PREAMBULE.

• 1. L'importance prise depuis près d'une vingtaine d'années dans les unités de la marine par le matériel électronique et l'extension de son emploi à plusieurs services d'utilisation ont conduit de bonne heure à instituer à bord une gestion centralisée de ce matériel, de manière :

  • à permettre aux services d'utilisation, en les déchargeant des tâches de gestion, de se consacrer davantage aux travaux d'entretien ;

  • à obtenir une comptabilité plus ramassée et plus à jour, favorisant une amélioration de la maintenance ;

  • à procurer aux services ravitailleurs de soutien des informations précises sur la durée de vie des articles, afin que ces services soient en mesure de prévoir dans de meilleures conditions les besoins à venir.

  Ce système de gestion, auquel est aussi soumis le matériel missiles et le matériel de conduite des armes, méritait d'être appliqué pour des raisons analogues aux rechanges « coque-machine-électricité ».

  Il y avait également intérêt à en permettre l'adoption pour l'outillage utilisé par les divers services du bord, de telle sorte que les tâches d'entretien soient en permanence exécutées avec les outils appropriés prévus à cet effet.

  Tenant compte des expériences de gestion centralisée s'appliquant aux rechanges et à l'outillage commun déjà faites à bord des bâtiments des types « escorteurs d'escadre » et « escorteurs rapides », la présente instruction a pour objet :

  • d'uniformiser et de généraliser les règles du système pour ces quatre catégories de matériel : matériel électronique, matériel « armes » et « conduite des armes », rechanges « coques-machine-électricité » et outillage commun ;

  • de simplifier le plus possible les tâches administratives incombant aux unités, sans pour autant sacrifier la rigueur que doit comporter un système, qui est aussi un système comptable ;

  • d'aménager et de préciser les dispositions destinées à faciliter le recueil et l'exploitation des informations de caractère logistique, indispensables à la fois pour déterminer de façon optimale les allocations revenant aux unités et pour constituer les stocks des services ravitailleurs.

• 2. Le système de la gestion centralisée présente les traits caractéristiques suivants :

  2.1. Il repose sur la constitution à bord d'un magasin destiné à recevoir les rechanges et le stock de réserve, magasin dont la garde est confiée à un magasinier chargé :

  • de délivrer aux services d'utilisation nombre pour nombre des articles en bon état du magasin en remplacement d'articles en service devenus hors d'usage ;

  • de réapprovisionner le magasin auprès des services ravitailleurs de l'arsenal, de manière à remettre l'existant à bord au niveau des allocations réglementaires ;

  • de tenir seul la comptabilité des articles dont il a la charge.

  2.2. Les allocations réglementaires sont fixées à l'armement par la direction des constructions et armes navales (DCAN) qui ouvre par les procédés mécanographiques les documents comptables de base :

  • d'une part des « états d'allocation de matériel » (EAM) qui remplacent les feuilles d'armement et énumèrent les articles que l'unité doit recevoir au cours de l'armement et détenir par la suite en permanence à bord ⁽¹⁾ ;

  • d'autre part les fiches inventaires que la magasinier devra par la suite tenir à jour des mouvements de matériel.

  Plus tard, de nouveaux EAM sont créés pour remplacer les EAM d'origine, principalement lors de révisions importantes d'allocations à l'occasion d'une indisponibilité périodique pour entretien et réparation (IPER) ou d'un changement de mission du bâtiment.

  Les EAM indiquent aussi les articles qui doivent être gérés avec un soin particulier (les articles sélectionnés), le service de l'arsenal chargé de les délivrer et la procédure (code échange) à appliquer.

  2.3. La gestion centralisée se distingue des règles d'administration du matériel prévues par l' IG du 14 mars 1964 sur les points suivants :

  • a).  Le matériel en gestion centralisée est à la charge du magasinier qui en tient seul la comptabilité ; il n'est donc pas suivi par le bureau comptable du matériel (BCM).

  • b).  L'existant porté sur la fiche inventaire est celui du matériel en bon état, physiquement présent à bord.

  • c).  Un dossier particulier, le dossier d'instances, est destiné à recevoir toute les pièces qui expliquent la différence entre l'allocation réglementaire et l'existant porté sur la fiche inventaire.

  • d).  Tous les articles, qu'ils soient consommables ou non, sont suivis de la même manière dans la comptabilité du magasinier. Mais celui-ci devra porter une attention particulière aux articles sélectionnés et signalés comme tels sur les EAM parce qu'ils font plus de mouvements que les autres dits banals.

  • e).  Le magasinier intervient seul auprès des services ravitailleurs de l'arsenal pour la reconstitution du stock. Il le fait indépendamment de tout calendrier dès que l'existant en bon état (ou le stock de réserve pour l'outillage) est tombé à un certain niveau : le seuil de ravitaillement. La procédure normale de réapprovisionnement est l'échange standard.

  • f).  Chaque service d'utilisation se ravitaille exclusivement auprès du magasinier. Il le fait aussitôt qu'un article à sa charge est devenu hors d'usage.

  2.4. Le commandant et le chef du service « Commissariat » sous les ordres duquel est placé le magasinier veillent particulièrement à ce que les quantités de matériel confiées aux sous-détenteurs restent les plus faibles qui soient compatibles avec les besoins des services d'utilisation, consultent fréquemment le dossier d'instances pour s'assurer que le recomplètement du stock du bord se fait régulièrement, font procéder aux récolements à la cadence prévue pour contrôler que les écritures sont conformes à la réalité.

1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction et terminologie.

1.1.1. Objet de l'instruction.

  1. La présente instruction définit les modalités d'un système de gestion du matériel en service dans les unités, appelé « gestion centralisée ».

Ce système consiste à confier la charge et la comptabilité du matériel auquel il s'applique à un détenteur dépositaire unique, désigné sous le nom de magasinier, relevant du chef du service « commissariat » ⁽²⁾ et chargé de satisfaire les besoins des divers services d'utilisation de l'unité dans les conditions fixées par le présent texte.

  2. Le système de la « gestion centralisée » est applicable :

• au matériel électronique ;

• au matériel « armes » et « conduite des armes » ;

• aux rechanges, accessoires, outillages et ingrédients spécifiques des appareils « coque, machine, électricité » ;

• à l'outillage commun,

  en service dans les unités.

Le terme « matériel » employé ci-dessus recouvre les appareils, leurs éléments constitutifs, leurs pièces de rechange, les appareils de mesure qui les équipent, l'outillage et les ingrédients spécifiques qui sont utiles à leur entretien, à leur réparation et à leur fonctionnement.

Les termes « rechanges » et « outillage commun » sont définis à l'article 2 ci-après.

  3. Le système de gestion centralisée est appliqué :

• 1. Sur les bâtiments (sauf sous-marins nucléaires lance-engins) (SNLE) ⁽³⁾ :

  • au matériel « électronique » et au matériel « armes » et « conduite des armes » dans tous les cas ;

  • à l'ensemble du matériel visé au paragraphe 2 sur les bâtiments de surface actuellement en construction ou à construire ;

  • aux rechanges, accessoires, outillages et ingrédients spécifiques des appareils « coque, machine, électricité » et/ou à l'outillage commun sur décision du département ⁽⁴⁾.

• 2. Dans les unités à terre et les bases d'aéronautique navale sur décision du Département (4) pour telle ou telle espèce de matériel du ressort de la DCAN.

  4. Le matériel en gestion centralisée reste soumis aux règles définies par l' IG du 14 mars 1964 qui ne sont pas contraires aux dispositions particulières fixées par la présente instruction.

  5. Par dérogation aux dispositions de l' IG du 14 mars 1964 (titre II, chapitre III) les règles, définies par la présente instruction, relatives à la fixation et à la révision des allocations de matériel sont également applicables au matériel non soumis à la gestion centralisée, sauf :

• a).  Au matériel spécial aéronautique, régi par l'instruction sur l'administration et la comptabilité du matériel en service dans l'aéronautique navale (ACMAN).

• b).  Aux vivres, régis par l'arrêté sur l'alimentation dans la marine et l'instruction sur l'administration et la comptabilité des vivres dans les unités.

• c).  Aux effets spéciaux et au matériel mobile de couchage ⁽⁵⁾.

• d).  Au matériel en service à bord des sous-marins nucléaires.

1.1.2. Terminologie particulière.

  1. Objet.

L'objet du présent article est de préciser le sens des termes les plus utilisés dans la présente instruction.

  2. Définitions concernant le matériel.

Appareil : assemblage de pièces ou d'organes réunis en un tout et assumant une fonction précise. Un appareil fait l'objet d'une documentation d'articles de ravitaillement comprenant une liste d'articles de ravitaillement (LAR) ou au minimum une liste de rechanges.

Article : concept groupant tous les objets qui répondent à une même identification, c'est-à-dire qui présentent l'ensemble minimal des caractéristiques que l'on a décidé de retenir pour différencier l'article des autres et qui sont repérés sous un même numéro de nomenclature. Chaque article reçoit dans la pratique une certaine désignation.

Article de ravitaillement : On appelle article de ravitaillement d'un appareil tout objet entrant dans sa constitution ou nécessaire à son fonctionnement et qui, étant normalement susceptible de remplacement ultérieur, est destiné à faire mouvement entre le service ravitailleur et l'unité.

A chaque article de ravitaillement est associée une unité de délivrance qui dépend de la nature de l'article considéré (voir ci-dessous la définition de l'unité de délivrance).

En tout état de cause, l'article n'est toujours compté qu'une fois dans les dénombrements ; autrement dit « un article » équivaut à une ligne des états d'allocation ou à un numéro de nomenclature.

Article « intégré » : article dont les allocations sont calculées en tenant compte de l'ensemble des appareils de l'unité dans lesquels il est incorporé ⁽⁶⁾.

Article « non intégré » : article dont les allocations sont calculées appareil par appareil.

Article sélectionné : article qui dans le système de la gestion centralisée a été choisi en vue d'une gestion plus attentive parce qu'il doit être plus souvent remplacé (cf. Article 10).

Code d'appareil : chaque appareil en service à bord est repéré par un code appareil ⁽⁷⁾. Ce code est attribué par le bureau central des allocations (BCA) implanté à la DCAN de Toulon (voir infra, 4).

Code fragilité (K =$ATT$) : code utilisé par la direction technique des constructions navales pour le calcul des allocations en rechanges des unités ainsi que pour la détermination des paramètres de la gestion centralisée des stocks de rechanges.

Le code K = 00,00 s'applique aux rechanges réparables (rechanges de prévoyance de 2e catégorie : RP 2) et à certaines pièces spécifiques coûteuses qui nécessitent une analyse détaillée de la difficulté de leur remplacement et de leur attribution à telle ou telle unité.

Outillage spécifique : outillage particulier, conçu pour un type d'appareil déterminé, fabriqué spécialement pour cet usage et en général par le constructeur de l'appareil.

Outillage commun : outillage qui peut être utilisé sur des appareils de types différents (figure sur le catalogue du commissariat ou sur celui d'un ou plusieurs fabricants d'outillage).

Pièce de rechange : objet destiné à remplacer un article entrant dans la composition d'un appareil.

