Préambule.

La présente instruction a pour but de permettre aux organismes du service de santé des armées non dotés de moyens informatiques de répondre aux besoins de la comptabilité des matières et objets de consommation courante ainsi qu'à ceux de la comptabilité analytique d'exploitation. A cet effet :

• elle détermine les principes généraux qui régissent la comptabilité de consommation courante ;

• elle fixe la description et le mode de tenue des divers documents comptables à établir ;

• elle précice, enfin, les vérifications et les contrôles à effectuer.

1. Dispositions générales.

1.1. Champ d'application de l'instruction.

(Modifié : 1er et 2^e modif.)

La présente instruction vise tous les matériels consommables, à l'exclusion des médicaments et des denrées alimentaires.

Sont considérés comme matériels consommables :

• a).  Les matières et objets consommables par nature, sans limitation de valeur.

• b).  Les matériels non consommables par nature lorsque leur valeur unitaire est inférieure ou égale à un montant plafond fixé par une circulaire, prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées.

1.2. Objet de la comptabilité des matières et objets de consommation courante.

La comptabilité des matières et objets de consommation courante assure le suivi :

• des entrées ;

• des sorties ;

• des existants.

Elle permet, également, d'évaluer le montant financier des quantités consommées qui servira à l'élaboration des résultats analytiques d'exploitation nécessaires à l'établissement des budgets et des comptes de gestion des établissements du service de santé des armées (comptabilité en valeur).

2. Documents tenus à l'appui de la comptabilité des matiéres et objets de consommation courante.

2.1. Description et tenue des documents comptables.

(Modifié : 1er modif.)

Les documents comptables tenus à l'appui de la comptabilité des matières et objets de consommation courante mise en œuvre dans les établissements du service de santé des armées font l'objet des développements ci-dessous ; le modèle de chacun de ces documents est reproduit en annexe à la présente instruction.

  3.1. Le registre des pièces justificatives et de réception des matières et objets de consommation courante (imprimé N° 620-73*/1 ).

Ce registre est tenu au niveau du service du matériel de chaque établissement. Il doit être visé par le chef de service s'il est officier ou, à défaut, par le gestionnaire dans les hôpitaux ou par le chef des services administratifs dans les autres formations, chaque jour s'il y a lieu après réception.

Ce registre a une double fonction. Il sert à l'enregistrement, d'une part, des pièces justificatives de réception des matières et objets de consommation courante et, d'autre part, des conditions de réception des matières et objets de consommation courante provenant d'achats dans le commerce.

  3.1.1. Enregistrement des pièces justificatives de réception des matières et objets de consommation courante.

Ces pièces sont constituées par les documents suivants :

• les factures des fournisseurs pour les matières et objets de consommation courante provenant d'achats dans le commerce ;

• les factures administratives « entrée » pour les livraisons, expéditions ou cessions faites par d'autres établissements.

Les pièces justificatives reçoivent un numéro pris dans une série unique annuelle et sont classées dans l'ordre de ces numéros.

  3.1.2. Enregistrement des conditions de réception des matières et objets de consommation courante provenant d'achats dans le commerce.

Ces fournitures doivent, obligatoirement, avant leur prise en compte, être réceptionnées par l'officier responsable visé ci-dessus.

Après réception, l'une des mentions ci-après est portée dans la colonne « conditions de réception » du registre, imprimé N° 620-73*/1 :

• « Définitive » lorsque les articles commandés sont intégralement livrés.

  Si la commande ne peut être entièrement honorée par le fournisseur, le bon de commande, imprimé N° 620-5*/70 (inséré au BOEM 620-5*) est rectifié en conséquence et la livraison est considérée, alors, comme définitive.

• « Partielle » lorsque la livraison est fractionnée ou lorsqu'elle est rejetée, en partie, pour non conformité aux caractéristiques définies sur la commande. Le nombre d'articles manquants ou les motifs succincts du rejet partiel sont alors indiqués dans la colonne « observations » du registre.

  Chaque livraison fait l'objet d'une réception particulière « partielle » et d'une prise en charge distincte sur la facture correspondante.

• « Rejet total » lorsque la totalité de la livraison est mise en cause. Les raisons de ce rejet sont également explicitées, de façon sommaire, dans la colonne « observations » du registre.

En cas de rejet total ou même partiel de fournitures, l'officier réceptionnaire peut, s'il le juge utile, provoquer la réunion de la commission de réception. La décision prise par la commission est consignée sur le registre et signée par ses membres.

