1. Généralités.

  1. 

Le paiement des dépenses publiques à l'étranger est effectué par les agents percepteurs pour le compte de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires ⁽¹⁾ et par les agents payeurs spéciaux ou la banque de France pour le compte de l'agent comptable des opérations concernant les avoirs du Trésor à l'étranger (1) sans que le paiement soit subordonné à l'émission préalable d'une ordonnance ou d'un mandat de paiement appuyé des pièces justificatives des dépenses.

Les agents comptables susvisés ont en conséquence la charge de poursuivre auprès des services ordonnateurs des administrations centrales la régularisation des paiements faits par les agents percepteurs des chancelleries diplomatiques et consulaires, les agents payeurs spéciaux ou la banque de France, après qu'ils les ont centralisés dans leurs écritures.

Il a été constaté que les services ordonnateurs n'émettent les ordonnances permettant la régularisation des dépenses dont il s'agit qu'après de très longs délais, si même ils ne négligent pas de donner satisfaction aux demandes de régularisation présentées par les agents comptables.

  2. 

En vue de mettre fin à ces errements, il est mis en vigueur une procédure spéciale de régularisation permettant à l'agent comptable centralisateur des dépenses effectuées à l'étranger de leur donner une imputation définitive dans sa comptabilité au vu des pièces justificatives des paiements, sans que ces pièces aient à être communiquées aux services ordonnateurs des administrations centrales pour provoquer l'émission d'ordonnances de régularisation.

Il paraît en effet possible de supprimer la formalité de l'ordonnancement après communication des pièces justificatives auxdits services ordonnateurs, si l'on considère que l'agent comptable chargé de faire exécuter un paiement à l'étranger doit se conformer aux indications données par ces services ordonnateurs, et qu'au surplus, dans certains cas, ceux-ci ont des représentants à l'étranger, qui assurent sur place la liquidation de la dépense avant paiement. En outre, en prenant en charge dans sa comptabilité la dépense qu'il centralise, l'agent comptable devient responsable de la régularité de cette dépense.

  3. 

Bien entendu, les services ordonnateurs des administrations centrales doivent être en mesure, d'une part, d'apprécier l'opportunité des dépenses faites par leurs représentants ou chefs de mission à l'étranger sur des provisions en devises mises à leur disposition et, d'autre part, d'établir les ordres de reversement qu'il y a lieu d'émettre, en certains cas, pour recouvrer des sommes en francs à l'encontre de bénéficiaires de prestations ou de fournitures payées en devises étrangères sur les ordres de paiement des représentants ou chefs de mission à l'étranger. A cet effet, les services ordonnateurs intéressés, doivent exiger, chacun en ce qui le concerne, l'envoi par leurs représentants ou chef de mission, des documents nécessaires, notamment des duplicata des pièces de dépenses, dont les originaux sont désormais retenus par les agents de paiement.

  4. 

La procédure faisant l'objet de la présente instruction est applicable à toutes les dépenses de l'Etat imputées soit au budget général, soit aux comptes spéciaux du Trésor.

Elle n'est pas applicable aux dépenses concernant les budgets annexes, les établissements publics et les collectivités publiques.

Ces dépenses doivent faire l'objet d'un ordonnancement ou d'un mandatement sur la caisse des comptables des budgets annexes, établissements publics et collectivités publiques, soit préalablement au paiement, auquel cas l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires ou l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger est crédité à titre de provision par les comptables des budgets annexes, établissements publics et collectivités publiques, soit postérieurement au paiement, auquel cas les deux agents comptables précités débitent les comptables intéressés, à charge pour ces derniers de poursuivre la régularisation des dépenses.

  5. 

La procédure de régularisation prévue à la présente instruction sera appliquée à compter du 1er octobre 1948 en ce qui concerne les dépenses exécutées par l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger. En ce qui concerne les dépenses exécutées par l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires, une instruction ultérieure fixera les conditions d'application de la procédure dont il s'agit ⁽²⁾.

  6. 

