Annexe

TITRE PREMIER Définitions.

1 Archives.

Le terme « archives » désigne tout document dès l'instant où il est produit, alors même qu'il est en cours d'exploitation pour les destinataires. Les archives ne comprennent donc pas seulement les documents stockés en vue d'un versement ou déjà versés à un dépôt d'archives.

Les archives sont imprescriptibles : nul ne peut les aliéner ou les détruire en dehors des dispositions prévues par les textes réglementaires, ni les conserver après avoir quitté ses fonctions.

2 Archives courantes.

Les archives courantes sont l'ensemble des documents d'utilisation habituelle pour l'activité des organismes qui les ont produits ou reçus. La responsabilité des organismes à l'égard des archives s'exerce depuis le moment où ils les créent ou les reçoivent, jusqu'à celui où ils les versent à un dépôt d'archives ^{(1) (2)}. Les archives deviennent alors intermédiaires.

4 Archives définitives.

Ce sont les documents qui ont subi les tris et les éliminations nécessaires et qui sont conservés sans limitation de durée.

5 Versements.

Les archives doivent être versées dès qu'elles ne sont plus utiles à leurs détenteurs. Les délais de versement de chacune des catégories d'archives sont définis dans la présente instruction ou dans les textes d'application qui en découlent.

Les forces maritimes et les formations dissoutes, y compris les formations occasionnelles et les services supprimés, versent leurs archives au dépôt qualité pour les recevoir (cf. ANNEXE B). Les bâtiments placés en réserve normale versent leurs archives au dépôt du port de mise en réserve.

6 Destructions d'archives.

Les destructions d'archives courantes ne sont autorisées que dans les cas d'urgence prévus par l'instruction sur la protection du secret.

7 Inspections techniques d'archives.

Chaque année, le chef du service historique procède, ou fait procéder par les conservateurs relevant de son autorité, à l'inspection technique des archives d'un certain nombre d'organismes dans les états-majors, les unités les directions et les services. IL s'assure à cette occasion que :

• le personne connaît et applique les règles de gestion ;

• les archives sont conservées dans de bonnes conditions matérielles.

Les inspections doivent être mises à profit pour provoquer les versements d'archives et faire détruire les documents qui n'ont plus d'intérêt pour l'administration ni pour le service historique.

TITRE II Archives de correspondance.

I Définition.

Les archives de correspondance regroupement l'ensemble des écrits qui apportent une information et/ou préparent, traduisent ou suivent une décision.

S'y ajoutent, les documents qui retracent l'activité des unités de la marine tels que les journaux de navigation et d'opérations, les bulletins de liaison et les notes d'information produits par les organismes de la marine.

Ne sont pas considérés comme archives :

• les collections de Bulletins officiels ;

• les ouvrages imprimés soumis au dépôt légal ;

• les journaux, quotidiens et périodiques, les revues…

2 Gestion.

Contenu

Les modalités de classement, de versement et de conservation des archives de correspondance sont définies dans une instruction insérée dans le Bulletin officiel, édition méthodique relatif aux secrétariats, à la correspondance et aux archives courantes.

Le service central des documents centralisés (SCDC) conserve un exemplaire au moins de tous les documents centralisés. Il est dépôt d'archives intermédiaires.

Contenu

Les gestionnaires des archives courantes sont les unités à terre et embarquées.

Les archives accompagnent le matériel tant qu'il est en service, elles sont versées au dépôt d'attache du service historique lorsque le matériel est condamné.

Les modalités de gestion de ces archives sont définies dans l'instruction relative à la documentation d'exploitation du matériel naval.

Contenu

Les responsables de la gestion des archives courantes sont les directions et les services de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM ).

Les modalités de gestion et de conservation des archives courantes et intermédiaires sont fixées par une instruction de la DCTIM .

Les archives définitives sont versées au dépôt d'archives du service historique (cf. ANNEXE B ).

Contenu

Les responsables de la gestion des archives courantes sont les ateliers photographiques, c'est-à-dire les unités à terre ou embarquées ainsi que les services dotés de moyens de tirage.

Les modalités de constitution et de gestion de la photothèque de la marine sont définies dans l'instruction relative à la photographie dans la marine. Cette instruction précise :

• les procédés de classement et de rangement conçus pour permettre les recherches thématiques ;

• les délais de versement et de communicabilité des archives.

