ci-après.

• A.  Les pièces sont réintégrées en bon état.

  Dans ce cas, le service des approvisionnements établit un état de changement de position M 15 et complète la case 13 du bulletin de consignation par le numéro et la date de référence de cet état.

  Le chef du service des approvisionnements signe la mention de réintégration portée dans la case 11 et l'exemplaire 1, du bulletin est classé dans les conditions précisées au paragraphe 7 ci-après.

  Il est donné reçu, au consignataire, des pièces restituées, au verso du bulletin de consignation (exemplaire 2) qui lui avait été remis avec les pièces.

• B.  Les pièces réintégrées sont détériorées mais peuvent être remises en état.

  Dans ce cas ⁽¹⁰⁾, il est également donné reçu (au verso de l'exemplaire 2 du bulletin qui lui avait été remis) des pièces restituées, mais des réserves sont formulées quant à leur état.

  Il est procédé, par la suite, à un examen détaillé des pièces réintégrées et à la détermination de l'imputation à mettre à la charge du consignataire.

  Mention de la réintégration des pièces, de leur état et de l'imputation mise à la charge du consignataire sont portées au verso de l'exemplaire 1 du bulletin (case 12).

  Les pièces réintégrées font l'objet d'un état de changement de position M 15 dont le numéro et la date sont indiqués sur le bulletin (case 13).

• C.  Les pièces ne sont pas réintégrées, ou leur réintégration est refusée parce quelles sont définitivement hors d'usage.

  La constatation de cet état de fait est portée au verso de l'exemplaire 1 du bulletin (case 12) ainsi que le montant de l'imputation mise à la charge du consignataire, les pièces étant dans ce cas considérées comme « non restituées » :

  La sortie des comptes matières est effectuée au moyen d'un certificat administratif M 16 portant la référence du bulletin de consignation (numéro et date) ; le numéro et la date de ce certificat sont mentionnés dans la case 13 du bulletin de consignation.

13.

Ultérieurement, lorsque le consignataire s'est acquitté des sommes mises à sa charge, l'exemplaire 1 du bulletin est complété (dans la case 14) par le mode et la date de paiement.

En cas de non-restitution, cette même mention est portée sur le certificat administratif M 16.

14.

Les bulletins de consignation (exemplaires 1) sont classés par le service des approvisionnements dans l'ordre des numéros.

Lorsque toutes les opérations afférentes à la réintégration des pièces ont été effectuées (réintégration ou constatation de leur non-réintégration, paiement de l'imputation des sommes), le coin inférieur droit du bulletin est découpé.

Tout bulletin dont le coin n'a pas été détaché ne peut ainsi se rapporter qu'à une pièce non encore restituée ou à une pièce pour laquelle des opérations de régularisation sont en cours.