D'autre part, la présente instruction contient un aménagement de la procédure d'autorisation d'engagement de dépenses à l'étranger décrite par les instructions précédentes sur les paiements à l'étranger.

Les dépenses qui étaient autorisées jusqu'à présent par la direction des finances extérieures ⁽³⁾ devront désormais être distinguées en deux catégories :

• 1. Dépenses administratives, c'est-à-dire les dépenses relatives au fonctionnement des missions installées à l'étranger, dépenses de personnel et dépenses de matériel utilisé sur place.

• 2. Dépenses d'achats de toute nature, c'est-à-dire les dépenses des services publics en France qui se traduisent par une importation nécessitant la délivrance d'une licence par l'office des changes ⁽⁴⁾.

Les dépenses de la première catégorie continueront à donner lieu à des autorisations d'engagement par la direction des finances extérieures, conformément aux instructions actuellement en vigueur, soit particulières, soit sous forme de budgets trimestriels correspondant aux provisions mises à la disposition des missions permanentes.

Les dépenses de la seconde catégorie ne donneront plus lieu à autorisation d'engagement par la direction des finances extérieures. En effet, la licence d'importation vaudra autorisation pour le service public de disposer des devises nécessaires à l'achat envisagé. En outre, les dispositions qui sont prévues ci-après rendent inutile l'intervention de la direction des finances extérieures pour l'exécution des paiements à l'étranger.

  7. 

Dans ces conditions, la nouvelle procédure d'ordonnancement sera appliquée suivant les modalités différentes selon qu'il s'agira :

• 1. De dépense donnant lieu à une autorisation d'engagement par la direction des finances extérieures.

• 2. De dépenses donnant lieu à la délivrance de licences d'importations par l'office des changes.

• 3. De dépenses autorisées, conformément aux directives générales données par la direction des finances extérieures, par les contrôleurs financiers des missions à l'étranger.

Les dépenses des deux premières catégories sont celles qui concernent le budget général et les comptes spéciaux du Trésor pour lequels, en application du second alinéa de l'article 40 de la loi n^o 48-24 du 6 janvier 1948, les recettes et les dépenses doivent être prévues, exécutées et réglées dans les mêmes conditions que les recettes du budget de l'Etat ⁽⁵⁾, c'est-à-dire les comptes d'affectation, les comptes d'investissement et les comptes d'approvisionnement. En revanche, les dépenses concernant les comptes de commerce peuvent donner lieu, dans certains cas, soit à une autorisation d'engagement par la direction des finances extérieures, soit à la délivrance d'une licence d'importation, mais pour la plupart elles s'exécutent directement sous le contrôle des contrôleurs financiers des missions.

2. Dépenses donnant lieu à autorisation de paiement à l'étranger par la direction des finances extérieures (dépenses administratives).

  8. 

Les dépenses administratives des missions à l'étranger sont exécutées :

• 1. Dans tous les pays autres que la Grande-Bretagne, la Suisse, l'Espagne, le Portugal, les Etats-Unis d'Amérique et le Canada ⁽⁶⁾, par l'intermédiaire de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

• 2. Dans les pays énumérés ci-dessus, les dépenses administratives, autres que les dépenses de fonctionnement normal des services diplomatiques proprement dits, sont effectuées par l'intermédiaire de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger ⁽⁷⁾.

Les dépenses administratives exécutées par l'intermédiaire de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires continueront à être effectuées et régularisées conformément aux errements actuellement en vigueur ⁽⁸⁾.

  9. 

⁽⁹⁾ En ce qui concerne les dépenses exécutées par l'intermédiaire de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger, les services ordonnateurs des administrations centrales devront désormais faire parvenir, par l'intermédiaire des contrôleurs des dépenses engagées, à la direction des finances extérieures ⁽¹⁰⁾ :

• 1. Une « demande d'autorisation de paiement de dépenses à l'étranger ou en devises étrangères », établie en triple exemplaire, sur un imprimé (modèle n^o 1 ci-annexé) ⁽¹¹⁾, dans les conditions prévues par les diverses instructions actuellement en vigueur sur les paiements à l'étranger ⁽¹²⁾

• 2. Une « ordonnance de paiement à l'étranger ou en devises étrangères », établie en un seul exemplaire sur un imprimé (modèle n^o 2 ci-annexé) ⁽¹³⁾.

