1. Objet et champ d'application de l'instruction.

1.1. Objet.

La présente instruction fait suite aux dispositions des textes de base, ci-après, relatifs à la comptabilité des matériels :

• le décret n^o 52-1386 du 22 décembre 1952 (BO/G, 1953, p. 315 ; BO/M, 1953/1, p. 164 ; BO/A, p. 2387 ; abrogé par le décret 90-144 du 14 février 1990 (BOC, p. 642) ;

• son instruction d'application n^o 8844 bis/DN/G/SC/2/CBC du 21 octobre 1955 (BO/G, p. 5818) ; texte devenu caduc à compter du 24 janvier 1994 (BOC, p. 4079).

• l'instruction particulière du service de santé des armées n^o 700/4/DN/DCSSA du 21 mars 1959 (BO/G, p. 2325) ⁽¹⁾.

Pour permettre aux organismes du service de santé des armées dotés de moyens informatiques de répondre aux besoins en comptabilité matières et objets de consommation courante ainsi qu'en comptabilité analytique, elle a pour objet :

• de déterminer les principes généraux qui régissent la comptabilité consommation courante ;

• d'indiquer les modalités pratiques de la procédure à suivre ;

• de fixer la description et le mode de tenue des divers documents comptables à établir ;

• de préciser, enfin, les vérifications et les contrôles à effectuer.

1.2. Champ d'application.

Cette instruction vise tous les matériels consommables, à l'exclusion des denrées alimentaires.

Sont considérés comme matériels consommables :

1.2.1.

Sans limitation de valeur, les matières et objets consommables par nature.

1.2.2.

Les matériels non consommables par nature lorsque leur valeur unitaire est inférieure ou égale à un montant plafond fixé par une circulaire, prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées.

2. Principes généraux de la comptabilité.

La comptabilité des matières et objets de consommation courante assure le suivi :

• des entrées ;

• des sorties ;

• des existants.

Cette comptabilité doit permettre, également, d'évaluer le montant des quantités consommées qui servira à l'élaboration des résultats analytiques d'exploitation nécessaires à l'établissement des budgets et des comptes de gestion (comptabilité en valeur).

3. Modalités pratiques.

3.1. Etats informatiques réglementaires.

La saisie des mouvements « entrée » et « sortie » est réalisée à partir :

3.1.1.

Pour les entrées : des pièces justificatives (factures des fournisseurs, factures et certificats administratifs) appuyant les entrées, en magasin.

3.1.2.

Pour les sorties :

• des bons de perception émis par les diverses parties prenantes et visés du gestionnaire dans les hôpitaux et les établissements de ravitaillement ou du chef des services administratifs dans les autres formations ;

• des procès-verbaux de constatation de perte, vol, avarie, destruction, détérioration ;

• des états de réforme ou de proposition de retrait des approvisionnements ;

• des procès-verbaux de recensement établis à la suite d'un inventaire ou d'un recensement faisant apparaître un déficit ;

• des factures administratives relatives aux cessions.

Le traitement des données enregistrées comporte l'exécution de programmes qui assurent la mise à jour de la comptabilité et permettent le suivi des stocks.

A cet effet, chaque article du fichier est affecté des codes suivants :

• code taxe à la valeur ajoutée (TVA) (permettant un décompte TTC des mouvements et des stocks) ;

• code suivi ou non suivi (les produits « suivis » sont ceux qui ont une consommation élevée, les produits « non suivis » sont des articles réalisés ponctuellement qui seront classés ultérieurement, le cas échéant, en produits « suivis » si leur consommation le justifie) ;

• code approvisionnement (achat direct dans le commerce ou ravitaillement centralisé) ;

• code famille (les articles sont regroupés en sept familles :

  • hygiène et propreté ;

  • entretien et réparation des matériels ;

  • fournitures de bureau et imprimés ;

  • pansements ;

  • objets de consommation courante ;

  • réparations locatives ;

  • combustibles et fluides divers).