Le dépôt d'archives est l'établissement cinématographique et photographique des armées (ECPA ) ⁽⁴⁾ .

Le délai de conservation est illimité.

Contenu

Ces documents sont envoyés dès publication, sous bordereau faisant mention de la présente instruction, par l'organisme créateur au dépôt du service historique (dépôt d'attache).

Des exceptions à l'obligation de dépôt pour les catégories de documents dont la conservation ne présente pas un intérêt suffisant peuvent être accordées, à la demande de l'organisme créateur, par le chef du service historique.

2.1 Dossiers du personnel militaire.

Les archives courantes sont gérées par la direction du personnel militaire de la marine (DPMM), les bureaux « personnel » des différents échelons de commandement et des directions, les bureaux militaires des unités, le bureau maritime des matricules et centre de gestion des réserves (BMM/CGR), le service de la solde de Toulon (matricule), les centres informatiques relevant de la DPMM.

Les archives intermédiaires sont conservées par le BMM/CGR et le service de la solde de Toulon (matricule).

Les archives définitives sont conservées dans les dépôts du service historique.

Les modalités de gestion de ces archives sont définies :

• par la DPMM pour ce qui concerne le personnel officier et le personnel non officier dont elle assure la gestion ;

• par chaque direction pour les officiers des corps assimilés.

2.2 Dossiers du personnel civil.

La gestion des archives courantes est de la compétence des directions des personnels civils.

TITRE III Documents servant à la gestion et à l'administration du personnel.

1 Définition.

Contenu

Il s'agit des dossiers individuels et les dossierxs de gestion qui retracent la carrière des membres du personnel de la marine et contiennent le détail des services qu'ils ont accomplis.

Contenu

La documentation technique est l'ensemble des documents qui donnent aux utilisateurs les renseignements nécessaires pour assurer le fonctionnement et le maintien en état du matériel dans tous ses modes de fonctionnement (documentation technique utilisateur, plans…).

La documentation d'exploitation contient les règles de mise en œuvre du matériel pour que les unités puissent accomplir les tâches qui leur sont dévolues dans le cadre de leurs missions. Elle retrace également le suivi du matériel en service (consignes d'exploitation, registres historiques…).

Contenu

La documentation nautique comprend l'ensemble des cartes, instructions nautiques, livres des feux et ouvrages divers établis par le service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM) pour servir à la navigation, ainsi que l'ensemble des documents sources et documents intermédiaires ayant servi à leur élaboration.

Les archives ⁽³⁾ de cette catégorie ne comprennent pas de stade intermédiaire.

 

Les archives courantes comprennent au moins une collection complète des documents publiés, en vigueur ou périmés, la documentation se rapportant aux documents en vigueur, et la documentation se rapportant aux documents périmés mais constituant une source d'information toujours actuelle.

Les archives définitives comprennent la documentation se rapportant aux documents nautiques périmés, lorsqu'elle ne constitue plus qu'une source d'information accessoire sans contrainte relative à son délai d'accès, ou ne présente plus qu'un intérêt historique.

Contenu

Il s'agit des plans des ouvrages construits ou réparés par les directions ou services des travaux maritimes.

Contenu

Il s'agit du phototype original des photographies prises à des fins opérationnelles (renseignement…) ou de soutien (photographies techniques, reportages, photographies d'identité…), par les moyens photographiques de la marine.

Contenu

Il s'agit des documents imprimés quel que soit leur procédé technique de production, d'édition ou de diffusion, qu'ils soient ou non vendus commercialement ou diffusés publiquement.

Sont considérés notamment comme documents imprimés au sens de la présente instruction :

• les plaquettes, dépliants, notices, affiches destinés à la présentation des services, états-majors ou unités, ou à l'information de leur personnel, sur quelque sujet que ce soit ;

• les publications périodiques, y compris les lettres ou bulletins d'information, les journaux internes, les rapports annuels et les comptes rendus d'activité qui font l'objet d'une diffusion publique ;

• les affiches, tracts ou brochures édités notamment à l'occasion de cérémonies ou de commémorations ;

• les éditions des cours dispensés dans les écoles.

TITRE IV Documents de comptabilité. (Documentation du ressort de la direction centrale du commissariat de la marine.)