L'attention des services ordonnateurs est attirée sur le fait qu'ils doivent porter sur les deux imprimés ci-dessus les indications suivantes :

• ministère et service, lieu de paiement, la monnaie de paiement ;

• numéro d'ordre de présentation de la demande d'autorisation de paiement de dépenses à l'étranger ;

• exercice, chapitre, éventuellement article au titre desquels le ou les paiements doivent être effectués, observation étant faite qu'une « ordonnance de paiement de dépenses à l'étranger ou en devises étrangères » peut concerner plusieurs chapitres de dépenses ;

• objet de la dépense, des explications complémentaires pouvant être, s'il y a lieu, données dans une note jointe ;

• représentant accrédité par le ministère ou service ayant un représentant ou chef de mission dans le pays où doit être effectuée la dépense ;

• montant de la dépense en monnaie locale, monnaie et cours de change, montant de la dépense en monnaie française.

Les services dépensiers, spécialement dans les cas où ils n'ont pas de représentant sur place, ne devront pas manquer de porter soit sur les deux imprimés, soit sur une fiche annexe les indications précises et complètes permettant l'exécution du paiement :

Nom et adresse du fournisseur, adresse bancaire, références, modalités de paiement (versement, paiement sur facture, crédit documentaire, accréditif avec ses caractéristiques, etc.).

  10. 

Les trois exemplaires de l'imprimé n^o 1 et l'exemplaire de l'imprimé n^o 2, qui pourront être établis par duplication, seront visés par le contrôleur des dépenses engagées, à qui il incombe de bloquer les crédits nécessaires dans les conditions déjà prévues par les diverses instructions en vigueur, et signés par l'ordonnateur principal.

  11. 

La direction des finances extérieures renverra au contrôleur des dépenses engagées un exemplaire de l'imprimé modèle n^o 1, après avoir porté les indications nécessaires pour l'exécution du ou des paiements à l'étranger, notamment le cours du change, et le montant de la dépense en monnaie française, rectifiés s'il y a lieu, l'agent comptable chargé de faire exécuter les paiements, c'est-à-dire l'agent comptable des opérations concernant les avoirs du Trésor à l'étranger (AET), en indiquant si le paiement sera exécuté par un agent payeur spécial ou par la banque de France. L'imprimé sera revêtu du visa de la direction des finances extérieures, suivi d'un numéro d'ordre de visa.

  12. 

Il appartiendra à l'ordonnateur de notifier éventuellement l'autorisation à son représentant ou chef de mission chargé d'effectuer les dépenses à l'étranger (cette notification devra comporter obligatoirement le numéro d'ordre de présentation de la demande, le budget ou compte spécial, l'exercice, le ou les chapitres, le ou les articles d'imputation des dépenses, l'objet de celles-ci, leur montant en monnaie locale avec le cours du change, l'agent comptable assignataire.

  13. 

La direction des finances extérieures enverra un exemplaire de l'imprimé n^o 1 et l'imprimé n^o 2, dûment complétés et visés, à l'agent comptable intéressé et notifiera d'autre part l'autorisation de paiement au contrôleur financier des missions pour les dépenses à exécuter dans un pays où existe un tel contrôleur.

  14. 

L'agent comptable prendra en charge sur un registre auxiliaire et sous un même numéro l'autorisation de paiement de l'ordonnance de paiement conservera l'imprimé modèle n^o 2 et adressera l'imprimé modèle n^o 1 par les voies les plus rapides à l'agent payeur spécial intéressé, observation étant faite que, dans les cas urgents, cette notification pourra être faite télégraphiquement.

La notification télégraphique devra comporter les indications suivantes :

• ministère ou compte spécial intéressé ;

• exercice, chapitre, article, objet de la dépense ;

• numéro d'ordre de présentation de la demande d'autorisation de paiement ;

• montant en monnaie locale, cours du change, montant en monnaie française ;

• numéro de prise en charge par l'agent comptable.

