Les travaux de notation et d'avancement des officiers greffiers sont réalisés dans les conditions fixées par les textes cités en références et précisées par la présente instruction qui abroge l'instruction n^o 77020/DEF/JM/PERS 1^er décembre 1977 .

Une circulaire annuelle fixe les éléments pratiques à prendre en considération pour la notation de l'année et l'avancement de l'année suivante.

1. Documents à utiliser.

Les documents à utiliser pour l'exécution des travaux de notation et d'avancement sont les suivants :

• feuille de notes, imprimé N° 662*/2 ;

• fiche d'emploi, imprimé N° 662*/3 ;

• mémoire de proposition, imprimé N° 662*/4 .

L'administration centrale assure la fourniture de ces imprimés aux organismes qui en font la demande.

2. Notation.

(Modifié : 1^er mod.)

2.1. Dispositions générales.

Les officiers greffiers sont notés, à deux degrés, au moins une fois par an.

Si cette notation a pour objet principal de fournir à l'administration centrale les informations indispensables à une bonne gestion des personnels et à un équilibre satisfaisant de l'encadrement du service, elle doit aussi donner à l'officier noté, auquel elle est obligatoirement communiquée, des indications sur les moyens de progresser en l'incitant, au besoin, à améliorer ses résultats.

Pour atteindre ces buts, la notation doit être complète, précise et objective, c'est-à-dire faire état, sans rigueur ni mansuétude excessives, des qualités et potentialités comme des déficiences et limites de chacun. Il importe, par conséquent, au premier noteur, de rechercher en toute occasion auprès de ceux sous les ordres desquels servent les officiers intéressés, les éléments du jugement qu'il lui appartient de formuler sur ceux-ci.

2.2. Modalités pratiques.

2.2.1. Période et grade de notation.

L'année de notation est la période qui s'étend du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.

L'officier est noté dans le grade qu'il détient au 1er janvier de l'année de notation, ou dans lequel il prend rang à cette date. Celui dont la nomination ou la promotion intervient pour compter d'une date ultérieure est noté dans son ancien grade.

2.2.2. Autorités responsables de la notation.

2.2.2.1. Règles générales.

Les autorités de l'administration centrale notent, au premier et au second degré, les officiers greffiers, chefs d'un organisme d'administration (chefs de service).

Les autres officiers sont notés :

• au premier degré : par le chef de l'organisme d'administration sur les contrôles duquel ils figurent au 31 décembre de l'année de notation, sous réserve des cas particuliers du paragraphe 2.2.2.2 ;

• au second degré : par l'administration centrale.

La notation au premier degré des officiers employés dans une formation autre que celle qui les administre est précédée d'une consultation de l'autorité qui les emploie ; celle-ci est, à cet effet, invitée à remplir une fiche d'emploi.

2.2.2.2. Cas particuliers.

Pour les officiers placés en service détaché ainsi que dans le cas d'une mutation de l'officier à noter ou de l'autorité notant au premier degré, la notation est réalisée conformément aux dispositions de l'arrêté cité en cinquième référence.

Le départ en retraite d'un officier, ou son admission dans la position statutaire de non-activité, doit être précédé, s'il a effectivement servi au moins trois mois au cours de la période considérée, par la notation de l'intéressé. Celle-ci doit intervenir avant que ne débute la période d'aide à la reconversion dont il peut éventuellement bénéficier.

L'officier qui, quel qu'en soit le motif, a été indisponible durant plus de neuf mois au cours de l'année de notation, n'est pas noté.

2.2.3. Appréciations et niveau.

La notation comprend un ensemble d'appréciations portant sur les qualités, les aptitudes, le comportement et les résultats de l'officier, ainsi qu'une évaluation générale de son niveau, concrétisant sa valeur propre par rapport aux autres personnels de son grade.

Toute discordance doit naturellement être évitée entre le niveau attribué et l'ensemble des appréciations préalablement portées dans les différentes rubriques de la feuille de notes, celui-là résultant de celles-ci.

Le niveau doit être choisi dans l'échelle suivante qui comporte onze échelons :

Elite	= 1	Assez bon	= 7
Remarquable	= 2
		Passable	= 8
Excellent	= 3
		Insuffisant	= 9
Supérieur	= 4
Très bon	= 5
		Médiocre	= 10
Bon	= 6
		Mauvais	= 11

 

Lors de la première notation en qualité d'officier, le niveau attribué est au minimum de 7 (assez bon) et au maximum de 5 (très bon).

