L'accueil des jeunes dans le monde du travail, que ce soit dans les entreprises ou dans les bureaux du secteur public ou du secteur privé, conditionne bien souvent la plus ou moins grande réussite de leur adaptation professionnelle. La facilité avec laquelle le jeune (ou le nouvel arrivant) s'insère dans son environnement professionnel détermine en grande partie son attitude et son intérêt pour l'activité qu'il exercera.

Cette préoccupation ressentie déjà depuis longtemps par les chefs d'établissements des différents services du ministère de la défense, demande de nos jours une attention de plus en plus grande.

La présente circulaire a pour objet d'insister sur les conditions générales de cet accueil et de cette première insertion, de façon à permettre aux autorités locales de prendre les dispositions favorisant la prise de fonction des personnels jeunes nouvellement affectés au département.

La quasi-totalité des actions décrites peut également être appliquée aux personnels nouvellement affectés dans un établissement ou un service à la suite d'une mutation, aussi le terme de nouvel arrivant sera utilisé très souvent à la place de celui de jeune.

1. L'accueil dans l'établissement.

L'accueil comporte une visite de l'établissement avec une description de ses missions principales, une présentation détaillée de l'activité et de l'organisation du service ou de l'atelier d'affectation, ainsi qu'une prise de contact avec les différentes personnes chargées de la gestion et de la rémunération des personnels.

Le nouvel arrivant doit également recevoir une information précise sur la vie interne de l'établissement (horaires ou restaurants, moyens de transports ou de ramassage, etc…) ainsi que sur l'environnement extérieur, par exemple la ville où est implanté l'établissement (services administratifs communaux, écoles, crèches, facilités de logement, activités sportives ou culturelles, etc…). Par ailleurs toute nouvelle personne doit être invitée à prendre contact avec les services sociaux de l'établissement ou de la garnison, tout comme cela est fait actuellement pour les services médicaux.

Beaucoup d'établissements disposent de livrets d'accueil, ce qui facilite considérablement le premier contact du jeune ou du nouvel arrivant avec le monde du travail. La pratique de ces livrets ne saurait qu'être encouragée au sein du département ; toutefois il ne faudrait pas que ce document se substitue aux contacts personnels qui sont au cœur même de cet accueil.

2. L'insertion au poste de travail.

La première prise de contact avec le poste de travail doit porter sur trois aspects :

• La définition exacte des fonctions que l'intéressé doit occuper, l'explication détaillée de la tâche et la présentation de la fiche de poste chaque fois que cette dernière existe. Cette présentation fonctionnelle du poste tenu peut donner lieu à une meilleure connaissance par le chef d'atelier ou de service des connaissances professionnelles du nouvel arrivant, de ses aptitudes. Il est souvent possible de profiter de ce premier contact pour adapter la nature du travail demandé au nouvel arrivant, ou en utilisant les possibilités de la formation continue, pour aider cette personne à occuper plus complètement ses fonctions.

• La présentation du nouvel arrivant aux différentes personnes travaillant avec son service ou son bureau. Il pourra ainsi s'adresser à ces personnes sans hésitation dès qu'un problème se posera ou chaque fois qu'il aura besoin de recevoir des informations complémentaires. Cette présentation doit également, au-delà du simple contact direct entre les personnes, mettre en valeur la complémentarité des différentes fonctions du service ou de l'établissement.

• Une attention toute spéciale doit être apportée aux notions d'hygiène et de sécurité et naturellement aux mesures de prévention des accidents du travail. Il est indispensable que la personne puisse répéter, en présence d'un responsable compétent, tous les gestes mettant en œuvre les mécanismes de sécurité, tous les gestes de secours ou d'alarme en cas d'incident. Le chef d'équipe, d'atelier ou de bureau doit s'assurer que non seulement la personne connaît le geste ou la réglementation, mais surtout qu'elle sait l'appliquer sans hésitation. (Cf.  instruction n^o 37/DEF/FAS/3 du 20 février 1980, BOC, p. 695 ; abrogée par l' instruction 300006 /DEF/DFP/PER/5 du 07 janvier 1993 , BOC, p. 4101).

Toutes ces mesures sont déjà partiellement appliquées dans la plupart des établissements ; il s'agit aujourd'hui de les étendre de façon systématique à toutes les personnes jeunes ou nouvellement affectées qui prennent leurs fonctions au sein des bureaux ou des ateliers du ministère. Au-delà d'un simple contact, c'est un véritable suivi qu'il convient d'entreprendre tout au long des six premiers mois de fonction.