L'imprimé n^o 1 devra néanmoins être envoyé pour confirmation.

  15. 

Les paiements seront faits à la caisse des agents payeurs spéciaux au vu d'ordres de paiement, établis sur des imprimés du modèle n^o 3 ci-annexé ⁽¹⁴⁾, émis selon le cas par le chef de mission du ministère ou service, le contrôleur financier ou l'agent payeur spécial.

Dans les pays où existe un contrôleur financier, l'ordre de paiement devra toujours être visé par le contrôleur financier, préalablement au paiement ⁽¹⁵⁾.

  16. 

En cas de paiement par l'intermédiaire de la banque de France, l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger adressera les instructions nécessaires à l'institut d'émission ⁽¹⁶⁾.

  17. 

Les pièces justificatives des paiements faits sur les provisions remises aux chefs de mission qui, jusqu'à présent, étaient transmises aux ministères intéressés par les représentants ou chefs de mission après visa par les agents payeurs spéciaux, seront retenues par ces derniers dans les conditions suivantes :

Les représentants ou chefs de mission remettront à l'agent payeur spécial, à l'appui d'un relevé en double exemplaire, les justifications qu'en application des instructions sur les paiements à l'étranger ils se bornaient jusqu'ici à leur communiquer. Après vérification de la régularité des pièces, l'agent payeur spécial renverra un exemplaire du relevé dûment visé au représentant ou chef de mission à charge pour ce dernier de le transmettre à son département avec, s'il est nécessaire, des duplicata des pièces de dépenses.

  18. 

L'agent payeur spécial transmettra les pièces justificatives des paiements effectués, soit à sa caisse, soir sur les provisions remises aux chefs de mission, à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger, qui les rattachera à l'ordonnance de paiement de dépenses à l'étranger ou en devises étrangères qu'elles concernent et, après vérification de leur régularité, les admettra en dépense.

  19. 

A cet effet, l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger portera sur l'imprimé n^o 2 un numéro d'ordonnancement, d'une série unique pour chaque service ordonnateur, le montant du paiement en devises étrangères, le cours du change, le montant de la dépense en francs, arrêtera le montant des paiements faits en vertu de l'ordonnance pour leur montant en francs, en mentionnant les pièces justificatives de ces paiements.

  20. 

Il adressera au service ordonnateur d'une part, au contrôleur des dépenses engagées d'autre part, une notification sur un imprimé modèle n^o 4 ci-annexé, au vu duquel il leur appartiendra de constater la dépense dans leurs écritures respectives ⁽¹⁷⁾. Il est fait observer que, de ce fait, les ordonnances de paiement des ministères recevront des numéros d'ordre de trois séries distinctes suivant qu'elles seront assignées sur le payeur général de la Seine (ordonnances normales), l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires (ordonnances normales) ou l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger (ordonnances de paiement de dépenses à l'étranger).

Il appartiendra à chaque service ordonnateur de notifier à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger le chiffre auquel débutera la série qui lui correspond.

  21. 

En cas de paiement par la banque de France, cette dernière adressera les pièces justificatives du paiement à l'agent comptable des opérations concernant les avoirs du Trésor à l'étranger, qui les rattachera à l'ordonnance correspondante et constatera la dépense dans ses écritures dans les conditions susvisées.

  22. 

Lorsque la direction des finances extérieures estimera qu'une dépense à l'étranger doit être payée après ordonnancement préalable au vu des pièces justificatives, elle l'indiquera sur les trois exemplaires de l'imprimé modèle n^o 1, et renverra au service ordonnateur un exemplaire de l'imprimé n^o 1 dûment visé, avec l'imprimé n^o 2, ce dernier revêtu d'une mention d'annulation.

Un deuxième exemplaire de l'imprimé modèle n^o 1 sera transmis à l'agent comptable, qui ne procédera au paiement qu'après émission sur sa caisse et à son profit d'une ordonnance de paiement, dont le numéro d'ordre bis sera indiqué par ledit agent comptable, dès réception, et classé d'après la date de passation en dépense par le ministère.

