Préambule.

(Modifié : 1er mod.)

La présente instruction a pour objet de fixer les règles applicables à la diffusion, la conservation et la gestion du Bulletin officiel des armées, prévues par l' instruction 12820 /DEF/DAG/CPBO du 24 mai 1988 (BOC, p. 2685).

Le Bulletin officiel des armées est composé de :

• 1. Une édition chronologique unique (créée à compter du 1er janvier 1974) comportant une partie principale et une partie annexe. Cette édition chronologique unique remplace les quatre collections spécifiques, services communs, terre, marine et air, diffusées jusqu'alors.

  Quatre diffusions différentes sont données à l'édition chronologique en fonction des organismes abonnés.

  Les organismes d'administration centrale et les organismes interarmées ou à vocation interarmées reçoivent les fascicules comportant l'ensemble des textes.

  Les organismes de l'armée de terre sont rendus destinataires des séries services communs et armée de terre.

  Les fascicules destinés aux organismes de la marine comportent les textes des services communs ainsi que ceux de la marine.

  Enfin, les organismes de l'armée de l'air reçoivent les fascicules comportant les textes des services communs et les textes de l'armée de l'air.

• 2. Une édition méthodique comprenant :

  • a).  Des ouvrages communs :

    • services communs : couverture verte ;

    • délégation générale pour l'armement : couverture brune.

  • b).  Des ouvrages spécifiques :

    • terre : couverture jaune paille ;

    • marine : couverture bleue ;

    • air : couverture orange.

• 3. A compter du 1er janvier 1985, le Bulletin technique de la marine cesse de constituer une édition du Bulletin officiel des armées. Bien que géré dans des conditions semblables à celles du Bulletin officiel des armées et évoqué pour cette raison dans la présente instruction, il obéit aux règles fixées par l'instruction n^o 127/EMM/PL/RA/NP du 12 juillet 1985 (BOC, 1986, p. 6245  ; abrogée le 16 avril 1996, BOC, p. 1830).

1. Diffusion du bulletin officiel des armées.

1.1. Edition chronologique.

(Modifié : 1er mod.)

  1. Aux termes de l'article 14 de l'instruction précitée, les abonnements à chaque édition chronologique sont servis :

• gratuitement aux directions, services et organismes faisant partie intégrante de l'administration centrale — pour lesquels des dépenses d'abonnement sont financées sur les crédits du budget de la « section commune » — dont la liste fait l'objet du décret n^o  77-1343 du 6 décembre 1977 (BOC, 1978, p. 61) modifié  ;

• à titre onéreux à tous les autres abonnés.

Les listes des abonnés à titre onéreux sont arrêtées  :

• par le délégué « terre » au Bulletin officiel des armées, pour les abonnements à la charge de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre ;

• par le délégué « marine » pour les abonnements à la charge de la direction centrale du commissariat de la marine  ;

• par le délégué « air » pour les abonnements à la charge de la direction centrale du commissariat de l'air  ;

• par chaque direction ou service central intéressé, pour les abonnements concernant les organismes extérieurs relevant de son autorité.

  2. En ce qui concerne l'armée de terre, sont à la charge de la direction centrale du commissariat de l'armée de terre, sous-direction « prévision — budget — finances », les seuls abonnements imputables sur les crédits relatifs aux dépenses centralisées de soutien, c'est-à-dire ceux destinés aux états-majors, services, corps de troupe et organismes s'administrant comme tels, à l'exclusion des établissements ou organismes dotés d'une administration spéciale dépendant d'un service de matériel ou disposant de crédits propres de fonctionnement.

  3. Compte tenu de ces dispositions, le service des abonnements est assuré dans les conditions ci-après :

  3.1. Abonnements nouveaux, modifications au nombre des abonnements servis.

  3.1.1. Les abonnements nouveaux sont souscrits auprès des imprimeurs sous-traitants par la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions, après accord :

• de cette dernière en ce qui concerne les organismes faisant partie intégrante de l'administration centrale ;

• du délégué « terre », « marine » ou « air » au Bulletin officiel des armées, suivant que l'abonnement ou l'organisme bénéficiaire est à la charge du commissariat de l'armée de terre, du commissariat de la marine ou du commissariat de l'air ;

• de la direction ou du service central chargé du paiement du nouvel abonnement.