  3.2. La fiche inventaire des matières et objets de consommation courante (imprimé N° 620-73*/11 ).

  3.2.1. Tenue de la fiche inventaire des matières et objets de consommation courante.

Une fiche inventaire de ce type est tenue par le magasinier pour chaque matière et objet de consommation courante pris en compte dans les magasins de l'établissement.

Les divers articles de consommation courante sont regroupés en sept familles. Les fiches inventaires sont de couleurs différentes pour chaque famille :

• hygiène et propreté (blanche) ;

• entretien et réparation des matériels (vert clair) ;

• fournitures de bureau et imprimés (jaune) ;

• pansements (bleu clair) ;

• objets de consommation courante (rouge) ;

• réparations locatives (orange) ;

• combustibles et fluides divers (gris clair).

Le magasinier inscrit, sur chaque fiche inventaire, les références justifiant les mouvements d'entrée et de sortie, les dates des mouvements opérés, les quantités entrées, les quantités sorties et les existants après chaque mouvement. Il y mentionne, également, au crayon, soit le prix porté sur la facture administrative « entrée » ou dans le catalogue des prix d'inventaire de l'année en cours lorsqu'il s'agit d'un article de réalisation centralisée, soit un prix moyen établi au fur et à mesure des entrées en magasin, lorsqu'il s'agit d'un article acheté directement dans le commerce. Ce prix moyen est déterminé, pour chaque article en cause, proportionnellement à la quantité achetée et au prix relevé sur la facture du fournisseur, d'une part, et à la quantité restant en magasin et au prix indiqué sur la fiche inventaire correspondante, d'autre part.

  3.2.2. Enregistrement des mouvements « entrée » et « sortie » sur la fiche inventaire des matières et objets de consommation courante.

L'enregistrement des mouvements « entrée » et « sortie » est réalisé sur la fiche inventaire dans les conditions suivantes :

• a).  L'enregistrement des entrées s'opère à partir des pièces justificatives (factures des fournisseurs, factures et certificats administratifs) appuyant les entrées, en magasin.

• b).  L'enregistrement des sorties s'opère à partir de l'une ou l'autre des pièces comptables ci-après :

  • des relevés des matières et objets de consommation courante délivrés le (imprimé N° 620-73*/13) ;

  • des procès-verbaux de constatation de perte, vol, avarie, destruction, détérioration ;

  • des états de réforme ou de proposition de retrait des approvisionnements ;

  • des procès-verbaux de recensement établis à la suite d'un inventaire ou d'un recensement faisant apparaître un déficit ;

  • des factures administratives relatives aux cessions.

  3.3. L'état navette semestriel de perception des matières et objets de consommation courante (imprimé N° 620-73*/12 ).

Chaque service utilisateur de matériels établit mensuellement sa demande de matières et objets de consommation courante sur l'état-navette semestriel de perception des matières et objets de consommation courante (imprimé N° 620-73*/12).

Détenus par le service du matériel de l'établissement, les états-navettes sont transmis en fin de mois aux services utilisateurs. Ces derniers passent leur commande en renseignant la colonne « QD » (quantité demandée) pour les articles dont ils ont besoin pour le mois suivant.

Après avoir été signé par le chef de service concerné, l'état-navette est renvoyé au service du matériel pour être visé par le gestionnaire dans les hôpitaux ou par le chef des services administratifs dans les autres formations, qui fixe les quantités à délivrer en complétant la colonne « QA » (quantité accordée) en regard des articles commandés.

Le magasinier peut, dès lors, procéder à la distribution des matières et objets de consommation courante aux diverses parties prenantes, selon les modalités propres à chaque établissement.

En fin de semestre, le magasinier totalise sur les états-navettes les quantités accordées et porte, pour chacun des articles mentionnés, son prix unitaire TTC, tel qu'il est indiqué sur la fiche inventaire imprimé N° 620-73*/11 correspondante. Ces renseignements ont pour but de permettre au chef du service du matériel d'établir le relevé semestriel de répartition en valeur des consommations par service et par famille (imprimé N° 620-73*/14).

Pour ce qui concerne les ateliers qui peuvent être conduits, en dehors des perceptions mensuelles, à demander, ponctuellement, des matières et objets de consommation courante, ces demandes exceptionnelles devront être formulées sur bons de perception imprimé N° 620-73*/3. En fin de mois, les quantités portées sur ces bons seront récapitulées, par famille et par article, dans l'état-navette relatif aux ateliers.

