1. 

1. La présente circulaire a pour objet d'appeler l'attention des autorités maritimes à terre sur certains points particuliers qui les concernent de l' instruction du 04 décembre 1946 sur l'administration et la comptabilité des vivres dans les unités.

Elle est divisée en trois sections :

• section I : rôle des directions ou services locaux du commissariat de la marine : services des subsistances ;

• section II : rôle des directions ou services locaux du commissariat de la marine : services de la solde ;

• section III : rôle des préfets maritimes ou commandants de la marine.

1. Rôle des directions et services locaux du commissariat de la marine (services des subsistances).

1.1. Contenu

  2. 

2. Prix des denrées.

Il est indispensable pour la bonne gestion financière des unités que celle-ci connaissent toujours le prix des denrées qu'elles approvisionnent.

Le rôle des directions et services locaux du commissariat de la marine est, à cet égard, le suivant :

1.2. Contenu

  3. 

Calcul des taux des allocations en deniers.

Le rôle des directions et service locaux en ce qui concerne l'évaluation des allocations en deniers est défini par l'article 40 de l'instruction auquel il convient de se reporter.

J'insiste sur la nécessité de respecter les dates prévues par cet article de façon que les taux des allocations en deniers de l'ensemble des unités vivant au régime des prix officiels, stationnées ou de passage dans le ressort d'une direction ou d'un service local du commissariat de la marine soient fixés à la fin de chaque trimestre pour le trimestre suivant, ou à défaut à la fin de chaque mois pour le mois suivant.

  4. 

Renseignements à fournir au Département. (Modifié les 10 août 1956, 8 mai 1964 et 4 avril 1974.)

J'appelle l'attention des directions et services du commissariat de France sur les dispositions de l'article 49 qui prévoit l'envoi au département des renseignements lui permettant de fixer les prix officiels de son ressort.

  5. 

Facturation des délivrances de denrées faites aux ordinaires ; règlement des délivrances.

Les délivrances de denrées faites aux ordinaires par les magasins du commissariat de la marine (subsistances et SAO) sont réglées par la procédure du paiement hors de l'unité.

Pour le bon fonctionnement de cette procédure, il est indispensable que les magasins intéressés puissent établir, immédiatement dès la fin de chaque mois (et si nécessaire, en cours de mois) leurs factures respectives concernant chacun des ordinaires qu'ils ravitaillent.

L'établissement de ces factures sera rendu extrêmement rapide par la comptabilité mécanographique dont disposeront les services dès que les circonstances le permettront.

En attendant, je recommande aux services des subsistances et aux SAO d'exiger des maîtres commis que, comme le recommande le nota 66 de l'article 108, ils pointent au moins tous les dix jours, et plus souvent si possible, la récapitulation de leur carnet de commande avec l'évaluation des bons de commandes faite par les services des subsistances et SAO.

Les services devront de leur côté établir et envoyer sans délai leurs factures aux unités et exiger qu'elles leur soient renvoyées au plus tard dans les huit jours (cf. art. 108, §3).

A l'exemplaire de la facture SAO doit être joint l'état modèle 15 bisprévu par l'article 108, § 2, qui doit permettre aux services de subsistances de mandater aux SAO, pour le compte des unités, les sommes qui leur sont dues par les ordinaires ⁽²⁾

1.3. Prix des denrées délivrées par les magasins du commissariat de la marine.

(Modifié le 4 avril 1974.)

Il y a lieu de distinguer les denrées affectées d'un prix officiel et les autres denrées. Seuls, en effet, les changements de prix de denrées affectées d'un prix officiel doivent donner lieu à l'établissement d'états différentiels pour les unités vivant au régime des prix officiels.

• a).  Denrées affectées d'un prix officiel. La liste des denrées affectées d'un prix officiel et le niveau auquel sont fixés ces prix (département ou service local du commissariat) sont indiqués par les articles 14 et 19 de l'instruction sur l'administration et la comptabilité des vivres dans les unités.

  Les prix officiels doivent être notifiés aux unités par l'ordre fixant le taux de leurs allocations en deniers (voir art. 42, §3 de l'instruction sur l'administration et la comptabilité des vivres dans les unités).