Les résultats du traitement se concrétisent par la production d'un certain nombre d'états informatiques réglementaires, selon une périodicité définie. Ainsi sont édités :

• mensuellement (mais ce rythme peut être modulé en fonction de l'importance du nombre des mouvements saisis) :

  • le journal des entrées, imprimé N° 620-73*/2 ;

  • le journal des sorties par service et par famille, imprimé N° 620-73*/4 ;

• semestriellement (ou à la demande, pour répondre à des besoins particuliers de la gestion) :

  • la situation des stocks à la date du imprimé N° 620-73*/6 ;

  • la répartition en valeur des consommations par service et par famille, imprimé N° 620-73*/7.

3.2. Etats informatiques annexes.

Le logiciel se rapportant au traitement automatisé des matières et objets de consommation courante permet de produire accessoirement et sans périodicité préétablie :

• un journal des mouvements à la date du, imprimé N° 620-73*/5 édité à la demande, pour répondre à des besoins particuliers et notamment aux requêtes des autorités chargées de la surveillance administrative ;

• un catalogue des articles par ordre alphabétique, imprimé N° 620-73*/9 ;

• un catalogue des articles par famille, imprimé N° 620-73*/10,

  destinés aux diverses parties prenantes afin de leur faciliter l'établissement des bons de perception.

3.3. Etats manuels réglementaires.

La mise en œuvre de la procédure automatisée nécessite, malgré tout, en sus de la production des états informatiques réglementaires cités au paragraphe 3.1 ci-dessus, la tenue manuelle de certaines pièces comptables réglementaires.

Il s'agit :

• du registre des pièces justificatives et de réception des matières et objets de consommation courante, imprimé N° 620-73*/1 ;

• du carnet à souches de bons de perception, imprimé N° 620-73*/3.

3.4. Conservation des documents.

Les documents comptables réglementaires (informatiques et manuels) sont conservés pendant cinq ans dans les archives de la formation.

4. Documents.

ENUMÉRATION. DESCRIPTION. TENUE.

4.1. Registre des pièces justificatives et de réception des matières et objets de consommation courante (imprimé N° 620-73*/1 ).

Le registre des pièces justificatives et de réception des matières et objets de consommation courante est tenu au niveau du service du matériel. Il doit être visé par le chef de service s'il est officier ou, à défaut, par le gestionnaire dans les hôpitaux ou par le chef des services administratifs dans les autres formations, chaque jour s'il y a lieu après réception.

Ce registre a une double fonction. Il sert à l'enregistrement :

4.1.1.

Des pièces justificatives relatives aux réceptions, à savoir :

• les factures des fournisseurs pour les matières et objets de consommation courante provenant d'achats dans le commerce ;

• les factures administratives « entrée » pour les livraisons, expéditions ou cessions faites par d'autres établissements.

Les pièces justificatives reçoivent un numéro pris dans une série unique annuelle et sont classées dans l'ordre de ces numéros.

4.1.2.

Des conditions de réception des matières et objets de consommation courante provenant d'achats dans le commerce.

Ces fournitures doivent, obligatoirement, avant leur prise en compte, être réceptionnées par l'officier responsable.

Après réception, l'une des mentions ci-après est portée dans la colonne (9) du registre :

• « Définitive », lorsque les articles commandés sont intégralement livrés.

  Si la commande ne peut être entièrement honorée par le fournisseur, le bon de commande, imprimé N° 620-5*/70 (disponible), est rectifié en conséquence.

  Dans ces conditions, la livraison est considérée comme définitive.

• « Partielle », lorsque la livraison est fractionnée ou lorsqu'elle est rejetée, en partie, pour non conformité aux caractéristiques définies sur la commande. Le nombre d'articles manquants ou les motifs succincts du rejet partiel sont alors indiqués dans la colonne « observations » du registre.

  Chaque livraison fait l'objet d'une réception particulière « partielle » et d'une prise en charge distincte sur la facture correspondante.

• « Rejet total », lorsque la totalité de la livraison est mise en cause. Les raisons de ce rejet sont également explicitées, de façon sommaire, dans la colonne « observations » du registre.

  En cas de rejet total ou même partiel de fournitures, l'officier réceptionnaire peut, s'il le juge utile, provoquer la réunion de la commission de réception. La décision prise par la commission est consignée sur le registre et signée par ses membres.

4.2. Journal des entrées (imprimé N° 620-73*/2 ).

Les mouvements d'entrée sont saisis à partir des pièces justificatives (factures des fournisseurs, factures et certificats administratifs).