1 Domaine d'application.

1.1 Comptabilité des unités.

Comptabilité « personnel-finances » et « vivres » des unités administratives.

Comptabilité « matériel » des unités.

Comptabilité « personnel » des services de la solde.

1.2 Comptabilité des services de délivrance.

Comptabilité d'approvisionnement.

Comptabilité financière d'engagement, de liquidation et de paiement.

Comptabilité de ravitaillement et de stock.

2 GESTIONNAIRES.

2.1 Gestionnaires des archives courantes de la comptabilité des unités.

Bureaux administratifs et bureaux comptables du matériel des unités administratives.

Services de la solde.

2.2 Gestionnaires des archives courantes de la comptabilité des services.

Bureaux des marchés.

Bureaux de la comptabilité financière.

Bureaux comptables du matériel.

3 Modalités de gestion.

Les modalités de gestion de ces archives sont définies par des textes permanents ou occasionnels de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) pour ce qui concerne les documents comptables des unités et ceux des services qui relèvent de cette direction. Ces textes précisent notamment les délais de conservation des documents par les dépôts d'archives.

Les documents comptables des unités administratives sont versés au service de la solde de rattachement et conservés provisoirement dans des conditions fixées par une instruction particulière de la DCCM, avant d'être versés définitivement aux dépôts d'archives du service historique.

Tous les autres documents sont versés directement aux dépôts du service historique.

TITRE V Documentation technique et d'exploitation.

TITRE VI Documentation nautique.

2 Responsabilités.

La gestion des archives courantes est de la responsabilité du SHOM, qui définit dans une instruction particulière leur composition, leur classement, les modalités de leur sauvegarde et celles du versement des archives définitives.

TITRE VII Plans immobiliers.

TITRE VIII Archives photographiques.

TITRE IX Archives audiovisueles.

1 Archives audiovisuelles du ressort du service audiovisuel de la marine (S.A.V.M.).

1.1 Définition.

Il s'agit du négatif des films de cinéma, de la bande-mère des vidéogrammes et des phototypes des diaporamas réalisés par les moyens de la marine ⁽⁵⁾ pour servir à l'instruction ou à l'information interne et externe.

Les documents audiovisuels que la marine utilise aux fins ci-dessus mais qui n'ont pas été conçus spécialement pour elle ne constituent pas des archives.

1.2 Gestion.

Les unités créatrices signalent tous les ans leurs productions au SAVM . Cet organisme tient à jour le catalogue des productions jugées dignes d'intérêt pour l'ensemble de la marine. Il assure leur diffusion.

Les unités productrices doivent conserver leurs archives tant que les productions correspondantes figurent au catalogue.

Les archives sont ensuite versées à l'ECPA qui en assure la conservation illimitée.

Les modalités de gestion des archives audiovisuelles sont définies dans la circulaire relative à l'audiovisuel dans la marine.

2 Archives audiovisuelles de renseignement.

2.1 Définition.

Il s'agit des négatifs des films de cinéma ou des bandes-mères des vidéogrammes réalisés par les unités, des montages dérivés et des diaporamas réalisés pour le bureau « renseignement » de l'état-major de la marine.

2.2 Gestion.

Les modalités de gestion de ces archives figurent dans l'instruction sur la photographie dans la marine.

Les archives définitives sont versées à l'ECPA qui en assure la conservation illimitée.

TITRE X Documents imprimés.

TITRE XI Documents issus des centres informatiques de la marine.

A priori, les documents issus des centres informatiques de la marine ne constituent pas intrinsèquement des archives :

1 Les disques, disquettes, bandes magnétiques.

Ces documents sont des supports éphémères qui s'effacent d'eux-mêmes au bout de quelques années. Par ailleurs, l'accès aux données qu'ils contiennent n'est possible que si l'on possède le matériel et le logiciel d'exploitation adéquat.

Ils ne doivent donc pas être versés aux archives.

2 Les états édités sur papier ou microforme.

Ces états constituent des documents intermédiaires dont les données sont :

• soit reprises dans des états récapitulatifs ;

• soit incluses dans des dossiers ou rapports divers qui sont régis par les textes réglementaires évoqués dans les titres précédents ⁽⁶⁾ .

