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ETAT-MAJOR DE LA MARINE : DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE LA MARINE : Bureau de l'alimentation

INSTRUCTION N° 225/DEF/CMa/2 relative au ravitaillement en vivres des unités de la marine : dispositions particulières à l'organisation et au fonctionnement du service central d'approvisionnement des ordinaires et des marins et des services locaux d'approvisionnement des ordinaires.

Du 19 août 1985
NOR

1. Dispositions générales.

  1. 

Les règles d'organisation du service central d'approvisionnement des ordinaires et des marins (SCADOM) et des services locaux dont il est chargé de coordonner l'activité sont fixées par l' instruction 967 /CMa/2 du 09 juillet 1947 .

La présente instruction a pour objet d'apporter à l'organisation et au fonctionnement du SCADOM et des services locaux d'approvisionnement des ordinaires (SAO), les aménagements rendus nécessaires par l'évolution intervenue dans l'étendue de leur mission de ravitaillement en vivres des forces maritimes, leur structure et leurs liaisons fonctionnelles.

  2. 

Le SCADOM et les SAO sont intégrés dans l'organisation logistique du commissariat de la marine.

Ces services sont chargés de la constitution des approvisionnements et de la délivrance de toutes les denrées et produits alimentaires, aux meilleures conditions économiques, en toutes circonstances et par tous moyens appropriés.

Ils peuvent assurer, le cas échéant, le ravitaillement de formations des autres armées.

Ils accomplissent leur mission de soutien logistique des forces maritimes conformément aux objectifs assignés par le commandement et aux instructions de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM).

Ils n'ont pas de but lucratif.

  3. 

Le SCADOM et les SAO ne procèdent à aucun achat sur crédits budgétaires. Ils se conforment aux usages du commerce pour la constitution de leurs approvisionnements et leur gestion ; en conséquence, les contrats et conventions d'approvisionnements passés dans les conditions prévues par la présente instruction sont de droit privé.

Ces services sont dotés de l'autonomie comptable et adoptent les dispositions du plan comptable général.

  4. 

Le SCADOM et les SAO couvrent pas leurs ressources l'ensemble de leurs dépenses mais ils ne réalisent pas de bénéfices commerciaux.

Ils prélèvent seulement sur les ventes un pourcentage déterminé de telle manière que chaque service soit en mesure :

  • d'une part, de couvrir ses frais d'exploitation : salaires du personnel et charges sociales, entretien courant des immeubles et des équipements, achat de petit équipement, assurances, frais de gestion… ;

  • d'autre part, de maintenir la capacité financière du service à un niveau adapté à ses besoins de fonctionnement, au moyen d'une « marge de sécurité », dont le taux maximum est fixé par le directeur du SCADOM.

La marine met à leur disposition les installations immobilières et le gros équipement nécessaires à leur fonctionnement et assure l'entretien majeur des immeubles et le renouvellement du gros outillage.

  5. 

Le SCADOM a son siège à Paris.

Il est chargé :

  • de fixer la liste des denrées dont l'approvisionnement est centralisé ;

  • de procéder pour le compte des services locaux à l'achat des denrées et articles dont il s'est réservé l'approvisionnement ;

  • de négocier pour le compte de ces services les conditions de certains de leurs achats ;

  • de donner des directives aux services locaux en vue d'harmoniser et de coordonner leur action en matière d'approvisionnement et de gestion ;

  • d'approuver leurs états prévisionnels de recettes et de dépenses ;

  • d'examiner leurs comptes annuels et d'établir sur leur gestion un rapport annuel de synthèse ;

  • d'assurer le contrôle de gestion de ces services.

  6. 

Les SAO sont implantés dans les ports militaires, en France métropolitaine et, le cas échéant, dans certaines bases d'outre-mer. Leur création ou leur dissolution est décidée par le ministre.

Le SAO d'un port relève de l'autorité du directeur local du commissariat. À Brest et à Toulon, il constitue avec le service des subsistances le groupement des services des vivres (GSV) ; dans les autres ports il est rattaché au service ou à la section chargé des subsistances.