Une variation annuelle d'un échelon, en hausse ou en baisse, est considérée comme normale si elle est justifiée par le comportement de l'intéressé. Toute variation supérieure, dans un sens comme dans l'autre, doit donner lieu à l'établissement d'un rapport justificatif du premier noteur.

A l'exception des chefs de service que leurs responsabilités écartent de ces dispositions, l'accès au grade supérieur, qui introduit l'officier dans un groupe de personnels de valeur globale plus élevée, doit s'accompagner d'une baisse relative, par rapport au dernier niveau atteint dans le grade précédent, de :

• trois échelons pour un officier greffier de 1re classe ;

• deux échelons pour un officier greffier principal ;

• un échelon pour un officier greffier en chef.

Le tableau des reclassements à effectuer lors de la première notation dans le nouveau grade figure en annexe.

2.2.4. Etablissement des documents.

Sur la fiche d'emploi et la feuille de notes, la plupart des jugements sont exprimés par l'apposition d'une croix dans la colonne ou la case la plus appropriée parmi celles que comportent les cadres ou rubriques numérotés (ex. : 2 « Qualités foncières », 3 « Emplois tenus et efficacité… », 6 « Niveau », etc.).

Les appréciations intermédiaires (croix portées dans deux cases voisines ou croix portée sur la ligne séparative de deux colonnes) sont proscrites.

Des observations succinctes permettent, au besoin, de nuancer la prise de position du noteur sur les qualités foncières (cadre 2).

2.2.4.1. Fiche d'emploi.

Le chef de l'organisme d'administration des officiers mis à la disposition d'autres autorités adresse à celles-ci quatre exemplaires de la fiche d'emploi comportant les renseignements administratifs et d'identité, ainsi que l'indication de la période à laquelle se rapporte la notation.

Une copie intégrale de la feuille de notes de l'année précédente est jointe à cet envoi ainsi qu'un extrait de la présente instruction.

Ces autorités complètent la fiche d'emploi, la portent à la connaissance des intéressés et en retournent trois exemplaires pour insertion dans la feuille de notes en cours d'élaboration.

Bien que les appréciations figurant sur la fiche d'emploi ne soient que des propositions destinées à aider le chef de service, seul responsable de la notation au premier degré, leur importance est essentielle car elles émanent de l'autorité la mieux placée pour observer l'officier à noter. Il n'appartient, par la suite, au chef de service que de rétablir, si besoin est, l'équilibre entre des officiers de mérite équivalent mais dont les capacités respectives peuvent avoir fait l'objet d'évaluations anormalement inégales de la part d'autorités d'emploi distinctes appliquant des critères qui leur sont propres.

2.2.4.2. Feuille de notes.

La feuille de notes est établie en deux exemplaires originaux par le chef de service qui, dans sa conclusion et en se conformant aux prescriptions du paragraphe 2.2.3, propose le niveau et le potentiel qui lui paraissent le mieux caractériser l'officier noté.

Après communication à l'intéressé, les deux exemplaires sont transmis à l'administration centrale. Celle-ci, comparant entre eux tous les officiers de même grade, confirme ou modifie la notation du premier noteur, attribue à l'officier noté son niveau définitif pour l'année considérée et prend position sur son potentiel puis, conservant la première expédition pour classement au dossier d'archives, elle retourne la deuxième expédition au chef de service aux fins de communication à l'intéressé de sa notation définitive et insertion à son dossier (2e partie du dossier général).

La feuille de notes ne doit en aucun cas faire état de la mention d'appui ni du classement qui peuvent être attribués au titre du travail d'avancement.

2.2.4.3. Cas particuliers.

Proposable ou non pour le grade supérieur, l'officier indisponible, lorsqu'il n'est pas noté, fait cependant l'objet d'une feuille de notes ne comportant que les renseignements administratifs, le dernier niveau atteint et la mention « officier ne pouvant être noté dernier niveau reconduit », à l'exclusion de toute autre appréciation.

2.2.5. Communication des notes.

Les autorités établissant les fiches d'emploi en communiquent normalement la teneur aux officiers concernés avant de les transmettre au premier noteur.