  3.1.2. Les demandes formulées par les états-majors et corps de troupe de l'armée de terre sont adressées au commandant de la circonscription militaire de défense (ou à l'échelon correspondant hors de la métropole) et transmises revêtues de son avis, à l'état-major de l'armée de terre qui notifie, par l'intermédiaire du délégué « terre », la suite à leur donner à la direction de l'administration générale.

  3.1.3. Les demandes des états-majors, formations, unités, bâtiments et services de la marine sont adressées par la voie hiérarchique au délégué « marine » au Bulletin officiel des armées qui en saisit la direction de l'administration générale.

  3.1.4. L'état-major de l'armée de l'air bureau « législation » adresse après centralisation et décision du délégué « air » au Bulletin officiel des armées, qui en saisit la direction de l'administration générale, les demandes :

• des grands commandements régionaux, des commandements de l'air, des commandements interarmées à direction air, des participations air (pour les états-majors, les formations, écoles, établissements et services relevant de leur autorité) ;

• des grands commandements spécialisés, ainsi que les commandements du génie de l'air et de la gendarmerie de l'air.

  3.1.5. Les demandes formulées par tous les autres organismes sont envoyées à la direction de l'administration générale par la direction ou le service central chargé du paiement des abonnements.

  3.1.6. Les demandes de modifications au nombre des abonnements servis sont adressées dans les mêmes conditions que les demandes d'abonnements nouveaux.

  3.1.7. Les abonnements souscrits en cours d'année sont servis, en principe, à compter du premier numéro hebdomadaire suivant la réception de la demande.

  3.1.8. Les abonnements supplémentaires souscrits en sus des abonnements normaux sont mis à la charge du service demandeur qui en effectue le remboursement par imputation sur ses crédits de frais de bureau.

  3.2. Renouvellement des abonnements.

Les abonnements à l'édition chronologique unique et au Bulletin technique de la marine qui font l'objet d'un fichier magnétique sont reconduits automatiquement d'une année sur l'autre sans que les destinataires aient à le demander. Toutefois, pour procéder à la vérification dudit fichier, la direction de l'administration générale pourra inviter périodiquement les abonnés à présenter une demande de renouvellement d'abonnement.

  3.3. Changement d'adresse.

Afin de réduire les délais de transmission, les changements d'adresses doivent être signalés directement à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions dès qu'ils se produisent. La bande adresse du dernier fascicule reçu doit être jointe à la demande ⁽¹⁾.

Les nouvelles adresses des abonnements doivent toujours être indiquées intégralement, en évitant l'emploi de sigles ou abréviations.

  3.4. Suppression d'abonnements.

La dissolution d'une unité ou d'un service doit être signalée en temps opportun à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions afin que les abonnements dont il est titulaire soient supprimés dès qu'ils ont cessé d'être utiles (1).

La bande adresse du dernier fascicule reçu doit également être jointe à la demande de suppression.

  3.5. Réclamations concernant le service de l'édition chronologique unique.

  3.5.1. Les réclamations concernant la non-réception de fascicules hebdomadaires, le retard dans leur envoi ou les erreurs dans le nombre d'exemplaires, doivent être formulées directement auprès de l'éditeur, soit :

SOCIETE CHARLES-LA VAUZELLE

Service du Bulletin officiel,

Boîte postale n^o 8,

87350 PANAZOL

pour ce qui concerne le Bulletin officiel chronologique (BOC).

L'IMPRIMERIE NATIONALE

Service d'édition et de vente,

Route d'Auby,

59128 Flers-en-Escrebieux

pour ce qui concerne le Bulletin technique (BT).

  3.5.2. Ces réclamations doivent être accompagnées de la bande adresse du dernier fascicule reçu ou, à défaut, mentionner le numéro d'abonnement. La réclamation d'un fascicule non parvenu doit être faite, au plus tard, à la réception du numéro suivant.