En regard de chaque article inscrit, sont portées les indications suivantes :

• l'unité réglementaire (laquelle est de préférence le nombre, le conditionnement étant alors précisé dans la désignation) ;

• le numéro d'ordre et la date de réception des fournitures (lesquels doivent correspondre à ceux portés sur le registre des pièces justificatives et de réception) ;

• la quantité entrée ;

• la valeur totale hors taxes (HT), déterminée :

  • d'après le prix HT porté sur la facture commerciale lorsqu'il s'agit d'achats dans le commerce ;

  • d'après le prix HT porté sur la facture administrative dans le cas de livraisons par d'autres établissements ;

• le prix unitaire HT ;

• le prix unitaire moyen HT ;

• la valeur totale TTC ;

• la réévaluation (la mention « R » dans la colonne « REV » signale qu'une opération de réévaluation du prix moyen unitaire HT a été effectuée).

4.3. Carnet à souches de bons de perception (imprimé N° 620-73*/3 ).

Chaque service établit périodiquement sa demande de matières et objets de consommation courante sur le bon de perception imprimé N° 620-73*/3.

Chaque bon est rédigé en double exemplaire : l'un détachable, de couleur blanche, destiné au service chargé de la saisie informatique des mouvements ; l'autre de couleur gris bleuté reste en souche.

Au moment de la distribution des fournitures, le carnet est remis au service demandeur par le magasinier.

La périodicité des distributions doit, en principe, être mensuelle dans les établissements peu importants et bimensuelle dans les autres établissements.

Le bon de perception indique les articles et les quantités demandés. Il est signé par le chef de service et visé par le gestionnaire dans les hôpitaux et par le chef des services administratifs dans les autres formations, qui fixe les quantités accordées.

4.4. Journal des sorties par service et par famille (imprimé N° 620-73*/4 ).

Les mouvements de sortie sont saisis, essentiellement, à partir des bons de perception, imprimé N° 620-73*/3.

Le journal des sorties fait apparaître pour chaque service concerné et par article cédé, les données ci-après :

4.4.1.

Le numéro de la famille d'appartenance.

La désignation en clair de la famille.

4.4.2.

La date de distribution.

La désignation en clair de l'article.

L'unité réglementaire.

La quantité sortie.

Le prix unitaire moyen HT.

La valeur totale TTC.

Sont également récapitulés :

• le montant total TTC des quantités sorties par famille ;

• le montant total TTC des quotas selon l'origine du mode d'approvisionnement (ravitaillement centralisé ou achat direct dans le commerce).

L'affectation des mouvements « sortie » aux différentes parties prenantes est réalisée au moyen d'une codification de ces parties prenantes. Dans le cas des hôpitaux, les numéros affectés aux services sont ceux définis pour l'élaboration de la « statistique d'activité des hôpitaux ».

Des sorties peuvent également être effectuées à la suite de perte, vol, avarie, destruction, détérioration, réforme, retrait des approvisionnements, différence sur inventaire ou recensement, cession. Dans ces cas, une codification particulière est appliquée à chaque mode de sortie considéré.

4.5. Le journal des mouvements à la date du (imprimé N° 620-73*/5 ).

Le journal des mouvements est édité à la demande, pour répondre à des besoins particuliers et notamment aux requêtes des autorités chargées de la surveillance administrative.

Pour chaque article ayant fait l'objet de mouvements, ce document récapitule, chronologiquement, les mouvements « entrée » et « sortie » et donne une situation du stock qui en résulte.

Les données figurant sur ce document sont, pour chaque article :

4.5.1.

Le numéro du produit au fichier.

La désignation en clair du produit.

L'unité réglementaire.

Le prix unitaire moyen HT.

Le numéro de nomenclature.

4.5.2.

Le stock initial.

4.5.3.

Pour les entrées : numéro de la pièce justificative ; pour les sorties : identification du type de mouvement.

La provenance ou la destination du produit.

La date de réception ou celle de délivrance du produit au service consommateur.

Les quantités entrées.

Les quantités sorties.

Les existants après mouvements.