Le SAO est chargé de l'approvisionnement de la totalité des vivres, de leur stockage et de leur distribution en magasin.

Sa mission de soutien logistique des forces maritimes comporte, en particulier, le maintien de certains approvisionnements aux niveaux définis par le commandement.

Son organisation interne comprend au moins une section « administration-comptabilité » et des sections de magasin par grandes catégories de denrées.

  7. 

Les effectifs du personnel militaire et civil du SCADOM et des SAO sont fixés par le directeur central du commissariat de la marine.

Le personnel militaire est normalement placé en position de service détaché.

L'organisme d'emploi assure le paiement de la rémunération du personnel et supporte les charges accessoires à cette rémunération.

2. Le service central d'approvisionnement des ordinaires et des marins.

  8. 

Le directeur du SCADOM est un officier général ou supérieur du commissariat de la marine. Lorsqu'il est officier général, il est nommé par décret en conseil des ministres.

Il relève du directeur central du commissariat de la marine.

Il est secondé par un officier supérieur, sous-directeur, qui est son remplaçant désigné et par des officiers adjoints. Ces officiers sont désignés par le directeur central du commissariat.

L'organisation interne du service est définie par le directeur, qui fixe les fonctions et les attributions du personnel et, notamment, nomme l'un des officiers adjoints trésorier-comptable.

  9. 

Le directeur assure la direction générale du SCADOM, qu'il représente vis-à-vis des tiers.

Entrent en particulier dans ses attributions :

  • la mission générale de coordination et de surveillance des services locaux définie au paragraphe 5 ;

  • la passation des achats centralisés ;

  • la fixation annuelle, en pourcentage, de la marge de sécurité, que doivent appliquer les SAO ;

  • la gestion du fonds de réserve du SCADOM ;

  • l'établissement du budget annuel de fonctionnement du SCADOM.

Par ailleurs, le directeur prend les dispositions nécessaires pour couvrir les SCADOM contre les risques qu'il encourt du fait de son fonctionnement, en particulier :

  • assurance des risques automobiles et assurance contre le vol des fonds conservés en caisse ou transportés ;

  • protection sociale et assurance contre les accidents, pour le personnel sous statut de droit privé.

  10. 

Le SCADOM dispose d'un fonds de réserve constitué notamment par la dévolution de la trésorerie des SAO dissous et, en tant que de besoin, par des versements des organismes locaux.

Le fonds de réserve, dont le montant maximal est fixé par le directeur central du commissariat de la marine, est géré par le directeur du SCADOM qui, en fonction des prévisions d'emploi telles qu'elles sont définies ci-après, le répartit en placements à court terme auprès du Trésor public ou de banques du secteur nationalisé.

Le fonds de réserve est utilisé pour :

  • financer momentanément l'achat de denrées lorsqu'une conjoncture favorable implique un règlement à bref délai, ou si un approvisionnement urgent s'impose à la marine ;

  • verser une dotation initiale de fonctionnement aux services locaux nouvellement créés ;

  • consentir des dotations en capital ou des avances aux services locaux ayant à faire face à des charges particulières ou à des difficultés occasionnelles.

  11. 

Le budget de fonctionnement du SCADOM (rémunération des personnels et frais généraux) est établi au début de chaque année.

Les dépenses correspondantes sont financées par :

  • une provision versée par les services locaux dont le montant est fixé au début de chaque année par le directeur du SCADOM ;

  • les revenus du fonds de réserve ;

  • les ristournes perçues par le SCADOM et non rétrocédées aux services locaux.

  12. 

Les procédures de passation et d'exécution des achats centralisés par le SCADOM sont fixées par une instruction du directeur.

Ces procédures doivent normalement obéir aux principes qui s'appliquent aux marchés publics, en particulier à ceux qui concernent la définition du besoin, la mise en concurrence des fournisseurs, les critères de choix et la recette des fournitures, dans la mesure où les formalités correspondantes n'ont pas pour effet d'enlever au contrat son caractère de droit privé.