  23. 

Lorsque la dépense à l'étranger est autorisée par le contrôleur des dépenses engagées sous sa responsabilité, il sera transmis à l'agent comptable une « ordonnance de paiement de dépenses à l'étranger ou en devises étrangères » revêtue de son visa. La dépense sera exécutée dans les conditions prévues ci-dessus.

  24. 

Les dépenses des missions à l'étranger, approvisionnées par les agents payeurs spéciaux, qui font l'objet d'une demande d'autorisation du paiement au titre du premier trimestre de l'année, reportable sur les trimestres suivants, donneront lieu à l'établissement de « demandes d'autorisation de paiement de dépense à l'étranger », en six exemplaires, s'appliquant au premier trimestre, appuyées d'autant d'exemplaires de l'imprimé de « demandes de fonds », prévu par les instructions du 12 août 1947 sur l'exécution des dépenses des missions à l'étranger approvisionnées par les chancelleries diplomatiques et consulaires, et d'une « ordonnance de paiement de dépense à l'étranger », en quatre exemplaires, chacun de ces exemplaires constituant une ordonnance distincte applicable aux dépenses de chaque trimestre de l'année.

S'il est établi dès le début de l'année des « demandes d'autorisation de paiement à l'étranger », distinctes pour chaque trimestre, il sera établi simultanément aussi des ordonnances distinctes pour chaque trimestre.

Au cas où des modifications seraient apportées en cours d'année à la répartition des dépenses, les demandes d'autorisation de paiement rectificatives devraient être appuyées de nouvelles ordonnances de paiement s'appliquant au montant des dépenses du trimestre, compte tenu des rectifications demandées. L'agent comptable intéressé revêtira l'ancienne ordonnance d'une mention d'annulation et la renverra au service ordonnateur. L'agent comptable enverra les instructions correspondantes à l'agent de paiement qui annotera en conséquence l'imprimé modèle n^o 1 en sa possession.

Au cas de report du reliquat non utilisé à la fin d'un trimestre sur le trimestre suivant, l'agent comptable rectifiera d'office les deux ordonnances de paiement s'appliquant aux trimestres considérés, l'une étant réduite, l'autre augmentée du reliquat reporté. Mention en sera faite sur l'avis modèle n^o 4 adressé au service ordonnateur et au contrôleur des dépenses engagées.

L'agent comptable sera avisé des reports d'une rubrique de dépense sur une autre rubrique, afin de lui permettre d'annoter en conséquence les ordonnances de paiement.

  25. 

Il est fait observer que les dépenses à l'étranger s'exécutent dans le cadre de la gestion. Il en résulte que seuls sont susceptibles d'être rattachés à un exercice les paiements faits à l'étranger jusqu'au 31 décembre de l'année correspondante.

En vue d'éviter d'obliger les services ordonnateurs à renouveler les demandes d'autorisation de paiement à l'étranger, l'ordonnance sera scindée d'office par l'agent comptable intéressé et les dépenses faites postérieurement au 31 décembre rattachées à l'exercice qu'elles concernent.

Les services ordonnateurs devront prendre des dispositions en conséquence, soit pour notifier à l'agent comptable avant le 15 décembre d'avoir à cesser à compter du 1er janvier suivant les paiements au titre de l'autorisation de paiement, soit pour bloquer des crédits budgétaires à concurrence du montant pour lequel l'autorisation de paiement reste à exécuter ⁽¹⁸⁾.

3. Dépenses donnant lieu à délivrance de licences d'importations par l'officce des changes (dépenses d'achats).

  26. 

Les services publics devront adresser des demandes de licences d'importation à l'office des changes (Sous-Direction des licences) ⁽¹⁹⁾, dans les formes habituelles, qui les délivrera dans la limite des contingents couverts par les programmes d'importation. L'attention des services dépensiers est appelée sur le fait qu'une licence d'importation est périmée six mois après la date de délivrance et qu'alors son renouvellement doit être demandé à l'office des changes.

  27. 