Une pièce de rechange peut être :

• un élément qui ne peut être décomposé au niveau de l'échelon de maintenance considéré ;

• un assemblage d'éléments qu'il est possible d'échanger en bloc sur l'appareil.

Rechange : le mot rechange est équivalent à l'expression « pièce de rechange » ; il peut aussi désigner un appareil de rechange complet. Le rechange est « spécifique » s'il est propre à un appareil, commun s'il entre dans la composition de plusieurs appareils différents.

Unité de délivrance (UD) appelée aussi « code unité » : à chaque article de ravitaillement est associée une unité de délivrance fonction de sa nature. Exemples : nombre (code NB), mètre (code ML), dizaine (code DX), etc. Dans tous les états édités, les quantités sont exprimées en nombre d'unités de délivrance.

  3. Définitions concernant le personnel.

Détenteur usager : est qualifié détenteur usager tout détenteur de matériel qui est chargé seulement de son utilisation (cf. art. 25 de l' IG du 14 mars 1964 ).

Détenteur dépositaire : c'est le détenteur chargé d'assurer la conservation du matériel et de veiller à la concordance entre les existants et les écritures (cf. art. 25 de l' IG du 14 mars 1964 ).

Sous-détenteur dépositaire : officier marinier désigné au sein d'un service d'utilisation pour prendre directement la charge d'une partie du matériel géré par le détenteur-dépositaire.

  4. Définitions concernant les ports et les services.

Pour d'armement : port dans lequel un bâtiment est armé, c'est-à-dire dans lequel il reçoit le matériel qui lui revient réglementairement.

Port d'armement chef de file : port d'armement désigné par le département dont le major général centralise les questions concernant l'armement des bâtiments d'un même type.

Port spécialisé : port désigné par le département et dans lequel la DCAN est spécialement chargée des études et de l'approvisionnement des rechanges particuliers des bâtiments d'un même type.

Port de rattachement : port dont le service de la solde exerce la surveillance administrative de l'unité.

Port de stationnement : port auquel est affecté un bâtiment ou la force dont il fait partie et qui assure normalement le ravitaillement de cette unité.

Port de passage : tout pour autre que le port de stationnement défini ci-dessus.

Port de réparation : port désigné par le département pour assurer les travaux d'entretien ou de refonte d'un bâtiment.

Service ravitailleur : service de l'arsenal qui est chargé de la délivrance d'un article. Une même unité peut avoir affaire à plusieurs services ravitailleurs. Chaque service dispose de magasins à terre et, dans certains cas, de magasins embarqués à bord des bâtiments de soutien logistique.

Centre d'études pratiques du matériel naval (CEPMAN) : organisme implanté à Toulon qui doit être consulté sur tout projet d'allocation d'outillage commun.

Service allocation — fiabilité — informations logistiques (SAFIL) : organisme de la direction technique des constructions navales, implanté à Toulon. Il comporte un bureau spécialement chargé de la détermination des allocations de rechanges intégrés dénommé « bureau central des allocations (BCA) » lui-même divisé en deux sections : « armes-équipements » (B.C.A./A.E.) et « coque-machine-électricité » (B.C.A/C.M.EL.).

Unité de gestion : élément de la DCAN (principalement à Toulon) chargé de la gestion (approvisionnement et distribution notamment) d'une catégorie de matériel.

1.2. Classement du matériel.

1.2.1. Les groupes de matériel.

Le matériel de l'unité est réparti suivant sa nature en trois « groupes » ⁽⁸⁾.

  1. Le premier groupe comprend les équipements à poste (appareils et auxiliaires fixés à la coque, ensembles, sous-ensembles et unités d'installations) ainsi que toutes les pièces qui y sont incorporées et les appareils de tests et de mesures qui en font partie.

Considérés comme du matériel « d'attache », ils ne sont pas suivis en comptabilité.

  2. Le deuxième groupe concerne l'ensemble du matériel mobile autre que les rechanges.

Il comprend :

• d'une part le matériel qui est (ou qui est susceptible d'être) soumis au système de la gestion centralisée :

  • matériel électronique ;

  • matériel « armes » et « conduite des armes » ;

  • accessoires et ingrédients spécifiques des appareils « coque, machine, électricité » ;

  • outillage commun ;

• d'autre part le reste du matériel qui demeure soumis aux règles d'administration de l' IG du 14 mars 1964 .

  3. Le troisième groupe est constitué des rechanges et de l'outillage spécifique ⁽⁹⁾ qui est traité comme les rechanges.

Il est lui-même divisé en deux sous-groupes :

• a).  Sous-groupe 3 central pour ceux des rechanges intégrés (9) dont l'allocations est déterminée par le bureau central des allocations (BCA) de la DTCN (9).

• b).  Sous-groupe 3 local pour les rechanges intégrés (9) ou non dont l'allocation est calculée par la DCAN d'armement.

1.2.2. Identification des articles de ravitaillement.

Les articles qui sont susceptibles de donner lieu à réapprovisionnement par les unités reçoivent une désignation et sont identifiés par un numéro de nomenclature. Ils sont appelés « articles de ravitaillement ».

Aucun article de ravitaillement ⁽¹⁰⁾ ne doit être délivré à une unité sans avoir reçu au préalable un numéro de nomenclature.

1.2.3. Les allocations de matériel mobile.

  1. Tout le matériel mobile nécessaire à l'unité, soit pour mettre en œuvre, entretenir et réparer les installations du bord, soit pour la vie courante du personnel, est énuméré sur des états d'allocations du matériel (EAM) qui indiquent en quel nombre chaque article revient à l'unité. Ces EAM sont établis pour chaque groupe ou sous-groupe (2e groupe, 3e sous-groupe central, 3e sous-groupe local). L'appartenance d'un article à un groupe (ou sous-groupe) s'apprécie au niveau de l'unité par l'EAM sur lequel il figure.

  2. Pour certains articles du 2e groupe, et en particulier pour l'outillage, l'allocation comprend :

• le matériel d'armement destiné à être en service ;

• un stock de réserve destiné à remplacer le matériel d'armement perdu ou hors de service.

  3. Les allocations sont déterminées de manière à permettre à l'unité d'accomplir les missions qui lui sont confiées pendant un certain temps ⁽¹¹⁾ sans faire appel à des moyens techniques extérieurs. Elles sont définies lors du premier armement et peuvent être révisées par la suite (art. 12).

  4. L'allocation représente la quantité maximale d'un article qui revient à l'unité. L'allocation d'outillage peut toutefois être dépassée dans la mesure où l'unité dispose sur son budget de fonctionnement ou sur son crédit en valeur des ressources suffisantes pour le faire.

  5. C'est en fonction de l'allocation que se trouve fixé le niveau au-dessous duquel ne doit jamais descendre l'existant à bord (cf. Article 10).

1.2.4. Rechanges hors allocation.

A la suite du démontage d'un appareil, il est possible que soit recueillie une pièce défectueuse, pour laquelle aucun rechange n'a été prévu sur les EAM du 3e groupe.

Cette pièce, comme la pièce neuve qui sera obtenue en remplacement, constitue un rechange « hors allocation ».

1.3. La gestion centralisée.

1.3.1. Caractéristiques.

La gestion centralisée est caractérisée par le fait que le matériel auquel elle s'applique est confié au service « commissariat ». Un détenteur dépositaire unique, le magasinier, en est comptable et détenteur ; ses attributions relatives à la comptabilité, à la satisfaction des besoins des services d'utilisation et à l'approvisionnement du matériel dont il a la charge sont précisées aux titres II et IV de la présente instruction.

1.3.2. Le magasinier.

  1. Le magasinier est un officier marinier fourrier, breveté supérieur (BS) si possible, qui a une bonne pratique des questions de matériel.

Il est désigné, sur proposition du chef de service « commissariat » dont il relève ⁽¹²⁾, par un ordre du commandant, qui précise aussi comment le magasinier est remplacé en cas d'absence.

  2. Il est assisté d'un fourrier au moins ; en outre du personnel des spécialités « techniques » est mis à sa disposition en tant que de besoin.

  3. Il dispose de locaux à usage de magasin aménagés pour le stockage du matériel dont il a la garde.

1.3.3. Les sous-détenteurs dépositaires.

  1. Une partie du matériel géré par le magasinier est mis en sous-détention au sein des services d'utilisation. Le nombre des sous-détenteurs dépositaires ainsi constitués doit être aussi réduit que possible ⁽¹³⁾.

  2. Les articles confiés aux sous-détenteurs dépositaires sont limités en nombre aux quantités strictement nécessaires au fonctionnement normal des services d'utilisation. Ce sont normalement :

• a).  Les articles utilisés en permanence ou pour une longue durée : appareils, instruments de mesure, outillage, etc. dont la liste est fixée par un ordre du commandant.

• b).  Les rechanges dits « à pied d'œuvre » dont la liste, fixée à l'origine par les EAM, peut être modifiée par le commandant et qui sont destinés à permettre aux utilisateurs d'effectuer les dépannages courants ⁽¹⁴⁾.

  3. La répartition du stock de l'unité entre le magasin et les sous-détenteurs est à tout moment retracée dans la comptabilité tenue par le magasinier (cf. Article 22).

1.3.4. Articles sélectionnés. Articles banals. Critères de réapprovisionnement.

Les articles en gestion centralisée sont répartis en deux catégories : les articles sélectionnés et les articles banals ⁽¹⁵⁾.

  1. Les articles « sélectionnés » : articles « S ».

  1.1. Ce sont les articles dont il est tout particulièrement utile de soigner la gestion en raison de la grande fréquence, probable ou constatée, de leurs mouvements.

A l'armement sont considérés comme tels les rechanges dont l'allocation est supérieure à 5 unités de compte et les outils dont le stock de réserve est supérieur au même nombre.

Par la suite, le chef du service « commissariat », en fonction de l'expérience acquise des mouvements de chaque article, pourra modifier et classer « S » des articles non sélectionnés ayant fait de fréquents mouvements ou, au contraire, reclasser comme banals des articles initialement sélectionnés pour lesquels n'a été enregistré qu'un petit nombre de mouvements ⁽¹⁶⁾.

  1.2. Les articles sélectionnés sont réapprovisionnés non pas à l'unité au fur et à mesure des consommations, mais par demandes bloquées (rafales), dès que l'existant tombe au-dessous d'un stock minimum dit « seuil de ravitaillement », dont le niveau est égal aux deux tiers de l'allocation réglementaire pour les rechanges et aux deux tiers du stock de réserve pour les outils.

Ceci permet de réduire fortement le nombre de mouvements avec l'arsenal et, par suite, celui des formalités (rédaction d'imprimés, etc.) pour les articles qui sont justement les plus fréquemment mis hors de service.

  1.3. Le traitement particulier des articles sélectionnés suppose une sélection physique et comptable du stock.

• a).  La sélection physique consiste à loger dans une soute moins accessible les articles non sélectionnés parce qu'ils feront peu de mouvements et à placer les articles sélectionnés dans le magasin, dans les armoires et sur les étagères qui leur sont réservées, afin de faciliter leur gestion et leur surveillance.

• b).  La sélection comptable se traduit par la tenue d'un fichier des articles « S » distinct du ou des fichiers des autres articles de manière à permettre au magasinier de ne manipuler couramment qu'un nombre réduit de fiches, ce qui doit faciliter la surveillance particulière qu'exige la gestion des articles sélectionnés.