Le règlement des fournitures est effectué par les services locaux destinataires.

  13. 

Un comité de direction est constitué auprès du SCADOM.

Le directeur du SCADOM préside un comité de direction comprenant :

  • un officier représentant l'état-major de la marine ;

  • deux officiers de la direction centrale du commissariat de la marine ;

  • un médecin représentant la direction centrale du service de santé des armées ;

  • un représentant de la direction du personnel militaire de la marine.

Le comité de direction examine chaque année :

  • l'activité du SCADOM comme centrale d'achat ;

  • la présentation et le financement de son budget de fonctionnement ;

  • les contrôles effectués sur la gestion des services locaux ;

  • l'analyse des principales directives adressées aux services locaux ;

  • la synthèse des comptes annuels des services locaux et de leurs résultats d'exploitation.

Il se réunit sur convocation de son président, au moins une fois par an.

Le contrôle général des armées est informé des réunions.

Le sous-directeur assure les fonctions de rapporteur.

Copies des rapports et du procès-verbal de la séance sont adressées au directeur central du commissariat de la marine.

3. Le service d'approvisionnement des ordinaires.

  14. 

Sur le plan organique, le SAO est placé sous l'autorité du directeur local du commissariat par l'intermédiaire du chef du groupement des services des vivres auquel il appartient à Brest et à Toulon, de l'officier chef du service ou de la section chargé des subsistances dans les autres ports. Celui-ci assure la direction supérieure et la coordination du soutien des forces par le SAO et par son service.

À ce titre il suit le fonctionnement courant du SAO et s'assure que celui-ci est à même de remplir ses missions. Il rend compte au directeur du commissariat des difficultés qui n'ont pu recevoir de solution à son échelon et propose les mesures envisageables pour y remédier.

Périodiquement il se fait présenter les comptabilités et procède ou fait procéder à des vérifications d'existants. Il rend compte des anomalies constatées et prend, ou provoque, les mesures de réorganisation nécessaires.

  15. 

La direction du SAO est assurée par un commissaire de la marine ou un officier du corps technique et administratif de la marine qui porte le titre de directeur du SAO. A Brest et à Toulon le directeur du SAO est un officier supérieur placé en service détaché. Dans les autres ports le directeur du SAO peut être placé en service détaché si l'activité du SAO le justifie.

Le directeur du SAO est secondé par un sous-directeur qui est normalement un commissaire de la marine ou un officier du corps technique et administratif de la marine placé en service détaché (4).

Les officiers placés en position de service détaché sont désignés par le directeur central du commissariat de la marine.

Le directeur local du commissariat nomme, sur proposition du directeur du SAO :

  • un trésorier, chargé de la perception des recettes, du paiement des dépenses, de la conservation et des mouvements de fonds ;

  • un comptable, chargé de la tenue de la comptabilité du service.

  16. 

Le directeur du SAO assume la responsabilité générale du service, dont il fixe l'organisation en tenant compte des dispositions du paragraphe 6 de la présente instruction.

Il est notamment responsable :

  • de la constitution des approvisionnements ;

  • de la conservation du stock de denrées et de son maintien au niveau prescrit par le département ;

  • de la fixation, dans le cadre des directives données par l'échelon central, du prix de vente des denrées relevant du régime des prix courants.

Il fixe le montant maximum de l'encaisse permanente du trésorier.

Il exerce personnellement les attributions relatives au personnel.

Il représente le SAO vis-à-vis des tiers.

Il fait prendre les dispositions nécessaires pour couvrir le SAO contre les risques que celui-ci encourt du fait de son fonctionnement, en particulier :

  • assurance pour la couverture des risques auxquels sont exposés les stocks et les fonds ;

  • assurances pour les véhicules ;

  • protection sociale et assurance contre les accidents, pour le personnel sous statut de droit privé.

Dans les ports où il exerce par ailleurs d'autres fonctions de chef de service, le directeur du SAO peut déléguer certaines de ses attributions au sous-directeur, par un ordre soumis au visa du directeur local du commissariat.

