La présente lettre-circulaire a pour objet de préciser les conditions d'application dans le respect du principe réaffirmé du système de la gestion défini à l'article 16 de l' ordonnance 59-2 du 02 janvier 1959 ⁽¹⁾ portant loi organique relative aux lois de finances, du décret 86-451 du 14 mars 1986 BOC, p. 1923 et de l' arrêté du 02 juin 1986 BOC, p. 3658.

Dans l'attente d'une circulaire plus complète qui reprendra l'ensemble de la réglementation, il conviendra de se référer aux prescriptions des circulaires d'application antérieures pour toutes dispositions non reprises par la présente circulaire, en tant qu'elles ne contiennent pas de dispositions contraires.

1. Dispositions relatives à la comptabilité administrative.

Le décret confirme dans son article premier le principe de la tenue d'une comptabilité administrative des recettes et des dépenses dans tous les départements ministériels.

Il n'est pas apporté de modifications aux règles de tenue de cette comptabilité qui continuent donc d'être appliquées uniformément dans chaque département ministériel.

Il est rappelé que la comptabilité administrative retrace :

• les crédits ouverts par chapitre ; s'agissant des chapitres dotés d'autorisation de programme, sont retracés à la fois les crédits de paiement et les autorisations de programme ;

• les engagements de dépenses, aussi bien ceux qui émanent des ministres et des fonctionnaires des administrations centrales que ceux contractés par les préfets commissaires de la République et par les fonctionnaires des services extérieurs ;

• les ordonnancements de dépenses effectués à l'échelon central (émission des ordonnances de paiement) et à l'échelon local (émission de mandats de paiement) ;

• les créances à terme, c'est-à-dire les créances dont le montant est connu, même si le terme est incertain, et pour lesquelles le titre de perception n'a pas encore été émis ;

• les titres de perception émis à l'échelon central ou local.

2. Période d'engagement des dépenses.

2.1. Principes.

L'article 5 du décret 86-451 du 14 mars 1986 dispose que la période d'engagement est close le 30 novembre, sauf urgence, pour les dépenses ordinaires autres que de personnel.

Dans la pratique, il a été constaté depuis plusieurs années que les délégations de crédits effectuées après le 15 novembre ne permettent pas aux ordonnateurs secondaires de respecter la date limite d'engagement fixée au 30 novembre.

Une telle situation est préjudiciable au bon fonctionnement des services. Il est indispensable en conséquence, de déléguer les crédits concernés avant le 15 novembre. Les contrôleurs financiers ne viseront plus les délégations de crédits qui leur seront présentées après cette date.

Des dérogations à cette règle ne sont possibles que dans les seuls cas visés ci-après d'urgence et d'engagement de régularisation. Les administrations concernées doivent alors se conformer strictement à la procédure exceptionnelle prévue par les instructions applicables et fournir toutes les justifications nécessaires.

Pour les autres dépenses (dépenses de personnel et en capital), la période d'engagement est close au 31 décembre.

S'agissant des opérations en capital, la circulaire n^o CD/4954 du 21 décembre 1982 ⁽²⁾ relative à la comptabilité spéciale des investissements de l'Etat a fixé au 15 décembre la date limite d'envoi aux contrôleurs financiers locaux des propositions d'affectation ou d'engagement ainsi que des notifications des décisions d'affectation ou d'engagement relevant des contrôles à posteriori. En conséquence de cette limitation de la période d'affectation et d'engagement des dépenses en capital, toutes les délégations à effectuer au titre de l'année doivent intervenir avant le 30 novembre.

Il est rappelé que les dépenses ordinaires comprennent les dépenses imputables sur les chapitres des titre premier à IV du budget général, et que les dépenses imputables sur les chapitres du titre III dotés d'autorisations de programme sont assimilées, en ce qui concerne les dates d'engagement, aux dépenses en capital.

2.2. Les exceptions.

Des engagements de dépenses ordinaires peuvent se révéler nécessaires au delà de la date limite d'engagement dans les cas limitativement énumérés ci-après et qui recouvrent les trois situations antérieures :

Cas d'urgence : ils comprennent :

• les crédits ouverts après le 30 novembre au moyen d'une loi, d'un décret et d'un arrêté ministériel. Sont visés en particulier les crédits compris dans la loi de finances rectificative de fin d'année ;

• les besoins nés après le 30 novembre et dont la couverture ne peut attendre le 1er janvier suivant. Cette exception n'a évidemment pas lieu d'être appliquée à des dépenses de personnel. D'autre part, elle n'est pas applicable au-delà du 31 décembre.