  1.4. Cette surveillance doit s'exercer en vue :

• du réapprovisionnement systématique, avant départ en mission, des articles dont l'existant n'est pas encore descendu au niveau du seuil de ravitaillement ;

• du contrôle des mouvements pour déceler les articles pour lesquels une modification d'allocation (en plus ou en moins) est souhaitable ;

• des récolements destinés à redresser les erreurs matérielles ; ceux-ci doivent être plus fréquents puisque le risque d'erreurs est plus grand pour cette catégorie d'articles en raison du nombre de leurs mouvements et du fait qu'ils ne sont pas réapprovisionnés aussitôt qu'ils manquent.

  2. Les articles non sélectionnés ou banals : articles « B ».

Ce sont les articles dont l'allocation est comprise entre 1 et 5 unités de compte et les outils dont le stock de maintenance est compris entre 1 et 5 unités. Ils sont réapprovisionnés :

• pièce à pièce dès que l'unité se trouve à proximité d'un organisme ravitailleur, si l'allocation est de 1 ou 2 unités de compte ;

• dès que l'existant tombe au-dessous d'un stock minimum dit « stock limite » dont le niveau est égal à :

  • 2 si l'allocation est de 3 unités de compte ;

  • 3 si l'allocation est de 4 ou 5 unités de compte.

1.3.5. Prêts aux détenteurs usagers.

  1. Le matériel détenu par le magasinier ou les sous-détenteurs dépositaires peut être mis à la disposition de détenteurs usagers pour un emploi de courte durée (inférieure à la semaine).

Ce prêt en principe consenti pour une durée déterminée. Toutefois, sur ordre du chef du service utilisateur, certains articles (appareils de mesure ou trousses d'outillage) peuvent être confiés pour une durée indéterminée par des sous-détenteurs à des détenteurs usagers.

Ces prêts font l'objet d'un enregistrement au verso de la fiche inventaire détenue par le sous-détenteur, sur laquelle le détenteur usager donne acquit de la réception du matériel au moment de la délivrance.

  2. Le détenteur usager doit restituer le matériel qu'il a emprunté au plus tard à la fin de la période de validité du prêt en signalant toute détérioration qui aurait pu survenir au cours de l'emploi. L'état du matériel restitué est contrôlé par le personnel des spécialités techniques qui assiste le magasinier (cf. Article 8, 2).

2. Les allocations de matériel.

2.1. Les états d'allocation de matériel.

  1. Les états d'allocation de matériel (EAM) sont les documents qui fixent les allocations de l'unité.

Ils sont établis lors de son premier armement ; ils peuvent être refondus lors d'une révision d'allocation.

Ils remplacent à la fois le règlement particulier d'armement et les feuilles d'armement et ils tiennent lieu de registre d'émission des fiches inventaires.

  2. Tenus à jour des décisions qui affectent les allocations, ils permettent de comparer celles-ci aux existants mentionnés sur les fiches inventaires : à tout moment, l'existant à bord doit être égal à l'allocation fixée sur l'EAM, diminuée, le cas échéant, des quantités qui figurent sur les pièces contenues dans le dossier d'instances (cf. Article 28).

2.2. Création des EAM

  1. Les EAM sont établis au premier armement par les directions locales des constructions et armes navales ⁽¹⁷⁾ :

• DCAN d'armement pour le matériel du 2e groupe ;

• BCA pour le matériel du 3e sous-groupe centrale ⁽¹⁸⁾

• DCAN Brest pour le matériel du 3e sous-groupe local qui concerne le système d'armes Tartar ;

• DCAN d'armement pour les autres matériels du 3e sous-groupe local.

  2. Il est établi en principe un EAM unique pour l'ensemble du matériel d'un même groupe (ou d'un même sous-groupe). Pour le matériel qui n'est pas soumis à la gestion centralisée les EAM sont divisés en autant de chapitres qu'il existe de services d'utilisation intéressés dans l'unité.

  3. Exceptions.

Pendant une période transitoire de quelques années, les EAM de rechanges « électronique-armes », d'une part, et de rechanges « coque-machine-électricité », d'autre part, pourront être distincts.

De même le système d'armes Tartar continuera de faire l'objet d'EAM particuliers, tant qu'il demeurera en service.

  4. Diffusion.

  4.1. Les EAM et les documents qui les modifient (cf. Article 16) sont adressés à l'unité sous un bordereau en deux exemplaires donnant le détail de l'envoi ⁽¹⁹⁾

Le magasinier :

• a).  Enregistre le bordereau sur le livret d'enregistrement spécial des billets en complément à l'armement (cf. Article 26) et reporte la référence sur la page de garde de l'EAM.

• b).  Renvoie au service expéditeur un exemplaire du bordereau avec accusé de réception.

• c).  Classe l'autre exemplaire du bordereau dans un dossier ouvert à cet effet et les EAM dans un dossier des « allocations en vigueur ».

  4.2. Les EAM sont en outre diffusés :

• sous forme d'états mécanographiques, à chacun des services ravitailleurs du port de stationnement ;

• sous forme de micro-fiches :

  • au major général du port de stationnement ;

  • à l'état-major de la marine (division logistique et bureau « entretien de la flotte ») ;

  • au centre administratif auquel est rattachée l'unité quand celle-ci n'est pas constituée en unité administrative.

2.3. Contexture des EAM

Chaque EAM est précédé d'un avant-propos qui décrit le document et rappelle sommairement comment il a été établi ⁽²⁰⁾

  1. EAM du 2e groupe.

L'EAM du 2e groupe est divisé en chapitres à l'intérieur desquels le matériel est énuméré dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature.

• a).  Matériel relevant de l'IG du 14 mars 1964.

  Il est réparti en chapitres correspondant chacun au matériel destiné à un service d'utilisation à bord ⁽²¹⁾.

• b).  Matériel relevant de la gestion centralisée.

Il fait l'objet d'un chapitre unique.

Ce chapitre est accompagné de tableaux annexes (dressés par catégories ou par groupes de catégories de matériel, l'un de ces tableaux étant, dans tous les cas, particulier à l'outillage commun), qui mentionnent dans des colonnes distinctes les quantités allouées à chaque service d'utilisation pour être confiées aux sous-détenteurs (en principe un seul par service) et les quantités allouées au titre de la réserve détenue par le magasinier ⁽²²⁾

Si par la suite, en fonction de l'expérience, le commandant fait modifier la réparation des articles entre le magasinier et les sous-détenteurs, cette modification est reportée sur le tableau annexe concerné.

  2. EAM du 3e sous-groupe central.

Il se compose de deux parties :

  2.1. La première donne la liste des équipements de l'unité dans l'ordre croissant des « codes appareils » attribués par le BCA avec l'indication du ou des services d'utilisation intéressés (ou tout au moins du service principal).

Chaque appareil est affecté d'un indicateur numérique appelé « note » qui permet de signaler sur quel EAM du 3e groupe (central ou local) sont cités les rechanges nécessaires à sa mise en œuvre et à son entretien ⁽²³⁾

Cette liste permet de retrouver aisément les appareils pris en compte pour le calcul des allocations de rechanges intégrés, mais elle ne constitue pas elle-même un état d'allocation.

  2.2. La deuxième partie intitulé « liste des allocations » constitue l'EAM proprement dit.

Y sont énumérés, dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature, tous les articles pour lesquels des allocations sont prévues ⁽²⁴⁾, à raison d'une ligne par article.

Pour chaque article sont données les indications ci-après :

• quantité en place dans les appareils ;

• quantité allouée ;

• code échange (cf. Article 22, 3.) ;

• code de gestion (cf. Article 22, 1.4.) ;

• service ravitailleur chargé de la première délivrance ;

• service ravitailleur chargé des renouvellements.

  3. EAM du 3e sous-groupe local.

L'EAM du 3e sous-groupe local se présente sous la forme d'une énumération des rechanges, classés par ordre croissant des numéros de nomenclature, avec l'indication du code échange et du service ravitailleur chargé du renouvellement.

Il regroupe l'ensemble des EAM partiels édités au cours de l'armement (cf. Article 34 et Article 36).

L'EAM du 3e sous-groupe local a une forme analogue à celle de l'EAM du 3e sous-groupe central. Il doit contenir pour chaque article les mêmes informations que l'EAM central (§ 2.2 ci-dessus) ou au minimum :

• la quantité allouée ;

• le code échange ;

• le service ravitailleur chargé de la première délivrance ;

• le service ravitailleur chargé des renouvellement.

2.4. Révision d'allocation.

  1. Les EAM sont refondus périodiquement, toujours à l'occasion d'une indisponibilité pour entretien et réparation (IPER) sur ordre du département ⁽²⁵⁾.

Cette refonte, dite « révision d'allocation », est effectuée à la fois par le BCA de Toulon et par le port de réparation (DCM pour l'outillage commun, DCAN pour le reste du matériel) ; elle aboutit à la réédition des EAM et des fiches inventaires ; elle donne lieu à l'édition de deux listes, l'une concernant le matériel à remiser, l'autre le matériel à délivrer et précisant pour chaque article :

• la nouvelle allocation ;

• l'existant ;

• la quantité à délivrer ou à remiser.

  2. Les EAM peuvent aussi être réédités entre « deux révisions d'allocation » quand les modifications intervenues sont nombreuses. Ces rééditions ne donnent pas lieu à création de nouvelles fiches inventaires.

2.5. Modification des allocations entre deux révisions.

  1. Entre deux éditions d'un même EAM, ou pendant la période d'armement, l'unité peut demander la modification de ses allocations en fonction des besoins qu'à fait apparaître l'activité du bâtiment ou à la suite d'une modification des installations.

Elle applique à cet effet la procédure détaillée en annexe VII.

  2. Si sa demande est approuvée, l'unité ⁽²⁶⁾ en sera informée par note ⁽²⁷⁾, soit du BCA de Toulon, soit de la DCAN du port spécialisé, soit de la DCAN, du port d'armement chef de file, soit, pour l'outillage, de la DCM du port spécialisé.

  3. Les compléments ou mises à jour d'allocation, qui ne concernent que certaines installations (embarquement d'appareils nouveaux ou modifications d'appareils existants), peuvent aussi être décidés sans intervention de l'unité.

Celle-ci en est alors avisée par note, comme il est dit au paragraphe 2 ci-dessus.

2.6.

(Disponible.)

2.7. Tenue à jour des EAM

Les allocations sont modifiées par des décisions prises par les autorités indiquées en annexe VII ; elles sont portées à la connaissance de l'unité par note, dans les conditions indiquées à l'article 16.

  1. Dès notification des décisions de modifications d'allocation le magasinier les applique en mettant à jour :

• a).  Les lignes de l'édition de l'EAM en vigueur ; les articles nouveaux sont inscrits sur la page de gauche de l'EAM en regard de l'emplacement où viendrait s'insérer leur numéro de nomenclature (les EAM ne sont pas imprimés recto-verso).

• b).  Les fiches inventaires (cf. Article 23, 3). Chaque article nouveau donne lieu à l'ouverture d'une fiche si celle-ci n'a pas été adressée à l'unité par la DCAN en même temps que la note portant décision de modification d'allocation.