  17. 

Le sous-directeur est chargé de la discipline générale de l'établissement et de son fonctionnement interne ; il veille à la bonne exécution des commandes passées par les parties prenantes.

Il est responsable de la gestion des stocks, dont il est détenteur. À ce titre il a autorité sur les chefs de sections de magasin pour ce qui concerne les opérations de réception, de stockage et de délivrance des marchandises dont ils sont chargés.

Le sous-directeur prend, ou propose au directeur, les mesures destinées à assurer la conservation des stocks.

En tant que détenteur il est responsable de la conformité entre les existants réels et les existants comptables.

Les chefs de sections de magasin répondent de l'existence, de la conservation et de l'utilisation des marchandises qui leur sont confiées et ont l'obligation de rendre compte immédiatement au sous-directeur des excédents, manquants, pertes ou avaries qu'ils constatent.

  18. 

Le chef du groupement des services des vivres ou l'officier chef du service de la section chargé des subsistances (5) préside le conseil de gestion du SAO.

Ce conseil de gestion comprend :

  • le directeur du SAO ;

  • deux représentants de chacune des forces navales basées au port, désignés par l'autorité maritime locale sur proposition des commandants de ces forces navales ;

  • de deux à quatre représentants des unités à terre désignés par l'autorité maritime locale ;

  • un représentant de la direction du service de santé des armées, désigné par l'autorité maritime locale sur proposition du directeur du service de santé de la région ou de l'arrondissement maritime ;

  • un représentant du service des foyers, désigné par l'autorité maritime locale.

Le contrôle résident est informé des réunions.

Le sous-directeur assiste aux séances du conseil de gestion.

Le conseil de gestion se réunit, sur convocation de son président :

  • au cours du 4e trimestre pour examiner les états prévisionnels de recettes et de dépenses prévus au paragraphe 23 ;

  • au cours du 1re trimestre pour une réunion dont l'ordre du jour comprend obligatoirement :

  • l'examen détaillé du compte rendu annuel d'activité du SAO ;

  • l'analyse des principales questions traitées lors de la réunion annuelle d'information avec les représentants des unités sur les problèmes posés par le ravitaillement en vivres ;

  • l'examen des questions dont l'inscription a été proposée par les membres du conseil de gestion.

L'ordre du jour des réunions occasionnelles est fixé par le président.

Le compte rendu de chaque réunion est adressé à la direction locale du commissariat, au SCADOM et à la direction centrale du commissariat de la marine.

  19. 

Les approvisionnements des SAO sont constitués par :

  • des achats centralisés effectués par le SCADOM ;

  • des cessions du commissariat de l'armée de terre, pour certaines denrées ;

  • des achats centralisés par un SAO pour le compte de tout ou partie des autres services locaux ;

  • des achats locaux ;

  • des remises effectuées par les unités dans les cas prévus par la réglementation.

Le niveau des approvisionnements à maintenir dès le temps de paix est fixé par instruction ministérielle.

  20. 

Les procédures de passation et d'exécution des contrats d'approvisionnement sont fixées par une instruction du directeur du SCADOM.

Ces procédures doivent normalement obéir aux principes qui s'appliquent aux marchés publics, en particulier à ceux qui concernent la définition du besoin, la mise en concurrence des fournisseurs, les critères de choix et la recette des fournitures, dans la mesure où les formalités correspondantes n'ont pas pour effet d'enlever au contrat son caractère de convention de droit privé.

  21. 

Les ventes du SAO sont faites :

  • à des clients obligatoires : ordinaires et coopératives des unités de la région (ou de l'arrondissement) maritime, ou de passage dans le port, foyers, tables et mess d'officiers mariniers pour la partie de leurs achats qui excède le pourcentage des ressources utilisables à des achats dans le commerce ;

  • à des clients facultatifs : tables d'officiers, cercles et mess des armées, ordinaires des armées de terre ou de l'air, hôpitaux des armées, groupements de gendarmerie, restaurants des personnels civils et autres parties prenantes dont la liste est établie par l'autorité maritime locale ou, par délégation, par le directeur du commissariat.

