• I.  Certains documents d'archives contiennent des renseignements dont les délais de communication sont différents.

  Tel est le cas des registres du recrutement, des rôles d'équipage ou des matricules : en tant que documents à caractère nominatif, ils sont communicables après un délai de soixante ans à compter de la date de leur établissement. Mais ils comportent également des renseignements qui font partie des dossiers « personnels », renseignements sur la carrière notamment, qui ne sont communicables qu'à l'expiration du délai de cent-vingt ans à compter de la date de naissance de l'intéressé, et des renseignements d'ordre médical communicables à l'issue d'un délai de cent-cinquante ans.

  Ainsi, il y a lieu d'appliquer le délai le plus long fixé par la loi rappelée en référence.

• II.  Cependant lorsque ce genre de documents constitue une source historique, les demandes de dérogation, notamment celles formulées en vue de pouvoir procéder à des études statistiques pourront être accueillies par le cabinet du ministre. Les chercheurs devront s'engager, au préalable, à utiliser ces documents de façon anonyme, c'est-à-dire à ne rien divulguer concernant un particulier.

• III.  Les demandes de dérogation reçues par les services détenteurs d'archives seront transmises au cabinet accompagnées d'un avis motivé.

  Cet avis fera notamment ressortir :

  • la nature exacte des documents et des renseignements qu'ils contiennent ;

  • le caractère particulièrement sensible de certaines indications (disciplinaire, judiciaire, médicale…) ;

  • la possibilité ou non de procéder à certains démarquages.

Les documents concernés seront joints au dossier. A défaut, l'avis devra être suffisamment précis pour permettre au cabinet de se prononcer en toute connaissance de cause.