Le service dépensier, en procédant ensuite à l'engagement régulier de la dépense, devra joindre l'exemplaire blanc, dit de paiement, de la licence d'importation, au dossier soumis au contrôleur des dépenses engagées.

La production de cette pièce permettra au contrôleur des dépenses engagées de viser l'engagement de dépenses correspondant.

Le contrôleur des dépenses engagées visera l'engagement si, indépendamment du contrôle budgétaire de la dépense, il constate que la licence délivrée par l'office des changes s'applique bien à la dépense engagée et n'est pas périmée.

  28. 

Les dépenses d'achats faisant l'objet de licences d'importation seront obligatoirement assignées sur l'agence comptable des avoirs du Trésor à l'étranger.

L'agent comptable fera exécuter les paiements correspondants soit par les agents payeurs spéciaux à l'étranger, soit par la banque de France, et si l'intervention d'une caisse de chancellerie s'avère nécessaire, ledit agent comptable fera exécuter le paiement par l'intermédiaire de l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

  29. 

⁽²⁰⁾. Les services ordonnateurs adresseront, par l'intermédiaire des contrôleurs des dépenses engagées, à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger :

• 1. Une demande d'autorisation de paiement de dépenses à l'étranger, établie en triple exemplaire, sur un imprimé modèle n^o 1.

• 2. Une ordonnance de paiement à l'étranger ou en devises étrangères, sur un imprimé modèle n^o 2, dûment visé par le contrôleur des dépenses engagées, établie en un seul exemplaire.

• 3. L'exemplaire blanc dit de paiement de la licence d'importation.

  30. 

L'agent comptable vérifiera la régularité des pièces produites, complétera, s'il y a lieu, les indications portées sur les imprimés modèle n^os 1 et 2, et enfin, revêtira ces deux imprimés, dans le cadre réservé au visa de la direction des finances extérieures, d'une mention de référence au numéro et à la date de la licence d'importation.

L'agent comptable renverra un exemplaire de l'imprimé modèle n^o 1 aux ministères ou services intéressés.

  31. 

L'agent comptable enverra les instructions de paiement correspondant à la dépense ainsi autorisée soit à l'agent payeur spécial chargé du paiement, soit à la banque de France, soit éventuellement à l'agent comptable des chancelleries diplomatiques et consulaires.

D'autre part, l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger enverra un exemplaire de l'imprimé modèle n^o 1 au contrôleur financier des missions dans les pays où il en existe.

  32. 

Les paiements exécutés conformément aux instructions de paiement données par l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger seront effectués et régularisés dans les conditions prévues au titre II ci-dessus, alinéas 8, 9, 10, 11 et 15.

  33. 

Les dépenses d'achats des départements militaires seront exécutées dans les conditions suivantes :

• 1. Lorsque les achats des départements militaires ne se différencient pas des achats du secteur civil et de ce fait doivent être imputés sur les contingents de devises dont l'emploi est suivi par l'office des changes, les dépenses correspondantes seront exécutées dans les conditions prévues au présent titre pour les achats des départements civils.

• 2. En revanche, en ce qui concerne les achats de matériels spécifiquement militaires qui sont imputés sur des contingents spéciaux dont l'emploi est suivi par la direction des finances extérieures (4e bureau), les services intéressés devront, comme par le passé, demander en premier lieu l'autorisation d'engagement à la direction des finances extérieures et, ensuite, seulement si le matériel doit être introduit en France, demander à l'office des changes la délivrance d'une licence sans paiement permettant le passage en douane. Ces dépenses seront ainsi exécutées conformément aux dispositions du titre II ci-dessus.

4. Dépenses donnant lieu à autorisation de paiement par les contrôleurs financiers à l'étranger. (21)

  34. 

Les dépenses dont il s'agit sont payées exclusivement par les agents payeurs spéciaux relevant de l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger.

  35. 

Elles donneront lieu à l'établissement par les représentants des ministères ou chefs de mission d'ordres de paiement du modèle n^o 3 qui, après visa par le contrôleur financier, seront remis à l'agent payeur spécial, appuyés des pièces justificatives, le paiement étant fait après vérification de la régularité des justifications. Les ordres de paiement porteront un numéro d'ordre d'une série ininterrompue au titre de chaque compte spécial d'imputation.