• b).  Autres denrées. Les directions ou services locaux du commissariat de la marine doivent diffuser aux unités les prix de toutes les autres denrées qu'ils délivrent, que la délivrance soit faite par le service des subsistances ou par le SAO. Cette diffusion est effectuée sous l'appellation de « prix courants » [prix courants du magasin des subsistances, prix courants des magasins du SAO ⁽¹⁾].

1.4. Prix des denrées non délivrées par les magasins du commissariat de la marine.

Les directions ou les services locaux du commissariat de la marine n'ont à intervenir en ce cas que pour fixer les seuls prix officiels des denrées énumérées par l'article 14 de l'instruction, que doivent pratiquer les unités vivant au régime des prix officiels, qui ne se procurent pas ces denrées auprès des magasins du commissariat de la marine. Ces prix seront fixés comme il est dit à l'article 17 de l'instruction et notifiés aux unités par l'ordre fixant le taux de leurs allocations en deniers (cf. art. 42, §3, dernier alinéa).

Les directions et services doivent, si nécessaire, provoquer l'envoi par les unités en cause des renseignements prévus par l'article 39, § 2, de l'instruction.

2. Rôle des directions et services du commissariat de la marine (service de la solde).

(Modifié le 10 août 1956, remplacé le 8 mai 1964.)

  6. 

Le point essentiel sur lequel il importe d'appeler l'attention des services de la solde est le devoir de vérification des comptabilités qui leur incombe. Ils doivent s'assurer que toutes les dispositions relatives à l'administration et à la comptabilité des vivres dans les unités présentes au port sont correctement appliquées. Les services de la solde du port de rattachement doivent en outre donner un avis motivé sur toutes les affaires relatives à l'administration des vivres qui mettent en cause une responsabilité. En procédant à l'apurement des comptabilités « vivres », ils doivent enfin redresser toutes les erreurs entâchant le calcul du crédit des divers groupements et des rationnaires individuels, s'assurer que les procès-verbaux de perte et d'avarie ont été régulièrement établis et approuvés, que les cessions de denrées ou de repas ont été régularisées selon les formes prescrites, que toutes les factures ont été prises en charge et payées, etc.

3. Rôle des préfets maritimes ou commandants de la marine.

  7. 

Fixation des taux des allocations en deniers ⁽³⁾.

(Modifié le 10 août 1956 et le 4 avril 1974.)

L'article 37 de l'instruction prévoit que le taux des allocations en deniers est fixé par les préfets maritimes ou les commandants de la marine.

Je leur recommande de s'assurer :

• a).  Que les propositions de taux des allocations en deniers leur sont envoyées par les directions et services locaux du commissariat de la marine aux dates réglementaires.

• b).  Que ces propositions sont suivies d'une prompte et très large diffusion (ne pas oublier en particulier les exemplaires nécessaires aux centres de rattachement pour leurs unités rattachées) de leurs ordres fixant le taux de ces allocations.

• c).  Que les comptes rendus prévus par l'article 51 de l'instruction sont aussitôt envoyés au Département accompagnés des justifications prévues par cet article.

  7 bis. 

(Ajouté le 10 août 1956). L'autorité maritime locale fixe, après avis de la direction ou du service du commissariat, le pourcentage des allocations acquises par les mess et les tables collectives d'officiers mariniers que ces groupements sont autorisés à utiliser à des achats dans le commerce.

  8. 

Diffusion des circulaires fixant les prix officiels des denrées.

Les préfets maritimes et commandants de la marine doivent diffuser dès qu'elles leur parviennent, à toutes les unités sous leurs ordres ou de passage, y compris les unités rattachées, les circulaires fixant les prix officiels.

  9. 

Contrôle périodique de la situation financière des ordinaires.

J'appelle l'attention des préfets maritimes et commandants de la marine sur les prescriptions de l'article 97, § 3, qui prévoient que les unités sous leurs ordres doivent leur envoyer, dans le premier mois de chaque trimestre, un état indiquant la situation financière de leur ordinaire à la fin de chacun des mois du trimestre précédent.

Cette mesure a pour but de permettre aux autorités maritimes à terre de suivre les fluctuations de boni des ordinaires, de comparer ces fluctuations pour les unités de même genre (unités à terre, grands bâtiments, petits bâtiments, etc.), d'en tirer les mesures à prendre localement ou à soumettre au Département pour maintenir une gestion satisfaisante des ordinaires, et, si nécessaire, de proposer les sanctions qui pourraient s'imposer en cas de faute.