La réglementation et les usages relatifs à la tenue des registres d'embauchage des ouvriers varient jusqu'à présent de façon sensible selon l'armée ou la direction technique de qui relèvent les établissements.

La présente instruction a pour objet de donner en cette matière des directives applicables par l'ensemble des établissements du département de la défense.

1.

1.1. Demande d'emploi et accueil des candidats à l'emploi.

1.1.1.

(Modifié : 2e mod.).

Tout candidat à un emploi d'ouvrier de la défense présente une demande au moyen d'un imprimé fourni par l'établissement auprès duquel il fait acte de candidature et dont le modèle est donné en annexe. Nul ne peut être simultanément candidat à plus de 3 professions répertoriées par les instruction 154 /DEF/SGA du 20 février 1995 (BOC, p. 1347) et instruction n^o 31852/DEF/CPC/RGB/3 du 6 juillet 1978 [Abrogée par l' instruction 442 bis du 09 mai 1995 (BOC, p. 3231)].

Dans chaque établissement le service chargé de l'embauchage des personnels ouvriers est tenu d'accueillir, d'informer les candidats à l'emploi, s'ils en font la demande, et de les conseiller dans la préparation de leur demande d'emploi.

1.2. Description du système d'enregistrement des candidatures à l'emploi.

1.2.1.

Chaque établissement tient à jour un système d'enregistrement des candidatures à l'emploi.

Cependant deux ou plusieurs établissements voisins peuvent organiser un système d'enregistrement commun.

1.2.2.

Le système d'enregistrement des candidatures se compose de deux parties : le registre d'embauchage et le répertoire d'embauchage.

1.2.3.

(Complété : 1er mod.).

Le registre d'embauchage constitue une garantie pour les candidats à l'emploi ; il consiste en un livre aux pages paraphées et numérotées, dans lequel toutes les candidatures présentées par écrit sont enregistrées, sans aucune exception, à mesure de leur présentation et numérotées en série continue. Le registre porte mention, à l'exclusion de toute autre inscription, des nom, prénom(s), adresse, profession(s) demandée(s) et numéro d'inscription de chaque candidat, ainsi que des annotations expressément prévues ci-après dans la présente instruction.

La mention des candidatures ne peut être rayée qu'après embauchage ou radiation pour l'une des causes prévues ci-après aux paragraphes 7, 10, 13, 15, 16 et 18 et cela au moyen de l'une des mentions ci-après :

• n'a pas renouvelé sa candidature ;

• ne remplit pas les conditions réglementaires ;

• n'a pas répondu à la convocation ;

• a échoué à la présélection, au stage, ou à l'essai ;

• a retiré sa candidature ;

• a refusé le poste proposé ;

• a été embauché dans l'établissement le

En outre, s'il apparaît à la lecture de la demande d'emploi que le candidat ne possède pas la nationalité française ou a atteint la limite d'âge d'embauchage, l'intéressé est immédiatement avisé par écrit que sa candidature ne peut être retenue pour non-conformité avec la réglementation, et qu'il est radié du registre d'embauchage.

Le répertoire d'embauchage constitue pour le chef d'établissement un instrument de gestion permettant de faire appel aux candidats.

Les demandes sont classées par profession dans le répertoire d'embauchage et rangées par ordre chronologique en tenant compte de la date d'inscription sur le registre d'embauchage. Elles portent mention du numéro d'inscription sur le registre d'embauchage.

Les demandes d'inscription demeurent dans le répertoire jusqu'à l'embauchage ou la radiation du registre d'embauchage. Elles sont ensuite archivées pendant un délai de dix ans.

1.2.4.

(Abrogé : 1er mod.).

1.2.5.

Sur décision du chef d'établissement, il peut être suppléé à tout ou partie du système d'enregistrement des candidatures décrit ci-dessus aux paragraphes 4 et 5 par un système de gestion informatisé, à la condition que ce système informatisé soit de nature à apporter aux candidats à l'emploi les mêmes garanties.

La mise en œuvre d'un système de gestion informatisé fait l'objet d'une demande d'avis déposée auprès de la commission nationale de l'informatique et des libertés, conformément aux dispositions de l'article 15 de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 (BOC, 1979, p. 4161) relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ces dossiers de demandes d'avis, établis suivant les directives contenues dans l'instruction n^o 12467/DEF/SGA du 11 mars 1982 [Abrogée par l' instruction 954 /DEF/SGA du 13 septembre 1994 (BOC, p. 3660)] et dans la circulaire n^o 50284/DEF/SGA/SCOMI du 15 avril 1982 [Abrogée en dernier lieu par l' instruction 954 /DEF/SGA du 13 septembre 1994 (BOC, p. 3660 )] seront adressés par les chefs d'établissement aux directions dont ils relèvent, qui les transmettront après signature au secrétariat permanent du comité directeur de l'informatique générale (CDIG).

