1. Préambule.

L'information de notre personnel et des visiteurs de toutes catégories invités à prendre contact avec la marine tient aujourd'hui une place importante dans les préoccupations des différents échelons de commandement.

Or, la très large initiative laissée jusqu'ici à ces autorités pour élaborer et présenter les exposés correspondants a abouti à une trop grande diversité de fond et de forme nuisible à la qualité d'ensemble de l'information fournie.

Il apparaît donc nécessaire :

• d'une part, de définir la forme générale de ces exposés ;

• d'autre part, d'assurer l'unicité et la cohérence des informations fournies en diverses occasions sur un même sujet ;

• enfin, de faciliter le travail de recherche documentaire et de préparation matérielle des présentateurs occasionnels.

Il convient, en définitive, de mettre à la disposition de ces derniers une documentation approuvée, immédiatement exploitable et accompagnée des aides visuelles nécessaires.

La présente instruction a pour objet de définir les règles d'établissement, de contrôle et de diffusion de cette documentation.

2. Principes.

2.1.

Chaque échelon de commandement doit en permanence disposer d'une documentation particulière lui permettant de présenter ou de faire présenter sans délai les différents aspects de l'unité ou des forces sous son commandement. Cette documentation constitue le « Dossier de présentation » de l'échelon considéré.

2.2.

Le contenu et la forme générale des dossiers de présentation sont standardisés.

2.3.

Il est établi un dossier de présentation par commandement, unité ou type d'unité. L'approbation des dossiers des unités est normalement du ressort de l'autorité organique.

2.4.

La documentation d'information écrite et visuelle ainsi réalisée doit pouvoir être mise à la disposition de toutes les autorités susceptibles de l'utiliser.

3. Etablissemnt des dossiers de présentation.

3.1. Contenu.

• a).  Chaque dossier est découpé en rubriques particularisées à un sujet, chaque sujet devant pouvoir être exposé indépendamment.

  L'annexe A définit :

  • la liste et la composition sommaire des dossiers à établir ;

  • les autorités chargées de l'élaboration et de la tenue à jour de ces dossiers ;

  • les autorités chargées de les approuver ;

  • la diffusion systématique à donner à chacun d'entre eux (voir par. 4).

• b).  Les autorités approbatrices sont chargées de coordonner et d'harmoniser à leur niveau la présentation des dossiers des autorités ou unités en sous-ordre.

  Il appartient, en particulier, aux commandants organiques de préciser dans le détail le contenu des dossiers de présentation des différents types d'unités placés sous leurs ordres.

  Lorsque des unités de même type dépendent d'autorités organiques différentes (cas des bâtiments), l'une de ces autorités, désignée comme pilote, est chargée de définir la composition détaillée des rubriques communes aux dossiers de toutes les unités concernées (présentation générale, moyens).

3.2. Forme.

Chaque rubrique d'un dossier de présentation comprend :

• un texte écrit ;

• des aides visuelles d'accompagnement.

Afin de faciliter la mise en œuvre du dossier, les informations non protégées doivent être séparées des informations protégées. Ces dernières (texte et aides visuelles) sont regroupées, par rubrique, sous forme de suppléments protégés qui reçoivent normalement la même diffusion que le dossier auquel ils appartiennent.

Dans les commandements ou unités importantes, le dossier de base ainsi constitué peut être complété d'un enregistrement sur magnéto-cassette d'un exposé standard en langue française ou étrangère permettant, lorsque les circonstances s'y prêtent, la présentation générale de l'unité sous forme de diaporama.

3.2.1. Texte.

Ce texte doit fournir à l'utilisateur la matière essentielle de son exposé et plus précisément :

• un plan adapté à la majorité des publics ;

• une liste des différents points à traiter avec référence des aides visuelles se rapportant au sujet ;

• un développement suffisant de chacun de ces points en insistant particulièrement sur les points de doctrine ne supportant pas l'à-peu-près ou l'improvisation ;

• éventuellement une bibliographie complémentaire adaptée.