Les notes et appréciations annuelles sont obligatoirement communiquées à deux reprises, à chaque officier, par le chef de service :

• la communication de la notation au premier degré est effectuée par le premier noteur qui, au cours d'un entretien avec l'intéressé, commente les jugements portés à son égard dans la feuille de notes, lui indique les points sur lesquels il doit faire porter ses efforts et lui faire prendre connaissance de l'intégralité des appréciations dont il fait l'objet ;

• la communication de la notation en dernier ressort qui, contrairement à la précédente, n'est pas assujettie à un entretien obligatoire avec le noté, doit être réalisée :

  • avant le 30 septembre si l'intéressé concourt pour un avancement au choix ;

  • avant le début des travaux de notation de l'année suivante dans les autres cas.

Chacune des communications doit impérativement être attestée, sur le document portant la notation, par une mention datée et signée par l'officier noté.

Le départ effectif de l'officier admis à la retraite ou dans la position statutaire de non-activité doit être précédé de la communication de la notation au premier degré. Celle de la notation en dernier ressort peut être effectuée ultérieurement, éventuellement par correspondance.

2.2.6. Voies de recours.

Toute contestation concernant la notation peut faire l'objet :

• d'une demande de révision, dans les conditions fixées par l'article 7 du décret visé en quatrième référence ;

• d'un recours dans le cadre de l'article 13 du décret et de l'instruction respectivement visés en deuxième et sixième références.

3. Avancement.

(Modifié : 1^er  mod.)

3.1. Dispositions générales.

3.1.1. Principes.

L'avancement a pour objet de réaliser, dans les limites statutaires et budgétaires, les effectifs prévus dans les différents grades d'officiers. Il a lieu, selon les grades concernés, soit au choix après inscription sur un tableau d'avancement, soit à l'ancienneté.

Le tableau d'avancement est arrêté par le ministre sur proposition d'une commission chargée de lui présenter « tous les éléments d'appréciation nécessaires, notamment le numéro de préférence et les notes données aux candidats par leurs supérieurs hiérarchiques ». Ces derniers ont, en conséquence, à formuler un avis sur chacun des officiers proposables et à lui attribuer un numéro de classement. Ils doivent le faire de façon rigoureuse, en tenant tout spécialement compte des compétences acquises ou développées en cours de carrière et des aptitudes manifestées pour l'exercice de fonctions de responsabilité, avec le souci d'assurer au service un encadrement de qualité, sans négliger, pour autant, l'intérêt légitime des individus.

3.1.2. Conditions.

3.1.2.1. Règles générales.

L'avancement des officiers s'effectue :

• à l'ancienneté pour le grade d'officier greffier de première classe ;

• au choix pour les grades d'officier greffier principal et d'officier greffier en chef.

Les statuts particuliers fixent à cinq ans l'ancienneté requise dans chaque grade pour pouvoir être promu au grade supérieur.

3.1.2.2. Règles liées aux positions statutaires.

3.1.2.2.1. Activité et service détaché.

Les officiers en activité et en service détaché, à l'exception de ceux qui seraient détachés pour l'exercice d'une fonction au sein du gouvernement ou d'une fonction publique élective, concourent pour l'avancement au choix et à l'ancienneté dans des conditions identiques, quel que soit le budget au titre duquel ils sont rémunérés.

3.1.2.2.2. Non-activité.

Les officiers en non-activité concourent pour l'avancement au choix et à l'ancienneté dans les conditions et sous les réserves fixées par les articles 57 à 65-1 de la loi visée en première référence.

3.1.2.2.3. Hors cadres.

Les officiers hors cadres ne bénéficient pas du droit à l'avancement. En cas de réintégration, le temps passé dans cette position n'est pas pris en compte.

3.2. MODALITÉS PRATIQUES.

3.2.1. Avancement à l'ancienneté.

L'avancement à l'ancienneté est automatique. Il a lieu dans l'ordre de la prise de rang, aussitôt que l'ancienneté de cinq ans dans le grade d'officier greffier de deuxième classe requise est atteinte. Il est réalisé par les soins de l'administration centrale sans intervention des chefs de service.