Engagements de régularisation : ces ajustements peuvent intervenir jusqu'à la date de clôture de la période d'émission des ordonnances ou des mandats (20 janvier) étant bien entendu qu'il ne peut s'agir ici d'ajouter dans la comptabilité des engagements, des dépenses nouvelles qui n'y auraient pas figuré jusqu'alors, mais seulement d'opérer des mises au point permettant de mettre en concordance, pour une dépense donnée, la somme déjà inscrite dans la comptabilité des engagements avec celle qui figurera dans la comptabilité des ordonnancements ou mandatements.

Il est rappelé par ailleurs que les dérogations admises à la période d'engagement des dépenses ne prorogent en aucune façon le délai d'ordonnancement qui reste fixé au 20 janvier.

Selon l'article 7 du décret susvisé, les engagements pris au titre d'une année dont l'exécution normalement prévue pour le 31 décembre n'a pu avoir lieu à cette date ou dont l'ordonnancement n'a pas été opéré dans le délai prescrit sont réimputés sur les crédits de l'année suivante et, le cas échéant, des années subséquentes.

Dans le cas de disparition du chapitre d'imputation de la dépense, la nouvelle imputation est fixée par le département (direction du budget).

3. Dispositions relatives à l'imputation des dépenses et des recettes.

3.1. Recettes.

Il n'est pas apporté de modifications aux règles de comptabilisation des recettes qui continuent à être prises en compte au titre du budget de l'année au cours de laquelle elles sont encaissées par un comptable public.

3.2. Dépenses.

La règle générale énoncée aux articles 3 et 4 du décret du 14 mars 1986 reprend la réglementation antérieure tant pour les dépenses avec ordonnancement que sans ordonnancement.

Les ordonnances ou mandats émis du 1er janvier au 20 janvier sont pris en compte au titre du budget de l'année précédente :

• s'ils concernent des dépenses ordinaires ;

• et s'ils se rapportent à des droits nés au cours de la gestion précédente (échéance de la dette, exécution du service fait, décision individuelle d'attribution de subventions ou d'allocations).

Les ordonnances ou mandats, appuyés des titres de paiement et des pièces justificatives, doivent parvenir au plus tard aux comptables le premier jour ouvrable qui suit le 31 décembre ou le 20 janvier, suivant qu'il s'agit de dépenses en capital et assimilées ou bien de dépenses ordinaires.

Les ordonnances ou mandats émis du 1er au 20 janvier pour le paiement des dépenses ordinaires seront, ainsi que les titres de paiement correspondants, datés du jour de leur émission. Les bordereaux d'émission porteront la mention : « Complément de la gestion 19.. ». Le visa de ces ordonnances ou mandats et, le cas échéant, les rejets consécutifs aux refus de visa doivent intervenir dans le plus bref délai possible.

3.3. Les règlements réciproques.

Les règlements réciproques visés à l'article 11 du décret 86-451 du 14 mars 1986 s'entendent comme :

• les versements au budget général et aux comptes spéciaux du Trésor, par les comptes spéciaux, les budgets annexes, les établissements, entreprises, institutions et organismes visés audit article, quelle que soit la nature des opérations (recettes ordinaires, en capital) ou la procédure administrative mise en œuvre (avec ou sans titre) ;

• les versements du budget général et des comptes spéciaux du Trésor, aux comptes spéciaux du Trésor, aux budgets annexes, aux établissements, entreprises, institutions et organismes susvisés, quelle que soit la nature des opérations (dépenses ordinaires, en capital) ou la procédure administrative mise en œuvre (dépenses payables après ordonnancement ou dépenses effectuées sans ordonnancement).

Ils sont pris en compte en écritures complémentaires au 31 décembre dans les limites d'habilitation et les délais fixés par l'article 9 du décret susvisé, pour l'encaissement ou le paiement (31 janvier pour les comptables principaux, 28 février pour les comptables visés à l'art. 2 de l' arrêté du 02 juin 1986 et 8 mars pour l'agent comptable central du Trésor) dès lors :

• qu'ils ne concernent ni les recettes fiscales, ni les fonds de concours auxquels s'applique une réglementation spécifique ;

• qu'ils se rapportent à des créances ou à des dettes nées, au plus tard, à la date du 31 décembre.

