Préambule.

La présente instruction technique, prise en application de l'article 11 de l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 , a pour objet de fixer les règles de conservation, de tri, d'élimination et d'inventaire, au sens de l'article 4 de la loi n^o 79-18, des archives informatiques du ministère de la défense.

Elle ne concerne que les archives définitives, au sens de l'article 2 du décret 79-1035 du 03 décembre 1979 , les états-majors, directions et services ayant la responsabilité de définir, en liaison avec les services historiques, les règles applicables aux archives courantes et intermédiaires.

1. Composition des archives informatiques.

Les archives informatiques comprennent :

• les fichiers regroupant, sous une forme ordonnée, les informations nécessaires aux applications traitées par ordinateurs et enregistrées sur des supports lisibles par ceux-ci ;

• les produits issus des traitements quel qu'en soit le « support ».

2. Constitution des archives historiques definitives.

Le nombre croissant des applications informatiques, la diversité de leurs objets rendent les archives informatiques d'un intérêt très inégal au regard des objectifs fixés à la conservation des archives par l'article 1 de la loi 79-18 du 03 janvier 1979 .

Les services historiques, les centres de dépôt d'archives de la défense habilités en liaison avec le service historique de tutelle, sont responsables du choix des applications informatiques à conserver. Les modalités en sont arrêtées conjointement avec les états-majors, directions et services.

3. Conservation des archives informatiques.

La rapide évolution des techniques et des matériels informatiques, l'incompatibilité des ordinateurs risquant de conduire à des pertes d'informations irréductibles sauf à consentir de lourds investissements en personnel et matériel, les archives informatiques seront versées aux services historiques et centres de dépôt d'archives habilités sur des supports traditionnels, papier ou microforme, directement exploitables sans recours à un ordinateur.

Le choix des produits élaborés à partir des traitements automatisés à verser aux archives sera effectué par les services historiques ou centres de dépôt d'archives en liaison avec les centres de traitement et les gestionnaires des informations.

Les services historiques auront la possibilité de demander exceptionnellement l'élaboration par les centres de traitement de produits de synthèse évitant l'archivage de produits trop nombreux et volumineux.

Le versement d'éditions de fichiers ne devra être qu'exceptionnel. Afin de permettre les études sur le personnel militaire, la direction de la fonction militaire et des affaires juridiques détermine les besoins en ce domaine et fixe les normes des fichiers à archiver, en accord avec les états-majors (EMA, EMAT, EM, EMAA), la délégation générale pour l'armement, le contrôle général des armées, la direction générale de la gendarmerie nationale, la direction centrale du service de santé des armées et les services historiques.

4. Modalités de versement.

Afin d'éviter des versements multiples d'un même produit de traitement automatisé, la responsabilité du versement aux archives est confiée à l'organisme fonctionnel de chaque application, qui pourra faire adresser certains produits au service historique par le centre de traitement de l'information.

Pour chaque application retenue, le responsable fonctionnel devra également fournir la documentation propre à assurer la compréhension et la juste interprétation des produits (objet et architecture de l'application, concept de chaque information, codification, source et périodicité des informations).

5. Cas particuliers.

5.1. Informations nominatives.

En application des prescriptions de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les autorités déclarantes devront effectuer les formalités légales auprès de la « commission nationale informatique et liberté » (CNIL) dès lors que les services historiques sont destinataires de certains produits élaborés et le cas échéant de fichiers, ne pouvant donner lieu, après archivage, à des traitements automatisés.

La déclaration se fera :

• pour les traitements déjà approuvés par la CNIL soit par modification des dossiers, soit, si nécessaire dans certains cas, par demande d'avis particulier ;

• pour les autres traitements, par l'insertion dans les demandes d'avis ou les déclarations, d'une mention désignant les services d'archives, comme destinataires particuliers de ces documents.

5.2. Informations opérationnelles.

Les informations opérationnelles, posant des problèmes particuliers inhérents soit à la nature des traitements, soit aux nécessités de protection du secret de défense, les modalités d'un versement éventuel aux services historiques seront réglées par accord direct entre ceux-ci et les états-majors.

6. Mesures transitoires.

Les états-majors, directions et services et les services historiques élaboreront avant le 31 décembre 1985 un plan de mise en application progressive des dispositions de la présente instruction en donnant la priorité aux applications de portée générale.