  Quand le document modificatif a été exploité, le magasinier mentionne la correction effectuée et porte la référence du document modificatif sur la page de garde de l'EAM correspondant.

  2. Lorsqu'un EAM est réédité, l'EAM périmé et ses documents modificatifs sont extraits du dossier « allocations en vigueur » et remis au BCM qui les envoie en fin d'année au service de la solde du port de rattachement en même temps que les autres documents de la comptabilité du matériel ⁽²⁸⁾.

  3. Les changements de numéro de nomenclature et/ou de désignation ne constituent pas une modification de l'EAM.

Ces changements doivent néanmoins être reportés comme suit par le magasinier sur l'EAM :

• a).  Changement de désignation : rayer l'ancienne désignation et mentionner la nouvelle.

• b).  Changement de numéro de nomenclature :

  • rayer la ligne correspondant au numéro supprimé (sans toutefois la rendre illisible) et porter en colonne « observations » la mention « nouveau numéro de nomenclature :… » (citer le nouveau numéro) ;

  • inscrire le nouveau numéro de nomenclature à sa place dans la suite croissante des numéros et porter en colonne observations la mention « voir ancien numéro… » (citer l'ancien numéro).

2.8. Satisfaction des besoins de l'unité non couverts par les allocations.

  1. Il peut arriver qu'en raison de l'urgence, l'unité ait besoin de matériel qui ne figure pas aux EAM ou pour lequel l'allocation est insuffisante. Cela arrive en particulier lorsque l'unité ayant établi une demande de modification de ses allocations (cf. Article 16), la décision concernant cette demande est connue, mais n'a pas encore été notifiée à l'unité.

Dans ce cas, l'unité peut obtenir tout ou partie du matériel supplémentaire sur présentation d'un billet en complément à l'armement.

  1.1. Après le mouvement, le magasinier enregistre ce billet en complément à l'armement sur le livret spécial (cf. Article 26), créé, s'il y a lieu, une fiche inventaire, modifie l'EAM en cause et purge le dossier d'instances.

  1.2. Lorsque la note relative à la modification d'allocation parvient à l'unité, le magasinier annote ce document de la référence du billet en complément à l'armement au vu duquel l'EAM a déjà été modifié.

  2. L'unité peut aussi demander et recevoir de l'outillage en sus de l'allocation réglementaire, quand les ressources de son budget de fonctionnement ou de son crédit en valeur le lui permettent.

Le mouvement s'analyse comme une délivrance en supplément n'entraînant pas de modification de l'EAM ni de l'indication de l'allocation portée sur la fiche inventaire. Le billet de mouvement correspondant n'est donc pas enregistré sur le livret spécial (cf. Article 26).

Quand l'outil reçu n'existait pas dans l'unité, le magasinier ouvre une fiche inventaire pour enregistrer le mouvement et il porte dans la case ad hoc (allocation 0).

  3. Il peut arriver également que l'unité ait momentanément besoin d'une quantité supplémentaire, besoin justifié par l'exécution d'une mission bien précise, sans qu'il soit nécessaire pour autant de modifier son allocation réglementaire.

Dans cette hypothèse, l'unité obtient la quantité supplémentaire en émettant un billet en supplément à l'armement, accompagné le cas échéant du billet de remise définitive correspondant qui est conservé par le service ravitailleur jusqu'à la remise effective.

Le billet en supplément à l'armement est classé au dossier d'instances (cf. Article 28) jusqu'à la remise définitive du matériel correspondant. Il n'y a pas lieu d'enregistrer ce billet sur le livret spécial (cf. Article 26).

3. Les documents de comptabilité en gestion centralisée.

3.1. La comptabilité tenue par le magasinier.

3.1.1. Les documents.

  1. La comptabilité tenue par le magasinier comprend outre les EAM les documents suivants :

• les fiches inventaires ;

• le livret d'enregistrement des pièces justificatives ;

• le livret d'enregistrement spécial des billets en complément à l'armement ;

• le dossier des pièces justificatives ;

• le dossier d'instances ;

• le cahier répertoire ;

• le dossier des prêts.

  2. En outre les décisions du conseil d'administration, de l'unité concernant le matériel en gestion centralisée sont constatées sur le registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel (tenu au BCM), dans les conditions fixées par l'article 187 de l'IG du 14 mars 1964.

3.1.2. La fiche inventaire.

  1. Tout article qui figure sur un EAM est suivi sur une fiche inventaire conservée dans un fichier par le magasinier.

  2. La fiche inventaire est destinée à recevoir à la suite l'inscription des mouvements de l'article de manière à faire connaître à tout moment l'existant en bon état présent à bord et à retracer l'historique de cet existant.

Elle porte les indications nécessaires à la gestion ; seuil de ravitaillement, gisement de stock en magasin, quantités confiées aux sous-détenteurs, renseignements nécessaires à la rédaction des billets de mouvement.

  3. Les fiches inventaires sont éditées à l'armement par la DCAN à raison d'une fiche par ligne d'EAM (deux pour les articles du 2e groupe).

Elles sont éditées dans les mêmes conditions qu'à l'armement pour la totalité des articles lors des révisions d'allocation ⁽²⁹⁾, et pour les articles nouveaux lors d'une modification d'allocation.

Elles sont créées par le magasinier :

• lorsqu'elles n'ont pas été fournies par la DCAN lors d'une modification d'allocation (cf. Article 18) ;

• lorsque l'unité reçoit de nouveaux articles en complément ou en supplément à l'armement (cf. Article 19) ;

• ou lorsque doivent être pris en charge des rechanges hors allocation (cf. Article 6).

  4. Le magasinier classe les fiches inventaires dans trois fichiers distincts :

• le premier pour les articles sélectionnés (fichier S) ;

• le second pour les articles banals (fichier B) ;

• le troisième pour les articles hors allocation (fichier H).

Dans chaque fichier, les fiches sont classées dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature.

  5. Lorsqu'une fiche inventaire est complètement utilisée, elle est remplacée par une nouvelle fiche ouverte par le magasinier, qui y reporte les informations de gestion relatives à l'article concerné, l'existant en bon état à bord et les quantités placées en sous-détention.

La fiche inventaire complètement remplie est remis au BCM pour envoi en fin d'année au service de la solde de rattachement ; il en est de même pour les fiches inventaires devenues périmées à la suite d'une révision d'allocation.

3.1.3. Contexture des fiches inventaires.

Le modèle de la fiche inventaire est donné en appendice 5 à l'annexe VIII. Les rubriques suivantes appellent un commentaire :

  1. Recto.

  1.1. Allocation :

c'est la quantité mentionnée sur la ligne correspondante de l'EAM.

  1.2. Seuil de ravitaillement :

c'est le stock en dessous duquel l'existant en bon état ne doit pas descendre sans qu'ait été émis un billet de mouvement pour le recomplètement (cf. Article 10). Cette case est à renseigner par le magasinier.

  1.3. Code échange (E.C.H.).

Ce code ⁽³⁰⁾, imprimé lors de la création mécanographique de l'EAM, caractérise un mouvement de recomplètement. Il indique si le service ravitailleur :

• procède à l'échange standard ⁽³¹⁾ sur présentation de l'article avarié :

  a) Avec contrôle technique a posteriori (code 2) ;

  b) Avec contrôle technique a priori (code 3) ;

• délivre un nouvel article sans échange (code 1) ⁽³²⁾.

  1.4. Code de gestion (GES).

Ce code indique comment l'article doit être géré par le magasinier (cf. Article 10) et détermine le classement des fiches inventaires entre les trois fichiers (S, B, H).

  1.5. Appareil utilisateur. Repère notice.

Ces indications sont facultatives.

Elles peuvent être utiles :

• aux sous-détenteurs, à titre de complément de désignation ;

• au magasinier, pour certains articles ayant une grande importance opérationnelle (tubes hyperfréquence, par exemple).

  1.6. Colonnes « existant ».

Destinées à retracer l'existant en bon état à bord, qu'il se trouve en magasin ou qu'il ait été confié à un sous-détenteur, elles sont remplies par l'unité dès la première délivrance ^{(33) (34)}.

  2. Verso.

Le verso de la fiche inventaire est divisé en deux parties :

  2.1. Dans la partie gauche sont indiquées les quantités confiées aux sous-détenteurs dépositaires.

  2.2. Dans la partie droite sont portés les résultats des récolements et des recensements.

3.1.4. Tenue à jour des fiches inventaires.

  1. Numéro de nomenclature et désignation.

Ces indications sont mises à jour à partir des documents de nomenclature ou à partir des directives données par les services ravitailleurs.

En cas de modification du numéro de nomenclature, le magasinier doit à l'occasion des mouvements noter sur la fiche inventaire le nouveau numéro réellement utilisé ⁽³⁵⁾ et reclasser cette fiche d'après ce nouveau numéro. Simultanément il ouvre une nouvelle fiche à l'ancien numéro avec renvoi au nouveau : ainsi l'article pourra être retrouvé, qu'il soit désigné par l'un ou l'autre des deux numéros.

  2. Gisement. (36)

Cette case est tenue à jour en permanence de toutes les modifications apportées par le magasinier dans l'allotissement du matériel en casiers ou en soute. Lorsque le stock d'un même article est réparti entre plusieurs endroits, cette case doit contenir l'indication de tous ces endroits en soulignant le gisement à partir duquel sont normalement effectuées les délivrances aux sous-détenteurs dépositaires ou aux détenteurs usagers.

  3. Allocation.

L'allocation est corrigée sur la fiche inventaire quand elle est modifiée sur l'EAM (cf. Article 18, 1). La référence au document modificatif doit être également reportée sur cette fiche.

  4. Code de gestion.

Le code de gestion peut être modifié sur l'ordre du chef de service (cf. Article 10, 1.1).

Cette modification peut intervenir à tout moment.

Elle est inscrite à l'encre sur la fiche inventaire et sur l'EAM.

Elle entraîne :

• toujours un changement de fichier de la fiche inventaire ;

• normalement un changement de gisement de l'article.

  5. Prix unitaire.

Les prix unitaires évoluent assez rapidement. La fiche inventaire n'est à mettre à jour qu'à l'occasion des mouvements.

  6. Appareil utilisateur et repère notice.

Ces rubriques de la fiche inventaire sont remplies par le magasinier en fonction de ses besoins d'identification.

En fait, elles intéressent surtout les sous-détenteurs dépositaires.

  7. Mouvements.

Tout mouvement qui modifie l'existant en bon état dans l'unité doit être transcrit sur la fiche inventaire dès qu'il a été effectué par le magasinier au vu de la pièce qui le justifie :

• bulletin de sortie (cf. Article 34 et Article 35) ;

• avis d'opération (cf. Article 46) ;

• billet de mouvement (cf. Article 48) ;

• état de versement (cf. Article 52) ;

• avis d'expédition (cf. Article 38, Article 49 et Article 50).

  8. Sous-détention.

  8.1. Quand le magasinier confie un article à un sous-détenteur, l'existant en bon état à bord n'est pas changé ; aussi n'y a-t-il rien à enregistrer au recto de la fiche inventaire, mais il faut mentionner cette mise en sous-détention au verso de cette fiche dans la colonne III.