1.2.6.

Les demandes d'inscription doivent, sous peine d'annulation, être renouvelées par lettre au 31 décembre de chaque année sauf l'année de l'inscription initiale. La demande de renouvellement est annexée à la demande d'inscription. Les candidats doivent être informés par écrit de cette disposition lors de leur inscription initiale.

1.3. Appel des candidats à l'emploi.

1.3.1.

(Abrogés : 1er mod.).

1.3.2.

(Complété : 2e mod.).

Au moment de l'appel des candidats, il est vérifié à nouveau qu'ils remplissent les conditions réglementaires d'âge. S'ils ne remplissent plus ces conditions, les intéressés en sont avisés par écrit ; ils sont radiés du registre d'embauchage et leur demande est archivée.

Les candidats au recrutement dans une profession pour l'accès direct à laquelle la fiche descriptive figurant dans la nomenclature des professions ouvrières, exige la satisfaction à certaines conditions telles que possession de diplômes, niveau de formation, expérience professionnelle minimale…, qui au moment de l'appel à l'essai ne peuvent apporter la preuve qu'ils satisfont auxdites conditions, sont radiés du registre d'embauchage en ce qui concerne la profession en cause. Ils en sont avisés par écrit.

Lorsque exceptionnellement, le recrutement vise à combler un poste de niveau supérieur au groupe V, les candidats doivent réunir les conditions exigées pour l'accès à ce niveau. S'il apparaît que tel n'est pas le cas au moment de l'appel à l'essai, mais que les intéressés réunissent néanmoins les conditions exigées pour un accès au groupe V de la profession, ils ne sont pas autorisés à présenter l'essai, mais maintenus sur le registre d'embauchage en vue d'un éventuel recrutement ultérieur au groupe V.

1.3.3.

(Abrogé : 1er mod.).

1.3.4.

(Modifié : 2e mod.).

Toute convocation d'un candidat lui est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Tout candidat doit disposer de dix jours au moins avant la date fixée par la convocation.

1.4. Mise à jour du système d'enregistrement des demandes d'emploi à la suite des opérations de présélection.

1.4.1.

(Modifié : 2e mod.).

Avant d'être admis à accomplir le stage tenant lieu d'essai ou de passer l'essai, les candidats inscrits au registre d'embauchage en vue d'un recrutement en qualité d'agent spécialisé ou dans une autre profession classée en groupe de salaire IV N, peuvent être appelés à subir une présélection dont les modalités et les résultats sont portés à la connaissance de la commission d'essais.

En aucun cas, les candidats à un recrutement au groupe V ou dans un groupe supérieur ne sont soumis à une présélection.

Les demandeurs d'emploi qui ne répondent pas aux convocations pour les épreuves de présélection d'une profession déterminée sans pouvoir justifier de motif sérieux sont radiés définitivement au registre d'embauchage pour la profession considérée.

1.4.2.

Outre l'examen des dossiers de candidature complété éventuellement par un entretien individuel, la présélection peut comporter selon les usages de chaque direction et le niveau de qualification du poste à pourvoir, diverses épreuves telles que :

• tests psychotechniques ou de culture générale ;

• tests professionnels d'un niveau inférieur à celui de l'essai.

Par ailleurs, les candidats peuvent être astreints dès le moment de la présélection à un examen médical en vue de déterminer leur aptitude générale à l'emploi et éventuellement leur aptitude à tenir certains postes particuliers de travail tels qu'ils sont définis par l'instruction n^o 52035 du 5 mai 1975 [Abrogée par l' instruction 154 /DEF/SGA du 20 février 1995 (BOC, p. 1347 )].

1.4.3.

Les candidats non retenus à l'issue d'une première présélection dans une profession déterminée restent inscrits pour cette profession au rang déterminé sur le répertoire d'embauchage par leur inscription initiale.

Cependant :

• 1. S'il apparaît au cours de la première présélection à laquelle ils sont appelés pour une profession déterminée qu'ils sont définitivement inaptes, soit à cette profession, soit à toute profession, ils sont radiés définitivement du registre, selon le cas, soit pour la profession dont il s'agit, soit pour toute profession. Leur demande est archivée, la décision motivée de radiation y étant annexée. L'intéressé en est immédiatement avisé par écrit.