  3.4. Le relevé des matières et objets de consommation courante délivrés le (imprimé N° 620-73*/13 ).

Après chaque distribution mensuelle des matières et objets de consommation courante, les quantités accordées indiquées sur les états-navettes, imprimé N° 620-73*/12 sont récapitulées sur le relevé, imprimé N° 620-73*/13.

Les quantités totales ressortant sur ce relevé sont inscrites en « sorties » sur les fiches inventaires, imprimé N° 620-73*/11.

  3.5. Le relevé semestriel de répartition en valeur des consommations par service et par famille (imprimé N° 620-73*/14 ).

Ce relevé fournit, comme son appellation l'indique, la répartition en valeur des consommations par service et par famille, quelle que soit l'origine du ravitaillement (ravitaillement centralisé ou achat direct dans le commerce). Il est établi semestriellement en vue de servir à la détermination des coûts et des prix de revient dans le cadre de la comptabilité analytique d'exploitation.

2.2. Conservation des documents comptables.

Les documents comptables visés à l'article 3 ci-dessus sont conservés pendant cinq ans dans les archives de l'établissement concerné.

3. Opérations de constatation de l'existence des matières et objets de consommation courante et vérification de la tenue de la comptabilité.

3.1. Contenu

Ces opérations de vérification et de contrôle sont effectuées, d'une part, par les responsables de l'établissement et, d'autre part, par les officiers du service de santé des armées chargés de la surveillance administrative et de la vérification des comptes de l'établissement en cause.

3.2. Opérations de vérification relevant de l'établissement.

Ces vérifications sont opérées par le magasinier, le chef du service du matériel et par le gestionnaire ou par le chef des services administratifs de l'établissement.

  5.1. Vérifications opérées par le magasinier.

L'inventaire des matières et objets de consommation courante est effectué en totalité, en fin d'année par le magasinier.

Les résultats de cet inventaire sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

Les différences éventuelles décelées, par comparaison de ces résultats avec les quantités ressortant sur les fiches inventaires, imprimé N° 620-73*/11, doivent conduire le comptable à en rechercher l'origine et à effectuer les redressements qui s'imposent.

  5.2. Vérifications opérées par le chef du service du matériel.

Chaque année, le chef du service du matériel doit recenser, inopinément, au moins un tiers des matières et objets de consommation courante en magasin.

Les résultats de ces recensements sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

  5.3. Vérifications opérées par le gestionnaire ou par le chef des services administratifs.

Chaque année, le gestionnaire dans les hôpitaux et les établissements de ravitaillement ou le chef des services administratifs dans les autres formations doit recenser, inopinément, au moins 10 p. 100 des matières et objets de consommation courante en magasin.

Les résultats de ces recensements sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

3.3. Opérations de contrôle effectuées par les officiers du service de santé des armées chargés de la surveillance administrative et de la vérification des comptes dans les établissements du service.

Au cours de leur visite de surveillance administrative dans les établissements, ces officiers doivent procéder au recensement d'un certain nombre d'articles de consommation courante.

Les résultats de ce recensement sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8. Une copie de ce relevé est annexée au rapport d'inspection qui mentionne les mesures prises à la suite des constatations faites.

Ces officiers procèdent, par ailleurs, sur place, à la vérification de la comptabilité des matières et objets de consommation courante.

3.4. Recensement dans le cas d'une mutation du comptable.

En cas de mutation du comptable et à la demande du comptable entrant, il peut être procédé à un recensement des matières et objets de consommation courante dont le résultat est consigné sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8, signé par le comptable entrant et le comptable sortant. Ce relevé est ensuite visé par le médecin chef dans les hôpitaux ou par le directeur d'établissement dans les autres formations. Si le comptable est lui-même chef d'établissement, le relevé est alors visé par l'autorité régionale chargée de la surveillance administrative.

3.5. Conservation des relevés d'inventaire ou de recensement imprimé N° 620-73*/8.

Les relevés d'inventaire ou de recensement, imprimé N° 629-73*/8, sont détenus par le chef du service du matériel. Ils sont conservés pendant cinq ans dans les archives de l'établissement.

4. Dispositions diverses.

4.1. Texte abrogé par la présente instruction.

L' instruction 1917-4 /DN/MAT/DCSSA du 09 juillet 1958 est abrogée à dater de la mise en application de la présente instruction.

4.2. Conditions d'application de la présente instruction.

La présente instruction entrera en vigueur à compter du 1er janvier 1984. Elle vise tous les organismes du service de santé des armées, hormis ceux dotés de moyens informatiques pour lesquels s'applique l' instruction 2395 /DEF/DCSSA/3/ER/MAT du 29 novembre 1982 (BOC, p. 4824).