L'autorité maritime locale peut, après avis du directeur du commissariat de la marine, prescrire à certains clients facultatifs de s'adresser obligatoirement au SAO pour tout ou partie de leurs approvisionnements.

Les commandes des clients obligatoires et, pour ce qui concerne leurs approvisionnements réguliers au SAO, celles des organismes et formations des autres armées sont satisfaites en priorité.

  22. 

Les prix courants de vente sont fixés périodiquement par le directeur du SAO en tenant compte :

  • des prix d'achat ;

  • des frais d'exploitation du SAO ;

  • des droits et taxes sur les consommations à terre ;

  • de la marge de sécurité du SAO.

Toutefois, pour les denrées énumérées à l'annexe I de l'arrêté sur l'alimentation dans la marine, les délivrances aux groupements constitués dans les unités en vue d'assurer la nourriture du personnel dont l'alimentation incombe à la marine sont effectués à des prix « officiels », fixés, en principe chaque trimestre, dans des conditions déterminées par circulaire ministérielle.

Le catalogue des prix, diffusé aux clients du SAO est adressé à titre de compte rendu au SCADOM et au département (DCCM/CMa/2).

  23. 

Les opérations financières et comptables du SAO sont effectuées dans le cadre d'états de prévisions de recettes et de dépenses établis pour l'année civile.

Le SAO tient une comptabilité commerciale présentée selon les dispositions du plan comptable général, dans les formes prescrites par une instruction du directeur du SCADOM.

Chaque année, au cours du 4e trimestre, le directeur présente au conseil de gestion, qui en délibère, les états prévisionnels des recettes et des dépenses présentés dans les formes prescrites par l'instruction précitée du directeur du SCADOM.

Les projets d'investissement supérieurs à 500 000 francs font l'objet d'une fiche particulière de présentation (objectif, coût global, échelonnement de la réalisation, amortissement) annexée aux états prévisionnels et dont il est adressé copie à la DCCM et à la DCM locale.

Ces états sont ensuite transmis au directeur du SCADOM, avant le 1er décembre, pour approbation.

Les disponibilités de trésorerie peuvent faire l'objet de placements à court terme auprès du Trésor public ou de l'établissement bancaire « qui gère le compte courant du service, choisi sur une liste approuvée par le SCADOM.

Les comptes annuels du SAO sont soumis à la vérification et à la certification d'un expert-comptable agréé par le directeur du SCADOM.

  24. 

Le directeur du service d'approvisionnement des ordinaires adresse au SCADOM :

  • à la fin de chaque trimestre, la copie de l'inventaire établi en quantité et en valeur par section de magasin, où sont consignées les explications du service sur l'origine des différences constatées ;

  • le 1er décembre de chaque année, les états prévisionnels de recettes et de dépenses mentionnés au paragraphe 23 ;

  • le 15 mars de chaque année, les comptes annuels de l'exercice comptable précédent et le compte rendu d'activité du service établi selon la contexture définie par une instruction particulière du directeur du SCADOM ;

  • les procès-verbaux de séance du conseil de gestion.

Copies des comptes annuels, des comptes rendus d'activité et des procès-verbaux de séance du conseil de gestion sont envoyées au directeur central du commissariat de la marine.

4. Dispositions relatives au personnel civil.

  25. 

Les employés du SCADOM et des SAO, recrutés sur contrat de travail de droit privé, reçoivent application dans la mesure du possible de conditions de classement et d'avancement comparables à celles qui sont en vigueur pour les ouvriers réglementés de la défense.

Ils sont admis dans les restaurants du personnel civil dans les mêmes conditions et aux mêmes tarifs que le personnel ouvrier de la défense.

Ils ont accès au service de la médecine du travail de l'arsenal et aux prestations du service de l'action sociale des armées.

La présente instruction entre en vigueur à compter du 1er octobre 1985.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le commissaire général de 1re classe, directeur central du commissariat de la marine,

DURAND.