A l'heure actuelle, les modalités de paiement des frais de mission des fonctionnaires appelés à se rendre dans les Etats étrangers diffèrent selon que les déplacements s'y rapportant interviennent dans les pays appartenant à la zone franc ou dans des pays extérieurs à celle-ci.

En effet, selon la réglementation en vigueur, les indemnités journalières dues au titre de missions temporaires effectuées dans des Etats appartenant à la zone franc sont réglées globalement au retour de la mission (sauf dans le cas où les intéressés obtiennent avant leur départ une avance égale au plus à 75 p. 100 des sommes dues).

En revanche, pour les missions intervenant hors zone franc, les agents concernés peuvent obtenir le règlement sur place, en monnaie locale, des indemnités journalières conformément aux procédures indiquées dans ma lettre E4 6166 du 25 mars 1969 ; ils peuvent en outre obtenir le versement, sous certaines conditions, d'une avance en devises étrangères avant leur départ.

Toutefois, la procédure de règlement des frais de mission se rapportant à des déplacements à l'intérieur de la zone franc a, semble-t-il, été perdue de vue par certains services ordonnateurs. Il en est résulté un nombre important de difficultés pour les personnels concernés envoyés en mission dans ces Etats. Dans certains cas, par manque de temps, ou d'information, ils n'ont pu percevoir une avance, étant ainsi obligés tout au long de leur séjour de payer sur leurs propres deniers les frais engagés. Dans d'autres cas, les comptables installés dans ces pays leur refusent le paiement sur place de leurs indemnités.

Pour remédier à cette situation, j'ai décidé d'adopter les dispositions suivantes.

L'urgence d'une mission ne permet pas toujours, en pratique, aux agents concernés qui le souhaitent, d'obtenir une avance en francs avant leur départ. Dans ce cas exceptionnel, le paiement des indemnités journalières afférentes à un déplacement dans un Etat étranger appartenant à la zone franc pourra intervenir auprès du poste comptable français installé au lieu où s'effectue la mission.

Lorsqu'un département ministériel estimera que l'agent envoyé en mission ne dispose pas du temps nécessaire pour solliciter et obtenir une avance avant son départ, les services ordonnateurs qui lui sont rattachés devront établir à son profit, comme actuellement, un ordre de mission mais également une « fiche d'allocation de frais de mission ». Celle-ci permettra à l'agent d'obtenir sur place auprès du comptable du lieu où se déroule la mission, le versement à son profit en francs CFA (ou en francs maliens) du montant des indemnités journalières auquel il a droit.

Vous voudrez bien trouver ci-joint, le modèle de la nouvelle « fiche d'allocation de frais de mission » aménagée en vue de permettre l'application des dispositions qui précèdent.

Seule la délivrance aux personnels intéressés d'une fiche d'allocation permettra un règlement sur place en monnaie locale, en l'occurrence en francs CFA (ou en francs maliens). En l'absence de ce document, aucune avance ne sera désormais plus consentie sur place.

Les payeurs auprès des ambassades des pays de la zone franc qui seront amenés à consentir des avances sur frais de mission donneront à celles-ci dans leurs écritures une imputation provisoire, dans l'attente de la délégation de crédits que les services ordonnateurs qui vous sont rattachés ne manqueront pas d'adresser dans le meilleur délai possible à l'ambassadeur en sa qualité d'ordonnateur secondaire du budget de l'Etat. Il importe, en effet que ces opérations soient régularisées très rapidement.

Rien n'est changé à la réglementation afférente aux modalités de paiement des frais se rapportant à des missions temporaires dans les pays extérieurs à la zone franc telles que prévues dans la lettre circulaire E4 6166 du 25 mars 1969 .

Toutefois, je vous précise qu'un nouveau dispositif a été mis en place pour pallier les difficultés pratiques auxquelles les fonctionnaires envoyés en missions pourraient se trouver confrontés du fait de l'intervention de la circulaire du 28 mars 1983 ⁽¹⁾ modifiant la réglementation des changes pour les résidents quittant le territoire national.

C'est ainsi que, si les frais de mission journaliers supportés par le budget de l'Etat sont inférieurs à 1 000 francs, les agents concernés pourront acquérir, au moyen de leurs fonds personnels, des devises complémentaires à concurrence de la différence entre 1 000 francs et le montant des indemnités journalières. La délivrance de ces moyens de paiement donne lieu à l'inscription de leur montant sur le carnet de change.

Cette procédure a fait l'objet de la lettre n^o 248/AF du 20 mai 1983 ⁽²⁾ émanant de la banque de France et adressée aux intermédiaires agréés, que je vous communique en annexe de la présente lettre.

Je vous prie de bien vouloir porter les dispositions qui précèdent à la connaissance des services ordonnateurs placés sous votre autorité.