Le sous-détenteur dépositaire donne acquit du matériel reçu en apposant son visa dans la colonne IV.

  8.2. Quand un sous-détenteur se fait remplacer par le magasinier un article hors service ou consommé, contre remise d'un avis d'opération (cf. Article 46), sa charge ne varie pas du fait de ce mouvement de recomplètement : ce dernier n'est donc pas reporté dans la colonne III du verso de la fiche inventaire ⁽³⁷⁾.

  9. Récolement.

  9.1. Le récolement consiste à comparer l'existant sur fiche à l'existant réel à bord (les élements de cette comparaison sont transcrits au verso de la fiche inventaire).

L'existant sur fiche (col. F) est celui qui figure dans la colonne existant au recto.

L'existant réel est constaté par dénombrement :

• de la quantité confiée aux sous-détenteurs (col. B) ;

• de la quantité en bon état en magasin (col. C).

  9.2. Le total des colonnes « B + C », enregistré colonne E, doit être égal à l'existant porté dans la colonne F. Tout écart entre la quantité enregistré colonne E et l'existant sur fiche constitue un déficit ou un excédent ⁽³⁸⁾.

  9.3. L'opération de récolement est authentifiée par le visa du chef du service « commissariat » dans la colonne G.

  9.4. A l'occasion du récolement le chef du service « commissariat » devra s'attacher, lorsque l'existant d'un article est inférieur à l'allocation, à vérifier que le dossier d'instances comporte bien les pièces (bulletins de sortie pour les premières délivrances à l'armement), avis d'opérations pour les quantités sorties depuis le dernier mouvement de recomplètement porté en entrée, bons à valoir postérieurs à l'armement, qui expliquent et justifient la différence entre l'existant et l'allocation ; il devra également contrôler l'existence en magasin du matériel hors service, lorsque celui-ci soumis au régime de l'échange standard avec contrôle (code échange E 12 ou E 13) doit être présenté au magasin du service ravitailleur lors du mouvement de recomplètement.

3.1.5. Les fiches maîtresses.

  1. Les fiches inventaires sont ouvertes à raison d'une fiche par ligne d'EAM. Or le même article en gestion centralisée peut se retrouver sur plusieurs EAM différents, ou sur plusieurs lignes du même EAM (ce cas est fréquent dans l'EAM du sous-groupe 3 local).

Cet éparpillement est gênant en gestion courante. C'est pourquoi, lorsque le cas se produit, le magasinier ouvre une fiche inventaire récapitulative, dite fiche maîtresse, qui regroupe toutes les fiches inventaires correspondant à un même article ; elle est classée au rang correspondant au numéro de nomenclature de l'article concerné.

  2. La fiche maîtresse est tenue à jour des mouvements dans les conditions précisées à l'article 23, paragraphe 7. Quant aux fiches inventaires d'origine, elles restent annexées à la fiche maîtresse, mais ne sont tenues à jour que des modifications d'allocations.

3.1.6. Le livret d'enregistrement des pièces justificatives.

  1. Ce livret d'un modèle particulier donné en appendice 12 à l'annexe VIII sert à l'enregistrement par le magasinier :

• a).  Pendant la période d'armement :

  • des bulletins de sortie (cf. Article 34 et Article 35) ⁽³⁹⁾ ;

  • des avis d'expédition concernant la délivrance des allocations centrales (cf. Article 38) (39).

• b).  Par la suite :

  • des pièces justificatives des mouvements (billets de mouvement, avis d'expédition, avis d'opération, etc.) ;

  • des dates auxquelles sont honorés les bons à valoir reçus (cf. Article 48).

  2. La contexture du livret permet de noter au jour le jour les modalités d'exécution des mouvements de matériel, de manière à pouvoir collationner en fin d'année les renseignements qui doivent figurer dans le rapport annuel sur les rechanges (cf. Article 57 et ANNEXE III).

  3. Le livret d'enregistrement est ouvert à l'armement et sert jusqu'à la première révision d'allocation : par suite le même livret est utilisé pendant la période comprise entre deux révisions d'allocations ⁽⁴⁰⁾.

3.1.7. Le livret d'enregistrement spécial des billets en complément à l'armement.

Ce livret spécial ⁽⁴¹⁾ sert à enregistrer tous les documents affectant les allocations :

• bordereaux d'envoi des EAM et des modifications des EAM (cf. Article 13, 4.1) ;

• billets en complément à l'armement (cf. Article 19, 1),

de manière à permettre le contrôle de la tenue à jour des EAM.

3.1.8. Le dossier des pièces justificatives.

Les pièces justificatives (autres que les bons à valoir) des mouvements de matériel enregistrés sur le livret d'enregistrement des pièces justificatives reçoivent un numéro d'ordre annuel et sont conservées par le magasinier dans un dossier particulier ⁽⁴²⁾.

Toutefois les bulletins de sortie relatifs à des articles pour lesquels la première délivrance à l'armement n'a été que partielle sont placés dans le dossier d'instances (cf. Article 28), jusqu'à ce que la délivrance ait pu être complétée.

3.1.9. Le dossier d'instances.

  1. Ce dossier est principalement destiné à recevoir les pièces qui justifient la différence entre les allocations fixées par les EAM et les existants réels dans l'unité.

Le magasinier y place aussi les pièces reçues des services ravitailleurs ou préparées par lui en vue de mouvements destinés à réduire cette différence, tant que ces mouvements n'ont pas lieu et qu'ils n'ont pas été transcrits sur les fiches inventaires.

  2. Les pièces justificatives sont versées au dossier d'instance dès qu'elles sont créées ou reçues à bord. Elles sont regroupées à l'intérieur de six classeurs distincts comprenant :

• 1. Les bulletins de sortie relatifs à des articles pour lesquels la première délivrance à l'armement n'a été que partielle (cf. Article 27) ; pour ces articles, les délivrances complémentaires sont faites ultérieurement d'office pour les services ravitailleurs, sans intervention de l'unité.

• 2. Les états modèle C « locaux » ⁽⁴³⁾ et « centraux » ⁽⁴⁴⁾, réédités à la fin de chaque année, qui donnent les listes des articles dus au titre de l'armement.

• 3. Les bons à valoir correspondant à des demandes de recomplètement établies après la clôture de l'armement et qui n'ont pu recevoir totalement satisfaction en raison de rupture de stock dans les magasins du service ravitailleur ⁽⁴⁵⁾ ; ces bons sont accompagnés dans le dossier du volet 4 du billet de mouvement incomplètement honoré et du volet 3 de l'avis d'opération.

• 4. Les billets de mouvement préparés par le magasinier pour les articles ayant atteint le seuil de ravitaillement ou seulement le volet 4 des billets concernant les demandes déjà adressées au service ravitailleur mais pas encore honorées ; associé à chaque billet doit se trouver le volet 3 du ou des avis d'opération ⁽⁴⁶⁾ correspondants.

• 5. Les volets des avis d'opération (volets 2 et 3) concernant les billets de mouvements à établir et correspondant aux délivrances effectuées par le magasinier aux services du bord ou aux constations de pertes, d'excédents ou de déficits, tant que ces opérations n'ont pas eu pour effet de ramener l'existant au niveau du seuil de ravitaillement.

• 6. Les billets de supplément temporaire à l'armement et les billets de remise qui y sont associés ⁽⁴⁷⁾.

  3. Le dossier d'instances est purgé après :

• délivrance complémentaire pour les articles pour lesquels la première délivrance à l'armement n'avait été que partielle (les bulletins de sortie correspondants sont extraits du dossier d'instances et replacés dans le dossier des pièces justificatives) ⁽⁴⁸⁾ ;

• délivrance ou remise des articles portés sur les billets de mouvement ⁽⁴⁹⁾ au moment où les mouvements correspondants sont reportés sur la fiche inventaire.

3.1.10. Les cahiers répertoires.

  1. But.

Les fiches inventaires permettent de connaître, pour chaque article, les quantités confiées aux sous-détenteurs et leur répartition entre chacun d'eux.

Il est intéressant d'avoir, pour chaque sous-détenteur, la liste exhaustive des articles dont il a la charge. A cet effet le magasinier tient, par sous-détenteur dépositaire, un document spécial, le « cahier répertoire », dont le modèle est donné en appendice 11 à l'annexe VIII.

  2. Création et contexture.

Le cahier répertoire est ouvert par le magasinier au moment où il délivre pour la première fois du matériel à un sous-détenteur.

Il se présente initialement sous la forme d'une énumération du matériel (dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature) confié à la charge de ce sous-détenteur. Il est par la suite tenu à jour des mouvements comportant attribution d'articles nouveaux ou retrait définitif d'articles.

  3. Tenue à jour.

  3.1. Augmentation.

Un article nouveau ajouté en sous détention est inscrit à la suite de la liste déjà portée sur le cahier répertoire. Lorsque plusieurs articles sont ajoutés le même jour, ils sont inscrits sur le cahier répertoire dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature.

  3.2. Diminution.

Lorsqu'un article est définitivement restitué par le sous-détenteur, la ligne correspondante du cahier répertoire est rayée à l'encre rouge et la date de retrait est portée dans la colonne prévue à cette fin.

3.1.11. Le dossier des prêts.

Dans ce dossier sont classés tous les avis d'opération établis dans les conditions fixées par l'article 46, paragraphe 4 pour constater les prêts accordés à des détenteurs usagers (cf. Article 11).

Ces avis d'opération, qui ne sont pas enregistrés au livret d'enregistrement des pièces justificatives, sont détruits lors de la restitution du matériel prêté, en présence du détenteur usager.

3.2. Les documents du sous-détenteur dépositaire.

3.2.1. La fiche inventaire du sous-détenteur.

  1. La fiche inventaire est aussi le document sur lequel le sous-détenteur dépositaire suit les mouvements de chaque article qui lui a été confié par le magasinier.

  2. Les fiches inventaires destinées aux sous-détenteurs sont :

• pour les articles du 2e groupe, éditées à l'armement en même temps que les fiches destinées au magasinier (pour ces articles deux jeux complets de fiches sont donc fournis par le service éditeur de l'état d'allocation) et remises avec celles-ci à l'unité, qui les complète des renseignements propres à la sous-détention ;

• pour les articles du 3e groupe (dont la mise en sous-détention est relativement peu fréquente), ouvertes par l'unité, en utilisant les fiches vierges fournies par le service éditeur de l'état d'allocation.

  3. Seuls les mouvements qui modifient la quantité d'articles à la charge du sous-détenteur (cf. Article 29) sont reportés sur cette fiche. Ils le sont au recto de la fiche.

3.2.2. Les catalogues « utilisateur ».

  1. Le catalogue « utilisateur » est un document destiné à faire connaître au service d'utilisation les éléments entrant dans la composition d'un appareil, de les identifier et de savoir si les rechanges correspondants doivent exister ou non à bord.