  36. 

A la fin de chaque mois, les agents payeurs spéciaux établiront un relevé en quadruple exemplaire des ordres de paiement concernant chaque représentant ou chef de mission ; ils remettront un exemplaire à celui-ci et en adresseront deux autres, avec les ordres de paiement et les pièces justificatives, à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger.

  37. 

Les représentants et chefs de mission adresseront les relevés, avec des duplicata des pièces de dépenses, au nom de l'ordonnateur de leur administration centrale pour lui permettre soit d'assurer un contrôle sur les dépenses, soit d'effectuer la facturation et l'émission d'ordres de recette à l'encontre des bénéficiaires des prestations et fournitures acquises en devises étrangères.

  38. 

L'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger adressera chaque mois à l'ordonnateur de l'administration centrale intéressée deux exemplaires des relevés arrêtés au montant pour lequel ils doivent être régularisés en francs et revêtus de la mention suivante :

« L'agent comptable soussigné certifie que les paiements détaillés sur le présent relevé, correspondant au montant des pièces justificatives en sa possession, ont été passés en dépense dans ses écritures au compte n^o …. Il prie M. … de bien vouloir faire prendre en charge les dépenses en cause au titre dudit compte et lui accuser réception de la présente notification. »

  39. 

L'ordonnateur renverra dès réception à l'agent comptable un exemplaire du relevé revêtu de sa signature. Il passera les écritures correspondantes au vu du second exemplaire du relevé auquel il rattachera ultérieurement les duplicata des pièces justificatives envoyés par le représentant ou chef de mission intéressé.

Il est fait observer que les relevés envoyés par l'agent comptable comporteront en principe une répartition par chapitre des dépenses. Au cas où l'ordonnateur principal serait amené à rectifier ultérieurement l'imputation par chapitre, l'accord avec la comptabilité de l'agent comptable serait fait sur les bordereaux trimestriels ou en fin d'année sur le bordereau définitif.

Dispositions transitoires.

  40. 

Les paiements faits à l'étranger ou en devises étrangères au titre d'autorisations de paiement à l'étranger visées par la direction des finances extérieures antérieurement au 1er octobre 1948 seront régularisés dans les conditions en vigueur avant cette date. Les administrations centrales devront éviter un chevauchement entre les numéros d'ordre des ordonnances émises pour la régularisation de ces paiements et ceux des « ordonnances de paiement de dépenses à l'étranger ou en devises étrangères » émises suivant la nouvelle procédure à compter du 1er octobre 1948. Le premier numéro de série de numéros d'ordre attribuée à l'agent comptable des avoirs du Trésor à l'étranger pour cette dernière catégorie d'ordonnances devra être fixé en conséquence.

En ce qui concerne les dépenses visées au titre IV de la présente instruction, les paiements effectués par les agents payeurs spéciaux à l'étranger à compter du 1er octobre 1948 seront régularisés conformément aux dispositions de la présente instruction même dans le cas où les paiements en cause concernent des contrats d'achats en cours d'exécution.

  41. 

Il est fourni à l'appui de la présente instruction un modèle des imprimés à utiliser soit par les ordonnateurs soit par les comptables et un contingent d'imprimés modèles n^os 1 et 2. Il appartient aux ministères et services de faire établir par l'imprimerie nationale les imprimés modèles n^os 1 et 2 qui leur sont nécessaires, observation étant faite qu'il ne pourra être porté aucune modification à la contexture de ces imprimés sans autorisation du ministère des finances et des affaires économiques (demandée sous le présent timbre), et l'imprimé modèle n^o 1 devra être établi sur du papier léger pour expédition par avion.

En ce qui concerne l'imprimé modèle n^o 3, il appartiendra aux services à l'étranger de les faire établir sur place, observation étant faite que les imprimés en cours d'utilisation pourront continuer à être employés, sauf à y apporter les modifications nécessaires pour les rendre conformes au nouveau modèle.