1. Généralités.

Afin d'empêcher le renouvellement des difficultés qui ont été rencontrées pour déterminer le montant des ordonnancements et mandatements effectués par les différents ministères au titre du budget général et du compte des investissements en capital de l'exercice 1937, il m'a paru nécessaire de vous exposer un certain nombre de mesures dont l'application doit permettre d'aboutir rapidement à un accord définitif entre vos services et la direction de la comptabilité publique de mon département.

Tel est l'objet de la présente lettre-commune.

2. Etablissement des documents définitifs en fin d'exercice.

Rappelant la procédure notifiée par la lettre-commune n^o 3806/L/C/4577 du 3 février 1938, la lettre-commune n^o 1548/L/C/4863 du 16 janvier 1939 a de nouveau stipulé :

• 1. Que les bordereaux sommaires modèle n^o 14 établis en fin d'exercice par les comptables et transmis à la cour des comptes porteraient au lieu et place du visa habituellement donné chaque mois par les ordonnateurs, la mention « Bon pour accord définitif avec mes écritures ».

• 2. Que les situations définitives des mandatements de fin d'exercice adressées par les ordonnateurs secondaires à leur administration centrale, seraient certifiées de la même manière par les comptables.

Il est indispensable que cet accord soit donné dans des conditions qui en garantissent la réalité et qui sont indiqués dans la lettre-commune n^o 1548/L/C/4863 susvisée.

D'autre part, dans le cas exceptionnel où les ordonnateurs secondaires constateraient, lors de l'établissement de la situation définitive des mandatements de fin d'exercice, que le montant des mandatements déterminé par leurs soins diffère de celui qui figure au bordereau sommaire définitif des comptables et sur lequel ils ont déjà donné leur accord, ils devraient en transmettant le bordereau dont il s'agit à leur administration centrale, signaler spécialement les différences relevées qui seraient ensuite redressées à la diligence des administrations centrales des ministères dans les conditions exposées ci-après. Cette règle permettra d'éviter des recherches délicates pour la localisation des discordances existant entre les opérations d'un ordonnateur et celles d'un comptable.

Afin que les opérations de rapprochement dont il va être question aux paragraphes suivants ne soient pas retardées, il y aurait intérêt en outre à ce que les dates de production des situations de fin d'exercice soient fixées par vos soins aux différentes catégories d'ordonnateurs, compte tenu des indications données ci-après en ce qui concerne les deux stades de centralisation adoptés.

3. Centralisation des ministères et rapprochement avec la direction de la comptabilité publique. (1)

3.1.

1re centralisation : les ministères devront procéder le plus tôt possible au moyen des situations définitives d'emploi de crédits de fin d'exercice à la totalisation par chapitre des mandats admis pour l'ensemble des ordonnateurs.

Une première totalisation devra être faite en ce qui concerne les opérations des ordonnateurs de la métropole et de l'Afrique du Nord dont les documents définitifs seront centralisés en premier lieu par les ministères. Cette centralisation comprendra les ordonnances directes assignées sur la caisse centrale du Trésor public.

Dès que leur auront été remis les bordereaux par chapitre et par ordonnateur, des ordonnances et des mandats admis jusqu'au 10 février, par les comptables de la métropole et de l'Afrique du Nord, c'est-à-dire le 30 avril au plus tard les ministères procéderont au pointage avec les résultats qu'ils auront obtenus.

En principe, il ne devra ressortir aucune discordance lors de ce rapprochement.

Si toutefois des discordances apparaissent, elles seront signalées immédiatement à mon département sous le timbre de la direction de la comptabilité publique au moyen d'un relevé du modèle reproduit en annexe à la présente instruction établi en double exemplaire.

La direction de la comptabilité publique procédera à l'examen de ce relevé et opérera le redressement des erreurs commises dans la centralisation opérée par mes soins. Elle établira à cet effet, des bordereaux, dits de régularisation des erreurs, dont les chiffres viendront respectivement en augmentation ou en diminution des mandatements des chapitres intéressés. Lesdits bordereaux seront produits à la cours des comptes.

Lorsque, nonobstant les précautions prises par les ordonnateurs et les comptables conformément aux règles données au paragraphe 11 de la présente lettre, les erreurs auront été commises lors de la confection des situations définitives des mandatements des ordonnateurs ou des bordereaux sommaires définitifs des comptables et qu'il y aura par conséquent, discordance entre ces deux documents, les ministères adopteront provisoirement les chiffres des bordereaux sommaires, même si ces chiffres sont erronés, en provoquant les changements d'imputation nécessaires dans les écritures centrales du ministère des finances dès que la direction de la comptabilité publique leur aura renvoyé le deuxième exemplaire du relevé modèle n^o 1 susvisé annoté du mode de redressement qui doit être retenu.

3.2.

2^o centralisation : les ministères devront procéder suivant des règles identiques à celles exposées plus haut, à une deuxième centralisation comprenant :

• 1. Les ordonnancements et mandatements assignés sur la caisse des agents comptables des traites de la marine, des traites des affaires étrangères et des chancelleries diplomatiques et consulaires ;

• 2. Les paiements effectués au moyen d'ordonnances et de mandats assignés sur la caisse des trésoriers généraux, trésoriers-payeurs des colonies et des payeurs aux armées.

A ces chiffres seront ajoutés les résultats de la première centralisation.

Dès que leur parviendront les bordereaux établis par la direction de la comptabilité publique d'après les documents définitifs produits par les agents comptables spéciaux, les comptables coloniaux et les payeurs aux armées, c'est-à-dire le 30 juin au plus tard et compte tenu des résultats de la première centralisation, les ministères procéderont sans retard, au rapprochement des chiffres qui figurent sur ces bordereaux avec les chiffres résultant de la centralisation opérée par leurs soins.

Les discordances qui apparaîtront seront portées à la connaissance de la direction de la comptabilité publique. Elles seront régularisées dans les conditions indiquées ci-après :

Les discordances provenant d'erreurs commises dans la centralisation par les services du ministère des finances ainsi que celles concernant des ordonnancements effectués sur la caisse des agents comptables spéciaux seront redressées dans les conditions prévues pour la régularisation des discordances relevées lors de la première centralisation.

Les discordances relevées entre les écritures des ordonnateurs et celles des comptables en ce qui concerne les paiements effectués par les trésoriers généraux, trésoriers-payeurs des colonies et les payeurs aux armées seront rectifiées conformément aux errements antérieurs :

• 1. Par les ministères lorsque les erreurs auront été commises par les ordonnateurs ;

• 2. Par la direction de la comptabilité publique lorsque les erreurs proviendront des comptables.

3.3.

Accord définitif : après les opérations qui précèdent, l'accord définitif devra intervenir après incorporation aux chiffres ci-dessus des opérations constatées par l'agent comptable des virements de comptes de mon département ⁽²⁾.

Cet agent comptable présentera aux ministères dans les formes habituelles, la situation définitive des dépenses de l'exercice sur laquelle l'accord doit être établi.

Je vous serais obligé de bien vouloir faire assurer l'application des dispositions qui précèdent.