  2. Le catalogue utilisateur comporte normalement deux parties :

• la première fournit la liste des appareils (et des codes qui servent à les repérer) relevant du service d'utilisation considéré. Cette liste est établie :

  • d'une part par ordre alphanumérique des désignations ;

  • d'autre part par ordre alphanumérique des codes appareils ;

• la seconde donne, pour chaque appareil, la liste de tous les éléments qu'il contient, dans l'ordre des numéros de nomenclature. Elle indique, pour chacun de ces articles, le nombre de ceux qui sont à poste dans l'appareil et l'allocation en rechanges (qui peut être nulle). Quand le nombre d'articles à poste est inconnu du BCA, le nombre indiqué est la quantité par lot de rechanges acheté (appareils de « note » 3) ou une quantité estimée (appareils de « note » 7).

  3. Les catalogues utilisateurs sont édités à l'armement :

• soit par le BCA pour les appareils dont l'indicateur appelé « note » (cf. Article 14) est autre que 0 ou 2 ;

• soit par la DCAN d'armement pour les autres appareils dont la « note » est 0 ou 2.

L'unité reçoit 2 jeux de catalogues « utilisateur » : l'un à répartir entre les services d'utilisation, l'autre pour le magasinier.

L'exemplaire conservé par le magasinier est destiné à lui permettre de connaître :

• a).  Le numéro de nomenclature et la désignation à porter sur un billet de mouvement concernant un rechange « hors allocation ».

• b).  Les services d'utilisation intéressés par ces rechanges, quand ceux-ci sont communs à plusieurs de ces services.

  4. Les catalogues « utilisateur » ne sont réédités que lors des « révisions d'allocation » (cf. Article 15).

Aussi doivent-ils être tenus à jour :

• des changements de numéros de nomenclature ou des désignations (au vu des billets de mouvements rectifiés) ;

• des modifications d'allocation au vu des documents qui les ont notifiées.

4. Les procédures.

4.1. Première délivrance de matériel aux bâtiments en armement.

4.1.1. Généralités.

L'unité reçoit le matériel nécessaire au fonctionnement des services suivant des procédures différentes selon que les allocations sont déterminées ou non par le bureau central des allocations de la DTCN (cf. Article 13, par. 1).

Il y a donc lieu de décrire séparément :

• d'une part, la délivrance des allocations locales (EAM du 2e groupe et EAM du 3e sous-groupe local) ;

• d'autre part, la délivrance des allocations centrales (rechanges intégrés du 3 sous-groupe central).

4.1.2. Délivrance des allocations locales.

4.1.2.1. Rôle de la DCAN d'armement.

A l'entrée en armement et durant la période d'armement, l'unité reçoit de la DCAN d'armement pour le matériel dont les rechanges ont été définis et approvisionnés :

• des états partiels d'allocation de matériel (EAM) ;

• deux jeux ⁽⁵⁰⁾ de catalogues « utilisateur » ⁽⁵¹⁾.

Simultanément, les magasins intéressés des services ravitailleurs du port d'armement reçoivent du bureau d'armement de la DCAN de ce port :

• un exemplaire des états partiels d'allocation de matériel (EAM partiels) ;

• les fiches inventaires, à raison d'une fiche par ligne de l'état d'allocation (deux pour les articles du 2e groupe) ;

• les bulletins de sortie, à raison d'un bulletin par ligne de l'état d'allocation. Chaque bulletin comporte au moins deux volets, dont l'un est destiné au bord (cf. Article 35, 1).

4.1.2.2. Rôle de l'unité.

  1. Dès que l'unité a reçu les EAM partiels et les catalogues, le magasinier se présente au magasin du service ravitailleur intéressé et se fait délivrer article par article, en échange de sa signature sur le bulletin de sortie, le matériel alloué à son unité ; il reçoit un volet de chaque bulletin de sortie comportant sous la signature du sectionnaire la quantité délivrée et les fiches inventaires correspondantes ^(52)(53).

  2. En cas de délivrance partielle pour un article, le magasinier place provisoirement le bulletin de sortie correspondant dans le dossier d'instances (cf. Article 27et Article 28, 2). Dès qu'il dispose du stock nécessaire, le service ravitailleur fournit le complément, sans intervention de l'unité. Le billet de sortie est alors retiré du dossier d'instances et classé dans le dossier des pièces justificatives.

  3. Toute modification des quantités allouées pendant la période d'armement est concrétisée par l'édition de documents complémentaires :EAM ou notes précisant les modifications d'allocation, accompagnés des fiches inventaires et des bulletins de sortie correspondants.

  4. Le chef du service commissariat contrôle le déroulement des opérations d'armement en examinant périodiquement le dossier d'instances.

4.1.2.3. Clôture de l'armement et états « C » locaux.

  1. A la clôture de l'armement :

  1.1. La DCAN locale remet à l'unité en un seul jeu les EAM définitifs qui regroupent les EAM partiels et tiennent compte des modifications des allocations intervenues au cours de l'armement.

  1.2. Les services ravitailleurs adressent à l'unité en deux exemplaires les états des délivrances restant à effectuer (états « C » prévus par l' I.G. 194 /MA/CGA/M/CMT du 14 mars 1964 ) où sont indiquées, pour les articles incomplètement servis, les quantités restant à délivrer.

  2. Les EAM et les états « C » sont remis au magasinier qui effectue les opérations suivantes :

  2.1. Il vérifie, par rapprochement avec les fiches inventaires et les bulletins de sortie contenus dans son dossier d'instances, que les quantités restant à délivrer et figurant aux états « C » locaux correspondent aux créances de l'unité.

  2.2. Cette vérification effectuée, le magasinier signe les 2 exemplaires de chacun des états « C » et les EAM sur lesquels a été préalablement apposée mention de la prise en charge du matériel, à l'exclusion de celui qui est énuméré dans les états « C » ; les EAM, appuyés d'un exemplaire des états « C » visés par le chef de service, sont conservés par le magasinier ; ils établissent de façon certaine l'existant réel à bord qui figure sur les fiches inventaires à la clôture de l'armement. L'autre exemplaire des états « C » est versé dans le dossier d'instances.

  3. Les articles mentionnés sur les états « C » sont délivrés ou envoyés à l'unité par la DCAN d'armement au fur et à mesure qu'ils sont approvisionnés.

Chaque fois qu'il reçoit un article inscrit sur les états « C » locaux, le magasinier met à jour l'exemplaire versé au dossier d'instances de l'état « C » concerné en y inscrivant à l'encre la nouvelle dette du port d'armement et purge son dossier d'instances (cf. Article 28, 3).

  4. Les états « C » locaux sont réédités à la fin de chaque année par la DCAN d'armement, tant qu'ils ne sont pas épuisés.

Lorsqu'il reçoit de nouveaux états « C » locaux le magasinier contrôle que les quantités restant dues qui y sont portées, coïncident avec celles qui figurent sur les états précédents qu'il a tenus à jour.

Il signale les différences éventuelles à la DCAN d'armement.

Une fois l'accord réalisé sur ces différences, les précédents états « C » sont remis au BCM⁽⁵⁴⁾ et les nouveaux tenus à jour.

4.1.3. Délivrance des allocations centrales.

4.1.3.1. Rôle du bureau central des allocations.

(Cf. Article 13, 1).

L'état d'allocation de matériel établi par le bureau central des allocations est adressé :

• au bord, avec deux exemplaires des catalogues « utilisateur », un jeu complet de fiches inventaires mentionnant les quantités allouées, le code échange, le code gestion et le prix d'inventaire et des fiches inventaires vierges pour les articles confiés à des sous-détenteurs ;

• à la DCAN d'armement.

4.1.3.2. Rôle des unités de gestion de la DCAN Toulon.

  1. La délivrance du matériel est assurée automatiquement sans intervention du bord, soit par l'unité de gestion intéressée de la DCAN Toulon, soit par la DCAN d'armement, sur ordre du SAFIL. Ce service a la charge de suivre les délivrances qu'il ordonne.

La DCAN du port d'armement met à la disposition de l'unité un local lui permettant de recevoir et de reconnaître le matériel et d'en préparer le gisement. L'unité peut également demander à tout moment la collaboration technique du bureau du port.

Pour les articles fournis par la DCAN Toulon aux bâtiments non armés dans ce port, chaque envoi donne lieu à l'établissement d'une liasse qui comprend :

• un avis d'expédition, qui sert de pièce d'entrée dans la comptabilité ;

• un « ordre de recette », en deux exemplaires, dont l'un acquitté par le bord doit faire retour à l'unité de gestion émettrice de Toulon.

L'avis d'expédition est enregistré sur le livret d'enregistrement (cf. Article 25) et conservé dans le dossier des pièces justificatives ⁽⁵⁵⁾ (cf. Article 27).

Le deuxième exemplaire de l'ordre de recette, disponible, peut être utilisé par l'unité, en un premier temps, pour faire l'inventaire et le contrôle lors de l'ouverture des caisses, ensuite pour prévenir le service utilisateur du bord.

  2. S'il y a litige à propos d'un envoi de la DCAN Toulon (désaccord avec l'état d'allocation, erreur dans l'envoi, bris ou détérioration) le bord signale à l'UG intéressée les différences constatées dans chaque envoi par une note ou un message dont la DCAN d'armement et le SAFIL doivent recevoir copie.

L'unité prend à charge le matériel reçu en bon état et modifie en conséquence l'avis d'expédition comptable et l'ordre de recette.

Elle transcrit au registre des actes administratifs de sa comptabilité matériel à titre de procès-verbal, une copie de la note ou du message envoyé à l'UG concernée.

  3. Si une unité de gestion de la DCAN Toulon ne peut délivrer certains articles, elle envoie les liasses de première délivrance correspondantes à la DCAN d'armement qui lui fait connaître, dans un délai de 15 jours, les articles qu'elle peut délivrer et lui renvoie les liasses des autres articles. La DCAN d'armement prend toute mesure utile pour assurer la délivrance effective des articles qu'elle s'est ainsi engagée à fournir avant réception par le bord de l'Etat « C » central (cf. Article 39). Cette délivrance s'opère dans les conditions prévues à l'article 35.

4.1.3.3. Clôture de l'armement et état « C » central.

  1. Avant la clôture de l'armement (dont la date lui est signalée par la DCAN d'armement) le BCA de Toulon dresse l'état « C » central qui récapitule les allocations centrales non délivrées ou partiellement honorées ⁽⁵⁶⁾.

Cet état « C » central est analogue dans son principe de l'état « C » local (cf. Article 36.).

Il est conservé par le magasinier dans son dossier d'instances.

  2. L'état « C » central énumère dans l'ordre croissant des numéros de nomenclature tous les articles figurant sur l'EAM du groupe 3 central qui n'ont pas été entièrement délivrés. Il précise pour chacun d'eux :

• l'allocation ;

• les envois effectués sur ordre du SAFIL ;

• la quantité restant à délivrer.

Il contient des colonnes pour permettre l'inscription ultérieure de la référence des envois d'articles restant à délivrer.

  3. Les articles mentionnés sur l'état « C » central donnent lieu par la suite à des envois effectués dans les conditions décrites à l'article 38, à l'initiative du SAFIL et sans intervention de l'unité, au fur et à mesure que sont approvisionnés les articles manquants.