3.2.2. Avancement au choix.

Tous les officiers qui, au cours de l'année suivant celle de la proposition, totaliseront au moins cinq ans d'ancienneté dans le grade d'officier greffier de première classe ou d'officier greffier principal, doivent faire l'objet d'une proposition et notamment :

• ceux qui atteignent la limite d'âge de leur grade au cours de l'année suivant celle de la proposition, mais totaliseront cinq ans de grade avant cette limite d'âge ;

• ceux qui ont fait l'objet d'une décision d'admission à la retraite avant la limite d'âge prenant effet postérieurement au 1er septembre de l'année de proposition ;

• ceux qui se trouvent en position de non-activité dans une situation ouvrant droit à l'avancement.

Il n'y a donc pas lieu d'établir de proposition d'avancement à l'égard des officiers greffiers qui :

• ne totaliseront pas cinq ans d'ancienneté dans leur grade au cours de l'année suivant celle de la proposition ;

• atteignent la limite d'âge de leur grade au cours de l'année de proposition ;

• atteignent la limite d'âge de leur grade au cours de l'année suivant celle de la proposition sans pouvoir totaliser cinq ans d'ancienneté dans ce grade ;

• ont fait l'objet d'une décision d'admission à la retraite avant la limite d'âge prenant effet avant le 1er septembre de l'année de proposition ;

• sont inscrits au tableau d'avancement relatif à l'année en cours mais n'ont pas encore été promus.

3.2.3. Travaux d'avancement.

3.2.3.1. Propositions.

Les chefs de service établissent un mémoire de proposition pour chacun des officiers proposables qui figurent à l'effectif de leur formation à la date du 31 mai de l'année en cours.

Les durées de service sont arrêtées au 31 décembre de la même année.

3.2.3.1.1. Numéro de classement.

Tous les officiers proposables d'un même grade sont classés entre eux en fonction de leurs aptitudes respectives au grade supérieur, quelle que soit leur ancienneté dans le grade détenu. Ce classement est porté sur le mémoire de proposition sous la forme d'une fraction dont le numérateur est le numéro de préférence et dont le dénominateur est le nombre de proposables pour le grade considéré.

3.2.3.1.2. Mention d'appui.

La mention d'appui qui, sur le mémoire de proposition, accompagne le numéro de classement, nuance celui-ci en indiquant le degré d'urgence que le chef de service attache à la promotion de l'officier proposé. Elle doit être choisie avec mesure et discernement.

Les mentions entre lesquelles il est possible de choisir sont les suivantes :

Mentions.	Clair.	Signification.
IP	A inscrire en priorité.	L'inscription semble absolument s'imposer.
IN	A inscrire.	L'inscription paraît très souhaitable.
IS	A inscrire si possible.	L'inscription peut être raisonnablement envisagée ; toutefois, le report à l'année suivante serait tout à fait admissible.
AT	Peut attendre.	L'inscription semble prématurée ; le report à l'année suivante est préférable.
AJ	A ajourner.	L'inscription est à exclure.

 

3.2.3.2. Faits postérieurs aux propositions.

Après l'établissement des propositions, lorsque survient, dans la conduite ou la manière de servir d'un officier proposé pour l'avancement, un fait important susceptible d'influer sur le travail d'avancement en cours, le chef de service de l'intéressé doit en rendre compte immédiatement à l'administration centrale par les voies les plus rapides.

3.2.3.3. Fusionnement.

L'administration centrale fusionne le travail d'avancement, porte sur chaque mémoire de proposition ses numéros de classement et mention d'appui et joint à ce mémoire, en vue de sa présentation à la commission d'avancement, la feuille de notes correspondant à l'année de première proposition ainsi que les suivantes lorsque la proposition doit être renouvelée.

Après publication du tableau d'avancement, les mémoires de proposition des officiers non retenus sont retournés aux chefs de service pour le travail de l'année suivante. Ceux des officiers retenus sont conservés pour classement au dossier d'archives des intéressés.

4. Acheminement des travaux.

L'ensemble des travaux de notation et d'avancement est transmis directement à la division des affaires pénales militaires de la direction générale de la gendarmerie nationale pour une date qui est fixée par circulaire annuelle.

L'envoi doit être effectué sous bordereau unique récapitulant nominativement tous les officiers de la formation, par grade et dans l'ordre d'ancienneté.