Le service historique, en accord avec les bureaux de l'état-major de la marine et des directions qui pilotent les centres informatiques, détermine :

• la liste des états qui, bien qu'échappant à la règle ci-dessus, présentent un intérêt historique ;

• les modalités de leur versement et de leur conservation ;

• la liste des états supplémentaires qu'il convient de produire pour son usage propre.

ANNEXE A. Tableau récapitulatif de la gestion des archives.

	Correspondance.	Gestion administrative du personnel.	Comptabilité.	Documentation technique et d'exploitation.	Documents nautiques.	Plans immobiliers.	Archives photographiques.	Archives audiovisuelles.	Archives publicitaires.
Modalités de gestion définies par :	Instruction insérée au BOEM 120-1.	Instructions des directions concernées.	Instructions DCCM.	Instruction relative à la documentation d'exploitation du matériel naval.	Instructions SHOM.	Instruction DCTIM.	Instruction sur la photographie dans la marine.	Instruction sur l'audiovisuel dans la marine.	Présente instruction.
Gestionnaires des archives courantes.	Tout rédacteur ou destinataire.	DPMM Bureaux « personnel » et « militaires ». BMM/CGR Centres informatiques de la DPMM.	Bureaux administratifs et bureaux comptables du matériel des unités, services de la solde. Bureaux de la comptabilité financière, bureaux des marchés des services de matériel.	Unités à terre et embarquées.	SHOM.	Directions et services de la DCTIM.	Ateliers photographiques.	Organismes créateurs.	Organismes créateurs.
Dépôts d'archives.	Dépôts du service historique.	BMM/CGR pour les archives intermédiaires. Dépôts du service historique pour les archives définitives.	Dépôts du service historique.	Dépôts du service historique.	Dépôts du service historique.	Dépôts du service historique.	ECPA	ECPA	Dépôts du service historique.

 

ANNEXE B. Liste dépôts d'archives.

1 Dépôts habilités à recevoir des archives intermédiaires et définitives.

Dépôts.	Organismes rattachés.
Dépôt central (Vincennes).	Administration centrale. Organismes implantés en région parisienne (1). Attachés navals, missions à l'étranger, délégations marine auprès des organismes internationaux.
Cherbourg.	Organismes implantés en 1re région maritime, à l'exception de la région parisienne (2). Forces maritimes et bâtiments dont les ports de rattachement sont situés dans cette région.
Brest.	Organismes implantés dans l'arrondissement maritime de Brest, en océans Atlantique, Pacifique, Antarctique et dans les territoires limitrophes (2) à l'exception des arrondissements maritimes de Lorient et de Rochefort ainsi que du Maroc. Forces maritimes et bâtiments dont les ports de rattachement sont situés à l'intérieur du périmètre ainsi défini.
Lorient.	Organismes implantés dans l'arrondissement maritime de Lorient, en océan Indien, en mer Rouge et dans les territoires limitrophes (2). Forces maritimes et bâtiments dont les ports de rattachement sont situés à l'intérieur des limites ainsi définies.
Rochefort.	Organismes implantés dans l'arrondissement maritime de Rochefort. Forces maritimes et bâtiments dont les ports de rattachement sont situés dans l'arrondissement.
Toulon.	Organismes implantés en 3e région maritime, en Méditerranée, en mer de Chine, dans les territoires limitrophes et au Maroc (2). Forces maritimes et bâtiments dont les ports de rattachement sont situés à l'intérieur des limites ainsi définies.
ECPA (fort d'Ivry).	Archives audiovisuelles.
(1) Par « organismes », il faut entendre : état-major, unité à la mer ou à terre, direction ou service. (2) A l'exception des attachés navals, des missions à l'étranger, des délégations auprès des organismes internationaux.

 

Pour faciliter les versements, les bâtiments sont autorisés à verser leurs archives dans l'un quelconque des cinq dépôts des ports. Le transfert d'archives entre le dépôt où est effectué le versement et le dépôt d'attache est opéré sous la responsabilité et à la diligence du chef du service d'archives qui a reçu le versement.

2 Dépôts habilités à recevoir des archives intermédiaires.

BMM./CGR. (Toulon).	Archives relatives à la gestion et à l'administration du personnel militaire.
Service central des documents centralisés (SCDC) à Houilles.	Documents centralisés.