Il ne doit en aucun cas être considéré, donc rédigé, comme un texte standard d'exposé utilisable à l'état brut. Il appartient au conférencier d'adapter le contenu et la forme de son exposé à l'auditoire prévu et d'apporter la touche personnelle propre à améliorer l'impact du « message » à transmettre.

Le texte est accompagné d'un tirage papier couleur, format 13 × 18, des aides visuelles d'accompagnement.

3.2.2. Aides visuelles.

Les aides visuelles destinées à supporter et à illustrer les exposés de présentation sont normalement des diapositives couleur 24 × 36 mm utilisées avec projecteur à barillet et télécommande (appareil remplaçant progressivement les matériels existants actuellement dans les unités).

Pour les exposés présentés à un auditoire restreint et lorsque le sujet s'y prête, elles peuvent être remplacées par des planches dessinées, format grand aigle (110 × 75 cm).

Les diapositives peuvent présenter :

• soit des objets ou paysages destinés à illustrer (bâtiments, avions, port, etc.) ;

• soit des schémas, organigrammes ou graphiques destinés à synthétiser.

Dans ce dernier cas, la diapositive doit être simple, lisible et se limiter à l'essentiel : elle ne doit pas remplacer mais supporter l'exposé oral.

Les modalités pratiques de conception de réalisation, de contrôle et de tenue à jour des diapositives figurent en annexe B.

3.2.3. Diaporamas.

Les grands commandements ou unités disposant du matériel nécessaire peuvent en outre faire réaliser un diaporama utilisant les diapositives du dossier de présentation de base complétées d'un enregistrement sur magnétocassette d'un exposé en langue française ou étrangère.

L'utilisation de ce diaporama standard doit être limitée aux actions d'information très générale (grand public) et/ou à caractère répétitif. Dans toutes autres circonstances, en effet, le contenu de l'exposé doit être adapté à la qualité et à la personnalité de l'auditoire. Il convient, par ailleurs, de préserver le caractère de témoignage que doit, chaque fois que possible, revêtir ce type d'information.

4. Diffusion.Exploitation.

4.1.

Les dossiers de présentation sont établis pour l'usage principal de l'échelon de commandement qu'ils concernent.

Toutefois, l'importante documentation écrite et visuelle représentée par l'ensemble de ces dossiers doit pouvoir être consultée et utilisée par tous les échelons de commandement intéressés.

4.2.

A cet effet :

Les préfets maritimes, les commandants de zones maritimes et ALFOST d'une part, les commandants de la marine d'autre part, reçoivent un exemplaire du « dossier d'information marine » établi par l'état-major de la marine.

Les commandants de zones maritimes reçoivent un exemplaire complet des dossiers de présentation des autorités et unités stationnées dans leur zone respective. Ces autorités établissent et tiennent à jour un catalogue détaillé des textes et diapositives qu'ils détiennent.

Chacun de ces catalogues est diffusé :

• à l'état-major de la marine ;

• aux préfets maritimes et commandants d'arrondissement maritime métropolitain ;

• aux commandants de zone et aux commandants de la marine outre-mer.

Ces catalogues sont tenus à la disposition des autorités ou unités susceptibles d'emprunter temporairement la documentation d'information ainsi rassemblée.

4.3.

La diffusion à donner aux différents dossiers de présentation en application des dispositions précédentes est fixée dans le tableau de l'annexe A.

5. Contrôle.

Le dossier de présentation fait partie de la collection des documents réglementaires des unités.

Les commandants organiques, chargés de leur approbation, en assurent le contrôle périodique, ils doivent en particulier mettre à profit toutes les occasions (visites, inspection) pour assister à leur présentation « en vraie grandeur », juger de leur qualité et de leur impact et éventuellement prescrire les modifications ou mises à jour qu'ils estiment nécessaires d'y faire apporter.

6. Mise à jour.

La mise à jour des dossiers se fait par édition datée de la rubrique corrigée, accompagnée des aides audiovisuelles ajoutées ou modifiées. L'autorité rédactrice verse un exemplaire des rubriques et des aides audiovisuelles ainsi abrogées au dépôt d'archives dont elle relève. Les enregistrements sur magnétocassette sont également versés au dépôt d'archives lorsqu'une réédition s'avère nécessaire.