• 2. Si 2 présélections pour une profession déterminée donnent un résultat négatif, les candidats non retenus après ces 2 présélections sont définitivement radiés du registre pour la profession considérée. Leur demande est archivée. L'intéressé en est immédiatement avisé par écrit.

1.5. Mise à jour du système d'enregistrement des demandes d'emploi à la suite des essais et stages probatoires.

1.5.1.

Les demandeurs d'emploi sont appelés à présenter un essai ou un stage dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Ceux qui ne répondent pas aux convocations pour l'essai ou le stage sans pouvoir justifier de motifs sérieux sont radiés définitivement du registre d'embauchage.

1.5.2.

(Modifié : 2e mod.).

Les demandeurs d'emploi dont l'essai professionnel donne un résultat favorable sont soit recrutés immédiatement soit inscrits sur une liste d'attente. Dans cette deuxième hypothèse, ils peuvent être, dans un délai de deux ans, durée du service national non comprise, appelés au recrutement en fonction de l'ordre de mérite dans lequel ils figurent sur la liste d'attente. La liste d'attente doit être épuisée avant que soient organisées de nouvelles épreuves de sélection. Ils ne sont radiés du registre d'embauchage et leur demande n'est retirée du répertoire d'embauchage qu'au moment du recrutement. Mention du recrutement est portée sur le registre. S'ils ne sont pas appelés dans un délai de deux ans, durée du service national non comprise, ils doivent à nouveau présenter l'essai.

Les demandeurs d'emploi dont le stage valant essai a donné un résultat favorable sont recrutés immédiatement.

1.5.3.

Les demandeurs d'emploi dont l'essai ou le stage relatif à une certaine profession donne un résultat négatif sont radiés du registre au titre de cette profession. Ils en sont avisés par écrit. Mention de l'échec est portée sur leur demande qui est archivée.

La radiation du registre au titre d'une certaine profession ne fait pas obstacle à une nouvelle demande et à une nouvelle inscription pour cette profession, le succès aux épreuves de présélection restant acquis. Toutefois, après deux échecs à l'essai ou au stage dans la profession considérée, la radiation prend un caractère définitif.

L'embauchage en qualité de temporaire n'entraîne pas la radiation du registre d'embauchage sauf si l'intéressé est reconnu inapte ou donne sa démission.

1.6. Relations de l'établissement avec l'agence nationale pour l'emploi.

1.6.1.

Les candidats à un emploi régulièrement inscrits sur le registre d'embauchage d'un établissement peuvent ne pas être inscrits comme demandeurs d'emploi à l'agence nationale pour l'emploi. Par contre les demandeurs d'emploi orientés par l'agence vers un établissement doivent tout d'abord y présenter une demande et être pris en compte dans le système d'enregistrement de l'établissement.

1.6.2.

Tout établissement fait part chaque année à l'agence de ses prévisions de recrutement.

1.6.3.

Tout recrutement d'un ouvrier est notifié à l'agence par l'établissement sous quarante-huit heures.

1.7. Informations relatives aux demandes d'emploi enregistrées.

1.7.1.

Conformément à l'article 40 de l'instruction n^o 18967 du 18 avril 1983 [Abrogée par l' instruction 38990 /DEF/DFP/PER/3 du 25 novembre 1992 (BOC, 1993, p. 1476)], le directeur d'établissement communique sur leur demande, aux délégués syndicaux de l'établissement, le rang de classement au répertoire d'embauchage, pour une profession définie, de personnes nommément désignées qui ont présenté une demande d'emploi, ainsi que tous renseignements statistiques concernant l'ensemble des candidats inscrits.

Tout candidat peut demander à connaître son rang de classement dans la ou les professions dans lesquelles il est inscrit, ainsi que le nombre de candidats inscrits.

1.7.2.

Tout candidat peut obtenir communication de l'ensemble des documents nominatifs se rapportant à sa candidature, des notes qu'il a obtenues aux épreuves de présélection et de sélection ainsi que les extraits le concernant des procès-verbaux des délibérations des commissions et instances qui ont eu à connaître de sa candidature.

1.7.3.

La présente instruction qui prend effet le 1er septembre 1984 abroge les dispositions des articles 7, 8, 9, 10, 11 et 16 de l'instruction générale n^o 34/PC/5 du 10 juillet 1953, les articles 29, 30 et 31 de l'instruction n^o 1746/M/SA/PO/175 du 4 avril 1960 et l'article 6-B de l'instruction n^o 12000/DPC/1 du 1er juin 1956.