4.6. Situation des stocks à la date du (imprimé N° 620-73*/6 ).

L'état relatif à la situation des stocks est destiné à faire connaître, semestriellement et, le cas échéant, ponctuellement, la nature, la quantité et la valeur unitaire des divers produits existant en magasin ainsi que leur montant global. Il contient pour chacun des articles concernés :

• le code suivi/non suivi ;

• la désignation en clair ;

• le code famille ;

• l'unité réglementaire ;

• le stock en début de semestre ;

• les quantités entrées et les quantités sorties au cours du semestre ;

• le stock actuel ;

• le prix unitaire moyen HT ;

• la valeur du stock TTC.

Le montant global TTC de l'ensemble des articles stockés apparaît en fin de traitement.

4.7. Répartition en valeur des consommations par service et par famille (imprimé N° 620-73*/7 ).

Cet état fournit, comme son appellation l'indique, la répartition en valeur des consommations par service et par famille selon l'origine du ravitaillement (ravitaillement centralisé ou achat direct dans le commerce). Il est édité semestriellement en vue de servir à la détermination des coûts et des prix de revient dans le cadre de la comptabilité analytique d'exploitation.

5. Vérification et contrôle.

5.1. Vérification.

La vérification de la comptabilité des matières et objets de consommation courante est faite dans les conditions ci-après :

5.1.1. Par le magasinier.

L'inventaire des matières et objets de consommation courante est effectué en totalité, en fin d'année, par le magasinier.

Les résultats de cet inventaire sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

Les différences éventuellement décelées, par comparaison de ces résultats avec les quantités ressortant sur l'état relatif à la situation des stocks, imprimé N° 620-73*/6, tiré immédiatement après enregistrement des derniers mouvements opérés le 31 décembre, doivent conduire le comptable à en rechercher l'origine et à effectuer les redressements qui s'imposent.

5.1.2. Par le chef de service du matériel.

Chaque année, le chef du service du matériel doit recenser, inopinément, au moins un tiers des matières et objets de consommation courante en magasin.

Les résultats de ces recensements sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

5.1.3. Par le gestionnaire ou par le chef des services administratifs.

Chaque année, le gestionnaire dans les hôpitaux et les établissements de ravitaillement ou le chef des services administratifs dans les autres formations doit recenser, inopinément, au moins 10 p. 100 des matières et objets de consommation courante en magasin.

Les résultats de ces recensements sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8.

5.1.4. Par l'inspecteur administratif.

Au cours de ses inspections, l'inspecteur administratif doit procéder au recensement d'un certain nombre d'articles.

Il se fait communiquer à cet effet un état relatif à situation des stocks, imprimé N° 620-73*/6. Ce document est produit, après saisie des derniers mouvements, à une date aussi rapprochée que possible de celle fixée par cette autorité pour effectuer son inspection.

Les résultats de ce recensement sont consignés sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8. Copies de ce relevé et de la situation, imprimé N° 620-73*/6 sont annexées au rapport d'inspection qui doit, par ailleurs, mentionner les mesures prises à la suite des constatations faites.

5.2. Contrôle.

Le contrôle de la comptabilité consommation s'effectue sur place par l'inspecteur administratif.

5.3. Mutation de comptable.

En cas de mutation du comptable et à la demande du comptable entrant, il peut être procédé à un recensement des matières et objets de consommation courante dont le résultat est consigné sur un relevé, imprimé N° 620-73*/8 signé par le comptable entrant et le comptable sortant. Ce relevé est ensuite visé par le médecin-chef dans les hôpitaux ou par le directeur d'établissement dans les autres formations. Si le comptable est lui-même chef d'établissement, le relevé est alors visé par l'autorité régionale chargée de la surveillance administrative.

5.4. Conservation des relevés d'inventaire ou de recensement (imprimé N° 620-73*/8 ).

Les relevés, imprimé N° 620-73*/8 sont détenus par le chef du service du matériel. Ils sont conservés pendant cinq ans après leur versement aux archives.

La présente instruction est applicable à compter du 1er janvier 1983.

Elle se substitue, pour les organismes dotés de moyens informatiques, aux dispositions de l'instruction n^o 1917/4/DN/MAT/DCSSA du 9 juillet 1958 (BOG, p. 3136) ; abrogée par l' instruction 895 /DEF/DCSSA/3/ER/MAT du 04 mai 1983 (BOC, p. 2311).