4. Prescriptions diverses pour l'application du décret du 14 mars 1986 et de l'arrêté du 2 juin 1986.

4.1. Apurement des dépenses de nature budgétaire imputées provisoirement à un compte d'attente.

Certaines dépenses budgétaires soumises normalement à la procédure de l'ordonnancement, peuvent en vertu d'une disposition législative ou réglementaire expresse, être payées avant leur ordonnancement ; elles sont alors imputées, par les comptables principaux du Trésor, à des comptes d'imputation provisoire.

Ces dépenses doivent recevoir leur imputation définitive dans les délais les plus brefs, au titre du budget de l'année de leur règlement.

4.2. Accord entre les écritures des ordonnateurs et celles des comptables.

Les écritures du mois de décembre devront être arrêtées par les ordonnateurs et par les comptables dans les mêmes conditions que celles des autres mois.

En conséquence, les ordonnances ou mandats émis par les ordonnateurs jusqu'au 31 décembre au soir seront comptabilisés par les comptables dans leurs écritures du mois de décembre.

Les opérations de régularisation sont exécutées par les ordonnateurs et les comptables participant au service des recettes et des dépenses de l'Etat, lesquels doivent veiller au parfait accord de leurs comptabilités respectives.

Ces opérations peuvent intervenir à la diligence, soit des ordonnateurs, soit des comptables assignataires. Les services centraux chargés du contrôle des ordonnateurs et des comptables peuvent provoquer ces opérations, soit à l'échelon local, soit à l'échelon central.

Les opérations de régularisation affectant la comptabilité des ordonnateurs sont décrites par eux dans les mêmes délais que ceux impartis aux comptables dans les écritures desquels les opérations corrélatives sont constatées.

4.3. Relèvement du seuil au-delà duquel il n'est pas procédé aux rétablissements des crédits et rappel de règles concernant les reversements de fonds.

Aux termes de l' arrêté du 02 juin 1986 relatif aux modalités de comptabilisation des recettes et des dépenses de l'Etat (art. 9), il n'est pas procédé au rétablissement de crédits pour des sommes inférieures ou égales à 1 000 francs. Cette disposition vise l'ensemble des rétablissements de crédits qu'ils soient consécutifs au règlement des cessions ou à l'emploi de reversements de fonds (restitution au Trésor des sommes payées indûment ou à titre provisoire lorsque cet emploi a pour objet de rétablir les crédits correspondants). Le seuil de 1 000 francs est en l'occurrence applicable aussi bien aux ordres de recettes, qu'aux bordereaux d'annulation et aux états de changements d'imputation, émis à compter du 1er novembre 1986.

Toutefois, le règlement du solde de cessions ayant donné lieu au versement de provisions n'entre pas dans le champ d'application de ces dispositions, dans la mesure où le montant global de l'opération excède 1 000 francs.

Il est par ailleurs rappelé que la circulaire n^o LC/287/CD/5309 du 3 décembre 1985 ⁽³⁾ a énuméré les mentions essentielles devant figurer sur les titres de recettes relatifs aux reversements de fonds et être reprises sur les déclarations de recettes.

Il apparaît nécessaire de préciser que les titres d'annulation ou de réduction portant sur des titres de reversement de fonds dont le recouvrement est déjà intervenu doivent être justifiés par la déclaration de recette délivrée par le comptable lors de la constatation de l'encaissement.

Les comptables refuseront de prendre en charge tout titre d'annulation non accompagné de la déclaration de recette délivrée antérieurement et, par conséquent, d'effectuer les modifications d'écritures correspondantes (notamment transport des recettes à un autre compte ou remboursement de la somme à la partie versante le cas échéant).

L'attention des ordonnateurs est particulièrement attirée sur l'ensemble des dispositions visées ci-dessus dont le défaut d'application sera sanctionné par le refus du rétablissement des crédits par l'agence comptable centrale du Trésor.

Les présentes dispositions entrent en vigueur à compter de la date d'application du décret 86-451 du 14 mars 1986 et de l' arrêté du 02 juin 1986 fixée au 1er novembre 1986 pour les opérations du budget de 1986 et suivants.