Chaque fois qu'il a reçu un envoi de complément, le magasinier, au moment où il expédie l'ordre de recette correspondant, met à jour son état C central en y inscrivant à l'encre le nouveau total des envois effectués sur ordre du SAFIL, la nouvelle dette du BCA et la référence de l'envoi (numéro d'ordre de l'avis d'expédition dans le livret d'enregistrement).

  4. L'état « C » central est réédité par le BCA à la fin de chaque année (56).

Lorsqu'il reçoit un nouvel état « C » central, le magasinier contrôle que les quantités restant dues qui y sont portées coïncident avec celles qui figurent sur l'état précédent qu'il a tenu à jour. Il signale les différences éventuelles du BCA.

Une fois l'accord réalisé sur ces différences, le précédent état « C » est remis au BCM ⁽⁵⁷⁾ et le nouveau est tenu à jour.

4.2. Révision d'allocation des bâtiments en service. (58)

4.2.1. Contenu

(Voir aussi Article 15.)

4.2.2. Généralités.

Les révisions d'allocation s'appliquent aux bâtiments en service et se font généralement au cours d'une IPER de longue durée selon un calendrier établi par le département.

La quasi-totalité des allocations peut alors être déterminée par le bureau central des allocations ; l'EAM local est de faible importance et ne concerne, en général, que des appareils nouveaux installés au cours de l'IPER.

4.2.3. Préparation de la révision.

  1. Pour la date fixée par la DCAN chargée de la révision, le bâtiment lui fait parvenir une déclaration d'existants.

Cette déclaration est établie soit au moyen d'une liste fournie par la DCAN concernée, soit à défaut, au moyen d'un des deux exemplaires des EAM détenus par l'unité, celle-ci complète le document en y inscrivant l'existant réel de chaque article qu'elle détient, sans y inclure par conséquent les articles usagés pour lesquels une procédure de réapprovisionnement est en cours.

  2. Afin d'éviter un double ravitaillement, les procédures de réapprovisionnement prévues au chapitre III (section 2) sont arrêtées dès que l'unité a transmis à la DCAN sa déclaration d'existants.

Les services ravitailleurs conservent en magasin les rechanges approvisionnés pour satisfaire les demandes antérieures à la déclaration d'existants. Si le bâtiment quitte le port, les services ravitailleurs de ce port adressent, le cas échéant, par avis d'expédition comptable, les articles qu'ils ont commandés pour satisfaire ces demandes aux magasins correspondants du port chargé de la révision d'allocation.

  3. Une déclaration d'existants complémentaire, établie sur un imprimé fourni par la DCAN, fait apparaître les mouvements éventuellement survenus entre le moment où a été établie la déclaration principale et le début des opérations de révision d'allocation (consommation ou réception d'articles précédemment commandés).

  4. L'unité renvoie les bons à valoir qu'elle détient au service qui les a remis, pour annulation. Elle porte la mention sur chaque bon à valoir : « A annuler — Bâtiment en révision d'allocation par le SAFIL Toulon ».

4.2.4. Délivrance des allocations centrales.

  1. L'EAM établi par le BCA (B.C.A./A.E. et B.C.A./C.M.E.L.) est adressé :

• au bord avec un jeu complet de fiches inventaires mentionnant les quantités allouées, accompagné de fiches inventaires vierges destinées aux sous-détenteurs (cf. Article 37) ;

• à la DCAN chargée des travaux pendant l'IPER.

Le bord reçoit également du BCA :

• l'état des délivrances, pour la différence entre l'allocation nouvelle et l'allocation ancienne ;

• l'état des remises, pour les rechanges à charge ne figurant plus sur l'allocation nouvelle ainsi que les fiches de remises correspondantes ;

• deux jeux de catalogues « utilisateur » : l'un à répartir entre les services d'utilisation, l'autre pour le magasinier ;

• l'état « C » central (à la clôture de la période de révision) dans les conditions prévues à l'article 39.

  2. Délivrances.

L'article 38 est applicable mais c'est la DCAN chargée des travaux pendant l'IPER qui joue le rôle dévolue à la DCAN d'armement lors des délivrances au premier armement.

  3. Remises.

Elles sont effectuées par le magasinier auprès de la DCAN chargée des travaux pendant l'IPER.

4.2.5. Délivrance des allocations locales.

L'élaboration et la diffusion de l'EAM du 3e sous-groupe local et des catalogues utilisateurs, la délivrance des rechanges s'opèrent comme au premier armement (cf. Article 34à Article 37).

4.3. Mouvements de matériel après la clôture de l'armement ou de la période de révision de l'allocation.

4.3.1. Les deux sortes de mouvements,

Au fur et à mesure de son embarquement à bord pendant l'armement, le matériel est soit gardé en magasin, soit réparti entre les sous-détenteurs conformément au principe indiqué à l'article 9 et suivant les modalités comptables décrites à l'article 23, paragraphe 8.1.

Par la suite, lorsqu'un article à la charge d'un sous-détenteur est mis hors service, consommé ou perdu, le remplacement de cet article donne lieu à deux mouvements différents :

• un mouvement interne : celui par lequel le magasinier remet au sous-détenteur un article en bon état prélevé sur le stock du magasin du bord ;

• un mouvement externe : celui par lequel le magasinier obtient du service ravitailleur de l'arsenal le remplacement dans le stock du bord de l'article remis au sous-détenteur.

Le présent chapitre décrit les modalités d'exécution de chacun de ces mouvements.

4.3.2. Les mouvements internes.

4.3.2.1. Entretien du matériel à la charge des sous-détenteurs.

  1. Un sous-détenteur doit en permanence avoir en bon état la totalité des articles à sa charge. Sinon il doit recompléter sa charge auprès du magasinier du bord dans les vingt-quatre heures ⁽⁵⁹⁾.

  2. A cet effet, le sous-détenteur, ou un représentant de son service habilité ⁽⁶⁰⁾ à cet effet, présente au magasinier l'article à remplacer accompagné d'un avis d'opération établi dans les conditions fixées à l'article 46, paragraphe 1.

Cet avis d'opération est :

• soit du modèle donné en annexe VIII (appendice 10.1) pour les rechanges « coque-machines-électricité » et pour l'outillage ;

• soit incorporé à la fiche d'avarie et de délivrance de pièce pour le matériel « électronique-arme » ⁽⁶¹⁾.

Après avoir vérifié que le document qui lui est remis est normalement rédigé, le magasinier procède au remplacement qui lui est demandé.

  3. Toutefois, lorsqu'en raison des circonstances, le magasinier ne peut plus reconstituer par échange standard le stock de son magasin auprès d'un service ravitailleur, il est nécessaire de faire réparer les articles hors de service et d'appliquer à cet effet les directives données en annexe IX.

4.3.2.2. L'avis d'opération (A.O.).

  1. Avant de le présenter au magasinier, le sous-détenteur remplit les rubriques ci-après de l'avis d'opération :

• nom de l'unité ;

• service d'utilisation demandeur ;

• désignation de l'article ;

• numéro de nomenclature de l'article ;

• quantité demandée ;

• grade, nom et signature du demandeur, et, en plus, dans le cas du matériel « électronique-armes » :

  • code CESFRA de l'unité ;

  • repère topologique de la pièce.

  2. Le magasinier délivre le matériel neuf existant en magasin et, après avoir vérifié la validité du numéro de nomenclature de l'article, il porte sur l'avis d'opération les informations suivantes :

• a).  Lorsque l'AO concerne le matériel « électronique-armes » :

  • code de gestion de l'article « S » « B » ou « H » suivant les dispositions des articles 10 et 22 ci-dessus ;

  • le code opération (cf. ANNEXE IV) ;

  • le numéro d'ordre de l'avis et la date julienne qui est un nombre de quatre chiffres = le premier de ces chiffres est le dernier du millésime de l'année en cours, les trois autres chiffres indiquant le rang du jour dans cette année (ex. 11 avril 1975 : 5.101) ;

  • la quantité délivrée, l'existant en bon état après la délivrance et pour les articles intéressés, le stock limite (cf. Article 22, 1.2) ;

  • les grade, nom et signature du magasinier.

• b).  Lorsque l'AO concerne d'autres articles :

  • la quantité délivrée ;

  • les grade, nom et signature du magasinier.

  2.1. Les exemplaire n^o 1 et n^o 5 « Service » de l'AO visés par le magasinier, sont remis à l'utilisateur en même temps que le matériel neuf ⁽⁶²⁾.

  2.2. L'exemplaire n^o 2 de l'AO est classé dans le dossier des pièces justificatives après avoir été enregistré au livret des pièces justificatives et avoir servi à porter la sortie sur la fiche inventaire.

  2.3. L'exemplaire n^o 3 de l'AO est versé au dossier d'instance. Il permettra d'établir ultérieurement un billet de mouvement pour le recomplètement du stock (cf. Article 47).

  2.4. L'exemplaire n^o 4 de l'AO sert d'étiquette à la pièce usagée si elle doit être présentée au magasin du service ravitailleur.

  3. Il peut arriver que la pièce n'existe pas au magasin (rechange hors allocation ou rupture de stock). Le magasinier :

• complète l'avis d'opération comme prévu au paragraphe 2 précédent, sans remplir toutefois les cases correspondant à la quantité délivrée et à sa signature ;

• remet les exemplaires 1 et 5 de l'avis d'opération à l'utilisateur : l'exemplaire 5 servira à ce dernier de titre de créance à l'égard du magasinier ;

• étiquette avec l'exemplaire n^o 4 de l'AO, la pièce usagée qui sera adressée (sauf code échange 1) au magasin ravitailleur avec le billet de mouvement ;

• rédige le billet de mouvement et porte référence de ce billet sur les exemplaires 2 et 3 de l'AO ;

• classe en instance l'exemplaire n^o 2 et n^o 3 de l'AO ainsi que l'exemplaire n^o 4 du billet.

Lorsque le matériel a été obtenu, le magasinier honore la créance de l'usage et remplit les cases quantités délivrées et visa de l'AO ⁽⁶³⁾.

  4. L'avis d'opération est également utilisé comme pièce justificative d'un prêt de matériel à un détenteur usager (cf. Article 11).

Cet avis n'affecte pas la comptabilité ; il est simplement classé dans un dossier spécial pendant toute la durée du prêt (cf. Article 30).

  5. Enfin le magasinier rédige un avis d'opération dont il utilise seulement les exemplaires 2 et 3 comme il est dit au paragraphe 2 ci-dessus :

• en cas de déficit ou d'excédent constaté à la suite d'un récolement ou d'un recensement au vu de l'extrait du procès-verbal correspondant (cf. Article 55) ;

• en cas de perte, au vu du procès-verbal de perte prévu par l'article 111 de l'IG du 14 mars 1964 (ou sur l'état évalué modèle 120 prévu à l'article 112 en cas de perte de menus objets).

4.3.3. Les mouvements externes.

4.3.3.1. Le billet de mouvement (modèle 39 bis).

  1. Le billet de mouvement à utiliser pour obtenir le matériel du ressort de la DCAN ne concerne toujours qu'un seul article ; il se présente sous la forme d'une liasse de petit format (modèle 39 bis) constituée de 4 volets avec carbones intercalés, dont les destinations sont les suivantes :

• le premier volet « service » (ordre de sortie) est acquitté par le magasinier au moment de la délivrance et conservé par le magasin du service ravitailleur ;

• le second volet « unité » (demande) revient à l'unité avec la mention de la quantité délivrée ou remise ;

• le troisième volet « remise » (ordre d'entrée) utilisé seulement en cas de remise, est conservé par le service ravitailleur ;

• le quatrième volet « unité » (instance) est destiné au dossier d'instances tenu par le magasinier.