  3.5.3. Lorsqu'une réclamation n'aura pas été prise en considération par l'imprimeur sous-traitant, la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions devra être saisie directement avec, le cas échéant, copie au délégué intéressé.

  3.6. Fournitures d'exemplaires supplémentaires.

Les demandes d'exemplaires isolés, en supplément du nombre reçu au titre de l'abonnement, sont à adresser à la direction de l'administration générale, bureau des impressions, 14, rue Saint-Dominique, 00455 Armées. Les exemplaires supplémentaires fournis aux organismes ne faisant pas partie intégrante de l'administration centrale sont facturés au service demandeur qui en assure le règlement par virement postal au compte courant n^o 9080 58 Paris ouvert au nom du régisseur d'avances et de recettes de l'administration centrale du ministère des armées.

1.2. Edition méthodique.

(Modifié : 1er mod.)

  1. Les Bulletins officiels de l'édition méthodique (BOEM) ainsi que leurs fascicules modificatifs sont diffusés à partir de listes de diffusion établies pour chaque ouvrage à publier.

  2. Les exemplaires sont servis à titre gratuit aux organismes centraux dans les mêmes conditions que pour les abonnements à l'édition chronologique et, à titre onéreux, à tous les autres destinataires.

  3. Répartition des volumes, fascicules ou cahiers au fur et mesure de leur publication.

  3.1. La diffusion des ouvrages de l'édition méthodique est effectuée à partir des états de besoins établis par le service rédacteur de ces ouvrages et tenus à jour par la direction de l'administration générale (bureau des impressions). Les modalités pratiques de rédaction des états de besoin sont décrites dans une notice élaborée par la direction de l'administration générale (bureau des impressions) et diffusée aux services responsables d'ouvrages.

  3.2. Tout organisme ayant été rendu destinataire d'un ou plusieurs ouvrages de l'édition méthodique reçoit de façon systématique les fascicules modificatifs relatifs à cet ou à ces ouvrages excepté s'il demande à être rayé de la liste des destinataires. Cette demande de radiation, qui doit être exceptionnelle et motivée, est adressée à la direction de l'administration générale (bureau des impressions) après accord, lorsqu'il s'agit d'un organisme extérieur ou rattaché, du délégué BO concerné ou de la direction ou service chargé du financement.

Dans l'hypothèse de création d'unité, le délégué au BO ou la direction ou service chargé du financement des abonnements précise, en même temps qu'elle fixe le nombre d'abonnements à l'édition chronologique à attribuer, la liste des ouvrages de l'édition méthodique à paraître dont l'unité en cause devra être rendue destinataire et bien entendu le nombre d'exemplaires à lui servir.

  3.3. Compte tenu des besoins exprimés, la direction de l'administration générale, bureau des impressions, fixe le chiffre du tirage de l'ouvrage puis demande un devis à l'imprimerie nationale à qui elle transmet la maquette.

  3.4. Au reçu de la facture, la direction de l'administration générale (bureau des impressions) impute sur le montant des provisions mises en place par les organismes supportant la charge des ouvrages de leurs services extérieurs, les frais correspondant aux livraisons effectuées. Elle adresse des factures de cession aux autres organismes extérieurs ou rattachés à l'administration centrale.

  3.5. Dès qu'un volume, fascicule ou cahier de l'édition méthodique ou un fascicule modificatif à ces derniers a été édité, il appartient à la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées (CPBO) ou aux délégués « terre », « marine », « air », de préparer un avis de publication qui est inséré à la partie principale de l'édition chronologique.

  4. Fournitures de volumes, fascicules ou cahiers supplémentaires.

Les demandes d'exemplaires isolés, en supplément du nombre prévu par le tableau ou la liste de répartition, seront satisfaites dans les conditions définies à l'article premier, paragraphe 3.6 ci-dessus, pour les fascicules de l'édition chronologique.

2. Conservation et gestion des collections.

2.1. Conservation des collections.

(Modifié : 1er mod.)

