En exécution des dispositions contenues dans les lettre n^o 1548/L/C/4863 du 16 janvier 1939 et lettre 12414 /L/C/4943 du 23 mars 1939 , les bordereaux sommaires des mandatements (modèle n^o 14) établis par les comptables en fin d'exercice doivent être soumis par ces derniers, préalablement à leur envoi à la direction de la comptabilité publique de mon département, au visa des ordonnateurs intéressés, pour accord définitif. Cet accord est constaté, sur le bordereau sommaire, par la mention suivante « bon pour accord définitif avec les écritures » apposée et signée par l'ordonnateur.

D'après les mêmes dispositions, les situations définitives des mandatements établis par les ordonnateurs ne doivent être adressées, par ces derniers, à leur administration centrale, qu'après avoir été certifiées de la même manière par les comptables.

La lettre du 23 mars 1939 a précisé qu'il était indispensable que cet accord fût donné dans des conditions qui en garantissent la réalité ; les renseignements figurant sur les situations définitives des mandatements doivent être rigoureusement en concordance avec ceux mentionnés sur les bordereaux sommaires définitifs. Ladite lettre dispose en outre que, dans le cas où les ordonnateurs secondaires constateraient, lors de l'établissement en fin d'exercice de la situation définitive des mandatements, que le montant des mandatements déterminé par leurs soins diffère de celui qui figure au bordereau sommaire définitif des comptables et sur lequel ils ont déjà donné leur accord, ils devraient, en transmettant la situation dont il s'agit à leur administration centrale, signaler spécialement les différences relevées qui seraient ensuite redressées à la diligence des administrations centrales des ministères. L'application stricte de cette règle permet d'éviter des recherches délicates pour la localisation des discordances existant entre les opérations d'un ordonnateur et celles d'un comptable.

Or, la centralisation des opérations budgétaires des exercices 1942, 1943 et 1944 a permis de constater que les dispositions rappelées ci-dessus sont fréquemment perdues de vue.

Afin de remédier à cette situation qui complique la tâche respective de nos services, je vous serai obligé de bien vouloir inviter les ordonnateurs secondaires placés sous votre autorité à se conformer strictement, à l'avenir, aux dispositions rappelées ci-dessus. Je vous demanderai, en outre, de veiller à ce que les mesures prescrites ne soient pas transgressées. Dans l'hypothèse où les documents adressés par vos soins à mes services feraient apparaître de trop nombreuses discordances résultant de l'inobservation, par les ordonnateurs secondaires ; des prescriptions rappelées ci-dessus, mon département serait dans l'obligation de renvoyer ces documents à vos services en leur laissant le soin de poursuivre eux-mêmes le redressement des discordances.

Pour assurer une stricte application des mesures prescrites, l'attention des trésoriers-payeurs généraux a été appelée, par lettre commune de ce jour, sur la nécessité de ne revêtir de leur visa les situations définitives des mandatements, établis par les ordonnateurs secondaires en fin d'exercice, qu'après s'être assurés que les chiffres portés sur ces documents sont en parfaite concordance avec les résultats des bordereaux sommaires définitifs établis par leurs soins. Il a été également prescrit à ces comptables supérieurs, dans l'hypothèse où ils constateraient que les situations définitives des mandatements présentent des résultats différents de ceux figurant sur les bordereaux sommaires définitifs des mandatements, de ne renvoyer lesdites situations aux ordonnateurs intéressés qu'après y avoir mentionné les différences relevées qui seront redressées à la diligence des administrations centrales des ministères intéressés, dans les conditions fixées par la lettre du 23 mars 1939 , à moins qu'il ne s'agisse d'erreurs que l'ordonnateur secondaire a commises dans ses propres écritures ou dans l'établissement de la situation définitive et qu'il est, de ce fait, en mesure de redresser lui-même.