  2. Pour obtenir du matériel du ressort du commissariat (outillage en particulier) le magasinier peut employer un billet de mouvement (modèle 39) sur lequel peuvent figurer plusieurs articles de la même famille ⁽⁶⁴⁾. Ce billet comporte aussi 4 volets, dont les destinations sont les mêmes que celles des volets du billet modèle 39 bis.

  3. Le billet de mouvement est toujours rédigé par le magasinier. Sauf en cas de demande en supplément à l'armement (art. 19), il est émis au vu du ou des avis d'opération :

• aussitôt après la constatation du mouvement interne, si la rechange doit être réapprovisionné pièce par pièce ;

• dès que le stock limite est atteint pour les autres articles.

  4. Enfin le billet de mouvement est présenté à la signature du chef de service « commissariat » et enregistré au livret d'enregistrement des pièces justificatives ; les volets 1, 2 et 3 sont envoyés ou remis au service ravitailleur et le volet 4 conservé au dossier d'instances.

4.3.3.2. Comptabilité des mouvements.

  1. Quand le magasinier a obtenu du magasin du service ravitailleur le matériel demandé, il donne acquit sur le volet 1 « service » du billet de mouvement et reçoit le volet 2 « unité » dûment renseigné par le magasin du service ravitailleur des quantités délivrées. Ces quantités correspondent normalement au matériel effectivement demandé.

Lorsque le magasin du service ravitailleur ne peut délivrer la totalité du matériel, la quantité manquante est remplacée par un bon à valoir.

  2. Si le billet de mouvement à été honoré en totalité, le magasinier :

• porte le mouvement en entrée sur la fiche inventaire ;

• note la date de ce mouvement sur le livret d'enregistrement des pièces justificatives ;

• classe le volet n^o 2 du billet de mouvement dans le dossier des pièces justificatives ;

• purge le dossier d'instances en détruisant le volet n^o 4 du billet de mouvement et l'exemplaire n^o 3 de l'AO.

  3. Si le billet de mouvement n'a été que partiellement honoré, le magasinier :

• porte la quantité effectivement reçue en entrée sur la fiche inventaire ;

• note la date du mouvement et la quantité pour laquelle a été établie un bon à valoir sur le livret d'enregistrement des pièces justificatives ;

• classe le volet n^o 2 du billet de mouvement dans le dossier des pièces justificatives ;

• annexe le bon à valoir au volet n^o 4 du billet de mouvement et à l'exemplaire n^o 3 de l'AO qui restent dans le dossier d'instances.

  4. Lorsque le bon à valoir sera honoré, le magasinier :

• portera le mouvement en entrée sur la fiche inventaire ;

• notera ce mouvement sur la première ligne libre du livret d'enregistrement ⁽⁶⁵⁾ ;

• purgera le dossier d'instances comme au paragraphe 2 ci-dessus.

4.3.3.3. Les envois

L'unité éloignée de son port de ravitaillement peut demander à recevoir le matériel qui lui est nécessaire par « envoi ». Elle adresse au service ravitailleur, par note-express ou par message, la liste du matériel demandé, en précisant les escales où les envois peuvent être faits et les dates prévues de ces escales.

Chaque envoi fait l'objet d'un avis d'expédition établi par le service expéditeur. Cet avis sert de pièce d'entrée dans la comptabilité. Un accusé de réception acquitté par le bord, avec ou sans observation, doit faire retour au service expéditeur.

4.3.3.4. Les demandes urgentes à un service ravitailleur.

  1. A la mer, les demandes urgentes sont présentées suivant le code et la procédure Sibelog ⁽⁶⁶⁾ ; l'avis d'expédition tient lieu de pièce justificative, il permet de purger le dossier d'instances.

  2. Au port, ces demandes sont présentées conformément aux dispositions de l'article 92 bis de l' instruction générale du 14 mars 1964 selon la procédure suivante :

• l'unité exprime sa demande par message avec copie à l'autorité maritime locale en même temps qu'elle établit le billet de mouvement et l'enregistre ;

• après, éventuellement, décision de l'autorité compétente, le service notifie à l'unité l'accord ou le désaccord par message avec copie à l'autorité maritime locale. L'accord dont le gestionnaire reçoit copie vaut ordonnancement du billet de mouvement établi par l'unité et implique, pour les demandes en remplacement de remise, l'autorisation de procéder en échange standard quel que soit le matériel en cause ;

• la délivrance est faite sur présentation au sectionnaire du billet de mouvement appuyé du message.

4.3.3.5. Les demandes à un bâtiment de soutien logistique. (67)

Les bâtiments s'adressent à un bâtiment de soutien logistique (BSL) pour obtenir des pièces dans les cas suivants :

• 1. Dans les ports où il y a des services ravitailleurs, en cas d'urgence et en dehors des heures ouvrables ou s'il y a rupture de stock dans les magasins de l'arsenal.

• 2. Hors des ports visés ci-dessus, lorsqu'ils sont à proximité d'un BSL et en particulier si celui-ci les accompagne ou est chargé du soutien d'une zone. Lorsqu'il ne peut honorer la demande, le BSL la transmet à son port ravitailleur pour suite à donner.

Lorsqu'il existe à bord du BSL un magasin relevant d'un service ravitailleur, l'unité procède comme il est dit à l'article 49 ci-dessus.

Dans le cas contraire, la procédure de versement d'unité décrite à l'article 52 est appliquée.

4.3.3.6. Les versements d'unité à unité.

  1. En dehors d'un port et en l'absence d'un bâtiment de soutien logistique, les besoins urgents d'un bâtiment peuvent être satisfaits par versement d'une autre unité.

  2. Le versement est ordonné par le commandant de la force navale à laquelle appartient le bâtiment cédant. Il donne lieu à établissement d'un état de versement qui sert de pièce d'entrée dans la comptabilité du bâtiment preneur et de sortie dans celle du bâtiment cédant.

  3. Si le bâtiment preneur détient des bons à valoir correspondant aux quantités versées, il les remet au bâtiment cédant afin que celui-ci puisse reconstituer son stock en les faisant honorer.

Dans le cas contraire le magasinier du bâtiment cédant établit un AO correspondant à la quantité versée dont il utilise seulement les feuillets 2 et 3 pour établir un billet de mouvement dans les conditions indiquées à l'article 47, paragraphe 3.

4.3.3.7. Les remises du matériel.

Doivent faire l'objet d'une remise au service ravitailleur :

• a).  Les articles en excédent, que celui-ci soit constaté à la suite d'un recensement ou qu'il résulte d'une révision d'allocation, sauf s'il s'agit d'outillage commun.

• b).  Le matériel obtenu en supplément temporaire à l'armement (cf. Article 19, 3) et les rechanges hors allocation à remplacer suivant la procédure de la remise à changer (codes opération E 21 ou E 22).

• c).  Les articles sélectionnés ou banals hors service dont est demandé l'échange standard, avant la délivrance du matériel de remplacement en bon état.

Cette règle comporte deux exceptions :

• la première a trait aux articles caractérisés par le code échange 1, qui sont détruits dans l'unité sur ordre du chef du service « commissariat » au moment où il signe le billet de mouvement ;

• la seconde concerne les bâtiments éloignés d'un port militaire autorisés à réformer sur place le matériel hors d'usage dans les conditions fixées par les articles 106 et 113 de l'I.G. du 14 mars 1964.

4.4. Surveillance de la gestion du matériel.

4.4.1. Généralités.

Le conseil d'administration, le commandant chargé de l'administration, le commissaire chef de centre administratif et les officiers chefs des services d'utilisation ont en matière d'administration et de gestion du matériel les attributions et les responsabilités fixées par l'I.G. n^o 194/MA/CGA/M/CMT du 14 mars 1964.

4.4.2. Récolements et vérifications.

  1. Le chef du service « commissariat » doit contrôler les existants et surveiller le niveau des approvisionnements.

Il examine fréquemment le dossier d'instances pour déceler les retards dans l'approvisionnement ou le recomplètement des articles.

Il procède ou fait procéder dans les conditions indiquées à l'article 23, paragraphe 9 à des récolements du matériel échelonnés tout au long de l'année dont le programme est dressé :

• pour les articles sélectionnés, en sorte qu'ils soient tous récolés une fois par an ;

• pour les autres articles, par sondages séquentiels programmés suivant la méthode décrite en annexe VI.

En cas de changement de sous-détenteur dépositaire, le récolement par sondages du matériel confié à celui-ci est effectué par le magasinier en présence des sous-détenteurs prenant et/ou sortant.

Les différences constatées (excédent ou déficit) à la suite de ces récolements ou à la suite de recensements donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal ⁽⁶⁸⁾ établi et enregistré dans les conditions fixées par l'article 160 de l'I.G. du 14 mars 1964.

  2. La comptabilité du matériel en gestion centralisée est vérifiée annuellement soit par le commissaire de la force navale, soit par le service de la solde.

4.4.3. Remise de la comptabilité au service de la solde.

Les dossiers des pièces justificatives de la comptabilité et les livrets d'enregistrement sont remis au BCM au début de l'IPER, pendant laquelle a lieu une révision d'allocation. Le BCM les transmet en fin d'année, sous bordereau, au service de la solde de rattachement en même temps que les autres documents de la comptabilité matériel et notamment les EAM et les états « C » périmés, ainsi que les fiches inventaires entièrement remplies ou périmées.

4.4.4. Rapport du conseil d'administration.

  1. Sur tout ce qui concerne les stocks de pièces de rechange embarqués :

• gestion ;

• adaptation des allocations ;

• efficacité du ravitaillement,

l'information du département et des services intéressés est assurée par un rapport annuel du conseil d'administration intitulé « rapport annuel de gestion du stock de pièces de rechanges », dont le plan est donné en annexe III.

  2. Le rapport doit parvenir au département le 1er mars qui suit l'année qu'il concerne.

Il est adressé au commandant organique en six exemplaires. Celui-ci joint ses observations, en les groupant éventuellement par types de bâtiments, et le transmet au département ⁽⁶⁹⁾ par la voie hiérarchique.

Une copie des rapports et des observations de l'autorité organique est également adressée à la DCAN Toulon ⁽⁷⁰⁾ et à la DCAN du port de stationnement.

De leur côté, les préfets maritimes et les commandants de la marine adressent également au département ⁽⁷¹⁾, pour le 1er mars, leurs observations d'ensemble sur les problèmes relatifs au ravitaillement en rechanges des unités affectés au port et ils y joignent l'avis des directions locales.

  3. La forme du « rapport annuel de gestion du stock de pièces de rechanges » est indiquée en annexe III ; elle doit être scrupuleusement respectée pour faciliter les évaluations statistiques et les comparaisons.

Les tableaux annexés à ce rapport sont rédigés en utilisant les informations sur l'exécution des mouvements notés sur le livret d'enregistrement des pièces justificatives (cf. Article 25).