  1. Aux termes de l'article 38 de l'instruction sur le Bulletin officiel des armées : « la conservation des Bulletins officiels, leur transmission en cas de changement de détenteur, leur prise en charge dans la comptabilité, leur reversement éventuel en magasin, les modalités d'établissement de leur inventaire sont réglés en détail par des instructions particulières ».

  2. En outre, l'article 40 de ladite instruction stipule :

• 1. Les services éliminent d'eux-mêmes les documents périmés.

• 2. Toutefois, une décision ministérielle énumère limitativement :

  • d'une part, les services de l'administration centrale qui doivent conserver indéfiniment la collection complète du Bulletin officiel (édition chronologique partie principale et partie annexe et édition méthodique) ;

  • d'autre part, les divers organismes qui sont tenus de faire relier, de conserver sans limitation de durée la partie annexe des collections chronologiques.

  3. Conservation.

  3.1. La totalité des documents, partie principale et partie annexe de la collection chronologique unique et de l'édition méthodique composant le Bulletin officiel des armées (ou ayant autrefois fait partie des anciens Bulletins officiels de la guerre, de la marine et de l'air, ainsi que des anciennes collections spécifiques) est conservée indéfiniment par les organismes de l'administration centrale désignés ci-dessous :

• contrôle général des armées ;

• direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions ;

• direction de l'administration générale, section de documentation et des archives ;

• bibliothèques de l'administration centrale du ministère de la défense ;

• secrétariat de la CPBO.

  3.2. Les autres organismes de l'administration centrale ne conservent les fascicules de l'édition chronologique, partie annexe et partie principale, que dans la mesure où ils l'estiment indispensable pour les besoins du service.

  3.3. Les états-majors de l'armée de terre, de la marine et de l'armée de l'air déterminent, chacun en ce qui les concerne, les documents qui doivent être conservés sans limitation de durée et désignent les organismes extérieurs chargés de leur conservation.

  3.4. Les mêmes attributions sont conférées mutatis mutandis aux directions centrales des services communs.

  4. Reliure.

  4.1. Les dispositions relatives à la reliure des fascicules hebdomadaires, partie principale et partie annexe, font l'objet de l'article 39 de l'instruction susvisée.

  4.2. Ne sont reliés que les fascicules de la partie annexe qui sont conservés sans limitation de durée par les services visés à l'alinéa ci-dessous :

• contrôle général des armées ;

• direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions ;

• direction de l'administration générale, section de documentation et des archives ;

• bibliothèques de l'administration centrale du ministère de la défense ;

• secrétariat de la CPBO.

  4.3. Pour les directions et services faisant partie intégrante de l'administration centrale, les travaux de reliure sont exécutés par trimestre à la diligence de la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions. Une circulaire diffusée en temps utile aux directions et services intéressés fixe périodiquement les modalités de remise des documents à relier.

  4.4. Pour les établissements, unités et services extérieurs, les travaux de reliure sont exécutés conformément aux directives particulières données par les états-majors localement compétents.

2.2. Gestion des collections.

(Modifié : 1er mod.)

  1. Destinations à donner aux collections devenues disponibles.

Les collections détenues par les organismes, unités ou services dissous sont reversées accompagnées d'une liste des volumes, fascicules et cahiers constituant ces collections :

• au dépôt d'archives administratives du commissariat de l'armée de terre (DAACAT) Crouelle, 63035 Clermont-Ferrand, par tous les organismes, établissements et unités de l'armée de terre et des services communs. Dans le cas où une unité ou un service nouvellement créé succède sur place à un organisme dissous, l'organisme nouveau prend en charge les collections détenues par celui-ci et en rend compte au DAACAT ;

• au centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine (CADIM, 8, rue Pierre-Expert, 92701 Colombes Cedex) ;

• à l'entrepôt de l'armée de l'air chargé du stockage de la réserve du Bulletin officiel (EAA section SRBO, 41200 Romorantin-Lanthenay Air).

  2. Dotation des unités ou services nouvellement créés.

  2.1. Les unités ou services nouvellement créés reçoivent une dotation initiale fournie :

• par le dépôt d'archives administratives du commissariat de l'armée de terre en ce qui concerne les états-majors, établissements et corps de troupe de l'armée de terre et des services communs. Lorsque les disponibilités du dépôt sont insuffisantes, celui-ci adresse les demandes non satisfaites à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions qui les prend alors à son compte ;

• par le centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine ;

• par l'entrepôt de l'armée de l'air, section du stockage de réserve du Bulletin officiel, pour les unités et services de l'armée de l'air sur ordre de mise en place donné par l'état-major de l'air, bureau législation.

  2.2. Les volumes à feuillets mobiles doivent être délivrés accompagnés, le cas échéant, de leurs fascicules de mise à jour.

  2.3. Toutefois, lorsqu'une unité ou un service nouvellement créé succède à un organisme dissous et occupe les mêmes locaux que ce dernier il prend en charge les collections détenues par celui-ci, sous réserve d'en rendre compte à l'établissement ou au magasin qui aurait dû normalement lui fournir cette dotation.

  3. Inventaires.

  3.1. Les inventaires des collections en réserve disponibles dans les magasins sont dressés tous les deux ans, en début d'année :

• par le dépôt d'archives administratives du commissariat de l'armée de terre en ce qui concerne l'armée de terre et les services communs ;

• par le centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine ;

• par l'entrepôt de l'armée de l'air, section de stockage de la réserve du Bulletin officiel, pour l'armée de l'air.

  3.2. Ces inventaires sont divisés en quatre parties :

• 1. Edition chronologique, partie principale ⁽²⁾.

• 2. Edition méthodique.

Nota.

L'édition chronologique refondue qui ne concerne que la marine, a perdu tout caractère d'actualité (dernière édition : 1951).

L'édition méthodique anciennes collections ne présente plus un intérêt suffisant pour faire l'objet d'inventaires.

  3.3. Ils sont établis en quatre exemplaires dont trois doivent être adressés avant le 31 janvier de l'année de l'inventaire aux destinataires ci-après :

• un exemplaire à la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées ⁽³⁾ ;

• un exemplaire à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions (3) ;

• un exemplaire au délégué « terre », « marine », ou « air » suivant la nature des collections concernées.

  4. Cessions.

  4.1. Les collections de l'édition chronologique diffusées par voie d'abonnements ne pourront faire l'objet de cessions à titre onéreux.

  4.2. Les collections allouées en dotation sont cédées à titre gratuit.

En revanche, les volumes et fascicules de l'édition méthodique sont cédés à titre onéreux. La direction de l'administration générale est seule qualifiée pour consentir les cessions de cette nature.

  4.3. Les demandes de cession sont transmises à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions, par l'intermédiaire :

• des délégués « terre », « marine » ou « air » au Bulletin officiel des armées, pour les organismes relevant des états-majors correspondants ;

• de la direction ou du service central assurant le paiement de l'abonnement à l'édition chronologique de l'organisme demandeur, pour tous les autres établissements ou services.

  4.4. Le règlement des cessions est effectué dans les conditions ci-après : les organismes demandeurs disposant de crédits de fonctionnement et titulaires d'un compte courant postal procèdent au règlement des factures de cession par virement au CCP n^o 9080 58 Paris ouvert au nom du régisseur d'avances et de recettes de l'administration centrale du ministère des armées, 10, rue Saint-Dominique à Paris.

En ce qui concerne les autres organismes, les cessions sont facturées à la direction ou au service central qui supporte déjà la charge de l'abonnement à l'édition chronologique servi au demandeur. Le règlement intervient alors sur le plan central :

• soit par état de changement d'imputation pour les directions et services relevant du budget général des armées ;

• soit par bordereau d'annulation pour ceux relevant d'un budget annexe ou d'un compte de commerce.

Dans tous les cas, l'exemplaire « sortie » de la facture de cession devra être renvoyé après prise en charge, à la direction de l'administration générale, sous-direction des immeubles et du matériel, bureau des impressions.

2.3. Texte abrogé.

Les dispositions de la présente instruction abrogent et remplacent celles de l'instruction n^o 402450/DEF/DPC/3 du 16 décembre 1975, modifiée.